APV guide Indhold Indledning... 1 De formelle krav til APV... 2 Forskellige arbejdsmiljøforhold og problemer hos forskellige faggrupper... 2 Sygefravær som en del af APV... 2 Arbejdsgiveransvar... 3 Hvordan kommer vi i gang?... 4 @lt-i-alt værktøjet... 4 APV på skrift... 5 Identifikation og kortlægning... 5 Beskrive og vurdere arbejdsmiljøproblemer... 6 Prioritering og handleplan... 6 Opfølgning på handleplan... 7 Sygefravær... 7 Næste gang vi udarbejder APV... 9 APV mere end blot en formalitet?...10 Indledning Den 1. januar 2005 trådte den nye Arbejdsmiljølovgivning i kraft, hvilket betyder at Arbejdstilsynets (AT) skal screene arbejdsmiljøet i alle danske institutioner og virksomheder. Med screeningerne bliver der sat ekstra fokus på arbejdspladsvurderingen (APV). Det er lovpligtigt at udarbejde en APV, og det giver samtidig en mulighed for at forbedre såvel det fysiske som psykiske arbejdsmiljø. KL vil med denne vejledning give et bud på, hvordan en APV kan udføres. Udarbejdelse af en APV på den beskrevne måde er ikke en garanti for et godt arbejdsmiljø, men en hjælp til at komme godt i gang med egenindsatsen på arbejdsmiljøområdet. KL ser et stort potentiale i at arbejde aktivt og fremadrettet med arbejdsmiljøet, da fysisk såvel som psykisk trivsel på arbejdspladsen er en forudsætning for at skabe den gode arbejdsplads, samt optimere ressourceanvendelsen i de enkelte institutioner. KL den 26. juli 2006 1
De formelle krav til APV KL s vejledning til udarbejdelse af APV tager udgangspunkt i de præmisser, som AT baserer deres vurdering af arbejdsmiljøet på. Dette er dog på ingen måde en garanti for at være fredet i forbindelse med en screening, men det er et rigtigt skridt på vejen, eftersom en manglende APV automatisk betyder, at AT foretager et tilpasset eftersyn. De formelle krav som knytter sig til udarbejdelsen af en APV er, at den: skal være skrevet på papir skal udarbejdes I samarbejde og godkendes af både medarbejderne/sikkerhedsorganisationen i institutionen og lederen/arbejdsgiveren skal rumme en beskrivelse af arbejdsmiljøforholdene i institutionen skal beskrive og vurdere arbejdsmiljøproblemerne i institutionen skal rumme en prioritering af arbejdsmiljøproblemerne skal rumme en handle-/løsningsplan for de prioriterede problemer skal indeholde en opfølgning på handleplanen, herunder retningslinjer for opfølgningsmetode (hvem, hvornår og hvordan) APV skal gennemføres minimum hvert 3. år Forskellige arbejdsmiljøforhold og problemer hos forskellige faggrupper Hvis der er flere faggrupper repræsenteret i institutionen skal i være opmærksomme på, at de kan have forskellige arbejdsmiljøforhold og arbejdsmiljøproblemer. Fx har Ældrecentret ofte tilknyttet hjemmepleje, køkkener og rengøring, og Rådhuset har ud over kontorarbejdspladserne fx Vej&Park og rensningsanlæg. I AT s checklister og vejvisere er de mest almindelige arbejdsmiljøproblemer i de forskellige brancher beskrevet: ATs Checklister: www.at.dk/sw6404.asp ATs Arbejdsmiljøvejvisere: www.at.dk/sw5451.asp Sygefravær som en del af APV I APV en skal der også tages stilling til sygefraværet. Den skal rumme en vurdering af, hvorvidt eventuelle arbejdsmiljøproblemer har en sammenhæng med det faktiske sygefravær. Det hedder sig i Arbejdsmiljølovgivningens bekendtgørelse nr. 559, kapitel 2 a 6 b. stk. 3, at der skal ske en Inddragelse af virksomhedens sygefravær med henblik på vurdering af, om forhold i virksomhedens arbejdsmiljø kan medvirke til sygefraværet. KL den 26. juli 2006 2
Arbejdsgiveransvar Det er arbejdsgivers ansvar at sørge for udarbejdelsen af APV. Dette skal dog gøres i tæt samarbejde med medarbejderne og sikkerhedsrepræsentanten. Det er vigtigt, at lederen er opmærksom på: at der udarbejdes en APV, som er fyldestgørende og skriftliggjort at medarbejderne inddrages i gennemførelsen af APV en at APV en fornyes. Hermed menes, at lederen skal sørge for at lave en ny APV mindst hvert tredje år eller hvis der opstår væsentlige forandringer i f.eks. organisationen eller ændringer i lovgivningen. Føler lederen sig ikke i stand til selv at varetage udarbejdelsen af en APV, vil det være en god idé at søge sagkyndig bistand. Her tilbyder KL rådgivning. Henvendelse kan rettes til: Chefkonsulent Preben Meier Pedersen, tlf. 3370 3819 pmp@kl.dk Arbejdsmiljøkonsulent Katrine Nordbo Therkildsen,tlf. 3370 3902 knt@kl.dk I det følgende vil en mulig måde at håndtere APV- processen på blive beskrevet. KL den 26. juli 2006 3
