OPLÆG TIL MARKEDSUNDERSØGELSE FOR UDBUD AF UKRUDTSBEKÆMPELSE PÅ VEJAREALER MAJ 2018

Transkript

1 OPLÆG TIL MARKEDSUNDERSØGELSE FOR UDBUD AF UKRUDTSBEKÆMPELSE PÅ VEJAREALER MAJ 2018

2 Præsentation af deltagere FRA ODENSE KOMMUNE Heine Risom Poulsen, Funktionsleder, Park og vejdrift Berit Wandam Møller, Driftsansvarlig Torben Bastholm Hansen, Vejinspektør Heidi Kastrup Christensen, Landbrug og Natur Gitte Skou, Udbudskonsulent (deltog ikke på alle møderne)

3 Baggrund Kommunen udbød i 2013 ukrudtsbekæmpelse på vejarealer Udførelseskrav i yderdistrikterne (afregning per gennemkørsel) og tilstandskrav i centrum (timepris) Udbudsform var offentligt udbud til laveste pris Afregningsgrundlag er per gennemkørelse i yderdistrikterne samt timepris i centrum Samarbejdsformen er traditionel baseret på AB92 Nyt udbud skal gennemføres i 2018

4 Hvad er besluttet? At der skal gasbrændes med mulighed for anden metode ved historiske bydele og sårbare bygninger af hensyn til brandrisiko At centrum er på tilstandskrav At yderdistrikter er på udførelseskrav At der skal gives pris på en alternativ bekæmpelsesmetode (som ikke indebærer pesticider) i et på forhånd udvalgt distrikt. Metoden er ikke besluttet endnu. At der udbydes for 3 år med mulighed for opsigelse efter 2 år, for at følge option og udløb af kontrakt med nuværende renholdelseskontrakt, da de påtænkes at udbydes sammen fra At betingelsesgrundlaget skal være ABService

5 Hvad er ikke besluttet?* 1. Udbudsform og tildelingskriterium 2. Alternative metoder 3. Samarbejdsform 4. Borgertilfredshed og inddragelse 5. Dokumentation *og dermed emner, hvor Odense Kommune ønsker at høre potentielle tilbudsgiveres synspunkter

6 1 Udbudsform og tildelingskriterium Der skal vælges mellem: Offentligt udbud Begrænset udbud Hvilken udbudsform er mest hensigtsmæssig/egnet? Og hvilke krav skal der være til begrænset udbud? Hvis ikke tildelingskriteriet er laveste pris, hvad bør vi da evaluere på?

7 Hvilken udbudsform er mest hensigtsmæssig/egnet? Og hvilke krav skal der være til begrænset udbud? SVAR: Begrænset udbud også ved laveste pris (baseret på erfaring), af hensyn til ressourcer ved tilbudsgivning. Det vil gøre det hele dyrere, hvis det bliver offentligt udbud. Det foreslås at udbyde et alternativt område for sig, for at få de små entreprenører med, i stedet for at udbyde det hele som en samlet entreprise. Kan dog inkluderes som underentreprenører. Hvis ikke tildelingskriteriet er laveste pris, hvad bør vi da evaluere på? SVAR: De bydendes egen beskrivelse af opgaveløsningen og samarbejde, 60 på pris og 40 på beskrivelse (beskrivelse kræver tid). Evaluering på laveste pris er fin, men tilbudsgiverne er også vant til at lave tilbud, hvor der også evalueres på andet end pris. Evalueringen bør ikke udelukkende være på pris. Omvendt licitation. Driftsherre leverer kvalitetsbeskrivelse, entreprenør kommer med oplæg til udførelse. To kuvertsystem: vurdering først, derefter pris. Tildelingskriterier på baggrund af f.eks. referencer, erfaring, økonomi (fokus på bred økonomi i stedet for årsregnskab, f.eks. likviditet, omsætning og overskudsgrad), krav til antal/størrelse på tilsvarende kontrakter, anvendt udstyr (CO2 udledning), opgaveløsning, organisation, kvalitetssikring, støj, borgerinddragelse. Det kan afskrække bydende hvis kravene bliver for specifikke. Krav til udenlandsk arbejdskraft (kommunikation på dansk). Det vil fordyre at stille krav til eldrevne køretøjer; bedre at stille krav til forureningsgraden.

