Ringkøbing-Skjern Kommune - Bedre planlægning i hjemmeplejen. Rapport

Transkript

1 Ringkøbing-Skjern Kommune - Bedre planlægning i hjemmeplejen Rapport

2 Indholdsfortegnelse Resumé 3 1 Formål og baggrund 4 2 Optimeret planlægning Analysens opbygning og antagelser Scenarier Resultater 10 3 Kommunale biler Nuværende situation Markedsanalyse Økonomi Realisering og forandringsledelse 17 4 Konklusion Konklusion Anbefalinger 21 5 Bilag 22 2

3 mio. kr. Resumé Gennem en række tiltag kan RKSK frigøre op til 7,7 mio. kr. årligt i hjemmeplejen. Denne rapport omhandler en todelt analyse med fokus på optimering og effektivisering af hjemmeplejen i Ringkøbing-Skjern Kommune (RKSK). De to dele af analysen omhandler: 1. Afdækning af optimeringspotentialet ved at benytte automatisk planlægning af borgerbesøg samt potentialerne ved en række organisatoriske ændringer. 2. Økonomiberegning for anskaffelse og brug af flere kommunale biler. Analysens del 1 er gennemført ved at udføre en række computersimuleringer af scenarier, baseret på data udleveret af RKSK, for derefter at sammenligne resultaterne med et basisscenarie der repræsenterer de nuværende forhold i hjemmeplejen. Simuleringerne er baseret på data fra 16. januar 2017 for to af de fem hjemmeplejedistrikter. Resultaterne er efterfølgende perspektiveret til også at omfatte sygeplejen samt alle fem distrikter og afslutningsvis opskrevet til årsniveau. Simuleringerne er udført i samarbejde med konsulentvirksomheden Rapidis. Analysens del 2 er en beregning af hvor meget RKSK kan spare ved at flytte kørsel fra medarbejdernes private biler over i kommunale biler og derved reducere udgifterne til udbetaling af kørselsgodtgørelse. Beregningen er baseret på privatbilkørslen i 2016 og indhentede priser for leasing af kommunale biler. Denne beregning er baseret på data fra alle fem distrikter. Desuden er der foretaget en analyse af overenskomstmæssige forhold og deres konsekvenser for planlægning i hjemmeplejen. Konklusion Resultaterne af analysen vedrørende automatisk planlægning og organisatoriske ændringer indikerer, at der kan opnås tidsfrigørelser og besparelser på op til 7,7 mio. kr. årligt ved en kombination af tiltag, herunder implementering af automatisk planlægningsværktøj, ændret distriktsstruktur og ændret indmødemodel for medarbejderne. Alene implementering af et automatisk planlægningsværktøj kan lede til en tidsfrigørelse blandt udkørende medarbejdere på over timer svarende til ca. 2,25 mio. kr. årligt, baseret på de oplyste medarbejderlønninger, samt en reduktion af udgifter til kørselsgodtgørelse og drift af kommunale biler på ca. 1,5 mio. kr. årligt. Økonomiberegningen for anskaffelse og brug af kommunale biler er positiv og viser, at der kan spares op mod kr. årligt ved at lease biler, fordelt på de fem hjemmeplejedistrikter, og derved reducere den årlige udbetaling af kørselsgodtgørelse på 3,1 mio. kr. markant. På figur 0.1 ses de enkelte bestanddele af den totale frigørelse på 7,7 mio. kr. og besparelsen ved anskaffelse og brug af kommunale biler. Gevinsterne relateret til planlægning er opdelt i tidsfrigørelse og driftsbesparelse. Tidsfrigørelse består af den medarbejdertid der frigøres som følge af et reduceret kørselsbehov, omsat til et monetært beløb. Driftsbesparelser består af reducerede udgifter til drift af kommunale biler og reduceret udbetaling af kørselsgodtgørelse som følge af det reducerede kørselsbehov. Figur 0.1 Årlig frigørelse af midler ,55 1,4 0,85 2,25 Planlægning (tidsfrigørelse) Frokostpause på ruten Ændret indmødemodel Ændret distriktsstruktur Implementering af automatisk planlægningsværktøj 0,05 En detaljeret gennemgang af resultaterne af analyserne findes i kapitel 2 og kapitel 3. Anbefalinger På baggrund af resultaterne af simuleringsanalysen anbefaler Deloitte: at RKSK igangsætter et struktureret projektforløb hvor muligheden for at implementere KMD s automatiske planlægningsværktøj undersøges. at RKSK overvejer en samlet revidering af den nuværende geografiske struktur af alle fem hjemmeplejedistrikter. at RKSK overvejer en indmødemodel hvor medarbejderne starter arbejdsdagen hos borgerne frem for på hjemmeplejecentrene. at RKSK overvejer anskaffelse og brug af flere kommunale biler. Derudover anbefales det, på baggrund af interviews med medarbejdere, at RKSK overvejer at igangsætte en undersøgelse af potentialet ved at bruge ipads eller andre tablets til dokumentationsarbejde, medicinbestilling, mv. hos borgerne. 0,5 0,6 1,5 Planlægning (driftsbesparelse) De nævnte anbefalinger er beskrevet i detaljer i kapitel 4. Anskaffelse og brug af kommunale biler 0,8 Kommunale biler 3

4 1 Formål og baggrund Store geografiske afstande besværliggør kørselsplanlægning og medfører omfattende udbetaling af kørselsgodtgørelse i hjemmeplejen i Ringkøbing-Skjern Kommune. Formål Ringkøbing-Skjern Kommune (RKSK) har bedt Deloitte om at analysere og vurdere potentialerne ved at benytte automatisk planlægning i hjemmeplejen og i samme forbindelse afdække i hvilket omfang en række strukturelle og organisatoriske ændringer kan understøtte en effektivisering i hjemmeplejen. Figur 1.1 Nuværende distriktsinddeling. I en separat analyse vurderes de potentielle besparelser ved at anskaffe og benytte kommunale biler frem for private biler og derved reducere kommunens nuværende udgifter til udbetaling af kørselsgodtgørelse. Nuværende situation I dag planlægges afviklingen af de visiterede ydelser manuelt på daglig basis, i hvert af de fem hjemmeplejedistrikter i kommunen (jf. figur 1.1). Planlægning udmøntes i en daglig køreplan for hver enkelt udkørende medarbejder. Der opleves i dag en række udfordringer i forbindelse med den daglige planlægning. Ved akutte sygemeldinger blandt de udkørende medarbejdere skal den allerede udførte planlægning ofte revideres, hvilket lægger et stort pres på de planlæggende medarbejdere og kan lede til ikke-optimale køreplaner for de udkørende medarbejdere. Planlægningen er desuden præget af de individuelle planlæggeres generelle kompetencer, vaner og fremgangsmåder samt indsigt i områdets geografi. Gennem interviews med hjemmeplejens medarbejdere er det blevet oplyst, at kvaliteten af planlægningen er af varierende kvalitet. Derudover udfordres planlægningen af, at der er afsat en fast normtid á 5 minutter, i gennemsnit, til transport mellem borgere, uanfægtet af afstand der skal tilbagelægges. Det oplyses, at der i distrikter præget af særligt lange afstande mellem borgere regnes med en fast normtid større end 5 minutter, men ikke nok til at undgå, at noget af den planlagte tid hos borgerne inddrages til transport. De store afstande i kommunen, kombineret med udbredt brug af privat bil, fører ligeledes til, at der udbetales uforholdsmæssigt meget kørselsgodtgørelse. I 2016 blev der udbetalt næsten 3,1 mio. kr. i kørselsgodtgørelse, svarende til kilometer, fordelt på 208 medarbejdere. 4

