DELAFTALE 2: UDBUD AF ØKONOMISUPPORT 2012/S Advokataktieselskabet Horten CVR

Transkript

1 DELAFTALE 2: UDBUD AF ØKONOMISUPPORT 2012/S Advokataktieselskabet Horten CVR

2 1. INDLEDNING Side Indledning Gribvand A/S og Gribvand Spildevand A/S udbyder i medfør af Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, kontrakt på revision og økonomisupport. Udbuddet er opdelt i delaftaler, henholdsvis: Delaftale 1: Revision, med tilhørende rådgivning, og Delaftale 2: Økonomisupport, med tilhørende rådgivning. Nærværende udbudsbetingelser regulerer tilbudsafgivelsen vedrørende Delaftale 2: Økonomisupport, med tilhørende rådgivning. 1.2 Kontraktperiode Kontrakt forventes indgået primo maj Perioden fra kontraktindgåelsen og indtil den 1. juli 2012 er mobiliseringsperiode. Per 1. juli 2012 overdrages opgaven endeligt til leverandøren. Kontrakten er gældende til 30. april 2015 med mulighed for forlængelse i op til yderligere 1 år til 30. april De første 3 måneder af kontraktperioden betragtes som prøvetid, inden for hvilken Gribvand A/S og Gribvand Spildevand A/S kan opsige kontrakten med 14 dages varsel. Aftalen kan herefter opsiges helt eller delvist af begge parter med 3 måneders opsigelsesvarsel, såfremt dette er sagligt begrundet. 1.3 Udbudsform og retsgrundlag Udbuddet gennemføres som begrænset udbud efter Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, som implementeret ved bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet er offentliggjort i supplement til EU-tidende den 10. januar 2012 ved udbudsbekendtgørelse 2012/S

3 1.4 Udbudsmaterialet Side 3 Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbekendtgørelse offentliggjort den 10. januar Nærværende udbudsbetingelser. Bilag 2A: Kontraktudkast. Bilag 2B: Oversigt over arbejdsopgaver. Bilag 2C: Tilbudsliste. Bilag 2D: Erklæring om gæld til det offentlige. Ovenstående udbudsmateriale er tilgængeligt på hjemmesiden Det påhviler tilbudsgiveren (herefter "Tilbudsgiver") at kontrollere, at udbudsmaterialet er komplet ifølge ovenstående fortegnelse. 2. UDBUDDETS FORLØB 2.1 Ordregivende myndigheder De ordregivende myndigheder er: og Gribvand A/S Holtvej 18C 3230 Græsted Gribvand Spildevand A/S Holtvej 18C 3230 Græsted (I det følgende "Ordregiverne"). Ordregivernes kontaktperson under udbuddet er: Mette Therkildsen mt@gribvand.dk. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet. 2.2 Tidsplan for udbuddet Udbuddets tidsplan er som følger: Hovedtidsplan Dato Underretning om udvælgelse og of- 15. februar 2012

4 fentliggørelse af det samlede udbudsmateriale på Side 4 "Vejledende frist" for spørgsmål (se afsnit 2.3) 16. marts 2012, kl. 12:00 Tilbudsfrist (se afsnit 2.4) 27. marts 2012, kl. 12:00 Underretning om tildelingsbeslutning (forventet) (se afsnit 2.5) Stand-still 6. april dage fra dagen efter elektronisk underretning Kontraktindgåelse (forventet) Primo maj Spørgsmål Har Tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til udbudsmaterialet, eller finder Tilbudsgiver, at udbudsmaterialet er uklart på et eller flere punkter, opfordres Tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette skriftlig henvendelse til Ordregiverne. Eventuelle spørgsmål bedes rettet til: Mette Therkildsen mt@gribvand.dk. Spørgsmål bedes mærket: "Udbud af økonomisupport". Alle henvendelser til Ordregiverne skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet. Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål senest den 16. marts 2012, kl. 12:00. Spørgsmål, der fremsendes senere, vil blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 kalenderdage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle svar på skriftlige spørgsmål vil løbende blive offentliggjort i anonymiseret form på Tilbudsgivere opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden. 2.4 Tilbudsgivning Sidste frist for modtagelse af tilbud er: 27. marts 2012, kl. 12:00.

