December 2010
Side 2
Indholdsfortegnelse 1. Formålsbeskrivelse... 5 2. Indledning... 5 3. Deltagerinformation... 7 4. Vil du have overblik?... 9 4.1 Er dine data klar til at blive analyseret?... 14 4.2 Definition af pivottabellen... 14 4.3 Når der sker ændringer... 18 4.4 Opgaver: De første tabeller... 19 5. Hvordan står det til i Midtjylland?... 22 5.1 Rapportfilter... 23 5.2 Række/kolonnefilter... 23 5.3 Sortere data... 27 5.4 Gruppefelter... 27 5.5 Pivoter tabellen... 28 5.6 Talformater... 28 5.7 Opgaver: Hvordan står det til i Midtjylland?... 29 6. Når summen ikke slår til... 33 6.1 Flere felter på én gang... 34 6.2 Brugerdefinerede beregninger... 34 6.3 Videre med brugerdefinerede beregninger... 35 6.4 Opgaver Når summen ikke slår til... 37 7. Præsentér dine data... 42 7.1 Formatér din tabel... 42 7.2 Typografier... 43 7.3 Søjler, lagkager og kurver... 44 7.4 Båndet... 46 7.5 Opgaver Præsentér dine data... 47 8. Brug af eksterne data... 50 8.1 Opgaver Brug af eksterne data... 51 9. Og så er det din tur afsluttende opgaver... 54 9.1 Kursusadministrationen... 55 9.2 Fragt... 56 Side 3
9.3 Spørgeskema... 57 10. Vejledende løsninger... 58 11. Indeks... 63 Side 4
1. Formålsbeskrivelse Deltageren kan analysere store datamængder ved hjælp af pivottabeller f.eks. statistikker, interaktive rapporter, analyse af data fra økonomiprogram. Deltageren kan præsentere de analyserede data ved hjælp af diagrammer. 2. Indledning Dette materiale fører dig igennem oprettelse af pivottabeller. Gennem de første afsnit vil du blive præsenteret for forskellige muligheder og i kapitel 9 får du mulighed for at arbejde på egen hånd. Har du selv medbragt data, vil det være en god idé at tage dem frem, når du kommer dertil. God fornøjelse med arbejdet. Side 5
Side 6
3. Deltagerinformation Dette kapitel forklarer om materialets opbygning og anvendelse. Det grundlæggende princip for materialet er: Du lærer, når du er aktiv. Derfor tager materialet udgangspunkt i arbejdsopgaver og løsningen af dem. Materialet er sammensat i denne rækkefølge: En beskrivende del 1. Du præsenteres for et problem/emne, du skal sætte dig ind i 2. Problemet/emnet deles op i mindre dele, og du lærer fagudtrykkene 3. Der vil eventuelt være en beskrivelse af rækkefølgen/fremgangsmåden til at løse problemet/emnet (overordnet opskrift) 4. Oplæg til opgaver Bagest er der et stikordsregister, hvor du kan slå fagudtryk og mere dagligdags udtryk op. En oversigt over tastaturet kan du få ved at henvende dig til underviseren. En opgavedel Normalt vil der være en bestemt opgave, du skal løse plus nogle valgfrie opgaver. Du skal vælge de opgaver, der er mest nærværende for dig. Det er ikke meningen, at du skal løse alle opgaver. På hver opgave kan du se, hvilket problemfelt opgaven tilhører: Opgave Indskrivning af tekst, tal og formler Slet evt. fejlindtastet tekst, fortryd evt. fejl, gem Huskesedler Til støtte ved løsning af opgaverne kan du bruge huskesedlerne, som er placeret særskilt. For de fleste vil det være en god idé at tage huskesedlerne ud af mappen, så det er muligt at se opgave og huskesedler samtidigt. Hvis du sidder fast, skal du kalde på din underviser og få forklaret problemet, så du kan komme videre i din opgaveløsning. Fordelene ved at arbejde på den måde er, at du: vælger at løse opgaver, der ligger tæt op ad dine daglige opgaver - dermed får du lært det rigtige for dig lærer programmets fagudtryk, så du kan anvende den elektroniske Hjælp-funktion lærer selv at dele en opgave op i mindre dele Side 7
er meget aktiv og dermed bevidst om, hvad der skal til for at løse et problem I den beskrivende del vil der være henvisninger til relevante huskesedler - på følgende måde. Udskriv Huskesedlerne er opbygget efter følgende retningslinjer: Betegnelsen Vælg betyder, at du skal bruge båndet (nogle gange vil resultatet blive det samme ved et højreklik med musen). Navne på faner, knapper, dialogbokse m.v. er angivet med kursiv skrift, f.eks. Vælg fanen Filer, Udskrivning. Når du skal trykke på to taster samtidig, er det f.eks. angivet sådan: Tryk på Ctrl + S. Det betyder, at du trykker Ctrl-tasten ned, samtidig med at du trykker på S-tasten. Derefter slipper du igen begge taster. Ofte vil der på huskesedlerne være angivet flere måder at udføre funktionen på, men ikke alle måder. Hvis du vil bruge genvejstaster, kan du se metoden på oversigten over genvejstaster. Hvis metoden ved hjælp af båndet er beskrevet, kan du trykke på Alt-tasten og derefter trykke det understregede bogstav, der kommer frem ved fanen eller den knap der skal bruges. På den måde kan du se/gætte en masse tastaturgenveje. Hvis der i opgaverne er vist billeder, skrifttyper m.v., som du ikke har installeret på din pc, så vælger du blot en af de muligheder, som du har til rådighed. Brug den indbyggede hjælpefunktion flittigt, hvis der er ting, du er i tvivl om. Side 8
