Elektronisk dokumenthåndtering (EDH) Allerede i dag har du muligheden for at scanne dokumenter og gemme dem elektronisk i FOF via Elektronisk DokumentHåndtering (fremover forkortet til EDH). Nu har vi udvidet EDH således, at du fremover også har mulighed for at gemme alle dokumenter og breve du udskriver fra FOF. Det kalder vi for EDH2. Dokumenterne bliver gemt under forbrugeren i PDF-format og vil til en hver tid kunne genudskrives. Hvis en forbruger ringer vedrørende et brev, du har sendt ud, vil du altså altid kunne finde det i systemet. Ligeledes vil opgørelser, budgetter, rykkere mm blive gemt som PDF-filer under forbrugeren. 1. Første gang du åbner FOF efter at have opgraderet til EDH2, vil du møde følgende skærmbillede: Klik på OK. 2. Du kommer nu direkte ind i menuen Systemmiljø på fanebladet EDH, hvor du skal opsætte de mapper, du som standard vil gemme de fem nævnte typer af udskrifter i (fanebladet Interne dokumenter). Du kan opsætte hvor du som standard vil gemme dokumenter, du henter ind i systemet med Applikation Elektronisk dokument EDH (fanebladet Indgående dokumenter). Du kan vælge en anden opsætning af navngivningen på de dokumenter, der arkiveres i systemet (fanebladet Navngivning)
Klik på OK for at gemme opsætningen. 3. Følgende skærmbillede fremkommer: Denne konvertering er nødvendig for, at du kan få de gamle breve, opgørelser, budgetter og rykkere konverteret til nye PDF-filer.
BEMÆRK: Du behøver ikke gennemføre hele konverteringen på én gang. Hvis du afbryder kan du arbejde videre i FOF og starte konverteringen igen næste gang, du åbner FOF. Du vil dog blive ved med at møde skærmbilledet, indtil alle breve er konverteret, og vi anbefaler, at du får gennemført konverteringen hurtigst muligt, så alle dine dokumenter ligger samme sted i systemet som PDF-filer. Du kan eventuelt sætte konverteringen i gang, inden du går hjem, så den kan arbejde, mens du sover. 4. For at minimere tidsforbruget på konverteringen af gamle fakturaer, får du nu mulighed for at slette de, der er ældre end 5 år. På det næste skærmbillede får du mulighed for at opsætte hvor mange år tilbage, du ønsker at slette faktura for Hvis du ikke ønsker at slette gamle fakturaer, skal du klikke på Cancel.. 5. Når konverteringen af gamle dokumenter er fuldført, vil fanebladet Faktura på Forbrugervedligeholdelsen udgå. Alle gamle dokumenter ligger nu som PDF-filer under fanebladet EDH i stedet.
Bemærk: Du kan vælge mellem mappevisning og listevisning på fanen EDH. Når systemet er helt færdig med at konvertere de gamle dokumenter til EDH, skal du tage en sikkerhedskopi af systemet og indlæse den igen. Dette sker for at optimere hastigheden i EDH. Du er nu klar til at tage EDH i brug.
Sådan arbejder du med EDH Alle de udskrifter, der altid er blevet gemt i FOF, fx opgørelser og budgetter, gemmes fremover som PDFfiler i de mapper, du har opsat som standardmapper i Systemmiljø. Når du laver andre udskrifter, skal du tage stilling til, om din udskrift skal gemmes i EDH, og hvor din udskrift skal gemmes i EDH. Dette gøres ved tryk på knappen EDH indstillinger. Mapper til EDH oprettes under Applikation Elektronisk Dokument Mapper. Fx udskrift af styringstabel Første gang du klikker på knappen Udskriv, møder du dette skærmbillede: Hvis du ønsker at arkivere denne udskrift, skal du sætte vinge i Arkiver under EDH og vælge område og EDH mappe for arkiveringen.
