Derfor har Personaleafdelingen i et samarbejde med forvaltningerne udarbejdet dette notat.

LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE Økonomisk Forvaltning Personaleafdelingen Journalnr. : 20110610209 Dato... : 29.06.2011 Skrevet af : str /3223 zk/3228 N O T A T (også svar på budgetspørgsmål) om udvikling i personaleforbrug indenfor administration (hovedkonto 6) fra 2008 2010 og den yderligere forventede udvikling til 2012 Baggrund Udviklingen i personaleforbruget er konstant i fokus. På baggrund af personaleoversigt til regnskab, perspektivnotat vedr. administration og Personalepolitisk Redegørelse 2010/2011 er der rejst forskellige spørgsmål til diverse opgørelser i forhold til området Administration på hovedkonto 6. Der er endvidere stillet et konkret budgetspørgsmål med anmodning om en oversigt over tilvæksten i antallet af fuldtidsstillinger på det administrative område fra 09 10 (dvs. på hvilke forvaltningsområder og i hvilke jobfunktioner er tilvæksten sket). Derfor har Personaleafdelingen i et samarbejde med forvaltningerne udarbejdet dette notat. De forskellige typer af opgørelser, hvor personaleforbruget indgår/kan indgå o Personaleoversigt til regnskabet er en oversigt, som alle kommuner skal udarbejde. Tallene opgøres indenfor de forskellige hovedområder og omregnes til årsværk. Dvs. at antallet af personer kombineret med deres individuelle ansættelseskvotaer omregnes til et antal fuldtidsbeskæftigede/fuldtidsstillinger. Der foretages totaludtræk fra lønsystemet for hele regnskabsåret., hvor samtlige personer, der har oppebåret løn, tælles med. Dvs. faste månedslønnede ansatte, fast tilknyttede vikarer og mere løst tilknyttede ansatte indgår i de enkelte hovedkontoområder, hvor de pågældende har oppebåret løn. Opgørelsen foretages på samme måde hvert år og giver et retvisende billede af det samlede personaleforbrug i det afsluttede regnskabsår. De enkelte tal er ikke nødvendigvis et udtryk for, at der er blevet flere eller færre personer ansat i faste stillinger. Et område kan f.eks. se ud som om, det er vokset med ½-1 stilling, hvor årsagen kan være, at en person er på barsel men stadig tæller med samtidig med, at barselsvikaren også indgår. Stillingsvakancer tæller med den anden vej og kan få det til at se ud som om, at antallet af personer indenfor det givne område er faldet. Der vil være udsving fra år til år men da opgørelsesmetoden er den samme hvert år, vil udsvingene typisk begrænse sig til at ligge indenfor ganske få stillinger pr. område med mindre der er tale om reelle udvidelser eller reduktioner. Endvidere betyder lønsumsstyringen, at områderne hvis de af forskellige årsager har midler til det kan prioritere penge til f.eks. en ekstra indsats i en periode ved hjælp af f.eks. en vikar eller en studentermedhjælper. Disse oplysninger medtages her i notatet, da det er væsentligt at gøre opmærksom på, at LTK ikke har en central styring på udviklingen i antallet af stillinger, da vi er gået væk for normeringsstyring til fordel for Side 1 af 7

