Eksempelhæfte 2 Lederstilling i en børnehave Væksthus for ledelse www.lederweb.dk/rekrutteringsguiden
Jobanalyse Lederstilling i daginstitutionen Mariehønen (fiktivt eksempel) Ansættelse af leder til Mariehønen, februar/marts 2007 Rammer Værdier: Kommunens og Mariehønens værdier er tillid, respekt, ligeværd og dialog. Vilkår Integreret institution (36 vuggestuebørn og 44 børnehavebørn). Personalegruppen består af 10 pædagoger, 6 pmf ere og et antal faste vikarer. Institutionen er lønsumsstyret. Virksomhedsaftale, som kontrakt med byrådet om målopfyldelse. Løn efter overenskomst med mulighed for funktions- og kvalifikationsløn. Resultatkrav Få (gen)skabt trivsel blandt medarbejderne. Nedbragt sygefraværet, som er steget markant. Skabe retning og finde fælles fodslag med personalegruppen Opgaver Varetagelse af den pædagogiske, personalemæssige og administrative ledelse Medvirke til at udvikle et aktivt ledelsesteam Strategisk udvikling i forhold til at udvikle Mariehønens pædagogiske profil. Faglig udvikling i forhold til at sikre en faglig høj dialog og kompetenceudvikling i personalegruppen. Side 1 af 1
Kompetenceprofil Lederstilling i daginstitutionen Mariehønen (fiktivt eksempel) Når man har udarbejdet jobanalysen og går til kompetenceprofilen, kan det være en god måde at få startkortene på bordet, at tænke i hvad ved vi sådan top of the head plejer at fremme hhv hæmme at man får succes og indfrier resultatkravene i dette job. Får ansættelsesudvalget samlet et par vigtige meldinger her, er der et godt afsæt for at dykke videre ned i kompetencerne. Vi har erfaring med, at følgende egenskaber hos lederen fremmer varetagelsen: Er tilstede og viser interesse i medarbejderne, børn og forældre. Er udadvendt og opsøgende tilgang Får personalegruppen til at arbejde selvstændigt og motiveret, men koordineret Stiller tydelige krav til personalegruppen Indbyder til samarbejder og medinddragelse Vægter et højt informations- og kommunikationsniveau. Vi har erfaring med at følgende kan hæmme: Tendens til at sidde på kontoret / indadvendt tilgang Fejlsøgeri eller laissez-faire-ledelse overfor personalegruppen Manglende og for sene beslutninger Ikke at handle ud fra det aftale og udmeldte. Kompetencer Praktiserer tilstedeværelse og opmærksomhed Er omsorgsfuld og anerkendende og kan give feedback og supervision til personale gruppen Kan se muligheder i den enkelte medarbejder og er god til at sparre og motivere (udvikle medarbejderne) Er synlig, handlekraftig og har gode samarbejds- og kommunikationsevner Kan håndtere den vanskelige samtale - og træffe og udføre upopulære beslutninger. Er engageret og med ideer til udvikling af institutionen i samarbejde med personale og bestyrelse. Er et positivt menneske med øje for muligheder, der er i stand til at uddelegere opgaver og ansvar, har teamforståelse og velfunderet indsigt i børne- og gerne voksenpædagogik. Side 1 af 1 Side 1 af 1
Fra jobanalyse til kompetenceprofil (b) Lederstilling i daginstitutionen Mariehønen (fiktivt eksempel) Jobbets rammer Værdier Kommunens og Mariehønens værdier er tillid, respekt, ligeværd og dialog. Vilkår i lederjobbet Integreret institution (36 vuggestuebørn og 44 børnehavebørn) /Personalegruppen består af 10 pædagoger, 6 pmf ere og et antal faste vikarer / Institutionen er lønsumsstyret / Virksomhedsaftale, som kontrakt med byrådet om målopfyldelse / Løn efter overenskomst med mulighed for funktions- og kvalifikationsløn. Resultatkrav Vi har erfaringer med at følgende kan fremme succes Vi har erfaringer med at følgende kan hæmme Kompetenceprofil Få (gen)skabt trivsel blandt medarbejderne. Er udadvendt og opsøgende tilgang Indbyder til samarbejder og medinddragelse Tendens til at sidde på kontoret / indadvendt tilgang Fejlsøgeri eller laissez-faire ledelse overfor personalegruppen Praktiserer tilstedeværelse og opmærksomhed Er synlig, handlekraftig og har gode samarbejdsog kommunikationsevner Kan se muligheder i den enkelte medarbejder og er god til at sparre og motivere (udvikle medarbejderne). Nedbragt sygefraværet, som er steget markant. Er tilstede og viser interesse i medarbejderne, børn og forældre. Stiller tydelige krav til personalegruppen Berøringsangst i forhold til medarbejderne Er omsorgsfuld og anerkendende og kan give feedback og supervision til personalegruppen Kan håndtere den vanskelige samtale - og træffe og udføre upopulære beslutninger. Skabe retning og finde fælles fodslag med personalegruppen Får personalegruppen til at arbejde selvstændigt og motiveret, men koordineret. Vægter et højt informations og kommunikationsniveau. Manglende/for sent trufne beslutninger Ikke at handle ud fra det aftale og udmeldte. Er engageret og med ideer til udvikling af institutionen i samarbejde med personale og bestyrelse. Er et positivt menneske med øje for muligheder, der er i stand til at uddelegere opgaver og ansvar, har teamforståelse og velfunderet indsigt i børne - og gerne voksenpædagogik. Side 1 af 2
Kerneopgaver Varetagelse af den pædagogiske, personalemæssige og administrative ledelse Medvirke til at udvikle et aktivt ledelsesteam Strategisk udvikling i forhold til at udvikle Mariehønens pædagogiske profil. Faglig udvikling i forhold til at sikre en faglig høj dialog og kompetenceudvikling i personalegruppen. Side 2 af 2
Fra kompetenceanalyse til starten på spørgeguide Lederstilling i daginstitutionen Mariehønen (fiktivt eksempel) Ansættelsesudvalget har vurderet, at Man har derfor beskrevet en kompetence omkring dette: Og spørgsmål til afdækning kunne være: det er vigtigt at den nye leder kan få (gen)skabt trivsel blandt medarbejderne.. Praktiserer tilstedeværelse og opmærksomhed. Er synlig, handlekraftig og har gode samarbejds- og kommunikationsevner. Kan se muligheder i den enkelte medarbejder og er god til at sparre og motivere (udvikle medarbejderne). Hvilke principper vurderer du som vigtigst i ledelse af mennesker? - Kan du give et eksempel som illustrerer din egen ledelsesstil? Kan du give et eksempel på, at du med succes har hjulpet en medarbejder med et problem? - Hvilken rolle spillede du? Hvordan reagerer du typisk når en medarbejder beder om et godt råd? - Eksempel? - Har der været en situation, hvor du ikke kunne hjælpe en medarbejder? Hvilken? Hvilke signaler er du særligt opmærksom på, når du skal aflæse andres humør? - Kan du komme i tanke om et eksempel, hvor du havde succes med at aflæse andres humør? - Hvad var det præcist du gjorde? Kan du beskrive en situation, hvor du som den første blev klar over, at der var samarbejdsproblemer på din arbejdsplads? - Hvad var det netop du havde set, som andre ikke havde set? - Hvilke signaler reagerede du på? Kan du give et eksempel på, at du har givet andre en positiv tilbagemelding? Hvordan sikrer du dig, at andre forstår hvilke forventninger du har til dem? - Kan du give et eksempel hvor du havde succes med at kommunikere dine forventninger til andre? Side 1 af 1
