REFERAT FRA GRUPPERÅDSMØDE Tilstede: Annegrete, Benny, Michael, Hans Henrik, Henriette, Kaj, Kathrin, Lene, Nikolaj & René 1) Godkendelse af referat fra sidste møde v/ Benny Henriette kan ikke være fanevagt, som det blev skrevet i referatet. a) Opgaver fra sidste møde: 1) Udskiftning af nøgler René aftaler, nøglerne nummereres og skrives op når de udleveres Lene opbevarer ekstranøgler. Steffen arbejder videre med René. Lene har fundet en del nøgler til yderdørene. Desuden har hun en del nøgler, som ingen ved, hvad er til. Derudover er vi ikke nået længere med udskiftning af nøgler. Det bliver slået fast, at vi skal have skiftet cylinderen i hoveddøren på den grå hytte og at alle nøgler skal ændres for at have styr på, hvem der har nøgle til hytterne. 2) Etablering af Instruktørkorps Susanne sørger for at aftale med instruktørerne, hvornår de vil deltage til aktiviteterne. - Hvilke instruktører har vi brug for og til hvad? - Hvem skal vi spørge om at blive instruktører? Det bliver foreslået, at vi snakker med gruppens forældre og hører dem, om de kunne tænke sig at indgå i instruktørkorpset med de kompetencer de kan tilbyde. Annegrete og Hans Henrik kommer med et oplæg på næste grupperådsmøde. 3) Etablering af Stabsklan til at styrke det sociale fællesskab: Hans Henrik og Annegrete er ansvarlige for første møde, som bliver Madbattle. - Hvor og hvornår? Det blev aftalt på mødet, at vi holder madbattle d. 22. august kl. 18:00 hos Kathrin. Alle inviterede er medlemmer af stabsklanen, som er grupperådets medlemmer. 4) Branddør til depotrum Ansvarlig: René. En ny branddør koster ca. 3.000 kr. René skulle prøve at finde en brugt dør. Der er endnu ikke blevet fundet en dør. Henriette vil hjælpe René med at skaffe en dør. René skriver en mail med info til Henriette. René har fået fat i en branddør, som er på vej. 1 AF 7
5) Rykke for ubetalte regninger og kontingent Der skal rykkes for ikke betalte 55 Nord regninger samt kontingent. Lene rykker for manglende betalinger. Der er nu kun én ubetalt regning fra 55 NORD. Ligeledes mangler kun én at betale for 2010. Nikolaj rykker ham for kontingentet. Dog mangler fem at betale kontingent for 1. halvår i 2011. Nogle har dog ikke modtaget girokortene. Enhedslederne følger op. 6) Varmepumpe i rød hytte René skulle kontakte forsikringen. Det ser ikke ud til, at pumpen er forsikret. Lene prøver dog at finde policen for at tjekke efter. René har undersøgt med forsikringen og de siger, at varmepumpen ikke er dækket. Derfor skal vi selv have lavet den, Susanne foreslår, at vi køber en kasse og sætter ud over den, så den ikke er så tilgængelig. Vi kigger på det på arbejdsdagen. 7) Varmepumpe i grå hytte Steffen og René skulle undersøge mulighederne for at få opsat en pumpe. Vi mener, at der måske kan være en udfordring mht. luftfordelingen. Hans Henrik sender nogle kontaktoplysninger på Ventek air, som har lavet ventilation på Spejdercenter CPH. René har snakket med Ventek air, og de foreslår, at vi finder et lokalt firma, da de ellers vil blive for dyre i transport. René tager kontakt til Kalundborg Køleservice igen. 8) Køleskab i rød hytte Vi har aldrig fået erstattet køleskabet i den røde hytte. Susanne køber et nyt køleskab. Der er blevet købt et nyt køleskab, som bare skal sættes op. René får en kopi af