Vejledning Indberetning af statistik til UVM (Grundskoleindberetning) 2013
Indberetningsperiode Fra efteråret 2013 kan du indberette statistik til UVM. Det er UNI-C, der oplyser den præcise dato for grundskoleindberetningen. I Trio kan du danne en fil, som du efterfølgende kan uploade på UNI-C s indberetningsside. Start med at tage en backup i Trio! Inden du indberetter, skal du gennemgå tjeklisten! Inden du danner en fil af dine data i Trio, skal du sikre, at Trio kan indberette dine tal korrekt. Gennemgå nedenstående tjekliste i indeværende skoleår. OBS! Du skal huske at uploade filen fra Trio først, INDEN du indtaster skolens elevtal (som skal gøres manuelt), ellers bliver disse overskrevet. Vil du undgå at rette/ændre i Trio, kan du i stedet redigere de tal, der uploades til UNI-C s indberetningsside. Tjekliste Klassetrin Der skal være klassetrin på alle klasser: Hold Der skal være tydelig anvisning af, at det er et hold, dvs. at det skal være oprettet som vist nedenstående: 2
Ikke- årsgangsopdelte klasser/hold skal angives med det ældste trin. Det er kun dette trin, der overføres fra Trio. Du skal huske at indberette timerne på de andre trin manuelt: Ledelsestid Hvis Trio i forbindelse med statistikindberetningen skal kunne indberette Ledelsestid, skal ledelsestiden være oprettet således: Læreraftale 05: Ledelsestiden indsættes under Tidsbestemte aktiviteter med typen Ledelsestid. Læreraftale 08: Ledelsestiden indsættes under Andre opgaver med typen Ledelsestid. 2-lærerordning og deletimer I E.lekt.-kolonnen er det muligt at indberette antallet af elevtimer for et fag, hvis elevtimetallet er forskelligt fra lærertimetallet fx i forbindelse med to-lærertimer og deletimer. Det er KUN nødvendigt at indberette elevtimetallet, hvis det er forskelligt fra lærertimetallet. Tallet, du evt. indtaster i kolonnen E.Lekt., er uden betydning for beregningen af lærernes arbejdstid, men har relevans i forhold til statistikken til UVM. Eksempel: JK har 12 dansktimer i 4.b. De 4 af dem er deletimer dvs. eleverne har i praksis 10 timer om ugen. 3
Specialklasser mm. Er en klasse i Trio markeret som specialklasse i menuen Grunddata Basiskartotek Klasser/Hold, vil klassens fag automatisk blive registreret som specialundervisning i specialklasse. Enkeltintegration med mindst 9 støttetimer pr. uge ( 5.10), bliver også automatisk overført til statistikindberetningen som specialundervisning. Inklusionsindsatser Fra UNI-C: Inklusionsindsatser skal forstås meget bredt som samtlige ekstra undervisningsressourcer, som skolerne tildeler klasserne, grupper af elever eller enkelte elever udover, hvad der svarer til en lærer pr. klasse med udgangspunkt i skolens sædvanlige niveau for klassestørrelse. Specialundervisning er ikke en del af inklusionsindsatserne. Inklusionsindsatserne opgøres på skoleniveau. Undervisningsressourcerne til inklusionsindsatser kan bl.a. anvendes til tolærerordninger (holddannelse mv. med tilførsel af ekstra lærerressourcer), undervisningsassistenter og pædagogtimer. Inklusionsindsatser omfatter også undervisningsressourcer afsat til at støtte elever i den almindelige undervisning, fx tale- hørepædagoger, læsevejledere og AKT vejledere, der understøtter eleverne i klassen eller parallelt med klassens undervisning, der ikke er specialundervisning. Inklusionsindsatser omfatter endvidere supplerende undervisning og anden faglig støtte som ikke er specialundervisning, og som gives til en eller flere elever som en del af eller ud over den almindelige undervisning. Der er tale om supplerende undervisning, når