Virksomhedernes slutdokument anbefalinger til den fremtidige organisering af Aarhus Kommune Dialogmøde på Aarhus Rådhus den 25. februar 2013
Indhold Forord... 3 Anbefalinger tema 1 Inddragelse af borgere, foreninger og virksomheder... 4 Synlig inddragelse, dialog og kommunikation -intern og ekstern- skaber bedre forståelse... 4 Aarhus A/S... 5 Key Account Managers... 5 Anbefalinger tema 2 Styring, samarbejde og kultur... 6 Sæt et mål om at være den mest erhvervsvenlige kommune i Danmark... 6 Bedre samarbejde mellem kommune og erhvervsliv kræver bedre samarbejde i og på tværs af magistratsafdelinger... 6 Mere ansvar og kompetence til medarbejderne, hvor der opstilles målepunkter... 7 Anbefalinger tema 3 Organiseringen af servicen på erhvervsområdet... 8 One-stop-shop... 8 Key account manager og samarbejde med virksomhederne... 9 Bilag: Bruttoliste med alle budskaber fra virksomhederne... 10 2
Forord Byrådet i Aarhus ønsker, at inddrage borgere, virksomheder, foreninger og medarbejdere i en dialog om den fremtidige organisering af kommunen inden byrådet samles for at træffe beslutninger på området. På den baggrund deltog 34 virksomheder fra Aarhus i et dialogmøde den 25. februar 2013 på Rådhuset. Der var mulighed for at arbejde i dybden med tre temaer, der har betydning for arbejdet med en ændring af struktur, styring og samarbejde i Aarhus Kommune. De deltagende virksomheder havde på et informationsmøde den 18. februar modtaget oplæg og et informationshæfte med baggrund om de temaer, der skulle drøftes. Temaer var: Tema 1: Inddragelse af borgerne, foreningerne og virksomheder Tema 2: Styring, samarbejde og kultur Tema 3: Organisering af servicen til borgerne Dette slutdokument opsamler de anbefalinger som virksomhederne formulerede på dialogmødet den 25. februar. De mange budskaber som dialogen affødte, blev skærpet og formuleret i 8 anbefalinger. Slutteligt blev der valgt 4 af disse 8, til at være dem der skal præsenteres først for politikerne på byrådskonferencen den 7. marts. De fire valgte anbefalinger blev: Synlig inddragelse, dialog og kommunikation -intern og ekstern- skaber bedre forståelse Synlighed skaber forståelse, forståelse skaber dialog, dialog skaber inddragelse, inddragelse skaber handling Aarhus A/S Erhvervslivet inddrages i at udarbejde en fælles vision for byen og værdier for kommunen Sæt et mål om at være den mest erhvervsvenlige kommune i Danmark Der udvælges relevante benchmarkings i forhold til andre kommuner One-stop-shop One-stop-shop er karakteriset ved, at alle medarbejdere som betjener virksomhederne er samlet i et erhvervshus. Alle anbefalinger kan læses i deres fulde længde i nedenstående temainddelte afsnit. De valgte fire er indsat i en blå boks under hvert tema. Som bilag findes desuden en liste med alle de budskaber, der blev formuleret til politikerne. 3
Anbefalinger tema 1 Inddragelse af borgere, foreninger og virksomheder Baggrund Lokaldemokrati handler om, at politikerne har et tæt samspil med omverdenen. Politikerne er valgt til at repræsentere borgerne og de lokale aktører og træffe beslutninger ud fra hensyn til de mange forskellige interesser. Politiske beslutninger bliver bedre når omgivelsernes viden og erfaringer inddrages. Spørgsmål: 1. Hvad skal der til for, at det giver mening for dig at følge med i byrådets arbejde? 2. Hvad vil du gerne inddrages i? Synlig inddragelse, dialog og kommunikation -intern og ekstern- skaber bedre forståelse Jo mere man ved om en sag, jo større forståelse får man. Aarhus Kommune skal være gode til at kommunikere/sælge de gode budskaber, og det kræver udadvendte politikere og medarbejdere at gennemføre det reelt. Medarbejderne skal være proaktive i forhold til deres arbejdsopgaver, motiverede arbejdere vil alt andet lige yde en bedre service. Synlighed skaber forståelse, forståelse skaber dialog, dialog skaber inddragelse, inddragelse skaber handling. 4