fakturaen til forsikringen. Det vedtages, at det gamle køleskab sælges til Bennys missionshus for 400 kr. 9) Buskrydderen er blevet stjålet fra skuret Skuret er brækket op og buskrydderen er væk. René følger op med forsikringen Forsikringen dækker ikke indbrud i vores skur. Derfor skal vi selv købe en ny buskrydder. Det vedtages, at vi køber Henriettes buskrydder for 700 kr. Kaj vil forhøre sig omkring, hvad en lille container vil koste os i stedet for skuret. Det vedtages, at buskrydderen kan stå hos Kathrin indtil vi får et sikkert sted til den. 2 AF 7
10) Gavekort til juniorkonfirmander og dåb i Raklev Kirke Hans Henrik skulle snakke med Anne (præst) om muligheden for dette Menighedsrådet har behandlet vores ansøgning om gavekort og har givet afslag. De vil dog godt udvide vores samarbejde mht. deltagelse i arrangementer. René foreslår, at vi deltager på 3F-gudstjenesten d. 26. maj kl. 17. Efter gudstjenesten (som vil foregå udendørs, hvis vejret tillader det) vil vi få mulighed for at deltage i forskellige spejderaktiviteter og lave mad over bål. Vi står for bålet og Annegrete vil finde på nogle aktiviteter. Følgende deltager til gudstjenesten: Hans Henrik, Benny, Susanne, Simone, Michael?, Annegrete?, Mikkel? og René? 11) Gruppeudflugt Susanne skulle arbejde videre med idéen - Dato? Susanne vil gerne have nogle flere med til at planlægge for at få en federe tur ud af det. Følgende har meldt sig til at være med: Henriette, Kathrin, Annegrete og Susanne. Det besluttes, at gruppeudflugten skal finde sted d. 17. september 2011. 2) Tilføjelser til og godkendelse af dagsorden v/ Benny Godkendt 3) Orientering fra enhederne a) FamilieSpejd v/ Susanne Der er rimeligt mange FamilieSpejdere ca. 15 plus forældre, hvis alle kommer. Støjniveauet er derfor også højt og dette gør, at FamilieSpejd tit er ude. b) Troppen v/ Susanne Annegrete fortæller om et møde hun holdt med troppen, hvor de snakkede om, hvad spejderarbejdet egentligt er. Her blev spejderne meget villige til at ville gøre en forskel og tog derfor et møde, hvor de ryddede op på grunden. De flytter nu fast rafter på plads inden hver tropsaktivitet. Til mødet kom de med nogle forslag til forbedring af grunden: - Troppen ønsker sig en andagtsplads i skoven, hvor den gamle shelter er - Troppen ønsker sig en bedre flagplads med mindre bevoksning Troppen har været på mange kurser på det seneste. Det har inspireret dem meget og gør også, at de gerne vil på flere kurser. Michael skal på U i weekenden. 3 AF 7
c) Klan Bumle v/ Nikolaj Klanen er i gang med en masse praktiske projekter i og omkring den røde hytte. De har f.eks. lige lagt gulvtæppe og er nu også færdige med bålstedet på terrassen. Nikolaj takker grupperådet for det tilskud, som klanen modtog til deres klantur. De havde en rigtig god tur til Italien. Lene husker dem på, at de skal aflevere boner. Nikolaj giver beskeden videre. d) Opstart af Bæver- eller Ulve-enhed v/susanne Da der er for mange børn hos FamilieSpejd, som egentligt har bæver/ulve-alder, så vil det være optimalt for gruppen at starte en af disse enheder op. Det bliver besluttet, at vi vil starte en ulveenhed op efter sommerferien. Enheden har møde samtidigt med FamilieSpejd. e) Lederstatus efter sommerferien v/hans Henrik Udsprunget af punkt 3d) blev ledersituationen vendt. Der blev nedsat følgende lederteams i de forskellige enheder: FamilieSpejd: - Susanne (hovedansvarlig) - Benny - Kaj Ulveflok: - Kathrin (hovedansvarlig) - Henriette - Kaj - Michael (såfremt han ikke skal på efterskole) Spejdertrop: - Susanne (hovedansvarlig) - Annegrete - Michael (såfremt han ikke skal på efterskole) Derudover vil klanen og Hans Henrik være til rådighed som assistenter på møderne. Det aftales, at de nye lederteams vil planlægge program på arbejdsweekenden. 