GLADSAXE KOMMUNE Center for Service Byrådssekretariatet Afklaring af det kommunale tilsyn NOTAT Dato: 4. december 2007 Af: Bolette Rørdam, Jesper Graff Thøger og Anni Hvilsom Baggrund Der er i de senere år i Gladsaxe Kommune nyopført eller ombygget en række kommunale plejehjem/institutioner efter reglerne i lov om almene boliger med dertil hørende finansiering. Disse regler er meget anderledes end det traditionelle kommunale byggeri med kassefinansiering, og rejser i sig selv en række problemer. Disse problemer vil blive behandlet i et særskilt notat. Lovgivningen forudsætter generelt, at der er et kommunalt tilsyn med det almene byggeri, både når det er opført af almene boligorganisationer, af selvejende institutioner og af kommunen selv, ligesom der skal være et tilsyn med de statsstøttede kollegier. Tilsynet med de almene boligorganisationers afdelinger og byggeri og med de statsstøttede kollegier har været håndteret i kommunen i adskillige år, og har fundet et fornuftigt leje både politisk og administrativt Dette notat søger at besvare, hvordan tilsynet bør tilrettelægges ved alment byggeri, ejet af selvejende institutioner, og ved alment byggeri, ejet af kommunen selv. Det er holdt i generelle vendinger uden særlig henvisning til love og paragraffer. Forslag til ændringer/præciseringer i gældende praksis vil blive forelagt til politisk godkendelse. Indledningsvis er kort repeteret hvilke opgaver, kommunen generelt løser som hhv. støttemyndighed og tilsynsmyndighed. Kommunens opgaver ved det almene byggeri, ejet af almene boligorganisationer og ved de statsstøttede kollegier Støttemyndighed Kommunen behandler ansøgninger om økonomisk støtte. Det kan være tilladelse til låneoptagelse, garanti eller regaranti, særlige lån mm. Kommunen giver støtte på statens vegne til nybyggeri og på Landsbyggefondens vegne til byggeskader. Herudover kan kommunen på egne vegne give støtte i form af garanti til visse renoveringer/forbedringer/ændringer og lån eller tilskud til afdelinger med økonomiske vanskeligheder. Særligt er støtten til nybyggeri og byggeskader detaljeret lovreguleret med særskilte sagsbehandlinger vedrørende skema A-, skema B- og skema C-ansøgningerne med tilhørende bilagsmateriale. Støttesagerne forelægges politisk efter gældende regler. Sagsbehandlingens faser og beløb mm. for nybyggeri registreres i det fællesoffentlige BossInf-system, der stiller helt særlige formelle krav. Tilsynsmyndighed J. nr. 00.15.01A00 Sag: 2007/06165 003
Kommunen har en lang række opgaver som tilsynsmyndighed, men også en vis frihed til selv at tilrettelægge et fornuftigt omfang, især vedrørende driftstilsynet, mindre ved nybyggeri - herunder hvilke sager der skal forelægges politisk og hvilke, der behandles administrativt. 1. I forbindelse med en støttesagsbehandling: - Nybyggeri (og byggeskader): Det skal påses, at byggeriet har en tilfredsstillende udformning i planmæssig og teknisk henseende, at det har passende kvalitet og pris, at udbudsreglerne er overholdt, at der er et fornuftigt driftsbudget og dermed en fornuftig starthusleje. - Moderniseringer: Forbedringer og væsentlige forandringer skal godkendes af kommunen. Det skal påses, at der ikke er betænkeligheder af teknisk art, at der er rimelige udgifter, og at der er en fornuftig lejestigning. Opgaven er placeret i Byrådssekretariatet, der i nødvendigt omfang indhenter udtalelse om de tekniske forhold i hhv. Ejendomsafdelingen og By- og Miljøforvaltningen. 