1. Godkendelse af dagsorden Af hensyn til Søren blev punkt 6 taget først. Dagsordenen herefter godkendt.

Transkript

1 Møde den: 28. maj 2014 Institut for Odontologi LSU-møde REFERAT Deltagere: Ellen Frandsen, Trine Agerbæk, Dirk Leonhard, Mariann Bøje, Jens Heidmann, Karin Borup, Mette L. G. Nikolajsen og Mette Dam Nygaard Afbud: Mariann Andersen, Javier Garcia, Jørn Lund Jepsen, Erling Østergaard, Helle Tolboe og Conny Jakobsen 1. Godkendelse af dagsorden Af hensyn til Søren blev punkt 6 taget først. Dagsordenen herefter godkendt. 2. Godkendelse af referat af LSU-møde 8. april 2014 Referatet godkendt Dato: 12. juni 2014 Ref: pllk Side 1/6 3. Erfaringsopsamling på økonomiproces 2014 På baggrund af drøftelserne på mødet er følgende meldt ind til rektor: Processen er meldt ud tidligt, men de afgørende informationer kom meget sent, hvorefter processen blev presset. Generelt var hele processen alt for lang. Det føles som om, det har været vigtigere at følge korrekt sagsbehandling, end at tage hensyn til de berørte medarbejdere. AU har forsøgt at oversætte ordentlighed til at det skulle være ens for alle, men lighedstanken har ikke taget højde for de særlige forhold på instituttet. Risikoen for at få efterfølgende sager på opsigelserne har overskygget hensynet til den enkelte. TR erne savnede information på dem, der skulle afskediges før udsendelse af partshøringsbrev. Andre TR var glade for ikke at have viden om, hvem der skulle afskediges, før det blev effektueret. Der har ikke været tvivl om hensigten om at afskedigelsesprocessen skulle foregå ordentligt, herunder afsat ressourcer til uddannelse. Der har været stramme regler for fratrædelsesordninger og fritstillinger. Der er givet udtryk for, at lokale stormøder har været gode, så man kunne stille spørgsmål og få svar. På IO har det været meldt ud, hvem der blev opsagt. Det var godt, men det skete ikke på alle institutter. På IO var man dog begunstiget af, at alle opsagte medarbejdere havde været åbne om deres opsigelser. 4. Den fremtidige organisering v/ellen og Trine Ellen oplyste, at alle der får ændret i deres fremtidige arbejdsstid har fået besked. AU HR, HE Aarhus Universitet Katrinebjergvej 89 F 8200 Aarhus N Tlf.: hr@sun.au.dk