4. Vil du have overblik? Du kender det nok: Du sidder og ser på et regneark fyldt med data. Række efter række og kolonne efter kolonne. Du har masser af ting, du kan bruge dine tal til, men hvordan får du lige svar på de spørgsmål, som trænger sig på? Svaret kan være: Du laver en pivottabel! Pivottabeller er et interaktivt analyseværktøj, som du kan bruge til hurtigt at opsummere store mængder af data ved hjælp af beregnings-, filtrerings- og formatmetoder, som du selv bestemmer. På den måde kan du få overblik over dine data og få svar på dine spørgsmål. Det kaldes en pivottabel, fordi række- og kolonneoverskrifter kan roteres rundt om midtpunktet kernedataområdet - så dine grunddata (dine kildedata) vises på forskellige måder. Forestil dig et Excel-regneark, bestående af hundredvis af datarækker, f.eks. en tabel med salgstal opregnet i række efter række og kolonne efter kolonne. Med en pivot-tabel kan du vende og dreje dine data, så du kan få svar på de spørgsmål, du har til dine data. Desuden kan du, ud fra den samme model, analysere dine data på forskellig måde og efter forskellige kriterier. EKSEMPEL Du sidder med et regneark, som indeholder data om hvor meget dine sælgere har solgt i to regioner, hvor meget de har solgt af forskellige produkter på enkeltdage. Det er umiddelbart mange data at håndtere, så hvordan får du et overblik? Hvor meget har Lærke solgt hvor, og hvordan ser det ud i en enkelt måned, et enkelt kvartal? Hvem sælger hvilke varer og hvor? Dine data er bygget op over denne læst: Område Sælger Ordrebeløb Varegruppe Ordredato Ordre-id Midtjylland Brodersen kr 440,00 A 16-07-2009 10248 Midtjylland Sørensen kr 1.863,40 A 10-07-2009 10249 Syddanmark Pallesen kr 1.552,60 C 12-07-2009 10250 Syddanmark Lærke kr 654,06 D 15-07-2009 10251 Syddanmark Pallesen kr 3.597,90 D 11-07-2009 10252 Midtjylland Lærke kr 1.444,80 C 16-07-2009 10253 Midtjylland Brodersen kr 556,62 B 23-07-2009 10254 Midtjylland Dam kr 2.490,50 B 15-07-2009 10255 Syddanmark Lærke kr 517,80 A 17-07-2009 10256 Syddanmark Pallesen kr 1.119,90 A 22-07-2009 10257 Syddanmark Due kr 1.614,88 C 23-07-2009 10258 Syddanmark Pallesen kr 100,80 D 25-07-2009 10259 Syddanmark Pallesen kr 1.504,65 D 29-07-2009 10260 Syddanmark Pallesen kr 448,00 C 30-07-2009 10261 Syddanmark Laudrup kr 584,00 B 25-07-2009 10262 Syddanmark Dam kr 1.873,80 B 31-07-2009 10263 Midtjylland Sørensen kr 695,62 A 23-08-2009 10264 Syddanmark Friis kr 1.176,00 A 12-08-2009 10265 Syddanmark Lærke kr 346,56 C 31-07-2009 10266 Syddanmark Pallesen kr 3.536,60 D 06-08-2009 10267 Side 9
Rækkerne kan fortsætte næsten i det uendelige. For at få overblikket og svar på dine spørgsmål kan en pivottabel være en god idé. Med pivottabellen kan du vende og dreje dine data. Her er oplysningerne brugt til at fremstille en oversigt, der viser hvor meget hver sælger har solgt af de forskellige varegrupper: Sum af Ordrebeløb Kolonnenavne Rækkenavne A B C D Hovedtotal Brodersen 14088,7 22043,33 17608,12 15052,1 68792,25 Dam 34170,12 19178,23 12529,7 9169,99 75048,04 Due 49224,93 33280,76 66887,98 33106,42 182500,09 Friis 57018,32 28660,13 25842,48 50982,85 162503,78 King 43050,86 19836,74 23095,87 30979,52 116962,99 Laudrup 27375,14 27131,1 34310,52 34215,91 123032,67 Lærke 45949,3 46058,24 44573,15 64615,58 201196,27 Pallesen 71147,48 60539,62 52698,81 41377,77 225763,68 Sørensen 12055,74 22680,09 18204,25 19587,55 72527,63 Hovedtotal 354080,59 279408,24 295750,88 299087,69 1228327,4 Feltet Sælger er trukket ud som rækkenavn og totaler for de enkelte varegrupper er summeret i opstillingen. Du har også mulighed for at opstille kriterier. Hvis du ønsker at kunne se tallene for hver region, kan du bruge feltet Område som rapportfilter: Område Midtjylland Sum af Ordrebeløb Kolonnenavne Rækkenavne A B C D Hovedtotal Brodersen 14088,7 22043,33 17608,12 15052,1 68792,25 Dam 34170,12 17304,43 12380,7 9169,99 73025,24 Friis 475,11 471,2 1591,25 2537,56 King 43050,86 12544,08 23095,87 17995,54 96686,35 Laudrup 899 2222,2 420 3541,2 Lærke 5294,08 2010,3 7304,38 Pallesen 245 2761 1234,05 4240,05 Sørensen 12055,74 22680,09 15154,31 18610,03 68500,17 Hovedtotal 109379,61 78703,13 72471,5 64072,96 324627,2 På samme måde kan du opsætte kriterier for, hvilke sælgere du vil se, hvilke varegrupper m.v. Side 10
Side 11
EKSEMPEL Område Midtjylland Sum af Ordrebeløb Kolonnenavne Rækkenavne A D Hovedtotal Dam 34.170,12 9.169,99 43.340,11 King 43.050,86 17.995,54 61.046,40 Pallesen 245,00 1.234,05 1.479,05 Hovedtotal 77.465,98 28.399,58 105.865,56 Her er der også filtreret på sælger og varegruppe. Tabellen viser nu total for 3 sælgere og 2 varegrupper. Desuden er der ændret på talformatet, så alle tal vises med 2 decimaler og tusindtalsseparator. Samtidig med din tabel kan du få oprettet et diagram, som viser netop de værdier, du har valgt at vise: EKSEMPEL 50000 45000 40000 35000 30000 25000 20000 A D 15000 10000 5000 0 Dam King Pallesen Du kan se mere om diagrammer i kapitlet Side 12
Søjler, lagkager og kurver på side 44. Side 13