2. Drift i øvrigt: - A. Organisatorisk tilsyn: Vedtægter og vedtægtsændringer, reglerne om beboerdemokrati. Visse enkeltdispositioner så som køb/salg af fast ejendom, forhøjelser af beboerindskud, sammenlægning af lejligheder, permanente skillevægsændringer mm. - B. Teknisk tilsyn: Det skal påses, at vedligeholdelsen er forsvarlig. Udøves som hovedregel som et skrivebordstilsyn i forbindelse med den kritiske gennemgang af regnskabet (se Økonomisk tilsyn), men i særlige tilfælde rekvirerer Byrådssekretariatet teknisk bistand, typisk i Ejendomsafdelingen. F.s.v. angår de 3 kollegier i kommunen, er det aftalt, at Ejendomsafdelingen hvert år gennemgår tilstandsrapport samt langtidsbudget (for planlagt, periodisk vedligeholdelse), samt over en 3 årsperiode foretager en visuel gennemgang af kollegierne, 1 om året. - C. Økonomisk tilsyn: Der skal ske en kritisk gennemgang af det revisorpåtegnede regnskab med tilhørende spørgeskema, revisionsprotokollat samt bestyrelsens årsberetning for hvert selskab med tilhørende afdelinger. Tilsvarende for kollegierne, idet kommunen dog her egentlig skal godkende regnskaberne og i øvrigt også driftsbudgetterne. Opgaven er at sikre, at de almene boligers samt kollegiernes drift og økonomi er forsvarlig og følger lovgivningens krav. Fokus skal især være på følgende: Afdelingernes og kollegiernes økonomiske uafhængighed anbringelse og forvaltning af organisationsmidler og afdelingsmidler balance mellem indtægter og udgifter opsamlede underskud og underfinansiering fornødne henlæggelser fornuftig administration forsvarlig vedligeholdelse, dvs. at der er lagt budgetter for planlagt periodisk vedligeholdelse evt. accessorisk virksomhed Opgaven er placeret i Byrådssekretariatet J. nr. 00.15.01A00 2
- D. Tilsyn med udlejningsreglerne: Opgaven er placeret i SSF/Arbejdsmarkedsafdelingen/Boligformidlingen, og løses i forbindelse med godkendelsesordningen, den kommunale anvisning (25% samt særlige aftaler) samt aftalerne om flexibel udlejning. - E. Behandling af klager fra beboere/grupper af beboere over forhold i boligorganisationen, afdelingen eller evt beboerne imellem over alle ovennævnte forhold. Der sker en fordeling til den medarbejder, der er sekretær for Beboerklagenævnet, hvis spørgsmålet ligger inden for nævnets kompetence. Ellers behandles det af en medarbejder, der varetager tilsynsopgaven. I enkelte tilfælde må spørgsmålet henvises til domstolene. Kommunens opgaver ved det almene byggeri, ejet af selvejende institutioner Støttemyndighed: Det er helt den samme funktion og opgave som ved støttet byggeri ejet af almene boligorganisationer. Og således er den også blevet udøvet, f.eks. ved opførelsen af Hareskovbo II, Karvig i Center for Døve m.fl. Tilsynsmyndighed: 1. I forbindelse med en støttesagsbehandling Det er helt den samme funktion og opgave som ved støttet byggeri ejet af almene boligorganisationer. Og den er blevet udøvet på den måde ved byggeriet af almene boliger i Hareskovbo og i Center for Døve (Karvig). Opgaven er placeret i Byrådssekretariatet, der indhenter udtalelse fra Ejendomsafdeling og By- og Miljøforvaltningen på vanlig vis. 2. Drift i øvrigt: - A. Organisatorisk tilsyn: Det er den samme opgave som ved støttet byggeri ejet af almene boligorganisationer, og den udøves på samme måde af Byrådssekretariatet. - B.-C. Teknisk tilsyn og økonomisk tilsyn: Det bør være den samme opgave, men her er der ikke endnu fastlagt en procedure, som er udmeldt til ejer/administrator. Det foreslås derfor, at der hvert år indhentes regnskab, årsberetning, spørgeskema, revisionsprotokol samt langtids- og likviditetsbudget og tilstandsrapport mm for også de selvejende institutioners almene boligers drift. Yderligere må revisor vurdere, hvis administrator ikke er en almen administrator, om administrationen sker under betryggende forhold, og om der er oprettet særskilte konti i ældreboliginstitutionens navn, så der ikke sker sammenblanding af administrators og ældreboligorganisationens midler. Svarende til kollegierne skal der desuden være en teknisk gennemgang af materialet i Ejendomsafdelingen, ligesom Ejendomsafdelingen hvert 3. år skal foretage en visuel gennemgang af ejendommene. - D. Udlejningen: SSF/PLOMS har fuld anvisningsret efter venteliste og behovsvurdering på Hareskovbo. SSF/PH/Institutions- og anvisningsenheden har fuld anvisningsret til ældreboligerne Karvig i Center for Døve. Det vurderes ikke nødvendigt med yderligere tilsyn. - E. Behandling af klager: Det foreslås, at eventuelle beboerklager behandles i Byrådssekretariatet, enten i Beboerklagenævnet eller i tilsynet. J. nr. 00.15.01A00 3
