Beretning for 2011 2011 Rekordernes år har vi tilladt os at benævne årets festival Aldrig har vi haft større omsætning end i år. Den slog sidste års rekord med næsten 1 million. Det vil Henning i sin aflæggelses af regnskabet om lidt komme nærmere ind på hvordan det tal fremkommer. Aldrig har det regnet så meget før, under og efter festival. Ja jeg vil lægge ud med at aldrig har pladsen været så flot inden festivalen startede. Græsset var virkelig flot efter de mange gange det var blevet slået. I foråret havde vi indkaldt til 3 arbejdsweekender hvor der tages fat i meget af vort efterhånden ældre materiel, prøver at få det shinet op til yderligere festival år. Det er weekender hvor meget bliver udført som ikke kan nås ellers. Her i efteråret arbejder vi videre i et par weekender. Der er nok at tage fat på i forbindelse med de nye muligheder i forbindelse med den nye lokalplans vedtagelse. I løbet af vinteren skal 2 skurvogne bygges op helt fra bunden, de skal erstatte et par som ikke kunne repareres. Men som alle ved så faldt der betydelig store mængder regn inden vi skulle i gang med at opbygge festivalpladsen. Det mærkede især teltholdet der torsdag i uge 28 skulle stille alle de store telte op. Det foregik i et rigtig voldsomt vejr, regnen piskede ned hele dagen og det blæste kraftigt, på tidspunkter op til 20 m/sek og så fra den allerværste retning, nemlig nordøst. Heldigvis faldt vindstyrken sidst på dagen så det blev muligt at få det store telt op. Men pumperne måtte findes frem fra gemmerne så pladsen kunne tømmes for vand. Det lykkedes at få pladsen nogenlunde tømt for vand så selve opbygningen kunne begynde i løbet af fredagen. Vi indførte restriktioner så der blev kørt mindst muligt på græsset, bodfolkene måtte også pænt vente med at komme ind. Alle fandt dog forståelse for vore problemer. Men vejret var stadig ikke med os, de unge mennesker som søndag stod for opsætningen af vore ca. 100 samtelte kæmpede bravt med det imellem bygerne. De klarede opgaven med bravur, tak til Jer. På et tidspunkt gik der lidt konkurrence i at sætte et telt op hurtigst muligt. Jeg tror de skrappeste kom ned på at sætte et telt op på omkring 5 minutter. Værsgo, så var de 60,- kr tjent ind til de unges forening. Vore vandproblemer var dog rygtes helt op til Harboøre, så vi fik et telefon opkald fra dem at de godt ville stille med 4 mand for at hjælpe os, det sagde vi tak til. Det var en rigtig god hjælp vi fik fra dem også, så tak til vore venner i Harboøre, de er nogle gæve gutter. De næste par dage med opbygningen foregik i et rimeligt vejr, dog med masser af våde steder. Det lykkedes dog for de fleste af vore teltgæster som ankom i løbet af tirsdag og onsdag at få telt sat op i et godt føre. Derved fik de i alt fald nogle ret gode festival dage tirsdag til torsdag i rimelig tørvejr.
