Referat Deltagelse: Til stede: Hans Halvorsen (formand), Claus Christensen, Peter Bonfils, Mogens Birkebæk, Frits Andersen, Pauli Johansen, Dorte Stockfisch, Niels Jørgen Andreasen, og Daniel Olling. Fra ledelsen: Preben Clausen, Susanne Dombernowsky, Per Lund og Michael Sandberg. Afbud: Carsten Riis (næstformand), Merete Ipsen og Rune Bak Hansen. Referent: Peter Cederstrøm Skolens kontorelever Merete Stilling og Anders Cornett deltog i mødet som led i deres uddannelse. Indhold 1. Referat af MØDE 25 incl. underskrift af dette og af revisionsprotokollat november 2011... 2 B. Økonomiske sager 2. Regnskab og årsrapport 2011... 3 3. Skolens frie midler - investeringsoversigt... 4 C. Driftssager 4. Mødeplan 2012/2013... 5 D. Samling af skolen 5. Status vdr. forhandlingerne forhandlingsgruppen orienterer (lukket punkt)... 6 6. Meddelelser... 7 a) foreløbigt internt 11-regnskab vdr. Samsø... 7 b) aktuelle søgetal og fleksibelt klasseloft på 28 vdr. 2-årigt HF... 7 c) VUC Erhvervs aktiviteter i 2011... 7 d) fuld refusion på vandskaden i Bülowsgade... 7 e) Tjek-dig-selv på nettet nu i samtlige AVU-fag... 8 f) rektorskiftet 1.8.12, herunder GS-koordinator... 8 g) Boulevarden 12... 8 h) justeret organisationsplan... 8 i) Pavilloner (ny meddelelse i forhold til d.o.)... 8 7. Eventuelt... 9 1
1. Referat af MØDE 25 incl. underskrift af dette og af revisionsprotokollat november 2011 Referat fra MØDE 25 blev godkendt og revisionsprotokollat fra november 2011 underskrevet. 2
2. Regnskab og årsrapport 2011 Sagsfremstilling Årets resultat udviser et overskud på 5.266 tkr. mod et forventet overskud på skolens oprindelige budget, primo 2011, på 3.226 tkr svarende til en forbedring på ca. kr. 2.040 tkr. I 4. kvartal er væksten i aktiviteten fortsat, således at det samlede antal årskursister realiseret i 2011 er 1.798 mod forventet 1.675 i det oprindelige budget. De samlede lønudgifter til undervisning er steget med ca. kr. 800 tkr. i forhold til det oprindelige budget, hvilket er lavere end stigningen i antallet af årskursister. Såvel HF afdelingen som AVU afdelingen har dermed forbedret resultatet væsentligt i forhold til budgettet. Serviceafdelingen har været berørt af vandskaden i juleferien 2012 på flere områder. I forbindelse med skaden, valgte Aarhus kommuner at opsige lejemålet. Dette har givet en mindre indtægt på ca. 1,3 mio. I løbet af året har der desuden været afholdt en del følgeudgifter, der ikke er en del af forsikringssagen (telefon, IT, inventar, ombygninger, alarmer, m.m.). Såvel HF afdelingen som AVU afdelingen har opnået et positivt årsresultat, der ligger over forventningerne i budgettet. Serviceafdelingen har, bortset fra ovennævnte ekstraordinære poster, stort set realiseret det forventede resultat. I øvrigt henvises til såvel Årsrapporten som Revisionsprotokollen for bemærkninger om årets samlede udvikling og resultatet. Revisionen har godkendt det fremlagte årsregnskab uden bemærkninger til årsregnskabet. Ligeledes er revisionsprotokollatet fremsendt uden anmærkninger. Dog efterlyses en vedligeholdelsesplan, der er under udarbejdelse foråret 2012. Ledelsen betragter såvel årets resultat som revisionsprotokol som tilfredsstillende. Ledelsen indstiller at bestyrelsen godkender det endelige regnskab og revisionsprotokollen Drøftelse Per Lund orienterede om punktet og ledelsens indstilling, med tilføjelse af opmærksomhed på siderne 170 og 178 i revisionsprotokol vedr. overtid i HF afdelingen og vedligeholdelsesplan for skolens bygninger. Vedligeholdelsesplan drøftes under pkt. 5. På baggrund af spørgsmål fra bestyrelsen vdr. overtid i HF-afdelingen, oplyste Susanne Dombernowsky, at der er fokus på planlægningen jf. bemærkning i protokollat fra revisor, men at de ændringer, der kommer i løbet af et dynamisk skoleår, ofte betyder, at der udløses overtid. Der er ikke udfordringer i forhold til undertid. Beslutning Bestyrelsen godkendte og underskrev det endelige regnskab og revisionsprotokollen. 3