4) Orientering fra gruppeledelsen v/ René, Hans Henrik og Benny a) LUS v/hans Henrik Hans Henrik vil lave en tidsplan for hvornår, hvem skal til samtale i løbet af weekenden. Hans Henrik og René vil være tilstede ved alle samtaler. 4 AF 7
b) Skoven v/rené Der står nu så slemt til med skoven, så vi skal have professionelle til at rydde op i den. Susanne og Benny vil prøve at snakke med Vej og Park fra kommunen om oprydning af skoven, da det jo er kommunens grund. c) Rygepolitik v/ Benny Benny har konstateret, at der bliver røget i den røde hytte og pointerer, at vores rygepolitik klart siger, at der ikke må ryges indendørs. 5) Evaluering af forgange arrangementer v/ Benny a) 2/4/2011: Spildopindsamling: Benny, Carsten og Kaj Benny siger, at indsamlingen gik godt. Det var godt, at der var en FamilieSpejd-forælder med, således at det ikke var de samme som altid, der kører. b) 23/4/2011: Spejderdagen 2011: Hans Henrik Det udsendte materiale blev brugt. Spejderne fik en snak om, hvad Spejdernes Lejr 2012 er for noget. Susanne siger, at konceptet for Spejderdagen var let forståeligt og tilgængeligt. c) 7/5/2011: Spildopindsamling: Nikolaj Det gik godt. De var tre til at køre, hvoraf den ene var Nikolajs kusine. Hun ville gerne køre igen, hvis hun får tilbuddet. d) 10/5/2011: Tropsnetværksmøde: Benny Troppen var til førstehjælpsløb på Vesterlyng. Michael siger, at næste gang bør man genoverveje, om de store og små spejdere skal blandes. Det fungerede ikke i hans hold. Han foreslår, at man enhedsopdeler. Ellers var det en god dag. Næste tropsnetværksmøde er d. 5. september i Holbæk. e) 12/5/2011: OdsMøde: Hans Henrik Det var et godt og konstruktivt møde. Der kom mange fra gruppen denne gang, hvilket var meget positivt. Hans Henrik spørger Nikolaj om Klanen har mulighed for at tage nogle poster på distriktsturneringen. Han vil spørge de andre. 5 AF 7
6) Beslutning: Nedsættelse af ansvarlige til kommende arrangementer v/ Benny a) 20/5/2011 11.00 + 2/6 Mikkel og Sebastian skal konfirmeres. 1) Sebastian vil ikke have en fanevagt. Derfor møder vi ikke op til hans konfirmation. 2) Mikkel vil have fanevagt. Annegrete og Susanne er fanevagter. b) 1-2/6/2011: Distriktsturnering; FamilieSpejd og Flagermusene. Hans Henrik er med som leder. Kathrin vil høre Martin mht. kørsel. Annegrete er muligvis backup. c) 18/6/2011: Spildopindsamling; Troppen, Benny og Henriette d) 14/6/2011 kl. 17-20: Sommerafslutning; Hans Henrik laver en invitation. Troppen står for aktiviteter. Susanne og Benny køber drikkevarer. Susanne laver et fotoløb. René, Hans Henrik, Benny, Susanne, Kaj og Lene kommer kl. 16 og gør klar. e) 25-26/6/2011: Arbejdsdage; det aftales, at vi starter kl. 10 begge dage og slutter efter aftensmad. Hans Henrik laver en invitation. Lene er ansvarlig for maden. 