4.1 Er dine data klar til at blive analyseret? Inden du kan opbygge en pivottabel, skal du sikre dig, at dit regneark er bygget op, så det kan bruges som grundlag til tabellen. Når du opretter en pivottabel, bliver de enkelte kolonner i kildedataene til et felt, som du kan bruge til opbygning af din tabel. Du skal sikre dig: At alle kolonner har kolonneoverskrifter i første række af området med kolonneoverskrifter. I eksemplet ovenfor bliver kolonnetitlerne Region, Sælger, Ordrebeløb og Produktgruppe feltnavne. At alle rækker under overskrifterne indeholder samme type oplysninger. Der skal f.eks. være tekst i én kolonne, tal i en anden kolonne og datoer i en tredje kolonne. Med andre ord må en kolonne, der indeholder tal, ikke indeholde tekst osv. At dine kildedata hænger sammen. Der må ikke være tomme kolonner eller rækker, i det område du angiver som datagrundlag. Klargør data 4.2 Definition af pivottabellen Når dataene er klar, skal du anbringe markøren et vilkårligt sted i tabellen og gå i gang med at danne din pivottabel. Når du har valgt Indsæt - Pivottabel sker definitionen i dette skærmbillede: Side 14
Side 15
Læg mærke til, at der er kommet et par ekstra punkter på båndet. Under dem kan du finde de fleste af de funktioner, du skal bruge, når du arbejder med pivottabeller. Selve definitionen sker i højre side af billedet: Tilgængelige felter kolonneoverskrifterne er blevet til feltnavne. Rapportfilter: Du kan filtrere dine data på det eller de felter, du placerer i dette område. Kolonnenavne: Felter til kolonneoverskrifter Rækkenavne: Felter til rækkeoverskrifter Værdier: Det eller de felter, der skal beregnes. Hvis boksen ikke kommer frem, kan du slå visningen til på båndet. Vis/skjul Side 16
EKSEMPEL Her er felterne Område, Sælger, Ordrebeløb og Varegruppe valgt til tabellen. Der er sat flueben ud for feltnavnene i feltlisten. Rapportfilter: Du kan filtrere på feltet Område, så kun tal fra en eller flere regioner tages med i beregningen. Kolonnenavne: Feltet Varegruppe er valgt som kolonneoverskrift. Rækkenavne: Feltet Sælger er valgt som rækkeoverskrift Værdier: Feltet Ordrebeløb summeres i værdifeltområdet. Du kan tilføje flere felter som rapportfelter, kolonnenavne, rækkenavne og værdier. Ikke-numeriske felter placeres automatisk i retningen Rækkenavne i venstre side af tabellen. Når du tilføjer flere ikke-numeriske felter, placeres de på indersiden af felter, der allerede findes i pivottabellen, så der oprettes et hierarki. Rækkenavne Sum af Ordrebeløb Brodersen 68792,25 A 14088,7 B 22043,33 C 17608,12 D 15052,1 Dam 75048,04 A 34170,12 B 19178,23 C 12529,7 D 9169,99 Du kan nu klikke på det lille - ud for at skjule detaljerne under hovedfeltet. Side 17
Rækkenavne Sum af Ordrebeløb Brodersen 68792,25 A 14088,7 B 22043,33 C 17608,12 D 15052,1 Dam 75048,04 Due 182500,09 Friis 162503,78 Du har altid mulighed for at placere et felt i en anden sektion ved at trække det til den nye placering. Vis/skjul 4.3 Når der sker ændringer Tallene, der vises i pivottabellen, er som de ser ud lige nu. Hvis du ændrer i kildedataene, slår ændringerne ikke automatisk igennem til pivottabellen. Pivottabellen skal med andre ord opdateres, hver gang du ændrer i kildedataene. Opret pivottabel Side 18
4.4 Opgaver: De første tabeller Efterfølgende finder du de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgave navn Kildedata Indeholder bl.a. Klargør data til pivottabel Opbyg enkel pivottabel Opdater data I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Opret pivottabel Vis/Skjul Klargør data Side 19
Opgave til kapitlet Vil du have overblik? I denne opgave skal du arbejde med de grundlæggende funktioner i forbindelse med pivottabeller Åbn filen Kildedata.xls Klargør filen så du kan danne en pivottabel Gem filen under navnet Pivot - klargjort Opret følgende pivottabeller på nye ark: A Sum af Ordrebeløb Kolonnenavne Rækkenavne Midtjylland Syddanmark Hovedtotal Brodersen 68792,25 68792,25 Dam 73025,24 2022,8 75048,04 Due 182500,09 182500,09 Friis 2537,56 159966,22 162503,78 King 96686,35 20276,64 116962,99 Laudrup 3541,2 119491,47 123032,67 Lærke 7304,38 193891,89 201196,27 Pallesen 4240,05 221523,63 225763,68 Sørensen 68500,17 4027,46 72527,63 Hovedtotal 324627,2 903700,2 1228327,4 B Område (Alle) Rækkenavne Sum af Ordrebeløb Brodersen 68792,25 A 14088,7 B 22043,33 C 17608,12 D 15052,1 Dam 75048,04 A 34170,12 B 19178,23 C 12529,7 D 9169,99 Due 182500,09 A 49224,93 B 33280,76 C 66887,98 D 33106,42 Friis 162503,78 A 57018,32 B 28660,13 C 25842,48 D 50982,85 Side 20
C Tilpas opgave B så den ser sådan ud: Område (Alle) Rækkenavne Sum af Ordrebeløb Brodersen 68792,25 Dam 75048,04 A 34170,12 B 19178,23 C 12529,7 D 9169,99 Due 182500,09 Friis 162503,78 King 116962,99 Laudrup 123032,67 Lærke 201196,27 Pallesen 225763,68 Sørensen 72527,63 Hovedtotal 1228327,4 Foretag et par ændringer i kildedata og opdatér pivottabellen. Luk filen uden at gemme. Side 21
5. Hvordan står det til i Midtjylland? Efter det grundlæggende arbejde med opbygningen af din pivottabel, kommer arbejdet med at finde lige netop de data, du har brug for til dine analyser. Hvis du vil koncentrere dig om én bestemt sælger i et enkelt område i én bestemt periode, kan du filtrere dine data, så du kun ser dem, du har brug for. Der er flere muligheder for at filtrere og sortere dine data. EKSEMPEL Varegruppe B Sum af Ordrebeløb Kolonnenavne Rækkenavne Midtjylland Hovedtotal Brodersen 22043,33 22043,33 Dam 17304,43 17304,43 Friis 471,2 471,2 King 12544,08 12544,08 Laudrup 899 899 Pallesen 2761 2761 Sørensen 22680,09 22680,09 Hovedtotal 78703,13 78703,13 Data er filtreret Her er der foretaget filtrering på felterne Varegruppe og Område, så der kun vises varegruppe B og region Midtjylland. Du kan vælge en eller flere værdier i hvert felt, når du filtrerer. Afkryds blot, hvad du har lyst til at se. Side 22