3. Skolens frie midler - investeringsoversigt Sagsfremstilling På BS 25 blev skolen anmodet om at fremlægge en investeringsstrategi for skolens frie likviditet på. Ledelsen foreslår følgende strategi: Der opspares mest mulig likviditet til brug for en realisering af planerne for en samling af skolen Der skal som udgangspunkt være mindst 15 mio. i ubundet likviditet, der placeres på skolens SKB konti. Midlerne er en løbende sikkerhed for at skolen kan svare en hver sit, uanset et fald i optaget, der ikke umiddelbart kan medføre reduktioner i omkostningerne uden forsinkelse. Beløbet svarer til 8,5 % af omsætningen og 11 % af lønningerne i 2012. Skolens øvrige likviditet anbringes med størst mulig sikkerhed (obligationer med kort varighed (risiko)) og med en investeringshorisont på ca. 3,5 år, dog således at skolen løbende og senest fra sommeren 14 får udtrukket beløb til dækning af omkostninger i forbindelse med realiseringen af en samling af skolen i 2015. Obligationerne skal handles således at der vil være mindst mulige kurstab, såfremt der skal realiseres hele eller dele af beløbet inden 2015. I forbindelse med etablering af et nyt domicil i 2015 fremsætter skolen forslag til ny investeringsstrategi. Den nuværende prognose for likviditetsudviklingen i 2012 viser, at det laveste niveau,der forventes, er ca. kr. 55 mio. Der vil derfor blive investeret ca. kr. 40 mio. efter ovenstående retningslinjer. Hermed frigør skolen alle midler, der tidligere har været anbragt på en Højrente konto i Nykredit og overfører dem til investering i obligationer. Ledelsen indstiller at bestyrelsen godkender ledelsens forslag til investeringsstrategi Drøftelse Per Lund orienterede om skolens investeringsstrategi, der bedst kan betegnes som konservativ med fokus på sikkerhed. Mogens Birkebæk bemærkede, at strategien kunne suppleres med tekst om at der ikke anskaffes obligationer til en kurs højere end 100. Dette til sikring mod eventuelt kurstab. Beslutning Bestyrelsen godkendte ledelsens indstilling med tilføjelse af bemærkning fra Mogens Birkebæk. 4
4. Mødeplan 2012/2013 Sagsfremstilling I overensstemmelse med drøftelser ved tidligere bestyrelsesmøder reduceres antallet af bestyrelsesmøder pr. år fra 5 til 4, idet novembermødet og januarmødet begge bortfalder og erstattes af et nyt decembermøde, hvor emnet er næste års budget, som fremover håndteres på kun et møde. I konsekvens af novembermødets bortfald udsendes 3. kvartalsrapport til evt. bemærkninger i bestyrelsen m medio november, da bestyrelsens handlemuligheder efter 3. kvartal alligevel er begrænsede inden for samme budgetår. Vedlagt er således en udkast til oversigt over bestyrelsens møder for 2012 og 2013, idet møderne fra og med MØDE 29 er nye. I oversigten er møderne igen placeret tirsdag eftermiddag 14-16, dog udvidet til 12-16 vdr. maj-mødet, som er bestyrelsens årlige temadrøftelse af fremdriften i skolens strategi. Det kan overvejes, om et andet tidspunkt på dagen, f.eks. 17-19, ville være mere hensigtsmæssig for medlemmerne. Ledelsen indstiller at bestyrelsen fastlægger datoerne for møderne i 2012 og 2013 at bestyrelsen drøfter en evt. flytning af mødernes tidspunkt på dagen Drøftelse Drøftelse af tidspunkter for afholdelse af møder, så der sikres størst mulige deltagelse. Der er varierende præferencer men enighed om, at møder som udgangspunkt ikke placeres tidligere end kl. kl. 13. Beslutning Ledelsen udarbejder forslag til mødeplan, som fremlægges på MØDE 27, jf. drøftelse. MØDE 27 den 22. maj 2012 afholdes kl. 13-16. 5