Aarhus A/S Vi vil gerne inddrages i at lave en vision for byen. Byrådet skal sætte ambitiøse mål for byen og arbejde med at realisere dem uden at gå på kompromis. Det vil være en lærerig proces for byrådet at udarbejde en fælles vision for byen og værdier for kommunen, og det vil være lærerigt at samarbejde med byens virksomheder om formuleringen. Det er et både relevant og konkret emne at blive inddraget i. Og så er det vigtigt, at inddragelsen er reel. Bedre vederlag vil kunne rekruttere flere fra erhvervslivet ind i byrådsarbejdet. Det er også en måde at koble virksomheder og byrådet tættere sammen. Det kan finansieres ved at der kun er halvt så mange byrådsmedlemmer. Fælles Aarhus A/S. Der mangler Vi -følelse og lokal stolthed i Aarhus. Vi foreslår et fælles Aarhus A/S. Hvis vi kan være med at lave vision og vælge arbejdsområder, fx styrket infrastruktur eller ny multihal, og blive løbende involveret, så vil vi gerne være med til at støtte og drive det. Finansieringen kan tilvejebringes som folkeaktier, hvor store og små kan investere. Lyst til at bidrage Rammebetingelserne skal fyldes ud. Det der er vigtigt er, at kommunen er skarp på, hvad rammebetingelserne skal bruges til, og hvordan virksomhederne kan arbejdes inden for dem. Hvordan kan der arbejdes med incitamenter, så man får lyst til at udfylde rammerne. Hvordan kan man bidrage til omgivelserne på forskellig måde. Fx ved at der gives point i forbindelse med ansøgninger i forhold til kriterier inden for miljø, bæredygtighed, infrastruktur, arkitektur osv. Det er lysten, der driver værket. Ingen vil involveres i alt. Der skal være en liste, virksomheder kan krydse af, som når man skal vælge emner i et nyhedsbrev, og så bliver man kun inviteret til/hører om det. 5
Anbefalinger tema 2 Styring, samarbejde og kultur Baggrund Aarhus Kommune skal sikre, at de centrale politiske beslutninger giver plads til lokale ideer. Borgerne, virksomhederne og de lokale foreninger skal opleve Aarhus Kommune som gennemsigtig, åben og lydhør med en sammenhæng fra top til bund i det kommunale system. Der skal være klarhed mellem byrådet, Magistraten og administrationen om, hvem der bestemmer hvad. Administrationen skal føre de politiske beslutninger ud i livet i samspil med borgere, virksomheder og foreninger. Spørgsmål: 1. Hvordan kan samarbejdet mellem det politiske og det administrative niveau styrkes? 2. Hvad er dine erfaringer med et godt samarbejde med kommunen? 3. Hvilke værdier er vigtige for et godt samarbejde med kommunen? Sæt et mål om at være den mest erhvervsvenlige kommune i Danmark Den status baseres på et værdigrundlag, som består af: Bryd vanetænkningen Hurtighed og samarbejde Fleksibilitet Proaktiv kommunikation, både som sparringspartner og ved involvering Åbenhed / gentænk retningslinjer og serviceparametre for dialogen Risikovillighed (krav om hurtighed medfører tolerance for fejl) Mod til at prioritere Måling: Der udvælges relevante benchmarkings i forhold til andre kommuner Bedre samarbejde mellem kommune og erhvervsliv kræver bedre samarbejde i og på tværs af magistratsafdelinger Bedre videndeling Kulturel tilgang kundeorientering 6