lønsumsstyring. Det vil derfor koste meget store ressourcer, hvis alle udsving skal forklares. o Perspektivnotater udarbejdes som en del af budgetmaterialet i LTK, og der kan i notaterne medtages de opgørelser, som findes naturlige og som giver mening i forhold til indholdet i øvrigt i perspektivnotaterne. Talmaterialet kan derfor godt veksle fra år til år. o Personalepolitisk Redegørelse udarbejdes hvert år og giver et statistisk billede indenfor personaleområdet fra det forgangne år suppleret med tekst i forhold til, hvad der særligt har rørt sig i året. Endvidere indgår oplysninger om det igangværende år og lidt mere om, hvad der specielt og aktuelt er i fokus. Talmaterialet tager udgangspunkt i en nogenlunde fast skabelon, så det er muligt at sammenligne fra år til år. Men der kan dog ske ændringer i de forskellige opgørelser alt efter, hvad der synes at være relevant for redegørelsen i øvrigt. I visse opgørelser i Personalepolitisk Redegørelse tælles hoveder og ikke antal fuldtidsbeskæftigede og i visse tilfælde foretages opgørelser over overenskomstområder på tværs af den almindeligt kendte kontoplan. F.eks. indgår der oplysninger om administrativt HK-personale, hvor der er medtalt personer både fra forvaltningerne og fra diverse arbejdspladser f.eks. skolerne. Derfor skal der udvises forsigtighed med at foretage sammenligninger fra år til år med mindre, man er helt sikker på, at den anvendte opgørelsesmetode er den samme i begge årene. o Fraværsstatistik udarbejdes mindst én gang om året, og den store opgørelse indgår i Personalepolitisk Redegørelse hvert år. I forbindelse med beregningerne af fraværet i timer og procenter indgår der oplysninger om personaleforbruget indenfor de enkelte områder. Disse oplysninger om personaleforbrug burde være sammenlignelige med personaleoversigt til regnskabet, da udtrækket sker via lønsystemet i begge tilfælde. Øvrige tal i fraværsstatistikken kan være forskellige fra år til år, alt efter hvilke former for statistisk materiale, der udpeges til at skulle indgå i Personalepolitisk Redegørelse. Men grundtallene i fraværsstatistikkerne har i en årrække været de samme. Det er konstateret, at der er en fejl i fraværsstatistikken 2010, som indgår i Personalepolitisk Redegørelse 2010/2011. Fejlen består i, personaleforbruget vedr. den udskilte Forsyningsvirksomhed er medtalt i opgørelsen over personaleforbruget på administrationsområdet, da de ansatte indtil den 30.9.2010 har været registreret i kommunens lønsystem og fraværssystem. Derfor er de medtalt i de samlede opgørelser. Det flytter ikke væsentligt på de tal, som fraværsstatistikken skal bruges til nemlig at opgøre sygefraværet, da både personaleforbrug og fravær fra Forsyningsvirksomheden er med. Men når tallet antal fuldtidsbeskæftigede fra fraværsstatistikken sammenlignes med andre opgørelser, så fremstår det uhensigtsmæssigt og fejlen bliver tydelig. Når der foretages sammenligninger imellem opgørelserne er det vigtigt, at der anvendes samme definition og, at der ikke sker sammenblanding af data fra forskellige opgørelser. Side 2 af 7

Hovedoplysninger vedrørende personaleforbrug indenfor konto 6 administration for årene 2008, 2009 og 2010. Kilde: Personaleoversigt til regnskabet i hvert af de tre år. For at belyse udviklingen i personaleforbruget indenfor konto 6 (Administrationen) har Personaleafdelingen nu gennemgået opgørelserne i personaleoversigterne til regnskaberne for årene 2008, 2009 og 2010. Hovedkonti (funktioner) 2008 2009 2010 6.50 Administrationsbygninger 3,41 3,41 3,41 6.51 Sekretariat og forvaltninger 344,60 363,65 360,85 6.53 Administration vedr. jobcentre 29,42 31,32 42,41 I ALT ADMINISTRATION 377,43 398,38 406,67 efter korrektion adm. Forsyning 386,63 Ved denne gennemgang er det konstateret, at kontoen Administration vedr. Forsyning beklageligvis er medtaget som kommunalt personaleforbrug under konto 6.51 i regnskabsåret 2009 med 11,75 stillinger. Forsyningsvirksomheden er udskilt fra kommunens regnskab, men LT Forsyning A/S har først overtaget lønadministrationen pr. 1.10.2010. I relation til personaleoversigter optræder fejlen kun i regnskab 2009. Konklusionen vedrørende personaleoversigter til regnskaberne i de seneste 3 år er, o at tallene vedr. 2008 i personaleoversigten til regnskabet er retvisende o at det korrigerede tal vedr. 2009 i personaleoversigten betyder, at udviklingen i personaleforbruget fra 2008 til 2009 bliver på 9,2 fuldtidsbeskæftigede o at udviklingen i personaleforbruget fra 2009 til 2010 bliver på 20,04 fuldtidsbeskæftigede. Opgørelserne omfatter forbruget på ca. 30 lønkonti med mange større og mindre udsving +/-, bl.a. påvirkes forbruget af vikarudgifter ved barsler og langtidssygdom. Det er ikke muligt for Personaleafdelingen at udpege indenfor hvilke jobfunktioner, at der er sket ændringer fra 2009 til 2010. Der findes ikke centralt opsamlede oplysninger derom. Forvaltningerne vil have meget vanskeligt ved at foretage nøjagtige opgørelser over, hvilke jobfunktioner, der i årene er berørt af ændringerne, da der hele tiden sker tilpasninger og omprioriteringer for at sikre, at det til stadighed er de rigtige opgaver, der udføres. I opgørelsen tages udgangspunkt i udviklingen fra 2008 til 2010. 2009 er et år, hvor flere store ændringer tæller med i dele af året og derfor er det mere hensigtsmæssigt at fokusere på udviklingen fra 2008 og direkte over til 2010. Side 3 af 7