2 Mht. sikkerhedsarbejdet er opgaverne nu beskrevet og fordelt til dem, der forventes fremover at skulle varetage disse. AMU vil dog blive bedt om at godkende ny arbejdsmiljøleder det sker på førstkommende møde, hvorefter Ellen melder ud. Vedr. opgaverne, der har ligget hos laboratoriebetjenten, er der ikke meldt endeligt ud endnu, hvordan opgaverne fordeles. Vedr. 2:2 ordningen for de studerende er der så vidt vides gennemført en ønskerunde for de studerende på 5. semester til, hvem de ønsker at arbejde sammen med. Ellen opfordrede til at deltage i dyadelæringskurset den 18. juni initiativet er tænkt som en positiv start og intro til den nye måde at arbejde på. Sebastian vil holde en lignende seance for de studerende efter sommerferien. Trine supplerede med, at der for klinikassistenterne har været iværksat en ønskerunde for at dække ind på de opgaver, de opsagte medarbejdere hidtil har varetaget. Det har udmøntet sig i en plan, der er blevet færdig i dag (28. maj) og hvoraf den fremtidige fordeling af arbejdsopgaver fremgår. Ikke alle har kunnet få opfyldt deres ønsker. Trine og Kaja har bl.a. prioriteret at få mere fast personale i sterilcentralen. Der sendes mail ud mandag til de medarbejdere, der vil få ændrede opgaver/er berørt af ændringerne med indkaldelse til et møde med Trine og Kaja onsdag, og således at de involverede medarbejdere bliver informeret før resten af gruppen. Herefter er planen, at den nye bemandingsplan træder i kraft pr. 1. september og så må erfaringerne vise om det giver anledning til justeringer. Ellen oplyste i forlængelse heraf, at der oprindeligt var planlagt med et kursus i selvorganisering for klinikassistenterne på fagdagen den 3. juni. Det var imidlertid ikke muligt at få gennemført med så kort frist, og nu får organisationen i stedet mulighed for at få erfaring med den nye organisering inden kurset forventes gennemført på fagdagen i januar Alle kan gå på sommerferie med en viden om, hvad det er for nogle opgaver/hvilken stilling det er, de møder ind til den 1. september. Ellen har i forlængelse af ovenstående haft møde med studenterfølgegruppen de har været gode til at give indspark til, hvordan de som studerende kan bidrage til at den nye organisering kan lykkes, også gennem fokus på adfærd blandt de studerende. Følgende var fortroligt, da der blev orienteret om det på LSU, men er meldt ud af Ellen pr. mail den 4. juni: Efter at have lyttet til sektionens behov og diskuteret med professor Thomas Klit Pedersen og lektor msk Dorthe Arenholdt Bindslev og viceinstitutlederne, er jeg kommet til den konklusion, at vi ikke skal genopslå professoratet nu. Vi har adskillige gode folk i vækstlaget på OR, som vi grundet økonomien må vælge fra, hvis vi satser på en professor. Bemandingen vil derfor se således ud: Side 2/6

3 Marie Cornelis ansættes som lektor og director of postgraduate studies per 1. oktober Marie kommer fra Geneve, hvor hun underviserer postgraduate or-studerende både teoretisk og klinisk, og af særlig interesse for os er, at hun har erfaring med voksen og lingual ortodonti. Thomas Klit Pedersen har ansvar for Rheuma-Anomali klinikken og de ortognat-kirurgiske patienter. Dorthe Arenholt Bindslev har ansvar for den prægraduate undervisning og den Højt-Specialiserede Behandlingsfuntkion. Paolo Cattaneo er koordinator af sektionens forskning med støtte fra Thomas Klit Pedersen. Michel Dalstra and Thomas Klit Pedersen koordinerer den 3D kirurgiske behandlingsplanlægning. Susanna Botticelli er ansvarlig for Short Term Course in Orthodontics. Eva Karring fortsætter som konstitueret sektionsleder. Med denne plan sikrer vi sektionens arbejdsområder, og samtidig bliver der økonomisk råderum til rekruttering af unge talenter fra vækstlaget. Side 3/6 5. Evaluering af LSU s arbejde Se bilag: Evalueringsværktøj samme som anvendt af FSU LSU-repræsentanterne bedes drøfte i de respektive baglande, hvilke temaer LSU skal arbejde med fremadrettet. Det kan være op til 3-4 temaer, der fremgår af dagens bilag - eller andet, der måtte ønske at blive evalueret på og arbejde med fremadrettet. LSU-repræsentanterne bedes fremsende deres forslag (3-4 temaer hver) til Pia på pllk@au.dk senest mandag den 30. juni, da der var meget frafald til mødet kan Pia kontaktes, hvis punktet giver anledning til spørgsmål. Formandskabet (Ellen og Mariann) vil inden mødet primo september beslutte, hvilke temaer, der skal arbejdes videre med - ud fra, hvad der er indmeldt flest ønsker om. 6. Kvartalsregnskab og Økonomimodellen v/søren Søren gennemgik, hvordan kvartalsregnskabet læses og redegjorde for budget, delregnskab for delregnskab. Delregnskab 1=ordinær drift, dr. 2=Indtægtsdækket virksomhed (ITV), dr. 3=anvendes ikke på IO, dr. 4 og 5=forskningsprojekter. Søren oplyste, at der fortsat for IO s vedkommende vil være et underskud på årets regnskab på forventeligt omkring 2,8 mio. kr. dette er accepteret af Dekanen, men for 2015 skal IO i lighed med øvrige institutter være i balance. For alle institutter gælder det, at der er reserveret et beløb, der tilbageføres til en central pulje under rektor, for 2014 udgør denne 1,2 mio. kr. så samlet set er IO i underskud med 4 mio. kr. i På delregnskab 2=ITV, er lønomkostninger, der henhører under denne delregnskab, flyttet fra delregnskab 1. Der arbejdes p.t. på en model med prisju-

