Målrettet indkøb der giver større økonomisk råderum til velfærd.

Transkript

1 Målrettet indkøb der giver større økonomisk råderum til velfærd. Birgitte Nellemann Indkøbschef Region Midtjylland 25. januar 2018 SKI Årsdage

2 Agenda / Målrettet indkøbsarbejde og nye processer har resulteret i, at Region Midtjylland har fundet et millionbeløb til velfærd Kort om Region Midtjylland Regionernes fælles indkøbsstrategi Første i overskrift og mål eneste fællesislæt var fællesudbud nok med medicin.. mål 1 mia. Anden i overskrift og mål Interne sparekrav meget mere fokus på det fælles =>RFI mål 1,5 mia. Dokumentere en årlig besparelse på 40 mio. Ny organisering og opnormering af indkøb 2018: Nye tiltag og fokusområder 2

3 Årlige indkøb i Region Midt Forbrug i Region Midt Dec 2016-Nov 2017 Forbrug i kr - 2,2 mia Varekøb 4,8 mia Tjenesteydelser Ca forskellige varenumre 39% af varenr. anvendes på 2 eller flere hospitaler 3

4 Region Midtjylland Akuthospital Hospital Rehabiliteringshospital Sundhedshus med akutklinik Sundhedscenter Sundheds- og Akuthus Livsstilscenter Regionshuset Viborg Indkøb & Medicoteknik 4

5 Indkøbsfunktionens udvikling i Region Midtjylland udbudskonsulenter/assistenter, 1 sundhedsfaglig konsulent og 2 jurister Teknologiske understøtninger var et indkøbsmodul i SAP og ca. 30% af vores varer var tilgængelige. Ingen kendskab til Region Midtjyllands samlede forbrug. Indkøbsfunktionen var pleaser 5

6 Indkøbsfunktionens udvikling i Region Midtjylland Ingen fokus på økonomi og besparelser Ingen fokus på compliance Fokus på det juridiske Succesparameteret var ingen klager eller sure brugere 6

7 Første fælles regional indkøbsstrategi Frem mod 2015 Primært hensigtserklæringer og eneste konkrete mål var, at regionerne samlet fandt 1 mia. i besparelse. Aftaledækning Brugerinddragelse Compliance Fællesudbud - etableret en logistikstruktur og elektronisk handel - Reduktion i både det nationale og EU bureaukrati som hæmmer udviklingen af området i 2010 og ensartede miljømæssige og etiske krav Ved udgangen af 2014 havde regionerne opnået en årlig besparelse på 1,2 milliarder kroner i forhold til indgangen af

8 5 årskrisen 2011 havde man i RM en sparerunde hvor bl.a. den centrale indkøbsfunktions fremtid var oppe. Skulle den nedlægges Skulle vi ligges under andre afdelinger/decentraliseres. Skulle man sats stort på området. 8

9 Ny sparerunde, hvor Indkøb får en centralrolle Man valgte at satse på en central indkøbs- og logistik afdelingen : Kravet til indkøb var at finde 300 mio. på varer og tjenesteydelser ud af et samlet budget på 7 mia. inden udgangen 2020 Svarende til 60 mio. årligt 40 mio. skal være realiserebar og hentes i hospitalsafdelingernes budgetter 9

10 Ny fælles regional indkøbsstrategi frem mod 2020 Nyt besparelsesmål på yderligere 1,5 mia. kr. Fokus på fællesudbud og målopfølgning Målsætningerne er: Stordriftsfordele Konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser Integration mellem indkøb og logistik Kategorisering Digitale processer Kompetenceudvikling Til at understøtte og sikre administrativ fremdrift er RFI (Regionernes Fælles Indkøb) dannet i Forpligtende samarbejdsaftale = Virtuel Indkøbsorganisation Styregruppe med regionsdirektør som formand Læs mere om indkøbsstrategien: NY fælles regional forsyningsstrategi frem mod 2022 Læs mere om forsyningsstrategien: Fordi vi når bedre i mål sammen!