5.1 Rapportfilter Du kan angive et eller flere felter som rapportfilter. Rapportfiltre giver dig mulighed for overordnet at filtrere dine data. I eksemplet her er feltet Varegruppe valgt som rapportfilter, og du kan vælge at se én eller flere varegrupper ad gangen. Rapportfilteret placeres over din tabel. Varegruppe B Sum af Ordrebeløb Kolonnenavne Rækkenavne Midtjylland Hovedtotal Brodersen 22043,33 22043,33 Dam 17304,43 17304,43 Friis 471,2 471,2 King 12544,08 12544,08 Laudrup 899 899 Pallesen 2761 2761 Sørensen 22680,09 22680,09 Hovedtotal 78703,13 78703,13 5.2 Række/kolonnefilter Du kan filtrere på såvel rækker som kolonner. Filteret sættes op ved at klikke på den lille pil ud for Rækkenavne/Kolonnenavne Sum af Ordrebeløb Kolonnenavne Rækkenavne Midtjylland Syddanmark Hovedtotal Brodersen 68792,25 68792,25 Dam 73025,24 2022,8 75048,04 Her kan du vælge at markere de elementer du vil se, du kan sortere dine data, og du kan opsætte brugerdefinerede etiket- og værdifiltre. EKSEMPEL Du har opbygget en pivottabel efter denne skabelon: Side 23
Nu vil du gerne se tallene for sælger Dams salg i Midtjylland i oktober måned 2009. Sum af Ordrebeløb Kolonnenavne Rækkenavne Midtjylland Hovedtotal Dam 5364,21 5364,21 10-10-2009 5275,71 5275,71 21-10-2009 88,5 88,5 Hovedtotal 5364,21 5364,21 Dine filtreringer er: Kolonnenavne: Rækkenavne Feltet Sælger Side 24
Side 25
Feltet Ordredato Her er der opsat et specielt Datofilter. Efter valg af Mellem kan du indtaste dato fra og til: Filtrer data Side 26
5.3 Sortere data Du kan sortere dine data, så de står i en anden rækkefølge. I dette eksempel er data sorteret efter det samlede salg med det mindste først. Værdier Samlet Sælger salg Brodersen 68792,25 Sørensen 72527,63 Dam 75048,04 King 116962,99 Laudrup 123032,67 Friis 162503,78 Due 182500,09 Lærke 201196,27 Pallesen 225763,68 Hovedtotal 1228327,4 Sorter data 5.4 Gruppefelter Dine data kan grupperes. Hvis du f.eks. vil vise dine tal opsummeret i kvartaler, kan du benytte funktionen Gruppefelt. EKSEMPEL Datofelterne er samlet og grupperet i kvartaler. Gruppefelter Side 27
5.5 Pivoter tabellen Det kan ske, at du gerne vi se dine data på den anden led. I det tilfælde kan du flytte rækketitlerne op som kolonneoverskrifter og på den måde få et bedre overblik. Du kan altså pivotere en allerede pivoteret tabel. Samlet salg Kolonnenavne Rækkenavne Kvartal1 Kvartal2 Kvartal3 Kvartal4 Hovedtotal Brodersen 22719,01 6857,67 16034,62 23180,95 68792,25 Dam 32480,01 14919,71 9649,35 17998,97 75048,04 Due 44236,82 45362,53 41287,39 51613,35 182500,09 Friis 48316,94 58778,29 20292,4 35116,15 162503,78 King 34865,82 38584,08 21949,93 21563,16 116962,99 Laudrup 47023,08 28573,82 20689,99 26745,78 123032,67 Lærke 90204,43 50948,79 17304,26 42738,79 201196,27 Pallesen 81283,77 33357,38 46821,04 64301,49 225763,68 Sørensen 18903,29 18106,66 14276,39 21241,29 72527,63 Hovedtotal 420033,17 295488,93 208305,37 304499,93 1228327,4 Her er resultatet ovenfor samlet for begge regioner, og rækkenavne er flyttet til kolonnenavne. Det giver et bedre overblik over dine data. Gruppefelter 5.6 Talformater I eksemplet ovenfor ser tallene ikke så pæne ud. Antallet af decimaler er ikke det samme i alle tal. Ligesom når du arbejder med almindelige regneark, kan du vælge at vise dine tal formateret på en anden måde, f.eks. fjerne alle decimaler. Samlet salg Kolonnenavne Rækkenavne Kvartal1 Kvartal2 Kvartal3 Kvartal4 Hovedtotal Brodersen 22719 6858 16035 23181 68792 Dam 32480 14920 9649 17999 75048 Due 44237 45363 41287 51613 182500 Friis 48317 58778 20292 35116 162504 King 34866 38584 21950 21563 116963 Laudrup 47023 28574 20690 26746 123033 Lærke 90204 50949 17304 42739 201196 Pallesen 81284 33357 46821 64301 225764 Sørensen 18903 18107 14276 21241 72528 Hovedtotal 420033 295489 208305 304500 1228327 Side 28
Talformater 5.7 Opgaver: Hvordan står det til i Midtjylland? Fra næste side finder du de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgave navn Gruppér data Indeholder bl.a. Oprettelse af gruppefelt Gruppering på data Filtrer og sorter Formatering af tal I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Talformater Gruppefelter Sorter data Filtrer data Side 29
