Sekretærkurset 2015 v/asbjørn Isaksen, Landssekretær
Hvem er jeg? Asbjørn Isaksen, Landssekretær 64 år, uddannet svagstrømsteknikker, Merkonom i Markedsføring og Civiløkonom i afsætning Arbejdsliv som Adm. Direktør, IT-direktør og webchef, samt deltaget i en del bestyrelsesarbejde med speciale i IT-netværk og fusioner, er nu Landssekretær. Civilstand: gift med Margit og har 2 børn, Mette & Christian, begge bosiddende i Københavnsområdet. Rotary CV: Optaget 1980 i Sæby RK, været præsident 2 gange, sekretær i 7 år, Counsellor i 5 år, CICO i 13 år, samt beklædt alle øvrige bestyrelsesposter i klubben. Deltaget i Distriktsarbejdet og var Guvernør for D1440 i 2011-12 Blev ansat som Landssekretær pr. 1. okt. 2012 Asbjørn Isaksen 2
Landssekretariatet Rotary Danmarks Sekretariat v/asbjørn Isaksen Sønderstrand 11, 1.tv 9300 Sæby Tlf.: (+45) 3880 4008 Tlf.: (+45) 40 456 456 E-mail: rds@rotary.dk Margit Isaksen Ingen spørgsmål er dumme, det er dumt ikke at spørge! HUSK: I er altid velkommen til at ringe til os Asbjørn Isaksen 3
Hvem er du? Navn Klub Funktion Har du været sekretær før? Asbjørn Isaksen 4
Dataudvekslingen mellem RI og RD 274 klubber af 278 klubber i DK er med i dataudvekslingen mellem Rotary International og Rotary Danmarks databaser. Det betyder: At alle medlemsdata, klubdata og bestyrelsesdata der skal afleveres til RI, automatisk bliver sendt fra RD databasen til RI hver nat! Derfor skal den danske database bare altid være ajourført, så fungerer det hele perfekt :0) Asbjørn Isaksen 5
Hvad skal en sekretær huske? Asbjørn Isaksen 9
Hvad skal en sekretær huske 1. juli SKAL medlemslisten på Rotary.dk være ajourført. Den bruges til at trække antal medlemmer til fakturering både for RI og RD BEMÆRK: det er jeres ansvar at klubben bliver faktureret for det korrekte antal medlemmer. 1. januar SKAL medlemslisten på Rotary.dk være ajourført. Den bruges til at trække antal medlemmer til fakturering både for RI og RD BEMÆRK: det er jeres ansvar at klubben bliver faktureret for det korrekte antal medlemmer. Asbjørn Isaksen 10
Hvad skal en sekretær huske 1. februar SKAL som min. Præsident, Sekretær & Kasserer være oprettet for det kommende års bestyrelse på rotary.dk April: Forhåndsbestilling af medlemsbogen (bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni)(bestilles på SHOP) 15. maj SKAL den kommende bestyrelse være oprettet på rotary.dk og alle rettelser vedrørende klubdata og medlemsdata foretaget da vi denne dato laver udtræk til medlemsbogen. Det er det eneste vi i RD beder dig om at gøre! Asbjørn Isaksen 11
Årshjulet for sekretæren Asbjørn Isaksen 17
Årets gang træningsåret 2014-15 Marts: Instruktionsmødet (det er lige nu) April:Forhåndsbestilling af medlemsbogen (bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni) Maj: Medlemsdata ajourføres før udtræk til medlemsbogen (deadline 15. maj) Juni: Få overdraget fra forgænger Asbjørn Isaksen 18
Årets gang i dit regeringsår 2015-16 1. Juli: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for første halvår 2015-16 både i Rotary Danmark og Rotary International. Du er ansvarlig for at antallet passer Ca. 15. juli modtager Præsident og Kasserer en faktura på kontingent til RD, distriktet mv. udfaktureret på basis af medlemsantallet pr. 1. juli på rotary.dk (No Mercy) Ca. 15. juli modtager Præsident, Sekretær og Kasserer en faktura på kontingent til RI, på basis af medlemsantallet pr. 1. juli på rotary.dk (No Mercy) Asbjørn Isaksen 19