Afsluttede personaleoversigter til regnskaber for hvert af de tre år: 2008 2009 2010 Fra 2008-2010 Teknisk Forvaltning 75,863 72,310 71,479-4,384 Projektmedarb. 6,765 5,688 5,811-0,954 Børne- og Fritidsforvaltningen 46,788 45,313 48,754 1,966 SSP-arbejde 1,283 1,553 1,544 0,261 Social- og Sundhedsforvaltningen 75,019 70,953 73,036-1,983 Arbejdsmarked 36,384 38,694 29,333-7,051 Adm. vedr. jobcentre 29,420 31,320 42,410 12,990 Økonomisk Forvaltning: Borgmester- og direktionssekretariat 22,464 18,948 23,356 0,892 Kultur 0 0 2,955 2,955 Tlf. omstilling 3,468 3,484 3,377-0,091 Kantiner 7,618 7,318 7,408-0,210 IT 2,807 20,188 23,514 20,707 Personaleafdelingen 22,932 24,797 25,076 2,144 Økonomiafdelingen 22,027 216 22,073 0,046 Elever 12,667 12,797 16,273 3,606 Vikarer, frikøb af TR og div. arb. miljø 2,543 2,692 1,324-1,219 Betjente 5,972 6,149 5,541-0,431 Adm.bygninger 3,410 3,410 3,410 0 377,430 386,630 406,670 29,244 Nærmere om stigningen fra 2008 til 2010 Som det fremgår af skemaet, kan der umiddelbart konstateres en stigning fra 2008 til 2010 på 29,244 stillinger. I tallet indgår alle personer, omregnet til fuldtidsbeskæftigede, som har fået løn i årene jfr. forklaring tidligere i notatet under Personaleoversigt til regnskabet. Særlige forhold, som har væsentlig betydning for udviklingen: Midlertidig opprioritering af byggesagsbehandlingen i årene 2009, 2010 og 2011 Styrkelse af kommune- og lokalplanlægning (budgetforlig vedr. 2010) I 2008 er medtalt administrativt personale vedr. forsyningsvirksomheden Disse personer er overdraget til LT Forsyning fra 1.1.2009 Da tidligere vicedirektør er inkl. i de 11,8 stillinger, skal der medtages ansættelse af ny sekretariatschef i forvaltningen Overførsel af personer fra det statslige jobcenter er sket 1.8.2009 og betyder en udvikling fra 2008 til 2010 på I 2009 er sket en overflytning fra hovedkonto 5 til hovedkonto 6 vedrørende integrationsområdet 2,0-11,8 9,0 1,5 Side 4 af 7

Helhedsorientering sagsbehandling, bl.a. opfølgning sygedagpengesager, konsekvenser af diverse lovændringer (DUT) og særlig indsats for langtidsledige i perioden fra 2008 med efter forvaltningens oplysninger ca. 2,5 stillinger i alt. Det antages, at en del af disse 2,5 stillinger allerede er med i totaltallet for 2008 og videre frem, hvorfor der her indgår et anslået tal på ca. 1 stilling som udvikling fra 2008 til 2010 Midlertidig opprioritering/bevilling i Rådgivningscentret/BFF Ny IT-afdeling etableret 1.4.2009. Stillinger er flyttet imellem forskellige konti under konto 6 men et antal stillinger blev også flyttet fra hovedkonto 3 (skoleområdet = 6,0, biblioteksområdet = 2,0 og daginstitutionsområdet 0,86) i alt: Overflytning af dele af kulturområdet til Økonomisk Forvaltning i forbindelse med en organisationsændring (4 personer, hvoraf 2 personer aflønnes på hovedkonto 3 med 50%) Opprioritering af udbuds- og kontraktområdet fra 2008 til 2010 med ca. Ekstraordinære elevansættelser p.g.a. praktikpladsaftalen, virkning fra 2008 til 2010 8,9 3,0 2,0 3,5 I alt for de væsentligste forhold, der spiller ind 22,1 Når der tages højde for ovennævnte forhold, er den reelle stigning fra 2008 til 2010 på 7,1 stillinger. Det bemærkes, at oplysningerne er behæftet med usikkerhed, da der som tidligere nævnt ikke er centralt overblik over alle forekommende ændringer, hvilket er begrundet i, at der er indført lønsumsstyring med de frihedsgrader, som dette medfører for områderne. Tallene er endvidere påvirket af vikaransættelser, tilfældige udsving i det ene eller det andet af årene bl.a. p.g.a. stillingsvakancer, udsving som følge af barselsvikarer osv. Der er i tallene indeholdt et utal af forhold indenfor de ca. 30 involverede driftskonti, hvor der indenfor hver driftskonto kan være mange ændringer, der tæller den ene eller den anden vej. Opgørelse over konsekvenser af budgetbeslutninger indenfor hovedkonto 6 med delvis virkning i 2011 og fuld virkning fra 2012 Der er truffet flere beslutninger, som påvirker personaleforbruget på hovedkonto 6. Beslutningerne kan henføres til 2010, hvor udmøntningen har skullet finde sted fra og med budgetår 2011. Nogle beslutninger har ikke kunnet udmøntes med fuld effekt fra 2011 bl.a. på grund af opsigelsesvarsler og indgåelse af frivillige fratrædelsesaftaler med en ikrafttrædelse et stykke ind i 2011. Nedenfor er angivet beslutningernes effekt i 2011 og 2012, idet den fulde effekt vil optræde fra og med 2012. Side 5 af 7