Opgave til kapitlet Hvordan står det til i Midtjylland? I denne opgave skal du arbejde med filtrerings- og sorteringsmuligheder Åbn filen Pivot - klargjort Opret følgende pivottabel ved hjælp af bl.a. gruppefelter Rækkenavne Sum af ordrebeløb Brodersen 68792 2009 17667 2010 31433 2011 19692 Dam 75048 2009 9895 2010 24757 2011 40397 Due 182500 2009 30862 2010 95850 2011 55788 Opbyg en pivottabel og svar på følgende spørgsmål. Tilpas definitionen efterhånden som du skal finde nye svar. Du skal altså ikke lave en ny pivottabeldefinition pr. spørgsmål. Hvilke sælgere har solgt produkt A i region Syddanmark? (Due, Friis, Laudrup, Lærke, Pallesen) Hvor meget er der i alt solgt for Produkt A, Syddanmark? (244700,98) Hvor meget har Laudrup solgt af produkt B i hele landet? (27131,1) Hvilke produkter har Laudrup solgt i region Midtjylland? (B,C,D) Hvad er der solgt af produkt D i region Syddanmark? (235014,73) Hvilke produkter har Friis solgt i Midtjylland? (A, B, D) Hvad har Dam og Lærke i alt solgt i Midtjylland i 2009? (11687,91) Hvad er der i alt solgt af produkt B i 2010? (153136,48) Hvor meget er der i alt solgt for Produkt A, Syddanmark 4. kvartal 2009? (34723,45) Side 30
Opbyg en model som denne og tilpas formatet, så det viser valuta og ingen decimaler. Solgt i alt Kolonnenavne Rækkenavne 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal I alt Brodersen kr. 22.719 kr. 6.858 kr. 16.035 kr. 23.181 kr. 68.792 Dam kr. 32.480 kr. 14.920 kr. 9.649 kr. 17.999 kr. 75.048 Due kr. 44.237 kr. 45.363 kr. 41.287 kr. 51.613 kr. 182.500 Friis kr. 48.317 kr. 58.778 kr. 20.292 kr. 35.116 kr. 162.504 King kr. 34.866 kr. 38.584 kr. 21.950 kr. 21.563 kr. 116.963 Laudrup kr. 47.023 kr. 28.574 kr. 20.690 kr. 26.746 kr. 123.033 Lærke kr. 90.204 kr. 50.949 kr. 17.304 kr. 42.739 kr. 201.196 Pallesen kr. 81.284 kr. 33.357 kr. 46.821 kr. 64.301 kr. 225.764 Sørensen kr. 18.903 kr. 18.107 kr. 14.276 kr. 21.241 kr. 72.528 I alt kr. 420.033 kr. 295.489 kr. 208.305 kr. 304.500 kr. 1.228.327 Luk filen uden at gemme Side 31
Side 32
6. Når summen ikke slår til Indtil nu har du udelukkende arbejdet med at lægge tal sammen. Der er dog også andre funktioner til rådighed. Det kan være, du har brug for at beregne gennemsnit af en sælgers tal over en periode, måske vil du gerne kunne tælle op, hvor mange ordrer en sælger har præsteret i en periode. Eller hvordan har sælgerne procentvis fordelt salget imellem sig? I pivottabellen kan du anvende flere af de funktioner, som du kan bruge i en almindelig regnearksmodel. EKSEMPEL Sum af Ordrebeløb Kolonnenavne Rækkenavne Midtjylland Syddanmark Hovedtotal Brodersen 68792,25 68792,25 Dam 73025,24 2022,8 75048,04 Due 182500,09 182500,09 Friis 2537,56 159966,22 162503,78 King 96686,35 20276,64 116962,99 Laudrup 3541,2 119491,47 123032,67 Lærke 7304,38 193891,89 201196,27 Pallesen 4240,05 221523,63 225763,68 Sørensen 68500,17 4027,46 72527,63 Hovedtotal 324627,2 903700,2 1228327,4 Her er modellen med tallene summeret pr. sælger pr. region. Antal af Ordrebeløb Kolonnenavne Rækkenavne Midtjylland Syddanmark Hovedtotal Brodersen 42 42 Dam 39 2 41 Due 117 117 Friis 3 89 92 King 63 4 67 Laudrup 3 96 99 Lærke 5 120 125 Pallesen 4 147 151 Sørensen 61 4 65 Hovedtotal 220 579 799 Den samme model denne gang med antal ordrer pr. sælger pr. region. Værdifeltindstillinger Side 33
6.1 Flere felter på én gang Lad os tænke os, at du gerne, i den samme tabel, vil vise f.eks. summering og optælling af ét felt. Du skal med andre ord bruge det samme felt to gange i din definition. I eksemplet her vises såvel ordrebeløb som antal ordrer. Du kan altså godt bruge samme felt flere gange. Rækkenavne Sum af Ordrebeløb Antal af Ordrebeløb2 Brodersen 68792,25 42 Dam 75048,04 41 Due 182500,09 117 Friis 162503,78 92 King 116962,99 67 Laudrup 123032,67 99 Lærke 201196,27 125 Pallesen 225763,68 151 Sørensen 72527,63 65 Hovedtotal 1228327,4 799 Her er vist såvel ordrebeløb som antal ordrer. Det vil sige, at feltet Ordrebeløb optræder to gange i sektionen Værdier, men med forskellige beregningsmetoder. Opret pivottabel 6.2 Brugerdefinerede beregninger Nu vil du se hver sælgers procentdel af hovedtotalen for salget. Pallesen havde de fleste ordrer, men er det ensbetydende med, at han også står for den højeste procentdel af det samlede salg? Side 34
Du kan finde ud af dette ved hjælp af en brugerdefineret beregning. Med en brugerdefineret beregning kan du f.eks. oprette en løbende total eller beregne procentdelen for hver sælgers salg sammenlignet med hovedtotalen for alle salg. Rækkenavne Sum af Ordrebeløb Brodersen 5,60% Dam 6,11% Due 14,86% Friis 13,23% King 9,52% Laudrup 10,02% Lærke 16,38% Pallesen 18,38% Sørensen 5,90% Hovedtotal 100,00% Brugerdefinerede beregninger 6.3 Videre med brugerdefinerede beregninger Ud over de tal du har i dine kildedata, kan du danne nye ud fra beregninger. Forestil dig, at dine sælgere skal have bonus af deres salg. En ordre på over kr. 1.000 udløser en her og nu bonus på 3%. Er ordrebeløb under kr. 1.000 er bonussen nul. Rækkenavne Sum af Ordrebeløb Sum af Bonus Brodersen 68792,25 kr 2.063,77 16-07-2009 440 kr 0,00 23-07-2009 556,62 kr 0,00 09-08-2009 642,2 kr 0,00 10-09-2009 1420 kr 42,60 18-10-2009 516 kr 0,00 25-10-2009 877,2 kr 0,00 26-11-2009 3471,68 kr 104,15 27-11-2009 429,4 kr 0,00 09-12-2009 9210,9 kr 276,33 19-12-2009 103,2 kr 0,00 Der er indsat et ekstra felt, Sum af Bonus som resultat af formlen: =Ordrebeløb*HVIS(Ordrebeløb>1000;3%) Brugerdefinerede beregninger Side 35