5 Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Tilbud, der helt eller delvist modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke komme i betragtning. Side 5 Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Vurdering af tilbud vil blive foretaget på grundlag af det modtagne tilbudsmateriale, hvorfor dette skal være fyldestgørende. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud og medfølgende dokumentation er Ordregiverne uvedkommende. Tilbud fremsendes til adressen Holtvej 18C, 3230 Græsted, og bør mærkes: Må ikke åbnes af posten Tilbud på økonomisupport." Tilbudsgivere, der er prækvalificeret til at afgive tilbud på begge delaftaler, kan fremsende de to tilbud i en fælles pakke mærket "Må ikke åbnes af posten Tilbud på revision og økonomisupport". Det indsendte tilbud skal være forfattet på dansk. Tilbudsmaterialet bør fremsendes skriftligt i 2 papireksemplarer og bør også vedlægges digitalt på enten cd-rom, memorystick eller lignende. Såfremt der er uoverensstemmelser mellem den elektroniske udgave af tilbuddet og papirudgaven heraf, vil papirudgaven blive lagt til grund. Tilbuddet skal vedlægges underskrevet erklæring om gæld til det offentlige (bilag 2D). 2.5 Forbehold Tilbudsgivere opfordres til ikke at tage forbehold for udbudsbetingelser og bilag. Ordregiverne opfordrer til, at Tilbudsgiverne hverken fremsender eller henviser til standard-betingelser el. lign. Såfremt et tilbud indeholder fravigelser fra grundlæggende elementer i udbudsbetingelser og/eller bilag, vil Ordregiverne være forpligtet til at afvise tilbuddet. Såfremt et tilbud indeholder fravigelser fra ikke-grundlæggende elementer i udbudsbetingelser og/eller bilag, vil Ordregiverne være berettiget til at afvise tilbuddet. Hvis Ordregiverne vælger ikke at afvise et tilbud med fravigelser fra ikke-grundlæggende elementer i udbudsbetingelser og/eller bilag, vil Ordregiverne være forpligtet til at prissætte forbeholdet, således at Tilbudsgiveren ikke opnår en økonomisk fordel i kraft af sit forbehold.

6 Såfremt Ordregiverne ikke anser det for muligt at prissætte forbehold på et sikkert grundlag, vil tilbuddet blive afvist. Side Vurdering af tilbuddene Efter modtagelsen af tilbuddene vil Ordregiverne først vurdere, om tilbuddene er konditionsmæssige, og om disse indeholder forbehold. Derefter vil Ordregiverne foretage en evaluering af de konditionsmæssige tilbud i forhold til tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud", jf. afsnit 4.2. På baggrund af denne evaluering vil Ordregiverne elektronisk underrette Tilbudsgiverne om, hvilken Tilbudsgiver der har afgivet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". 2.7 Kontraktindgåelse Kontrakten indgås mellem Ordregiverne og den vindende Tilbudsgiver efter udløbet af stand-still perioden. Stand-still perioden løber i 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiverne elektronisk har afsendt underretning om tildelingsbeslutningen til alle berørte tilbudsgivere. Kontrakten indgås på baggrund af det kontraktudkast, der indgår i udbudsgrundlaget som bilag 2A. 3. DEN UDBUDTE OPGAVE Ydelsernes nærmere bestanddele og indhold beskrives i pkt og i pkt Delaftale 1: Revision Revision omfatter alle pligtige revisionsopgaver for Ordregiverne som forsyningsvirksomheder. Kravspecifikation for "revision" findes i nærværende udbudsbetingelsers afsnit 6.4. I tilknytning til "revision" skal Tilbudsgiverne tilbyde relevant rådgivning. Følgende virksomheder er blevet prækvalificeret til at afgive tilbud på Delaftale 1: BDO. PWC. Deloitte. KPMG. Revisionsopgaver er ikke omfattet af Delaftale 2 (nærværende udbudsbetingelser).

