Referat af repræsentantskabsmøde i Tranemosegård den 19. maj 2015, Malervangen 1, Glostrup Deltagere: Bestyrelsen Dorthe Larsen Allan Nielsen Stig Rasmussen Lars Jensen Afdeling 1, Tranevænget Erik Adelgaard Afdeling 3, Maglelund David Lak Leila Lieb Kim Cubbin John Pejtersen Afdeling 4, Tranehaven Hanne Schiøler Ina Thanning Paul Petersen Flemming Nielsen Afdeling 6, Moserne Leon Rye Torben Saxtorff Karin Jensen Afdeling 12, Gillesager/Lindeager Birgitte Mortensen Afdeling 13, Silergården Esther Genker Kim Baage Afdeling 15, Gurrelung/Bjerrelund Kurt Christensen Jens Frid Mogens Bøje Andersen
Dorthe Larsen bød velkommen til repræsentantskabsmødet. 1. Valg af dirigent. Dorthe Larsen foreslog på organisationsbestyrelsens vegne Torben Saxtorff som dirigent. Torben Saxtorff blev valgt. Torben Saxtorff konstaterede at repræsentantskabsmødet var lovligt indvarslet og gennemgik herefter dagsordenen for mødet. 2. Valg af stemmetællere. John Pejtersen og Birgitte Mortensen blev valgt som stemmetællere. 3. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det seneste forløbne år. Dorthe Larsen fremlagde den mundtlige beretning. Hvad sker der i afdelingerne: Tranevænqet: Afdelingen har fået renoveret deres bygninger og har fået sat varmemålere op. De arbejder sammen med Tranehaven om et projekt omkring et fælleshus. Maglelund: Afdelingen har indhentet tilbud på renovering af varm- og koldtvandsrør. De har besluttet at få installeret målere på vand og varme. Afdelingen går over til "blødt vand i 2016. Tranehaven: Afdelingen er i gang med udskiftning af varm- og koldtvandsrør samt faldstammer. Det skal på beboermøde den 21. maj hvor der er afstemning om målere på varmen. Afdelingen er i gang med projekt om nye tage samt fælleshus med Tranevænget. Moserne: Afdelingen er i gang med et projekt om vedligeholdelse eller udskiftning aftage. De skal i gang med at installere varmemålere. Molokkerne, det nedgravede affaldshåndteringssystem, er næsten klar til at blive taget i brug. Gillesaqer/Lindeager: Afdelingen er i gang med en helhedsplan, hvor tilgængelighed er i højsæde. 2
Silergården: Afdelingen er i gang med en helhedsplan, der er et projekt på over 4 mia. kr. Der er 4 boligselskaber og 7 boligafdelinger, der arbejdersammen om projektet. Beslutningen om helhedsplanen skal træffes på beboermøde i september. Solcelle-projektet venter stadig på politisk afgørelse, og afdelingen arbejder med muligheden for at få sekundavand til toiletskyl. Gurrelund/Bjerrelund: Afdelingen er i gang med en renovering af bl.a. facader og rør. Dorthe Larsen orienterede om finansieringsmuligheder af alle disse renoveringsprojekter, der er i gang i afdelingerne. Nedslidninger i en afdeling f.eks. facader, vinduer og vandrør, skal betales af beboerne ved enten opsparing eller lån. Afdelingen kan søge om lån eller tilskud fra Tranemosegårds dispositionsfond, som alle afdelinger indbetaler til. Desuden er der mulighed for at søge om tilskud fra trækningsretten i Landsbyggefonden. Det er Tranemosegårds organisationsbestyrelse, der beslutter, hvad der skal gives tilskud til fra dispositionsfonden, ligesom de beslutter om Landsbyggefonden skal ansøges om brug af trækningsretten i forbindelse med et givent projekt. Bl.a. har alle afdelinger, på nær Silergården, fået tilskud til installering af vand- og varmemålere. Helhedsplaner sættes i gang, hvis der f.eks. er specielle