Subtotalen i kolonnen Sum af Bonus er beregnet på samme måde og er derfor ikke korrekt, så det vil nok være mest smart ikke at vise subtotaler. Rækkenavne Sum af Ordrebeløb Sum af Bonus Brodersen 16-07-2009 440 kr 0,00 23-07-2009 556,62 kr 0,00 09-08-2009 642,2 kr 0,00 10-09-2009 1420 kr 42,60 18-10-2009 516 kr 0,00 25-10-2009 877,2 kr 0,00 26-11-2009 3471,68 kr 104,15 27-11-2009 429,4 kr 0,00 09-12-2009 9210,9 kr 276,33 19-12-2009 103,2 kr 0,00 02-01-2010 716,72 kr 0,00 06-03-2010 713,3 kr 0,00 Vis/skjul Side 36
Opgaver Side 37
6.4 Når summen ikke slår til Fra næste side finder du de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgave navn Procentberegning Indeholder bl.a. Beregn procent af total Sortér data Bonusberegning Spørgeskema Brug af hvis-funktionen Beregningsformer Visninger I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Værdifeltindstillinger Opret pivottabel Brugerdefinerede beregninger Vis/skjul Side 38
Opgave til kapitlet Når summen ikke slår til I denne opgave skal du arbejde med forskellige beregningsmetoder Hent filen Pivot - klargjort Fremstil følgende pivottabeller: A Værdier Sælger Samlet salg Pct. af total Brodersen 68792,25 5,60% Dam 75048,04 6,11% Due 182500,09 14,86% Friis 162503,78 13,23% King 116962,99 9,52% Laudrup 123032,67 10,02% Lærke 201196,27 16,38% Pallesen 225763,68 18,38% Sørensen 72527,63 5,90% Hovedtotal 1228327,4 100,00% B Sortér dataene Værdier i opgave A så du får den største pct. af tal øverst. Sælger Samlet salg Pct. af total Pallesen 225763,68 18,38% Lærke 201196,27 16,38% Due 182500,09 14,86% Friis 162503,78 13,23% Laudrup 123032,67 10,02% King 116962,99 9,52% Dam 75048,04 6,11% Sørensen 72527,63 5,90% Brodersen 68792,25 5,60% Hovedtotal 1228327,4 100,00% Gem filen som Sorteret pivot Luk filen Side 39
Opgave til kapitlet Når summen ikke slår til Denne opgave indeholder anvendelse af beregnede felter og betingende formler Dine sælgere skal have bonus! Hvis salgstallet i et år overstiger 10.000, skal der udbetales 3% i bonus. Samtidig vil du bruge modellen til at fremskrive næste års salg. Du budgetterer med, at salget stiger med 20%. Opbyg en formel, der beregner de nye værdier. Og når du nu er ved det, så prøv at lave en fremskrivning af bonusbeløbet ud fra de nye tal. Åbn filen Pivot - klargjort. Opbyg en pivottabel der ligner denne. Du skal opbygge formler, med og uden brug af hvis-funktionen. Fjern hovedtotaler, knapper og feltoverskrifter. Vis tal uden decimaler. Salg dette år Bonus då Budget nå Bonus budget Brodersen 17667 530 21201 636 2009 17667 530 21201 636 Dam 9895 0 11873 356 2009 9895 0 11873 356 Due 30862 926 37034 1111 2009 30862 926 37034 1111 Friis 17811 534 21374 641 2009 17811 534 21374 641 King 15232 457 18279 548 2009 15232 457 18279 548 Laudrup 19161 575 22993 690 2009 19161 575 22993 690 Lærke 18224 547 21869 656 2009 18224 547 21869 656 Pallesen 49945 1498 59934 1798 2009 49945 1498 59934 1798 Sørensen 14520 436 17424 523 2009 14520 436 17424 523 Side 40
Opgave til kapitlet Når summen ikke slår til Denne opgave indeholder anvendelse af beregnede felter og betingende formler Spørgeskema Skal vi have Euro? I regnearket Euroafstemning har du foretaget et lille rundspørge blandt venner og bekendte for at få dit eget overblik over danskernes mening. I denne opgave skal du prøve at analysere lidt på dine resultater. Åbn filen Euroafstemning Gør dig fortrolig med indholdet. Arket indeholder forklaring og nogle sammentællinger, så du bedre kan tjekke, om det er de rigtige værdier, du bruger til din pivottabel. Besvar følgende spørgsmål: Hvor mange kvinder siger ja til Euroen? Hvordan er procentfordelingen mellem ja, nej og ved ikke? Hvordan er procentfordelingen blandt uddannelserne? Formulér selv et par spørgsmål og find svaret eller stil dine spørgsmål til en medkursist. Side 41
7. Præsentér dine data Hvis du skal præsentere resultatet af dit arbejde med pivottabellerne, har du mange forskellige muligheder for at ændre på layoutet. Desuden kan du i én arbejdsgang oprette såvel en pivottabel som en grafisk fremstilling af resultatet i et diagram. 7.1 Formatér din tabel Overordnet har du mulighed for at formatere din tabel på 3 måder: Kompakt format Kolonnefelter placeret i en kolonne Sum af Ordrebeløb Kolonnenavne Sælger Midtjylland Syddanmark Hovedtotal Brodersen 68792,25 68792,25 16-07-2009 440 440 23-07-2009 556,62 556,62 09-08-2009 642,2 642,2 10-09-2009 1420 1420 Dispositionsform Kolonnefelter i hver sin kolonne Sum af Ordrebeløb Område Sælger Ordredato Midtjylland Syddanmark Hovedtotal Brodersen 68792,25 68792,25 16-07-2009 440 440 23-07-2009 556,62 556,62 09-08-2009 642,2 642,2 10-09-2009 1420 1420 18-10-2009 516 516 25-10-2009 877,2 877,2 26-11-2009 3471,68 3471,68 27-11-2009 429,4 429,4 Side 42
Tabelformat Klassisk tabelformat. Godt hvis du skal kopiere data til et andet regneark. Sum af Ordrebeløb Område Sælger Ordredato Midtjylland Syddanmark Hovedtotal Brodersen 16-07-2009 440 440 23-07-2009 556,62 556,62 09-08-2009 642,2 642,2 10-09-2009 1420 1420 18-10-2009 516 516 25-10-2009 877,2 877,2 26-11-2009 3471,68 3471,68 27-11-2009 429,4 429,4 Formater pivottabel 7.2 Typografier Når du har valgt et overordnet format, har du igen mulighed for at pynte på tabellen. Der findes forskellige færdige typografier. Du kan se hele galleriet på båndet under Værktøjer til pivottabel Design. Sum af Ordrebeløb Område Sælger Midtjylland Syddanmark Hovedtotal Brodersen 68792,25 68792,25 Dam 73025,24 2022,8 75048,04 Due 182500,09 182500,09 Friis 2537,56 159966,22 162503,78 King 96686,35 20276,64 116962,99 Laudrup 3541,2 119491,47 123032,67 Lærke 7304,38 193891,89 201196,27 Pallesen 4240,05 221523,63 225763,68 Sørensen 68500,17 4027,46 72527,63 Hovedtotal 324627,2 903700,2 1228327,4 Eksempel på anvendt typografi. Formater pivottabel Side 43
