ÅRSRAPPORT 2016 FOR Årsrapporten indeholder en årsberetning for 2016 og en handleplan for 2017 om aktiviteterne på ejendomsområdet med forkus på temaerne: porteføljestyring, de fysiske rammer, miljø & energi samt kommunikation. www.albertslund.dk/byen
SIDE 2
Indhold Resumé... 4 Baggrund... 6 Årsberetning 2016 Ejendomsstrategi - Handlingsplan 2016... 8 Porteføljestyring... De fysiske rammer... Energi & Miljø... Kommunikation... Bygningsvedligeholdelsesrammen 2016... 17 Større anlægsarbejder i 2016... 18 Samarbejder i 2016... 19 Handlingsplan 2017 Ejendomsstrategi - Handlingsplan 2017... 20 Porteføljestyring... De fysiske rammer... Miljø & Energi... Kommunikation... Bygningsvedligeholdelsesrammen 2016... 24 Samarbejder 2017....... 26 SIDE 3
Resumé Årsrapporten for kommunale ejendomme indeholder en årsberetning for 2016 og en handlingsplan for 2017, herunder også prioritering af bygningsvedligeholdelsesrammen 2017, en beskrivelse af større anlægsarbejder og eksterne samarbejder. Desuden indeholder den et afsnit om baggrunden for arbejdet med de kommunale ejendomme organisering, det politiske ophæng og bevillinger. Målet med årsrapporten er at give en samlet status på hovedparten af arbejderne med ejendomsområdet. Årsberetningen er bygget op om temaerne: Porteføljestyring, De fysiske rammer, Miljø & Energi samt Kommunikation. Nedenfor fremgår status på målene for 2016. På porteføljestyringsområdet er der arbejdet med et notat om kapacitetstilpasning i de kommunale ejendomme, som fungerer som et internt notat for Miljø & Teknik. Arbejdet med en model for differentieret vedligehold blev sat i bero og genoptages i 2017. Under overskriften de fysiske rammer er en af længerne på Birkelundgård omdannet til kulturhus til helårsbrug. Brandtomten i Kongsholmcentret er nedrevet og opbygningen af den nye bygning i Kongsholmcentret er så småt begyndt. Der er lavet analyser af kommunens affaldsgårde. De tilpasninger der kræves i forhold til det nye affaldsregulativ og krav fra forsikringen er i stor udstrækning gennemført. I forbindelse med opgradering af de fysiske læringsmiljøer valgte hovedparten af skolerne at udskifte inventar, mens Herstedvester Skole fik etableret nogle glaspartier. Den sidste etape af renoveringsplanen for sydskolen blev gennemført i sommerferien med fokus på vandinstallationer, renovering af sydfacader og etablering af LED-belysning i 11 klasselokaler. Der er udarbejdet et budgetgrundlag for skema A til Stationstorvet 23 19 plejeboliger. På miljø- & energiområdet er arbejdet med en helhedsorienteret plan for energirenovering af de kommunale ejendomme sat på pause. Renoveringen af taget på stadion er igangsat, men det blev besluttet ikke at lave solvarmeanlæget. I projektet Lighting Metropolis er der arbejdet med de to delprojekter læringslys på en skole og digital ceiling i Kongsholmcentret. Indenfor kommunikation er der arbejdet med at styrke dialogen med brugerne. Brugervejledningen er opdateret særligt i forhold til legepladsområdet, hvor ansvarsfordelingen er ændret. Arbejdet med at professionalisere bygningsdata har været sat i bero og genopstartes i 2017. Der forventes et mindreforbrug på bygningsvedligeholdelsesrammen for 2016 på ca. 3 mio. kr. Dette skyldes bl.a. at ventilationsprojektet i Brillesøen afd. Tranekæret ikke er gennemført, med i stedet arbejdes der med udluftningspolitik. Solafskærmningsprojektet på Herstedlund Skole er udskudt til 2017 og gennemføres i forbindelse med Lighting Metropolis-projektet, der handler om lys og lyd i 4 klasselokaler. I 2016 har der været følgende større anlægsarbejder: Nogle er midlerne på den særlige vedligeholdelsesramme for 2016 blev brugt til ombygning af toiletter på rådhuset. To prøvetoiletter blev etableret og godkendt i efteråret 2016. Bygningsvedligeholdelsesrammen finansierede udskiftning af vandinstallationer i en klassefløj på Herstedvester Skole. Bygningsvedligeholdelsesrammen finansierede også etablering af akustiklofter i en gang i B-fløjen på Herstedlund Skole, mens nye LED-belysningsarmaturer blev finansieret af energibesparende foranstaltninger. Energibesparende foranstaltninger finansierede også etablering af ny og forbedret ventilation i Brøndagerskolen. Desuden blev der etableret automatiske brandalarmeringsanlæg på 14 kommunale ejendomme i 2016. I 2016 har der været følgende større interne og eksterne samarbejder: I foråret 2016 blev Green Cities nedlagt. Det gennemførte pilotprojekt med LED-belysning på CPH West Albertslund Gymnasium blev evalueret og fremlagt for 17.4-udvalget for innovation i byen. Albertslund Kommune er tovholder på det tværregionale projekt Lighting Metropolis, der skal demonstrere lysprojekter i flere byer. I forhold til de kommunale ejendomme arbejdes der med læringslys på en skole og digital ceiling i Kongsholmcentret. I 2016 er etableringen af LED-belysning i flere lokaler på CPH West Albertslund Gym- SIDE 4
