Y s Men s Club Nordstjernen Manual for anvendelse af Intranet Intranet anvendes til klubbens interne forhold, som kun skal kunne ses og betjenes af klubbens egne medlemmer. Intranet kan indeholde både almindelige dokumentfiler, pdf filer, fotos. Dokumentfiler er f.eks. word eller det skriveprogram, som du normalt anvender til tekstfiler. PDF: portable document format (faste filer som kan ses men ikke ændres). Fotos er alle gængse filbetegnelser som indeholder fotos. Adgangen til Intranet følger de regler som er givet fra regionen: Menupunkt i venstre kolonne på forsiden Din klubs intranet klik på login brug dit tildelte medlemsnummer som er en sammensætning af din placering i Ys organisationen Indsæt det kodeord, som du er tildelt fra regionens webmaster. Alle filer og fotos kan udskrives fra Intranet enten ved at klippe en del af materialet eller ved at anvende printerikonet på siden Når du skal indsætte noget i intranet skal du først vide hvad det er for en del af intranet som du vil indsætte filen i. Hvis det f.eks. er medlemsudvalget, så finder du først den del som omhandler medlemmer eller medlemsudvalg Hvis det er et referat fra udvalget skal du vælge medlemsudvalg Dernæst skal du have forberedt hvad den fil skal hedde, som du vil indsætte. Se længere nede...
Hvis den del med betegnelse, som du søger, ikke findes kan du oprette en afdeling med en ny hovedmappe. Navngivning af mapper skal følge ensartede regler for at vi alle kan finde dokumenter og breve på en nem måde igen. Man opretter en ny mappe ved at klikke på ikonet for opret ny mappe Den første rude beder om mappens navn navngiv med helst kun eet ord. Hvis man bruger flere ord vil de enkelte ord blive hæftet sammen med en underscore _ Mange mapper er allerede oprettet. Hvis der er behov for nye så sørg for at de kan adskilles med det navn du giver dem fra de tidligere oprettede. Dernæst skal man bestemme hvem der har adgang til mappen både for at skrive og for at læse: Da alt er internt vil det være naturligt, at alle har adgang til både at læse og at skrive. Hvis man fortryder det navn man har givet til mappen, kan navnet ændres:
HøjreKlik på mappeikonet, hvorefter der kommer et lille vindue med mulighed for at redigere, downloade, slette eller gennemse mappen. Her kan det så være aktuelt at vælge rediger for at ændre mappenavnet. Klik på rediger Nyt vindue kommer frem og her kan man så ændre både navn og tildelinger. Mappetest Mappens navn er nu ændret fra Test Mappe til Når mappen skal anvendes klikker man på mappens navn. Herefter kommer nyt vindue med indhold af mappen. Hvis mappen er tom er der klar til at uploade den første fil. Du ved hvor du har lagt den fil, som du ønsker at hente og lægge ind. Hvis du ikke kan huske placeringen skal dette spørgsmål først afklares. Vigtigt: Filnavnet skal være det rigtige før du henter filen. Den kan ikke omdøbes efter at den er hentet ind. Se neden for om navngivning
Klik på Upload fil (via HTML) Måske er det et mødereferat: Sørg helst for at mødereferatet er navngivet før du henter det. Se neden for denne rude hvordan du navngiver kort og klart hvad det drejer sig om. Klik på det pågældende referat og det bliver straks sat over i den rude, som du startede i. Når vinduet kommer frem skal dokumentet navngives: Art og indhold. Brug så kort et navn som muligt og samtidig med en god beskrivelse. Man behøver kun 2-4 bogstaver for at oplyse hvilken art meddelelse der er tale om Her er det præsidiet altså kan vi nøjes med PRÆS eller PR Man kan i forkortelserne anvende store og små bogstaver. Stavelserne kan adskilles med et stort bogstav. Det letter overblikket. Variationerne er mange: Indk for indkaldelse CykDagInd for dagsorden til indkaldelse til cykelløbudvalg MedlIntr for introduktion til nye medlemmer MedlVejl for vejledning for nye medlemmer CykRytList for rytterliste CykSponsList for sponsorliste CykBroc2012 for brochure for cykelløbet 2012 CykBrocA42012 for brochure i A4 for cykelløb 2012 CykHoBidr2012 for Cykelløb hovedbidragsmodtager i 2012 JulMrkRef for Julemærke udvalgs referat UdvFmRef for udvalgsformands møde referat UdvTrænInd for indkaldelse til udvalgsformandstræning Hvis det er et referat fra et møde kan vi nøjes med REF for referat, men vi skal også vide hvor referatet kommer fra. Derfor må vi bruge en betegnelse for udvalget, som referatet repræsenterer.
Betegnelsen kommer i den rækkefølge, som angiver vigtigheden Det vigtigste først: udvalget (arten) dernæst indholdet (hvad dokumentet beskriver) Udvalgene kan betegnes: Medl medlemsudvalg Prog programudvalg Bro brotherhood Wo world outlook Jul julemærke Sjul support julemærkeudvalg Cyk cykelløbudvalg Web webudvalg Datoen er vigtig for at vi kan finde rundt i de forskellige referater Datoen skrives uden punktummer som hovedregel. Det er ingen fejl at opdele med punktum. Men betegner datoen dag måned år med to tal for hver enhed altså 10.11.12 for den 10. november 2012 Palle D 11.10.12