Årets gang i dit regeringsår 2015-16 Aug: Send sidste års regnskab og beretninger mv. til klubbens arkivar og til byhistorisk arkiv. (Rotary Danmarks Landsarkiv er nedlagt 1. juli 2014) Sep: Deltage i Distriktskonferencen 1. januar: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for første halvår 2015-16 både i Rotary Danmark og Rotary International. Du er ansvarlig for at antallet passer Jan: Indberette bestyrelsen på rotary.dk (deadline 1. februar) April: Forhåndsbestilling af medlemsbogen (bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni) Maj: Medlemsdata ajourføres før udtræk til medlemsbogen (deadline 15. maj) Juni: Sørg for at overdrage til efterfølgeren på en god måde. Asbjørn Isaksen 20
Rotary Danmarks Portal Asbjørn Isaksen 21
Rotary Danmarks Portal www.rotary.dk Nyhedsdelen Den åbne del Typo3 Skiftet i 2010 Medlemsdelen Den lukkede del Efter password Gammelt system Krak systemet Asbjørn Isaksen 22
Rotary Danmarks Portal www.rotary.dk Frontend = Nyhedsdelen Asbjørn Isaksen 23
Sådan ser den ud - men Rotary Danmarks hjemmeside som du kender den i dag, synger på sidste vers! Medlemsdelen er fra år 2000 og kan ikke længere opdateres. Vi forventer at lancerer et helt nyt system inden udgangen af 2015. Asbjørn Isaksen 24
Download Asbjørn Isaksen 25
Download - Her står de løbende informationer vi laver til jer Emner: 1. Kontingent 2. Rotary Norden 3. Dollarkursen RI 4. Medlemsstatistik 5. Foundation blanketter 6. PHF 7. Sekretærens opgaver 8. PowerPoint temaskabelon Asbjørn Isaksen 26
Downloads Asbjørn Isaksen 27
PHF skema PHF skemaet består af 5 sider: 1. Reconitionn/Contribution Form 2. Kontaktpersoner i Zürich 3. Eksempelvis udfyldelse af PHF skema 4. PHF ansøgningsformular 5. Bestilling af PHFmedallion Asbjørn Isaksen 28
PHF skema Asbjørn Isaksen 29
PHF skema Asbjørn Isaksen 30
PHF skema Asbjørn Isaksen 31
PHF skema Asbjørn Isaksen 32
PHF skema Asbjørn Isaksen 33
Download - Her står de løbende informationer vi laver til jer Emner: 1. Kontingent 2. Rotary Norden 3. Dollarkursen RI 4. Medlemsstatistik 5. Foundation blanketter 6. PHF 7. Sekretærens opgaver 8. PowerPoint temaskabelon Asbjørn Isaksen 34
Download - Her står de løbende informationer vi laver til jer Emner: 1. PowerPoint template 2. Roll-Ups 3. De gule sider 4. Retningslinjer for tryksager Asbjørn Isaksen 35
Download - Her står de løbende informationer vi laver til jer Emner: 1. Vær en levende klub 2. Rotary Grants 3. Manualer 4. Rotary medlemskort Asbjørn Isaksen 36
Download - Det nye medlemskort Kan downloades og udskrives Er gratis at bruge Asbjørn Isaksen 37
Shop Asbjørn Isaksen 38
Shop Medlemsbøger 40,- kr. pr. stk. + fragt Medlemsbeviser 50,- kr. for 10 stk. + fragt Netværk, Nuancering og ny vide 50,- kr. for 25 stk. + fragt Hvad er Rotary 75 kr. for 100 stk. + fragt Rotary`s fokusområder 150,- kr. for 10 stk. + fragt Vær en levende klub 65 kr. for 10 stk. + fragt Asbjørn Isaksen 39
Søgefunktionen Skriv det du leder efter her Asbjørn Isaksen 40
Søgefunktionen Viser de danske resultater Viser de Internationale resultater Det er altså langt det nemmeste at søge på Rotary.org via den danske side Asbjørn Isaksen 41