5. Status vdr. forhandlingerne forhandlingsgruppen orienterer (lukket punkt) Sagsfremstilling Siden bestyrelsens januarmøde har forhandlingsgruppen arbejdet videre med de tre mulige placeringer af et samlet VUC Aarhus a) Ingeniørhøjskolen b) Ceres-grunden c) Godsbanearealet. Det fremgår af nedenstående mødeoversigt, at der i disse dage forhandles intensivt om forhandlingsgruppens prioritering nr. 1 Ingeniørhøjskolen, idet de to andre tilbud er på stand-by, indtil en afklaring er opnået. MØDE 1 onsdag den 4. januar 2012 forberedelse MØDE 2 mandag den 9. januar 2012 møde vdr. Ingeniørhøjskolen MØDE 3 tirsdag den 17. januar 2012 møde vdr. Ceres-grunden MØDE 4 tirsdag de 6. marts forberedelse MØDE 5 mandag den 12. marts møde vdr. Ingeniørhøjskolen MØDE 6 torsdag den 15. marts møde vdr. Ingeniørhøjskolen Der redegøres under mødet for disse forhandlinger. Det øvrige arbejde følger tidsplanen omtalt under bestyrelsens MØDE 25 Ledelsen indstiller at bestyrelsen drøfter forhandlingsgruppens redegørelse at bestyrelsen i givet fald godkender forhandlingsgruppens indstilling om køb Drøftelse Forhandlingsudvalget orienterede om status. Beslutning Lukket punkt. 6
6. Meddelelser a) foreløbigt internt 11-regnskab vdr. Samsø Bestyrelsen har tidligere besluttet at drøfte udviklingen i VUC-undervisningen på næste møde, dvs. MØDE 27 den 22. maj, der som hovedpunkt har status på skolens strategiplan. Som bilag vedlægges til foreløbig orientering en oversigt, der viser de interne Samsøregnskaber for årene 2008-2011. Underskuddet på ca. 380.000 er ret stabilt over årene. HF undervisningen på Samsø blev hårdt ramt af genopretningsplanen, men på trods heraf er der via en udvidelse på især AVU sket en samlet stigning i aktiviteten. Dette betyder tillige et mindre underskud målt pr. kursist. b) aktuelle søgetal og fleksibelt klasseloft på 28 vdr. 2-årigt HF På mødet fremlægger skolen de aktuelle søgetal til 2-årigt HF, hvor ansøgningsfristen udløb den 15. marts. Desuden redegøres for de forventede effekter af den nye optagelsesbekendtgørelse, som beskriver rammerne for det fleksible klasseloft på 28. Som bilag vedlægges bekendtgørelsen, Bestyrelsesforeningens høringssvar og Nyhedsbrev nr. 3 fra VUC-lederforeningen. Susanne Dombernowsky orienterede om søgningen. Der er modtaget i alt 260 ansøgninger. Den foreløbige vurdering er, at der er tilstrækkeligt med kvalificerede ansøgere til, at der kan oprettes de planlagte 5 klasser. Der er muligvis kursister nok til oprettelse af en sjette klasse, som der i givet fald vil være plads til på grund af nye pavilloner fra 1.8.2012. Af hensyn til at sikre at der maksimalt er et gennemsnit pr. årgang på 28 kursister i hver klasse efter gennemførelse af 20 procent af undervisningen, optages der maksimalt 30 kursister pr. klasse mod tidligere 32. c) VUC Erhvervs aktiviteter i 2011 Skolens konsulent i VUC Erhverv Inger Goul Andersen har haft et travlt 2011. Inger varetager konsulentopgaver for VUC Aarhus direkte og er desuden i en del af sin arbejdstid udlånt til VEU Center Østjylland. Som dokumentation for arbejdet vedlægges til foreløbig orientering lister over de kontaktede virksomheder og den etablerede undervisning i 2011, som især har været FVU-undervisning. Preben Clausen orienterede om aktiviteterne. Claus Christensen bemærkede, at hans institution har benyttet VUC Erhverv med gode