5 2 Optimeret planlægning Afdækning af optimeringspotentiale 5

6 2.1 Analysens opbygning og antagelser Automatisk planlægning kan generere optimerede planer og reducere planlægningsarbejdet. Hvorfor automatisk planlægning? Ved hjælp af automatisk planlægning er det ofte muligt at opnå en tidsfrigørelse i selve planlægningsarbejdet og samtidig generere bedre og mere effektive planer, sammenlignet med manual planlægning. Automatisk planlægning gør brug af avancerede algoritmer der beregner effektive løsninger på komplekse planlægningsopgaver, som fx besøgsplanlægning i hjemmeplejen. Endnu en fordel ved automatisk planlægning er, at der hurtigt kan laves en ny plan i forbindelse med uforudsete hændelser, fx sygemelding blandt personalet, akutbesøg eller nye borgere med kort varsel. Et automatisk planlægningsværktøj vil ikke erstatte en planlæggende medarbejder, men derimod være et assisterende værktøj der kan hjælpe til effektiv og god planlægning. Brug af automatisk planlægning vil desuden give mulighed for bedre budgettering og ressourcestyring, da der i planlægningen benyttes den reelle transporttid mellem borgere hvilket betyder, at de genererede planer er en retvisende gengivelse af virkeligheden, hvorved fx mangel på eller overskud af medarbejdere vil synliggøres med det samme. Denne analyse afdækker effektiviseringspotentialerne ved at overgå fra manuel planlægning til automatisk planlægning af hjemmeplejen i Ringkøbing-Skjern Kommune. Ligeledes afdækkes det hvorvidt en række strukturelle og organisatoriske ændringer påvirker effektiviseringspotentialet. Potentialet forventes at ligge i en optimeret ressourceallokering og sekvensering af borgerbesøg hvorved transportomfanget minimeres. Analysens opbygning I Ringkøbing-Skjern Kommune er hjemmeplejen inddelt i 5 distrikter der hver består af en selvstændig hjemmeplejeenhed (jf. figur 1.1). I analysen omkring anskaffelse af kommunale biler (kapitel 3) fokuseres der på alle 5 distrikter, mens der i nærværende analyse af optimeret planlægning fokuseres på følgende to distrikter, der er udvalgt i samarbejde med RKSK: Ringkøbing-Lem Holmsland-Tim De to udvalgte distrikter grænser op til hinanden, hvorfor en del af analysen vil fokusere på potentialerne ved at sammenlægge distrikterne. Distrikterne er desuden udvalgt på baggrund af deres interne geografiske karakteristika, med det formål at sikre variation og bredde i datagrundlaget. I Ringkøbing-Lemdistriktet er meget af hjemmeplejens arbejde koncentreret omkring Ringkøbing by, hvor afstandene mellem borgerne er relativt små, hvorimod Holmsland-Timdistriktet er præget af store afstande mellem borgere. Analysen bygger på data bestående af planlagte borgerbesøg, tjenesteplaner for medarbejdere, etc. Ved hjælp af computersimulering er det forsøgt at optimere planlægningen så der køres færre kilometer og dermed spares vejtid. Der er simuleret en række alternative scenarier som bl.a. involverer nedbrydning af distriktsgrænser og forskellige indmødemodeller. Simuleringsresultaterne evalueres på kørselsomfanget på tværs af scenarier og sammenlignes med den nuværende situation, gennem et udtræk af den faktisk registrerede kørsel fra bl.a. Carlog. De enkelte scenarier beskrives i detaljer i afsnit 2.2 og simuleringsresultaterne præsenteres i afsnit 2.3. Gennem analyseforløbet har det vist sig, at der har været behov for supplerende dataindsamling og databerigelse i et uforudset omfang, da det bl.a. har været nødvendigt at lave manuel ekstrahering af data fra fx medarbejdernes kørelister. Derfor har det, inden for rammerne af budgettet, kun været muligt at simulere på data fra én dag (mandag den 16. januar 2017), og ikke en sommeruge hhv. vinteruge som oprindeligt planlagt. Formålet med at simulere på data fra både sommer- og vinterhalvåret er at belyse de sæsonrelaterede forskelle, herunder de mange sommerhusgæster i sommerperioden som midlertidigt overflyttes til Ringkøbing-Skjern Kommunes hjemmepleje. Deloitte vurderer imidlertid, at effekterne af tilstrømningen af sommerhusgæster er minimale hvad angår optimeringspotentiale, da sommerhusgæsterne hovedsageligt er koncentreret omkring et isoleret område ved Søndervig og Hvidesande. Desuden viser en analyse af de planlagte besøg, at variationen hen over en hel uge er minimal, hvorfor der ikke vurderes at være nævneværdig risiko forbundet med kun at analysere én dag frem for en uge. I uge 3, 2017 varierede det daglige antal borgerbesøg med kun 10% hen over hverdagene og derudover er den geografiske fordeling af besøgene så godt som identisk på tværs af alle ugens dage (jf. bilag 2). Dertil kommer, at antal borgerbesøg i det datasæt der er benyttet i simuleringen afviger fra månedens daglige gennemsnit med kun 0,34 standardafvigelser, svarende til 1%. Dette underbygger, at den ene dag der simuleres er yderst repræsentativ. 6

