Samarbejde, Læring og Projektmanagement SLP 10 Projektstyring og konflikthåndtering: Erfaringer fra procesanalyserne Gruppemødet Konflikthåndtering Projektstyring Opgaver Erfaringer fra procesanalyserne: Rimeligt, kan forbedres: Samarbejdsaftale (Mødekultur) Kommunikation Læring Uddelegering af opgaver Dårligt, SKAL forbedres: Konflikthåndtering Projektstyring Projektledelse Andres erfaringer: Arno Kaae ( gruppedoktor på RUC): Mit indtryk er, at gruppedynamikken generelt lider under for dårlig gruppeorganisation, for lidt aktiv lytning og for ringe konfliktbearbejdning. 1 2 Gode råd fra procesanalyser, D320: Før et projekt kan gå i gang er det nødvendigt at planlægge det nøje for at alle arbejder mod samme mål. Vi fik et motto, som kom med i vores samarbejdsaftale. Det var FETA: Fleksibilitet, Engagement, Tolerance, Ansvarsbevidsthed Vi holdt et fast fredagsmøde om ugen, hvor man kunne give udtryk for positive eller negative episoder fra den forgangne uge. Fredagsmøderne virkede godt, så man kunne få luft hvis det var tiltrængt. 3 Mødeafholdelse 4 Hvad er en konflikt? Konflikter kan betragtes som»sandhedens øjeblik«i en relation mellem to parter. De kan bære spiren til et destruktivt resultat eller spiren til et tættere og mere udbytterigt samarbejde. Mange mennesker har den oplevelse og indstilling, at konflikter altid er negative. De tror, at konflikter altid skaber stress og uorden, at vi bliver ulykkelige, eller at relationer brydes. Det er ikke konflikter i sig selv, der skaber kaos eller ulykker, men den skadelige og ineffektive måde, de bliver håndteret på. Det er mangel på færdigheder i at håndtere konflikter, der fører til problemerne. Når konflikter håndteres rigtigt, kan de være af stor værdi for alle involverede. Mødeafholdelse 5 6 1
Konfliktløsning - Hvorfor? Gennem bearbejdning af konflikter, bliver usynlige grænser og skjulte normer kendt. Konflikter tapper samarbejdet for energi. Personkonflikter/kemi Kommunikationskonflikter Faglige konflikter Rollekonflikter Organisatoriske konflikter Konflikttyper: Mål- og målbestemmelseskonflikter Interessekonflikter Arbejdsindsatskonflikter Holdnings-/normkonflikter Ambitionskonflikter Manglende konflikthåndtering. Konflikter vokser hurtigt og udvikler sig til situationer, hvor: Det gælder om at vinde personligt - ikke den kollektive gevinst. Medlemmerne slipper gruppens mål til fordel for deres egne. Medlemmerne bliver følelsesmæssigt engagerede. Det eneste fornuftige svar på dette er en direkte aktion for at løse problemet - uden følelsesmæssige overreaktioner i et forsøg på at finde en rationel løsning og danne et fornyet fælles kort over verden. Jo før der gribes ind, desto bedre. 7 8 Evaluering af samarbejdet Nuværende målsætning. Samspil og kommunikation. Opfyldelse af delmål. Ansvarlighed. Fagligt udbytte. Brug af vejleder. Arbejdsform. Tre grundprincipper for samarbejdsevalueringer: 1. Alle beskriver egne oplevelser af samarbejdet, og hvordan det påvirker egen person. 2. Alle formulerer konkrete ønsker til en forbedring af samarbejdet. 3. Alle udtrykker, hvad de vil bidrage med for at ændre samarbejdet positivt. Evaluering af den personlige relation Hver 3die uge evaluerer gruppen hinanden én af gangen på følgende måde: Alle forbereder sig på at komme med mindst: - et positivt udsagn og - et konstruktivt kritisk udsagn eller udviklingspunkt til hver af de øvrige i gruppen. Den der evalueres må IKKE kommentere udsagnene, men blot lytte den den konstruktive og loyale kritik 9 10 Udsagnene skal: Beskrive konkret opførsel ikke fortolke motiver Udtrykke følelser direkte ikke indirekte Være specifikke ikke generelle Kun handle om ting som kan ændres Give plads til forandringer IKKE være fordømmende Være motiveret af et ønske om at hjælpe andre ikke at såre dem Godt råd: prøv udsagnet på dig selv Konflikthåndtering: jeg-budskaber Jeg-budskabet kommer indefra, og det er ærligt og virkeligt. Det er et klart budskab, forståeligt og ikke maskeret af et indirekte og vagt sprog: Et jeg-budskab mindsker kontrol og bevarer relationer mellem mennesker. Et jeg-budskab udtrykker den måde, du føler indeni, og den måde, du påvirkes af andres adfærd. Et jeg-budskab bebrejder ikke eller nedgør den anden eller fortæller, hvad personen skal gøre. Et jeg-budskab åbner for ærlig kommunikation med den anden person og vedligeholder relationen. Et jeg-budskab kan (men gør det ikke altid) føre til, at den anden person ændrer sig for at fjerne problemet. 11 12 2