8 2 Alternative metoder By og Kulturudvalget har i foråret 2018 besluttet at fortsætte de næste 3 år med nuværende metode (gas). Dog skal driften undersøge mulighederne for alternative miljøvenlige bekæmpelsesmetoder. Sprøjtemidler (pesticider) må ikke anvendes. Driften har besluttet at der skal afgives pris på en alternativ metode til udførelse i et i forvejen udvalgt distrikt (er ikke udvalgt endnu). Det alternative område vil blive udpeget i et af yderdistrikterne (ca. 1/4 del af kommunen), så effekten af den alternative metode kan sammenholdes med de andre distrikter. Centrum er derfor ikke aktuel som testområde. Hvilke forslag er der til alternative bekæmpelsesmetoder (pesticider undtaget) med fordele og ulemper?

9 Hvilke forslag er der til alternative bekæmpelsesmetoder (pesticider undtaget) med fordele og ulemper? SVAR: Varmt vand, damp, microbølger, UV lys, hedluft, røntgenstråler, skum (kan køre på teknisk vand). Anbefaling af metodefrihed for optimal bekæmpelse på forskellige belægningstyper og områder. Strategi er afgørende for succes. Differentiering af kvalitetsniveau. F.eks. termisk i centrum og termisk/mekanisk i yderdistrikterne. Forslag til tre metoder i et testområde med metodefrihed, men sammenligning af økonomi og effekt derefter. Der skal nørdes i den konkrete metode til den enkelte ukrudtstype og ikke kun fokuseres på den praktiske udførelse. Anbefaling af samme antal gennemkørsler uanset metode for bedre at kunne sammenligne effekten i området med metodefrihed contra resterende del af kommunen med gasbrænding. Logistik er vigtigt ved f.eks. afhentning af vand for at undgå for meget transport på tværs af kommunen, der medfører stort tidsforbrug.

10 3 Samarbejdsform Tillidsbaseret samarbejde (partnering) inden for vejdrift samt drift af grønne områder har været benyttet i mange år, hjulpet på vej af en række metoder og værktøjer:

11 3 (fortsat) Samarbejdsform Samarbejdsværktøjer Sikring af den gode opstart på entreprisen opstartsworkshop med måling af den gensidige tillid Løbende sikring af det gode samarbejde driftsmøder samarbejdsskema Styregruppe Forbedringer og procesoptimeringer med incitamenter Løsning af uenigheder Målbare succeskriterier Samarbejdsaftale

12 3 (fortsat) Samarbejdsform Opstartsworkshop og gensidig tillid Nedenfor er vist skemaer til måling af den gensidige tillid. Formålet er at sikre, at der ikke på forhånd er mistillid mellem parterne og hvis dette konstateres, så at få dette lagt frem og håndteret.