7 2.1 Analysens opbygning og antagelser Analysen indeholder en række antagelser og simplificeringer hvis effekter er indregnet i resultaterne. Antagelser og simplificeringer På baggrund af en række datamangler og komplekse forhold i måden hvorpå borgerbesøg planlægges og afvikles, har det i simuleringsmodellen været nødvendigt at foretage en række antagelser og simplificeringer, som alle er aftalt med RKSK. Det skal bemærkes, at antagelserne og simplificeringer kun er gældende for simuleringerne foretaget i denne analyse. Der er gjort en række antagelser om hvilke tidsvinduer de forskellige ydelser må udføres i. Nogle ydelser antages at være meget tidsfølsomme, mens andre ydelser er mindre følsomme og kan planlægges fleksibelt. En komplet ydelsesoversigt og antagelser om i hvilke tidsvinduer de må udføres findes i Bilag 1. Cirka 1% af de planlagte borgerbesøg involverer 2 medarbejdere. Da det teknisk set er vanskeligt at simulere dette forhold korrekt, uden at indføre omfattende bindinger, udelades denne detalje i simuleringen og det antages at de pågældende borgerbesøg kun involverer én medarbejder. Der foreligger ikke en fuldstændig oversigt over hvilke typer borgerbesøg der kan/må udføres af assistenter hhv. hjælpere. Derfor benyttes der i simuleringen en fordeling svarende til den fordeling der kan konstateres i det forelagte dataudtræk over planlagte besøg. Indregning af usikkerhedsfaktor På baggrund af de nævnte antagelser og simplificeringer, og for at tage højde for, at simuleringsresultaterne er baseret på én dags data fra to ud af fem distrikter og derefter perspektiveret til alle fem distrikter på årsniveau, er der i simuleringsresultaterne indregnet en usikkerhedsfaktor på 30%. Formålet er at opnå konservative resultater med høj konfidens, på trods af diverse simplificeringer og usikkerheder i simuleringen og datamaterialet. Helt konkret er faktoren indregnet ved, i hvert scenarie, at lægge 30% til det antal kørte kilometer som simuleringsmodellen rapporterer. Når simuleringsresultaterne derefter sammenlignes med det antal kørte kilometer der observeres i dag, underestimeres det faktiske effektiviseringspotentiale. Faktorens størrelse på netop 30% er baseret på en helhedsvurdering af omfanget af usikkerheder i datagrundlaget, simplificeringer og antagelser i simuleringsmodellen samt usikkerhederne ved at perspektivere resultaterne fra én dag til årsniveau. Eksempelvis kan det nævnes, at der ved en stikprøvegennemgang af kørsel registreret i Carlog sammenlignet med længden af medarbejdernes planlagte ruter (som udgør størstedelen af datagrundlaget for basisscenariet), blev der observeret afvigelser på 5-10%. Dette eksempel er blot én af de faktorer der indgår i helhedsvurderingen som usikkerhedsfaktorens størrelse er baseret på. Der foreligger ikke en nøjagtig og fuldstændig oversigt over hvornår en given medarbejder tilbagelægger sin rute til fods eller på cykel frem for i bil. Derfor antages det i simuleringerne, at al transport foregår i bil. En række af medarbejderne i det forelagte datagrundlag er ikke længere ansat, hvorfor deres hjemmeadresse ikke forefindes. Derfor antages det i simuleringen, at disse medarbejdere altid kører ud fra hjemmeplejeenhedens center. Ønsket om at begrænse antallet af forskellige medarbejdere som besøger en given borger er ikke reflekteret i simuleringen, da dette ikke umiddelbart er teknisk muligt. Derudover er der heller ikke taget højde for, at nogle bestemte borgere og medarbejdere, af personlige årsager, ikke må matches. Sidstnævnte skyldes, at der ikke foreligger tilstrækkelige detaljer om dette. 7

8 2.2 Scenarier Der analyseres 5 scenarier der involverer automatisk planlægning og organisatoriske ændringer. Der er analyseret en række scenarier med henblik på at afdække optimeringspotentialet ved at benytte automatisk planlægning samt potentialerne ved ændring af følgende organisatoriske parametre: Distriktsgrænser Indmødemodel Planlægning af frokostpause Fælles for alle scenarier er, at de involverer brugen af automatisk planlægning. Dertil kommer de førnævnte organisatoriske ændringer. Ændring af distriktsgrænser har en indflydelse på ruteplanlægningen i distrikterne. I scenarieanalysen simuleres en total nedbrydelse af grænsen mellem de to distrikter, hvorved der gives størst mulig frihed i ruteplanlægning hvilket giver mulighed for identifikation af de mest optimale ruter. Ved at ændre indmødemodellen, så medarbejderne starter arbejdsdagen hos den første borger på deres rute, frem for først at møde centralt på hjemmeplejecenteret, kan kørselsbehovet potentielt reduceres. Kombinationen af ovenstående tiltag giver i alt 4 konkrete scenarier som illustreret på figur 2.1. Derudover er der analyseret et scenarie hvor det afdækkes hvilket potentiale der ligger i at medarbejderne holder frokostpause undervejs på deres ruter frem for at køre til hjemmeplejecentrene for at holde pausen. Figur 2.1 Opbygning af scenarier Automatisk planlægning Eksisterende distrikter Samlet distrikt Frokost på ruten (3) Centralt indmøde (1.1) Start hos borger (1.2) Centralt indmøde (2.1) Start hos borger (2.2) De 5 scenarier er beskrevet i Tabel 2.1 nedenfor. Tabel 2.1 Beskrivelse af scenarier Scenarie Scenarie 1.1 Scenarie 1.2 Scenarie 2.1 Scenarie 2.2 Scenarie 3 Beskrivelse Nuværende distriktsinddeling bevares, og medarbejderne starter arbejdsdagen på hjemmeplejecentrene. Dette scenarie beskriver således den nuværende situation, dog med automatisk planlægning med ruteoptimering frem for manuel planlægning. Nuværende distriktsinddeling bevares, og medarbejderne starter arbejdsdagen hos en borger frem for på hjemmeplejecentrene. Transporten fra medarbejderens hjem til borgeren regnes ikke som arbejdstid. De to distrikter lægges sammen til ét samlet distrikt, og medarbejderne starter arbejdsdagen på hjemmeplejecentrene. De to distrikter lægges sammen til ét samlet distrikt, og medarbejderne starter arbejdsdagen hos en borger frem for på hjemmeplejecentrene. Transporten fra medarbejderens hjem til borgeren regnes ikke som arbejdstid. Medarbejdernes frokostpause afholdes på ruten, frem for på hjemmeplejecentrene. Eksisterende distriktsgrænser bevares og medarbejderne starter arbejdsdagen på hjemmeplejecentrene. På næste side beskrives en række overenskomstmæssige forhold og deres betydning for de analyserede tiltag i de fem scenarier. 8

9 2.2 Scenarier Der er ikke identificeret overenskomstmæssige forhold som hindrer de analyserede tiltag. Deloitte har identificeret en række forhold i gældende overenskomster, som vurderes at have særlig betydning for planlægningen i hjemmeplejen og brug af automatisk planlægning: Af aftale 79.01, 3, stk. 2 og 3 fremgår det, at tjenesteplanerne der specificerer medarbejdernes arbejdsdage og fridage skal have en varighed af mindst 4 uger og drøftes og udleveres senest 4 uger før ikrafttræden, hvilket betyder, at der skal allokeres ressourcer 4-8 uger frem i tiden. Dette medfører en relativt lav fleksibilitet i planlægningsarbejdet og kan føre til unødvendige udgifter enten i form af overflødig arbejdskraft eller brug af vikarer i forbindelse med forstyrrelser, fx sygemeldinger eller ændrede ydelser/visitationer. Deloitte vurderer ikke, at dette forhold har væsentlig negativ effekt på planlægning i Ringkøbing-Skjern Kommunes hjemmepleje. Af aftale 79.01, 4, stk. 3 fremgår det, at medarbejderne ugentligt skal have to sammenhængende fridøgn á timers varighed. Det fremgår ligeledes, at fridøgnsperioden kan opdeles i to kortere perioder såfremt hviletiden nedsættes til 8 timer, hvilket kan gøres i en lokalaftale. En opdeling af fridøgnsperioden vil øge fleksibiliteten af medarbejderne og potentielt give mulighed for bedre planlægning. Af aftale 79.01, 4, stk. 6 fremgår det, at delt tjeneste (tjeneste der er adskilt af mere end 1 times pause) skal undgås. Delt tjeneste må ikke forekomme i aften-/nattjeneste. Hvor delt tjeneste ikke kan undgås betales 33,79 kr. pr. dag. Ved brug af automatisk planlægning kan det ikke udelukkes, at delt tjeneste vil forekomme i de automatisk genererede planer. Derfor kan det være nødvendigt at udbetale den førnævnte ydelse, eller alternativt, at foretage manuelle ændringer i planerne for at forhindre delt tjeneste. Såfremt antallet af medarbejdere er afstemt i forhold til visiterede ydelser, vurderes det dog, at delt tjeneste ikke vil forekomme i nævneværdigt omfang ved brug af automatisk planlægning. Der er ikke fundet overenskomstmæssige forhold som direkte hindrer tiltagene i de fem analyserede scenarier. På næste side præsenteres resultaterne af scenarieanalysen. 9

