Enghaven-Dixensminde Drifts- og Kirsten Dyrholm Afdelingschef Marianne Lyngsø Foged Institutionsleder Gyldigheden af aftalen bekræftes herved: Egon Fræhr Borgmester Sonja Miltersen Direktør
1. Drifts- og udviklingsaftaler i Vejen Kommune Aftalestyring er en central del af styringsprincipperne i Vejen Kommune. Aftalestyring finder sted inden for rammerne af visionerne og værdigrundlaget. Aftalestyring skal være med til at sikre, at Vejen Kommune udfører sine opgaver økonomisk fornuftigt og med høj kvalitet og dermed fremstår som en moderne og serviceorienteret virksomhed. Intentionen med aftalestyring er at skabe en klar sammenhæng mellem de politisk fastlagte overordnede visioner og værdier og de konkrete handlinger i afdelinger og institutioner. Drifts- og udviklingsaftalen udgør grundlaget for de gensidige aftaler og regler, der skal gælde mellem afdelingschefen og institutionslederen. Drifts- og udviklingsaftalen er et styringsredskab for afdelingschefen og institutionslederen. Drifts- og udviklingsaftalen skal synliggøre de mål, som institutionen arbejder med og udgør dermed et redskab til dialog om kommunens vision, målsætninger og udvikling. Denne aftale erstatter drifts- og udviklingsaftalen for 2013. Aftalens varighed Aftalen gælder fra 1. januar 2014 til 31. december 2014. 2. Arbejdsområde Område Enghaven-Dixensminde varetager en række opgaver indenfor pleje og omsorg m.v. af ældre og handicappede, herunder sygeplejefaglige opgaver, samt forebyggende indsats for ældre og handicappede. Målgruppen for institutionens opgavevaretagelse er personer som i Vejen Kommune modtager personlig eller praktisk hjælp i eget hjem, i plejebolig eller demensplejebolig jf. Servicelovens 83 samt personer, der har brug for generelle tilbud med aktiverende og forebyggende sigte jf. Servicelovens 79. Enghaven-Dixensminde driver et åbent aktivitetscenter samt et daghjem. 2
3. Indsatsområder og mål Tema: Effektivisering. Effektiviseringsstrategi Byrådet har i marts 2011 vedtaget en effektiviseringsstrategi. Strategien skal medvirke til at borgerne oplever en kommunal service hvor der er fokus på kvalitet i opgaveløsningen, for de ressourcer der er til rådighed. Arbejdet med effektivisering ses som et aktivt samarbejde mellem politikere, ledere, medarbejdere og borgere om at udvikle, nytænke og indføre nye løsninger, arbejdsmetoder og arbejdsgange. Byrådets mål Vejen kommunes institutioner skal opnå og dokumentere konkrete effektiviseringer. Det skal ske gennem en forbedringskultur og et systematisk ledelsesmæssigt fokus på effektivitet i den daglige opgaveløsning. Disse effektiviseringsgevinster tilfalder institutionerne selv, til at udvikle kerneydelserne. Opfølgning og metode: Afdelingscheferne udarbejder en halvårlig redegørelse, også for at få de gode historier frem. Redegørelsen videreformidles til direktion og byråd. Vejen kommunes har uddannet en række konsulenter der kan hjælpe med at optimere arbejdsprocesser. Institutionerne har mulighed for at få hjælp herfra. Effektiviseringssekretariatet samler og videreformidler gode historier, primært via nyhedsbrevet KomVejen. På baggrund af de politisk udmeldte indsatsområder og målsætninger vil vi arbejde med følgende klare mål: Eksempler: Nr. Mål Baggrund Handleplan Opfølgningsmetode Politisk/social og ældreafdelingens fastsatte mål: 1. At indsatsen på ældreområdet sigter mod at understøtte borgernes selvstændighed, handlekompetence og øge eller fastholde funktionsniveau såvel fysisk En fastholdelse af nuværende kvalitet og serviceniveau vil, med baggrund i en jævn stigning i antallet af ældre gennem de kommende årtier, fordre at flere Fortsætte den målrettede fokus på paradigmeskifte via kompetenceudvikling og udvikling/videre udvikling af følgende indsatser: Videre udvikling af BASH Indsamle de gode historier 2. gange årligt foretages en 3