Først natten til fredag satte regnen ind og gav derved en masse mudder overalt hvor man skulle færdes. Alle tog det med et stort smil, tak for det. Fredag aften besluttede vi at vi tidlig lørdag morgen skulle mødes for at tage stilling til hvordan vi kunne få mudderet væk eller lægge flis eller sand ud. Vi blev dog mødt med en plads som direkte stod under vand. Så det var med at få fat på ekstra pumper, hele formiddagen gik med at få tømt pladsen bare nogenlunde for vand. Det meste af køkken regionerne stod der også vand i, så der var nok at tage fat på. Alle tog opgaven med stor ildhu, det kan festivalen kun være taknemmelige over, ved fælles indsats kan mange ting gennemføres og det blev det. Vi var på et tidspunkt bange for at veterinærerne ville lukke vores køkken. Men ved en stor indsats fra køkken folkene var der kun ros til dem fra kontrollen, fordi der var udarbejdet en god egenkontrol som tog forbehold for de faktiske forhold i området med den megen vand. Aldrig er der drukket så meget fadøl. Vi var meget nervøse over hvad det dårlige vejr kunne få på salget i vore barer, det viste sig at salget af fadøl i år har været større end tidligere, dog er der sket fald i salget af spiritus. Kaffebaren har dog solgt rigtig godt, ligeledes vores madsteder. Aldrig har så mange købt billet i forsalg. For første gang kunne der meldes udsolgt af forsalgsbilletter. Det var dejligt at følge billetsalget, selvom vejret ikke i foråret og forsommeren viste sig fra den bedste festivalside, så blev vi ved med at sælge billetter, og i det omfang at vi før festivalen kunne melde udsolgt. Aldrig er de få billetter, der var reserveret til salg ved indgangen, blevet solgt med den lynfart alle dage. Også dagsbilletter til de enkelte dage røg hurtigt, ja selv lørdag morgen efter nattens store regnskyl, var der kø ved billetvognen kl 8 om morgenen. Så samlet set har vi aldrig haft flere gæster til vores festival. Aldrig har det været så besværligt at få ryddet op efter festival. Opgaven med at få pakket ned igen har også trukket tænder ud, normalt kan vi melde færdig midt i uge 30, det kunne vi nok også godt have været i år, under normale forhold, selvom vi i år skulle flytte en del containere væk fra pladsen for at opfylde kravene i den nye lokalplan. Indrømmet vi få der var tilbage torsdag i uge 30 havde tabt en del af pusten, så her var det dejligt at Skytterne kunne stille med et hold et par aftener så vi kunne komme lidt længere i oprydningen. Det så faktisk lidt uoverskueligt ud på det tidspunkt. Vi måtte søge udsættelse hos kommune med oprydningen og at sætte på plads. Det fik vi først for en måned, det viste sig ikke at være nok, så vi søgte engang til. Den nye lokalplan giver os nye udfordringer men også gode muligheder som vi vil prøve at udnytte bedst muligt. Det publikum nok mest bliver berørt ved er at hovedindgangen flyttes op på det nye jordstykke vi har til brug fremover. Her vil også medhjælper tjekinn være at finde næste år. Desuden skulle parkerings mulighederne også blive forbedret.
Depot og deres kølecontainere flytter sammen med elfolkene incl generatorer op til højre for indkørslen bag store scene, faktisk hen ved siden af Bacecamp. Område som tidligere har været depot vil jo blive lagt til selve festivalpladsen, herved bliver der lidt mere luft til publikum. De nye omrokeringer har givet os chancen til at få mere styr på vores elforsyning, hvilket har betydet en del arbejde på pladsen med flytning af eksisterende installationer. Det er de 2 seneste weekender gået med. Det har vi så valgt at lave nu hvor pladsen alligevel ligner en byggeplads. Vejret har ikke gjort det muligt at få pladsen reetableret, sået græs mv. Året har også vist at det er nødvendigt for os at få lavet dræn og andre foranstaltninger så vi hurtigere kan få tømt pladsen for vand ved de ekstreme vandmængder vi fik i år. Det arbejde startes op ret snart, når vi er færdige med kabelarbejdet. Ja jeg har billeder fra 5.sep hvor pladsen igen stod under vand. Så jeg har faktisk siden august regelmæssigt flyttet pumper rundt på pladsen for at få vand pumpet væk op over strandbakkerne. Den 1.okt kunne vi med god samvittighed melde pladsen ryddet. Aldrig har vi fået så mange positive tilbagemeldinger på årets festival og musikprogrammet og det trods det dårlige vejr og alt mudderet. Efter festivalen har vi modtaget rigtig mange meldinger fra tilfredse festivalgæster trods de dårlige forhold vi på en måde bød