10 2.3 Resultater Ved hjælp af automatisk planlægning og organisatoriske ændringer kan kørselsbehovet i hjemmeplejen reduceres med op til 45-55%. De fire simulerede scenarier sammenlignes med et basisscenarie som ikke er en simulering, men derimod repræsenterer den nuværende situation gennem en opgørelse af kørte kilometer på baggrund af data fra Carlog og medarbejdernes planlagte ruter. Som beskrevet i afsnit 2.1 er der i simuleringsresultaterne indarbejdet en usikkerhedsfaktor på 30% dels for at tage højde for diverse konkrete antagelser og simplificeringer og for at kompensere for usikkerheden forbundet med at simulere blot én dag i to distrikter for derefter at perspektivere resultaterne til alle distrikter på årsniveau. Resultaterne fremgår af tabel 2.2 nedenfor. Det angivne antal kørte kilometer i hvert af de fem scenarier indeholder tillægget på 30%. Tabel 2.2 Resultater af simuleringer Scenarie Antal kørte km. Reduktion ift. nuværende situation Nuværende situation ca Scenarie 1.1 Eksisterende distrikter, centralt indmøde. Scenarie 1.2 Eksisterende distrikter, start hos borger. Scenarie 2.1 Samlet distrikt, centralt indmøde. Scenarie 2.2 Samlet distrikt, start hos borger. Scenarie 3 Frokostpause på ruten, eksisterende distrikter, centralt indmøde. ca % ca % ca % ca % ca % Implementering af automatisk planlægning Resultaterne af scenarie 1.1 giver en indikation af hvor meget der kan effektiviseres ved at benytte automatisk planlægning frem for manuel planlægning. Som det fremgår af tabel 2.2 kan antal kørte kilometer reduceres med ca. 25%. I de to distrikter svarer dette til en reduktion på i alt cirka 12 timer pr. dag eller knap 15 minutter pr. medarbejder pr. dag. Baseret på medarbejdernes gennemsnitlige timeløn svarer denne tidsfrigørelse til cirka kr. årligt. Dertil kommer en økonomisk besparelse i form af reducerede udgifter til kørselsgodtgørelse/drift af kommunale biler, svarende til cirka kr. årligt, baseret på en skønnet udgift på 2,50 kr. pr. km. I alt giver dette en samlet tidsfrigørelse og besparelse på cirka kr. årligt. Sammenlægning af distrikter Sammenlignes resultatet af scenarie 2.1 med resultatet af scenarie 1.1 fås en indikation af hvor meget der kan effektiviseres ved at sammenlægge hjemmeplejedistrikterne. Som det fremgår af tabel 2.2 opnås en forbedring på ca. 35% i forhold til basis, svarende til en yderligere forbedring på 10% i forhold til scenarie 1.1 der alene repræsenterer potentialerne ved brug af automatisk planlægning. Konkret betyder det, at sammenlægning af de to distrikter kan give en tidsfrigørelse fra kørsel på 6 minutter pr. medarbejder pr. dag, svarende til kr. årligt samt en økonomisk besparelse på kr. årligt som følge af reduceret kørselsbehov. Realisering af tidsfrigørelse og den økonomiske besparelse forudsætter, at den ændrede distriktsstruktur udnyttes i planlægningen. Det vurderes, at det fulde potentiale ved sammenlægning af distrikter eller andre ændringer af distriktsgrænser, ikke afspejles i simuleringsresultaterne da der kun fokuseres på 2 af de 5 hjemmeplejedistrikter. Det forventes, at der er yderligere synergieffekter hvis distriktsgrænseændringer foretages i alle 5 distrikter. Indmøde hos borger Sammenlignes resultatet af scenarie 1.2 med resultatet af scenarie 1.1 fås en indikation af hvor meget der kan effektiviseres hvis medarbejderne starter deres arbejdsdag hos første borger på deres rute frem for første at møde ind på hjemmeplejecenteret. Som det fremgår af tabel 2.2 opnås en forbedring på ca. 40% i forhold til basis, svarende til en yderligere forbedring på 15% i forhold til scenarie 1.1 der alene repræsenterer potentialerne ved brug af automatisk planlægning. Konkret betyder det, at der kan opnås en tidsfrigørelse fra kørsel på ca. 10 minutter pr. medarbejder pr. dag, svarende til kr. årligt, samt en økonomisk besparelse på ca kr. årligt som følge af reduceret kørselsbehov, hvis medarbejderne starter arbejdsdagen hos en borger frem for at møde ind på hjemmeplejecenteret først. Det skal bemærkes, at indmøde hos borgerne delvist udelukker brug af kommunale biler, da medarbejderne ikke starter arbejdsdagen på hjemmeplejecentrene. Brug af privat bil frem for kommunal bil er forbundet med en merudgift for RKSK som modregnes gevinsterne beskrevet ovenfor. Hvis det antages, at al kommunal kørsel i simuleringen overgår til kørsel i privat bil er merudgiften cirka kr. årligt. Merudgiften indgår i den videre resultatpræsentation og behandling. 10