Sag om disse ændringer/præciseringer forelægges Økonomiudvalget efter høring i SSF og Ejendomsafdelingen. Kommunens opgaver ved det almene byggeri, ejet af kommunen selv Støttemyndighed (anlægsfasen): Vi har i Gladsaxe Kommune valgt, at det er helt den samme funktion og opgave som ved støttet byggeri ejet af almene boligorganisationer. Dvs. bygherren er BR/ØU/fagudvalg SSF/pgl.afdeling, der udarbejder skema-ansøgninger mm (med bistand fra diverse afdelinger i kommunen), mens støttemyndigheden er BR/ØU CSE/BYS. Adskillelsen mellem bygherre og myndighed ligger således i den administrative fordeling, og berørte medarbejdere skal have fokus på den konkrete rolle. Det er vurderet, at det stort set er en fornuftig rollefordeling. Dels sker der rent faktisk i Byrådssekretariatet en vurdering af, om almenboliglovens bestemmelser er overholdt, dels sker indberetningen til BossInf kun fra et sted i kommunen. Der skal være særlig fokus på, at Byrådssekretariatets almindelige rolle som juridisk rådgiver ved både anlæg og drift ikke kommer i konflikt med rollen som støttemyndighed. Også Ejendomsafdelingen har en dobbeltrolle, dels som bygherrerådgiver for SSF, dels som teknisk rådgiver for Byrådssekretaiatet. F.s.v. angår bygherreopgaven i SSF, har det været hensigtsmæssigt at samle og opbygge en ekspertise i en central enhed i forvaltningen. Tilsynsrollen (driftsfasen): Vi har i Gladsaxe Kommune valgt, at ejer/driftsherre/ssf/pgl.afdeling både varetager driftsopgaven (der dog er udliciteret til FSBbolig) og størsteparten af tilsynsrollen. Det er hensigtsmæssigt for at sikre en fornuftig drift, at der er en regelmæssig løbende kontakt mellem SSF og FSBbolig til drøftelse af f.eks. budget- og huslejeforhold, relationer til lejerne og udmøntningen af beboerdemokratiet mm. Som offentlig myndighed skal SSF desuden sikre og kontrollere, at FSBbolig opfylder den indgåede kontrakt, og sikre at FSBbolig opstiller og indsender et revisionspåtegnet regnskab til kommunen, ligesom regnskabet skal gennemgås. I nødvendigt omfang skal beslutninger forelægges politisk. Også her har det været hensigtsmæssigt at samle ekspertise i en central enhed i SSF. Driftsherren/SSF kan naturligvis få juridisk bistand i Byrådssekretariatet til at løse driftsopgaven korrekt i h.t. lovgivningen, men Byrådssekretariatet har ikke en kontrol- eller myndighedsfunktion, og ansvaret er hos driftsherren/ssf. F.s.v. angår eventuelle klager kan beboere også i kommunale almene boliger indbringe sager for Beboerklagenævnet. Denne måde at tilrettelægge drift og tilsyn på i forhold til kommunens egne almene ældreboliger er der detaljeret redegjort for i kommunens redegørelse af 28.02.2007 til Socialministeriet i forbindelse med ejendommene Kagsåhuse, Ellekilde og Buddinge Hovedgade 111. Den afgørende forståelse for kommunens tilsynsrolle ved egne almene boliger skal i højere grad ses i forbindelse med den kommunale styrelseslovgivning end med almenboliglovgivningen, der kun yderst summarisk forholder sig til emnet. Ministeriet har ikke reageret, eller ønsket yderligere uddybning, hvorfor fremgangsmåden må være taget til efterretning. J. nr. 00.15.01A00 4
Denne opfattelse bygger bl.a. på Vejledning om kommunale og amtskommunale almene ældreboliger fra 1997, hvor der bl.a. står følgende vedrørende: Tilsyn For de bebyggelser, som kommunen eller amtskommunen er ejer af, er der ikke i loven fastsat en udtrykkelig tilsynsbestemmelse. Det følger imidlertid af kommunalretlige grundsætninger, at for ældreboliger, der opføres og drives af kommuner eller amtskommuner, skal disse som offentlige myndigheder naturligt påse, at de omhandlede boliger drives forsvarligt, herunder at de af lovens regler, der finder anvendelse for kommunale og amtskommunale almene ældreboliger overholdes. Byrådssekretariatet vurderer derfor fortsat, at der ikke er behov for en ændret tilrettelæggelse af tilsynsrollen for de kommunale almene boliger, herunder den organisatorisk placering, eller en skærpelse i øvrigt. J. nr. 00.15.01A00 5