Udviklingsmodel for Offentligt Indkøb Kommuner. 21.december 2009

Transkript

1 Udviklingsmodel for Offentligt Indkøb Kommuner 21.december 2009

2 Forudsætninger Der indgår 45 kommuner i analysen på de første dimensioner (10 der har udfyldt excellence) og 44 på de sidste (en kommune har ikke udfyldt hele excellence versionen derfor de 9 og samlet 44). Tallene er renset for gengangere, da der er flere kommuner som eksempelvis Tønder kommune der har udfyldt en excellence version såvel som light-version af modellen. Udviklingsniveau 1-5 samt samlet antal besvarelser er angivet, da vi ikke synes min/max gav nok i forhold til historien om hvordan kommunerne har svaret, herunder spredningen på spørgsmålet 2

3 Anvendelse af udbud I hvilket omfang er der overblik over den samlede ressourceanvendelse til udbud i organisationen? 2,50 I hvilket omfang arbejder Indkøb med mål for konkurrenceudsættelse af indkøb? 2,84 I hvilket omfang og hvordan puljes indkøbsvolumen i forbindelse med gennemførelse af udbud? 4,33 I hvilket omfang er der implementeret standardproces for gennemførelse af udbud? 3,27 I hvilket omfang anvendes udbudsjuridiske kompetencer i forbindelse med udbud? 3,40 Hvordan er vidensniveauet i forhold til udbudsreglementet i organisationen? 3,50 Hvad er kendskabet til forskellige udbudsformer i Indkøbsfunktionen? 4,10 I hvilket omfang arbejdes der med model for dokumentation af tildelingskriterier? 3,00 3

4 Udarbejdelse af indkøbspolitik og -strategi I hvilket omfang findes der en vedtaget og godkendt indkøbspolitik i organisationen? I hvilket omfang anvendes brugergrupper i forbindelse med indgåelse af Hvornår og hvordan er indkøb involveret i strategisk indkøb? 3,64 3,70 3,60 Er indkøbsarbejdet organiseret via kategorier og kategoriansvarlige? Arbejder organisationen struktureret med integration af værdikæder til strategiske Er Risk Management en del af det strategiske indkøbsarbejde i organisationen? I hvilket omfang og hvordan arbejder Indkøbsfunktionen med CSR i forhold til Er der formuleret samlede indkøbsstrategier på hhv. indkøb til kerneydelser og I hvilket omfang og hvordan arbejder indkøbsfunktionen med forandrings - og Anvendes portefølje- og projektledelse som metode og styringsværktøj inden for indkøb? I hvilket omfang arbejdes der med formelle løbende indkøbsbølgeplaner i 2,10 1,80 2,00 2,40 1,80 2,30 1,90 2,67 I hvilket omfang samarbejdes der med andre organisationer indenfor en givne 4,38 4

5 Tilrettelæggelse af indkøbsorganisationen Er roller og ansvar inden for indkøb defineret, dokumenteret og implementeret i organisationen? 3,00 Hvor i organisationen er den/de indkøbsansvarlig(e) placeret? 3,27 Hvilke kompetencer har indkøbere i organisationen? 2,60 Hvor stor en del af indkøbsvolumen er organiseret decentralt hhv. centralt? 3,00 Findes der KPI'er, målinger og måltal for indkøbsorganisationen? Er der defineret, dokumenteret og implementeret en formel eskaleringsmodel inden for indkøb? 1,60 1,90 I hvilket omfang gennemføres der uddannelse af disponenter? I hvilket omfang gennemføres der uddannelse af medarbejdere i indkøbsfunktionen? 1,90 2,27 Er der defineret en formel karrierevej som indkøber i organisationen? 1,40 5

6 Tilrettelæggelse af indkøbsprocesserne Hvorledes er organisationens indkøbsproces(ser) dokumenteret? 2,75 Hvor papir- eller elektronisk dreven er dokumentudvekslingen i indkøbsprocessen? 2,66 Hvordan er konteringsrutiner og praksis? 2,56 I hvilket omfang og hvordan foregår undervisning i indkøbsprocessen? 2,78 Hvilke typer af rapportering anvendes for indkøbsprocessen? 2,11 I hvilken grad anvendes benchmark af indkøbsprocessen? 2,78 Hvordan håndteres processen for oprettelse af leverandørstamdata i organisationen? I hvilket omfang arbejdes der systematisk med standardbetingelser i forhold til betalingsbetingelser, systemmæssige krav I hvilket omfang arbejdes der systematisk med oprettelse, vedligeholdelse og opdatering af betalingsbetingelser? 2,78 3,11 3,00 6

7 Rapportering og dokumentation af indkøbsbesparelser Hvordan samarbejder Indkøbs- og Økonomiafdelingen ift. etablering af indkøbsstamdata og kategorier? 2,00 Hvordan håndteres kategorisering af leverandørstamdata? 1,67 I hvilken grad arbejdes der med indkøbsanalyser? 2,73 I hvilket omfang anvender Indkøbsfunktionen en beregningsmodel for indkøbsbesparelser? 2,11 I hvilket omfang anvendes der en model for incitamentsstruktur til fordeling af besparelser/gevinster? 2,25 I hvilket omfang arbejder Indkøbsfunktionen med opfølgning på graden af aftaleanvendelse? 3,07 I hvilken grad arbejdes der med omkostnings- og besparelsesbegreber inden for indkøb? 3,33 I hvilket omfang arbejdes der med struktureret mål- og resultatstyring inden for indkøb? 2,56 7

8 Systemunderstøttelse af indkøbsområdet Hvordan er virskomhedens systeminfrastruktur inden for indkøb og økonomi dokumenteret? 2,44 I hvilken grad er indkøbsprocessen understøttet af systemer og hvor stor en systemmæssig integration er der mellem organisationens forskellige 2,20 Følges der i organisationen op på graden af systemanvendelse ift. indkøb? 2,34 Hvordan anvender organisationen E- kataloger ifm. Indkøb? 1,89 Hvordan er uddannelse i systemanvendelse ifm. Indkøb organiseret? 2,61 Er der defineret en politik for systemunderstøttelse og i hvilket omfang er den implementeret? 1,67 I hvilket omfang efterspørger daglige brugere systemunderstøttelse af indkøb? 1,22 8

9 Samarbejde med og styring af leverandører Indgår organisationen i strategiske samarbejder med udvalgte leverandører? 3,11 Hvordan foregår leverandørsegmentering? 1,67 Arbejder organisationen med tværgående optimeringsprojekter med leverandører? 2,43 I hvilket omfang arbejdes der med løbende leverandørsevaluering? 2,43 Anvender organisationen et SRM system? 1,44 Gennemføres der undervisning i organisationens SRM system? 2,11 I hvilket omfang gennemføres der kontrol af faktisk pris i mod kontraktpris? 2,67 I hvilket omfang arbejder indkøb struktureret med implmentering og drift af aftaler? 3,18 9

10 Gennemsnitligt udviklingsniveau pr. dimension Anvendelse af udbud 3,37 Indkøbspolitik og strategi 2,69 Tilrettelæggelse af indkøbsorganisationen 2,33 Tilrettelæggelse af indkøbsprocesser 2,72 Rapportering og dokumentation af indkøbsbesparelser 2,46 Systemunderstøttelse af indkøbsområdet 2,05 Samarbejde med og styring af leverandører 2,38 10