1) Ting, som skal forbedres/vedligeholdes: - Rafteborg - Flagplads - P-plads (Nikolaj samler op på det) - Flytte jord/grus - Male indendørs - Male udendørs - Gavl og handicapindgang på grå hytte f) 25-26/6/2011: LUS: René og Hans Henrik g) 16/08/2011: Sommeropstart; Vi vil gå i tænkeboks og beslutte noget på arbejdsdagene. h) 26-27/8/2011: Hytten udlånt til en skoleklasse i) 26-27/8/2011: 50 km hike: Susanne vil (efter idé fra en megaaktivitet på SEE 20:10) gerne lave en hike, som er bygget op som et løb. Hiken vil gå rundt på Røsnæs. Susanne har inviteret distriktet. Hans Henrik, Susanne, Benny, Annegrete?, Henriette?, Klanen?, og Martin? Kan hjælpe med at stå på poster. Susanne arbejder videre med hiken. j) 3/9/2011: Spildopindsamling; Klanen k) 17/9/2011: Gruppeudflugt: Susanne, Henriette, Kathrin og Annegrete l) Sommerlejre hvornår og hvem? Taïze: Michael, Mikkel, Simone, Hannah tager af sted d. 30/7-8/8. Silkeborg: Hans Henrik tager af sted d. 9-16/7. Opholdet er betalt. Der kommer en transport-regning oveni. m) 23/8/2011: Grupperådsmøde: Benny 6 AF 7
7) Debat/beslutning/orientering: a) Orientering: Kalender på hjemmesiden v/ Hans Henrik 1) Gennemgang af, hvordan og hvorfor alt skal skrives i kalenderen Det er vigtigt, at vi skriver ALT i kalenderen, da vi skal regne sammen, hvor mange timer vi bruger vores lokaler. Det bruges kalenderen til. Hvis et arrangement derfor ikke står i kalenderen, så får vi mindre lokaletilskud. Hans Henrik laver en vejledning til, hvordan man skriver i kalenderen. b) Orientering: Facebook v/hans Henrik 1) Gennemgang af de nye funktioner for administratorer Man kan nu skrive, kommentere og synes godt om som sig selv og ikke kun som siden. Hans Henrik har lavet de nødvendige indstillinger med alle administratorer. Følgende er nu administrator på vores side: Hans Henrik, René, Susanne, Benny, Kathrin, Annegrete, Henriette, Steffen og Michael. Steffen og Michael mangler at lave indstillingen. De får en guide af Hans Henrik. 8) Økonomi v/lene a) Fundraising Der skal snart indsendes nogle ansøgninger til fonde. Susanne, Benny, René, Steffen og Kathrin vil finde en dato, hvor de kan skrive ansøgninger. Hans Henrik vil gerne læse ansøgningerne igennem inden de sendes. Gruppen huskes på at skrive ansøgningerne på vores brevpapir (findes på lederforummet). b) Nye sværd Susanne spørger, om vi skal købe nye sværd. De gamle blev ødelagt på SEE 20:10. Hun får tilladelse til at købe fem nye i BR til 50 kr. stk. c) Status på økonomi Vi har været gode til at bruge penge i år. Bl.a. har vi en stor elregning, men bruger til gengæld mindre vand end forventet. Desuden er diverse sommerlejre ikke medregnet i budgettet, og de koster derfor også gruppen en del penge. Da vi bruger så mange penge på driften, så skal vi være opmærksomme på, hvad vi eller bruger penge på og spare lidt der, hvor det er muligt. Til gengæld har vi allerede fået nogle af vores tilskud fra kommunen. Det bliver besluttet, at vi vil købe et nyt toilet (vandbesparende) og i samme omgang dreje toilettet, så man får mere benplads. Susanne snakker med Eskebjerg VVS. 9) Eventuelt a) Skrald Benny og René snakker med børnehaven om en skraldeordning b) Nye rafter Susanne har købt 75 rafter i forskellige længder samt 10 store rafter til raftestativ og måske indgangsportal. 7 AF 7