dem. Aldrig har vores trofaste gæster og medhjælpere været udfordret så meget som i år. Det er helt klart et år hvor vore medhjælpere aldrig er blevet udfordret så meget som i år. Generelt har de fleste taget opgaven med rejst pande, tusind tak for det. Aldrig har vi haft en fredeligere festival. Ja, den megen regn og mudder har også haft sin virkning på publikum, aldrig har vi haft en fredeligere festival og kun meget få skader hos samaritterne. Vores evaluering med myndighederne bekræfter dette. På Pr området har vi ændret lidt taktik i år En rimelig tung post på PR budgettet nemlig busreklamerne blev droppet. Vi prøvede i år at sponsorere Golf ProAm med gratis billetter, som de så kunne sælge og derved få en indtægt, og vi fik nogle flere gæster ud af det. (evt yderligere ved Thomas J) Det at være sponsor eller modtage sponsorater er der nu også udarbejdet en pjece over hos Skat. Her er flere ting man skal tage sig i agt for, for ikke at ryge i en skattefælde. Vores samarbejde med Samsø Færgen kan vi kun være yderst tilfredse med. Både hvad angår PR, men også i samarbejdet med alle de transporter vi skal have med. Alt er for os afviklet rigtig godt i år, den ros fortjener de at få. Jeg tror da også at med den stabilitet som Kanhave har sejlet med, har haft indflydelse på at folk tør rejse til Samsø. Så har vi været rigtig tydelige i Bingo Banko, ja her var aftalen faktisk kun 2 præmier, men det blev misforstået så det blev til 9 præmier, men også en uvurderlig reklame i den bedste sendetid, lørdag aften. Ved en lidt tilfældighed blev vi opfordret til at indtræde i Markedsføringsudvalget under Samsø Turistforening.
Der var fejl i den annonce som var indrykket i feriemagasinet, den udgift konverterede vi til medlemskabet. Hvorvidt vi har nogen gavn af dette har jeg måske lidt svært ved at se. Thomas har deltaget i et par møder det har jeg ligeledes. Det er dagsmøder, så derfor er det svært for os at deltage som frivillige, da det derved koster en ½ arbejdsdag at deltage i bestyrelsesmøderne. Vi har også erfaret at dagsorden og store ting der skal drøftes på de møder, først udsendes få dage før mødet. Det er ikke holdbart. Vi føler at turistbranchen her på øen har svært ved at finde det optimale samarbejde til fælles bedste, det finder vi meget ærgerligt. Det bliver ikke bedre af at der ligger lidt politik i dette, da Kommunen som er en stor bidrags støtte til markedsføringsudvalget, derved har et stort afgørende ord i beslutningen om markedsføringen af Samsø. Derfor har vi besluttet os at melde os ud af dette udvalg, men dog fortsætte med et mindre medlemskab. Dette kontingent beløb bruges til at markedsføre Samsø bredt, det vil vi jo nok mene, at det gør vi så rigeligt i forvejen via vore egne kanaler. Vi har i år sponsoreret de mange stativer som findes rundt på øen til postkort. Vores Pr værdi for Samsø er tydeligt vist i den rapport som ligger tilgængelig på vores hjemmeside. Medhjælperområdet Til i år besluttede vi at lade medhjælpertimerne stige fra 18 til 21 timer. Det har sparet lidt i medhjælper antallet (ja opgjort til ca 6 stk) som nu ligger på godt 1400. Forhøjelsen af timeantallet har ikke givet den helt stor utilfredshed blandt medhjælperne. Mange områder arbejder i princippet en del flere timer, jeg tror på så lang tid medhjælperne har det godt i sit område, så betyder det ikke ret meget at tage de ekstra timer, som jo i princippet kan fordeles ud på 4 dage. Det går generelt rimeligt med at skaffe medhjælpere. Kloakforhold Var endnu ikke på plads, igen i år har vi selv måttet betale omkring 50.000,-kr for bortkørsel af spildevand, som burde kunne pumpes væk. Vand Ja, utroligt nok, så havde vi jo rigeligt med vand på pladsen i uge 29, men det kneb med drikkevandsforsyningen. Så meget at vi havde behov for yderligere en buffertank på 25 kbm, foruden den vi havde lejet ind i forvejen. Derved kneb det igen i år med nok vandtryk til vort badeland i perioder. Det er i høj grad vore mange vandskyllende toiletter som kræver meget vand. Så her kan vi være nødt til at se os om efter andre løsninger for at få forbruget ned. Renovation Vi så en voldsom prisstigning til renovation i år. Tons prisen steg fra 818,-kr til godt 1.200,-kr + moms. Hvad værre er, at den pris i 2012 vil stige yderligere til godt 2.200,-kr pr. tons. Vi er i gang med at bearbejde kommunen om den voldsomme stigning har sin berettigelse i virkeligheden, eller den blot er en ekstra form for skat.
