OFFENTLIG-PRIVAT SAMARBEJDE OM VEJ OG PARK September 2013
Indholdsfortegnelse 1 Indledning 3 1.1 Kontraktens omfang...3 1.2 Udbudsform og grundlag...3 1.3 Udbudsmaterialet...4 2 5 2.1 Ordregiver...5 2.2 Foreløbig tidsplan for forhandlingernes gennemførelse...5 2.2.1 Forventet tidspunkt for spørge- og afklaringsmøde 6 2.2.2 Forventet tidspunkt for afgivelse af første tilbud 6 2.2.3 Første gennemgang og vurdering 6 2.2.4 Forventet tidspunkt for forhandlingsmøde 7 2.2.5 Forventet tidspunkt for afgivelse af revideret tilbud 7 2.2.6 Beslutningsproces 8 2.2.7 Implementering og kontraktindgåelse 8 2.3 Ønsker til udformning af tilbud...8 2.3.1 Ad tilbudsliste 8 2.3.2 Ad beskrivelse af udvikling og samarbejde i bilag 2 8 2.3.3 Ad finansiel rapport 11 2.3.4 Forslag til underleverandører/underentreprenører 11 2.4 Vedståelsesfrist...11 2.5 Fortrolighed...11 2.6 Vederlag...11 2
1 INDLEDNING 1.1 Kontraktens omfang Greve Kommune (herefter "Ordregiver") ønsker at etablere et offentligtprivat selskab, som skal varetage park- og vejopgaver, herunder driftog vedligeholdelsesopgaver, for kommunen. Disse opgaver har hidtil været varetaget af en kontraktsstyret driftsenhed hos Ordregiver. OPS-selskabet etableres med det formål at videreudvikle Ordregivers viden på park- og vejområdet, at opnå bedre kapicitetsudnyttelse, at sikre en effektiv og innovativ drift af park- og vejopgaver i kommunen og at have mulighed for at byde på lignende opgaver hos andre ordregivere. Dog ønsker Ordregiver at bevare indflydelse på, hvordan opgaverne udføres i kommunen, hvorfor OPS-selskabet etableres som et offentligt-privat selskab med Greve Kommune som medejer. Det udbudte projekt omfatter grundlæggende 1) etablering og stiftelse af et OPS-selskab med delt ejerskab mellem Ordregiver og en privat aktør, og 2) indgåelse af en driftskontrakt, som danner grundlag for OPS-selskabets udførelse af park- og vejopgaver for Ordregiver. I det følgende benævnes OPS-selskabet "Leverandøren". Driftskontrakten mellem Ordregiver og Leverandøren har en varighed på 5 år. Derudover indeholder driftskontrakten option for Ordregiver på forlængelse af driftskontrakten i to gange 2 år på samme vilkår som i den faste kontraktperiode på 5 år. 1.2 Udbudsform og grundlag Indgåelse af driftskontrakten og derved også valget af Ordregivers medejer af selskabet sker efter udbudsformen udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse i henhold til udbudsdirektivet (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter). Ordregiver har gennemført et begrænset udbud ved udbudsbekendtgørelse 2013/S 097-165740, hvor Ordregiver modtog én ansøgning om prækvalifikation, der var ukonditionsmæssig. Ordregiver annullerede derfor udbuddet ved bekendtgørelse 2013/S 127-218965 og overgik til forhandling uden forudgående udbudsbekendtgørelse. 3
1.3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale, som skal danne grundlag for forhandlingsprocessen, består af følgende dokumenter: Følgebrev af 26. september 2013. Nærværende tilbuds- og forhandlingsvilkår. Udkast til vedtægter for OPS-selskabet. Udkast til ejeraftale for OPS-selskabet. Udkast til driftskontrakt Særlige Betingelser til ABService 2003 Samarbejdsbeskrivelse Kvalitets- og arbejdsbeskrivelser Tilbuds- og afregningsgrundlag Tilbudsliste Beskrivelse af organisationen Vilkår for virksomhedsoverdragelse Oversigt over medarbejdere Kort over Greve Kommunes arealer, som er omfattet af Driftskontrakten Lejeaftale for materielgård. Rapport vedrørende værdiansættelse. Finansiel redegørelse for OPS-selskabets drift. [Evt. referat af spørge- og afklaringsmøde af 10. oktober 2013.] [Evt. referat af forhandlingsmøde af 13. november 2013.] [Evt. referat af øvrige møder.] 4