nasium (nu NEXT) meldt ind CEICAD-projektet, som er i den afsluttende fase. Albertslund Kommune deltager også i Elforsk-projektet LightEL, som beskæftiger sig med sundhedslys. Der skal laves demonstrationsprojekter i plejecentret og hos borgerne i tårnet. Projektet løber i 2016 og 2017 og indgår nu i Lighting metropolis. Handlingsplan 2017 Indenfor porteføljestyring skal der arbejdes med kapacitetsanalyse på ejendomsområdet, som skal bidrage til to af de fem analyser der er besluttet i forbindelse med budget 2017, nemlig hjemtagelser og kapacitet for haludvidelser. Desuden skal der udarbejdes en model for differentieret vedligehold for de kommunale ejendomme, så ejendommene vedligeholdes i forskellig grad. Under de fysiske rammer skal der gennemføres en række konkrete projekter. Den nye bygning i Kongsholmcentret opføres og affaldsgårde tilpasses det nye affaldsregulativ og forsikringsmæssige krav. Opgraderingen af de pædagogiske læringsmiljøer på skolerne fortsætter og det trådløse netværk i kommunale institutioner udbygges. Hovedprojekt til Stationstorvet 23 19 plejeboliger udarbejdes og Albo nedrives. På miljø- & energiområdet skal der arbejdes med screening af større kommunale ejendomme i forhold til lavtemperatur fjernvarme. Der arbejdes videre med Lighting Metropolis projekterne: Læringslys på Herstedlund Skole, som gennemføres i sommerferien og evalueres i efteråret. Digital Ceiling etableres i takt med opførelsen af den nye bygning i Kongsholmcentret. Under kommunikation skal der arbejdes med en øget dialog med brugerne, rådgivere og entreprenører og en fortsat optimering af bygningsdata. Bygningsvedligeholdelsesrammen 2017 udgør 26.868.000 kr. Der afsættes 16,2 mio. kr. til Drift, service og akut bygningsvedligeholdelse, 1 mio. kr. til nødvendige puljer, 3 mio. kr. til konkrete akutte vedligeholdelsesarbejder og 5,3 mio. kr. til planlagte vedligeholdelsesarbejder. SIDE 5
Baggrund Ejendomsstrategien er grundlaget for arbejdet med udvikling og optimering af de kommunale ejendomme. Strategien indeholder en række overordnede temaer, der arbejdes med i de kommende år. Temaerne er porteføljestyring, de fysiske rammer, miljø & energi og kommunikation. I forlængelse af ejendomsstrategien udarbejdes årlige handlingsplaner, hvor temaerne udmøntes i konkrete aktiviteter og handlinger. Handlingsplanerne fremsendes til politisk drøftelse og godkendelse i kommunalbestyrelsen. Handlingsplanerne afrapporteres fremover i en samlet årsrapport for det kommunale ejendomsområde, som sendes til politisk behandling i 1. kvartal. Årsrapporten vil desuden indeholde en handlingsplan for det kommende års arbejde med de kommunale ejendomme. Rapporten indeholder dermed den tidligere indstilling om prioritering af bygningsvedligeholdelsesrammen. Denne årsrapport indeholder en opfølgning på handlingsplanen for 2016 samt beskriver i hovedtræk, hvad der er sket på ejendomsområdet i det forgangne år. Herefter kommer handlingsplanen for 2017, som beskriver de enkelte handlinger og målsætninger inden for ejendomsstrategiens temaer. Ejendomsområdet Organisatorisk er ansvaret for ejendomsområdet placeret i enheden Ejendom, Vej & Park i afdelingen Miljø & Teknik under direktørområdet By, Kultur, Miljø & Beskæftigelse. Ill. 1: Udsnit af organisationsdiagram for området By, Kultur, Miljø & Beskæftigelse. SIDE 6
Det politiske ansvar for de kommunale ejendomme er placeret i Miljø- og Byudvalget, mens økonomiudvalget har ansvaret for køb, salg og leje af fast ejendom. Albertslund Kommune har historisk set haft et politisk fokus på at samle ejendomsadministrationen centralt i en teknisk struktur og under et teknisk funderet udvalg. Det gælder både i forhold til bevillinger, ansvar og opgaver. Det skaber mulighed for at drive og udvikle ejendomsområdet ud fra en helhedsorienteret tankegang ved bl.a. at samtænke drift og udvikling på ejendomsområdet. Mange kommuner arbejder i dag med at skabe en tilsvarende central ejendomsadministration. Fakta om de kommunale ejendomme Ejendomsområdet defineres i denne sammenhæng som de kommunale ejendomme inkl. tilhørende udearealer, såsom legepladser, parkeringspladser, boldbaner mv. Det drejer sig både om kommunalt ejede ejendomme samt ejendomme, hvor Albertslund Kommune er lejer. Pr. 1. januar 2017 udgør de kommunale ejendomme et samlet areal på ca. 177.000 m². Af disse udlejes ca. 10.000 m² til ikke kommunale formål. Det drejer sig primært om udlejning til Albertslund Gymnasium & HF. Af det samlede areal er ca.13.000 m² lejede ejendomme, som ikke ejes af Albertslund Kommune. Opgørelsen er lavet på baggrund af BBR-oplysninger. De kommunale enheder er opgjort som ejendomme og ikke som bygninger. Bygningsareal Lejede ejendomme Ejede ejendomme Udlejede ejendomme Ill.2: Diagram over fordelingen af ejede, lejede og udlejede arealer i de kommunale ejendomme. Bevillinger Bevillingerne på det kommunale ejendomsområde er centralt placeret, som gør det muligt at foretage en strategisk langtidsplanlægning for ejendomsområdet. De centrale bevillinger medfører desuden at den økonomiske risiko for uforudseelige hændelser ikke ligger hos de decentrale enheder. De samlede ejendomsudgifter udgøres af en lang række forskellige udgifter bl.a. bygningsvedligeholdelse, rengøring, grønt sjak og intern service (tidligere gårdmandsordning), grundvedligeholdelse, skatter, afgifter, forsikring mv. alt sammen udgifter, som er nødvendige for at der kan leveres kerneydelser til borgerne i de kommunale ejendomme. Budgetterne er placeret på flere forskellige områdebevillinger og en del af det kommunale anlægsbudget anvendes også på de kommunale ejendomme. Denne årsrapport beskæftiger sig med bygningsvedligeholdelsesrammen, som økonomisk er en pengepose (Bevilling 2050) til brug for drift og vedligeholdelse af de kommunale ejendomme og for anlægsbevillinger på ejendomsområdet. SIDE 7