Hvordan kommer vi i gang? Udgangspunktet for at kunne komme godt i gang med udarbejdelsen af en APV er at skabe en fælles forudsætning for, at medarbejdere og ledelse i fællesskab bliver i stand til at identificere og kortlægge arbejdsmiljøforholdene på arbejdspladsen. Men fordi vi er mennesker med forskellige præferencer, forholder det sig ofte sådan, at vi har forskellige virkelighedsbilleder, det være sig medarbejderne imellem og medarbejderne i forhold til ledelsen. Derfor er det vigtigt at få et fælles udgangspunkt for dialogen, inden man går i gang med at skitsere løsningsforslag. På nogle arbejdspladser vil man være i stand til blot at sætte sig ned og få afstemt opfattelser, forventninger, skuffelser, problemer mm. Ofte forholder det sig dog langt fra sådan, og der kan være behov for hjælperedskaber til at åbne op for dialogen. Til dette formål vil vi gerne introducere @lt-i-alt værktøjet. @lt-i-alt værktøjet KL har udviklet @lt-i-alt værktøjet som et tilbud til alle ledere og medarbejdere i kommunerne, som ønsker at udvikle arbejdspladsen og arbejdslivskvaliteten. @lt-i-alt undersøgelsen er baseret på et spørgeskema, som kan måle forhold indenfor Arbejdsmiljø, Ledelse og Trivsel på de kommunale arbejdspladser. Et af værktøjets fortrin er for det første, at det er anonymt. For det andet, at det kun koster den arbejdstid, som medarbejderne bruger på at udfylde skemaet. For det tredje, at undersøgelsen baserer sig på medarbejdernes tilkendegivelse af henholdsvis det ønskværdige (betydning) og det faktiske (realitet) inden for forskellige emner, som samlet set kan give et billede af arbejdsmiljøets tilstand på arbejdspladsen. Værktøjet gør det muligt at tage udgangspunkt i en dialog om praksis i forhold til de konkrete forventninger. Værktøjet er dermed et glimrende dialogredskab, som kan åbne op for også de svære dialoger på arbejdspladsen. Da spørgeskemaundersøgelsen i sig selv ikke rummer de endelige fortolkninger, er det op til medarbejdere og leder i fællesskab at identificere og kortlægge arbejdsmiljøet på denne baggrund. Men resultatet af spørgeskemaundersøgelsen udgør naturligvis en del af det skriftlige produkt til APV en. Værktøjet er overskueligt og lettilgængeligt, og alle kommunale arbejdspladser har mulighed for at gennemføre undersøgelsen. Værktøjet er frit tilgængeligt via KL s hjemmeside: www.kl.dk/alt, på samme hjemmeside findes en brugervejledning til, hvordan en undersøgelse etableres og administreres. Her er det endvidere muligt bl.a. at se landsgennemsnittet for de forskellige sektorområder og sammenligne sig hermed. KL den 26. juli 2006 4
Undersøgelsen giver ledere og medarbejdere et personalepolitisk og arbejdsmiljømæssigt billede for arbejdspladsen. På den enkelte arbejdsplads kan @lt-i-alt værktøjet f.eks. anvendes til: At give mere klarhed over myter og realiteter vedrørende arbejdsmiljø, ledelse og trivsel på arbejdspladsen At identificere indsats- og udviklingsområder på tværs af arbejdsmiljø, ledelse og trivsel At give systematik og vitamintilskud til den lokale dialog om udvikling af den attraktive arbejdsplads At udgøre et godt afsæt og dokumentation til brug for arbejdspladsens APV, medarbejder- og gruppeudviklingssamtaler, etc. At udgøre dokumentationsgrundlag til brug i f.eks. virksomhedsplaner, rekrutteringskampagner mv. At sammenligne eget resultat med forskellige landsgennemsnit. APV på skrift Når Arbejdstilsynet ønsker skriftlighed, betyder det, at der skal foreligge en skriftligt papirudgave af