13 Skemaet er et værktøj til måling af samarbejdsklimaet. Brugen af det sigter ikke på at placere skyld, men på at afdække, hvordan det samlede team (driftsherreside og entreprenørside tilsammen) performer. Især er det hensigten at afdække, hvor der er brug for at få rettet noget op, og såfremt der er markeringer med score under 3, skal disse drøftes ved mødet, således at ingen problemer forbliver ubehandlede. 3 (fortsat) Samarbejdsform Samarbejdsskema eksempel Skemaet udfyldes ved driftsmødets opstart (2 3 minutter) af deltagerne. Mødelederen samler de udfyldte skemaer sammen og tager de emner op, hvor der er markeringer 1 eller 2. Det er vigtigt, at parterne har en fælles opfattelse af de enkelte punkter, og om nødvendigt omformulerer disse i fællesskab. Emne 1. Meget dårligt Hvordan er samarbejdsklimaet, herunder den gensidig tillid Er de nødvendige kompetencer/personer tilstede på driftsmødet Hvordan overholdes tidsmæssige aftaler Hvordan overholdes økonomiske aftaler og rammer 5 Undgås spildtid ifm. udførelse 2. Dårligt 3. Middel 4. Godt 5. Meget godt 6. Bemærkninger og aktion til forbedringer; evt. reference til referatet 6 7 Undgås spildtid ifm. administrative opgaver, bla. ifm. udfyldt dokumentation Undgås afvigelser og fejl 8 Hvordan forløber den daglige kommunikation 9 Følges der hurtigt op på at rette afvigelser og fejl 10 Håndteres og løses uenigheder effektivt

14 3 (fortsat) Samarbejdsform Styregruppe Styregruppen består af en overordnet ledelsesrepræsentant hos driftsherren og driftsentreprenøren. Herudover kan tilknyttes entrepriseleder(e) fra henholdsvis driftsherre og entreprenør. Etablering af en styregruppe sker på grundlag af en samarbejdsaftale Formålet med at etablere en styregruppe i entreprisen er: at sikre ledelsesmæssig fokus og støtte til entreprisen/entrepriserne at sikre organisationsmæssig sammenhæng at sikre løbende problemstillinger løses på rette niveau at sikre et godt og effektivt samarbejde

15 3 (fortsat) Samarbejdsform Optimering, besparelse og kvalitet Når der samarbejdes (partnering) er det et væsentligt aspekt, at der i samarbejdet afsøges muligheder for optimeringer. Optimeringer i denne kontekst er sådanne, som involverer både driftsherre og entreprenør (fx ved at krav i kontrakten ændres). Når der i udførelsesfasen fremkommer et optimeringsforslag, gælder følgende: Den eller de poster i tilbudslisten, som optimeringsforslaget vedrører, erstattes af ny( e) poster Samme eller højere kvalitet Driftsherren kan afvise et optimeringsforslag Optimeringsforslaget skal indebære en besparelse, som deles mellem driftsherre og entreprenør Driftsherren kan anvende sin andel af incitamentspuljen til øgning af omfang og kvalitet eller til fysiske forbedringer, som reducerer fremtidig udgifter til D&V.

16 3 (fortsat) Samarbejdsform Målbare succeskriterier Det viste eksempel er fra en VD entreprise. Succeskriterierne er anført i samarbejdsaftalen og opfyldelsen følges af styregruppen Giver et sådan skema værdi som værktøj? Mål Succeskriterium Målemetode/grundlag Overordnede, strategiske mål: 1. Bevare investeret kapital for bevillingerne Entreprenørens direkte mål 2. Positivt dækningsbidrag dækningsbidrag 3. Arbejdssikkerhed Der må ikke forekomme reduktion af kapital ved manglende rettidig indsats. Driftsherrens incitamentsmidler anvendes til at reducere fremtidige driftsomkostninger. DB mindst x % og stigende gennem kontraktperioden Ingen alvorlige arbejdsulykker. Nærved ulykker skal registreres og bruges forebyggende. Opgørelse af efterslæb pr.xxxx inden for entreprisens område og status ved hvert efterfølgende årsskifte. Es entrepriseregnskab, evt. E oplysninger o DB: - 0 (negativ) - Mellem 0 og 5% - 5% - 10% Indberetninger til AT. E registreringer af nær ved ulykker og dokumenterer læring Fælles mål med samarbejdet: (formulering fælles for alle entrepriser opgøres for hver entreprise) 4. Opretholde det gode, tillidsbaserede samarbejde 5. Kommunikationen 6. Økonomi/budget 7. Procesoptimeringer Vurderinger (gennemsnit pr. driftsmøde af de 14 punkter) i samarbejdsskemaet skal være > 4 og stigende gennem året Effektivisere kommunikationen mellem driftsherre og entreprenør. Styr på mail tyranni. Afvigelse på årsforbrug/entreprisesum ift. budget mellem 2% og +½%. Procesoptimeringer i året skal opfylde følgende mål: direkte besparelser (til incitamentspulje) min. 2 % af entreprisesummen indirekte besparelser gøres op i muligt omfang incitamentspuljen skal vokse år for år. Samarbejdsskema, SAB SOS Brug af entrepriseweb? Årsforbrug/entreprisesum ift. budget Opgørelse af besparelser ifm. procesoptimeringer, jf. SAB SOS af snit 4.4 opgørelse af indirekte besparelser på trafikantgeneomkostninger samt øget sikkerhed og miljø 12.

