Lederguide INNOMATE HR Medarbejderplan EASY Log på Log på http://www.medarbejderplan.dk med: Bruger ID: initialer Firma ID: sosuherning Password: (er tidligere blevet udsendt på mail, hvorefter du er blevet bedt om af skifte det) Medarbejderplan er et Internetbaseret system, hvilket medfører at tilføjelser og ændringer først bliver synlige, når du kikker på Opdatér i Medarbejderplan. Du skal anvende den grønne tilbagepil øverst til højre i stedet for den traditionelle tilbagepil. MUS Inviter til MUS For at starte en MUS-proces skal du klikke på fanebladene Organisation > Personale: 3. Klik på Funktioner 4. Klik på Workflows 5. Klik så på MUS og følgende skærmbillede kommer frem:
1. Brug evt. søgefunktionen Find eller klik på Udvid alle for at finde de relevante medarbejdere 2. Markér de medarbejdere du vil invitere og 3. Klik på Næste > Skriv mødested og klik på Næste >. Vælg dato, juster klokkeslæt og klik på Næste >. På efterfølgende side klik på Start workflow. Ved klik på Start workflow oprettes MUS-skema, og en mail sendes til de medarbejdere, du har markeret. I mailen får medarbejderne et link til deres forberedelsesmateriale. Forberedelse og afholdelse af MUS Som samtaleleder finder du dit materiale til MUS via Afkrydsningslister i Medarbejderplan. Under fanebladet Personlige data > Statusoversigt finder du link til åbne Afkrydsningslister. Afkrydsningslisten giver dig overblik over udestående opgaver omkring forberedelse og konklusion på MUS og hjælper dig til at finde ind på de rigtige sider i Medarbejderplan.
Brug af Afkrydsningsliste, alternativ 1 Femgangsmåden for afkrydsningslisterne er, at holde markøren over de gule felter og klikke på Gå til side, hvorefter man kommer til det relevante sted i Medarbejderplan. Brug knappen, når du er færdig med et punkt. Hold igen markøren over det gule felt og vælg Luk. Når alle felterne er grønne skal du lukke listen ved at holde markøren over trekanten ved medarbejderens navn og derefter klikke på Luk. Brug af Afkrydsningsliste, alternativ 2 Du kan få afkrydsningslisten op som en menu øverst til højre i skærmen, hvis du holder markøren på trekanten (1) og efterfølgende klikker på Brug som menu. Når afkrydsningslisten er valgt som menu, klikker du på den nye knap Afkrydsning øverst til højre. I menuen har du for hvert punkt et link til det relevante sted i Medarbejderplan. Når du er færdig med et punkt, klikker du på Luk. Når alle punkterne er markeret Luk, spørger Medarbejderplan, om du også ønsker at lukke listen, hvilket du klikker Ok til. Afkrydsningslistens punkter Afkrydsningslisten indeholder følgende punkter: 1. Portfolio 2. MUS-skema 3. Aftalte forløb 4. Øvrige handlingsplaner Punkterne 1. og 2. indgår i din forberedelse, mens opsamlingen af konklusioner fra samtalen foregår i punkterne 2., 3. og 4.. Forberedelse til MUS 1. Portfolio: Her får du et samlet overblik over de vigtigste informationer, der er registreret i Medarbejderplan om medarbejderen. Informationerne vedligeholdes andre steder i Medarbejderplan i forbindelse med de processer og arbejdsgange, som skolen har fastlagt.
2. MUS-skema: Her kan du forberede dig i MUS-skemaet. Du kan læse medarbejderens noter, hvis medarbejderen har forberedt sig online. Medarbejderen kan læse dine noter. Print eventuelt skemaet til egne noter ved først at klikke på Eksportér til Word øverst på siden. Konklusioner fra MUS Det er din opgave som samtaleleder at opsamle konklusioner fra MUS, dels i MUS-skemaet, og dels i Aftalte forløb (punkt 3) samt evt. i Øvrige handlingsplaner (punkt 4). MUS-skema: Konklusionerne skrives online i MUS-skemaet, og hvis du ikke er klar til at afslutte besvarelsen af skemaet, kan du klikke på Gem, for at gemme teksten. Når du er klar til at afslutte skemaet, klikker du på Godkend. Aftalte forløb: Evt. aftalte eller ønskede udviklingsforløb som f.eks. kursus, uddannelse eller sidemandsoplæring indtastes her. Fremgangsmåden er (jf. krav til ressourceregnskabet): Klik på Indsæt for at registrere et ønsket eller aftalt forløb og udfyld så mange af felterne som muligt: a. Aktivitet: Vælg Aktivitet
b. Anden aktivitet: konkretisér ved at skrive navnet på forløbet c. Type: Vælg type d. Timer: skriv antal timer e. Start dato og Slut dato: Tastes når det kendes f. Status: Vælg f.eks. Status 0 for ønsket g. Gruppe: Vælg Gruppe h. klik Opdatér 1. Øvrige handlingsplaner: Handlingsplaner anvendes til aftaler, der skal følges op på, og som ikke er aftaler om konkrete forløb til kompetenceudvikling. Klik på Indsæt for hver aftale, der skal indsættes som Handlingsplan. Udfyld felterne og klik på opdatér. Luk afkrydsningslisten Når du er færdig med din opsamling af konklusioner og har lukket alle punkter (grønne) i afkrydsningslisten, skal du lukke selve listen. Herved sendes automatisk en mail til medarbejderen med link til MUS-skemaet og med besked om godkendelse. Øvrigt om Medarbejderplan I medarbejderplan har du adgang til 4 faneblade med underliggende faneblade. Disse vil kort blive beskrevet i det efterfølgende. Organisation Her finder du information om dine medarbejdere.