En indgang som er særligt serviceorienteret Større åbenhed mellem afdelingerne Mere ansvar og kompetence til medarbejderne, hvor der opstilles målepunkter Det kræver at politikerne / adm. ledelse står bag medarbejderne, også når der bliver lavet fejl. Fejl kan ikke undgås, når der behandles mange sager. Politikere skal bakke op om administrationen, og politikerne skal ikke løbe efter enkeltsager. Servicekultur skal gennemsyre Aarhus Kommune - og god service kan tage tid, og kræver prioritering. 7
Anbefalinger tema 3 Organiseringen af servicen på erhvervsområdet Baggrund Aarhus Kommune ønsker vækst og flere arbejdspladser i Aarhus. Kommunen skal have et erhvervsklima med gode muligheder for at starte nye virksomheder og god service til de eksisterende virksomheder. Det betyder blandt andet, at kommunen skal give sammenhængende tilbud til virksomheder på tværs af sektorer og opgaveområder ved at arbejde tværfagligt både inden for kommunen og sammen med eksterne samarbejdspartnere. Spørgsmål: 1. Hvordan synes du samarbejdet med kommunens erhvervsservice fungerer i dag? 2. Hvilke ideer har du til en fremtidig måde at organisere kontakten på? 3. Har du konkrete forslag til ændringer i måden at strukturere det politiske og administrative arbejde? One-stop-shop Det anbefales, at servicen til virksomhederne organiseres i en one-stop-shop. One-stop-shop er karakteriseret ved, at alle medarbejdere, som betjener virksomhederne, er samlet i et erhvervshus. Herved vil der ske en samling af kompetence og erfaringsudveksling på tværs af kommunen og virksomhederne. OPP kan i den forbindelse overvejes. Erhvervshuset skal have en kultur, som er kundeorienteret og en succeskultur, hvor tilfredse virksomheder fremhæves (eksemplernes magt). Fortælling af historier ændrer kulturen. I erhvervshuset skal der være ledelseskompetencer til at gå på tværs i kommunen og trække på ressourcer i magistratsafdelingerne. Formålet med en one-stop-shop er, at organiseringen af erhvervsservicen bliver mere enkelt både i forhold til politiske og det administrative niveau. Hermed skal der skabes gode rammer for nytænkning og udvikling. Dette skal give gode rammebetingelser for virksomhederne i Aarhus og være med til at kunne tiltrække nye virksomheder til Aarhus. Formålet er endvidere at få et brud med den kultur, som i dag præger samarbejdet i forhold til virksomhederne. Der skal fremmes en kultur, som er kundeorienteret med lyst til at løse opgaverne sammen med kunderne. Dette vil give en skarpere profil for erhvervsområdet. 8
Key account manager og samarbejde med virksomhederne Hurtig professionel serviceorienteret sagsbehandling for de mange og viderestilling for de få. Brug erfaringer fra borgerservice og bankerne! Den ene indgang kan være en hjemmeside, det kan være et telefonnummer. Tragtfunktion. Een medarbejder der kan løse/straksafklare det meste og viderestille det komplekse til specialisten. Servicemindede Key Account Managers. Særligt nye virksomheder skal gives et tilbud om en særlig rådgiver, der kan hjælpe én igennem systemet. Der skal altid være fokus på kundens behov. God hjælp sparer tid for både kommunen og virksomhederne. 9
Bilag: Bruttoliste med alle budskaber fra virksomhederne Budskaber Tema 1 Synlighed kommunikation Åbenhed, synliggørelse af muligheder som når ud markedsføring af muligheder fx byrådsdagsordenen. Proaktiv og målrettet information. Inddragelse i rammebetingelser Vil gerne inddrages i virksomhedernes rammebetingelser og udviklingsmuligheder. Hvis der er noget som berører en, så vil man gerne inddrages, også lokalområdet. Muligheder for dialog Bedre muligheder for at komme med en kommentar og give sit besyv med, fx til punkter på byrådsdagsordenen Mulighed for virksomheder at tilmelde sig til en database med registrering af interesseområder, hvorfra kommunen kan vælge deltagere til at indgå i