Rotary Danmarks Portal www.rotary.dk Backend = Medlemsdelen = lukket del Asbjørn Isaksen 42
Asbjørn Isaksen 43
Fanebladene på de enkelte møder er dynamiske Asbjørn Isaksen 44
Logget ind som alm. medlem Asbjørn Isaksen 45
Opret møde Asbjørn Isaksen 46
Asbjørn Isaksen 47
Default lukketid for mødet Asbjørn Isaksen 48
Opret møde Det er altså ikke nødvendigt at udfylde dette felt ved oprettelsen af mødet Asbjørn Isaksen 49
Opret møde Det er KUN disse felter der normalt skal udfyldes! Udfyldes ikke Udfyldes ikke Asbjørn Isaksen 50
Udfyldes ikke Asbjørn Isaksen 51
Udfyldes ikke Asbjørn Isaksen 52
Adm. har denne funktion Asbjørn Isaksen 53
Hvis det er et almindeligt medlem Asbjørn Isaksen 54
Framelding/tilmelding til møder Og så kan den huske dit brugernavn og password Husk også www.rotary.dk/m Tilmeldt mødet Ubesvaret Frameldt mødet Overfør mødet til Outlook Asbjørn Isaksen 55
Hent medlemsdata Får du medlemsdataene op som her i notesblok, gemmer du siden på dit skrivebord som en tekstfil. Herefter åbner du dit regneark og henter tekstfilen ind så ser den ud som de næste slides. Asbjørn Isaksen 56
Asbjørn Isaksen 57
Asbjørn Isaksen 58
Asbjørn Isaksen 59
Hjælpefunktioner Asbjørn Isaksen 60
Send e-mail til alle i klubben Asbjørn Isaksen 61
Send e-mail til alle i klubben Asbjørn Isaksen 62
Opret nyt medlem Asbjørn Isaksen 63
Opret nyt medlem (tvangsfelter) Asbjørn Isaksen 64
Rediger medlem Billederne SKAL være denne størrelse og i max. 96 dpi opløsning Asbjørn Isaksen 65
Rediger medlem Det er kun mig der kan skifte Honorært medlem Pas på! Sletter alle data undtagen navn og Rotary historik Asbjørn Isaksen 66
Rediger medlem Asbjørn Isaksen 67
Mine favoritter Asbjørn Isaksen 68
Mine favoritter Asbjørn Isaksen 69
Mine favoritter Asbjørn Isaksen 70
Mine favoritter Asbjørn Isaksen 71
Rediger medlem Asbjørn Isaksen 72
Rediger medlem (Erhvervs CV) Asbjørn Isaksen 73
Rediger medlem (Erhvervs CV) Asbjørn Isaksen 74
Rediger medlem (Erhvervs CV) Asbjørn Isaksen 75
Rediger medlem (Klubskifte/genindmeld) Asbjørn Isaksen 76
Udmeld/genindmeld/Klubskifte Asbjørn Isaksen 77
Spørgsmål til den danske portal? Asbjørn Isaksen 78
www.rotary.org Asbjørn Isaksen 79
Hvad skal du på www.rotary.org? Den automatiske dataudveksling overfører Alle medlemsdata Alle klubdata Alle klubbestyrelsesdata DEM MÅ VI IKKE RØRE PÅ ROTARY.ORG! Hvad vi kan/skal gøre på Rotary.org Opdatering af Klubmål Anvende Brand Centret Hente faktura - hvis den er blevet væk Se hvad der står i banken til køb af PHF Diskussions fora mv. Asbjørn Isaksen 80
Hands on på www.rotary.org Asbjørn Isaksen 81
Hands on på www.rotary.org Søgefunktion, men brug den danske Asbjørn Isaksen 82
Hands on på www.rotary.org Søg klubber i hele verden Asbjørn Isaksen 83
Hands on på www.rotary.org Oberstdorf Asbjørn Isaksen 84
Hands on på www.rotary.org Login til medlemsdelen på den internationale side ved at trykke på My Rotary Asbjørn Isaksen 85
Asbjørn Isaksen 86
Member Access ny adgang Første gang man logger ind Asbjørn Isaksen 87
Member Access Create Account Asbjørn Isaksen 88
Member Access Create Account Og HUSK: E-mail adressen SKAL være unik, og må altså ikke anvendes af andre der er på RI sitet, og e-mailen skal være oprettet på brugerens profil. Asbjørn Isaksen 89