Årsberetning 2016 Ejendomsstrategi Handlingsplan 2016 Handlingsplanen for 2016 består af fire indsatsområder: Porteføljestyring, de fysiske rammer, miljø & energi og kommunikation, som udspringer af den ejendomsstrategi, der blev vedtaget i 2013. Hvert år udarbejder Ejendom, Vej & Park en handlingsplan med konkrete aktiviteter indenfor de fire indsatsområder. I det kommende afsnit gengives handlingsplanen for 2016 og der følges op på aktiviteterne indenfor de fire områder. Porteføljestyring For porteføljestyring var der i 2016 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Aktivitet Mål nås ikke Udfordringer med at nå mål Mål nås Kapacitetsanalyse Model for differentieret vedligehold Ill.3: Tabel med oplistning af mål på porteføljestyringsområdet, med status på om målet nås eller ikke nås. Kapacitetsanalyse, som skal angive potentialer på den samlede ejendomsudgift (5 mio. kr.) Kapacitetsanalysen af den samlede kommunale ejendomsportefølje er udarbejdet. Besparelsespotentialet er beskrevet. Analysen fungerer som et internt notat i Miljø & Teknik. Notatet bliver løbende revideret i takt med udviklingen af den kommunale ejendomsportefølje. Mål nås kapacitetsanalyse er gennemført. Model for differentieret vedligehold Arbejdet med at opdele bygninger i kategorier blev påbegyndt i første kvartal 2016. Bygningskategorierne daginstitutioner, skoler og klubber gennemgået i forholdt til hvilke bygninger der har de største potentialer. Arbejdet ophørte pga. vakante stillinger og oplæring af nye medarbejdere. Arbejdet med en model for differentieret vedligehold er fortsat i opstartsfasen og arbejdet vil fortsætte i 2017. Et eksempel på differentieret vedligehold kunne være kunne være levetidsforlængede arbejder. Forvaltningen fremførte i 2012 en orientering til Miljø- & Byudvalget en sag om behov for tagrenoveringer. I 2014 fremførte forvaltningen en sag med en trangfølgeplan for renovering af tage. De fleste tage er ved at have nået deres levetid, både de flade tage, hvor mange blev renoveret i 1990 erne og eternittagene, som nu i mange tilfælde er 45 år gamle. De største investeringer i forhold til tagrenoveringer har siden figureret i anlægsplanen, men er nu ændret til et rådighedsbeløb på 2 mio. kr. om året til levetidsforlængende arbejder fra 2018 og frem. For eternittage kunne dette være en coating af tagene, så disse ventes at kan holde 7 år endnu. Forvaltningen vil indarbejde dette i prioriteringen af bygningsvedligeholdelsesrammen. Udfordringer med at nå mål Arbejdet er fortsat i opstartsfasen. SIDE 8
Ill. 4: Kort over kommunen, hvor kommunale ejendomme er markeret. SIDE 9
De fysiske rammer For de fysiske rammer var der i 2016 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Aktivitet Mål nås ikke Udfordringer med at nå mål Mål nås Renovering af Birkelundgård Den nye bygning i Kongsholmcentret opføres Affaldsgårde tilpasses det nye affaldsregulativ og krav fra forsikringen Fortsættelse af opgradering af de fysiske læringsmiljøer på skolerne Renovering af sydskolen, etape 2 Stationstorvet 23 19 plejeboliger Ill. 5: Tabel med oplistning af mål af for de fysiske rammer, med status på om målet nås eller ikke nås. Renovering af Birkelundgård I maj måned 2016 blev renoveringen af ladebygningen afsluttet og laden overdraget til brugerne, så gårdens 100 års jubilæum kunne fejres. Man har nu et multianvendeligt lokale med brugsegenskaber til helårsbrug med varme og nye opdaterede overflader i samklang med bygningens særlige arkitektoniske kvaliteter. Mål nås Renoveringsarbejder er gennemført inden april 2016 Ill. 6: Interiørfoto fra Birkelundgård. SIDE 10
Den nye bygning M til Kongsholmcentret. I foråret 2016 blev hovedentreprenøren godkendt. Efter en miljøsanering kunne nedrivningen af 1/3 af den oprindelige bygning begynde. Inden udgangen af 2016, kan den første etape af hele stålkonstruktionen ses. I 2017 fortsætter genopbygningen, og bygningen vil være klar til indflytning ultimo 2017. Udfordringer med at nå mål Tilpasning af økonomi samt udfordringer ved nedrivningen og miljøsanering, gjorde at byggestart blev flyttet. Ill. 7: Illustration af skitseforslag. Affaldsgårde tilpasses det nye affaldsregulativ og krav fra forsikringen I 2016 er der lavet analyse af alle affaldsgårde for at afgøre hvilke affaldsgårde der skal flyttes, hvilke der skal udvides eller om man ved ændret tømningsfrekvens kan bevare affaldsgården som den er. På Kommunalbestyrelsesmødet i juni blev der frigivet midler til etablering af hovedparten af affaldsgårdene. Blot to større affaldsgårde ved Brøndagerskolen og Ungdomsskolen samt Gymnasiet er udskudt til 2017. Oprindeligt var planen at alle kommunale enheder skulle være klar til at sortere i de nye fraktioner pr. 1. oktober, som resten af byen. Forvaltningen valgte dog medio 2016 at udskyde de kommunale institutioners overgang til de nye fraktioner til 1. februar 2017. Etableringen af nye affaldsgårde og udvidelse af eksisterende affaldsgårde er påbegyndt, og ventes afsluttet i 2017 inden d. 1. februar. Udfordringer med at nå mål Tidsfristen er udskudt fra 1. oktober 2016 til 1. februar 2017. Etablering og tilpasning af affaldsgårde er påbegyndt og ventes afsluttet inden 1. februar 2017. SIDE 11
Fortsættelse af opgradering af de pædagogiske læringsmiljøer på skolerne Med baggrund i skolernes egne ønsker er der sket en opgradering af læringsmiljøerne i sommerferien 2016. Herstedlund Skole, Herstedøster Skole og Egelundskolen valgte i 2016 alle at udskifte slidt klasserumsinventar med nyt. Herstedvester Skole valgte at etablere glaspartier mellem 8 klasserum og tilknyttet fællesrum. En arbejdsgruppe fra hver enkelt skole har i samarbejde med Skole & Uddannelse udarbejdet en prioriteret plan for de kommende års opgraderinger. Mål nås En plan for 2016 og de kommende års opdateringer er udarbejdet af skolerne i samarbejde med Skole & Uddannelse. Planen revideres og tilpasses årligt. Ill. 8: Interiør foto fra Herstedlund skole. SIDE 12