11 2.3 Resultater RKSK kan årligt frigøre mellem og medarbejdertimer i hjemmeplejen samt spare op til 2,15 mio. kr. gennem reducerede udgifter til kørsel. Frokostpause på ruten Resultaterne af scenarie 3 giver en indikation af gevinsterne ved at alle medarbejdere holder frokostpause på deres rute frem for at køre tilbage til hjemmeplejecenteret og afholde pausen der. Deloitte har undersøgt forelagt overenskomstrelateret materiale og kan konstatere, at der ikke nævnes forhold der forhindrer afholdelse af frokostpauser andetsteds end hjemmeplejecentrene. Som det fremgår af tabel 2.2 opnås en forbedring på ca. 30% i forhold til basis, svarende til en yderligere forbedring på 5% i forhold til scenarie 1.1 der alene repræsenterer potentialerne ved brug af automatisk planlægning. Konkret betyder det, at der kan opnås en tidsfrigørelse på ca. 4 minutter pr. medarbejder pr. dag, svarende til kr. årligt, samt en økonomisk besparelse på ca kr. årligt som følge af reduceret kørselsbehov. En tidsfrigørelse på 4 minutter pr. medarbejder pr. dag ved afholdelse af frokostpausen på ruten kan ved første øjekast virke lav. Forklaringen skal findes i, at analysen indikerer, at der også kan spares et antal årsværk blandt de udkørende medarbejdere, sammenlignet med scenarie 1.1. Det nøjagtige antal årsværk kan ikke beregnes med sikkerhed, men der er indikationer på, at antallet kan reduceres med op til 20%. Opsamling I tabellen nedenfor er potentialerne i de enkelte scenarier angivet, opdelt på medarbejdertid hhv. kørselsomkostninger i form af kørselsgodtgørelse og drift af kommunale biler. Tabel 2.3 Oversigt over potentialer. Scenarie Medarbejdertid (kørsel) timer pr. år Frigørelse ift. nuværende situation Medarbejdertid (kørsel) kr. pr. år Kørselsgodtgørelse og drift af kommunale biler kr. pr. år Total kr. pr. år Scenarie 1.1 ca ca ca ca Scenarie 1.2 ca ca ca ca Scenarie 2.1 ca ca ca ca Scenarie 2.2 ca ca ca ca Scenarie 3 ca ca ca ca Perspektivering af resultater Simuleringsanalysen er som nævnt baseret på to af de fem hjemmeplejedistrikter i Ringkøbing-Skjern Kommune. Analysen omfatter ikke sygeplejen. Antal borgerbesøg i sygeplejen svarer til cirka 13% af antallet af besøg i hjemmeplejen. Derfor er resultaterne opskrevet med 13% for at inkludere sygeplejen. Herefter opskrives resultaterne til at inkludere alle fem distrikter i kommunen. Kørselsbehovet i de to analyserede distrikter udgør cirka 40% af det totale kørselsbehov i alle fem distrikter. Resultaterne er derfor multipliceret med en faktor 2,5, da effektiviseringspotentialerne er direkte afhængige af kørselsomfanget. Der er en vis usikkerhed forbundet med at perspektivere resultaterne lineært ud fra de beskrevne sammenhænge, men det vurderes, at de nævnte sammenhænge er det bedst tilgængelige grundlag for en perspektivering af resultaterne. Det skal bemærkes, at usikkerhedsfaktoren beskrevet i afsnit 2.1 er indarbejdet for at imødekomme, blandt andet, netop denne usikkerhed. De perspektiverede resultater ses i tabel 2.4 herunder. Tabel Oversigt over potentialer (perspektiveret). Frigørelse ift. nuværende situation Scenarie Medarbejdertid (kørsel) timer pr. år Medarbejdertid (kørsel) kr. pr. år Kørselsgodtgørelse og drift af kommunale biler kr. pr. år Total kr. pr. år Scenarie 1.1 ca ca ca ca Scenarie 1.2 ca ca ca ca Scenarie 2.1 ca ca ca ca Scenarie 2.2 ca ca ca ca Scenarie 3 ca ca ca ca Af tabellen ses det, at det er muligt at opnå en tidsfrigørelse og økonomisk besparelse på op til 7,7 mio. kr. årligt (scenarie 2.2). Desuden ses det, at alene implementering og brug af et automatisk planlægningsværktøj kan lede til en total tidsfrigørelse og økonomiske besparelse svarende til 3,75 mio. kr. årligt (scenarie 1.1). I kapitel 4 sammenlignes de fundne resultater med resultaterne af økonomiberegningen vedrørende anskaffelse og brug af kommunale biler. Desuden indeholder kapitlet konkrete anbefalinger på baggrund af analyserne. 11

12 3 Kommunale biler Økonomi ved anskaffelse og brug af kommunale biler 12

13 3.1 Nuværende situation I 2016 udbetalte RKSK 3,1 mio. kr. i kørselsgodtgørelse til ansatte i hjemmeplejen. Ringkøbing-Skjern Kommunes hjemmepleje er i øjeblikket i besiddelse af 44 kommunale biler fordelt på kommunens fem distrikterne. Bilerne kører i alt cirka 1,7 mio. kilometer årligt. Det resterende trafikarbejde udgøres af kørsel i privat bil og på cykel eller til fods. I de fem distrikter blev der i 2016 kørt cirka kilometer i privat bil og udbetalt tilhørende kørselsgodtgørelse på i alt cirka 3,1 mio. kr. Satserne for udbetaling af kørselsgodtgørelse er faldet fra 2016 til 2017, jf. tabel 3.1. Tabel 3.1 Satser for udbetaling af kørselsgodtgørelse Høj sats Første km (kr./km) Som følge af de nye satser falder udbetalingen af kørselsgodtgørelse til hjemmeplejens medarbejdere med cirka kr., i forhold til 2016, jf. tabel 3.2 nedenfor. Tabel 3.2 Udbetalt kørselsgodtgørelse Lav sats > km og ikkeborgerrelateret kørsel (kr./km) ,63 1, ,53 1,93 Total kørselsgodtgørelse (kr.) Antal medarbejdere Godtgørelse pr. medarbejder (kr.) Tabel 3.3 Fordeling af udbetalt kørselsgodtgørelse (2016). Antal medarbejdere < kr kr kr. > kr Det vurderes, at udgifterne til udbetaling af kørselsgodtgørelse kan reduceres markant ved at anskaffe yderligere et antal kommunale biler og flytte en del af den resterende kørsel i privat bil over i de kommunale biler. I denne analyse fokuseres der på anskaffelse gennem leasing frem for køb. Årsagen er, at det er muligt at fremskaffe konkrete leasingpriser, hvorved analysen kan baseres på priser der med sikkerhed er realiserbare for RKSK. Desuden vurderes leasingløsningen som værende fordelagtig, da der i leasingaftalerne er samlet en række ydelser og services, fx forsikring, serviceaftale, dækaftale, vejhjælp og erstatningsbil, mv. Ved at indgå en leasingaftale frem for at købe kommunale biler kan RKSK derved undgå en række administrative opgaver forbundet med indhentning og vedligehold af disse ydelses- og serviceaftaler. Gennem leasing frem for køb kan det desuden sikres, at kommunen konstant er i besiddelse af en moderne og miljøvenlig bilflåde * *: Ved 2017-satser og uændret kørselsbehov. Der er en meget stor spredning i den udbetalte kørselsgodtgørelse pr. medarbejder. Nogle medarbejdere vil alene kunne finansiere en kommunal bil, mens andre medarbejdere kun kører i privat bil i meget begrænset omfang. I tabel 3.3 ses en oversigt over hvordan den udbetalte kørselsgodtgørelse i 2016 var fordelt. 13