erfaringer. d) fuld refusion på vandskaden i Bülowsgade Ministeriet for Børn og Undervisning har medio februar meddelt skolen fuld dækning af udgiften til vandskaden i Bülowsgade. Beløbet på knap 18 mio er overført til skolen. En del af refusionen vedrører de akutudgifter, som Aktivitetscentret Frederiksbjerg havde ved vandskadens start, og dette beløb overføres nu fra refusionen til Aarhus Kommune. Beløbet indgår i årsregnskabet for 2011. Undervisningsministeriet har handlet hurtigt og meddelt fuld refusion jf. skolens opgørelse. Preben Clausen udtalte stor ros til de medarbejdere, der har stået for opgørelsen og leveret et 7
meget gennemsigtigt og især gennemarbejdet materiale, som ministeriet kunne antage umiddelbart uden behov for præciseringer eller supplerende materiale. e) Tjek-dig-selv på nettet nu i samtlige AVU-fag Pilotprojektet vdr. Tjek-dig-selv-faciliteten på skolens hjemmeside er nu udvidet til at omfatte samtlige AVU-fag bl.a. ved hjælp af en bevilling fra Region Midt. Initiativet er et led i skolens strategi vdr. brugervenlige informationer på hjemmesiden, der sætter ansøgere i stand til at håndtere en optagelse via nettet eller via en vejleder mere kvalificeret end før. Projektet er en central del i en tydelig kommunikation mellem kommende kursister og skolen. Redskabet åbner mulighed for at den enkelte kommende kursist bliver styrket i vurdering af eget niveau forud for møde med vejleder. Michael Sandberg supplerede med, at skolen er bedt om at udarbejde projektrapport med beskrivelse af erfaringer. f) rektorskiftet 1.8.12, herunder GS-koordinator Der orienteres om overgangsløsninger vdr. især Preben Clausens beskikkelse som Ministeriets ansvarlige for al Gymnasial Supplering i Midtjylland. Preben Clausen er af ministeriet udpeget som overgangsperson og har fået til opgave at facilitere Ministeriets beskikkelse af en ny GS-koordinator som ansvarlig for al Gymnasial Supplering i Midtjylland. g) Boulevarden 12 Skolens tidsskrift, Boulevarden, udkommer næste gang den 1. maj 2012. Som sidste år er 12- udgaven baseret på årsrapportens tal og beretninger, som fremlægges i mere letforståelig grafisk form, og som udfoldes ved interviews med berørte kursister og medarbejdere. Boulevarden er et led i skolens strategi vdr. tydelig information. Der er i kommentarerne til skolens nøgletal lagt særlig vægt på samfundsvinklen: hvordan kan skolens bidrag til den lokale og nationale uddannelsespolitiske satsning forstås.. h) justeret organisationsplan I forbindelse med det verserende stillingsopslag vdr. rektorstillingen er der udarbejdet en mere præcis organisationsplan. Alle aktiviteter er medtaget, herunder de stabsfunktioner der er tilknyttet ledelsen. Samsø er en del af skolens aktiviteter og ikke en selvstændig afdeling, hvorfor den ikke fremgår eksplicit. i) Pavilloner (ny meddelelse i forhold til d.o.) Århus Kommune har principgodkendt pavilloner i skolegården og kommunen gennemfører nabohøringen snarest. Principgodkendelsen betyder, at skolen kan igangsætte proces med udbud. Endvidere har kommunen forlænget godkendelsen af pavillon ved svømmehal til august 2015, men har ikke er givet forlængelse af pavillon på vest siden af IBS, hvorfor denne indtil videre skal nedtages i august 2013, hvor den nuværende godkendelse udløber. 8
7. Eventuelt Ingen punkter til eventuelt. 9
Underskriftsblad BS 27: I bestyrelsen: Hans Halvorsen (formand) Carsten Riis (næstformand) Mogens Birkebæk Merete Ipsen Peter Bonfils Pauli Johansen Claus Christensen Frits Andersen Dorte Stockfisch Niels Jørgen Andreasen Rune Bak Hansen Daniel Olling Preben Clausen (forstander) 10