Renovering af Sydskolen, etape 2 I 2016 er renoveringsplanens 2. etape udført i form af udskiftning af vandinstallationerne mod syd, således at alle vandinstallationer herefter i princippet er nye. Facaderenoveringen mod syd er gennemført, hvorefter alle træfacader og sterne er renoveret og malet og glasset i glasgangene er udskiftet til lavenergiruder. Endvidere er der etableres ny LED belysning i 11 klasserum efter den model, som evalueringen af belysningsprojektet på CPH West Albertslund Gymnasium pegede på. Mål nås 2. etape af renoveringsplanen er gennemført. Ill. 9: Foto af klasseværelse med ny LED belysning Stationstorvet 23-19 plejeboliger På baggrund af den ønskede sammensætning af lejlighedstyper, er der udarbejdet et budgetgrundlag for skema A. Bevilling til forundersøgelser og udarbejdelse af skema A er frigivet. Mål nås ikke Forundersøgelser og skema A udarbejdes i starten af 2017. SIDE 13
Energi & Miljø For Miljø & Energi var der i 2016 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Aktivitet Mål nås ikke Udfordringer med at nå mål Mål nås Plan for helhedsorienteret energirenovering af kommunale ejendomme Renovering af tag og solvarmeanlæg på Stadion Opstart af LIME-projekt Læringslys på en skole Opstart af LIME-projekt Digital Ceiling i Kongsholmcentret Ill. 10: Tabel med oplistning af mål på miljø- og energiområdet, med status på om målet nås eller ikke nås. Plan for helhedsorienteret energirenovering af kommunale ejendomme Der blev i foråret 2016 lavet en vurdering af bygningerne i kategorierne daginstitutioner, skoler og klubber udfra hvilke udfordringer og potentialer de enkelte bygninger har. Arbejdet har ligget stille pga. vakante stillinger og oplæring af nye medarbejdere. De øvrige kategorier så som idræt, kulturinstitutioner, administration og beskyttede boliger og ældrepleje mangler således at blive vurderet. Albertslund Kommune er i samarbejde med Albertslund Forsyning begyndt at screene de kommunale ejendomme i forhold til lavtemperaturfjernvarme. 10 mindre ejendomme er screenet. I alle ejendomme er der behov for at isolere taget yderligere, skifte til bedre ruder eller vinduer samt at forbedre varmesystemet. På baggrund af de 10 screeninger vil det være muligt at give første bud på hvad det kræver for at de øvrige mindre ejendomme at overgå til lavtemperaturfjernvarme og hvad det vil koste. En screening af de store bygninger foretages i foråret 2017. For flere af de store bygninger er der i CEICAD-projektet udarbejdet energiscreeningsrapporter, som screeningen i forhold til lavtemperaturfjernvarme kan bygge videre på. Udfordringer med at nå mål Udvalgte kategorier er gennemgået i forhold til deres potentiale. 10 mindre ejendomme er screenet i forhold til lavtemperaturfjernvarme. Erfaringerne fra disse screeninger skaleres til de øvrige mindre bygninger, mens der laves screeninger af de større bygninger primo 2017. Renovering af tag og solvarmeanlæg på Stadion I 2016 er der udarbejdet udbudsmateriale for renovering af tag og solvarmeanlæg på Albertslund Stadion. Det viste sig at blive noget dyrere at renovere tage og solvarmeanlæg på stadion end først antaget og der blev på kommunalbestyrelsesmødet d. 7. juni givet tillæg til den afsatte bevilling, så begge tage kunne renoveres. Efterfølgende blev forvaltningen opmærksom på at VEKS introducerer nye takststrukturer, det gør at varmen bliver billigere i sommerperioden, hvor et solvarmeanlæg producerer varme. Forvaltningen fremsendte derfor et notat der sammenlignede opvarmning af Stadion med ren fjernvarme kontra opvarmning med fjernvarme suppleret med solvarme. Forvaltningen anbefalede at solvarmeanlægget ikke blev etableret. Dette blev vedtaget med et meget smalt flertal på kommunalbestyrelsesmødet i september. Henover efteråret har der været arbejdet med mulige løsninger for at overdække byggepladsen med stillads. Det var ikke muligt at finde en egnet løsning og tagrenovering gennemføres nu uden overdækning. Det blev indgået kontrakt i november. Tagene renoveres hen over vinteren og ventes færdige omkring 1. maj 2017. Udfordringer med at nå mål Renovering af tage på stadion er igangsat og ventes færdige omkring 1. maj 2017. Lighting Metropolis-projekt Læringslys på en skole Projektet er indledt i februar 2016, hvor projektpartnere blev identificeret. Partnerne er Aalborg Universitet København og Zumtobel Grup. Hen over foråret blev der udarbejdet en projektbeskrivelse. I efteråret har studerende fra Aalborg Universitet København foretaget analyser af den eksisterende situation i to klasselokaler på Herstedlund Skole, så der kan stilles de rette krav til det kommende belysningskoncept. Opgaverne med at lave lysdesign og akustiklofter og solafskærmning blev annonceret på kommunens hjemmeside og rådgivere blev valgt til opgaven i starten af november. SWECO står for lysdesign og solafskærmning, mens AI står for akustiklofter og vinduer. Der er afholdt workshops med Aalborg Universitet København og rådgivere for at sikre overlevering fra analyse til design i medio november og primo december. Mål nås Partnerne er fundet, analyse er foretaget og belysningsdesign er påbegyndt. SIDE 14