2 TILBUDS- OG FORHANDLINGSVILKÅR 2.1 Ordregiver Ordregiver er: Greve Kommune Rådhusholmen 10 2670 Greve Eventuelle henvendelser vedrørende forhandlingsprocessen rettes til: Karen Kjeldgård Petersen kkp@greve.dk 2.2 Foreløbig tidsplan for forhandlingernes gennemførelse Hovedtidsplanen for forhandlingsprocessen forventes at forløbe som følger: AKTIVITET DATO Udsendelse af udbudsmaterialet 26. september 2013 Spørge- og afklaringsmøde (se afsnit 2.2.1) 10. oktober 2013 Eventuelt yderligere spørge- og afklaringsmøde 24. oktober 2013 Tidspunkt for afgivelse af første tilbud (se afsnit 2.2.2) 6. november 2013 Forhandlingsmøde (se afsnit 2.2.4) 13. november 2013 Eventuelt yderligere forhandlingsmøde 20. november 2013 Forventet tidspunkt for afgivelse af revideret tilbud (se afsnit 2.2.5) Forventet tidspunkt for beslutningsproces (se afsnit 2.2.6) Stiftelse af selskabet, implementering og kontraktindgåelse (se afsnit 2.2.7) 27. november 2013 17. december 2013 Fra primo 2014 5
2.2.1 Forventet tidspunkt for spørge- og afklaringsmøde Ordregiver forventer at afholde spørge- og afklaringsmøde torsdag den 10. oktober 2013. Mødet afholdes hos Ordregiver på adressen, Rådhusholmen 10, 2670 Greve. Det præcise mødetidspunkt og mødelokale vil blive oplyst senere. Der vil blive udarbejdet referat af mødet. Der vil være mulighed for afholdelse af yderligere spørge- og afklaringsmøder i det omfang, Ordregiver skønner, at det er nødvendigt. Der vil være mulighed for at besigtige materielgården samt maskinel i forlængelse af spørge- og afklaringsmødet eller på et andet tidspunkt efter aftale med Ordregiver. Henvendelser vedrørende besigtigelse skal ske til Thorkil Stenhuus Olsen pr. e-mail: tso@greve.dk. Spørgsmål, som ønskes besvaret mellem afholdelse af spørge- og afklaringsmøder, bedes fremsendt pr. e-mail til kkp@greve.dk. 2.2.2 Forventet tidspunkt for afgivelse af første tilbud Frist for afgivelse af foreløbigt tilbud er fastsat til onsdag den 6. november 2013. Fristen kan ændres efter aftale mellem parterne Tilbud bedes fremsendt til: Greve Kommune Att. Karen Kjeldgård Petersen Rådhusholmen 10 2670 Greve Tilbuddet bedes afleveret i 3 fysiske eksemplarer og 1 elektronisk eksemplar på USB-stik eller CD/DVD. Tilbuddet bedes mærket: "OPS Park & Vej." 2.2.3 Første gennemgang og vurdering Ordregiver gennemgår og vurderer tilbuddet efter modtagelse med henblik på drøftelse af tilbuddets indhold på forhandlingsmødet. Herefter fremsender Ordregiver en invitation samt dagsorden til forhandlingsmøde til Leverandøren. 6
2.2.4 Forventet tidspunkt for forhandlingsmøde Forhandlingsmødet forventes at finde sted onsdag den 13. november 2013 på adressen Rådhusholmen 10, 2670 Greve. Leverandøren vil på forhandlingsmødet få mulighed for at præsentere det afgivne tilbud, hvorefter der vil være mulighed for at forhandle. Forhandlingsmødet vil blive gennemført i henhold til den af Ordregiver fremsendte dagsorden og på baggrund af Leverandørens først afgivne tilbud. Det bemærkes, at udbudsreglerne er til hinder for, at der kan foretages væsentlige ændringer i de vilkår for selskabsetableringen og driftskontrakten, der var angivet i udbudsbekekendtgørelsen af 22. maj 2013. Ordregiver tilpasser eventuelt efter forhandlingsmødet udbudsmaterialet til det på forhandlingsmødet aftalte. Der vil blive udarbejdet referat af forhandlingsmødet. Såfremt parterne anser det for nødvendigt, kan der gennemføres endnu et forhandlingsmøde inden afgivelse af revideret tilbud. 