17 1. INDLEDNING 2. ENTREPRISEORGANISATION OG KONTAKTLISTER HOS PARTERNE 3 (fortsat) Samarbejdsform Eksempel på indhold 3. ENTREPRENØRENS ARBEJDSPLAN OG RESSOURCER 4. SAMARBEJDET 5. FÆLLES MÅL OG SUCCESKRITERIER 6. STYREGRUPPE - Sammensætning - Styregruppemøder Samarbejdsaftalen supplerer udbudsmaterialet, som indeholder et paradigme. Dette færdiggøres ifm. opstartsworkshoppen. Eksempel på indhold i samarbejdsaftalen: - Standarddagsorden 8. TEAMAKTIVITETER 9. ARBEJDSUDGAVER AF UDBUDSDOKUMENTER 10. UNDERSKRIFTER BILAG 1A DRIFTSHERRES KONTAKTLISTE Er en samarbejdsaftale relevant? BILAG 1B ENTREPRENØRENS ORGANISATION BILAG 1C ENTREPRENØRENS KONTAKTLISTE BILAG 2 - FÆLLES MÅL OG SUCCESKRITERIER

18 3 (fortsat) Samarbejdsform Hvad er holdningen til at fastlægge bestemmelser for dialog og tillidsbaseret samarbejde (partnering) i udbuddet? Hvilke værktøjer er de mest relevante? Og er der andre metoder/værktøjer, som kan understøtte det gode, tillidsbaserede samarbejde?

19 Kommentarer til samarbejde SVAR: Godt samarbejde er vigtigt for opgaveløsningen. Overvej samarbejdsform i forhold til udbud. Partnering/dialogbaseret samarbejde (det gode samarbejde) er vigtigt. Rammer er vigtige hvis noget skrider. Falsk tryghed hvis ikke aftaler og skrevne handleplaner håndhæves. Så er det bare ord på et stykke papir. Skrevne ord og pligt holder ikke uden den rette holdning. Forståelse, ejerskab og ledelse. God opstart og fælles forståelse er vigtigere end skemaer. Det sikrer forståelsen for hinandens udgangspunkter. Fælles udarbejdelse af mulige problemstillinger. Det sender et godt signal fra Kommunen, at de på forhånd har styr på konfliktløsninger og evt. redskaber hertil. Hvis samarbejdet alligevel skrider: Konfliktgrupper (der må bare ikke graves en grøft mellem drift og udførende, teoretikere og praktikere) Styregrupper: godt værktøj til at styre overordnet samarbejde og ved uenigheder. Herved sikres driften fortsætter og andre løser uenighederne. Handleplan skaleres efter opgavens kompleksitet. Grupperne skal kunne tale innovative løsninger og udvikling. Løbende dialog i styregruppen (f.eks. hvert kvartal) også selvom der ikke er noget. Styrker relationerne og det gode samarbejde.

