VUC Storstrøm, Afdeling Næstved søger forpagter til ny café i centrum af Næstved

Transkript

1 VUC Storstrøm, Afdeling Næstved søger forpagter til ny café i centrum af Næstved August 2018 flytter VUC Storstrøm, ind i en helt ny bygning i Teatergade 23, Næstved. I stueetagen er der indrettet et dejligt caféområde, som vi ønsker drevet af en ekstern forpagter, der har lyst til at samarbejde om at skabe en attraktiv café for kursister såvel som ansatte på VUC Storstrøm. VUC Storstrøm inviterer nu interesserede forpagtere til at komme med deres bud på, hvordan de kan drive den nye café fra august 2018 og fremover. I forbindelse med tilbudsgivning henvises til vores hjemmeside: På ovenstående link findes baggrundsmateriale og obligatorisk formular for afgivelse af tilbud. Baggrundsmateriale for drift af caféen Kostpolitik på VUC Storstrøm, Afdeling Næstved Formular til afgivelse af tilbud. Frist for indsendelse af tilbud er torsdag den 5. juli I forlængelse af tilbudsfristens udløb vil et antal tilbudsgivere blive bedt om at deltage i separate drøftelser om forpagtning af caféen med henblik på VUC Storstrøms endelige valg af fremtidig forpagter. VUC Storstrøm forventer at træffe en sådan beslutning i primo juli måned Eventuelle spørgsmål i tilknytning til dette brev og øvrige materialer knyttet til afgivelse af tilbud kan rettes til undertegnede på mail: ivp@vucstor.dk eller på telefon Med venlig hilsen Ib V. Pedersen Ressourcedirektør Fakta Der var i 2017 ca. 550 kursister og 75 ansatte på VUC Storstrøm, Afdeling Næstveds. VUC Storstrøm, Afdeling Næstved ligger 500 meter (5 minutter til fods) fra Næstved station Side1 af 8

2 BAGGRUNDSMATERIALE FOR UDARBEJDELSE AF TILBUD Cafédrift på VUC Storstrøm Teatergade Næstved Navn og adresse VUC Storstrøm Bispegade Nykøbing F. Kontaktperson: Ib V. Pedersen Telefon: ivp@vucstor.dk 1. Indledning VUC Storstrøm ibrugtager i august 2018 ny opført uddannelsesinstitution beliggende Teatergade Næstved. Den nye bygning er en fuld integreret uddannelsesinstitution. VUC Storstrøm har ikke hidtil haft eget produktionskøkken med henblik på forarbejdning, tilberedning og salg af fødevarer fra en café. Vi har hidtil benyttes os at et kantinefællesskab med Absalon. I 2017 var ca. 625 personer knyttet til VUC Storstrøm i Næstved, heraf udgjorde kursister knap 550 og ansatte godt 75 personer. 1.1 Kort beskrivelse Der ønskes tilbud på drift af café for VUC Storstrøm på afdelingen beliggende på Teatergade 23 i Næstved. Fra de anviste lokaler sikres Tilbudsgiver retten og forpligtelsen til produktion og salg af fødevarer, drikkevarer og øvrige beslægtede artikler til VUC Storstrøms ansatte, studerende og gæster mv. (kassesalg). Bl.a.: o Salg til studerende. o Salg til personale; evt. i form af abonnements-/frokostordninger for personalet. o Salg til personale; tag-med-hjem retter. Tilbudsgiver påtænkes endvidere at skulle servicere VUC Storstrøm i forbindelse med møder, arrangementer mv. (rekvisitionssalg) efter bestilling. VUC Storstrøm har dog ret til selv at købe forplejning mv. eksternt til brug på VUC Storstrøm, dog med den begrænsning, at selve salgs- og produktionsområdet er forbeholdt Tilbudsgivers anvendelse. Udbringning til og afrydning efter møder og arrangementer i huset uden for caféområdet påtænkes forestået af ansat te ved VUC Storstrøm selv. Møder og arrangementer omfatter bl.a.: Side2 af 8