4 steringer af ITV-ydelser mhp. at øge overskud på ITV. ITV må gerne give overskud. På delregnskab 4 skal pengene bruges inden for den ramme og periode, som de måtte være tildelt. Delregnskab 4 skal gå i balance, der må ikke være hverken over- eller underskud. Delregnskab 5 dækker over en workshop, her skal regnskabet ligeledes gå i balance og der må ikke være hverken over- eller underskud. Søren redegjorde ligeledes for de enkelte poster i budgetter, herunder bidrag til alle front- og backofficeydelser, husleje etc. LSU havde følgende spørgsmål til budgettet. Trine: STÅ-indtægten ses ikke at dække alle udgifter Ellen bekræftede dette klinikdriften koster 39 mio. kr. og der gives 26 mio kr. i STÅ indtægt. Jens: Ønskede oplyst, om det var målbart, at IO får ydelser fra front- /backoffice svarende til den faktiske udgift, og om instituttet har indflydelse på udgiften. Søren oplyste, at det ikke er målbart, idet IO betaler efter en fordelingsnøgle på alle poster. Når man har lavet en budgetmodel, der lægger udgiften ud på det enkelte institut, hænger det sammen med et ønske om gennemsigtighed omkring, hvad det koster at drive et institut. Udgifterne opvejes dog i overvejende grad af tildeling af basisforskningsmidler. Herudover lægges det løbende op til besparelser i administrationen, herunder front-/backoffice udgifter, der på sigt også skal være med til at sikre større råderum til institutterne. Ellen supplerede med, at det dog giver mulighed for fx at justere på udgifter som husleje. Hvor man tidligere ukritisk har ønsket mere og mere plads, bliver det nu holdt op imod, om man også ønsker at betale for ekstra m 2 eller man rent faktisk kan nøjes med det eksisterende eller mindre. Det er muligt at leje ud til andre institutter. Trine: Indgår der i huslejen udgifter til renovering? Ellen bekræftede dette og oplyste, at huslejen er udregnet på en gennemsnits m 2 -pris, således at gamle m 2 koster det samme som nye/fremtidige m 2 og udgiften er incl. udgifter til renoveringer. I forhold til forskningsprojekter oplyste Ellen, at det hidtil har været således, at AU har anvendt 1,5 kr., når man fik 1,0 kr. i eksterne forskningsmidler. Søren supplerede med, at man skal være bedre til i ansøgninger at søge til faktiske udgifter ifm, forskningsprojektet, så man ikke fremadrettet oplever at have en merudgift ved opnåelse af eksterne bevillinger. Karin spurgte, om det ikke tidligere er tilkendegivet, at man ville ansætte en til at tage sig af forskningsansøgninger. Ellen oplyste, at forskningsstøtteenheden er behjælpelig hermed. Karin spurgte, om AU-flytninger er ved at være på plads. Ellen kunne oplyse, at IO i hvert fald er ved at være på plads. Udgifterne til IO s omflytninger har været dækket under teknisk forvaltning, idet der primært har været tale om interne flytninger på IO. Ellen oplyste i forlængelse Side 4/6