skolens leder har besluttet, at der skal gives supplerende undervisning til en elev udover den almindelige undervisning. Inklusionsindsatser omfatter også anden faglig støtte i under 9 timer ugentlig i form af træning i funktionsmåder og arbejdsmetoder, der tager sigte på at afhjælpe eller begrænse virkningen af psykiske, fysiske, sproglige eller sensoriske funktionsvanskeligheder. Indberetningen af inklusionsindsatser omfatter ikke tjenestetid til vejlederes vejledning af lærere, efteruddannelse eller andre kompetenceudviklingsaktiviteter, da indberetningen alene skal omfatte undervisningsressourcer. Har du timer, som skal indberettes som inklusionsindsatser i menuen Tjenestetid, skal du markere lektionerne og i kolonnen Særlige uv-typer (statistik) vælge, hvilken type det er. 4
Hvis du har flere linjer, der skal have samme type inklusion, kan du markere disse, højreklikke og vælge Erstat feltets værdi. Særlige undervisningstyper, inklusionsindsats mv. Ønsker du en oversigt over de lektioner/aktiviteter, som du har en særlig undervisningstype på jf. 5, eller som du i forbindelse med statistikindberetningen har markeret som inklusionsindsatser mv., kan du i Lister og forespørgsler vælge: Aflyste timer UVM ønsker, at skolerne skal indberette antallet af aflyste undervisningstimer i forbindelse med forårets lockout. Dette skal gøres manuelt på UNI-C s indberetningsside. 5
Eksempel: Hvis en skole har tre 1. klasser (1.A, 1.B og 1.C), og undervisningen blev aflyst i dansk i to af klasserne, er det samlede antal aflyste undervisningstimer i dansk på 1. klassetrin lig med antal timer til 1.A plus antal timer til 1.B. Kompenserende timer UNI-C skriver: Indberetningen af planlagte undervisningstimetal for skoleåret 2013/14 gennemføres som den plejer. Hermed menes, at skolerne indberetter det planlagte undervisningstimetal for skoleåret 2013/14 eksklusiv de kompenserende timer de evt. har planlagt at give. Dermed vil det planlagte undervisningstimetal for hver skole alene afspejle det almindelige niveau og ikke blive kunstigt højt på grund af eventuelle kompenserende timer. Du kan vælge at indberette disse manuelt på UNI-C s indberetningsside. Hvis timerne bliver kompenseret i skoleåret 2013/14, kan du dog indtaste antallet af de kompenserende timer i kolonnen Komp i Tjenestetid Lektioner/Undervisning. Ved overførsel af datafilen fra Trio til UNI-C kommer de kompenserende timer med, og de fratrækkes uv-tiden. Har du oprettet hold, skal du være opmærksom på, at du kun skal sætte de kompenserende timer på én af lærerne. Læreraftale 08: Læreraftale 05: Hvis du ønsker en samlet liste over de kompenserende timer, kan du gå i Lister og forespørgsler, under typen Undervisning og klikke på Kompenserende timer (lock-out). NB! Hvis du anvender timefordelings-/lektionsplanen, skal du IKKE justere i timetallene, men blot anføre de kompenserende timer i kolonnen Komp i tjenestetid. 6
Pauser UVM ønsker, at det årlige timetal til pauser for den enkelte klasse indberettes. UNI-C skriver: Eksempel. På 1. klassetrin har eleverne hver dag pauser og frikvarter i 20 minutter om formiddagen og derefter en spisepause på 35 minutter. Årligt timetal = (20 min + 35 min) / 60 min pr. time * 5 dage * 40 uger = 183,3 timer. Pausetimerne skal indberettes manuelt på UNI-C s indberetningsside: I Trio kan du evt. få lidt hjælp ved at lave et udtræk af de timer til pause, som ligger i skemakladden. Gå i Lister og forespørgsler : NB! Hvis en klasse har flere forskellige perioder, skal du være meget opmærksom på, at tallet kan