Interviewguide Lederstilling i daginstitutionen Mariehønen (fiktivt eksempel) Ansættelse af leder til Mariehønen, februar/marts 2007 1. Velkommen Præsentere udvalgets medlemmer og deres rolle i interviewprocessen Vi ønsker stillingen besat pr. 1. april og har indkaldt i alt 4 til interview. Der er afsat én time til interviewet og vi forestiller os Præcisere interviewets opbygning (fx: information - interview evt. spørgsmål) Gøre dig opmærksom på, at vi i udvalget (primært Tina) tager notater undervejs, så vi bagefter kan vurdere og sammenligne ansøgerne. 2. Ansøgerens præsentation Vil du kort præsentere dig selv og funktionen i dit nuværende job? 3. Ansøgerens motivation og forventninger [klik her for at se flere spørgsmål] Hvad tiltrækker dig umiddelbart ved jobbet? Er der noget du især lægger vægt på? Er der forhold/ting i dit nuværende job, som du søger væk fra? Har du kendskab til Mariehønen eller andre daginstitutioner i kommunen? Har du gjort dig overvejelser omkring, hvad der har stor betydning for dig i forhold til et job? Har du gjort dig overvejelser omkring, hvad der får dig til at trives? 4. Ansøgerens kompetencer [klik her for at se flere spørgsmål] Hvilke af din personlige evner tror du, at der bliver brug for i jobbet? Hvad vil du kunne tilbyde? Hvilke principper vurderer du som vigtigst i ledelse af mennesker? - Kan du give et eksempel som illustrerer din egen ledelsesstil? Kan du give et eksempel på, at du med succes har hjulpet en medarbejder med et problem? - Hvilken rolle spillede du? Hvordan reagerer du typisk når en medarbejder beder om et godt råd? - Eksempel? - Har der været en situation, hvor du ikke kunne hjælpe en medarbejder? Hvilken? Hvilke signaler er du særligt opmærksom på, når du skal aflæse andres humør? - Kan du komme i tanke om et eksempel, hvor du havde succes med at aflæse andres humør? - Hvad var det præcist du gjorde? Side 1 af 2
Kan du beskrive en situation, hvor du som den første blev klar over, at der var samarbejdsproblemer på din arbejdsplads? - Hvad var det netop du havde set, som andre ikke havde set? - Hvilke signaler reagerede du på? Kan du give et eksempel på, at du har givet andre en positiv tilbagemelding? Hvordan sikrer du dig, at andre forstår hvilke forventninger du har til dem? - Kan du give et eksempel hvor du havde succes med at kommunikere dine forventninger til andre? Om jobbet Vi udsendte virksomhedsplanen for dette år og det seneste referat fra mødet i forældrebestyrelsen har du spørgsmål/kommentarer til det udsendte materiale? Af referatet fremgår beslutningen om besparelser på vikarområdet, som har vakt bekymring i medarbejdergruppen. Kan du forestille dig, hvordan du vil gribe denne udfordring an? Har du erfaringer med en tilsvarende udfordring? I så fald, hvordan håndterede du det? Forventninger fra ansættelsesudvalgets side Noget af det du især vil blive vurderet på i jobbet er at få nedbragt sygefraværet og dermed også vikarforbruget. Det er et problem for os og derfor er det vigtigt for os at du har lyst til at gøre noget ved det. Det handler bl.a. om at få skabt bedre trivsel blandt medarbejderne. Har du gjort dig nogle tanker om, hvordan du vil gribe denne situation an? Hvordan du vil håndtere den? Afrunding Er der forhold vi har glemt at belyse eller forhold, som kan supplere eller uddybe dine kompetencer? Er der forhold ved jobbet, du ønsker uddybet? Hvilket forventninger har du til løn og øvrige vilkår (fx hjemmearbejdsplads) Vores udgangspunkt er så og så meget. Hvornår har du mulighed for at starte i jobbet? Det videre forløb Vi har interview den 14. og 15. februar og vil senest den 16. om eftermiddagen give en tilbagemelding. Såfremt du går videre til 2. samtale finder den sted den 26. februar. Farvel & tak Side 2 af 2