udvalg, forberedelse af sager mv. Inddragelse og relevans Offensiv / proaktiv inddragelse fra byrådets side skaber relevans Prøv det af se om det virker, og lær af det Byrådet skal udarbejde vision/målsætning for, hvad man vil med inddragelse Byrådet skal committes Formidling Brug de nye platforme kulturændring så det er alle steder i organisationen, at man indtænker formidling / indstilling, så det bliver relevant for borgere, virksomheder og foreninger. Evt. en ekstern udgave af indstillinger, så det bliver overskueligt og gennemskueligt for eksterne parter. En slags virksomhedsborgerservice Begrundelse/argumentation: At finde ind i kommunen til den rigtige hurtigt og komme videre med virksomhedens drift mv. KISS (keep it simple stupid!) Begrundelse/argumentation: Det skal være let at forstå, også for dem, der sjældent er i kontakt med kommunen Fokus på serviceorientering Begrundelse/argumentation: Den oplevede service og fleksibilitet mht. at finde løsninger. Servicemål for sagsbehandling 10
Gentænk erhvervskontaktudvalget. Temamøder fra sag til sag Begrundelse/argumentation: Mere i kontakt med erhvervslivet. Eller temabaserede møder ved siden af EKU. Brugerinputprocesser. Løbende i kontakt med brugerne, borgerne, virksomhederne. Inddrage på idestadiet. Tilgængelighed. Særligt nye virksomheder skal have hjælp til at etablere sig. Kundefokus kan sikres gennem én indgang og én rådgiver. Der er god økonomi i at gøre virksomhederne mere selvhjulpne. Åbenhed. Det er vigtigt, at kommunen mødes med virksomhederne og drøfter tingene også uformelt. Det giver en stærk by og kan dyrkes mere i Aarhus. Et initiativ som i dag er et flot og modigt træk. Samarbejde og kundefokus. Virksomhederne er meget vigtige kunder, så det positive samarbejde er meget vigtigt. Det er virksomhederne der skaber vækst og skattegrundlag. Samarbejde på tværs Styrk samarbejdet på tværs af magistratsafdelingerne, saml udadvendte kompetencer på tværs afdelinger. Reel inddragelse Når man føler sig lyttet til / inddraget og fået reel indflydelse i en sag, bliver man også mere engageret både den konkrete sag og generelt. Kommunikation Bossen skal være kendt, management by walking around. De gode budskaber skal sælges Budskaber Tema 2 Rettidig omhu og god information. Det kan løse mange problemer, at man ved hvad der skal ske i god tid. Fokus på VI. Det er et samarbejde mellem kommunen og virksomhederne. Både når det handler om service og myndighedsopgaver. Fokus på værdier som dialog, tolerance og fleksibilitet. Gerne belønne og følge op på risikovil-lighed blandt medarbejderne. Samarbejde At byrådet sætter sig sammen og arbejder sammen for byen. Se bort fra gamle stridigheder og arbejd sammen. Omsætning af politiske beslutninger til handling. Fremme en servicebaseret og kundevenlig kultur. Hvor om medarbejder så opleve sig som servicemedarbejder. Medarbejderne er til for borgerne og ikke omvendt (ikke bureaukrater) 11
Ved samarbejde på tværs af magistratsafdeling Være særlig opmærksom på grænseflader, så den administrative proces ikke bliver længere. Mere helhedstænkning og holistisk sagsbehandling. Miste kunder og events, hvis man ikke har fleksibel sagsbehandling og ikke er hurtige nok især når det går på tværs Værdigrundlag troværdighed overholde aftaler gøre det som man lover fleksibilitet hvis man må bruge 3 uger til sagsbehandlingen, så behøver man ikke altid at gøre det. Inddrage eksterne borgere og virksomheder Førende servicekommune Sæt et mål om at være førende servicekommune overfor erhvervslivet og følg den til dørs politikere skal stå på mål for visionen Overdragelse af beføjelser Politisk accept af, at