7.3 Søjler, lagkager og kurver Ud over almindelige tabeller kan du præsentere dine data grafisk og på den måde få et visuelt indtryk af dine data. Når du skal oprette dit pivotdiagram, ser skærmbilledet sådan ud: Feltliste Diagramområde Diagramområde: Diagrammet opbygges her efterhånden som du foretager dine valg. Feltliste: Viser de felter, der er til rådighed. Markér de felter, der skal medtages. Opbygningen af et diagram svarer til opbygningen af tabeller. Du vælger felter i feltlisten og placerer dem i de fire bokse under feltlisten. Boksene er dog lidt anderledes idet du nu opererer i et diagram. Du kan placere felter som aksefelter og som forklaringsfelter. Et diagram står ikke alene. Når du opretter et diagram, vises både tabel og diagram. De filtreringer du kan lave i tabellen slår med det samme igennem på diagrammet. Det er også muligt at opsætte filtre i filterruden. Her følger et par eksempler på opbygningen af et diagram: Side 44
Rapportfilter: Feltet Sælger er valgt som rapportfilter, og du kan filtrere på sælgerne enten via tabellen eller via feltet i diagrammet. På sammen måde kan du filtrere i aksefelterne såvel i tabellen som direkte på diagrammet. 250000 200000 150000 100000 50000 0 Midtjylland Syddanmark Brodersen Dam Due Friis King Laudrup Lærke Pallesen Sørensen Her er feltet Sælger valgt som forklaringsfelt. Forklaringen er placeret nederst. Side 45
Pivotdiagram 7.4 Båndet I forbindelse med oprettelsen af diagrammer skal du være opmærksom på, at du får en række nye muligheder i båndet. Der kommer 4 ekstra faner med flere funktioner. Fanerne Design og Layout drejer sig især om diagrammerne. De funktioner du kan bruge i forbindelse med diagrammerne med hensyn til layout m.v. svarer til dem, du normalt kan bruge, når du arbejder med diagrammer. Du kan evt. hente oplysninger i mappen: Præsentation af data i regneark. Side 46
7.5 Opgaver Præsentér dine data Fra næste side finder du de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgave navn Søjlediagram Indeholder bl.a. Opret søjlediagram Typografier Lagkage Opret lagkagediagram Rapportlayout I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Formater pivottabel Pivotdiagram Side 47
Opgave til kapitlet Præsentér dine data Denne opgave omhandler diagrammer og typografier 1. Åbn filen Pivot - klargjort 2. Opret følgende diagram som viser totalsalg for hver varegruppe 400000 350000 300000 250000 200000 150000 100000 50000 Total 0 A B C D 3. Prøv at krydre din tabel med forskellige typografier. Side 48
Opgave til kapitlet Præsentér dine data Denne opgave omhandler diagrammer og typografier 1. Foretag ændringer i din diagramdefinition så du får dette diagram: Total Dam Friis Lærke Diagrammet viser det totale salg for 3 af sælgerne. 2. Tilret diagrammet så det viser fordelingen af antal ordrer i region Midtjylland. 3. Tilret definitionen så det viser fordelingen af ordrebeløb for de enkelte varegrupper inden for de enkelte regioner. Procentfordelingen skal fremgå af diagrammet (etiketter). 4. Eksperimentér med de forskellige rapportlayouts. Side 49
8. Brug af eksterne data Du har allerede dine data. De er registreret i et andet system, og der ligger de jo godt. Du har altid mulighed for at importere data, men det var jo nemmere, hvis du ikke behøver at sætte det apparat i gang. Har du forbindelse til eksterne data, kan du bygge din pivottabel direkte på disse tal. Det kræver dog, at du har mulighed for populært sagt at stikke snabelen ned i disse data. Da data jo kan ligge i mange forskellige programmer, tager dette eksempel udgangspunkt i data, som i forvejen er placeret i en Access-database, men med den rigtige opsætning er fremgangsmåden den samme. Vær opmærksom på, at du skal opdatere dine data, hver gang du indlæser pivottabellen. EKSEMPEL Her er data hentet fra en Access-database og indsat i en pivottabel. Rækkeetiketter Sum af Timer Aktiv Personale 416 2009 349 2010 67 JKS 404 2009 343 2010 61 Temp-Team 306 2009 271 2010 35 Vikaren 210 2009 182 2010 28 Hovedtotal 1336 Som du kan se, er resultatet fuldstændig identisk med de tabeller, du oprette direkte fra dine Excel-data. Du kan hente data fra forskellige datakilder. Der er forskellige sikkerhedsmæssige forhold der bestemmer, hvilke forbindelser du har ud af dit ark. Du kan læse mere om forbindelse til eksterne data i hjælpen under punktet: Oprette, redigere og administrere forbindelser til eksterne data. Eksterne data Side 50
8.1 Opgaver Brug af eksterne data Fra næste side finder du de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgave navn Vikar Brugte biler Indeholder bl.a. Bruge data fra andre programmer Bruge data fra andre programmer Vurdere egnetheden og stille spørgsmål I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Eksterne data Side 51