14 3.2 Markedsanalyse For at sikre et retvisende grundlag tages der udgangspunkt i information fra Danmarks største udbyder af leasing af kommunale biler, Kommuneleasing. Økonomien beregnes med afsæt i de i 2017 gældende satser for kørselsgodtgørelse, jf. tabel 3.3, og leasingpriser fra Kommuneleasing, som er Danmarks største udbyder af leasingaftaler til kommuner og regioner. I tabel 3.4 ses eksempler på bilmodeller og tilhørende leasingpriser. Tabel 3.4 Bilmodeller og omkostninger Model Totalomkostning (kr./km) VW UP Move HK 1,48 Renault Clio 1,5 DCI 90 Zen Fleet 1,48 Ford Fiesta 1.5 TDCI 95 Trend Econetic 1,50 Suzuki Celerio 1.0 Comfort 1,56 Citroen C ,58 Renault Clio 0.9 TCE 90 Zen Fleet 1,60 Det er muligt at indgå leasingaftaler med et forbrug på mindre end km/år. I økonomiberegningen, som er beskrevet på næste side, indgår leasingaftaler med et forbrug ned til km/år. I forbindelse med en række interviews af udkørende medarbejdere i de to hjemmeplejedistrikter har Deloitte fået indsigt i hvad medarbejderne vægter højt ved valg af bilmodel. Uafhængigt af hinanden har alle medarbejdere nævnt indstigningshøjde, kørekomfort og bagageplads til løfteudstyr mm. som værende de vigtigste parametre. På denne baggrund tages der i beregningen udgangspunkt i leasing af modellen Ford Fiesta, som antages at være et tilfredsstillende valg for størstedelen af medarbejderne da den er rummelig og fleksibel i forhold til sædeindstilling mv. I beregningen vil der ligeledes indgå en vurdering af meromkostningerne ved at supplere med leasing af den større model Renault CAPTUR som har højere indstigning og større bagagerum. Begge modeller tilhører de energivenlige klasser og kører 31,3 km/liter hhv. 25,6 km/liter. Figur 3.1 Ford Fiesta (tv), Renault CAPTUR (th) Toyota Aygo 1.0 1,60 Toyota Yaris 1.0 T2 1,63 Toyota Yaris 1.5 Hybrid H2 automatgear 1,68 Renault CAPTUR 1.5 DCI 90 (Van, 2 personer) 1,78 Renault CAPTUR 0.9 TCE 90 (Van, 2 personer) 1,90 Kilde: Materiale modtaget fra Kommuneleasing i december Kilde: MSN.com, Totalomkostningerne angivet i tabellen forudsætter en leasingaftale på 48 måneder og et forbrug på km/år og inkluderer følgende: Service/vedligehold Dækaftale Ansvars- og kaskoforsikring Vejhjælp og erstatningsbil Ejerafgift Estimeret brændstofforbrug 14

15 3.3 Økonomi I RKSK er der grundlag for at anskaffe yderligere kommunale biler fordelt på hjemmeplejens distrikter. Det anses ikke som værende realistisk at eliminere al kørsel i privat bil, da det ikke er rentabelt at stille kommunale biler til rådighed til samtlige medarbejdere i og med at flere medarbejdere har et meget begrænset kørselsbehov. Baseret på oplysninger fra Kommuneleasing vurderes det, at grænsen for hvornår det er rentabelt at lease en kommunal bil frem for at betale kørselsgodtgørelse ligger på cirka km/år. I beregningen af det anbefalede antal kommunale biler tages der udgangspunkt i privatbilkørslen i 2016, med fokus på medarbejdere der i 2016 kørte cirka km. eller mere i privat bil, da hver af disse personers kørselsbehov næsten enehændigt kan finansiere leasing af en kommunal bil. Dette vil typisk være medarbejdere på dagvagt. Det antages at det resterende kørselsbehov for hvert køretøj kan opfyldes af yderligere én eller flere medarbejdere der ikke har sammenfaldende arbejdstider med førstnævnte medarbejder, fx medarbejdere på aften- eller nattevagter eller dagvagter på dage hvor førstnævnte medarbejder har fri. I tabel 3.5 ses en række leasingeksempler som danner grundlag for beregning af besparelsespotentialet. Da 98% af den i 2016 udbetalte kørselsgodtgørelse var til høj sats, og da der antages et uændret kørselsbehov, indgår den lave sats ikke i beregningen af besparelsespotentialet. Tabel 3.5 Leasingeksempler. Model Km/år Totalomkostning (kr./km) Besparelse ift. høj sats 2017 (kr./km) Ford Fiesta 1.5 TDCI 95 Trend Econetic ,80 0,73 Ford Fiesta 1.5 TDCI 95 Trend Econetic ,10 1,43 Ford Fiesta 1.5 TDCI 95 Trend Econetic ,50 2,03 Renault CAPTUR 1.5 DCI 90 (2 pers.) ,20 0,33 Renault CAPTUR 1.5 DCI 90 (2 pers.) ,45 1,08 Renault CAPTUR 1.5 DCI 90 (2 pers.) ,85 1,68 På baggrund af den i 2016 registrerede privatbilkørsel for i alt 208 medarbejdere vurderes det, at der er potentiale for anskaffelse af i alt 40 kommunale biler, fordelt på de fem hjemmeplejedistrikter, jf. tabel 3.6 nedenfor. Tabel 3.6 Leasingpotentiale fordelt på hjemmeplejeenheder (konservativ beregning). Hjemmeplejeenhed km/år Leasingpotentiale (antal biler) km/år Ringkøbing-Lem Holmsland Tim Skjern Tarm-Hemmet km/år Videbæk Hvis der udelukkende leases modellen Ford Fiesta vil RKSK kunne opnå en besparelse på cirka kr. årligt. Ved leasing af modellen Renault CAPTUR vil besparelsen være cirka kr. årligt. De beregnede besparelser er konservative vurderinger og skal betragtes som et minimumpotentiale. Deloitte vurderer, at det i realiteten er muligt at flytte endnu flere kilometer fra privatbilkørsel til kommunalbilkørsel. Desuden er det muligt, at kørslen i kommunale biler kan fordeles på færre køretøjer end angivet i tabellen ovenfor, hvorved der opnås en større besparelse pr. km. I en alternativ beregning, hvor yderligere kørsel flyttes fra privat til kommunal bil, og hvor kørslen er fordelt på 35 køretøjer i stedet for 40, er besparelsespotentialet cirka kr. årligt ved leasing af Ford Fiesta og cirka kr. årligt ved leasing af Renault CAPTUR. Sammensætningen af biler i denne beregning kan ses i tabel 3.7 på næste side. Det skal bemærkes, at ovenstående beregninger ikke inkluderer udgifter til selvrisiko ved skader på bilerne. På næste side angives de forventede udgifter til selvrisiko det deraf følgende nettobesparelsespotentiale. 15