APV en, hvor tidligere nævnte punkter er beskrevet og underskrevet af ledelse og medarbejdere. Sørg for at udarbejdelsen af APV foregår i samarbejde mellem medarbejdere og ledelse. For overskuelighedens skyld kan det være hensigtsmæssigt at afrapportere informationerne i en mere skematisk form. Derfor har KL udarbejdet en skema som eksempel, inspiration eller til konkret anvendelse. Se mere på www.kl.dk/apvskema Identifikation og kortlægning Når man har lavet sin @lt-i-alt undersøgelse og har haft en uddybende dialog medarbejdere og ledelse imellem om resultaterne af undersøgelsen, så skal det skrives ned. Se evt. det eksemplificerede skema på www.kl.dk/apvskema i sektionen, som hedder Identifikation og kortlægning. Med udgangspunkt i @lt-i-alt undersøgelsen er det muligt: at beskrive de store linjer i institutionens arbejdsmiljøstatus. at foretage uddybninger/tilføjelser til de enkelte punkter med reference til resultatet af spørgeskemaundersøgelsen, som ofte i sig selv vil være for overordnede, hvis der er tale om væsentlige uoverensstemmelser mellem betydning og realitet. KL den 26. juli 2006 5
Dernæst er det vigtigt at huske, at der kan ligge temaer/problemer, som ikke omfattes af spørgeskemaundersøgelsen. Derfor er det vigtigt også at være åben overfor andre problematikker (se evt. ATs Checklister: www.at.dk/sw6404.asp eller Arbejdsmiljøvejvisere: www.at.dk/sw5451.asp). Hvis ledelse og medarbejdere/sikkerhedsorganisation ikke finder, at der er nogen arbejdsmiljøproblemer, skal dette fremgå af APV en i den samlede beskrivelse/kortlæggelse. For at dokumentere dette skal både leder og sikkerhedsrepræsentant underskrive, at der ikke er arbejdsmiljøproblemer på arbejdspladsen. Beskrive og vurdere arbejdsmiljøproblemer Når det generelle billede er tegnet, skal eventuelle arbejdsmiljøproblemer konkretiseres, beskrives og vurderes. Omfanget og alvoren af de konkrete problemer skal skitseres, samtidig med at årsagen til problemet og de mest hensigtsmæssige løsninger skal beskrives. Det er vigtigt at være opmærksom på, at: løsninger og foranstaltninger rettes mod kilden til problemet/-erne det overvejes, om problemet/-erne helt kan fjernes det farlige erstattes med noget ufarligt eller mindre farligt medarbejderne instrueres Hvis man er I stand til med det samme at løse problemet/-erne, skal dette noteres i APV en. Se APV skemaets afsnit om Beskrivelse og vurdering af arbejdsmiljøproblemer. www.kl.dk/apvskema. Prioritering og handleplan For at kunne udarbejde en handleplan er det som oftest en fordel at lave en prioriteret rækkefølge for håndtering af problemerne. På baggrund af prioriteringen udarbejdes en handleplan. Vær realistisk i forhold til ressourceindsats og mål. Handleplanen bør i forhold til de enkelte problematikker rumme vurdering af følgende ricisi: Hvor stor en påvirkning problemerne kan påføre medarbejderne? Hvor stor er risikoen for, at påvirkningen opstår? Hvor tilgængelig er løsningsmuligheden? KL den 26. juli 2006 6
Handleplanen skal i forhold til de enkelte problematikker rumme informationer om: Hvem der er ansvarlig for indsatsen frem til næste status? Hvad er tidsrammen og planlægningen af indsatsen? Hvad skal der konkret ske/løsningen? Hvornår følges der op på problemet (dato)? Er der forhold, som udgør en akut fare, skal der med det samme træffes foranstaltninger, som kan fjerne eller mindske risikoen til et acceptabelt niveau. Denne type problemer skal dog også fremgå af APV ens handleplan, så der kan arbejdes hen imod mere permanente løsninger. Se også skema www.kl.dk/apvskema under afsnittet Beskrivelse og vurdering, hvor der er lavet et risikobarometer under Prioritering og handleplan, hvor indsatsdelen indeholdes. Opfølgning på handleplan I APV en skal det også fremgå, hvordan man vil følge op på handlingsplanen. Her skal man sørge for, at det fremgår: Hvem der er overordnet ansvarlig for den konkrete proces? Hvornår og hvordan man vil vurdere, om ændringerne har haft den tiltænke