Indberetningssystemet - vejledning for energikonsulenter Indberetningssystemet skal bruges til at indberette datafiler med oplysninger om energimærkningerne. Indberetningssystemet fungerer på den måde, at det modtager en datafil med oplysninger om energimærkningen, hvorefter det returnerer et energimærkningsnummer til energikonsulenten. Med dette energimærkningsnummer kan konsulenten herefter udskrive en energimærkning, som kan afleveres til kunden. Indberetningssystemet indeholder derudover en række nyttige oplysninger for energikonsulenterne. Systemet er stadig under udvikling, og der vil blive tilføjet flere funktioner til systemet. Efterhånden som det sker, vil denne vejledning blive udvidet. Indholdsfortegnelse 1. Sådan logger du dig på systemet...2 1.1 Valg af kodeord...2 1.2 Velkomstbilledet i indberetningssystemet...3 2. Indberetning af energimærkning...3 2.1 Brugere af Ek-Pro.net...3 2.2 Brugere af BuildDesk s program...4 3. Kommunevalg...5 4. Hent BBR...6 4.1 Hent BBR-oplysninger for enfamiliehus....7 4.2 Hent BBR-oplysninger for flerfamilieejendom med flere bygninger...9 4.3 Tjek sammenhæng mellem adresse og BBR-nummer...9 4.4 Tjek stavemåde på gadenavnet...11 Side 1 af 11
1. Sådan logger du dig på systemet Du kommer ind på systemet via internettet. Skriv http://indberetning.femsek.dk (uden www) for at komme ind i systemet. Det første skærmbillede ser sådan ud: Her indtaster du dit konsulentnummer, som fremgår af dit diplom. Her indtaster du dit kodeord. Har du glemt dit kodeord, eller hvis det er første gang, du logger dig ind i systemet, så klik her. Der kommer et nyt skærmbillede, hvor du skal indtaste dit konsulentnummer og din e-mail. Systemet sender så et midlertidigt kodeord til din e-mail. 1.1 Valg af kodeord Hvis du har glemt dit kodeord, vil indberetningssystemet sende et nyt kodeord til din e-mail. Kodeordet vil stå i emnefeltet på den mail, som du modtager. Du skal så gå ind i systemet med det midlertidige kodeord og oprette dit eget kodeord. Der dukker så dette skærmbillede op: Hvis du er kommet ind i systemet med det midlertidige kodeord, skal du klikke her. Der kommer så et nyt skærmbillede, hvor du kan indtaste dit nye kodeord, som du selv vælger. Når det er gjort, skal du logge ud, og gå ind i systemet med dit nye kodeord. Side 2 af 11
1.2 Velkomstbilledet i indberetningssystemet Når du kommer ind i indberetningssystemet dukker dette velkomstbillede op: Billedet indeholder alle informationer, som indberetningssystemet har om dig, nemlig navn, adresse, konsulentnummer, e-mail. Derudover er der oplysninger om, hvorvidt du er beskikket som konsulent til mærkning af enfamiliehuse eller flerfamiliehuse samt de firmaer, du er tilknyttet. Hvis du mener, at der er fejl i oplysningerne, skal du ringe til FEM-Sekretariatet, så de kan rette fejlen. De nye oplysninger bliver dog først opdaterede i indberetningssystemet næste dag, da systemet kun opdateres en gang i døgnet, tidligt om morgenen. 2. Indberetning af energimærkning 2.1 Brugere af Ek-Pro.net Er du bruger af Ek-Pro.net, skal du gå ind i indberetningssystemet som beskrevet i de foregående afsnit. Når du er inde i velkomstbilledet, skal du klikke på teksten Ek-Pro i kolonnen til venstre. Indberetningssystemet åbner Ek-Pro.net. Dit konsulentnummer og listen over de firmaer, du er tilknyttet, overføres til Ek-pro.net, så du har adgang til de mærkninger, du arbejder med i Ek-Pro.net. Indberetningen af datafiler styres herefter fra Ek-Pro.net, og overføres til indberetningssystemet via en web-service. Retningslinjerne for, hvordan indberetningen skal ske fra Ek-pro.net, kan du læse om i Ek-Pro.net. Når indberetningssystemet modtager en datafil fra Ek-Pro.net, bliver den kontrolleret af indberetningssystemet. Systemet tjekker, at din beskikkelse er i overensstemmelse med det mærke, du er ved at indberette. Systemet kontrollerer også din firmatilknytning, men det vil ikke give anledning til problemer, da Ek-Pro kun tillader indberetning, hvis konsulenten vælger at knytte sig til et firma, som han i forvejen er tilknyttet i indberetningssystemet. Side 3 af 11