16 3.3 Økonomi Ved leasing af køretøjer vil RKSK kunne spare op til kr. årligt gennem reducerede udgifter til kørselsgodtgørelse. Tabel 3.7 Leasingpotentiale fordelt på distrikter (alternativ beregning). Hjemmeplejeenhed km/år Leasingpotentiale (antal biler) km/år km/år Ringkøbing-Lem Holmsland Tim Skjern Yderligere besparelser I dag har RKSK allerede i alt 44 kommunale biler fordelt på de fem hjemmeplejedistrikter. Størstedelen af disse biler er ejet af kommunen. Der ligger muligvis et besparelsespotentiale i også at udskifte disse ejede biler med leasede biler. Ikke alene er kan der potentielt realiseres en økonomisk gevinst; der også være en administrativ gevinst forbundet med udelukkende at have leasede biler frem for både at have både ejede og leasede biler. For at vurdere besparelsespotentialet er der behov for en selvstændig og dybdegående analyse af den nuværende bilpark og dennes driftsomkostninger, restværdi, mv., hvilket ikke omfattes af nærværende analyse. Tarm-Hemmet Videbæk De økonomiske konsekvenser af de i tabel 3.6 hhv. 3.7 angivne leasingeksempler ses i tabel 3.8 herunder. I beregningen indgår den skønnede udgift til selvrisiko ifm. skader på bilerne. På baggrund af forelagte opgørelser kan det konstateres, at der i 2016 var udgifter til selvrisiko på cirka kr. pr. kommunal bil. Hvis der antages et uændret skadeomfang og tilsvarende selvrisiko i forsikringsaftalerne ved yderligere leasing af kommunale biler, kan RKSK forvente en udgift til selvrisiko på cirka kr. årligt fordelt på køretøjer (jf. tabel 3.6 og 3.7). Tabel 3.8 Oversigt over besparelsespotentialer, inkl. udgifter til selvrisiko. Beregning Antal køretøjer Antal kilometer Ford Fiesta Årlig besparelse (kr.) Renault CAPTUR Konservativ (tabel 3.5) Alternativ (tabel 3.6) Af tabellen ses det, at RKSK s nettobesparelsespotentiale er op til kr. årligt. 16

17 3.4 Realisering og forandringsledelse Kørselspolitik og opbakning fra medarbejderne skal sikre, at besparelsen ved anskaffelse af flere kommunale biler realiseres. Kørselspolitik Hvis den beregnede besparelse ved anskaffelse og brug af kommunale biler skal realiseres er det nødvendigt, at der udstikkes regler og politikker der sikrer, at de kommunale biler benyttes i tilstrækkeligt omfang. Der kan fx være tale om følgende tiltag: Klare retningslinjer for hvornår en medarbejder må benytte sin private bil frem for en kommunal bil. Kørselsgodtgørelse udbetales til lav sats i videst mulige omfang. Et fleksibelt og gennemskueligt system til booking/allokering af de kommunale biler, så der sikres høj udnyttelsesgrad. Det skal bemærkes, at brug af kommunale biler frem for private biler som udgangspunkt ikke er foreneligt med en indmødemodel hvor medarbejdere starter arbejdsdagen hos den første borger på ruten, frem for på hjemmeplejecenteret. Det skyldes, at dette ville kræve, at medarbejdere tager de kommunale biler med hjem efter afslutning af dem foregående arbejdsdag, hvorved bilerne ikke står til rådighed for andre medarbejdere. Forandringsledelse Gennem interviews med medarbejdere i Ringkøbing-Skjern Kommunes hjemmepleje er det blevet oplyst, at nogle medarbejdere foretrækker at bruge kommunens biler, mens andre foretrækker at køre i deres egen private bil. Udbetaling af kørselsgodtgørelse er den primære årsag til, at nogen foretrækker at køre i privat bil. Der er derfor risiko for, at tiltagende brug af kommunale biler og dermed reduktion af brugen af privat bil, vil blive mødt med skepsis fra en række medarbejdere. Det anbefales derfor, at der i kommunikationen med medarbejderne fokuseres på de positive effekter ved at have en stor og moderne kommunal bilpark, herunder de økonomiske besparelser, hensyntagen til miljøet og komforten som medarbejderne vil opleve i de moderne biler. 17

18 4 Konklusion Samlet konklusion og anbefalinger 18

19 4.1 Konklusion Gennem en række tiltag kan RKSK frigøre op til 7,7 mio. kr. årligt i hjemmeplejen. Optimeret planlægning I tabellen nedenfor ses hovedresultaterne af scenarieanalysen vedrørende optimeret planlægning, opskrevet til også at inkludere sygeplejen samt alle fem distrikter. Detaljerede beskrivelser af scenarierne findes i afsnit 2.2. Tabel 4.1 Oversigt over potentialer ved optimeret planlægning. Scenarie Medarbejdertid (kørsel) timer pr. år Frigørelse ift. nuværende situation Medarbejdertid (kørsel) kr. pr. år Kørselsgodtgørelse og drift af kommunale biler kr. pr. år Total kr. pr. år Scenarie 1.1 ca ca ca ca Scenarie 1.2 ca ca ca ca Scenarie 2.1 ca ca ca ca Scenarie 2.2 ca ca ca ca Scenarie 3 ca ca ca ca Ud fra tallene i ovenstående tabel ses det, at scenarie 2.2, som inkluderer automatisk planlægning, sammenlægning af distrikter og indmøde hos borger, leder til den største frigørelse. Derudover er det vigtigt at bemærke, at der i scenarie 3 (afholdelse af frokostpause på ruten), udover de angivne besparelser, med stor sandsynlighed også kan spares adskillige årsværk blandt de udkørende medarbejdere, hvorfor det totale besparelsespotentiale i dette scenarie må forventes at være væsentligt større. Anskaffelse af kommunale biler I tabellen nedenfor ses de identificerede besparelsespotentialer ved leasing af kommunale biler. Tabel 4.2 Oversigt over besparelsespotentiale ved leasing af kommunale biler. Beregning Antal køretøjer Antal kilometer Ford Fiesta Årlig besparelse (kr.) Renault CAPTUR Konservativ (tabel 3.5) Alternativ (tabel 3.6) Af tabellen fremgår det, at der kan spares op til kr. årligt ved anskaffelse og brug af flere kommunale biler og derved reducere udbetalingen af kørselsgodtgørelse. I beregningen er der taget udgangspunkt i to forskellige bilmodeller. Det er naturligvis muligt at vælge en vilkårlig fordeling af de to modeller og opnå en besparelse inden for de beregnede intervaller. Som beskrevet i kapitel 3 er RKSK allerede i besiddelse af 44 kommunale biler hvoraf størstedelen er ejet af kommunen. Der ligger muligvis et besparelsespotentiale i også at udskifte disse ejede biler med leasede biler. En afdækning af dette potentiale kræver en dybdegående analyse af driftsomkostninger og udgifter til forsikring for de ejede biler, hvilket ikke er omfattet af nærværende analyse. På næste side opsummeres potentialet og fordele/ulemper ved samtlige tiltag. 19