bygningsmæssige fejl ved bebyggelsen, ved behov for tilgængelighed, eller hvis kommunen giver tilladelse til sammenlægning af boliger. Her søges Landsbyggefonden om tilskud til en helhedsplan. Digitale beboermøder Ministeriet vurderer pt. muligheden for en lovændring der muliggør digitale beboermøder. Så det vil måske være noget, der kan lade sig gøre i fremtiden. Kurser Der har været afholdt Tranemosegårdkursus i 2014 og afholdes igen i 2016. I år afholdes BO-VEST konference den 3. oktober 2015 med mulighed for overnatning. Der har været afholdt Beboerkursus i 2014 og der er planlagt et nyt til september 2015. BO-VESTs kursusudvalg har planlagt nye kurser for sæson 2015/2016. Kursuskataloget sendes ud efter BO-VESTs repræsentantskabsmøde. Samarbejdspartnere Dorthe Larsen orienterede om Tranemosegårds samarbejdspartnere, som består af følgende: Antenneforeningen Brøndby, BIB, BL, BO-VEST, Lejerforeningerne, LLO, Landsbyggefonden og Brøndby Fjernvarme. Her kunne fortælles, at VESK ekstraordinært har indbetalt 8,5 mio. kr. til Brøndby Fjernvarme for regnskabet 2014/2015 3
og 2015/2016 pga. for meget indbetalt aconto. Dvs. at brugerne får penge tilbage i varme. Allan Nielsen kunne supplere med endnu et par samarbejdspartner, nemlig Produktionshøjskolen Brøndby, der sender unge ud som kan gå til hånde med småting, uden at der tages arbejde fra ejendomsfunktionærerne. Interesserede er velkomne til at henvende sig, hvis de har sådanne småopgaver, der skal løses. Derudover kunne han nævne De9 samarbejdet i Brøndby Strand, der er et samarbejde mellem 9 boligafdelinger i Brøndby Strand. Det er et socialt samarbejde omkring bl.a. børn og unge, socialt udsatte og ældre. Bevillingen til dette samarbejde udløber snart, men der er stor interesse i at fortsætte samarbejdet og videregive viden til resten af Brøndby. De9 samarbejdet arbejder på at lave en fælles forespørgsel til de andre boligafdelinger i Brøndby for at høre, om nogen har forslag til projekter, der kan være til gavn for hele kommunen. Allan Nielsen kunne til sidst orientere om, at der er utilfredshed omkring udbuddet af TV-pakker. I BL er man i øjeblikket i gang med at finde en løsning, så beboere kan fravælge TV-pakker, som man i dag er tvunget til at vælge. Det skal være valgfrit hvad man vil se. BO-VEST Der afholdes repræsentantskabsmøde i BO-VEST den 26. maj hvor der skal være valg til bestyrelsen, der består af 3 medlemmer fra VA, 3 medlemmer fra Tranemosegård og 2 medlemmer fra AB. Dorthe Larsen opfordrede til, at stemme på en fra AB til suppleantposten, så alle 3 boligorganisationer er godt repræsenteret i bestyrelsen. Regnskab Dorthe Larsen bad BO-VESTs direktør Ulrik Brock Hoffmeyer om en kort orientering om BO-VESTs regnskab. Ulrik Brock Hoffmeyer kunne fortælle, at BO-VEST har et underskud på 1,1 mio. kr., og at der på arbejdskapitalen står 1,7 mio. kr. Underskuddet skyldes primært den store lønomkostning, da man på grund af mange store byggesager, har ansat mere personale i byggeafdelingen. Der har været en fejl på afsatte midler til feriepenge, og man har valgt at investere i konsulentbistand, der har været en stor post i især byggeafdelingen. Derudover har der være en skattegæld, der sammen med hjælp fra revisionen har udgjort ca.!4 mio. kr. For at gøre noget ved dette underskud, har der været en afskedigelsesrunde i administrationen, hvor 7 personer er blevet afskediget. Det er besluttet, fremover at lave budgetkontrollen i december. Kommentarer og spørgsmål fra salen: Jens Frid kunne som kritisk revisor, godkende beretningen. Leon Rye fra Moserne havde hørt om et firma, der kommer ud og registrerer vandstanden og laver en undersøgelse på om man er forberedt til oversvømmelser. Kender bestyrelsen noget til dette? 4
