Til Ejerforeningens hjemmeside 1. Møde med administrator a. Gennemgang af udkast til revideret administratoraftale Bestyrelsen har, med baggrund i de 6 år, som den hidtidige administratoraftale har løbet, ønsket at revidere denne. Den nye aftales detaljer blev diskuteret: Administrator skal komme med forslag til nye formuleringer på et par specifikke punkter. Derudover var der enighed om den nye aftale, der forventes endeligt godkendt og tiltrådt på næste bestyrelsesmøde. b. Ændring af perioden for varmeaflæsning og -afregning Perioden er blevet ændret af Affald Varme Aarhus, hvilket har resulteret, i at der i år betales 10 måneders a conto og der er 12 måneders forbrug. Næste år betales der 12 måneders a conto og der er 10 måneders forbrug. Denne ændring har skabt en del forvirring og utilfredshed i blandt ejerne. Derfor skriver administrator en forklaring af situationen og sender den til JEL. Når den er godkendt skal den udsendes/omdeles til alle ejerne helst i løbet af næste uge. Det blev aftalt at udskyde reguleringen af a conto til næste år da ændringen af varmeåret komplicerer justeringen. c. Ejerforeningens registrering i CVR registeret (Navn stemmer ikke med vedtægter) Administrator opdaterer CVR registeret med det der er muligt. Herunder slettes gammelt telefonnummer, lejl. 3915 føjes til adressen og mail sættes til formand@vestervang1.dk. Endelig rettes navnet til "Ejerforeningen Vestervang I", så det er i overensstemmelse med vedtægterne. d. Dato for generalforsamling 2013 (onsdage 10. eller 17. april foreslås) Det blev aftalt at afholde generalforsamlingen onsdag 17. april 2013. Jens Erik kontakter Kemisk Kantine for at reservere. e. Andet Der skal findes ekstra pengeinstitutter til foreningsmidler, da der p.t. sker en opsparing af indbetalte fællesbidrag. Administrator får tilbud fra nogle banker. Det er ok med 6 måneders binding, men ikke mere, da pengene forventes brugt til at renovere sydfacaderne, hvilket formodentlig bliver i 2013. Administrator vil gerne deltage i efterårets lørdagsmøde hvis det vurderes relevant. I så fald begyndes der med de punkter som er relevante for administrator. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde nr. 257 Referatet blev godkendt. Side 1 af 5
3. Opfølgning på referat fra bestyrelsesmøde nr. 257 a. JEL lægger Rambølls reviderede tilstandsrapport ind i den samlede vedligeholdelsesplan. Intet nyt b. JEL kigger på, at der er forskel på navnet på foreningen i CVR registret og i vedtægterne. Se afsnit 1.c. c. JEL spørger bygningsinspektoratet, om det er ok at døren i lejl. 3912 åbner udad. JEL sender brev til bygningsinspektoratet. d. JEL beder administrator om at vi får input til administratoraftale inden næste møde e. JEL udbygger kataloget med fotos af facadeelementer med et par varianter der mangler. f. JEL sender vores kommentarer til positivlisten vedr. facadeændringer til Lene (Vestervang 5 Vest) og Jørgen (Vestervang 5 Øst). g. SH sender det endelige notat om udskiftning af radiatorventiler til ND h. SH følger op på reparationsarbejde på 3803s terrasse i ugerne 31 og 32 Thomas fra Rambøll har været på sagen. Tætningsarbejde af utætheden i 3813 er blevet udført. Afløbet var stoppet og blomsterkummens vanger har måske lavet hul i pappet. Viceværterne udfører malerarbejdet efter anvisningerne og SH informerer ejeren om dette. [Efter bestyrelsesmødet er det blevet besluttet at lade Bjarne Lihn udføre malerarbejdet]. i. SH er tovholder på Rambølls arbejde med utæthed lejl. 3513 jfr. viceværtmail 3. maj Aftalen er at Thomas snakker med Bjarne Lihn og vender tilbage. j. TOB opdaterer det permanente opslag i opgangene med nabounderretning ifm. larm k. TOB undersøger TDC regning med mange opkald Intet nyt, men regningen er ikke betalt. l. TOB informerer KMBygge om, at de har vundet gæsteværelsesentreprisen Det er sket og arbejdet er færdigt. Side 2 af 5