Opgave til kapitlet Brug af eksterne data I denne opgave skal du arbejde med fremmede data 5. Opret en ny projektmappe. 6. Opret på basis af databasefilen Vikar.accdb et antal pivottabeller efter eget valg. 7. Eksperimentér med nogle af de funktioner, du har arbejdet med indtil nu. 8. Åbn filen i Access og foretag nogle ændringer. 9. Opdater pivottabellen. 10. Luk regnearket uden at gemme. 11. Åbn Accessfilen BrugtbilMads og gør dig fortrolig med indholdet. 12. Formulér et par spørgsmål til dig selv eller en medkursist. 13. Opret en ny projektmappe. 14. Opret på basis af databasefilen Vikar.accdb et antal pivottabeller der giver dig svar på spørgsmålene. 15. Luk regnearket uden at gemme. Side 52
Side 53
9. Og så er det din tur afsluttende opgaver Du har nu været igennem de forskellige faser i oprettelse af en pivottabel. Det helt store spørgsmål er nu: Hvad vil du bruge det til? Har du medbragt dine egne data, er det tid til at gå i gang med dem nu. Fremgangsmåden kan være: 1. Klargør dit regneark, så du kan gå i gang med at danne pivottabeller. 2. Definér de spørgsmål, du vil have svar på. 3. Vurdér hvordan dataene skal vises hvad skal du bruge dem til: Skal du have svar på spørgsmål til at træffe beslutninger ud fra? Har din chef eller din kollega bedt om nogle bestemte værdier? Skal du præsentere dine data ved et møde eller ved en konference? 4. Opbyg din tabel eller dit diagram. Har du ikke medbragt data, kan du anvende de gemte filer: Kursusoversigt HH.xlsx, Kursusoversigt.mdbx, Spørgeskema.xlsx og Fragtoversigt.xlsx. Side 54
9.1 Kursusadministrationen I filerne Kursusoversigt.xlsx og Kursusoversigt.mdbx er der trukket data ud fra det centrale kursusregistreringssystem. De enkelte felter indeholder følgende oplysninger: Startdato Datofelt Angiver startdatoen for kurset. Mål Type Intern kursustitel Værdier i feltet: AMU, FKVI, FOR, JC og VIRK. Der udbydes altså kurser i 5 forskellige kategorier under forskellige systemer. Koderne er især tænkt som styring af forskellige aktiviteter. Længde Deltagernavn Pris Deltagerkode Antal kursusdage Navn på deltager. Den samme person kan have deltaget på flere kurser. 2 personer kan have samme navn! Pris for at deltage på kurset. 1= Kurset er gennemført med bevis 2= Kurset er gennemført uden bevis 3=Kurset er ikke gennemført 1. Åbn en af filerne og gør dig fortrolig med indholdet. 2. Formulér et eller flere spørgsmål til dine data og opbyg de nødvendige pivottabeller. Eksempler: Hvor mange gennemførte ikke hvilke kurser? Hvor meget har indtægten været på forskellige kursustyper? Hvordan har udviklingen været i de forskellige år for forskellige kurser? Find selv på flere spørgsmål. Side 55
9.2 Fragt Filen Fragtoversigt.xlsx indeholder en oversigt over fragtudgifter i en postordrevirksomhed. Data er udtrukket fra logistiksystemet. Der er følgende felter i tabellen: FB-nr Fragtbrevnummer. Læg mærke til, at nummeret kan indeholde bogstavkombinationer som kan bruges, når du har behov for spørgemuligheder. Bogstaverne viser forskellige typer for særydelser. Dato Vognmand Colli Vægt Fragt Særydelse Postnr. Forsendelsesdato Navn på det vognmandsfirma der har haft leverancen. Antal pakker på forsendelsen. Den samlede vægt af forsendelsen. Pris på fragten. Pris ved specielle særydelser f.eks. hastelevering, forsigtig pakke osv. Hvor leverancen er leveret. 1. Åbn filen og gør dig fortrolig med indholdet. 2. Formulér et eller flere spørgsmål til dine data og opbyg de nødvendige pivottabeller. 3. Beslut dig for, hvordan din præsentation af data skal være diagram, tabel? Side 56
9.3 Spørgeskema I filen Spørgeskema kan du se resultatet af en spørgeskemaundersøgelse. Det er nu din opgave at få vist resultaterne på en relevant måde. Hvad vil du vise? Det kan være antal kvinder i Jylland, der holder Hjemmet. Antal mænd, der læser Billed-Bladet hos tandlægen. Procent af kvinder mellem 25 og 50, der læser Billed-Bladet jævnligt. 1. Åbn filen Spørgeskema.xlsx og gør dig fortrolig med indholdet. 2. Formulér et eller flere spørgsmål til dine data og opbyg de nødvendige pivottabeller og diagrammer. Resultatet af undersøgelsen kan du se på arket: Spørgeskema. Koderne er forklaret på ark 1. Måske skal du have tilrettet dine data, så de står i mere klar tale? God fornøjelse. Side 57
10. Vejledende løsninger Kapitel 4.4 side 20 Opgave A Opgave B Kapitel 5.7 side 30 Side 58
Kapitel 0 side 39 Opgave A Side 59
Afsnit 0: Side 60
Når summen ikke slår til side 37 Side 61
Afsnit 7 Præsentér dine data side 49 Opgave 2 Opgave 4: Side 62
11. Indeks brugerdefineret beregning; 31 båndet; 41 datofilter; 22 detaljer; 14 dispositionsform; 37 eksterne data; 45 feltliste; 39 filtrere; 19 gruppefelt; 23 huskesedler; 8 klargør data; 12 kolonneetiketter; 14 kompakt format; 37 pivotdiagram; 39 rapportfilter; 10; 14; 19 række/kolonnenavne; 20 rækkeetiket; 10 rækkeetiketter; 14 sortere; 19; 23 tabelformat; 38 talformater; 24 typografier; 38 værdier; 14 værdifeltindstillinger; 29 Side 63