20 4 Borgertilfredshed og inddragelse Ved at benytte en alternativ metode i et udvalgt distrikt, ligger der en vigtig opgave i borgerinformation. Driftsherren vil på forhånd informere borgeren om formålet med testområdet (forøget bekæmpelse for samme budget, miljømæssige aspekter, brandmæssige aspekter osv.) samt info om metoden. De udførende folk må dog påregne at få rettet spørgsmål mod sig fra borgerne 1:1, da der befinder sig i marken med udstyret. Ved administrative spørgsmål skal entreprenøren fortsat henvise til driftsherren.

21 5 Dokumentation Krav om dokumentation er nødvendig, men at udarbejde og kontrollere dokumentation er i sig selv ikke værdiskabende for hverken driftsherre eller entreprenør. Driftsherren ønsker derfor tracking system på alt materiel, hvor dokumentationen er tilgængelig på en fælles platform uden at skulle re formuleres i flere led. Tracking systemet leveres af driftsherren der giver adgang til en platform. Desuden ønskes udført bestilt ekstraarbejde dokumenteret ved før og efterbilleder tilsendt elektronisk.

22 5 (fortsat) Dokumentation Driftsherrens behov Entreprenørens behov Dokumentation af Omfang af udført arbejde Sikring af at mængder på fakturaer er korrekte. Løbende viden om, hvad der er udført hvor. Overholdelse af budget for entreprisen. Medarbejderaflønning Faktureringsgrundlag. Entrepriseøkonomi Udført kvalitet i marken Tid Omfang, kvalitet og tid Sikring af at kvalitetskrav er opfyldte ved stikprøvekontrol/uvarslet kontrol i marken og ved at tjekke at entreprenørens egenkontrol foreligger. Sikring af at tidsaftaler på planlagte arbejder er opfyldte, samt evt. responstider på akutarbejder. Undgå bod og uenigheder. Sikring af at kvalitetskrav er opfyldte ved attestation fra den udførende medarbejde og stikprøvekontrol i marken af at kvalitet er i orden. Sikring af at tidsaftaler er opfyldte

23 5 (fortsat) Dokumentation Hvilke erfaringer har deltagerne med integrerede web baserede løsninger? SVAR: Alle deltagerne har det fint med det. Forslag til en kundeportal hvor entreprenøren giver driftsherren adgang til registrering af arbejder. Driftsregistreringer med historik. Det er ok at Odense Kommune leverer og ejer tracking. Enkelte foretrækker selv at levere og eje data, men har det fint med at driftsherre leverer platform og udstyr. Også hensigtsmæssigt i forhold til nyt udbud i 2022 Der skal ikke nørdes over behov. Kun de data og redskaber der er effektive og brug for. Simpel platform som alle kan bruge (skal ikke tabe nogle: nem brugerflade) Data til deling med entreprenøren. Vurder hårdt på hvad kvalitetssikringen skal bruges til. Tilpas herefter for behov. Transporttid skal ikke være en del af tracking. Mulighed for tracking på kort ved gennemkørsel. Bør leveres af driftsherren som boost til det gode samarbejde.

24 Andre emner? SVAR: Innovation af samarbejdet skal prissættes. Budget skal afsættes til dialogbaseret samarbejde (sender et vigtigt signal). Ønske om metodefrihed (tilstandskrav) Det kan dog blive et problem mht. afskrivning af materiel, hvis kontrakten kun er på 3 (2) år. Er dyrt i anskaffelse og kan afskrække bydende. Centrum foreslås som testområde for at begrænse skaderne for entreprenørerne ved investering. Aftale om antal behandlinger og vurderer effekten deraf. Sammenligningsgrundlaget vil dog blive tabt. Der skal differentieres mellem kant og fladebrænding. Kun eet materiale vil sikre en lavere pris. Der opfordres til flere forsøgsområder med forskellige metoder. Renholdelse og ukrudtsbekæmpelse bør slås sammen. Afstemning af urealistiske forventninger til niveau i forhold til udførelse.

25 Tak for fremmødet! Der udarbejdes en udgave af denne præsentation, som indeholder et sammendrag af dialogmøderne.