Lighting Metropolis -projekt Digital Ceiling i den nye bygning i Kongsholmcentret I løbet af 2016, har en partnergruppe, med Cisco, Philips og TDC, arbejdet med at lave en indbyrdes aftale om et demonstrationsprojekt, og påbegyndt den endelige projektering. I 2017 skal demonstrationsprojektet monteres i bygningen, således at den overordnede tidsplan kan overholdes. Udfordringer med at nå mål Etableringen af Digital Ceiling i den nye bygning M til Kongsholmcentret er skubbet, da det afhænger af den samlede byggesag, som først ventes færdig ultimo 2017. SIDE 15
Kommunikation For kommunikation var der i 2016 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Aktivitet Mål nås Ikke Udfordringer med at nå mål Mål nås Styrke dialog med brugere Professionalisering af bygningsdata Ill.11: Tabel med oplistning af mål på kommunikationsområdet, med status på om målet nås eller ikke nås. Styrke dialog med brugere I november 2016 er brugervejledningen opdateret og ansvars- og opgavefordelingen er tydeliggjort. Særligt på legepladsområdet er foretaget ændringer, da der ikke længere findes en legepladsansvarlig. Den nye fordeling af ansvaret og nye procedurer er beskrevet. Mål nås Brugervejledningen er opdateret. Ill. 12: Eksempel på en side i Brugervejledning for kommunale ejendomme. Professionalisering af bygningsdata I slutningen af 2016 er der blevet nedsat en Facilities Management-arbejdsgruppe. Gruppen har til formål at identificere forbedringspotentialer for ejendomsområdets datagrundlag. I starten af 2017 vil gruppen som det første påbegynde udarbejdelsen af ejendomsområdets Informations- og Kommunikationsteknologi (IKT)- aftalegrundlag, som skal sikre en relevant kommunikation og dataudveksling imellem kommunen og entreprenører i større anlægssager. Udfordringer med at nå mål Bygningsdata er ikke optimeret i 2016. Arbejdsgruppen er nedsat. SIDE 16
Bygningsvedligeholdelsesrammen 2016 Status på bygningsvedligeholdelsesrammen Ill. 13: Diagram over den budgetterede fordelingen af bygningsvedligeholdelsesrammen. Drift, service og akut bygningsvedligeholdelse Nødvendige puljer Konkrete akutte vedligeholdelsesarbejder og planlagte vedligeholdelsesarbejder I alt 15.500.000 kr. 1.050.000 kr. 14.868.000 kr. 31.418.000 kr. I 2016 er der et mindreforbrug på bygningsvedligeholdelsesrammen på ca. 3 mio. kr. Dette skyldes bl.a. at forvaltningen har valgt ikke at etablere mekanisk ventilation i Brillesøen afd. Tranekæret, men i stedet arbejde med udluftningsprocedurer suppleret med nye målinger. Desuden er projektet med solafskærmning på Herstedlund Skole udskudt til 2017 og udføres i forbindelse med Lighting Metropolisprojektet, hvor der arbejdes med lyd og lys i 4 klasselokaler på Herstedlund Skole. SIDE 17
Større anlægsarbejder i 2016 Særlige vedligeholdelsesmidler 2016 Ombygning af toiletter på rådhuset Der er hen over efteråret lavet to demonstrationstoiletter i Blok A, 2. sal og udformningen af disse blev godkendt i slut november. Inden længe afsluttes renoveringen af toiletkernen i enden ud mod Nordmarks Allé i blok A og renoveringen af toiletkernen i enden mod forhallen af blok C på rådhuset påbegyndes. Projektet finansieres af midler fra den særlige vedligeholdelsesramme for 2015 og 2016. Udskiftning af vandinstallationer på Herstedvester Skole På bygningsvedligeholdelsesrammen var der afsat midler til at udskifte vandinstallationer på Herstedvester Skole i 2016. Det var vandinstallationerne i den østlige klassefløj, der blev udskiftet. Processen er forløbet godt. Der har været stor tilfredshed med VVS-firmaet, så skolen er indstillet på at der kan arbejdes i undervisningstiden. Næste fase, som er udskiftning af vandinstallationer i den vestlige klassefløj, er derfor opstartet. Akustik og belysningsprojekt på gang i B-fløjen på Herstedlund Skole På bygningsvedligeholdelsesrammen var der afsat midler til at lave nye akustiklofter i gangen i stueetagen på Herstedlund Skole i 2016. I sagen om energibesparende foranstaltninger i kommunale ejendomme 2016 var der afsat midler til ny belysning i gangarealet i forbindelse med etableringen af akustikloftet. Projektet blev gennemført i sommerferien 2016 inklusiv de første to uger efter sommerferien. Skolen er meget tilfredse med projektet, da gangen nu i højere grad kan benyttes i undervisningen. Renovering af ventilationsanlæg på Brøndagerskolen I sagen om energibesparende tiltag i kommunale ejendomme 2016 var der afsat midler til renovering af ventilationsanlægget på Brøndagerskolen. Det eksisterende anlæg var meget energiforbrugende og kanalføringen var uhensigtsmæssigt placeret i gulvet. Der er derfor indkøbt nye og mere energibesparende ventilationsanlæg og etableret ny rørføring under loft. Projektet blev gennemført hen over sommeren og blev afsluttet i november 2016. Etablering af automatiske brandalarmeringsanlæg Kommunes automatiske brandalarmeringsanlæg (ABA) er udbygget så risikoen for en større skade minimeres. Det gælder også etablering af ventilationsstop så brandspredning minimeres. I 2016 blev der installeret ABA på følgende lokationer: Hallerne ved Hyldager, Toftekærhallen, Materialegården, Damgårdshave, Birkelundgård, Familiecentret Storagergård, Børnehuset Baunegård/Baunegårdens Klub, Roskilde Kro, Bibliotek og medborgercenter Hedemarken, Albertslund Motorsports Center, Dyregården Toftegården og Bakkehuset. SIDE 18