som intellektuelt og socialt. At alle indsatser og udvikling af disse har borgeren i centrum og til formål at skabe sammenhæng i den samlede hjælp til borgeren i Vejen kommune og i relation til regionale tilbud på f.eks. sygehuse og praksislægeordningen. Indsatsen samtidig er med til at skabe tryghed og et menighedsfuldt hverdagsliv for brugere og deres pårørende. ældre og kronisk syge vil kunne klare sig længere uden hjælp og kunne mestre sygdom og funktionstab med mindre hjælp. Større selvstændighed og bedre mestring af sygdom og funktionstab vil for hovedparten af ældre og kronisk syge give større livskvalitet og mulighed for at opretholde en aktiv hverdag. (hverdagsrehabilite ring) herunder fortsat opkvalificering af medarbejdere Fortsat implementering af velfærdsteknologi, som kan gøre borgere hel eller delvis selvhjulpne og/eller øge deres livskvalitet. Ernæringsindsats med særlig fokus på udvikling af måltidsmiljøer på plejecentre og i borgers nærmiljø samt en særlig indsats til borgere med en vægt under 45 kg. Videreudviklings af differentierede aktivitetstilbud med særlig fokus på udvikling af samarbejdet med frivillige, etablering af et tilbud til ældre og psykisk sårbare i Holsted og integrering af psykisk sårbare på aktivitetscentre i deres nærmiljø. Indsat i forhold til tidlig opspring af sygdom og funktionstab herunder at nedbringe antallet af forebyggelige indlæggelser/genin dlæggelser. Videreudvikling af Det nære sundhedsvæsen med implementering af MED COM standarder, fælles medicinkort, SAMBO m/ funktionsevnevurd ering Sikre helhed i indsatser med særlig fokus på sammenhængen i den samlede indsats til psykisk syge og senhjerneskadede. evaluering af iværksatte indsatser Sundhedsdata med oversigt over forebyggelige indlæggelser og genindlæggelser trækkes fire gange årligt Løbende opfølgning på visiterede ydelser til pleje, uddelegeret sygepleje og praktisk hjælp Evaluere indsatsen ved udgangen af 2014 4
Fokus på det gode hverdagsliv på plejecentre herunder kompetence udvikling af medarbejdere. Risikostyring med forebyggelse af tryksår, fejl i forbindelse med medicinhåndtering (implementering af E-leanings system i medicinhåndtering) og videreudvikling af faldforebyggelse 2. At styringen og ressourceanvendelsen på ældreområdet tager udgangspunkt i kommunens værdier, sikre effektive og ubureaukratiske arbejdsgange samt skabe balance mellem tildelte ressourcer og forbrug på ældreområdets decentrale enheder Effektive og ubureaukratiske arbejdsgange kan dels sikre kvaliteten af hjælpen til borgere og samtidig være med at afhjælpe ubalancen mellem tildelte ressourcer til områdecentre på ældreområdet og deres ressourceforbrug. Udvikling af lederfora og dens samspil med konsulentteamet på ældreområdet Optimering af samarbejdet på tværs af drift og myndighed herunder implementering af fast normering på plejecentre pr. 1. april 2014. Evaluering af de nye lederfora på ældreområdet i 4. kvartal 2014. Ved udgangen af 2014 evalueres den økonomiske og den borgerrettede kvalitet som konsekvens af den faste normering. Fælles vision for den samlede ledelse i Social og Ældre er, at den er anerkendt for professionel og engageret ledelse som styrker borgernes ressourcer og handlekompetencer. Arbejdet bygger på et fundament af tværgående faglighed, sammenhæng i opgaveløsningen, nytænkning og fælles ansvar. Implementering af velfærdsteknologiske og It løsninger, hvor det kan være med til at effektivisere arbejdsgange og sikre bedre kvalitet i opgaveløsningen Risikostyring med forebyggelse af arbejdsskader og arbejdsbetingede lidelser Ved udgangen af 2014 udarbejdes en oversigt over implementerede velfærdsteknologiske og IT løsninger med et skøn over deres funktionalitet og effektiviseringsgevinst. Månedlig opfølgning på ressourceanvendelse og sygefravær. Institutionens egne mål: 3. At afskaffe det samlede underskud og opretholde en økonomi i balance Enghaven og Dixensminde forventer overført et underskud til 2014 på 475.000 kr. Fælles målsætning om at fremme: Tværgående faglighed Sammenhæng i opgaveløsningen muligheder (tænke nyt) Udvikling af fælles styringsværktøj i området, hvor der styres efter 87 % forbrug af lønsum til fast normering Nedbringelse af det samlede fravær med 10 % ift 2013 Fastlæggelse af Det samlede sygefravær (Enghaven/Dixensmin de) skal reduceres med 10 % i 2014 ift. 2013 Ved udgangen af 2014 skal det samlede underskud være afskaffet og økonomien bragt i balance. Fortsat månedlig opfølgning på forbrug 5
