Notat Emne Til Direktøren Kopi til Den 28. august 2006 Det skal indledningsvis bemærkes, at der i revisionsberetningen ikke er forhold vedr. Magistratens 5. afdeling, som Byrådet skal tage stilling til, hvilket betyder at der ikke som sådan har været kritisable forhold. Beretningen peger således alene på forhold, der har givet anledning til justeringer i forretningsgange, ligesom der er en række anbefalinger i beretningen. Århus Kommune Børn og Unge Jægergården Værkmestergade 15 8100 Århus C Det er disse justeringer og anbefalinger, som er kommenteret i dette notat. I kommentarerne henvises til indholdsfortegnelsen i revisionens beretning nr. 6. 1. Generelt om formål, udførelse, rapportering m.v. 2. Den løbende revision 3. Den afsluttende revision Ingen kommentarer Sagsnummer: Sagsbehandler: Lilian Gade Telefon: 8940 2000 Telefon direkte: Telefax: 8940 3884 4. Rapportering om udvalgte regnskabsområder 4.2 Omkostningsregnskab og fysiske aktiver På daginstitutionsområdet var der i nogle tilfælde optaget budgetterede beløb i stedet for faktisk afholdte udgifter ved igangværende anlægsarbejder. Denne fejl er korrigeret i de fysiske aktiver for 2006. 4.3 WebBetaling Revisionen anfører at eksempelvis Skoleforvaltningen ikke har høstet nogen reel gevinst ved overgangen til WebBetaling, da systemet hovedsagelig er blevet anvendt som postkasse. Side 1 af 6
Den tidligere Skoleforvaltnings anvendelse af af WebBetaling som postkasse skal ses i sammenhæng med, at Navision bliver brugt til decentral økonomistyring, og WebBetaling kan alene kontere på konti, der er oprettet i systemet, hvor Navision har en mere udtømmende kontoplan. Dette medfører, at man bruger WebBetaling til postkasse, skriver regningerne ud og posterer/betaler i Navision. Den valgte løsning skal tillige ses i sammenhæng med at der var forventet overgang til et Nyt økonomisystem pr. 1. marts 2006 hvor arbejdsgangene ville blive ændret. Den 2. februar 2006 blev i gangsætningen af det nye økonomisystem udskudt til 1. december 2006, hvorfor arbejdsgangene forventes ændret fra dette tidspunkt. På daginstitutionsområdet har der kun i begrænset omfang været decentral bogføring via RegiPro. På dette område arbejdes der derfor pt. på udlægning af WebBetaling. Dette bl.a. også for at sikre et større kendskab til bogføringsopgaven inden overgangen til et nyt økonomisystem. 4.4 Indkøbsanalyse Revisionen har i deres bemærkninger til indkøbsanalysen bl.a. anført, at der bør iværksættes tiltag, der øger kendskabet til kommunens indkøbspolitik, og at der sikres kendskab til de ITsystemer som understøtter indkøb i kommunen, samt at der sættes fokus på, om procedurer for og organisering af indkøb decentralt er tilstrækkelig hensigtsmæssig. I maj 2006 iværksattes der bl.a. på baggrund af af ovenstående en handlingsplan for indkøb og e-handel i det fusionerede Børn og Unge, med særligt fokus på Udbredelse af kendskabet til Århus Kommunes Indkøbspolitik Organisering af indkøbsprocessen Anvendelse af e-handelsløsningen Målsætningen for 2006 er bl.a. at sikre e-handel som en integreret del af indkøbsprocessen i hele Børn og Unge inden introduktionen af en ny e-handelsløsning i forbindelse med ibrugtagning af Århus Kommunes nye økonomisystem. Side 2 af 6
Udgangspunktet for handlingsplanen har været at sikre en ensartet praksis i det fusionerede Børn og Unge, herunder en omlægning af systemadministration og brugersupport i forhold til den decentrale anvendelse af kommunens elektroniske indkøbsaftalehåndbog og e-handelsløsningen. En del af planen omfatter kurser målrettet henholdsvis daginstitutioner, klubber & legepladser, samt udvalgte personalegrupper fra det tidligere skolevæsen. Af disse er gennemført: 25 kurser á 20 deltagere fra Daginstitutioner, samtlige legepladser og tilbud om kursus i september for samtlige klubber. Uddannelse af de udvalgte personalegrupper udspringer af ønsket om en særlig indsats overfor særlige varegrupper. Kurserne har således været rettet mod personale fra skolernes maxikantiner og de tekniske service ledere. For at sikre bredt kendskab til den løbende udvikling i politik og praksis på indkøbs- og e-handelsområdet etableres en temaside på Børn og Unge Intra. Denne lanceres overfor samtlige decentrale enheder primo september 2006. 4.5 Fokusrevision, bogholderifunktioner ved Skoleforvaltningen IT-rammebetingelser: Revisionen anfører i bemærkningerne vedr. den særlige revision der er foretaget i den tidligere Skoleforvaltning, at det er en forudsætning for at arbejdsrutiner fungerer smidigt, at der er tilvejebragt optimale rammer i form af tidssvarende økonomisystemer, fakturerings- og opkrævningssystemer. Der er ikke udviklet systemer til brug for eksempelvis opkrævninger, da der gennem længere tid har været en forventning om, at kommunen ville anskaffe et nyt økonomisystem, hvor nogle af kravene netop har været at integrere eksempelvis opkrævningen. Organisatoriske og økonomiske rammebetingelser: Vi er enige med revisionen i, at de organisatoriske forhold omkring opdeling af ledelsesmæssigt budgetansvar og anvisningsret (i Århus kommune attestationret) skal være klare og entydige. Som revisionen anfører har Børn og Unge arbejdet med dette i det sidste år. Arbejdet startede efter anmodning fra skoleforvaltningen med bistand fra revisionen i efteråret 2005 i den tidligere Skole- Side 3 af 6