Samarbejder i 2016 Det bliver en stadig vigtigere del af arbejdet med de kommunale ejendomme at deltage i projekter med eksterne parter. De kommunale ejendomme stilles til rådighed i forhold til test af nye teknologier, så nye og bedre løsninger kan udvikles, hvilket er i tråd med at byen bruges som laboratorium. Mange af projekterne gennemføres i en kobling mellem kommuner/regioner, virksomheder og vidensinstitutioner f. eks. Zumtobel Group, Phillips, Cisco, Danmarks Tekniske Universitet, Aalborg Universitet, Region Hovedstaden og Gate 21. Projekterne gennemføres ofte med støtte fra EU eller nationale fonde som f. eks. Elforsk eller EUDP. Green Cities I 2016 blev Green Cities nedlagt. Belysningsprojekter på CPH West og Albertslund Rådhus Albertslund Kommune har indgået et samarbejde med belysningsfirmaet Zumtobel. Der er foreløbig aftalt to konkrete pilotprojekter på henholdsvis CPH West - Albertslund Gymnasium & HF og Albertslund rådhus. I vinterferien 2015 blev der etableret et demonstrationsprojekt med LED-belysning i tre klasselokaler på CPH West - Albertslund Gymnasium & HF. De tre klasselokaler har hver sin løsning en simpel, en mellem og en avanceret løsning. Projektet er fremvist i flere sammenhænge bl.a. til miljørepræsentanterne i kommunen, de tekniske serviceledere på skolerne, 17.4-udvalget for innovation og flere udenlandske delegationer. Der er igangsat en evaluering af projektet, hvor elever og lærere spørges til deres oplevelser af lyset. En belysningskonsulent supplerer med belysningsfaglige input til de tre konkrete løsninger. Samlet set forventes evalueringen at give input i forhold til energi, komfort og økonomi, så det er muligt at vælge, hvilken løsning man i givet fald kan arbejde videre med i de øvrige klasselokaler og på sigt evt. på de øvrige skoler i kommunen. Miljø & Teknik orienterede 17.4-udvalget for innovation i byen om resultatet af evalueringen i juni 2016. I Sommerferien 2016 blev yderligere 11 af gymnasiets lokaler renoveret efter den mellemste model fra pilotprojektet, som en del af den fælles pulje for renovering af Sydskolen. På Albertslund Rådhus er der etableret LED-belysning i mødelokalerne, som ligger i forbindelse med forhallen. På sigt vil der også blive udarbejdet demonstrationslokaler for kontorer. Lighting Metropolis Albertslund Kommune er tovholder på det tværregionale projekt Lighting Metropolis. Projektet blev endeligt godkendt af Kommunalbestyrelsen i september 2015. Projektet samler Region Hovedstaden, Region Sjælland og Skåne i et projekt, hvor man vil demonstrere lysprojekter i byer i disse tre regioner. Projekterne gennemføres i samarbejde mellem kommune/region, videns- og forskningsinstitutioner og virksomheder. I Albertslund Kommune er der to demonstrationsprojekter, der vedrører de kommunale bygninger. Det ene projekt er forsøgsprojektet Digital Ceiling som går ud på at etablere et intelligent loft i den nye bygning i Kongsholmcentret. Det andet projekt er et belysningsprojekt på Herstedlund Skole, hvor der er fokus på læringslys i klasselokaler. Der er lavet status på de to projekter under Miljø & Energi. CEICAD Albertslund Kommune deltager i CEICAD, som er et EU-projekt, hvor der gives støtte til forberedelse af investeringer i energispareprojekter eller vedvarende energi. Oprindeligt skulle der investeres i solceller, men på grund af ny lovgivning er dette ikke muligt. I 2015 er der etableret solceller på Albertslund rådhus og etableret ventilation og efterisolering af loft på Herstedlund Skole med tilskud fra CEICAD. Albertslund Kommune valgte i 2015 at konvertere den resterende del af investeringerne til energioptimering af vej- og stibelysningen. I 2016 er lysprojektet på Herstedlund Skole og lysprojektet på gymnasiet meldt ind i CEICAD samt renoveringen af taget på stadion. CEICAD-projektet er nu i sin afsluttende fase. SIDE 19
Handlingsplan for 2017 Hvert år udarbejdes en handlingsplan med konkrete aktiviteter indenfor de fire indsatsområder. I det kommende afsnit oplistes aktiviteterne i handlingsplanen for 2017. Flere af indsatsområderne hænger tæt sammen med den politiske prioritering, hvorfor flere af aktiviteterne udspringer af budgetaftalen for 2017. Ejendomsstrategi Handlingsplan 2017 Porteføljestyring For porteføljestyring er der i 2017 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Kapacitetsanalyse, som skal angive potentialer til besparelser på den samlede ejendomsudgift Model for differentieret vedligehold for kommunale ejendomme Kapacitetsanalyse Af budgetaftalen for 2017 fremgår det, at fem analyser skal igangsættes med henblik på at beskrive besparelsespotentialer. Resultatet af analyserne skal indgå i budgetkataloget for 2018. Ejendomsområdet bidrager til to af de fem analyser: Hjemtagelser og kapacitetsbehov for hal-udvidelser. Der er leveret ind til de to analyser. Model for differentieret vedligehold for kommunale ejendomme En model for differentieret vedligehold skal udarbejdes. Bygningsmassen vil blive opdelt i nogle kategorier, hvor bygninger vedligeholdes i forskellig grad. Det skal afgøres, hvor mange forskellige niveauer for vedligehold der skal være. Det skal afgøres, hvad der er betydende for hvilken kategori en bygning tilhører. Vedligeholdelsesniveauet for de enkelte kategorier skal beskrives og den økonomiske konsekvens af differentieret vedligehold skal kortlægges. Udkast til model udarbejdes. SIDE 20