2011 Fra 2012 Sammenlægning af funktioner vedr. Intern Service skulle medføre en besparelse på 500.000 kr., udmøntes med ca. -0-1,25 Ledelseskortlægning: En besparelse på 3,5 mio. kr., hvor udmøntning på hovedkonto 6 vedrører 2 fuldtidsstillinger -1,33-2,00 Besparelse på adm. med 5 mio. kr. + 0,7 mio. i éngangs i 2011 vedr. de 0,4% i reduceret lønsum. Er fuldt udmøntet med kronebeløbet på 5,7 mio kr. i 2011 bl.a. ved hjælp af sparede midler fra ansættelsesstoppet. Den endelige effekt på antal fuldtidsstillinger har først fuld virkning fra 2012, idet bemærkes, at der allerede varigt er indarbejdet besparelser også for de 0,4% s vedkommende. Administrationsanalysens konsekvenser for Personaleafd. Administrationsanalysens konsekvenser samlet for øvrige konti under hovedkonto 6, i alt -13,86-15,50 *) -1,25-2,50-0,63-1,25 Yderligere ressourcer til gennemførelse af udbudsstrategien (budget 2011 2014) 0 0 Konsekvens af aftalen om ekstraordinære praktikpladser på hovedkonto 6 omregnet til fuldtidsbeskæftigede. Tal fra 2012 er med udgangspunkt i nuværende, da vi ikke kender omstændighederne omkring evt. forlængelse/gentagelse af praktikpladsaftalen fra 2010 og 2011 8,00-4,00 Midlertidig opprioritering af byggesagsbehandlingen i årene 2009, 2010 og 2011 bortfalder fra 2012-2,00 Midlertidig opprioritering/bevilling i Rådgivningscentret/BFF 0 - -8,07-27,50 *) I forhold til rammebesparelsen på 5 mio. kr. + 0,7 mio. kr. (0,4% s reduktionen) i 2011, var det sådan, at besparelsen ikke blev forholdsmæssigt fordelt på forvaltningerne men det blev i stedet aftalt i Direktionen, at der skulle ske en central koordinering med det formål dels at sikre, at sparemålet blev nået, og dels at sikre undersøgelse af andre muligheder for at minimere behovet for uansøgte afskedigelser, hvortil kommer, at også ledige stillinger som følge af ansættelsesstoppet i 2010 skulle medtages i vurderingerne af, hvordan besparelsen skulle effektueres. Besparelsen er således gennemført af forvaltningerne, men med en central koordinering i Personaleafdelingen. Side 6 af 7

Resumé: Opgørelse over udviklingen fra 2008 og til det forventede antal fuldtidsstillinger, når besparelser og bevilgede udvidelser er udmøntet med fuld effekt fra og med 2012 Stigning fra 2008 til 2010 jfr. afsluttede personaleoversigter til regnskaber 29,2 Væsentlige forhold, som bør tages i betragtning, da der ikke er tale om reelle stigninger, men flytning af opgaver og ressourcer se tidligere i notatet - 21,1 Fuld udmøntning fra 2012 af beslutninger om besparelser se tidligere i notatet - 27,5 Forventet udvikling i antal fuldtidsstillinger indenfor adm. fra 2008 til 2012-19,4 **) **) OBS på grund af den flerårige styring efter lønsum, er der her tale om en rekonstruktion af forklaringer på udviklingen i store træk, hvilket betyder, at tallene kan være behæftet med usikkerhed. Dertil kommer, at der vil ske rigtig mange andre ting (jfr. tidligere bemærkninger omkring personaleoversigt til regnskabet), som vil påvirke det endelige tal i personaleoversigten til regnskabet for 2012. Men dette regnestykke er det bedste bud på, hvordan det alt andet lige vil se ud, når vi regner fra det kendte tal for 2008 til det forventede tal for 2012. Stig Ravn og Zita Korsholm Side 7 af 7