Fra driftsindkøb til strategisk indkøb en case fra Fødevarestyrelsen SKI Årsdag 23. januar 2018

Transkript

1 Fra driftsindkøb til strategisk indkøb en case fra Fødevarestyrelsen SKI Årsdag 23. januar 2018 Kim Hastrup, Fødevarestyrelsen

2 Hvad handler oplægget om? Markant kulturelt og fagligt skifte at gå fra driftsindkøb til systematisk strategisk indkøb. Kræver stærk involvering af topledelsen og involvering af de enkelte enheder. Kræver fokus på gevinst- og incitamentsmodeller. Fra driftsindkøb til systematisk strategisk indkøb. Indkøb som en ligeværdig faglig disciplin Vigtigheden af strategisk forankring af indkøbsprojekter 2 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

3 Oversigt over oplægget 1. Præsentation af Fødevarestyrelsen 2. Hvad er det interessante ved casen? 3. Hvordan gjorde vi tidligere? 4. Hvad gjorde, at der var behov for en ændring? 5. Hvad gjorde vi så? 6. Særligt om involvering af topledelsen 7. Hvad er kernen (konkrete økonomiske mål) i det vi gjorde og gør? 8. Fokus for organisationen i dag 9. Udfordringer og problemer 10.Netværk med andre om budgetkroner 11.Afslutning og spørgsmål 3 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

4 Præsentation af Fødevarestyrelsen (kort) En del af Miljø- og Fødevareministeriet Fødevaresikkerhed, dyresundhed, dyrevelfærd og ernæring Huse i 7 byer: Glostrup, Ringsted, Korsør, Vejen, Herning, Aarhus og Aalborg Godt medarbejdere heraf 500 på slagterierne 4 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

5 Geografi I Fødevarestyrelsen er der ansat * medarbejdere fordelt på følgende områder: Hovedkontor (419) Fødevareenheder og grænsekontrol (339) Veterinærenheder og grænsekontrol (147) Kødkontrollen (431) Fødevare- og Veterinærrejsehold (50) Laboratorie (149) / Fødevarestyrelsen 5 /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb * Opgjort pr. november 2016.

6 Præsentation af Fødevarestyrelsen det indkøbsrelevante Budget på 1,1 mia. kr pct. gebyrfinansieret Vi køber ind for godt 260 mio. kr. årligt (2017) I 2017 havde Fødevarestyrelsen leverandører (835 under kr. og 232 under kr. ) Mere end 30 enheder med hvert sit budget- og driftsherreansvar En fælles enhed, der tager sig af Facility Management (driftsbudget 61 mio. kr.) Den kommercielle del af indkøb og udbud ligger i samme enhed. 6 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

7 Hvad er det interessante vores case? Det interessante i denne case er det kommercielle aspekt koblet med topledelsens tætte involvering. De to ting hænger unægtelig sammen. Uden det sidste kan man ikke få det første til at lykkes. Og udgangspunktet i det første kan være en forudsætning for det sidste! Hvad mener jeg så med det? Det vil fremgå af den følgende historie. 7 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

8 Hvad gjorde vi før? Lokalt efterspørgsmålsdrevet Behovsdrevet Hypotesedrevet Enkelt udbud Basisudbudsmateriale Ad hoc opgave Få processer beskrevet Lokal leverandørstyring Driftsopgave (meget) sene bestillinger 8 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

9 Hvad gjorde, at der var behov for en ændring? Som alle andre dele af Staten skal Fødevarestyrelsen finde 2 pct. årligt. Hertil kommer yderligere besparelseskrav. Blandt andet på grund heraf har Fødevarestyrelsen en fire-årig effektiviseringsstrategi (2. generation). Vi startede på at styrke kontraksstyring i 2015, I 2015: Generel bevillingsanalyse af Fødevarestyrelsen. Anbefalede en professionalisering af indkøb for at opnå besparelser. På dén baggrund igangsatte vi et arbejde, der ledte frem til en ny indkøbsorganisation. 9 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

10 Hvad gjorde vi så? 8,5 mio. kr. i indkøbsbesparelser over tre år ( ). Det samlede indkøbsbudget skal være 8,5 mio. kr. mindre. De penge kan man finde på flere måder: o Man kan lave en grønthøster af alle enhedsbudgetter på x antal pct. o Eller man kan finde pengene konkret valgte at gøre det sidste (meget mere svært, men også meget mere konkret.) Til at konkretisere hvordan vi kunne gøre dét, hentede vi hjælp fra et konsulentfirma, der var vant til både at analysere organisation og indkøb. Ud af det kom der en beslutning om en samlet indkøbsprojekt/program: - Enkle regler for hvordan vi køber ind ( indkøbspolitik ) - Klart budgetmæssigt besparelsesmål (de 8,5 mio. kr.) - Klart mandat fra direktionen til at det budgetmæssige mål skal nås - Samling af indkøb og styrkelse af den centrale kommercielle indkøbsfunktion. 10 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