Hvis filen er ok, sendes et energimærkningsnummer tilbage til Ek-Pro.net Hvis der er fejl i filen, sendes en fejlmeddelelse både til Ek-Pro.net og til dig via din e-mail. 2.2 Brugere af BuildDesk s program Bruger du programmet BuildDesk, skal du gå ind i indberetningssystemet som angivet i de foregående afsnit. Når du er kommet ind i velkomstbilledet, skal du først klikke på teksten Vælg Ordning i venstre kolonne. Denne tabel dukker op, og du angiver den ordning, du vil indberette under ved at klikke det rigtige sted. Hvis du fx skal indberette en energimærkning for et enfamiliehus, klikker du ud for teksten Energimærkning af enfamiliehuse. Indberetningssystemet ved nu, hvilke type mærker, der skal indberettes. Du kommer automatisk tilbage til velkomstbilledet, og systemet er klar til at modtage din indberetning. Klik på teksten Indberetning, så kommer dette billede frem: Her skal du angive navn på din energimærkning, og hvor den skal placeres (stien). Hvis du ikke kender navn og placering, kan du trykke her, og du kan så klikke dig hen til filen gennem katalogstrukturen i Windows. Når du har fundet filen, trykker du på Send filen og filen sendes til indberetningssystemet. Side 4 af 11
Indberetningen kontrolleres nu af systemet hvis der er fejl, meddeles disse på skærmen. Hvis der ikke er fejl i indberetningen, vises en OK-besked og et energimærkningsnummer på skærmen. Samtidig sendes en datafil med indsat energimærkningsnummer og dato til din e-mail adresse. Herefter kan energimærkningsrapporten dannes i dit program og udleveres til kunden. 3. Kommunevalg Du skal angive hvilke kommuner, du ønsker at være aktiv i. Det vil sige, du skal vælge hvilke kommunelister over bygningssagkyndige og energikonsulenter, du ønsker at optræde på. Disse lister ligger på www.boligejer.dk. Listerne er kommuneopdelt, så man kan få udskrevet lister over konsulenter og bygningssagkyndige pr. kommune. For at vælge kommuner, skal du klikke på menupunktet Valg af kommuner i venstre kolonne. Dette billede kommer frem: Her skal du først vælge region. Når du har valgt region skal du trykke på knappen nedenfor Vis kommuner i regionen. Dette billede kommer frem: Hvis du er bygningssagkyndig har du allerede angivet et kommunevalg. Ønsker du at benytte det samme kommunevalg som energikonsulent, så tryk her (samme som HE). Du vil da optræde som energikonsulent med samme kommunevalg som bygningssagkyndig. Dette gælder for alle regioner, uanset hvilken region du har kaldt frem her. Hvis du vælger denne mulighed, behøver du ikke gøre mere, og du kan logge dig ud af systemet. Hvis du ikke er bygningssagkyndig eller ønsker at angive et særligt kommunevalg som energikonsulent, skal du klikke på de kommuner, som du ønsker at være aktiv i. Når du har klikket på en kommune, forsvinder den fra den grønne kolonne, og dukker op til højre i den gule kolonne. Hvis du vil angive kommuner i en anden region, så tryk på vælg region forneden, og angiv kommunevalg for den nye region Her ser du en liste over alle kommuner, som du har valgt. Ønsker du at fravælge en kommune, så klik her, og kommunen forsvinder fra din kommuneliste. Bemærk, det er kun muligt at fravælge kommuner, når den grønne kolonne er fremme. Du skal derfor vælge Vis kommuner i regionen, hvis du vil fravælge kommuner. Side 5 af 11
Valg af kommune angives en gang for alle. Når det først er gjort, behøver du kun at gå ind i dette menupunkt, hvis du vil ændre på dit valg. 4. Hent BBR Energimærkninger afvises af indberetningssystemet, hvis adressen er forkert stavet, hvis BBRnummeret er forkert, eller hvis BBR-nummeret og adressen ikke hænger sammen. Hvis du har fået afvist en indberetning, fordi der er fejl i BBR oplysningerne, kan du få de korrekte oplysninger ved at klikke på menupunktet Hent BBR i venstre kolonne. Funktionen kan også bruges, når du skal have fat i BBR-oplysninger om en bygning til brug for en mærkning. Før du kan få adgang til menupunktet Hent BBR-oplysninger i venstre menukolonne, skal du først markere, at du er energikonsulent, og at du dermed har rettighederne til at se BBRoplysningerne. Derfor skal du først trykke Vælg ordning og vælge den ordning, du er beskikket til. Når du har valgt ordning, kommer menupunktet frem i venstre kolonne oven over menupunktet Hent vejnavne og koder. Når du klikker på Hent BBR, får du dette billede frem: Du kan nu indtaste data i tre felter: 1. Det øverste henter BBR oplysninger, når du indtaster adressen (vejnavn, husnummer og postnummer). 2. Det anden henter BBR oplysninger, når du indtaster det 3-cifrede kommunenummer og det 6-cifrede ejendomsnummer. 3. Det tredje henter BBR oplysninger, når du indtaster vejkode og husnummer. Side 6 af 11