Fælles ansvar Gennem optimering af ressourcestyring, koordinering og samarbejde på tværs af området. mødestruktur, der afspejler BTP og fokus på kerneopgaven. Sammenlægning af aftenvagten for hjemmeplejen i Jels, Skodborg og Rødding området med udgangspunkt fra Enghaven. og regnskab ud fra nøgletal og mål i lederteamet og på ordinære MED-møder. Lederteamet skal have videreudviklet og implementeret nye metoder for arbejdet med LEAN i teams. Der har gennem en årrække været arbejdet med værdibaseret LEAN. Lederteamet arbejder med en plan for videreudvikling af LEAN i teams. 4. At fremme samarbejde, trivsel og teamwork Med fast normering inde og øget fokus på hverdagslivet er der brug for optimering af teamwork og samarbejde Sammenlægningen af Enghaven og Dixensminde i et områdecenter øger samarbejdet de to centre imellem og behovet for at arbejde på tværs. Opfølgning på Trivselsundersøgelsen på Enghaven med særligt fokus på kommunikation og mobning. Gruppe- og centerleder sætte /udvikle teams/hold, der fungerer godt Sætte hold Fælles mål i teamet Aftale teamets beslutningskompet ence Aftale rammer for teamets virke Opfølgning på teams/den enkelte medarbejder Lederteamet arbejder med ledelse og udvikling af teams og selvledende medarbejdere (temadag) Input til pejlemærker for det gode teamwork afdækkes på dialogmøde med personalet i marts 2014 -> i januar 2015 indbydes medarbejderne til cafemøder om deres opleves af teamwork ift. pejlemærkerne. Enghaven: alle grupper har med udgangspunkt den nye mobbepolitik temadag om implementering heraf og kommunikation, som fremmer det gode arbejde. Medarbejdersiden i MED planlægger fælles arrangement for Dixensminde og Enghavens medarbejdere. 5. At fremme den sundhedsfaglige kvalitet og dokumentation Der er: fortsat mange utilsigtede hændelser ikke tilfredsstillende sundhedsfaglige tilsyn (medicinhåndteri ng, dokumentation og hygiejne) Sammenlægning til en fælles dokumentationsgruppe for områdecenteret: Dokumentation Medicinhåndtering UTH Der skal følges op på UTH med analyse af årsager og plan for tiltag, der kan mindske hændelserne Dokumentationsgruppen har ansvaret for Dokumentationsgrupp en fremlægger status på UTH: i lederteamet halvårligt. Dialog og information mødet i oktober. Rapporter fra Sundhedsfaglige tilsyn for 2014 skal afspejle 6
forskelle i samarbejdet om sygeplejen på de to plejecentre mange UTH i fm. Udskrivelse fra sygehusene, som: 1. ikke indberet tes 2. giver overarb ejde ikke fuld implementering af ernærings creening og udarbejdelse af kostplaner formidlingsopgaven. (viden, læring og udvikling) De faglige instrukser skal implementeres og efterleves: Gruppe- og centerledere gennemgår og følger op på instrukserne gennem stikprøvekontrol. gruppeleder for sygeplejen tilrettelægger i samarbejde med sygeplejerskerne: en plan, der sikrer indberetning og opfølgning på UTH i forbindelse med sektorovergange tilpasning af vagtplanlægning der understøtter opgaveløsningen Udarbejdelse og iværksættelse af konkret plan for sygeplejen til beboerne på de to plejecentre. at instrukser er implementeret i hverdagen Vejen kommunes repræsentant i samarbejdet med sygehusene skal have mulighed for at styrke samarbejdet om sektorovergangene med udgangspunkt i konkrete oplevelser/uth fra hverdagen Løbende opfølgning på årsager til overarbejde og tilpasning af vagtplan og opgaveløsning. Evaluering: Borgere med støtte til kostplan: statistik på -/+ og 0 vægtudsving med 3 måneder. Intervaller. Første gang 1. juni. Alle borgere skal tilbydes vægtkontrol. Borgere med behov for ernæringsscreening skal være tilbudt dette samt støtte til kostplanlægning. Borgere der støttes med kostplan skal enten have taget på eller have opnået en stabil vægt. 6. At fremme det gode hverdagsliv Den 1. april overgår plejecentrene til fast normering. Dette er set som afsæt for at sætte fokus på hverdagslivet, medbestemmelse og selvbestemmelse. Gældende kvalitetsstandarder er suppleret med kvalitetsstandarden om det gode hverdagsliv. Derfor skal flg. implementeres: Ved nye beboere og hos alle nuværende beboere (indflytnings)samtalen: Aftale om beboerens ønsker/mål for et godt hverdagsliv Handleplan ( visiterede ) ydelser, der udmønter aftalen med beboeren om det gode hverdagsliv. Løbende opfølgning i lederteamet med fokus på erfaring, udvikling og forbedring af arbejdet om hverdagslivet. Selvevaluering i det enkelte team i forhold til aftaler om faglige mål for det gode hverdagsliv. Informationsmøder for beboere og pårørende 7