Jeg-budskabet: opbygning Fase Udgangspunktet Udsagn Når du fortæller mig, at mødet er aflyst, Konsekvensen Følelsen Alternativet Så betyder det for mig, at jeg kommer forgæves, og det betyder at jeg spilder min tid. Det gør mig vred og ærgerlig, og jeg oplever, at du ikke respekterer mig og værdsætter mit arbejde. Hvis du i stedet gav sekretæren besked, så kunne jeg få det at vide fra hende og Konflikten skal være synlig for alle. Det indebærer at alle ved hvilke personlige interesser der er på spil. Det må være helt klart hvad de enkelte parter i konflikten vil opnå hvad der er vigtigt for dem. 13 14 Det er meget vigtigt at være bevidst om at en forhandling IKKE er en handel. Alt kan foreslås og afprøves i en forhandling UDEN at nogen er bundet af det. Uden denne regel vil det være svært for parterne at flytte sig. Det er hele gruppens opgave at skabe den nødvendige tryghed i forhandlingen til at foreslå løsninger som man senere fortryder. Den vellykkede forhandling afsluttes med en handel en aftale for hele gruppen. Først da lover man hinanden noget. Forhandlinger og dermed konflikt-løsninger kræver mod til at miste. Konflikten er løst når der er skabt en ny platform alle vil være på. Den nye platform vil være attraktiv fordi man FÅR noget men samtidigt må man acceptere at MISTE noget. Hvis man ikke er parat til det og man hager sig fast i sin platform, så sker der heller ingen udvikling. 15 16 Det at turde miste noget (for at opnå noget andet), kræver at VÆRE STOR. Parterne i konflikten må spørge sig selv Hvad ville jeg gøre nu hvis jeg var stor? Når du ved hvordan du kan optræde som stor i forhandlingen så anvend den viden til at bygge en platform. Husk at du altid har lov til at trække det du tilbyder tilbage igen hvis du ikke bliver tilfreds med helheden. Der er kun tale om en forhandling ikke en aftale. Under en kreativ forhandling er det vigtigt at anvende movement. Det er en metode der har til formål at få spontane, impulsive og vilde indfald med i diskussionen. Normalt møder vi tit andres ideer med et kritisk NEJ hvorefter vi argumentere for hvorfor vi ikke synes om ideen. Vi kan også sige JA MEN hvilket også er en kritisk reaktion. 17 18 3
Reglerne for movement er meget enkle. Det eneste man må sige til andres forslag er JA OG hvorefter man spontant tilføjer noget til ideen. Movement er en leg med ideer som får lov til at leve og vokse. Selvom man inderst inde ikke synes om den ide man er med til at bygge videre på, så bliv ved. Pludselig kan det vise sig at ideen bliver et genialt udgangspunkt for en ny platform der kan løse konflikten. Klip fra krøniken Kreativ ideudvikling i ledelsesgruppen 19 20 Klip fra kreativ ideudvikling PAUSE Hvad foregik der? Hvordan praktiserede man mødeledelse? Var der nogle Nej eller Ja men? Hvordan var stemningen i begyndelsen? Hvorfor blev der en god stemning? Adams trust building exercise 21 22 Konflikter skal tages op diskuteres. Typiske tegn på, at der er konflikter i gruppen kunne være: Ringe lyst til at gå i dialog, men stor lyst til diskussion. Ingen får tid eller mulighed for at afklare deres kort over verden. Medlemmerne stikker til hinanden og bliver personlige i stedet for at diskutere sagen. Medlemmerne beskylder de andre for ikke at have forstået noget af det hele. Medlemmerne danner kliker. Der er for mange følelser i forbindelse med at vinde eller tabe, og det skader gruppens indbyrdes relationer. Hvad kan en konflikt bruges til? Rigtig brugt kan konflikter være afgørende for at accelerere en gruppes indlæring. Konflikter kan: Afdække behovet for at diskutere gensidige relationer. Få dig til at forstå, hvad du værdsætter ved andre. Skabe et dybere venskab. Skabe fælles identitet. Udvikle sociale færdigheder og gøre kommunikation lettere. Skabe forandring. Skabe energi til at behandle et problem. Øge involvering og deltagelse. 23 24 4