3 o Translokationer, Åbent Hus arrangementer o.l. o Personalefester (sommerfest, julefrokost), jubilæer og afskedsreceptioner o.l. o Personalemøder, lokale møder, uddannelsesretningsmøder o.l., hvor deltagerkredsen omfatter hele eller store dele af personalet. o Møder i, formelle samarbejdsfora, kollegiale samarbejdsfora, ledelsesmøder, mindre møder med eksterne o.l. o Censorbespisning i tilknytning til eksaminer m.v. Tilbudsgiver forventes at lade sit tilbud omfatte muligheden for også at varetage opgaver og omsætning knyttet til personalets kaffe/the ordning henholdsvis frugtordning. Tilbudsgiver gives endelig muligheden for at bedrive cateringvirksomhed fra VUC Storstrøms faciliteter fortrinsvist uden for VUC Storstrøms daglige åbningstid. Sådan virksomhed må dog ikke hindre, at tilbudsgiver honorerer sine forpligtelser over for VUC Storstrøm i øvrigt. Tilbudsgiver skal bekræfte, at det afgivne tilbud er gældende frem til 1. september Valg af kontraktpart er ikke afsluttet, før forpagtningsaftalen er underskrevet af begge parter. 1.2 Samarbejde med VUC Storstrøm i aftaleperioden VUC Storstrøm ønsker en forpagter til drift af café, der er indstillet på at medvirke i et tæt og gensidigt forpligtende samarbejde med VUC Storstrøm. Samarbejdet med VUC Storstrøm vil tage udgangspunkt i Forpagterens ønske om omsætning og tilfredse kunder kombineret med VUC Storstrøms forventning om, at caféen er et sted, hvor kursister, personale og gæster har lyst til at komme. Det er vigtigt for VUC Storstrøm, at caféen er en del af oplevelsen ved at være daglig bruger af bygningerne i Teatergade. 1.3 Aftaleperiode Aftalen vil være gældende fra d. 1. august 2018 og frem til og med 31. juli Aftalen er i denne periode uopsigelig. Aftalen kan herefter forlænges i op til 2 * 12 måneder. Ved aftalens indgåelse lægges et depositum i et forventet niveau af kr. 1.4 Besigtigelse Da caféen kommer til at ligge i det nye byggeri, som først står klar medio juli, vil besigtigelse af caféen først være mulig onsdag d. 20. juni kl Se vedhæftede tegning over caféområdet i bilag 2.1 Tilmelding til besigtigelse skal ske pr. mail til ressourcedirektør Ib V. Pedersen senest tirsdag d. 19. maj kl Forventet tidsplan Uge 23 Udsendelse af baggrundsmateriale Tirsdag 19. juni 2018 Deadline for tilmelding til besigtigelse af caféen kl Onsdag 20. juni 2018 Besigtigelse af café og tilhørende faciliteter kl Torsdag 21. juni 2018 Frist for fremsendelse af spørgsmål og svar Torsdag 5. juli 2018 kl. Sidste frist for modtagelse af tilbud Tirsdag 10. juli 2018 Præsentationsmøder Ultimo uge 28 Forventet beslutning om valg af forpagter og underskrivelse af kontrakt 1. august 2018 Forventet kontraktstart Side3 af 8

4 2. Vurdering af egnethed 2.1 Egnethedskriterier For at vurdere Tilbudsgivers egnethed skal VUC Storstrøm bruge følgende: Udfyldt og underskrevet erklæring på tro og love om, i hvilket omfang Tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Tilbudsgivere som har ubetalt forfalden gæld på over kr. til det offentlige vil ikke komme i betragtning. Referenceliste med minimum 1 reference angående drift af café, herunder ansvar for madlavning, salg, rengøring og regnskab. Der gøres opmærksom på, at antallet af referencer ikke har betydning for egnethedsvurderingen, så længe Tilbudsgiver har anført mindst én reference, der lever op til kravet anført ovenfor. Omsætning og egenkapital i senest afsluttede regnskabsår (oplysninger afgivet på tro og love og/eller vedhæftet dokumentation af rev. årsregnskab eller attesteret regnskabsoplysninger fra reg. eller statsautoriseret revisor). Side4 af 8