Når du sætter flueben i Spørg igen ved næste udskrift, vil du få vist dette skærmbillede igen, næste gang du udskriver denne udskrift, hvis du undlader at sætte vinge i feltet, vil den aktuelle opsætning også gælde ved næste udskrift. Udskrifter, der ikke er koblet på en enkelt forbruger, som f.eks. Navnelisten, kan kun arkiveres i området værk, og områdevalget vil derfor ikke være synlig i EDH indstillinger. BEMÆRK: Opsætningen af EDH indstillinger knytter sig til brevet og ikke til menupunktet. Mappestruktur EDH fanebladet under Forbrugervedligeholdelsen er født med en standard mappestruktur, som vist tidligere. Værkets mapper under Applikation Elektronisk Dokument Værkets mapper er også født med en standard mappestruktur og her anbefaler vi at du overvejer, hvad du har brug for, således at du fremover gemmer dine dokumenter i forbrugersystemet i stedet for i en fysisk mappe i reolen. Der kan både slettes, oprettes og omdøbes mapper. Mappestrukturen ser standard således ud:
Billeder Billeder fra et digitalt kamera fylder generelt meget ofte op til 2 til 3 Mb pr. styk. Hvis du ønsker at overføre billeder til det elektroniske arkiv i FOF, anbefaler vi derfor, at du skalerer dem inden. Det kan gøres på flere måder. Programmet Image Resizer er én måde. Programmet installeres gratis fra: http://imageresizer.codeplex.com/. Når programmet er installeret på din PC, kan du udpege ét eller flere billeder i din stifinder, højreklikke på markeringen og vælge Image Resizer. Oprette Ad hoc brev Sammen med EDH2 har du også fået mulighed for at skrive og gemme et unikt brev til en enkel forbruger i FOF. Det kalder vi et ad hoc brev. I stedet for at skrive et brev til en enkel forbruger i Word, kan du nu hente et brevhoved og efterfølgende redigere/tilpasse brevet, udskrive og gemme det under EDH på den aktuelle forbruger. Det giver dig den fordel, at al kommunikation mellem værket og forbrugeren er gemt i FOF og nemt kan findes frem igen. Åben Forbrugervedligeholdelsen, fanebladet EDH og klik på knappen Opret ad hoc brev. Vælg det brev du vil bruge. Vi anbefaler, at du på forhånd har oprettet det brev, du vil tage udgangspunkt i fx et brevhoved. Der ligger følgende skabeloner, der kan indlæses til formålet: - ad hoc brev til beboeradresse - ad hoc brev til opkrævningsadresse - ad hoc brev til ejeradresse
- ad hoc brev til teknikadresse Vælg brevet og klik på knappen Opret. Hvis ikke EDH indstillinger for dit ad hoc brev er indstillet, bliver du bedt om at gøre dette Et ad hoc brev vil altid blive gemt i området Forbruger, og du vil derfor kun skulle vælge hvilken mappe, det skal gemmes i. Du skal nu give dit brev et navn. Fx et navn der siger noget om brevets indhold.
Du får nu dit brev på skærmen og kan skrive teksten, som du måtte ønske det. Du kan gemme brevet uden at arkivere det. Det giver dig mulighed for at redigere i det, indtil du er helt færdig med det. Det vil blive gemt der, hvor du har valgt at gemme det under EDH indstillinger og vil være markeret som en rtf-fil.
Når dit brev er færdigt og klar til at udskrive og arkivere, trykker du på udskriv, og brevet vil både blive udskrevet og gemt som PDF-fil i EDH arkivet Så snart brevet er arkiveret som PDF-fil, er det ikke længere muligt at redigere i det. Skulle du alligevel opdage en fejl i det færdige brev, kan du slette det ved at højreklikke på det og vælge Slet dokument. Efterfølgende kan du sætte flueben i Vis slettede dokumenter, så vil rtf-filen dukke op, og du kan højreklikke på den og vælge Gendan dokument