effekt.? Hvilket behov er der for at revidere APV en? Handleplanens ansvarshavende personer bør løbende informere ledelsen, så der er en konstant dialog vedrørende indsatsområderne, hvilket er med til at fastolde de skitserede problemer og synliggøre de nye initiativer i institutionen på arbejdsmiljøområdet. Se også www.kl.dk/apvskema under afsnittet Opfølgning på handleplan. Sygefravær Lovgivningsmæssigt er anvisningen, at det skal vurderes, om sygefravær og arbejdsmiljøproblemer har en sammenhæng. KL anbefaler, at hver gang der identificeres et arbejdsmiljøproblem, stilles spørgsmålet: Har problemet en sammenhæng med medarbejdernes sygefravær? Hvis ja, hvorfor? På den måde tages der aktivt stilling til en mulig sammenhæng mellem det konkrete problem og sygefravær. Se skemaet på www.kl.dk/apvskema under afsnittet Beskrivelse og vurdering af arbejdsmiljøproblemer. Det kan dog være en god idé at forholde sig endnu mere konkret og aktivt til arbejdspladsens sygefravær og f.eks. lave sygefraværsstatistikker, indføre samtaler i forbindelse med langtidssygdom eller måske KL den 26. juli 2006 7
endda formulere en sygefraværspolitik denne skal naturligvis udarbejdes i samarbejde mellem leder og medarbejdere. Ved også at favne sygefravær med statistik og konkrete samtaler bliver det muligt at udarbejde en mere målrettet indsats i institutionen. Sygefravær vil være oplagt at vælge som et konkret indsatsområde med dertilhørende handleplaner. Husk, at sygefravær er ikke pinagtigt, men noget der skal tages aktivt stilling til. KL den 26. juli 2006 8
Næste gang vi udarbejder APV Som tidligere nævnt skal APV fornyes mindst hvert 3. år. Derudover skal APV en fornyes, hvis: Der sker ændringer i produktion/arbejdet, arbejdsmetoder/-processer, som har betydning for arbejdsmiljøet. Hvis der kommer ny viden/erfaringer, som gør det nødvendigt at sætte fokus på andre problematikker i handleplanen og derfor nødvendiggør en ændret prioritering/handleplan i forhold til de øvrige indsatsområder. En løbende opfølgning og revision af APV kan gøre APV en til det centrale omdrejningspunkt for institutionens generelle arbejdsmiljøarbejde og giver dermed en bedre forudsætning for at forebygge konkrete arbejdsskader, samt styrker dialogen om arbejdsmiljøet på arbejdspladsen. Ved at anvende den samme systematik/ det samme skema fra gang til gang bliver det muligt at sammenligne de forskellige APV er. Desuden opstår der en vis fortrolighed med dette værktøj, som kan lette processen yderligere. Dog er det vigtigt at være opmærksom på, hvis der er noget, som ikke fungere i den måde, man vælger at systematisere APV- arbejdet på og derfor være åben overfor bedre alternativer til udarbejdelse af APV. KL den 26. juli 2006 9
APV mere end blot en formalitet? APV er mere end blot en formalitet, fordi: mange personalepolitiske diskussioner bliver mere meningsfulde, hvis det brede arbejdsmiljø inddrages i de mere overordnede betragtninger og perspektiver arbejdsmiljøbelastninger ofte er årsag til en mindre effektiv opgavevaretagelse, fordi medarbejderne ikke trives arbejdsmiljøproblematikker ofte er svære at håndtere for den enkelte medarbejder, da det tit berører den personlige integritet. Derfor kan arbejdet med APV skabe grundlag for, at det bliver mere naturligt at sætte ord på det problematiske i arbejdsmiljøet, hvad enten det har en fysisk eller psykisk karakter den kan danne grundlag for en mere konstruktiv dialog mellem ledelsen og medarbejderne, da det øger synligheden og der sættes ord på det svære. Dette er med til at afstemme virkelighedsbillederne, så leder og medarbejdere har et mere afstemt billede at tale ud fra, hvilket gælder alle processer i institutionen lige fra den praktiske opgavevaretagelse til f.eks. lønforhandlinger APV kan hjælpe til at skabe en mere rummelig arbejdsplads ved hjælp af en åben dialog om både det materielle og fysiske, samt det personlige og psykiske og på den måde øge den generelle trivsel. KL den 26. juli 2006 10