Fjernvarme Fyn s halmindkøbspolitik Når Fjernvarme Fyn indkøber halm til sine danske anlæg følges nedennævnte principper. 1. Udbudsrunder Udbudsrunder er det bærende princip i Fjernvarme Fyn s halmindkøb. Ved udbudsrunder tilstræbes størst mulig ligebehandling af alle leverandører. 2. Offentliggørelse De nærmere betingelser i forbindelse med udbud offentliggøres i et af Fjernvarme Fyn valgt landbrugsblad og evt. et eller flere dagblade samt på Fjernvarme Fyn s hjemmeside. Eksisterende og forhenværende leverandører får direkte besked via e-mail. Det samlede udbudsmateriale forefindes på Fjernvarme Fyn s hjemmeside. 3. Tidsfrister Der fastsættes i udbudsmaterialet en fast tidsfrist for fremsendelse af tilbud til Fjernvarme Fyn. sfristen er som hovedregel på minimum 10 dage. 4. Ligebehandling Fjernvarme Fyn behandler alle tilbudsgivere lige i udbudsrunden. Der vil ikke forekomme forhandling mellem Fjernvarme Fyn og leverandørerne af indkomne tilbud. 5. Klassificering af leverandører Halmleverandører til Fjernvarme Fyn opdeles i to kategorier: 1) Almindelige leverandører 2) Storleverandører Fjernvarme Fyn s definition på en storleverandør er: Leverandører, der samlet byder ind med mere end 10.000 ton pr. sæson i et udbud, eller Leverandører, der allerede har halmkontrakter på over 10.000 ton pr. sæson til Fjernvarme Fyn s anlæg, eller Leverandører for hvem summen af kontraktmængden og tilbudsmængden når over 10.000 ton pr. sæson Indkøbspolitik Side 1
Ved opgørelsen af, hvorvidt en given leverandør opfylder ovenstående kriterier for at blive betragtet som storleverandør, medtælles halmmængder for virksomheder, der enten er underlagt leverandørens bestemmende indflydelse, har bestemmende indflydelse over leverandøren eller underlagt samme bestemmende indflydelse som den pågældende leverandør. I forbindelse med udbud vil leverandørerne blive anmodet om at oplyse om eventuelle halmmængder, der skal medtælles i forbindelse med vurderingen af, hvorvidt leverandøren har status af storleverandør. Fjernvarme Fyn forbeholder sig retten til helt eller delvist at se bort fra tilbud, der bringer en storleverandørs samlede kontraktportefølje op over 20% af Fjernvarme Fyn s samlede forbrug pr. halmsæson på det pågældende anlæg. Denne grænse for en storleverandørs maksimale størrelse er begrundet med Fjernvarme Fyn s ønske om større forsyningssikkerhed. Den aktuelle grænse for storleverandører oplyses i forbindelse med det konkrete udbud. Forskellen på de to leverandørtyper er, at Fjernvarme Fyn i forbindelse med et udbud gennemfører en egnethedsvurdering af storleverandører (beskrives i punkt 6), hvilket ikke gøres i forhold til almindelige leverandører. Det betyder, at Fjernvarme Fyn ved modtagelse af et tilbud fra en given leverandør foretager nedenstående leverandøropdeling: Mængde < 10.000 ton Mængde > 10.000 ton sskema udfyldt korrekt? Er Materiale til model A medsendt? Er materiale til model B medsendt? indgår afvist sskema udfyldt korrekt? indgår afvist afvist sskema udfyldt korrekt? afvist Vurdering af medsendte materiale afvist Handling foretaget Leverandør Handling foretaget Fjernvarme Fyn Indkøbspolitik Side 2
6. Egnethedsvurdering af storleverandører Der er to måder, hvorpå en storleverandør kan blive erklæret egnet. For de to modeller er det gældende, at Fjernvarme Fyn foretager en egnethedsvurdering af storleverandør på følgende parametre: Finansiel formåen. Sikrede halmmængder. Logistikmuligheder (kun ved an værk kontrakter). Storleverandøren vælger selv ud fra hvilken model, at egnethedsvurderingen skal foretages. Det skal understreges, at det er yderst vigtigt, at storleverandøren vedlægger det påkrævede materiale til egnethedsvurderingen sammen med tilbudsskemaet/-skemaerne. Storleverandørens tilbud vil blive afvist ved mangelfuld dokumentation. En egnethedsvurdering er kun gældende ved det pågældende udbud. Ved næste udbud skal alle tilbudsgivere, der opfylder storleverandørdefinitionen, erklæres egnet igen. Storleverandører, der ikke opfylder egnethedskriterierne får skriftligt meddelelse herom med angivelse af en begrundelse for den manglende kvalifikation. Indsendte tilbud fra disse storleverandører vil herefter ikke indgå i udbudsrunden. Model A: Materiale der er påkrævet, hvis storleverandøren vil