Personalemøder om udvikling og opfølgning på det at arbejde med hverdagslivet, selvbestemmelse og medbestemmelse Indgår desuden i aftalerne mellem gruppe/centerleder og det enkelte team jvfr. Ovenstående Rev. Af Hjemmeside og info.materiale i øvrigt. Arbejde på at de fysiske rammer understøtter arbejdet med hverdagslivet. 4. Budgettet Budgettet for Ældrecenter Enghaven, Dixensminde og aktivitetscenter Nørrevang udgør 57,955 mio. kr. Budgettets hovedposter fremgår af nedenstående tabel. 532018 Ældrecenter Enghaven Budget 2014 001 Levering af personlig og praktisk bistand 400 Personaleudgifter 21.328 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 32 004 Hjemmesygepleje 400 Personaleudgifter 7.068 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 142 011 Personlig og praktisk hjælp undtaget frit valg 400 Personaleudgifter 6.180 020 Tværgående arbejdsopgaver 400 Personaleudgifter 685 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 149 600 It, inventar og materiel 852 700 Grunde, arealer og bygninger 466 093 Beboeres betaling for service -36 200 Ledelse og administration 400 Personaleudgifter 2.033 532019 Modtagekøkken Enghaven 400 Personaleudgifter 812 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 1.846 093 Beboeres betaling for service -2.152 533018 Dagcenter Enghaven 002 Generelle tilbud 400 Personaleudgifter 1.320 8
500 Materiale- og aktivitetsudgifter 329 600 It, inventar og materiel 9 003 Afløsning aflastning samt midlertidig 40 093 Beboeres betaling for service -87 TOTAL Ældrecenter Enghaven 41.016 532012 Ældrecenter Dixensminde Budget 2014 001 Levering af personlig og praktisk bistand 400 Personaleudgifter 13.989 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 16 020 Tværgående arbejdsopgaver 000 Puljer m.v. -321 400 Personaleudgifter 138 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 64 600 It, inventar og materiel 471 700 Grunde, arealer og bygninger 240 093 Beboeres betaling for service -5 200 Ledelse og administration 400 Personaleudgifter 1.104 532013 Modtagekøkken Dixensminde 400 Personaleudgifter 224 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 697 093 Beboeres betaling for service -957 533012 Dagcenter Dixensminde 002 Generelle tilbud 400 Personaleudgifter 544 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 165 600 It, inventar og materiel 25 003 Afløsning / aflastning samt midlertidig 25 093 Beboeres betaling for service -93 533027 Dagcenter Nørrevang 002 Generelle tilbud 400 Personaleudgifter 187 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 70 600 It, inventar og materiel 53 700 Grunde, arealer og bygninger 367 800 Betaling fra andre off.myndigheder -64 TOTAL Dixensminde og Nørrevang 16.939 I alt Enghaven, Dixensminde og Nørrevang 57.955 Budgetforudsætninger: Institutionen er omfattet af lønsumsstyring. Institutionen er omfattet af overførselsadgang mellem budgetårene. Der henvises i øvrigt til de vedlagte bilag 1 og 2. 9
5. Kompetencer og ansvar Afdelingschefen indgår drifts- og udviklingsaftalen med lederen af daginstitutionen inden for rammerne af den politiske og administrative organisation. Institutionslederen har ansvaret for den daglige drift af institutionen såvel fagligt som økonomisk, administrativt og personalemæssigt. Drifts- og udviklingsaftalen får gyldighed ved borgmesterens og direktørens underskrift på forsiden. 6. Opfølgning på drifts- og udviklingsaftalen Institutionslederen har ansvar for, at der følges op på mål og økonomi i drifts- og udviklingsaftalen. Med mindre andet aftales lokalt skal institutionslederen som minimum fremsende en skriftlig redegørelse til afdelingschefen umiddelbart efter aftaleperiodens ophør. Redegørelsen skal indeholde en opfølgning på de mål, der er fastsat i aftalen. Redegørelsens præcise form fastlægges af den enkelte afdelingschef. Redegørelsen danner grundlag for den årlige opdatering af aftalen. 7. Bilag til aftalen Bilag 1: Lønsumsstyring Bilag 2: Overførselsadgang Bilag 3: Kompetencer Bilag 4: Øvrige administrative forhold 10