være misvisende. Du bør i disse tilfælde beregne pauserne manuelt. Lektiecafé UNI-C skriver: Det årlige timetal til lektiecaféen skal i princippet angive, hvor mange timer den enkelte elev har mulighed for at benytte sig af tilbuddet. I indberetningen skal timerne til lektiecafé dog angives pr. klassetrin. Hvis du ønsker at få data fra Trio til UNI-C vedrørende lektiecafé, skal den være oprettet med den rigtige UVM-kategori i Basiskartotek Fag: Husk at tilknytte klasse/hold. Hvis lektiecafétimerne er indberettet som et hold i Trio (bestående af samme årgang), overføres der et samlet tal til årgangen. I Trio er ikke- årsgangsopdelte klasser/hold angivet med det ældste trin. Det er kun dette trins lektiecafétimer, der overføres fra Trio. Du skal huske at indberette timerne på de andre trin manuelt. Du skal være opmærksom på, at hvis lektiecafétimerne har en anden periode end normperioden, skal du kontrollere tallet på indberetningssiden. UVM-kategorier Tjek at dine fag har de rigtige UVM-kategorier (Grunddata Basiskartotek Fag). Valgfag skal indberettes med UVM kode TIL. Hvis der udbydes 3 valgfag på 9. årgang fx med 120 årstimer, 80 årstimer og 40 årstimer, vil det årlige klokketimetal til valgfag på 9. årgang være et gennemsnit, dvs. (120+80+40) : 3 = 80 7
UVM-kategorierne: HÅN, SLØ og HJEM indberettes alle under fagkode 901. Der bliver indberettet et gennemsnit for de 3 fag på det enkelte klassetrin. Barselsvikar Skolerne skal ikke både indberette ressourcetid for en lærer, der går på barsel og for en barselsvikar. Det er kun timer, der giver værdi for eleverne, som skal indberettes. Det betyder, at hvis en lærer går på barsel, og bliver erstattet af en vikar, er det kun timerne for vikaren, som skal indberettes. Eleverne får ikke flere timer af, at de i en periode bliver undervist af en barselsvikar. Du kan undgå, at en persons timer bliver indberettet, hvis du i menuen: Grunddata Personale sætter flueben ved: Skjul i skema og vælge start- og slutdato: 1. aug. til 31. juli. Husk at fjerne fluebenet igen, når du er færdig med statistikindberetningen. Personer, der ikke skal medtages i statistikindberetningen Der skal kun indberettes alder og køn for personer, der har undervisningsrelateret arbejde. Dækker en vikar en del af skoleåret for en fastansat, skal der ikke indberettes alder og køn for både vikaren og den fastansatte. Her skal der alene indberettes alder og køn for den person, som arbejder flest timer i løbet af året. Ved lighed indberettes den fastansatte. Gæstelærere, der kommer en eller få gange, skal heller ikke indberettes. Hvis en person ikke skal medtages i indberetningen, kan du markere, at personen skal være Skjult i skema og vælge start- og slutdato: 1. aug. til 31. juli. Husk at fjerne fluebenet igen, når du er færdig med statistikindberetningen. Indberetningen Når du er færdig med at tjekke/tilpasse dine data i Trio, er du klar til at indberette data. Gå i menuen Filer og klik på: Indberetning til UVM. Nu åbner dette vindue: Læreraftale 05 Læreraftale 08 8