7 3.2 Delaftale 2: Økonomisupport Side 7 Økonomisupport omfatter ydelser og assistance til brug for Ordregivernes økonomistyring. Følgende virksomheder er blevet prækvalificeret til at afgive tilbud på Delaftale 2: PWC. Deloitte. KPMG. 4. TILDELINGSKRITERIUM 4.1 Opdeling i delaftaler De Tilbudsgivere, der er prækvalificeret til at afgive tilbud på Delaftale 1 og Delaftale 2, afgiver separate tilbud på henholdsvis Delaftale 1 og Delaftale 2, hvorfor tilbud afgives på separate tilbudslister. For hver delaftale indgås kontrakt med den Tilbudsgiver, der for delaftalen har afgivet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud", på baggrund af de underkriterier, der er oplistet nedenfor (afsnit 4.2). Virksomheder, der er prækvalificeret til at afgive tilbud på både Delaftale 1 og Delaftale 2, kan i tilbudslisten for Delaftale 2 tilbyde en rabatsats, der er gældende for de tilbudte priser på begge delaftaler, såfremt virksomheden tildeles kontrakt på begge delaftaler. 4.2 Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Tildelingskriteriet for Delaftale 2 er det mest økonomiske fordelagtige tilbud, der består af følgende underkriterier: Underkriterier Vægt Pris 50 % Kvalitet og samarbejde 50 % I alt 100 % 4.3 Underkriteriet "Pris" For underkriteriet "Pris" lægger Ordregiverne vægt på, at økonomisupport leveres til det lavest mulige vederlag.

8 Side 8 Tilbudsgiverens vederlag er sammensat af følgende poster: Fast, årligt vederlag for økonomisupport, og Timepris for rådgivning vedrørende økonomisupport. Til brug for evalueringen af underkriteriet "Pris" beregnes den samlede årlige tilbudssum på baggrund af Ordregivernes forventede forbrug af Tilbudsgiverens ydelser. Det estimerede timeforbrug, der danner grundlag for beregningen af den samlede årlige tilbudssum, fremgår nedenfor. Alle tilbudte priser er inklusive betaling for transporttid, kørepenge, transportudgifter o. lign. Tilbudsgiver kan således ikke senere kræve anden betaling for sine ydelser end det tilbudte vederlag for økonomisupport eller de tilbudte timepriser for rådgivning. 4.4 Fast, årligt vederlag Det faste, årlige vederlag omfatter alle opgaver, der er beskrevet i afsnit Timepris for rådgivning Ved afgivelse af timepriser for rådgivning, jf. nærværende udbudsbetingelsers punkt 6.2, skal Tilbudsgiveren angive timepriser for rådgivning vedrørende økonomisupport. Ordregiverne har et skønnet årligt forbrug på 50 timers rådgivning. Bemærk, at det skønnede årlige forbrug alene er udtryk for et skøn. Tilbudsgiverne er ikke garanteret omsætning for rådgivning. 4.6 Eventuel tilbudt rabatsats Virksomheder, der er prækvalificeret til at afgive tilbud på begge delaftaler, kan i tilbudslisten for Delaftale 2: Økonomisupport angive én samlet rabatsats, der er gældende for de tilbudte priser for begge delaftaler. Rubrikken i tilbudslisten for Delaftale 2: Økonomisupport kan udfyldes med 0 %, hvis Tilbudsgiveren ikke ønsker at tilbyde rabat. Udfyldes rubrikken ikke med en rabatsats, anser Ordregiverne rubrikken for udfyldt med 0 %. Den tilbudte rabatsats er betinget af, at Tilbudsgiveren tildeles kontrakt på både "revision" og "økonomisupport".

9 4.7 Eksempel på beregning Side 9 Evalueringen af underkriteriet "Pris" vil blive foretaget på baggrund af den samlede tilbudspris for 12 måneder. Den samlede tilbudspris vil blive beregnet efter følgende fremgangsmåde: Eksempel: Tilbudt vederlag for økonomisupport: Timepris for rådgivning vedr. økonomisupport: (anslået 50 timer pr. år) Beregnet tilbudssum for økonomisupport: kr. pr. år kr. i timen kr. pr. år kr. pr. år. Herefter indregnes evt. fradrag for rabatsats ved tildeling af kontrakter for både Delaftale 1 og Delaftale Underkriteriet "Kvalitet" Det er af central betydning for Ordregiverne, at økonomisupport og rådgivning vedrørende økonomisupport ydes af højtkvalificerede medarbejdere, med detailkendskab til reguleringen af vand- og spildevandsselskaber, og at Ordregivernes økonomistyring tilrettelægges effektivt og professionelt. Ved Ordregivernes evaluering af underkriteriet "Kvalitet" vil følgende derfor indgå: Om Tilbudsgiveren tilbyder en løsning, der er og veltilrettelagt, og som sikrer, at Ordregivernes økonomistyring gennemføres effektivt og professionelt. Tilbudsgiveren bør fremsende en beskrivelse af, hvordan Ordregivernes økonomistyring vil blive tilrettelagt. Beskrivelsen bør maksimalt fylde 10 A4-sider, eksklusive bilag. Endvidere er det vigtigt for Ordregiverne, at de nøglepersoner, der skal betjene Ordregiverne, har dokumenterede kompetencer inden for betjening af vand- og spildevandsselskaber. På den baggrund skal Tilbudsgiver oplyse: om der knyttes faste kontaktpersoner til at varetage økonomistyring og tilknyttet rådgivning for Ordregiverne, og såfremt der er fast tilknyttede kontaktpersoner, bør Tilbudsgiver fremlægge detaljeret CV for disse kontaktpersoner. Ordregiverne vil foretage en samlet bedømmelse af ovennævnte punkter for hvert enkelt tilbud.