forvaltning men bl.a. på grund af sygdom fra den udlånte medarbejder fra revisionen er arbejdet endnu ikke tilendebragt. En anden begrundelse for, at arbejdet endnu ikke er fuldt tilendebragt er, at der også skal sikres entydigt budgetansvar i forhold til den fusionerede struktur, herunder også en afdækning af resultatområder/budgetansvarsområder på det tidligere Børn og Unge område. Fysiske rammebetingelser: Revisionen har anført nogle forslag til ændringer for at afhjælpe de dårlige fysiske rammer i den daværende Skoleforvaltning, bl.a. indførelse af telefontid eller eget kontor til medarbejdere, der besvarer telefoner. Det overvejes i øjeblikket hvorledes telefontid og organisering skal være i, herunder indførelse af fast telefontid. Med hensyn til de fysiske rammer er de ikke forbedret efter den midlertidige flytning til Jægergården, hvorfor der med hensyn til at besvare telefonsamtaler i eget lokale ikke er sket en forbedring. Det vil formentlig heller ikke være en løsning på sigt, medmindre der indføres enkeltmandskontorer, idet alle medarbejdere har telefonsupport i større eller mindre omfang. Specialisering af opgaver: Revisionen anfører at medarbejderne i den tidligere Skoleforvaltning har mange forskelligartede opgaver, og at der kan overvejes en større grad af arbejdsdeling/specialisering, ligesom revisionen foreslår en styrket indsats i forhold til den decentrale økonomiadministration i form af udgående konsulenttjeneste og tilsyn. I den ny struktur er udgående konsulenttjeneste noget af det der arbejdes hen imod, ligesom efterhånden har så mange forskelligartede opgaver i en stor forvaltning, at der vil være brug for specialister på nogle områder. Derfor overvejer ledelsen i i øjeblikket, hvorledes afdelingen kan organiseres. En af målsætningerne for den fremtidige organisering er bl.a. at der med indførelsen af det nye system og herunder også udlægning af bogføringsopgaverne, vil blive tilvejebragt ressourcer til en udgående konsulentfunktion, som anbefalet af revisionen. Uddelegering af opgaver: Revisionen beskriver de forretningsgange der var gældende i den tidligere centrale skoleforvaltning vedr. bilagsgan- Side 4 af 6
ge/leverandørbetalinger. Disse bilagsgange er for langt hovedpartens vedkommende ændret, således at de centrale afdelinger selv betaler regninger i WebBetaling, mens økonomidrift alene bogfører udsendte regninger, indtægter og versur. Når det nye ØS implementeres forventes størsteparten af disse opgaver at blive udlagt til afdelingerne. De kontrolarbejder vedr. indtægter som revisionen vurderer der på sigt vil kunne lægges ud til skolerne er i nogen grad på vej derud. Indtægter vedr. skolefrokostordningen vil således blive udlagt til skolerne i forbindelse med decentraliseringen af ordningen pr. 1. januar 2007. I den forbindelse forventer vi ligeledes at udlægge afstemning og bogføring af de bankkonti, hvorpå skolerne indbetaler salget fra skolefrokostordningen. De øvrige indtægtskontroller samt bogføring af indtægter, har Børn og unge et ønske om at udlægge, men det betinger efter vores opfattelse, at der oprettes bankkonti som skolerne og de større institutioner får ansvar for, alternativt at kontiene vedr. ovenstående indbetalinger udvides til at omfatte hele skolens område, selvfølgelig under fornøden kontrol med afstemningerne fra drifts side. 4.10 Statusafstemninger Børn og Unge arbejder fortsat på at forbedre såvel afstemningsprocedurer samt ledelsestilsynet med statuskonti. Senest er der sat en medarbejder til at se på hele den finansielle status, samt til at se på en procedure, hvor de decentrale statusafstemninger kontrolleres. I øjeblikket har vi særlig fokus på områder, hvor der tidl. har været problemer. 4.13 Moms vedr. skolefrokostordningen. Børn og Unge har endnu ikke fået en afgørelse fra SKAT på momssagen vedr. skolefrokostordningen. Vi har senest rykket i uge 34, men SKAT kæder nu sagen sammen med den sag som Regnskabskontoret har vedr. delregistrering af interne leverancer. Børn og Unge har selvfølgelig fastholdt, at sagen om skolefrokostordningen bør ses for sig, og er altså fortsat i dialog om dette. Søren Jermiin Olesen / Lilian Gade Side 5 af 6
Side 6 af 6