De fysiske rammer For de fysiske rammer er der i 2017 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Den nye bygning i Kongsholmcentret opføres Affaldsgårde tilpasses det nye affaldsregulativ og krav fra forsikringen Fortsættelse af opgradering af de pædagogiske læringsmiljøer på skolerne Stationstorvet 23 19 plejeboliger Nedrivning af Albo Udbygning af trådløst netværk på daginstitutioner og klubber Den nye bygning M til Kongsholmcentret opføres I 2017 opføres bygningen og bliver klar til indflytning sidst på året. Kommunen får dermed sit første auditorie, som giver mulighed for oplæg og workshops til større forsamlinger på op til 150 personer. Bygningen opføres i 2017, og står klar til indflytning sidst på året. Affaldsgårde tilpasses det nye affaldsregulativ og krav fra forsikringen Deadline for sortering i flere fraktioner er flyttet til 1. februar 2017. I Januar 2017 gennemføres etablering og udvidelse af de sidste affaldsgårde. Der laves projekter for de to store affaldsgårde, som er udskudt til 2017 og penge søges frigivet til disse affaldsgårde. De sidste mindre affaldsgårde etableres og udvides og der laves projekt på de sidste to store affaldsgårde og pengene søges frigivet. Fortsættelse af opgradering af de pædagogiske læringsmiljøer på skolerne Med baggrund i skolernes egne ønsker opgraderes udvalgte læringsmiljøer i sommerferien 2017. Opgraderingerne sker med baggrund i en prioriterede plan for opgraderinger af læringsmiljøer for hver enkelt skole. Etablering af nye læringsmiljøer på skolerne i sommerferien 2017. Stationstorvet 23 19 plejeboliger I 2017 vil forvaltningen arbejde med at omdanne boligerne i Stationstorvet 23 til plejeboliger. Forundersøgelser udarbejdes, skema A indsendes og projektering foretages. Hovedprojekt udarbejdet. Nedrivning af Teglmosevej 12, Topperne 8B og Albo I 2016 er der afsat midler til nedrivning af Teglmosevej 12, Topperne 8B og Albo. Nedrivningen af Teglmosevej 12 er netop afsluttet, mens de to andre nedrivninger foretages i 2017. Nedrivning af Topperne 8B og Albo foretages i 2017. Udbygning af trådløst netværk på daginstitutioner og klubber I 2016 blev det trådløse netværk udbygget på klubber og fritliggende SFOér. I 2017 arbejdes der videre med at opgradere det trådløse netværk på daginstitutionsområdet. Det trådløse netværk udbygges på udvalgte daginstitutioner. SIDE 21
Miljø & Energi For Miljø & Energi er der i 2017 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Gennemførelse af læringslys på Herstedlund Skole Gennemførelse af Digital Ceiling i den nye bygning M til Kongsholmcentret Tilpasning af kommunale ejendomme til lavtemperaturfjernvarme Gennemførelse af læringslys på Herstedlund Skole Belysningskoncepter udvikles til Herstedlund skole. Der er fokus på sammenhængen mellem lys, lyd og de aktiviteter der foregår i klassen. Der udarbejdes forskellige lysscenarier som lærere kan vælge til afhængigt af aktiviteterne i klasserne. Desuden arbejdes der med at sikre en god balance mellem dagslys og kunstig dynamisk belysning, derfor indgår solafskærmning også i projektet. Projektet udbydes i foråret, gennemføres i sommerferien og evalueres i efteråret. Læringslys på Herstedlund Skole er et demonstrationsprojekt under Lighting Metropolis i Gate21. Lysprojekt på Herstedlund Skole gennemføres og evalueres. Gennemførelse af Digital Ceiling i den nye bygning M til Kongsholmcentret Digital Ceiling er en intelligent belysning og trådløst netværk, som forsynes via ethernet kabler i stedet for almindelige elkabler. Dette kaldes Power over Ethernet. Alle brugere af lokalerne i bygningen kan styre lyset via en tablet og hver lampe kan styres individuelt. I belysningsarmaturerne sidder en række sensorer, der kan registrere bevægelser i bygningen samt registrere udelys, og styrer efter disse parametre. Disse sensorer giver mulighed for dataopsamling, som kan bruges til at optimere styringen af bygningen. Digital Ceiling etableres i den nye bygning M til Kongsholmcentret i forbindelse med genopførelse af bygningen. Digital Ceiling er et demonstrationsprojekt under Lighting Metropolis i Gate21. Digital Ceiling i den nye bygning M til Kongsholmcentret gennemføres i 2017 og 2018. Tilpasning af kommunale ejendomme til lavtemperaturfjernvarme Det er med fjernvarmestrategien besluttet at alle bygninger i hele byen fungere med lavtemperaturfjernvarme i 2025. I 2016 er udvalgte mindre ejendomme blevet gennemgået for at kortlægge hvilke tiltag der skal til for at bygningerne kan fungere med lavtemperaturfjernvarme. Disse screeninger har vist behov for fokus på optimering af klimaskærmen i form af tag og vinduer og optimering af varmesystemet. I 2017 gennemgås også de store bygninger med henblik på at kortlægge investeringsbehov og nødvendige løsninger for at disse bygninger kan overgå til lavtemperaturfjernvarme. Større kommunale ejendomme er screenet i forhold til lavtemperaturfjernvarme inden maj 2017. SIDE 22
Kommunikation For kommunikation er der i 2017 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Styrke dialog med brugere Styrke kommunikation med rådgivere og entreprenører Opdatering af bygningsdata Styrke dialog med brugere I 2017 vil Ejendom, Vej & Park synliggøre snitfladerne i forhold til ansvarsforhold. Brugervejledningen for kommunale ejendomme på medarbejdersiden vil blive opdateret, så det bliver tydeligere for alle hvem der betaler hvad. Ansvarsfordelingen i forhold til økonomi tydeliggøres. Styrke kommunikation med rådgivere og entreprenører I 2017 vil ejendomsområdet arbejde med kvalitetssikring af det samarbejde der er med rådgiverne der arbejder med de kommunale ejendomme. Der vil blive udarbejdet en kvalitetssikringsmanual, der skal guide ejendomsteamet gennem samarbejder, som skal optimere kvaliteten i rådgivernes arbejde. I 2017 vil ejendomsområdet også lave en kvalitetsmanual for entreprenørernes leverancer, så kvalitet, tid og økonomi passer til det ordrede arbejde. Opdatering af bygningsdata I 2017 vil ejendomsområdet nedsætte en arbejdsgruppe, der skal arbejde med hvordan vi opdaterer og vedligeholder data på kommunens ejendomme. Der vil blive udarbejdet en prioriteret liste med opgaver, der alle har til formål at optimere og opdatere data, kommunikation og arbejdsgange ifm. driften af de kommunale ejendomme. Bygningsdata er optimeret i overensstemmelse med arbejdsgruppens prioriterede opgaveliste. Arbejdet fortsætter efter 2017. SIDE 23