Member Access Create Account Asbjørn Isaksen 90
Member Access glemt e-mail Asbjørn Isaksen 91
Member Access glemt e-mail Asbjørn Isaksen 92
Member Access glemt password Asbjørn Isaksen 93
Member Access glemt password Asbjørn Isaksen 94
Member Access Reset password Udfyld e-mail og tryk på Continue Og du modtager en mail med det nye password, som du så senere kan skifte Asbjørn Isaksen 95
Member Access glemt password hvis du vil beholde det gamle Tryk på Forgot email Asbjørn Isaksen 96
Member Access glemt password hvis du vil beholde det gamle Tryk på contact us by email or phone Asbjørn Isaksen 97
Member Access glemt password hvis du vil beholde det gamle Udfyld kontakt formularen og tryk på Submit Der er meget hurtigere at lave en reset af password Du modtager så senere dit password retur pr. e-mail Asbjørn Isaksen 98
Vejledning til login, nyt password, glemt mail mv. Denne vejledning findes på www.rotary.dk under Downloads og Sekretærens værktøjskasse Asbjørn Isaksen 99
My Rotary Asbjørn Isaksen 100
Club mål Asbjørn Isaksen 101
Logget ind som klubadministrator Asbjørn Isaksen 102
Logget ind som klubadministrator Asbjørn Isaksen 103
Logget ind som klubadministrator Asbjørn Isaksen 104
Logget ind som klubadministrator Asbjørn Isaksen 105
Klubdata Må aldrig være den samme som et medlems Asbjørn Isaksen 106
Klubdata Flueben så får man IKKE fakturaen pr. post men kun som mail Asbjørn Isaksen 107
Klubdata Asbjørn Isaksen 108
Klubdata Betyder at man er tilmeldt Dataudvekslingen Asbjørn Isaksen 109
Under Klub administration Club Invoice Asbjørn Isaksen 110
Under Klub administration Club Invoice Asbjørn Isaksen 111
Under Klub administration Club Invoice Udstedt til sekretæren Fakturaen skal bare betales som en ganske almindelig bankoverførsel til en dansk bank. Nordea Bank Reg.nr.: 2040 Konto 5367215307 HUSK: skriv klubnummer og klubnavn samt fakturanummer som eks.: 10098 Sæby RC Inv 8443 Asbjørn Isaksen 112
Club Reconition Summary Asbjørn Isaksen 113
Club Reconition Summary Asbjørn Isaksen 114
Club Reconition Summary Dette beløb kan der købes PHF`er for Asbjørn Isaksen 115
Club Central View Club Goals Asbjørn Isaksen 116
Club Central Asbjørn Isaksen 117
Club Central Asbjørn Isaksen 118
Brand Center Asbjørn Isaksen 119
Brand Center Asbjørn Isaksen 120
Brand Center Asbjørn Isaksen 121
Brand Center Asbjørn Isaksen 122
Konklusion på RI webben Sørg for at få adgang til My Rotary Når du har adgang Kan du slå eks. Club Recognition Summary op, og vedligeholde klubmål på Club Central. Det var rundturen på www.rotary.org den lukkede del Asbjørn Isaksen 123
Spørgsmål til rotary.org? Asbjørn Isaksen 124
Hands on så er det jeres tur til selv at prøve det! Asbjørn Isaksen 125
Opgaver til Hands-on Rotary Danmark Medlemmer Opret et nyt medlem Udmeld et medlem Genindmeld et medlem Overflyt et medlem Møde Opret et møde Rediger møde Gøre mødet færdigt og sætte det til referat Asbjørn Isaksen 126
Opgaver til Hands-on Rotary International Hvordan kommer man ind Hente den sidste faktura Hente indestående i banken til køb af PHF`er Finde Club Central Finde Brand Center Finde Medlemsdata Finde Klubdata/bestyrelser Asbjørn Isaksen 127
Tak for opmærksomheden God arbejdslyst som sekretær for klubben! Asbjørn Isaksen 128