2.2.5 Forventet tidspunkt for afgivelse af revideret tilbud I forlængelse af forhandlingsmødet/-erne udarbejder Leverandøren et revideret tilbud. Det reviderede tilbud skal være i overensstemmelse med det på forhandlingsmødet/-erne aftalte, herunder udarbejdet referat af forhandlingsmødet/-erne. Fristen for afgivelse af revideret tilbud forventes at være den 27. november 2013. Revideret tilbud bedes fremsendt til/afleveret hos: Greve Kommune Att. Karen Kjeldgård Petersen Rådhusholmen 10 2670 Greve Det reviderede tilbud bedes afleveret i 3 fysiske eksemplarer og 1 elektronisk eksemplar på USB eller CD/DVD. Det reviderede tilbud bedes mærket: "OPS Park & Vej, revideret tilbud. Forhandlingsproceduren forventes afsluttet i forlængelse af afgivelse af det reviderede tilbud, medmindre Ordregiver vurderer, at det vil være nødvendigt med yderligere forhandlingsmøder. 7
2.2.6 Beslutningsproces Efter afslutning af forhandlingsprocessen vil Ordregiver tage endeligt stilling til, om projektet skal realiseres. Beslutning om stiftelse af OPSselskabet samt indgåelse af driftskontrakten træffes endeligt af Byrådet, som forventes afholdt den 17. december 2013. 2.2.7 Implementering og kontraktindgåelse Såfremt Byrådet træffer beslutning om stiftelse af OPS-selskabet og indgåelse af driftskontrakt vil der være en stiftelsesfase, hvor bl.a. de formelle forhold omkring selskabets stiftelse fastlægges endeligt. Efter OPS-selskabets stiftelse vil driftskontrakten blive indgået mellem Ordregiver og Leverandøren. Derefter vil der være en implementeringsperiode, hvor Leverandøren overtager vej- og parkopgaverne. Stiftelses- og implementeringsfaserne forventes samlet at vare ca. 6 måneder. 2.3 Ønsker til udformning af tilbud Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter: 1. Udfyldt tilbudsliste 2. Beskrivelse af udvikling og samarbejde (udfyldt bilag 2) 3. Finansiel redegørelse for selskabets drift i form af udfyldt tilbudsark og tilbudsmodel (udfyldt bilag 12) 4. Forslag til underleverandører/underentreprenører De udfyldte bilag vil indgå i aftalegrundlaget mellem Ordregiver og Leverandøren. Bilag 2 og 12 er foreløbige bilag, som danner skabelon for de beskrivelser, som Leverandøren skal levere, jf. afsnit 2.3.2 og afsnit 2.3.3. 2.3.1 Ad tilbudsliste Leverandøren bedes udfylde alle felter i tilbudslisten. 2.3.2 Ad beskrivelse af udvikling og samarbejde i bilag 2 Bilag 2 er et foreløbigt kontraktbilag, der skal suppleres med Leverandørens beskrivelser. Det foreløbige bilag og Leverandørens beskrivelser danner grundlag for den endelige tilpasning af bilaget. Bilag 2 bedes udfyldt med Leverandørens beskrivelser som følger: 8
Ad afsnit 2.5.1 opnåelse af kvalitetsmål: I bilag 2, afsnit 2.5.1. beskrives, hvordan de i udbudsmaterialets beskrevne kvalitetsmål opnås. Leverandørens beskrivelse skal indeholde: Forslag til organisering af selskabet med anførelse af ansvar og beføjelser. Beskrivelse af kvalitetsstyringsorganisationen i OPS-selskabet. Hvilken kvalitetsstyring, som tilbydes til at understøtte opfyldelse af målene og kravene, herunder hvordan minimumskrav vil blive overholdt. Beskrivelse af hvem, der udfører de enkelte kontroller og tilsyn, hvilke metoder der anvendes, hvor hyppigt, der kontrolleres og hvilken form for rapportering, der tilbydes. Beskrivelse af hvordan sikkerhedsarbejdet konkret vil blive varetaget. Ad afsnit 2.5.2 Mere effektiv opgavevaretagelse: I bilag 2, afsnit 2.5.2 skal Leverandøren beskrive, hvordan der vil blive arbejdet med effektivitet og