Bygningsvedligeholdelsesrammen 2017 I 2017 udgør pengepose til bygningsvedligeholdelse 28.289.000 kr. Heraf udgør drift, løn 8.131.000 kr. Desuden er der afsat driftsrammer til energibesparende foranstaltninger og udskiftning af CTS anlæg. Der er afsat og frigivet en bevilling på 500.000 kr. til affaldsordninger i de kommunale ejendomme. Direktøren for By, Kultur, Miljø og Beskæftigelse indstiller, at bygningsvedligeholdelsesrammen 2017 prioriteres som følger: Pengepose til bygningsvedligeholdelse udgør 28.289.000 kr. Drift og løn udgør 8.131.000 kr. Energibesparende tiltag 854.000 kr. Driftsramme Renovering af CTS og lys på skoler 383.000 kr. Driftsramme Afsat og frigivet til affaldsordning 500.000 kr. Tilbage til prioritering 18.398.000 kr. Drift, service og akut bygningsvedligeholdelse 16.700.000 kr. 15,5 mio. kr. + 1,2 mio. kr. Nødvendige puljer 1.000.000 kr. TAO-ordning på 13-kommunale ejendomme + indregulering og radiatorventiler 698.000 kr. Anlægsrådighedsbeløb til planlagt vedligeholdelse 8.300.000 kr. Konkrete akutte vedligeholdelsesarbejder 3.000.000 kr. Planlagte vedligeholdelsesarbejder 5.3000.000 kr. Forventet overførsel fra 2016 3.000.000 kr. Udskiftning af vandinstallationer på Herstedvester 2.500.000 kr. Skole Etablering af ventilation i Kastanjen 500.000 kr. Ill. 14: Tabel, som viser prioriteringen af bygningsvedligeholdelsesrammen. Drift, service og akut bygningsvedligeholdelse er en ramme afsat til udbedring af akut opståede skader og følgeomkostninger, såsom stoppede kloaker, utætte tage og sikkerhedsmæssige arbejder. Der er indgået serviceaftaler på bl.a. ventilation, pumpebrønde, rensning af tagrender o.lign. I budget 2017 blev det besluttet at den centrale vedligeholdelsespulje skal afholde udgifterne til idrætsområdet. Hovedparten ar udgifterne på idrætsområdet består af drift, service og akut bygningsvedligeholdelse. Den samlede pulje til dette formål er derfor hævet fra 15,5 mio. kr. til 16,7 mio. kr. Nødvendige puljer omfatter reserverede beløb til f. eks. myndighedspåbud, arbejdspladsvurderinger, indeklimaundersøgelser og legepladssikkerhed. Konkrete akutte vedligeholdelsesarbejder omfatter aktiviteter, som er nødvendige at udføre for fortsat at holde bygningen i drift. Det kan f. eks. være konkrete imødekommelser af påbud fra Levnedsmiddelkontrollen samt udskiftning af bygningsdele, som vurderes at bryde sammen i løbet af meget kort tid. Den resterende del af bygningsvedligeholdelsesrammen bruges til planlagt vedligehold. SIDE 24
Ill. 15: Diagram, som viser den forventede fordeling af investeringer mellem klimaskærm, tekniske installationer, indvendigt vedligehold, udearealer, mindre opgaver under 50.000 kr. og rådgivning i 2017 indenfor de konkrete akutte vedligeholdelsesarbejde og de planlagte vedligeholdelsesarbejder. I det følgende er udvalgte vedligeholdelsesarbejder beskrevet: Indenfor klimaskærmsområdet er der bl.a. afsat midler til reparation af tagfod på stald ved Albertslund Ridecenter, levetidsforlængede arbejder på 3 tage, nye rytterlys på Egelundskolen og nye indgangsdøre på Herstedlund Skole. Indenfor tekniske installationer er der afsat midler til etablering af ventilation i gymnastiksal og kantine på Brøndagerskolen, på materialegården og et grupperum i hjemmeplejen. I forhold til indvendigt vedligehold er der afsat midler til Lighting Metropolis-projektet om Læringslys på Herstedlund Skole, der omhandler lys, akustikregulering og solafskærmning i udvalgte klasselokaler. På udearealsområdet er der afsat midler til opretning af faldunderlag i daginstitutioner, opfølgning på legepladssikkerhed i henhold til eksterne inspektionsrapporter og en ny affaldsordning til Sydskolen. De øvrige opgaver fremgår af bilaget Prioritering af bygningsvedligeholdelsesrammen, der er lukket af hensyn til fremtidige udbud. Der forventes et mindreforbrug på bygningsvedligeholdelsesrammen i 2016 på ca. 3 mio. kr. fordi forvaltningen har valgt ikke at etablere ventilation i Brillesøen afd. Tranekæret og ikke har brugt den afsatte pulje til rådgivning. Mindreforbruget forventes overført til 2017 til at fortsætte arbejdet med næste etape af udskiftning af vandinstallationer på Herstedvester Skole og afslutte ventilationsarbejdet i Kastanjen. SIDE 25
Samarbejder i 2017 I 2017 fortsættes samarbejderne i Lighting Metropolis. Lighting Metropolis Albertslund Kommune er tovholder på det tværregionale projekt Lighting Metropolis. Projektet blev endeligt godkendt af Kommunalbestyrelsen i september 2015. Projektet samler Region Hovedstaden, Region Sjælland og Skåne i et projekt, hvor man vil demonstrere lysprojekter i byer i disse tre regioner. Projekterne gennemføres i samarbejde mellem kommune/region, videns- og forskningsinstitutioner og virksomheder. I Albertslund Kommune er der nu tre demonstrationsprojekter, der vedrører de kommunale bygninger. Læringslys i klasselokaler på Herstedlund Skole Digital Ceiling i den nye bygning i Kongsholmcentret Projekterne er beskrevet under Miljø & Energi. SIDE 26
Kontakt: mt@albertslund.dk