Af hensyn til validiteten af din indberetning, er det vigtigt, at du har læst begge vejledninger og tjekket/tilpasset dine data i Trio inden du gemmer filen. Marker, hvad du vil overføre til UVM s grundskoleindberetning. Når du skal indberette elevernes klokketimer pr. år, har du to muligheder: Elevernes planlagte klokketimer pr. år. på baggrund af menuen: Tjenestetid Lektioner/Undervisning eller Elevernes planlagte klokketimer pr. år på baggrund af timefordelingsplanen, årstimer (obs! Det er kun normalklasser, som kommer med i denne). Vælger du at sætte flueben ved den sidste mulighed, får du følgende meddelelse, hvis du ikke har udfyldt Årsnormer klokketimer i Timefordelings-/lektionsplanen: Udfyld Timefordelings-/lektionsplanen i menuen Værktøj. Klik på Gem som fil. Før filen kan uploades på UNI-C s indberetningsside, skal du udpege en dato i en af dine normaluger. Lektioner med perioder, der går hen over/rammer normalugen, bliver indberettet. Er der 40 skoleuger i din Trio kalender, vil timetallet i normalugen blive ganget med 40. Klassetrinnets planlagte klokketimer pr. skoleår er gennemsnittet af årgangens elevtimer, klokketimer pr. år. Hvis standard lektionslængden er 0,75 time, indberettes 1 lektion pr. uge som: 1 lektion/uge * 0,75 time/lektion * 40 uger = 30 timer. Eksempel Forudsætning: Datoen 15. august er indtastet som den dag, der er indeholdt i normalugen. 9
Hvad bliver der indberettet til henholdsvis 1. og 2. årgang i faget MUS i dette eksempel? 1. årgang MUS Både perioden 1. halvår og normperioden strækker sig hen over den 15. august, og vil derfor blive taget med. 1A MUS: 1 lektion/uge * 0,75 time/lektion * 40 uger = 30 timer 1B MUS: 1 lektion/uge * 0,75 time/lektion * 40 uger = 30 timer I ALT 1. årgang (30 timer + 30 timer): 2 klasser (1A og 1B)= 30 timer/klasse 2. årgang MUS Da perioden 2. halvår IKKE går hen over 15. august, er det kun perioden 1. halvår og normperioden, der bliver taget med. 2A MUS: 2 lektion/uge * 0,75 time/lektion * 40 uger = 60 timer 2B MUS: 2 lektion/uge * 0,75 time/lektion * 40 uger = 60 timer I ALT 2. årgang (60 timer + 60 timer): 2 klasser (2A og 2B)= 60 timer/klasse Vær opmærksom, hvis du har et fag, der kun kører i et halvt år Du skal være opmærksom på, at hvis en klasse på årsbasis skal have 60 timer i et fag, men du har valgt, at klassen det første halvår ikke har faget, men til gengæld skal have 120 timer i det sidste halvår, vil der ske følgende i forbindelse med statistikindberetningen: Har du valgt en dato i en normaluge i første halvdel af skoleåret, vil klassen få indberettet 0 timer til faget. Har du valgt en dato i sidste del af året, vil klassen få 120 timer til faget. Når tallene er uploadet til UNI-C s indberetningsside, er det hurtigt og nemt at rette tallet til 60 timer. Nu er du klar til at overføre din datafil Log ind på Grundskoleindberetningen 2013 Vælg Indberet ved overførelse af datafil. Du skal nu udpege den fil, du dannede i Trio. Filen har navnet: BU<din-skolekode>.13 Overfør herefter datafilen. 10
Efter indberetning Efter indberetningen skal du kigge på, om de indberettede tal er korrekte. Tallene du ser, er Trios fortolkning af de tal og oplysninger, du har indtastet i Trio. Hvis du ikke mener, at tallene er korrekte, kan du blot rette tallene inde på UNI-C s indberetningsside. OBS! Skolens elevtal overføres ikke automatisk I indberetningsskemaet: Antal elever og undervisningstimetal planlagte klokketimer pr. år, skal skolen angive antal elever på 0. 10. klassetrin, og hvor mange af disse, der går i specialklasser (de to øverste linjer i skemaet). Tallene findes ikke i Trio, men i skolens elevadministrationssystem, Tabulex TEA. Derfor bliver de ikke overført automatisk, og du får følgende fejlmeddelelse: Udskrift fra TEA TEA-udskriften "Skole/Klassetrinsoversigt specialelever egner sig fint til formålet. Den laver du i menuen: Udskriv Udskriv udskrifter Tiltag Specialundervisning Summeret. Vær opmærksom på, at har I specialklasser, er det specialelevernes personlige klassetrin, der tæller og ikke trinnet på den klasse, de er indskrevet i. 11