Dorthe Larsen bad Leon Rye om at kontakte administrationen, som kan tage kontakt til Hofor for at høre, hvad der er af muligheder. Der var spørgsmål til et kursus i Vedligeholdelsesreglementer, som flere havde deltaget i. På dette kursus var man blevet anbefalet at lave vedligeholdelsesregler for de enkelte afdelinger. Findes der ikke længere et fælles regelsæt for Tranemosegård? Det er driftens ønske at vedligeholdelsesreglementet præciseres og derved er lettere at arbejde med. Dorthe Larsen opfordrede afdelingerne til at gå reglementet igennem, og hvis der skal laves ændringer, at få det godkendt på næstkommende beboermøde. Er varmemålere et lovkrav? Ja, det har det været i mange år. Vi har bare været heldige at få dispensation. Beretningen blev enstemmigt godkendt. 4. Endelig godkendelse af årsregnskab 2014. Direktør Ulrik Brock Hoffmeyer startede med at orientere om, at der er store overskud i alle afdelinger, hvilket især skyldes store renteindtægter samt besparelser på konto 115 og 116. Afdelingerne blev opfordret til at diskutere, hvilke fornuftige projekter pengene kunne bruges til. Derefter gennemgik han Tranemosegårds årsregnskab for 2014, der viser et overskud på kr. 15.393 kr. Regnskab 2014 blev enstemmigt godkendt. 5. Forelæggelse af eventuelt indkomne forslag. Der var ikke modtaget nogen forslag. 6. Forelæggelse af budget for 2016. Direktør Ulrik Brock Hoffmeyer gennemgik budgettet for 2016. Administrationsbidrag bliver i 2016 kr. 4.038. Heraf er kr. 3.750 (inkl. moms) administrationsbidrag til BO VEST og kr. 288 til Tranemosegård. Administrationsbidraget vil stige med 2%, svarende til den overenskomstmæssige stigning, for derved at få dækket den stigende lønomkostning. 7. Valg af formand, bestyrelsesmedlemmer og suppleanter: A. Valg af formand: Dorthe Larsen, afdeling 3 Maglelund, genvalgt 5
B. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer: Hugo Thuge, afdeling 13 Silergården, genvalgt Stig Rasmussen, afdeling 1 Tranevænget, genvalgt C. Valg af 2 suppleanter: Hanne Schiøler, afdeling 4 Tranehaven, genvalgt Birgitte Mortensen, afdeling 12 Gillesager/Lindeager, genvalgt D. Valg af medlemmer til kursusudvalget: Mogens B. Andersen, afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund, genvalgt Karin Engraf, afdeling 13 Silergården, genvalgt Stig Rasmussen, afdeling 1 Tranevænget, genvalgt E. Valg af kritiske revisorer: Jens Frid, afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund, genvalgt 8. Valg af revisor Bestyrelsen indstillede til genvalg. EY Statsautoriseret Revisorpartnerskab (CVR nr. 30700228) blev genvalgt. EY er fusioneret med KPMG, som det tidligere hed. 9. Eventuelt Hanne Schiøler takkede for den fine gave hun havde fået, i forbindelse med sin runde fødselsdag. Dirigent Torben Saxtorff takkede for et godt repræsentantskabsmøde. 6