produktivitetsforbedringer i organisationen bl.a. med inddragelse af følgende: ledelsesprocesser, udførende og administrative arbejdsprocesser, prioriteringer, kompetence-sammensætning, udvikling, resultatorientering. Herudover skal Leverandøren beskrive: hvordan, der vil blive arbejdet med målstyring og dokumentation af mere effektiv opgavevaretagelse. hvordan arbejdet med mere effektiv opgavevaretagelse omsættes til eksempelvis løsning af flere ydelser for samme pris, udføre ydelserne til en lavere enhedspris og/eller skabe overskud i selskabet. hvordan der vil blive arbejdet med at optimere priser på opgaver, der afregnes efter timepris, herunder vinterbekæmpelse. 9
Ad afsnit 2.5.3, Bedre service overfor borgere: I bilag 2, afsnit 2.5.3 skal Leverandøren beskrive, hvordan der vil blive arbejdet med udvikling af service over for borgere og Ordregiver som kunde. Leverandøren skal beskrive: hvordan der vil blive arbejdet med udvikling af service over for borgere og Ordregiver som kunde, hvordan der vil blive arbejdet med målstyring og dokumentation af bedre service, hvilke forventninger Leverandøren har til konkret effekt af arbejdet med at skabe bedre service overfor borgere. Afsnit 2.5.4, Skabe mere innovation: I bilag 2, afnit 2.5.4 skal Leverandøren beskrive, hvordan der vil blive arbejdet med innovation, herunder hvordan der kan arbejdes med målstyring og dokumentation af mere innovation. Endvidere skal Leverandøren beskrive sine forventninger til konkret effekt af arbejdet med innovation. Ad afsnit 2.5.5, Bedre ressourceanvendelse: I bilag 2, afnit 2.5.5 skal Leverandøren beskrive, hvordan der vil blive arbejdet med bedre ressourceanvendelse, herunder hvordan der vil blive arbejdet med målstyring og dokumentation af bedre ressourceanvendelse. Leverandøren skal beskrive, hvordan bedre ressourceudnyttelse vil kunne omsættes til mere værdiskabende aktiviteter, lavere priser, løsning af flere opgaver. Leverandøren skal beskrive, hvordan bedre ressourceanvendelse vil kunne bidrage til at skabe et overskud i selskabet. Ad afsnit 2.5.6, Tillid mellem parterne: I bilag 2, afnsit 2.5.6 skal Leverandøren beskrive, hvordan der vil blive arbejdet med at sikre et godt samarbejde med Ordregiver. 10
2.3.3 Ad finansiel rapport Leverandøren skal udfylde tilbudsarket (bilag 12), og på baggrund af blandt andet tilbudsarket udarbejde en tilbudsmodel for projektet, hvor resultat og balancebudget samt pengestrømme for selskabets drift fremgår. 2.3.4 Forslag til underleverandører/underentreprenører Leverandøren skal i tilbuddet beskrive hvilke opgaver, der påtænkes udført i underentreprise, herunder hvilke underleverandører/underentreprenører, som Leverandøren foreslår anvendt i forbindelse med driftskontrakten. 2.4 Vedståelsesfrist Som følge af implementeringsfasen, herunder selskabsstiftelsen, jf. afsnit 2.2.6, skal Leverandøren vedstå det reviderede og endelige tilbud i minimum 7 måneder regnet fra datoen for afgivelsen af det reviderede og endelige tilbuds afgivelse. 2.5 Fortrolighed Tilbuddet vil blive behandlet fortroligt af Ordregiver og dennes rådgivere dog med de begrænsninger, der følger af lovgivningen, herunder offentlighedslovens regler om aktindsigt. Samtlige oplysninger, herunder materiale, som Leverandøren modtager fra Ordregiver i forbindelse med tilbudsindhentningen, skal behandles fortroligt. Dette gælder også, selvom mod forventning Leverandøren måtte vælge ikke at afgive tilbud. 2.6 Vederlag Der udbetales ikke vederlag til Leverandøren for udarbejdelse af tilbud eller deltagelse i forhandlingsprocessen. 11