5 3. Tilbudsudformning og præsentationsmøde Det skriftlige tilbudsmateriale skal være VUC Storstrøm i hænde senest torsdag d. 05. juli 2018 kl Skriftligt tilbudsmateriale Det skriftlige tilbudsmateriale anvendes af VUC Storstrøm til at danne sig et indtryk af, hvilken slags café, Tilbudsgiver har planer om at føre. Tilbudsgivers tilbud skal derfor indeholde følgende: Beskrivelse af priskoncept Beskrivelse af madkoncept Beskrivelse af åbningstider, logistikhåndtering og bemandingsplan 3.2 Beskrivelse af priskoncept Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan Tilbudsgiver vil prissætte de produkter, der forventes solgt i caféen. Tilbudsgiver skal i den forbindelse udforme en liste over udvalgte produkter, hvor prisen for produktet fremgår. Der forventes ikke en fuld prisliste med alle produkter noteret, men i stedet et udvalg af de produkter, som repræsenterer salget i en café med både personale, kursister og gæster som kunder. VUC Storstrøm ønsker, at Tilbudsgiver kan tilbyde følgende produkter: Salatbar med min. 15 komponenter med dertilhørende groft brød Sandwichs Varm buffet Medarbejderkaffe Personalefrugt Salatbar og buffet ønskes meget gerne lavet som fyld-selv-boks koncept. Den fra Tilbudsgiver indleverede beskrivelse af priskoncept bør omfatte priser for ovennævnte produkter. Priser for fyld-selvboks koncept skal oplyses som eksempelvis lille, mellem og stor i forbindelse med priskonceptet og angive litermål på sådanne. De angivne priser vil ikke blive sammenlignet med andre indkomne tilbud, men bliver anvendt som eksempel på det priskoncept, der beskrives af Tilbudsgiver. Tilbudsgiver vil være forpligtet af sit priskoncept. Der ydes som udgangspunkt ikke direkte tilskud til caféen, hvorfor Tilbudsgiver skal angive sine priser på baggrund heraf. Der ydes derimod indirekte tilskud til cafédriften, idet VUC Storstrøm af holder udgifter til el, vand og varme samt stiller lokaler til rådighed vederlagsfrit. 3.3 Beskrivelse af madkoncept Tilbudsgiver skal udforme en beskrivelse af, hvordan Tilbudsgiver vil indrette et madkoncept, der gør det interessant for kursister og personale at handle i caféen. Beskrivelsen skal indeholde: En oversigt over, hvornår Tilbudsgiver vil servere hhv. morgenmad, frokost og eftermiddagsmad, samt hvad Tilbudsgiver har af ideer til at gøre de tre måltider interessante for caféens kunder En ugemenu gældende for eksempelvis en sommeruge og en vinteruge Beskrivelse af, hvordan Tilbudsgiver vil gøre salatbaren til et attraktivt valg for brugerne Side5 af 8

6 VUC Storstrøm gør i forbindelse med madkonceptet opmærksom på den til materialet vedlagte Kost- politik i bilag Beskrivelse af åbningstider og bemandingsplan Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan Tilbudsgiver har i sinde at indrette caféens åbningstider. Tilbudsgiver skal endvidere lave en beskrivelse af, hvordan Tilbudsgiver har i sinde at indrette caféen fysisk, så den udnyttes på bedste vis i forhold til det madkoncept, Tilbudsgiver planlægger at føre. I forhold til bemandingsplanen skal Tilbudsgiver redegøre for, hvordan bemandingen af caféen håndteres. Redegørelsen skal indeholde ideer til, hvordan Tilbudsgiver vil sikre: Hurtig og smidig betjening med maksimal kø tid på 2 minutter At der er tilstrækkeligt personale i tilfælde af sygdom og andet fravær Fokus på regulering af personale i forbindelse med eksamens- og ferieperioder o. lign., hvor antallet af kursister og personale mindskes Fleksibel bemanding ved arrangementer ud over caféens almindelige åbningstider Tilbudsgiver skal det første halve til hele år være villig til i samarbejde med VUC Storstrøm at tilpas- se åbningstiderne efter kursisternes behov. 3.5 Præsentationsmøde VUC Storstrøm vil efter tilbudsfristen udvælge mellem 2 og 5 tilbudsgivere, som vil blive inviteret til et præsentationsmøde. VUC Storstrømudvælger tilbudsgiverne på baggrund af det skriftlige tilbudsmateriale. Der gøres opmærksom på, at de udvalgte tilbudsgivere skal leve op til egnethedskriterier, der er fastlagt i afsnit 2.1, Egnethedskriterier. Møderne forventes afholdt i tirsdag 10. juli De udvalgte tilbudsgivere vil snarest muligt efter tilbudsfristen blive indkaldt til præsentationsmødet. På præsentationsmødet får tilbudsgiverne mulighed for at fremlægge det tilbudsmateriale, som tilbudsgiveren har afleveret skriftligt, samt fortælle om virksomheden bag tilbuddet. VUC Storstrøm får ligeledes mulighed for, at stille spørgsmål til materialet. Til møderne forventer VUC Storstrøm at deltage med repræsentanter fra følgende områder: Ressourcedirektør Repræsentanter fra personalegruppen/evalueringsudvalget Repræsentant fra gruppen af kursister/evalueringsudvalget Fra tilbudsgivers side må der max deltage to repræsentanter til præsentationsmødet. 3.6 Evaluering af tilbud og præsentationsmøde I forbindelse med valg af Forpagter vil VUC Storstrøm inddrage Tilbudsgivers skriftlige materiale samt fremlæggelsen og besvarelsen af spørgsmål fra præsentationsmødet. VUC Storstrøm vil bl.a. se nærmere på: Hvordan priskonceptet henvender sig til den konkrete brugergruppe Om priskonceptet fremmer Kostpolitikkens visioner om en sund og grøn profil, jf. bilag 1.1 Hvordan Tilbudsgivers madkoncept er udformet i forhold til VUC Storstrøms profil Hvorvidt Tilbudsgiver formår at skabe oplevelser for brugergruppen gennem det tilbudte madkoncept Side6 af 8 Hvorledes Tilbudsgiver har planer om at sikre hurtig og smidig betjening Hvordan VUC Storstrøm vurderer Tilbudsgivers ønske om et tæt samarbejde med VUC Storstrøm i aftaleperioden