Personale Under Organisation > Personale vises en tabel over medarbejdere. Ved ikonerne til venstre kan du klikke dig ind på medarbejdernes Personaledata(Zoom) og på deres Portfolio. I bunden af zoomboksen med stamdata kan du via linkene komme videre til yderligere informationer om medarbejderen. Portfolio: Her vises et samlet overblik over de vigtigste informationer om dine medarbejdere. Informationerne vedligeholdes andre steder i Medarbejderplan i forbindelse med de processer og arbejdsgange, som skolen har fastlagt omkring udviklingssamtaler m.m.. Personaledata : Navn, adresse, telefonnummer m.m.. Uddannelser og gennemførte udviklingsaktiviteter viser relevant professionsrettet uddannelse og efteruddannelse. Planlagte forløb viser ønsker og plan for konkrete uddannelser og andre udviklingsforløb. Handlingsplaner er en oversigt over andre mål og opgaver, der skal følges op på. Andre CV oplysninger indeholder de oplysninger som medarbejderen har lagt ind om sig selv. Censorkompetence viser de fag medarbejderen kan censor for. Disse oplysninger kommer fra EASY A. Undervisningskompetencer viser de fag som medarbejderen har uddannelse til og/eller evner at undervise i. Vedhæftede filer kan anvendes til dokumenter om ansættelsesvilkår eller andet. Medarbejderne har ikke her selv rettigheder til at downloade, men kan læse egne dokumenter. Personale(Zoom): Her kan grundoplysninger om medarbejderne ændres. Nogle af felterne bruges til ressourceregnskabet. Udviklingsforløb Her kan der tilføjes nye udviklingsforløb for de medarbejdere du er leder for. Der kan også foretages søgninger. I bunden vises en sammentælling af henholdsvis kroner og timer. CV oplysninger Her vises alle medarbejdernes Andre CV oplysninger og det er også muligt at foretage søgninger. Andre CV oplysninger er oprettet af medarbejderen selv. Filer Her vises alle filer på medarbejderne. Det kan f.eks. være ansøgning og CV, hvis medarbejderen er rekrutteret via Medarbejderplans rekrutteringsmodul. Censor- og undervisningskompetencer Under dette faneblad kan du søge i tabellen over censorkompetencer, og vedligeholde en tabel over medarbejdernes undervisningskompetencer. Rapporter Under fanebladet Rapporter har du adgang til Quick rapporter. Du har bl.a. mulighed for at trække rapporter om udviklingsaktiviteter for de medarbejdere, du er leder for. Dokumentserier giver dig mulighed for at printe Portfolio for flere medarbejdere på en gang, og Ressourceregnskab giver dig mulighed for at lave et regnskab over dine medarbejderes formelle kompetencer og deres kompetenceudvikling.