Vi betalte i 2010 ca. 67 000,-kr, i år 122.000,-kr, følges stigningen vil vi i 2012 skulle betale 225.000,-kr. Telefon og Internet Ja det er jo et kapitel for sig selv. Vi har de seneste år brugt mange penge på at skaffe den nødvendige telefoni og internet til den lille uge det går løs. TDC vil ikke udbygge sine forbindelser så internet forbindelsen kan højnes. Derfor havde vi i år Skyline inde over. Det gik faktisk ok, med en hurtig forbindelse som dog kun kom PR folkene til gode. Vi fik igen i år en lokal mobiltelefon sendemast på pladsen, dette gjorde at vi have en rigtig god dækning, i alt fald for dem som kører på TDC nettet. Bestyrelses arbejdet. Vi har afholdt 18-20 bestyrelsesmøder i løbet af festivalåret, dertil 2 weekender med formandsmøder, medhjælperfest, og 3 arbejdsweekender. Ja så skal man også lige kunne afse, at holde sin ferie faktisk fra midt i uge 28 til en stor del af uge 30, hvor man i den periode er på det meste af tiden. Foruden møder i bestyrelse og med formænd, er der en del møder, som er afholdt med leverandører, kommune, politi osv. Hertil de almindelige henvendelser fra medhjælpere, publikum som også kræver noget opmærksomhed i løbet af året. Her har vi dog haft stor hjælp fra kontoret, som er bemandet af Knud Jensen, stor tak til Knud. Det kan ikke lade sig gøre, at drive en festival uden at der er personer, som dagligt bliver kontaktet med alverdens spørgsmål. I forbindelse med de mange bogføringer i løbet af året skal også lyde en stor tak til Sonja. Så det at sidde i Samsø Festivals bestyrelse er absolut noget, der kræver en indsats, som absolut ikke er blevet mindre de seneste år. Der stilles større og større krav til det enkelte bestyrelsesmedlem, man kommer ikke sovende til det. Idegruppen. Bestyrelsen valgte for et par år siden at nedsætte en idegruppe. Det er idegruppens opgave at komme med gode ideer til bestyrelsen samt også hjælpe og give gode råd til bestyrelsen. Gruppen mødes et par gange om året og drøfter oplæg fra bestyrelsen, eksempelvis blev forslaget til flere timer sendt til høring førend bestyrelsen besluttede sig for det. Så stor tak skal lyde til dem også. DanskLive / FestivalDanmark.dk Orientere lidt om vores medlemskab her.. Ros til medhjælpere formænd - subformænd. Tak til de firmaer på øen, som velvilligt stiller deres maskiner til rådighed eller på anden måde er med til, at hjælpe med i det store arbejde det er at lave festival, uden denne velvilje ville det være langt sværere for os, for ikke at sige umuligt. Tak til alle vore samarbejdspartnere for jeres tillid i gennem det sidste år. Vi kan ikke lave en fornuftig festival uden en gensidig tillid.
Til slut vil jeg række en stor tak til alle vore medhjælpere, subformand og formænd, for det store arbejde de ligger i festivalen. Jeg skylder også en tak fra bestyrelsen til Janne, som gennem året sørger for, at der er rent og ryddeligt på kontoret, og som til næsten alle møder har lavet et eller andet godt spiseligt. En tak til øen for at tænke på os i forbindelse med udskiftning af køleskabe, husk vi har fortsat brug for køleskabe under festivalen. Tak til alle jer frivillige for jeres indsats. Sidst men ikke mindst tak til bestyrelsen for et rigtig godt festival år. For uden jer alle, ingen festival.