7 4. Kravspecifikation Idet der er tale om en café placeret i en ny opført bygning, vil der med stor sandsynlighed være behov for at foretage visse justeringer i løbet af caféens første 6-12 måneder. VUC Storstrøm gør i den forbindelse opmærksom på, at den tilbudsgiver, der bliver tildelt forpagtningsretten, skal være indstillet på løbende at samarbejde med VUC Storstrøm omkring driften af caféen, eksempelvis i forhold til ændring af åbningstider, caféens sortiment, koncept mv. 4.1 Caféens åbningstider Som udgangspunkt ønsker VUC Storstrøm, at caféen ved kontraktens opstart serverer mad og drikke i skolens normale åbningstid, som er hverdage fra kl. 7:30-15:30 (fredage dog til kl. 14:00). Derudover ønsker VUC Storstrøm, at der er mulighed for at købe mad (evt. blot sandwichs) ved aftenundervisning mandag til torsdag fra kl Tilbudsgiver kan selv bestemme caféens åbningstider, der ligger ud over de ovenfor anførte åbningstider. Ud over de faste åbningstider skal Tilbudsgiver stå til rådighed ved særlige arrangementer. 4.2 Indretning af caféen Caféområdet er placeret mod syd på i stueetage i den ny opførte bygning i Teatergade. Det består af et køkken på 63,4 m2 samt en opvask på 8,2 m2. Derudover findes et lagerdepot på 9,2x m2, et kølerum på 3,7 m2 frostrum på 2,9 m2, kontor/spisestue på 10,1 m2 samt personaleomklædning inkl. toilet og bad på i alt 9,3 m2. Spiseområdet grænser op til køkkenområdet. Det er tanken, at en buffet kan stilles i spiseområdet og således ikke tage plads fra selve køkkenet. Se bilag 2 for oversigtstegninger. I og med at byggeriet endnu ikke står færdigt, er det kun muligt for VUC Storstrøm at vise den forventede oversigt over inventar, som vil blive stillet til rådighed (se bilag 3). VUC Storstrøm gør opmærksom på, at der i forbindelse med aftaleindgåelsen vil blive lavet en liste over det konkrete inventar, der stilles til rådighed. 4.3 Priser I forbindelse med prissætning af de produkter, der sælges, skal Tilbudsgiver tage hensyn til de konkrete brugergrupper herunder særligt, at caféen skal servicere en bred vifte af studerende der er i alderen år samt VUC Storstrøms ansatte. Tilbudsgiver skal endvidere have fokus på, at kostpolitikken fremmes i forbindelse med prissætningen, hvorfor Tilbudsgiver skal have fokus på at fremme det sunde valg. 4.4 Betaling og bestilling Det skal være muligt at betale med dankort og andre tidssvarende betalingssystemer i caféen, fx MobilePay. 4.5 Mødeforplejning Tilbudsgiver skal sørge for mødeforplejning, når det efterspørges. Mødeforplejningen skal ligeledes følge VUC Storstrøms kostpolitik. Der gøres opmærksom på, at VUC Storstrøm ikke er forpligtet til at anvende Tilbudsgiver ved bestilling af mødeforplejning. Side7 af 8

8 4.6 Service (Bestik, tallerkener, glas mv.) VUC Storstrøm afholder udgifter til service til brug for caféen (bilag 3.2), både til dagligt brug af personale og kursister samt til brug for møder og særlige arrangementer. Det forventes, at der til de studerende stilles engangstallerkner, -kopper og -bestik til rådighed. Til personale samt ved møder og særlige arrangementer forventes det, at der stilles almindelig service til rådighed. VUC Storstrøm gør dog opmærksom på, at ovennævnte løsning er den forventede model, hvorfor der kan forekomme ændringer. Ændringerne kan eventuelt aftales mellem VUC Storstrøm og Tilbudsgiver ved kontraktindgåelse. Side8 af 8