m. TOB laver et udkast til inventar der skal bruges til det nye gæsteværelse n. ND sørger for at det kun er den nye forsikringspolice der er på hjemmesiden. o. ND lægger notatet om afstemningsreglerne på hjemmesiden ved siden af vedtægterne. p. ND laver udkast til en startpakke for nye beboere på hjemmesiden til næste møde. Det blev besluttet at startpakken skal ligge som et ekstra menupunkt øverst på den password beskyttede del af hjemmesiden. Pakken kommer til at indeholde vedtægter, husorden, orientering om istandsættelse, orientering om forsikringer, samt vejledningen til port telefonen. q. HA laver en skitse og får et tilbud på en samlet løsning i stedet for fyrretræer i brøndringe. Se afsnit 7.a. r. HA følger op på renovering af flisegang til Botanisk Have 4. Meddelelser a. Referat fra fællesmøde d. 23. august /JEL Det store emne var facadeændringerne. Vest og Vestervang 1 er forholdsvis restriktive, og Øst er mere åbne overfor ændringer. Der arbejdes videre med at udarbejde en fælles indledning og motivation til bygningsinspektoratet. Det primære indhold i skrivelsen bliver kataloget over hvilke typer ændringer, som ejerforeningerne hver især vil forhåndsgodkende. Vestervang 1 fastholder den hidtidige linje. 5. Ejerforeningens økonomi a. Status ultimo juli 2012 /TOB Status blev gennemgået. Det eneste, som blev bemærket, var at varmeregnskab blev betydeligt dyrere end hidtil og end budgetteret. TOB spørger om årsagen. b. Fordeling af Ejerforeningens kapital på flere pengeinstitutter Se afsnit 1.e. TOB kigger også lidt på tilbud fra banker. c. Administratoraftale /JEL Se afsnit 1.a. d. Andet Intet. 6. Bygning og drift a. Status vedr. nyt gæsteværelse /TOB Side 3 af 5
Gæsteværelset er næsten færdigt. Inventaret er blevet leveret og er ved at blive sat op. Inventaret kom til at koste 12-13.000kr inkl. nye dyner etc. til det gamle gæsteværelse. Selve etableringen af gæsteværelset kostede omkring 80.000kr. Dermed ender den samlede pris omkring 100.000kr alt inkl. mod budgetteret 140.000kr. SH undersøger om der skal gøres noget for at forbedre udsugningen i begge gæsteværelser og på viceværtkontoret. TOB undersøger om der kan/skal monteres en sikkerhedshaspe på vinduet i det gamle gæsteværelse. a1. Fastsættelse af pris for udlejning Prisen for at leje det gamle gæsteværelse fastholdes på 200kr pr døgn. Det blev besluttet at prisen for at leje det nye gæsteværelse bliver 300kr pr døgn. a2. Fastsættelse af, hvornår udlejning kan starte Udlejningen starter primo september, når viceværterne melder det klar. a3. Opdatering af "Regler for brug af gæsteværelser" til at gælde begge Der skal gælde de samme betingelser for begge gæsteværelser. TOB sender det opdaterede dokument til ND, når det skal på hjemmesiden. a4. Opdatering af "Præsentation > Fælles faciliteter" på hjemmesiden TOB sender den opdaterede tekst og fotografier til ND, når det skal på hjemmesiden. b. Facadeændringer /JEL+SH Se afsnit 4.a. c. Reparation i lejlighed 3803 /SH Se afsnit 3.h. d. Utæthed lejl. 3513 jfr. viceværtmail 3. maj /SH Se afsnit 3.i. e. Ny elmåler fra NRGI? /SH Det viste sig, at måleren ikke kan være i skabet, så projektet er blevet aflyst af NRGI. f. Belysning i garagegang /JEL Der mangler et armatur ud for nogle par af garager, da rørføringerne i loftet gør, at der ikke kan monteres armaturer som de andre steder. JEL skriver en mail til den ejer, der har henvendt sig og redegør for at vi ikke vil gøre yderligere, men anbefaler, at muligheden for lystilslutning i hans egen garage benyttes. g. Nyt fra SH Den kraftige regn gjorde at brostenene ved toppen af nordtrappen kom til at ligge ujævnt og dermed udgøre en sikkerhedsrisiko. Viceværterne har løst problemet. Side 4 af 5
Der var et problem med, at elevatordørene i nr. 41 ikke lukkede helt i og peb det er nu løst. h. Gennemgang af Rambølls reviderede budget for tilstandsrapportens arbejder /JEL 7. Grønne arealer a. Jfr. opgavelisten Der har været afholdt havevandring og i den forbindelse blev det anbefalet at supplere med planter i nogle bede. Det blev besluttet at acceptere tilbuddet. Det blev diskuteret, om de eksisterende brøndringe med fyr skulle ryddes og erstattes af noget andet. Buus har givet tilbud på 20.000kr for rydning og omkring 120.000kr for 21 fiberkummer med beplantning (den nøjagtige pris afhænger af beplantningen). Det blev besluttet at arbejde videre med sagen med henblik på at stille et forslag til generalforsamlingen. Umiddelbart var der i bestyrelsen mest stemning for at fjerne brøndringene og kun købe nogle få kummer. Parkeringsproblematikken kan løses på anden vis. b. Andet Vi har endnu ikke fået en opsplitning af Buus vedligeholdelseskontrakt. 8. Ejerforeningens hjemmeside a. Andet 9. Kalender og eventuelt a. Næste bestyrelsesmøde: Lørdagsmøde d. 6. okt eller d. 27. okt. D. 13. okt. kan evt. også være en mulighed. Det blev aftalt at holde mødet lørdag den 27/10 kl 10-16. b. Møde med bestyrelsen: 26. sept. eller 3. okt. Møde med bestyrelsen blev aftalt til onsdag 3/10. c. Fællesmøde om facadeændringer m.m. d. 2. okt. (SH og JEL deltager) SH og JEL deltager i mødet. d. Andet TOB arrangerer et åbent hus i det nye gæsteværelse. Det ville være optimalt at afholde det ved 16-18 tiden. Side 5 af 5