vurderes ud fra Model A. Erklæring fra storleverandørens pengeinstitut, der bekræfter, at pengeinstituttet er indstillet på at udstede en anfordringsgaranti. Denne garanti skal dække den kontraktmængde, der overstiger 10.000 ton (summen af eksisterende kontraktmængder såvel som mængder på nye tilbud). Garantien skal gælde i hele kontrakternes løbetid. Beløbsmæssigt skal garantien dække 10% af den kontraktsum, der overstiger 10.000 ton (pris*mængde). Anfordringsgarantien skal tjene som sikkerhed for storleverandørens opfyldelse af sine forpligtelser over for Fjernvarme Fyn i anledning af den halmleverancekontrakt, der måtte blive indgået. Endelig anfordringsgaranti vil skulle stilles senest 30 dage efter halmleverancekontraktens indgåelse. En underskrevet Tro og love erklæring om, at minimum 50 % af den tilbudte mængde allerede er sikret for førstkommende sæson (dvs. forventet udbytte på egne arealer tillagt summen af kontraherede halmmængder). Fjernvarme Fyn forbeholder sig retten til at foretage en stikprøvekontrol af leverandørens sikrede mængder. Udkast til Tro og love erklæring er vedlagt udbudsmaterialet. Såfremt der bydes ind med an værk tilbud: En underskrevet Tro og love erklæring om, at for hver 10.000 ton leverandøren med tilbuddet opnår kontrakt på, er leverandøren i stand til at levere 30 læs halm pr. uge til FYV8 med de eksisterende åbningstider. Bemærk, at ved spotudbud til levering i indeværende halmsæson kan Fjernvarme Fyn vælge at fremsætte et andet krav til den leveringskapacitet, som der skal garanteres per 10.000 ton af an værk storleverandører. Et alternativt krav til leveringskapacitet vil fremgå af udbudsbetingelserne. Udkast til Tro og love erklæring er vedlagt udbudsmaterialet. Indkøbspolitik Side 3
Er det medsendte materiale i overensstemmelse med kravene stillet overfor, så vil storleverandøren blive erklæret egnet og alle storleverandørens tilbud vil indgå i tilbudsevalueringen. Model B: Materiale der er påkrævet, hvis storleverandøren vil vurderes ud fra Model B. Økonomi. Virksomheden skal fremsende de sidste 3 års revisorpåtegnede regnskab. Herudfra vil Fjernvarme Fyn foretage en regnskabsmæssig vurdering af virksomhedens økonomiske robusthed og evne til at opfylde de tilbudte kontrakter. o Virksomheden vurderes økonomisk robust: 10 point o Virksomheden vurderes ikke økonomisk robust: 0 point En underskrevet Tro- og love-erklæring om, hvor meget af den totale mængde såvel den nuværende kontraktmængde som den tilbudte kontraktmængde der allerede er sikret for førstkommende sæson. Det vil sige forventet udbytte på egne arealer tillagt summen af skriftligt kontraherede halmmængder. Fjernvarme Fyn forbeholder sig retten til at foretage en stikprøvekontrol af leverandørens sikrede mængder. Udkast til Tro og love-erklæringen er vedlagt udbudsmaterialet. o Sikret mængde minimum 50%: 35 point o Sikret mængde minimum 65%: 40 point o Sikret mængde minimum 80%: 50 point Forsyningssikkerhed. En skriftlig redegørelse for, hvordan Fjernvarme Fyn sikres sine kontraktmængder fra den pågældende leverandør. En god besvarelse inkluderer en skitsering af virksomhedens netværk (samarbejde med andre halmleverandører, hvis egne mængder svigter) og angivelse af antal underleverandører. Endvidere en beskrivelse af konsekvenserne af, at en vigtig nøgleperson rammes af sygdom eller lignende er der andre kompetente medarbejdere i selskabet, der kan drive halmforretningen videre i sygdomsperioden og sikre Fjernvarme Fyn halmleverancerne. o Besvarelse kan tildeles op til 20 point. Såfremt der bydes ind med an værk tilbud: En underskrevet Tro og love-erklæring om, at for hver 10.000 ton leverandøren med tilbuddet opnår kontrakt på, er leverandøren i stand til at levere 30 læs halm pr. uge til FYV8 med de eksisterende åbningstider. Bemærk at ved spotudbud til levering i indeværende sæson, kan Fjernvarme Fyn vælge at fremsætte et andet krav til den leveringskapacitet, som der skal garanteres per 10.000 ton af an værk storleverandører. Et alternativt krav til leveringskapacitet vil fremgå af udbudsbetingelserne. Udkast til Tro og love-erklæringen er vedlagt udbudsmaterialet. o Underskrevet erklæring, der er godkendt at Fjernvarme Fyn: 20 point Ab gård kontrakter tildeles 20 point, da Fjernvarme Fyn s ab gård transportør(er) vil kunne løfte opgaven. Egnethedsvurdering i model B kan få én af tre følgende udfald: 1. Storleverandøren får 0-39 point. Storleverandøren er IKKE egnet. 2. Storleverandøren får 40-79 point. Storleverandøren erklæres delvis egnet og kan maksimalt tildeles en mængde på 9.999 ton. Indkøbspolitik Side 4