10 Side OPTION 5.1 Option 1: Forlængelse af kontrakten Ordregiverne kan vælge at forlænge kontrakten med yderligere ét år. 6. KRAVSPECIFIKATION 6.1 Økonomisupport Tilbudsgiveren skal støtte Ordregiverne i Ordregivernes økonomistyring og skal i denne forbindelse tilbyde værktøjer og procedurer, der bidrager til en optimering af Ordregivernes økonomistyring. Delaftale 2: Økonomistyring omfatter bl.a. følgende opgaver: Assistance i forbindelse med månedsafslutninger. Rapportering til daglig ledelse (månedsvis) og bestyrelse (kvartalsvis). Årlig budgetlægning. Opstilling af årsregnskab. Der henvises i øvrigt til bilag 2B for en detaljeret oversigt over de arbejdsopgaver, der er omfattet af nærværende udbudsbetingelsers punkt 6.1. Ordregiverne varetager selv daglig bogføring af alle bilag samt lønadministration. I forbindelse med månedsafslutninger er Ordregiverne pligtig til at ajourføre al bogføring, før end Tilbudsgiveren påbegynder arbejdet. Ordregiverne varetager selv alle opgaver i forbindelse med KMD FAS, herunder driftsopgaver, udsendelse af aflæsningsmateriale og aflæsningsregistrering. Endvidere varetager Ordregiverne selv forberedelse og kørsel af årsafregninger, gennemførsel af rykkerprocedurer samt håndtering af borgerhenvendelser. Alle opgaver, der ikke er specifikt nævnt i afsnit 6.2, afsnit 6.3 eller afsnit 6.4, skal betragtes som omfattet af afsnit Rådgivning vedrørende økonomisupport - omfattet af Delaftale 2 I spidsbelastningsperioder, perioder hvor Ordregivernes økonomimedarbejdere er fraværende pga. ferie, afspadsering eller længe-

11 revarende sygdom, eller perioder hvor Ordregiver behøver ekstra kapacitet, skal Tilbudsgiveren tilbyde vikarordning efter den timepris, der er beskrevet under punkt 4.4. Side Revisionsopgaver ikke omfattet af Delaftale 2 Revision omfatter revision af alle regnskaber og opgørelser, der skal udarbejdes i medfør af love, bekendtgørelser og cirkulærer. Endvidere omfatter revisionsopgaven udarbejdelse og afgivelse af de erklæringer, beretninger m.v., som Ordregiverne skal fremsende til offentlige myndigheder m.fl. i løbet af året. Revision omfatter således også al nødvendig bistand ved indberetning af prisloft-oplysninger og erklæring omkring intern overvågning. Endvidere omfatter revision også skattemæssige specifikationer. Der gøres opmærksom på, at revision af årsregnskaber også omfatter de i henhold til Forsyningssekretariatet krævede erklæringer såsom erklæringer vedrørende intern overvågning, investeringsregnskaber, sideordnede aktiviteter m.fl. 6.4 Rådgivning vedrørende revision - ikke omfattet af Delaftale 2 I tilknytning til de revisionsopgaver, der er omfattet af afsnit 6.3, skal Tilbudsgiveren kunne levere højtkvalificeret økonomisk og forretningsmæssig rådgivning vedrørende følgende aspekter af Ordregivernes aktiviteter: Skattemæssige aspekter. Sparring vedrørende økonomiske og forretningsmæssige spørgsmål. Strategisk rådgivning. Rådgivning vedrørende finansiering. Rådgivning vedrørende takstberegninger. Det forudsættes, at Tilbudsgiveren yder proaktiv og kompetent rådgivning, at Tilbudsgiverens rådgivning altid er fuldt opdateret i forhold til de seneste udviklinger på området, og at Ordregiverne briefes om disse udviklinger.