Samspillkontrakter (Partnering) Erling Holm

Transkript

1 Samspillkontrakter (Partnering) Erfaringer fra udbud og projekter Blandt andet Havnen 2004, Dalum 2007, Langelinie 2012 VandCenter Syd Erling Holm foto : Erling Holm ApS

2 Erfaringer omkring Valg af partnere Etablering af samarbejdet Samarbejde på basis af gensidig tillid Gevinster Risici Partnering er et samarbejde, der kræver vilje, tillid til hinanden og styrke i form af kompetencer og ressourcer. Det handler om mennesker

3 Mange projekter / opgaver kaldes partnering, men den bedste definition er nok Ægte partnering: Samle alle parternes (bygh., rådg., entr. lev.) nødvendige kompetencer i et team fra starten. Parterne udvikler opgaven / leverancen sammen. - I fælles inspiration og sparring, så alle krav, ønsker og mål opfyldes samtidig med, at kravene til totaløkonomien overholdes. Altså IKKE et færdigt projekt i udbud. En sund forretning for alle parter. Sikre maksimal værdi inden for den givne ramme i et tæt samarbejde.

4 Ægte partnering betyder desuden At fokus på risici og løsning af opgaven sker i et teknisk og økonomisk fællesskab. Fra starten udformer og aftaler virksomhederne (ved de direkte implicerede medarbejdere) et sæt spilleregler for den konkrete opgave (Partneringaftalen). Aftalen binder ekstra hårdt, fordi personerne på denne måde sætter deres egen tillid og troværdighed på spil.

5 Specielt velegnet ved Meget nyt (Produkter / Metoder / Udvikling) Udvikling af samarbejder / arbejde i gensidig tillid Større projekter (> mio. kr.) Gentagelser (Fx flere etaper af separering, hvor erfa udnyttes)

6 - En vellykket partnering Arbejdet udføres af projektledere ( den daglige ledelse fra bygherre, rådgiver og entreprenør), som samler alle parternes kompetencer i et team. Styregruppen ( bestyrelsen ) arbejder mindst muligt. Al fokus på risici og løsning af opgaven sker i et teknisk og et økonomisk fællesskab. Bundet sammen af den i fællesskab udarbejdede partneringaftale.

7 Partneringforløb - i store træk Specifikation af ønskede oplysninger Prækvalifikation Udvælgelseskriterier Evaluering Tilbud Annoncering / EU-Udbudsbekendtgørelse Tilbudsgrundlag Tildelingskriterier Krav/Ønsker Disp. forslag Alt forudgående materiale Evaluering Forhandling 1-2 runder (tæt på erfa) Valgte partnere Præsentation Slut-evaluering Partneringaftalen på Start- Workshop Opstart Fase 1: Fælles udvikling Forundersøgelser Projektudvikling Skitseprojekt Risikovurdering Targetpris Fase 2: Detailprojektering Udførelse Aflevering Klar til Drift Aktiv styregruppe (Bestyrelse) Aktiv projektledelse (Daglig ledelse) Resultat-målinger Workshops

8 Tilbudsgrundlag Vilkår Faglige oplæg (Diverse forslag og evt. alternativer) Bemanding og organisation (Konkret tilbudte projektledere, entrepriseledere, formænd mv.) Partnering (Forslag til samarbejde og aftale) Inkl. åbenhed i UDKAST til partneringaftale Økonomi (Udvalgte enhedspriser. Økonomi-estimater for væsentligste dele. Bindende dækningsbidrag; inkl. underentreprenører. Administrationstillæg) Erklæringer Bedømmelse af tilbud (Præsentation. Forhandling. Det for bygherren økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tildelingskriterier)

9 Ex. på faglige oplæg for entr. Tilrettelæggelse og gennemførelse af følgende arbejder Herunder specielt forventet metode og omfang (tester hvorledes entr. ser opgaverne for sig) Sikkerhed, miljøhensyn, risikovurdering Konkret vurderede risici pt. Informations-strategi / Hensyn til beboere CO2-reduktion

10 Økonomi Tilbudsliste med væsentligste, forventede enhedspriser / større anlægsdele % af budget Økonomi-estimater for forundersøgelser, byggestyring, administration, kvalitets-styring, sikkerhedsarbejde og partnering ALT i netto- / kost-priser Dækningsbidrag for eget mandskab og materiel & administrationstillæg for under-entreprenører, rør-materialer og øvrige materialer

11 - Tilbudsgrundlag II Tilstrækkeligt indledende projekt men IKKE nogen form for detailprojekt = Forslag / dispositionsforslag / alternativer til fastlæggelse af økonomi for væsentlige anlægsdele / enhedspriser