Hvad kan en konflikt bruges til - 2? Konflikter kan: Være interessante og dermed stimulere indlæring. Være sjove, når de ikke tages for alvorligt. Skabe kreativitet. Skabe en mere omhyggelig beslutningsproces. Bringe forskellige sider af en sag op til overfladen. Øge evnen til at tænke og skabe et differentieret syn på tingene. Afklare et emne ved at give den enkelte luft og mulighed for at få gennemarbejdet deres modstand. Hjælpe organisationen til at komme af med»følelsesmæssigt affald«og skabe såvel organisatorisk, professionel som personlig vækst. Hvornår er en konflikt positiv? En konflikt i en gruppe er positiv, når man bagefter kan sige om den, at den: Skabte styrkede relationer mellem gruppens medlemmer. I arbejder bedre sammen bagefter. Skabte tillid og styrkede venskaber. Såvel du som den anden person er tilfreds med resultatet af konflikten. Skabte tilfredshed bagefter. Såvel du som den anden person føler jer bedre tilpas sammen og med jeres arbejde bagefter. Skabte øget evne til at håndtere konflikter. 25 26 Konfliktløsning hvornår/hvordan At vinde og tabe er mål for spil ikke for konflikter. Konflikter husk! Konflikter er ikke en forestilling. Konflikter er bare. Vi vælger, om det skal være en forestilling - et spil - i hvilket der er vindere og tabere. Vi har livet igennem fået et så indgroet mønster, at vi tænker på konflikter som en konkurrence. At livet bliver en stor scoringstavle. Det at vinde er blevet så vigtigt for os. Hvad står der her? OPPORTUNITYISNOWHERE OPPORTUNITY IS NO WHERE OPPORTUNITY IS NOW HERE 27 28 Projektstyring Projektplaner i en usikker verden/kontekst 29 30 5
31 32 Projekter lever med og i usikkerhed Formålet med projektplanlægning og projektstyring er at reducere usikkerhed! Hvad skyldes usikkerheden? (Summemøde) Den operationelle usikkerhed Definition (Galbraith 1979): Operationel usikkerhed = Den informationsmængde der er nødvendig for at udføre opgaven minus Den informationsmængde som på et givet tidspunkt er til rådighed for opgaveudførelsen 33 34 Operationel usikkerhed 35 36 6
Den kontekstuelle usikkerhed Projektplaner laves under forudsætningen at projektets vilkår er kendte og ikke forandres I praksis forandres projekters omgivelser undervejs Jo mere turbulente omgivelser og jo mere udviklingspræg projektet har jo større kontekstuel usikkerhed Eksempler på kontekstuel usikkerhed En cementfabrik i en afrikansk ørken mangler strøm værtsnationen fik ikke som aftalt ført el frem til fabrikken Utopia det perfekte brugerinddragende softwareprojekt blev overhalet af WP Dora - da DR s nye produktionssoftware endelig var færdigt var deres egne ønsker og behov væsentligt forandret, så projektet blev skrottet 37 38 Definition af kontekstuel usikkerhed Kontekstuel usikkerhed = Planlægningsgrundlaget: den viden og de præmisser projektet designes og planlægges på minus: Det vidensgrundlag, de præmisser og læringsmuligheder som projektet evalueres på 39 40 Erfaringer fra P1 I de sidste fjorten dage af projektperioden indlagde gruppen såkaldte Amokdage, hvor man blev på universitetet og arbejdede igennem det meste af aftenen. I den sammenhæng spiste gruppen oftest aftensmad sammen i grupperummet. Amokdagene hjalp os til at komme godt videre med projektarbejdet, idet vi på denne måde kunne have mange timers sammenhængende projektarbejde. Tidsplanen blev fra starten af ikke overholdt og derfor ikke brugt. Vi begyndte i stedet at benytte dag-til-dag -tidsplan, hvor gruppen i fællesskab aftalte, hvad der skulle laves til næste dag og hvornår opgaverne skulle være færdige. Vi havde ikke længere en egentlig plan, men satte på skift gang i arbejdet, når vi følte at være bagud. Dag-til-dag -planlægningen gjorde, at vi mistede overblikket og var nødsaget til at holde amok-dage, i den sidste periode af projektet. I et kommende projekt vil det være en fordel at udarbejde en tidsplan med flere og mindre deadlines. På den måde bliver en deadline mere overskuelig og nemmere at gøre færdig. P1- procesanalyse for gruppe A219 41 P1- procesanalyse for gruppe A219 42 7
Summediskussion med sidefolk Hvilke tidsplanniveauer har man brug for at kunne styre projektet professionelt? Hvor langt bør der være mellem overordnede deadlines? Er der brug for nødplaner? Evt. forslag til nødplaner Opgaver i grupperne 1. Lav en plan for hvilke projekt(tids)planer i har brug for til P2-projektet, på alle niveauer, også nødplaner. 2. Planlæg hvordan projektplanerne skal laves og hvem/hvornår de skal opdateres. 3. Hvordan vil i håndtere konflikter (Konfliktberedskab): 1. Forebyggelse (planer) 2. Akut (konfliktløsningsmodel) 4. Synliggør jeres projektplansplan og konfliktberedskab i grupperummet OG send den til lpj@es.aau.dk 43 44 8