Interviewrapport Lederstilling i daginstitutionen Mariehønen (fiktivt eksempel) Navn på ansøger Dato/ tidspunkt Ansøger nr. 3. Henriette Poulsen 14. febr. kl. 14 Spørgsmål Notefelt til svar / bemærkninger / eksempler Vurdering Ansøgerens præsentation Vil du kort præsentere dig selv og funktionen i dit nuværende job? Ansøgerens motivation og forventninger Hvad tiltrækker dig umiddelbart ved jobbet? Er der noget du især lægger vægt på? Er der forhold/ting i dit nuværende job, som du søger væk fra? Har du kendskab til Mariehønen eller andre daginstitutioner i kommunen? Har du gjort dig overvejelser omkring, hvad der har stor betydning for dig i forhold til et job? Har du gjort dig overvejelser omkring, hvad der får dig til at trives? Ansøgerens kompetencer Hvilke af din personlige evner tror du, at der bliver brug for i jobbet? - Hvad vil du kunne tilbyde? Hvilke principper vurderer du som vigtigst i ledelse af mennesker? - Kan du give et eksempel som illustrerer din egen ledelsesstil? Kan du give et eksempel på, at du med succes har hjulpet en medarbejder med et problem? - Hvilken rolle spillede du? Side 1 af 3
Hvordan reagerer du typisk når en medarbejder beder om et godt råd? - Eksempel? - Har der været en situation, hvor du ikke kunne hjælpe en medarbejder? Hvilken? Hvilke signaler er du særligt opmærksom på, når du skal aflæse andres humør? - Kan du komme i tanke om et eksempel, hvor du havde succes med at aflæse andres humør? - Hvad var det præcist du gjorde? Kan du beskrive en situation, hvor du som den første blev klar over, at der var samarbejdsproblemer på din arbejdsplads? - Hvad var det netop du havde set, som andre ikke havde set? - Hvilke signaler reagerede du på? Kan du give et eksempel på, at du har givet andre en positiv tilbagemelding? Hvordan sikrer du dig, at andre forstår hvilke forventninger du har til dem? - Kan du give et eksempel hvor du havde succes med at kommunikere dine forventninger til andre? Om jobbet Har du spørgsmål/kommentarer til det udsendte materiale? Mht. besparelser på vikarområdet, som har vakt bekymring i medarbejdergruppen - kan du forestille dig, hvordan du vil gribe denne udfordring an? Har du erfaringer med en tilsvarende udfordring? I så fald, hvordan håndterede du det? Side 2 af 3
Forventninger fra ansættelsesudvalgets side Mht. at få nedbragt sygefraværet og dermed også vikarforbruget - har du gjort dig nogle tanker om, hvordan du vil gribe denne situation an? Hvordan du vil håndtere den? Afrunding Er der forhold vi har glemt at belyse eller forhold, som kan supplere eller uddybe dine kompetencer? Er der forhold ved jobbet, du ønsker uddybet? Hvilket forventninger har du til løn og øvrige vilkår (fx hjemme-arbejdsplads) Vores udgangspunkt er så og så meget. Hvornår har du mulighed for at starte i jobbet? Øvrigt Referencer Notefelt Vurdering Nuværende souschef Palle Holgersen Har fået nedbragt sygefraværet hos medarbejderne gennem målrettet indsats, bl.a. ved tidligt at gribe fat i de pågældende medarbejdere og ved at få en dialog i gang om nogle af årsagerne til fraværet. God til at håndtere kontakten med forvaltningen omkring institutionens økonomi. På trods af underskud (fra forrige leder) er det lykkes at skabe god og konstruktiv dialog om løsningsforslag. Vigtig!! Godt ift. vores vanskelige budgetlægning sidste år Side 3 af 3
Interviewguide Lederstilling i daginstitutionen Mariehønen (fiktivt eksempel) Ansættelse af leder til Mariehønen, februar/marts 2007 1. Velkommen Præsentere udvalgets medlemmer og deres rolle i interviewprocessen Vi ønsker stillingen besat pr. 1. april og har indkaldt i alt 4 til interview. Der er afsat én time til interviewet og vi forestiller os Præcisere interviewets opbygning (fx: information - interview evt. spørgsmål) Gøre dig opmærksom på, at vi i udvalget (primært Tina) tager notater undervejs, så vi bagefter kan vurdere og sammenligne ansøgerne. 2. Ansøgerens præsentation Vil du kort præsentere dig selv og funktionen i dit nuværende job? 3. Ansøgerens motivation og forventninger [klik her for at se flere spørgsmål] Hvad tiltrækker dig umiddelbart ved jobbet? Er der noget du især lægger vægt på? Er der forhold/ting i dit nuværende job, som du søger væk fra? Har du kendskab til Mariehønen eller andre daginstitutioner i kommunen? Har du gjort dig overvejelser omkring, hvad der har stor betydning for dig i forhold til et job? Har du gjort dig overvejelser omkring, hvad der får dig til at trives? 