5 heraf, at når hospitalet flytter til Det Ny Universitetshospital frigøres der lokaler på Campus. Trine spurgte, om der i de fremtidige budgetter er taget højde for almindelige lønjusteringer som følge af overenskomststigninger. Søren oplyste, at alle udgifter er fremskrevet med de takster, der kendes for nuværende. Ellen takkede for Sørens præsentation, og LSU bekræftede, at det har givet større indsigt i, hvordan budgettet er bygget op, herunder hvilke udgifter der kan påvirkes, og hvilke, der ikke kan. Side 5/6 7. Orientering, MUS-processen v/pia Pia orienterede om MUS-hjulet, vedlagt som bilag. Hjulet starter maj/juni med opstart af drøftelse i LSU (på dagens møde), det vil være muligt for LSU at melde ind på, hvis der er særlige temaer, der bør berøres ifm. årets MUSsamtaler. Alle IO s ledere kan med fordel begynde at orientere i egen afdeling om de kommende samtaler og booke samtalerne med medarbejderne (i outlook eller hvordan lederen nu ønsker at indkalde). Da MUS er it-understøttet ligger der en opgave for Ellen, Mariann og HR i at færdiggøre de lister, der synliggør hvilken leder, der skal have samtaler med hvilke medarbejdere, så informationerne kan uploades i it-systemet. Endvidere vil alle ledere blive indkaldt til MUS-kursus. Ellen udtrykte ønske om evt. at finde et fælles projekt for IO, der kan søges kompetencemidler til og således skal forankres i en kompetencestrategi. Karin spurgte, om der kunne være fleksibilitet i årshjulet i forhold til gennemførelse af samtalerne. I årshjulet står de til afvikling i perioden september til november, men i Centrallaboratoriet kunne samtalerne med fordel gennemføres i august, hvor der ikke er så travlt. Ellen oplyste, at samtalerne naturligvis kan planlægges så det tager hensyn til arbejdet. 8. Orientering fra diverse samarbejdsfora i AU Ellen orienterede fra FSU, der på seneste møde kun havde erfaringsopsamlingen vedr. økonomiprocessen 2014 på dagsordenen. De gennemgående tilbagemeldinger på FSU var ligesom her lokalt at der har været tale om en meget lang proces fra udmelding til effektuering. Endvidere var det et tema, at processen var for styret og ensartet og således ikke tog højde for lokale tilpasninger. 9. Personale Ellen orienterede LSU som allerede udmeldt via mail til hele instituttet om, at: Afskedigelsesprocessen er overstået. Sammen med opsigelserne afgik der kopibreve til de faglige organisationer.

6 HK ønskede at gennemgå fem sager og disse er behandlet individuelt og ud fra et hensyn til den enkelte. I én af sagerne har det betydet, at HK og Instituttet er blevet enige om at genansætte en medarbejder. HK har anført, at der i den konkrete situation var et særligt hensyn at tage. Det har instituttet taget til efterretning og derfor genansættes Jannie Fredslund i sin stilling som klinikassistent. Det særlige hensyn, der tages til Jannie, sker på ledelsesniveau.. Hverdagen skal fungere således, at Jannie og kolleger er ligeværdige. Det betyder, at alle skal agere som almindelige og ligeværdige kolleger i forhold til Jannie. Det betyder også, at Jannie skal løfte og løse opgaver på lige fod med de øvrige klinikassistenter. Spørgsmål i relation til dette bedes rettet til Jannies nærmeste leder, Trine Hald Agerbæk. De bedste hilsner fra Ellen Ps: Dette brev er udarbejdet i samarbejde mellem AU og HK samt efter aftale med Jannie. Ellen supplerede med, at genansættelsen ikke fører til afskedigelse af en anden klinikassistent, men at den førstkommende vakante stilling i udgangspunktet ikke genbesættes. Side 6/6 10. Eventuelt Mette oplyste, at hun er nyvalgt tillidsrepræsentant i stedet for Javier. Da denne information ikke er tilgået instituttet affødte det en drøftelse af, hvor der egentlig meldes ind, når medarbejdere stopper fx ses maillister ikke altid at være opdateret. Ellen oplyste, at der står en række fratrådte medarbejdere på IO s mailliste, idet en del fratrådte har haft ønske om at bibeholde deres mail og få information. Pia kunne supplere med, at IT lige nu arbejder med at barsle med en procedure til, hvordan fratrædelser håndteres. Pia følger op på, at informationer om nyvalg af tillidsrepræsentanter tilgår institutterne.