Hvis du udfylder flere felter på en gang, så benyttes kun den øverste indtastning til søgningen. Vejnavnet skal være stavet helt rigtigt. Hvis du staver navnet forkert, så får du forslag til, hvilken vej, der kan være tale om. Se eksempel længere nede i teksten. Husnummeret skal være på mellem 1 og 3 cifre og evt. et bogstav. Sammensatte numre som fx Byvejen 5 7 accepteres ikke. Det samme gælder for husnummer som Byvejen 5 A C. Kommunenummeret skal være på 3 cifre. De gyldige kommunenumre kan fås her. BBR ejendomsnummeret skal være på 6 cifre Vejkoden skal være på 7 cifre, hvor de første 3 er kommunenummeret. Hvis du indtaster forkerte eller utilstrækkelige data, kan systemet selvfølgeligt ikke returnere BBRoplysningerne, og der kommer en fejlmelding. I visse tilfælde kan der være fejl i adresseoplysningerne i BBR registret. Fx hvis der i BBR registret er indtastet to mellemrumsanslag mellem to dele af et gadenavn. Sådanne fejl kan være svære at opdage, men kan desværre betyde, at indberetningsmodulet ikke vil godkende en korrekt adresse, da systemet tjekker adressen hos BBR, og disse skal stemme fuldstændig overens. I disse tilfælde kan du kopiere adresseoplysningen fra BBR med funktionen Ctrl C og indsætte dem direkte i indberetningen med funktionen Ctrl V. 4.1 Hent BBR-oplysninger for enfamiliehus. Når man har indtastet oplysninger for et et-familiehus, får man disse BBR-oplysninger: Side 7 af 11
Bemærk, areal-data er overskrevet i eksemplerne i denne vejledning fordi det er fortrolige oplysninger. Når energikonsulenterne henter BBR-data i indberetningssystemet er arealoplysninger ikke overskrevet, fordi alle konsulenter i forbindelse med deres beskikkelse har fået adgang til disse data ved at underskrive en erklæring om, at de ikke vil misbruge BBR-oplysninger. Side 8 af 11
4.2 Hent BBR-oplysninger for flerfamilieejendom med flere bygninger Eksempel: En søgning på Blegdamsvej 24A, 2100 giver følgende resultat: Øverst står altid adressen på ejendommen. Bemærk at adressen ikke nødvendigvis er helt identisk med den, du søgte efter. I eksemplet her er der søgt på gadenummer 24a, men der står 24 øverst i udskriften. Dette skyldes, at bygningen, der blev søgt på, ligger i en ejendom med en anden adresse. Under ejendommen er der data for de enkelte bygninger, som hører til ejendommen Her er adresserne for de enkelte lejligheder i bygningerne 4.3 Tjek sammenhæng mellem adresse og BBR-nummer Hent BBR giver oplysning om hvilke adresser, der er knyttet til bygningerne i en ejendom. For at komme igennem BBR-kontrollen i indberetningssystemet, skal den adresse, du indberetter på energimærkningen enten være ejendommens adresse, adressen på en af de bygninger, der hører til under ejendommen, eller adressen på en af lejlighederne Hvis indberetningssystemet ikke vil godtage din indberetning, fordi BBR-nummer og adressen ikke hænger sammen kan du bruge Hent BBR til at kontrollere sammenhængen mellem adresser og BBR-nummer.. Side 9 af 11
Eksempel: Søgningen på adressen, Julius Bloms Gade 2, 2200. Resultat: Ejendommens adresse Bygningens adresse Lejlighedernes adresser I dette tilfælde vil systemet acceptere en mærkning med BBR-nummeret 101-270785-001, hvis adressen på mærkningen er enten Jagtvej 55, 2200 N eller Julius Bloms Gade 2, 2200. Hvis adressen ikke er nævnt på listen over ejendommen, dens bygninger og enheder, så afvises mærkningen. Side 10 af 11
4.4 Tjek stavemåde på gadenavnet Hvis du er i tvivl om, hvordan et gadenavn staves, kan du skrive et forslag i det øverste søgefelt. Du skal mindst skrive de 3 første bogstaver i gadenavnet samt gadenummer og postnummer. Systemet vil så komme med forslag til det rigtige gadenavn: Her skriver du forslag til vejnavnet. Der skal være mindst 3 bogstaver. Tryk på send. Her kommer forslagene til det rigtige gadenavn. Du skal så lave en ny søgning med det rigtige gadenavn. Side 11 af 11