3. Storleverandøren får 80-100 point. Storleverandøren erklæres egnet. Erklæres en storleverandør delvis egnet eller egnet, så indgår leverandørens tilbud på lige fod med de øvrige tilbud i tilbudsevalueringen. 7. Udelukkelse af leverandører Fjernvarme Fyn forbeholder sig ret til at udelukke leverandører, der tidligere væsentligt har misligholdt kontrakter med Fjernvarme Fyn. Udelukkelsesperioden vil have en varighed af 2 år fra den dag misligholdelsen konstateres. 8. Krav til tilbud sgivere kan afgive flere forskellige tilbud, både hvad angår mængde, pris, løbetid, halmtype og slaggeforhold. Kun skriftlige tilbud, som afleveres indenfor tilbudsfristen med tilbudsgivers underskrift, kan indgå i tilbudsevalueringen. En tilbudsgiver kan frit ændre eller tilbagekalde et tilbud inden udløbet af tilbudsfristen, men er ved udløbet af denne bundet af sit bud. Ændringer og tilbagekaldelse skal opfylde samme formkrav som tilbuddet. 9. Halmmængde I forbindelse med en udbudsrunde anfører Fjernvarme Fyn i udbudsmaterialet den efterspurgte halmmængde. Fjernvarme Fyn kan frit vælge hvor stor en mængde halm, man ønsker at indgå kontrakt om. Såfremt Fjernvarme Fyn ikke antager tilbud på hele sit behov af halm i 1. udbudsrunde, kan en ny udbudsrunde finde sted. Fjernvarme Fyn tilstræber ikke at afholde mere end 4 udbudsrunder pr. år. 10. Evaluering af tilbud Fjernvarme Fyn åbner og registrerer alle indkomne tilbud efter fristens udløb. Kontrakttildeling sker efter tildelingskriteriet laveste pris på sammenlignelige vilkår inkl. transportomkostning fra leverandør til værk. Transportomkostninger fra hver tilbudsgiver til forbrugssted beregnes af Fjernvarme Fyn. Har tilbudsgiver afgivet tilbud inkl. transport af egen halm (an værk) vil denne pris blive anvendt i tilbudsevalueringen. Summen af den tilbudte pris inkl. transportomkostning samt øvrige tillæg jf. det offentliggjorte udbudsmateriale danner grundlag for Fjernvarme Fyn s tilbudsevaluering. Indkøbspolitik Side 5
Ved flere tilbud med ens pris an værk, hvorved den nødvendige mængde overskrides, kan Fjernvarme Fyn frit vælge at antage samtlige tilbud med ens pris, hvilket vil medføre en forøgelse af den efterspurgte mængde, eller nedskrive tilbudsmængderne forholdsmæssigt. I tilfælde af en nedskrivning, vil de pågældende halmleverandører blive orienteret pr. brev af Fjernvarme Fyn og anmodet om at give tilsagn til nedskrivningen. Gives der ikke tilsagn til nedskrivningen afvises tilbuddet. I stedet for en nedskrivning, kan Fjernvarme Fyn også vælge at afvise alle tilbud med ens pris. I forhold til storleverandører, der er erklæret delvist egnet, så vil mængder under skæringsprisen blive accepteret fra den billigste kontrakt, indtil storleverandørens totalmængde bliver 9.999 ton. Alle accepterede tilbud skal have skriftlig besked samtidig, og indenfor en nærmere angiven fastsat dato. Afslag på tilbud fra øvrige deltagere i udbudsrunden, skal have skriftlig besked samtidig. Der afgives ingen oplysninger om udfaldet af udbudsrunden forinden. Ydermere videregiver Fjernvarme Fyn ikke oplysninger om udbuddets total indkøbte mængde eller priser. 11. Aflysning af udbudsrunde Det er forbudt for tilbudsgivere at koordinere deres tilbud. Såfremt Fjernvarme Fyn får mistanke om, at der er sket koordinering af tilbud, priser eller andre forhold, orienterer Fjernvarme Fyn Konkurrencestyrelsen. Fjernvarme Fyn kan herefter annullere udbudsrunden. 12. Køb af halm mellem udbudsrunder I det omfang Fjernvarme Fyn vælger at købe halm uden afholdelse af udbudsrunder står det Fjernvarme Fyn frit at udvælge leverandører og forhandle vilkår bilateralt. En ikke-udtømmende liste på situationer, hvor bilateralt køb kan blive aktuelt, er: - i slutningen af en halmsæson, for at sikre den mængde der mangler i indeværende sæson. - i forsyningsmæssige problematiske perioder. 13. Varighed Fjernvarme Fyn s halmindkøbspolitik vil tidligst blive revideret primo 2016. Indkøbspolitik Side 6