12 Uden for Target (Troværdige bygherrer) Jord Grundvand Og i hvert fald: Forurenet jord og grundvand Fremmedlegemer i jorden

13 Økonomi er vigtigt, men ikke vigtigere end det I et dårligt samarbejde kan megen god økonomi gå tabt undervejs I partnering flyttes fokus fra alene pris til løsninger, kvalitet og pris

14 Tildelingskriterier, VandCenter Syd Økonomi - Tilbudsliste inkl. break down, økonomiestimater, De bindende dækningsbidrag og administrationstillæg, (40-45 %) De faglige oplæg, (15-20 %) Bemandings- og organisationsplan inkl. kvalitetsstyring, (15-20 %) Forslag vedr. partnering, (15 %) Betydeligste ydelser de seneste 3 år, (10 %)

15 Partneringaftalen Aftalens parter Formål (Risikovurdering. Inden og uden for targetpris. Usikkerhedsbeløb) Samarbejdsform (Fælles målsætninger. Resultatmålinger. Informationsstrategi ) Aftalegrundlag Organisation (Styregruppe. Projektledelse. Workshops / Flagdage. Underleverandører) Parternes ydelser / arbejdsopgaver og ansvar (Fælles + Bygherren / Rådgiveren / Entreprenøren) Økonomi (Åben økonomi. Kalkulation. Regnskab. Afregninger. Incitamenter) Tidsplan (Deadlines) Forsikring, garanti- og sikkerhedsstillelser Uoverensstemmelser (Beslutningstrappe) Ophævelse af aftalen (Evt. ophævelse efter fase 1. Rettigheder)

16 Targetpris beregnes efter fase 1 s skitseprojekt & risikoanalyse Targetpris ( Målpris kalkuleret pris ud fra fællesskabets definerede ydelser / leverancer) = Sum af kostpriser tillagt dækningsbidrag (fase 2) + Usikkerhedsbeløb (max. kr. for risici ellers ommer ) + Afholdte fase 1 omkostninger Ved SLUTpris større eller mindre end Targetpris Incitamenter forhandles men oftest: Bygherre: %, Rådgiver: 5-10 % og Entreprenør: % (Rådgiver andel maksimeres i forhandling til fx 10 % af udbetalt honorar)

17

18 Gevinster En sund forretning for alle parter Fælles interesse i optimering Øget teknisk samspil om løsninger og erfaringer Bedre dialog Medspillere, ikke modspillere Tiden (ændringer klares hurtigt, mindre beskrivelser og tilsyn) Risikovurdering er et STORT fælles erfaringsprojekt Der skabes medspillere i stedet for modspillere

19 Succes Samarbejde, samarbejde, samarbejde Åbenhed og Tillid (Inkl. ærlighed og troværdighed) HUSK, at tillid er noget man får Klare og målbare fælles mål Alle parters og medarbejderes erkendelse af egne styrker og svagheder Gensidig respekt (inkl. blandt medarbejdere) Vilje til partnering Begrav Plejer

20 Succes II Kontrol i en partnering består i at alle fastholder fuld åbenhed Ikke kontrol i gængs forstand. Det afgørende er de enkelte medarbejderes åbenhed og ånd over for projektet - Firmaets holdning er ikke nok, men firmaet skal selvfølgelig hele vejen igennem være back up. Løbende målinger af resultater og tilfredshed / åbenhed

21 Risici / Trusler MANGEL på det lige nævnte + Økonomi svigt i det lovede om fx enheds- og afregningspriser + opbrugt usikkerhedsbeløb. En (eller flere) part tænker for meget i EGEN økonomi (pres på projektleder hjemmefra ) Ikke nok fokus på interessentanalyse og risikoanalyse Ikke tilstrækkelig engagement og grundig fase 1 For meget PLEJER hos en (eller flere) part. (Læg de vante roller på hylden)

22 Risici / Trusler II For meget totalentreprenør-tankegang / Egne mål står (for en eller flere parter) over de fælles mål Lukkethed (enkeltpersoner ell. firma) For stærk økonomisk fokus Pres på projektleder hjemmefra + sent i aftaleperioden: Opbrugte beløb til usikkerhed / incitament Leverandør / entreprenør for lidt med i løsninger / optimering Bygherren ikke nok aktiv / kompetent / dygtig

23 Dakolos De Andre Kan Også Læse Og Skrive

24 Partnering er kun en succés, når alle parter har succés Yes, we can foto : Erling Holm ApS

25