11 Involvering af topledelsen I Involvering skete i to faser: o 1. fase omkring kontraktstyring : Vi kunne vise direktionen, at hvis vi investerede i en styrkelse af kontraktstyring, så kunne vi hente 1,2 mio. kr. i besparelser. o Interessant som bidrag til effektiviseringsstrategien. Ikke blot forvaltningsmæssig opfølgning på kontraktporteføljen o Mange og lange drøftelser mellem enhedschef og økonomidirektør. o Allokering af en ekstra medarbejder samt indkøb af kontraktstyringssystem. Kulturarbejde 11 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

12 Involvering af topledelsen II o 2. fase omkring indkøbspolitik og indkøbsfunktion : Direktionen havde et nært forhold til bevillingsanalysen. o Meget konkrete penge og en god alternativ besparelse i stedet for afskedigelser hvis vi rent faktisk kunne finde pengene! o Konstant involvering af økonomidirektør. o Styregruppe for indkøb med direktionsmedlem som formand og tre kontorchefer. 12 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

13 Hvad er kernen (konkrete økonomiske mål) i det vi gjorde og gør? Rimelig til at løfte det juridiske ansvar i forhold til udbud og reglerne om indkøb. Det kommercielle var vi ikke gode til at se på. Dét er vi blevet. Konkret budgetbesparelse på 8,5 mio. kr. inden udgangen af For 2017 var målet at nå 3,1 mio. kr. Kontrakt styring Indkøbs projekter Samlet resultat 13 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

14 Hvad er kernen (konkrete økonomiske mål) i det vi gjorde og gør? II Ikke grønthøster! Dokumenterbare og konkrete besparelser Konkrete besparelser får et meget større fokus i direktionen Hvad får man som almindelig service og hvornår bliver det til et besparelsesprojekt? Hvis vores indkøbsfaglighed er nødvendig, skal man bruge os - hvis det ikke er nødvendigt, så kør blot videre selv Selvselektion i det - men hvis man vælger os, så afleverer man 70 pct. Også fokus på kontraktsstyring Understøtter det kerneforretningen på en effektiv måde? - Ellers bliver det dyrt. Direktionsmedlemmet skal være interesseret Direktionsmedlem, kunne forsvare investeringen - og blive ved 14 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

15 Fokus for organisationen i dag Den samlede, flerårige strategi består af tre programmer: Program 1: Udbud Besparelsesmål (8,5 mio. kr. reel reduktion i det samlede indkøbsbudget) Forbedret serviceniveau Færre antal leverandører Program 2: Compliance Gennemføre elektroniske udbud Højere compliance Program 3: E-handel Anvendelse Højere compliance Smidigere administration Den årlige indsats er lægges inden for rammerne af en samlet indkøbsplan. I år foreløbigt bestående af 22 små og store indkøbsprojekter 15 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

16 Så, hvor er vi på vej hen? 16 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

17 En ligeværdig faglig disciplin? Med ligeværdig menes i forhold til Fødevarestyrelsens kerneforretning. Indkøb understøtter kerneforretningen gennem: o Konkrete besparelser understøtter effektiviseringsstrategien og o Hjælper forretningen med indkøb, så vi i de konkrete sager får den nødvendige og relevante kvalitet og mængde billigst muligt, altså, vi kan skrue på alle tre ting: o Mængde x kvalitet x enhedspris = udgift. Indkøb er et selvstændigt strategisk mål der understøtter kerneforretningen. Indkøb skal tidligt indgå i strategiske overvejelser. 17 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

18 Udfordringer og problemer o Budgetter eller mangel på samme! o Det hér emne er bare en udfordring at engagere folk i o Finansministeriets procentbesparelser ctr. vore konkrete besparelsesmål. o FM kan nok ikke gøre meget anderledes, men det skaber en vis konkurrence og et vist slør i kommunikationen o Forskellige fagligheder o Kommunikation i organisationen. o og så er der jo også leverandørerne 18 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

19 Netværk om kommercielt indkøb Vi vil meget gerne erfaringsudveksle og blive klogere. Vi er helt givet ikke dem, der gør det smartest. Der er andre vi kan lære noget af. Ligesom vi kan lære nogen noget. Men vi har haft lidt svært ved at finde andre, der tænker kommercielt på samme vis som os. Hvis der er nogen der har lyst til at indgå i et netværk herom, hører vi gerne: Kontorchef for Forretningsservice Kim Hastrup, kimh@fvst.dk, , eller teamleder for Indkøb Pernille Sølje Weiglin peswe@fvst.dk, vi skal nok stå for det praktiske. 19 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

20 Afslutning og spørgsmål 20 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb

21 21 / Fødevarestyrelsen /Fra driftsindkøb til strategisk indkøb