11 Regioners Fælles Indkøb (RFI) rolle RFI er en samarbejdsmodel, hvor regionerne i fællesskab udvælger områder til fællesudbud Følg eller Forklar Udbud gennemføres af én region på vegne af de øvrige Fælles procedurer, skabeloner, metoder mv. sikrer et effektivt og vellykket samarbejde RFI-sekretariatet understøtter arbejdet og sikrer fremdrift i mål og indsatser i regionernes fælles indkøbsstrategi: Faciliterer tværregionale arbejdsgrupper, særligt fokus på udvælgelse af områder til fællesudbud Drift af fælles udbudsplan Videndeling, koordinering, statusrapporter mv Afrapporterer til Kredsen af Regionale Indkøbschefer og Styregruppen for Regionernes Indkøb Regionerne satser målrettet på at købe effektivt ind, men vi ønsker også, at vores leverandører udfordrer os og hjælper os med at tænke innovativt. Vi skal ikke kun se på prisen og bestille mere af det samme. Vi skal trække på virksomhederne viden om nye metoder og en bedre totaløkonomi, så vi også inddrager afledte omkostninger Bent Hansen, Formand for Danske Regioner 11

12 Organisering af RFI Styregruppen for Regionernes Indkøb RFI Sekretariatet Danske Regioner Regionale Indkøbschefer Amgros Region Hovedstaden Region Midtjylland Region Syddanmark Region Nordjylland Region Sjælland UFO grupper Controlle r- gruppe SKI arbejdsgruppe Udbudsjuridisk netværk 12 Digitaliseringsgruppe EUGgruppe Logistikgruppe Kompetenceog fastholde lsesgrup pe

13 Samarbejde - Økonomiaftale 2018: Regeringen, Danske Regioner og KL er enige om at idriftsætte seks fælles indkøbsaftaler i 2018, som parterne vil anvende i videst muligt omfang. Derudover er parterne enige om at igangsætte forarbejdet til yderligere mindst seks indkøbsaftaler, som træder i kraft frem mod Region Midt deltager som udgangspunkt i alle Regionernes viden og erfaring skal bringes ind i samarbejdet Samarbejdsform procedure beslutningsgrundlag Understøtte at vi sparer 1½ mia.kr Sikkert i mål og være omkostningseffektivt med fokus på vores forretning 13

14 Indkøbsfunktionens udvikling i Region Midtjylland 2012 i dag 26 udbudskonsulenter/assistenter, 2 sundhedsfaglige konsulenter, 6 jurister og 5 strategiske analytikere Alle varer ligger i vores elektroniske indkøbssystem, ½ årlige spendanalyser og løbende complianceanalyser Fokus på besparelser og standardisering af varesortimentet Der laves rapporter på opnåede besparelser 14

15 Hvad har vi opnået af besparelser fra 2015 til i dag? Nationale besparelser : 159 mio. kr. Interne besparelser: 68 mio. kr. 15

16 Besparelsesnotater for hvert udbud og aftale Mulighed for at se helt ned på afdelings-niveau Besparelse pr. varenr. og total 16

17 Månedlig opfølgning 17

18 Månedlig opfølgning fortsat 18

19 Kvartalsopgørelser Samlet overblik for Region Midt Besparelse på ca. 70 mio årligt 19

20 Kvartalsopgørelser - fortsat Flere detaljer pr hospitalsenhed 20

21 Før og efterpriser Pacemaker og ICD er 2009 kostede en Pacemaker ,- i 2016 koster den , kostede en ICD er ,- i 2016 koster ,- Klinisk ernæring 2007 kostede en liter sondeernæring 17,50 i 2013 kostede det 6,50 og nu koster det 10 øre Måtteservice i 2014 udbød vi en 8-årig aftale og sparede 72%, svarende til ,- årligt 21

22 Hvad skal der til for at vi fortsat finder besparelser Strategisk udvælgelse af udbudsområder Fokus på hospitalernes kerneopgaver Fællesudbud med andre myndigheder Eksterne samarbejdspartner Evt. SKI Private konsulentbureauer Effektivisering af arbejdsgange/processer Forhandle aftaler, der er under udbudsgrænsen Contract management Leverandørsamarbejde/partnerskab Købsadfærd Optimering af indkøbsprocesser TCO Organisering af de lokaleindkøbsafdelinger Sammentænkning af indkøbet og logistikken 22

23 Forudsætninger for succes Økonomi Indkøbsafdelingen har mandat til at tage beslutninger på vegne af hospitalerne med 100% opbakning fra hospitalsdirektørerne Succesparametre er; de rette varer til de rette priser Kompetente og motiverede medarbejdere. Et udbud er et samarbejde med hospitalerne Dokumenterebare resultater Forpligtende aftaler 23

24 24