4. Ansøgerens kompetencer [klik her for at se flere spørgsmål] Hvilke af din personlige evner tror du, at der bliver brug for i jobbet? Hvad vil du kunne tilbyde? Hvilke principper vurderer du som vigtigst i ledelse af mennesker? - Kan du give et eksempel som illustrerer din egen ledelsesstil? Kan du give et eksempel på, at du med succes har hjulpet en medarbejder med et problem? - Hvilken rolle spillede du? Hvordan reagerer du typisk når en medarbejder beder om et godt råd? - Eksempel? - Har der været en situation, hvor du ikke kunne hjælpe en medarbejder? Hvilken? Hvilke signaler er du særligt opmærksom på, når du skal aflæse andres humør? - Kan du komme i tanke om et eksempel, hvor du havde succes med at aflæse andres humør? - Hvad var det præcist du gjorde? Side 1 af 2
Kan du beskrive en situation, hvor du som den første blev klar over, at der var samarbejdsproblemer på din arbejdsplads? - Hvad var det netop du havde set, som andre ikke havde set? - Hvilke signaler reagerede du på? Kan du give et eksempel på, at du har givet andre en positiv tilbagemelding? Hvordan sikrer du dig, at andre forstår hvilke forventninger du har til dem? - Kan du give et eksempel hvor du havde succes med at kommunikere dine forventninger til andre? Om jobbet Vi udsendte virksomhedsplanen for dette år og det seneste referat fra mødet i forældrebestyrelsen har du spørgsmål/kommentarer til det udsendte materiale? Af referatet fremgår beslutningen om besparelser på vikarområdet, som har vakt bekymring i medarbejdergruppen. Kan du forestille dig, hvordan du vil gribe denne udfordring an? Har du erfaringer med en tilsvarende udfordring? I så fald, hvordan håndterede du det? Forventninger fra ansættelsesudvalgets side Noget af det du især vil blive vurderet på i jobbet er at få nedbragt sygefraværet og dermed også vikarforbruget. Det er et problem for os og derfor er det vigtigt for os at du har lyst til at gøre noget ved det. Det handler bl.a. om at få skabt bedre trivsel blandt medarbejderne. Har du gjort dig nogle tanker om, hvordan du vil gribe denne situation an? Hvordan du vil håndtere den? Afrunding Er der forhold vi har glemt at belyse eller forhold, som kan supplere eller uddybe dine kompetencer? Er der forhold ved jobbet, du ønsker uddybet? Hvilket forventninger har du til løn og øvrige vilkår (fx hjemmearbejdsplads) Vores udgangspunkt er så og så meget. Hvornår har du mulighed for at starte i jobbet? Det videre forløb Vi har interview den 14. og 15. februar og vil senest den 16. om eftermiddagen give en tilbagemelding. Såfremt du går videre til 2. samtale finder den sted den 26. februar. Farvel & tak Side 2 af 2
Hæfte og net Rekrutteringsguiden er publiceret i tre versioner. Foruden denne rapport findes guiden både som hæfte og på internettet på www.lederweb.dk. Hæftet præsenterer kort de vigtigste anbefalinger til en vellykket rekrutteringsproces. I netversionen bliver rapportens indhold suppleret med en række eksempler, skabeloner og skemaer, der knytter sig til hver enkelt fase i rekrutteringsforløbet. Her kan ansættelsesudvalget trin for trin hente brugbare redskaber til fx at udarbejde en jobanalyse eller opbygge en interviewguide. I sidste ende er det imidlertid altid deltagerne i den enkelte rekrutteringsproces, der må tage ansvar for at designe et forløb, der passer til det givne job og den konkrete situation. Rådene og redskaberne i denne guide skulle gerne være en hjælp i den proces - hverken en facitliste eller en spændetrøje.