Personlige data Personlige data er dit personlige faneblad som medarbejder. Alle medarbejdere har dette faneblad, og med samme indhold og rettigheder som dig. Portfolio Portfolio viser en samlet oversigt over de vigtigste informationer, der er om dig i Medarbejderplan. Indholdet er magen til det, du kan se på dine medarbejdere. Portfolien indeholder blandt andet afsnittet Uddannelser og gennemførte udviklingsforløb, der vedligeholdes af skolen. Informationerne vedligeholdes andre steder i systemet og det er ikke alle informationer du har rettighed til at ændre. Hvis der er fejl eller mangler, skal du bede din egen leleder om at rettet dette. CV I fanebladet CV kan du registrere oplysninger om dine erfaringer i følgende afsnit: Anden uddannelse Projektdeltagelse Tidligere beskæftigelse Statusoversigt Under Statusoversigt finder du Afkrydsningslister til dine MUS via linket Åbne: xx. Handlingsplanerne for dem du er samtaleleder for, kan du finde i afsnittet Underordnedes handlingsplaner. Du kan også finde dine Egne handlingsplaner og Egne skemaer fra din MUS. Skift password Det er muligt at ændre dit password, hvis dette ønskes under Skift password. Beskedcenter I Beskedcenter gemmes de beskeder, du sender eller modtager som mail via systemet. Jobopslag Her kan du læse og vurdere ansøgere til de jobopslag du har fået tildelt adgang til (hvis rekrutteringsmodulet er tilvalgt)
Udviklingsforløb Udviklingsforløb er en samlet tabel over dine gennemførte, ønskede og evt. igangværende udviklingsforløb. Dialog Under Dialog finder du: Skemaer, Handlingsplaner samt Statistik. Skemaer Du finder besvarede skemaer fra MUS ved at gøre følgende: Klik på fanebladet Dialog > Skemaer > og klik på detail ud for det relevante skema og herefter på Besvarelser. Du får vist en liste over medarbejdere, og kan åbne hver enkelt skema ved at klikke på Detail. Bemærk at højre kolonne viser med dato om og hvornår skemaet er lukket. Handlingsplaner Her finder du en oversigt over de handlingsplaner, du har registreret for dine medarbejdere. Handlingsplaner kan vedligeholdes løbende over året eller som minimum ved MUS. Statistik Her Kan du få et overblik over gennemførelsesgraden af MUS og herunder afkrydsningslisterne. Det er muligt at trække samtlige konklusioner per spørgsmål via Skemaer.
Medarbejderguide til INNOMATE HR Medarbejderplan EASY A Log på Log på www.medarbejderplan.dk med: Bruger ID: initialer Firma ID: sosuherning Password: (er tidligere blevet udsendt på mail, hvorefter du er blevet bedt om af skifte det) Medarbejderplan er et Internetbaseret system, hvilket medfører at tilføjelser og ændringer først bliver synlige, når du kikker på Opdatér i Medarbejderplan. Du skal anvende den grønne tilbagepil øverst til højre i stedet for den traditionelle tilbagepil. MUS Forberedelse til MUS Du vil blive inviteret til MUS via en mail. Mailen indeholder bl.a. link til: 1. Portfolio: Her kan du se, hvilke uddannelser og eventuelle kompetenceudviklingsforløb, der er registreret på dig. 2. Skolens MUS samtaleark. 3. MUS-skema: Hvor du og din samtaleleder, ved slutningen af MUS-samtalen, opsamler konklusion og aftaler. Konklusioner fra MUS Du og din samtaleleder opsamler, ved slutningen af MUS-samtalen, konklusioner fra MUS i Medarbejderplan. Efterfølgende vil du modtage en mail med link til bl.a. MUS-skemaet og blive bedt om at godkende konklusionerne. Øvrigt om Medarbejderplan Under Personlige data har du adgang til fanebladene: 1. Portfolio 2. CV
3. Statusoversigt 4. Skift password 5. Beskedcenter 6. Jobopslag 7. Udviklingsforløb 1. 1. Portfolio Portfolio viser en samlet oversigt over de vigtigste informationer, der er om dig i Medarbejderplan. Portfolien indeholder blandt andet afsnittet Uddannelser og gennemførte udviklingsforløb, der vedligeholdes af skolen. 2. CV Under fanebladet CV kommer du ind til Andre CV-oplysninger. Her kan du registrere oplysninger om dine erfaringer i følgende afsnit: Anden uddannelse Projektdeltagelse Tidligere beskæftigelse 2. De informationer, du lægger i Andre CV-oplysninger, vil fremgå af Portfolio. 3. Statusoversigt Under Statusoversigt kan du finde dine skemaer og handlingsplaner. Handlingsplaner viser aftaler, der skal følges op på, og som adskiller sig fra aftaler om konkrete forløb til kompetenceudvikling. 4. Skift password Under fanebladet Skift password er det muligt at ændre dit password. 5. Beskedcenter I Beskedcenter gemmes de beskeder, du sender eller modtager som mail via systemet.
6. Jobopslag Her kan du læse og vurdere ansøgere til de jobopslag du har fået tildelt adgang til (hvis rekrutteringsmodulet er tilvalgt) 7. Udviklingsforløb Udviklingsforløb er en samlet tabel over dine gennemførte, ønskede og evt. igangværende udviklingsforløb. Hvis der skal tilføjes nye forløb, er det din leder der skal gøre dette.