der sker en overdragelse af beføjelser til at tage beslutninger til medarbejderne/forvaltningen anerkendelse og villighed til at acceptere fejl Retningslinjer for dialogen Retningslinjer for dialogen med erhvervslivet og mulighed for at give feedback på samarbejdet med kommunen. Definer serviceparametre i samarbejde med erhvervslivet. Accepter at erhvervslivet er en mangfoldig gruppe ved flere indgange Vi skal trækker på samme hammel, politikerer og embedsmænd. Samarbejde på tværs af mag. afdelingerne skal belønnes. Medarbejderne skal kunne måles gennem kendte målepunkter. Medarbejderne skal udvise engagement. mere ansvar og kompetence til medarbejderne Åbenhed og tillid er de værdier der skal gennemsyre org. Brugerdefineret emnebaseret nyhedsformidling Begrundelse/argumentation: Kommunen tættere på borgeren, virksomheden og omvendt mht. at mindske afstanden. Understøtte mulighederne for at lade sig involvere. Skal være nemmere selv at involvere sig; enkel brugerflade. Hvis-så administration og politikere vælger Begrundelse/argumentation: Politiske beslutninger på et oplyst grundlag. Apolitiske embedsmænd Søg det brede samarbejde politisk Begrundelse/argumentation: Stærkt signal over for bysamfundet mht. retning. 12
Budskaber Tema 3 Key account manager En indgang for virksomheder som vil etablere sig i Aarhus og eksisterende virksomheder. En key account manager følger sagen til den er i hus. Sekretariatet skal bestå af medarbejdere fra både kommunen og eksterne. Gerne et OPP samarbejde. One-stop-shop Ændre organisationen, så medarbejderne som skal betjene virksomhederne er samlet i et erhvervshus. Medarbejderne skal være placeret fysisk i samme hus de kan fortsat godt høre til forskellige afdelinger. Nogle af opgaverne kan udføres af private. One-stop-shop skal være frigjort fra bureaukrati og være fleksibel Succeskultur Der skal være en erkendelse af, at der skal ske en kulturforandring. Skabe en succeskultur, hvor tilfredse virksomheder fremhæves (eksemplernes magt). Fortælle historier, som ændrer kulturen. En plan! Begrundelse/argumentation: Kommunikationsplatform Samarbejdsmanifest frem for forhandlingskultur Begrundelse/argumentation: Bedst og mest værdiskabende for borgeren og virksomheden frem for de enkelte siloøkonomier. Fuld valuta for skattekronerne. Værdibaseret værdiskabende kultur. Ledelse der har et ledelsesrum og ledelseskompentence/magt, dvs. reelt kan udøve ledelse. Direktioner på alle niveauer. Bredere fokus i Væksthuset Ikke kun fokus på vækstvirksomhederne, men også de små og skæve. Bedre samarbejde, mere åbenhed og bedre tilgængelighed. Forslag til konkrete tiltag: Key account managers der binder sammen på tværs og er synlige også på hjemmesiden med navn, e-mail og telefonnummer. Væk med telefonsluserne. Bedre information på hjemmesiden, så man kan hjælpe sig selv. En erhvervsservice skal ikke kun pege ud, men også ind i organisationen. Så der er forankring og strategi bag målsætningerne. Aarhus skal sætte sig mål, men også føre dem ud i livet. Ikke-beslutninger er det værste. Enkel organisering En mere enkel organisering både politisk og på administrativt niveau skaber klare ansvarsområder, indre afklaring og gennemsigtighed Differentiering og fleksibilitet Et væsentligt parameter for et fornuftigt samarbejde bygger på differentiering og fleksibilitet i dialogen og samarbejdet med erhvervslivet 13
Nytænkende samarbejde Mere Nytænkende samarbejde med virksomhederne, og også med de nye virksomheder/forretningsområder. Skarpere profil for Erhvervsafdelingen Skarpere profil for Erhvervsafdelingen, mere selvstændig profil Én indgang for erhvervslivet 14