Efter repræsentantskabsmødet var der et oplæg om brugen af dispositionsfonds og arbejdskapitals midlerne Kommunikations- og Udviklingschef Annesophie Hansen holdt et oplæg om dispositionsfondens og arbejdskapitalens midler, og hvordan de kan anvendes. Fondene er boligorganisationens frie midler og bruges til udvikling af afdelingerne. Organisationsbestyrelsen forvalter de 2 typer midler og beslutter hvilke projekter, der skal støttes. Fra dispositionsfonden kan der f.eks. ydes støtte til tab som følge af lejeledighed, støtte til sikring af afdelingernes fortsatte beståen som tidssvarende og velfungerende bebyggelser, støtte til nedsættelse af husleje samt at sikre boligorganisationens fortsatte beståen ved f.eks. etablering af nye afdelinger. Man kan modtage bevillinger som driftsstøtte, som tilskud eller som lån. Arbejdskapitalens frie midler anvendes til dækning af tab og underskud samt til særlige tværgående projekter. Afdelingerne indbetaler i øjeblikket ikke til arbejdskapitalen. Repræsentantskabet bad på mødet om at få en oversigt over hvad der er givet støtte til fra dispositionsfonden, arbejdskapitalen og trækningsretten. Oversigten er vedlagt referatet. Efter oplægget bad Dorthe Larsen om en diskussion om holdningen til, hvordan økonomien i dispositionsfonden og arbejdskapitalen skal være, og om afdelingerne skal fortsætte med at betale til dem, så der er mulighed for at låne. Der var en bred enighed om at være solidarisk og fortsætte med indbetalingerne, så alle afdelinger har mulighed for at låne ved større projekter. Dorthe Larsen opfordrede alle afdelingsbestyrelser til at fortsætte diskussionen på deres afdelingsbestyrelsesmøder samt diskutere afdelingernes behov i forhold til modernisering og renovering. Der vil på et senere tidspunkt blive indkaldt til møde om emnet. Dorthe Larsen takkede for et godt møde. Referent: Vibeke Rømming, 28. maj 2015 7
Ansøgninger bevilliget af Dispositionsfonden, arbejdskapital og trækningsretten i perioden 2006-2015 Dispositionsfond Udgift Tranevænget, varmecentraler (lån) 701.900 Tranevænget, varmecentraler (tilskud) 701.900 Tranehaven, udskiftning afvand- og afløbsledninger (lån) 100.000 Silergården, forundersøgelser til helhedsplan 30.000 Silergården, forundersøgelser til helhedsplan 3.061.758 Silergården, Arkitektkonkurrence (lån) 45.000 Silergården, Idékonkurrence og projektudvikling (lån) 60.000 Silergården, økonomiskema og arkitektmodel 84.000 Silergården, undersøgelse for betonsygdomme og skimmelsvamp 310.542 Tilskud til tab ved lejeledighed - Alle afdelinger 11.922 Tilskud til tab ved fraflytning - Alle afdelinger 110.237 Tilskud til etablering af team til imødegåelse af udsættelser - Alle afdelinger 60.137 Undersøgelsesudgifter til helhedsplan, Gillesager 800.000 Undersøgelsesudgifter til helhedsplan, Gillesager 1.200.000 Undersøgelsesudgifter til helhedsplan, Gillesager 710.000 Undersøgelsesudgifter til helhedsplan, Gillesager 500.000 Diverse (antenne/varme fraflyttere) 42.253 Arbejdskapital Elevordning 2014, 50 % finansiering 168.719 Termografisk undersøgelse af gavle afd. 1, 3, 4 og 6 58.625 Bevilling til boligsociale formål i afdelingerne, afd. 6 20.034 Bevilling til boligsociale formål i afdelingerne, afd. 15 40.291 Silergården - HP4 Idekonkurrence 790.758 Elevordning 2015 170.000 Tranemosegårds historie 10.000 Fremtidssikring af ældre boligafdelinger 500.000 Tilskud afd. 6 - Legeplads 57.500 Trækningsret Brugsvandsinstallation, Maglelund 7.846.000 Vand- og varmemålere, alle afdelinger i Tranemosegård 11.500.000 Tagudskiftning, Tranevænget 6.430.000 Elevatorer, Gillesager 3.500.000