Figurer og skabeloner Indhold Overblik over arbejdsopgaver... 2 Tabeller med arbejdsopgaver... 3 Forandringsledelse... 3 Projektstyring... 4 Uddannelse... 5 Ind/udfasning og opsætning... 6 Oprydning og migrering af data... 6 Support... 7 Skabelon til arbejde med målsætninger og visioner... 9 Model over sammenhæng mellem målsætninger, anvendelse og kanalstrategi... 10 Side 1 of 10
Overblik over arbejdsopgaver Side 2 of 10
Tabeller med arbejdsopgaver Forandringsledelse Arbejdsgrundlag Afklaring af ledelsesforankring og værdiskabelse ifm implementering af Aula Forberedelse Afklaring af strategi og proces for information og kommunikation om Aula. Tilpasning af generisk informationsmateriale Plan for opfølgning på målopfyldelse og fremdrift for Aula Anbefalet Efterår 2018 Efterår 2019 Anbefalet Forår 2019 Anbefalet Udrulning Opfølgning på brug af Aula Efterår 2019 Forår 2020 Anbefalet Side 3 of 10
Projektstyring Arbejdsgrundlag Projektlederen tager Aulas opgavestyringsredskab i brug (KLIK) Forberedelse Udrulning Afklar allokering af ressourcer i kommune, på skolerne og i dagtilbud Udarbejdelse af implementeringsplan for Aula Kritisk Afklar vikardækning Afklar *anvendelsesstrategi ift. opsætning og brug af Aula Afklar kommunal pilot for hhv skole og dagtilbud Udfyldelse af parathedsundersøgelse Tilmelding til opstartsmøde mellem kommunal projektleder og Netcompany Planlæg udrulningsforløb iht udrulningsdrejebog Tilmelding til Netværksmøder for projektledere i Øst- og Vestdanmark Styring af udrulningsforløb iht. udrulningsdrejebog Efterår 2018 Efterår 2019 Efterår 2018 Efterår 2018 Efterår 2019 Efterår 2018 Efterår 2018 Efterår 2019 Kritisk Efterår 2018 Forår 2019 Efterår 2019 Forår 2020 Anbefalet Forår 2019 Forår 2020 Kritisk Side 4 of 10
Uddannelse Arbejdsgrundlag Overordnet planlægning og allokering af ressourcer til uddannelse (administrator- /superbruger- og slutbrugeruddannelse) Udarbejd uddannelsesplan for administratorer, superbrugere og slutbrugere Indmeld antal superbrugere Forår 2019 Forberedelse Udrulning Udpeg administratorer og superbrugere Organisering af superbrugernetværk Tilmelding til superbruger- og administratoruddannelse Praktisk organisering af kommunale superbrugerforløb (lokaler og forplejning) Afholdelse af slutbrugeruddannelse Efterår 2018 Efterår 2019 Efterår 2018 Efterår 2019 Anbefalet Efterår 2018 Efterår 2019 Efterår 2018 Efterår 2019 Forår 2019 Forår 2020 Anbefalet Side 5 of 10
Opsætning Arbejdsgrundlag Afklar status for netværk og digitale enheder på skoler, i dagtilbud og hos dagplejere Afdæk to-faktor-login ift Aula Kritisk Afklar behov for eventuelle widgets til kommunens Aula Forår 2019 Forberedelse Kvalitetssikring af UNI-Login Efterår 2018 Efterår 2019 Kritisk Kvalitetssikre at brugernes UNI-Login-profil er tilknyttet de relevante grupper Afklar brugernes browseradgang i forhold til Aula Tilmelding til teknisk støttemøde Efterår 2018 Efterår 2019 Efterår 2018 Efterår 2019 Kritisk Efterår 2018 Efterår 2019 Udrulning Udfør central og decentral opsætning af Aula Forår 2019 Forår 2020 Kritisk Gennemfør udrulningsprøve for Aula Forår 2019 Forår 2020 Kritisk Kommunerne drifter Aula Forår 2019 Forår 2020 Side 6 of 10
Oprydning og migrering af data Arbejdsgrundlag Udarbejdelse af migreringsplan Forberedelse Oprydning af data i kommunikationsplatforme, der udfases Bestilling af dataudtræk fra ItsLearning/andre leverandører Udrulning Migrering af data Juni 2019 (før sommerferie ns start) Organisering af migrerede data i Aula for de dagtilbud, der har anvendt intra Efterår 2019 for dagtilbud, der har anvendt andre ITløsninger Efterår 2018 Efterår 2019 Efterår 2018 Efterår 2019 Kritisk Fra juni 2019 (Fra januar 2020) Fra januar 2020 Kritisk (frivillig for dagtilbud) Anbefalet Side 7 of 10
Support Arbejdsgrundlag Afklare behov for, tilgang til og organisering af support i kommunen Forberedelse Indmeldelse af supportberettigede Etablering af kommunens egen supportorganisation Efterår 2018 Efterår 2019 Kritisk Efterår 2018 Efterår 2019 Side 8 of 10
Skabelon til arbejde med målsætninger og visioner Side 9 of 10
Model over sammenhæng mellem målsætninger, anvendelse og kanalstrategi Side 10 of 10