20 4.2 Konklusion De analyserede tiltag har varierende potentialer, implementeringsomkostninger og sværhedsgrad. Oversigt over tiltag I skemaet nedenfor ses de identificerede og analyserede tiltag, med en angivelse af fordele og ulemper samt effektiviseringspotentiale, implementeringsomkostninger og sværhedsgrad. Sidstnævnte dækker over hvor besværlig og/eller kompliceret det er at realisere tiltaget, både praktisk og organisatorisk. Implementeringsomkostninger og sværhedsgrad er baseret på Deloittes kvalitative vurderinger, med undtagelse af omkostninger ved implementering af automatisk planlægningsværktøj som er oplyst af KMD. Tabel 4.3 Oversigt over tiltag Tiltag Fordele Ulemper Effektiviseringspotentiale Implementeringsomkostninger Sværhedsgrad Implementering af automatisk planlægningsværktøj Markant effektivisering af ruter og selve planlægningsarbejdet. Mulighed for hurtig re-planlægning ved fx sygemeldinger. Succesfuld implementering kræver omfattende research, analyser og tests. Anskaffelses- og driftsomkostninger kr./år kr kr./måned Sammenlægning af distrikter Mere effektiv ressourceallokering. Større fleksibilitet i planlægning. Fuld realisering af gevinsten kræver implementering af automatisk planlægningsværktøj kr./år Frokostpause på ruten Markant tidsfrigørelse. Mindre kontakt og socialt samvær mellem kolleger. Reduceret komfort ved at indtage frokost i bilen frem for ved et bord kr./år + mulig frigørelse af flere årsværk Indmøde hos borger Markant tidsfrigørelse. Mindre kontakt og socialt samvær mellem medarbejdere. Forudsætter brug af privat bil kr./år Anskaffelse af kommunale biler Markant økonomisk besparelse. Mulighed for at have en moderne bilpark med lav CO2- og partikeludledning. Reduceret fleksibilitet ift. brug af privat bil. Initiativet vil muligvis møde modstand, da nogle medarbejdere foretrækker at benytte privat bil kr./år 20

21 4.2 Anbefalinger Deloitte anbefaler, at RKSK undersøger muligheden for implementering af et automatisk planlægningsværktøj samt en række organisatoriske ændringer og anskaffelse af flere kommunale biler. Implementering af planlægningsværktøj På baggrund af resultaterne af scenarieanalysen anbefaler Deloitte, at RKSK igangsætter et formelt og struktureret projektforløb med det formål at afdække muligheden for implementering af et automatisk planlægningsværktøj. Forløbet bør omfatte grundige forundersøgelser og indledende tests af værktøjet og dets anvendelighed i netop Ringkøbing-Skjern Kommune og dens organisation. Da RKSK allerede er i besiddelse af KMD s platform Nexus, som i dag benyttes til den manuelle planlægning, vil det være oplagt at fokusere på KMD s automatiske planlægningsværktøj der tilbydes som tilkøbsmodul til Nexus. Deloitte var været i kontakt med KMD vedrørende planlægningsværktøjet funktioner og kan konstatere, at der i værktøjet kan tages højde for væsentlige detaljer i planlægningsarbejdet, fx behov for 2 medarbejdere hos bestemte borger, tilknytning af en begrænset gruppe medarbejdere til specifikke borgere, etc. Det er vigtigt at understrege, at det automatiske planlægningsværktøj ikke fjerner behovet for en planlægger. Planlægningsværktøjet skal betragtes som assistance til planlæggerne i udarbejdelsen af effektive besøgsplaner. KMD har oplyst, at prisen for planlægningsværktøjet er baseret på antal indbyggere i kommunen. Baseret på det nuværende indbyggertal i Ringkøbing- Skjern Kommune vil prisen være en engangsomkostning på kr. for implementering og oplæring og derefter kr./måned. Den årlige omkostning til systemet er dermed kr. i første år og derefter kr. Prisen er eksklusiv moms og inklusiv drift, vedligehold og support af systemet. Anskaffelse af kommunale biler Deloitte anbefaler RKSK at overveje anskaffelse kommunale biler gennem leasing hos fx Kommuneleasing, fordelt på de fem hjemmeplejedistrikter i kommunen. Forslag til fordelingen af bilerne findes i kapitel 3. Det skal bemærkes, at brugen af kommunale biler kræver, at medarbejderne møder ind på hjemmeplejecentrene, hvilket i et vist omfang udelukker tiltaget hvor medarbejderne starter arbejdsdagen hos første borger på ruten. Såfremt RKSK ønsker at arbejde videre med anskaffelse af kommunale bliver anbefales det, at der tages kontakt til en leasingudbyder og indhentes konkrete tilbud og detaljer om forsikringsforhold herunder fx selvrisiko. Organisatoriske ændringer Det anbefales, at RKSK overvejer en revidering af den nuværende struktur af de fem hjemmeplejedistrikter, da der gennemscenarieanalyserne er identificeret et potentiale for tidsfrigørelse og reducerede udgifter til kørsel ved sammenlægning af de to analyserede distrikter. Det anbefales, at der foretages en selvstændig og dybdegående analyse af ændring distriktsgrænser kombineret med relokation af indmødesteder for de udkørende medarbejdere, og derved afdække det fulde potentiale af disse organisatoriske ændringer på tværs af alle fem hjemmeplejedistrikter. Udover sammenlægning af distrikter er det analyseret hvilket potentiale der ligger i at de udkørende medarbejdere starter arbejdsdagen hos første borger på deres rute, frem for på hjemmeplejecentrene. Der er identificeret et signifikant potentiale ved dette tiltag, som RKSK bør overveje at realisere. Det skal bemærkes, at tiltaget i et vist omfang udelukker brug af kommunale biler da medarbejderne starter arbejdsdagen hos borger og ikke på hjemmeplejecentrene. Anbefaling på baggrund af interview med medarbejdere I analysens indledende fase afholdte Deloitte interviews med medarbejdere fra en række af hjemmeplejens forskellige funktioner. Flere udkørende medarbejdere har udtrykt ønske om anskaffelse af ipads eller andre tablets for at muliggøre dokumentationsarbejde, medicinbestilling mv. i løbet af dagen på ruten. Medarbejderne har oplyst, at det i dag er muligt at lave en vis del af dokumentationen på mobiltelefonen i løbet af arbejdsdagen, men nævner også, at det er besværligt og ineffektivt bl.a. grundet telefonens begrænsede størrelse. Derfor ender det ofte med, at der laves håndskrevne noter som grundlag for den egentlige dokumentering der senere foretages på computer på hjemmeplejens centre. Medarbejderne vurderer, at de kan spare en anseelig mængde tid ved at kunne udføre dokumentation, medicinbestilling mv. i løbet af arbejdsdagen. Desuden har medarbejderne nævnt, at det vil skabe værdi for borgeren hvis fx medicinbestilling kan foretages i fællesskab med borgeren, frem for at medarbejderen blot mundtligt forsikrer borgeren om, at bestillingen foretages senere. Der gives også udtryk for, at det mentalt vil give mere ro og overblik hos medarbejderne hvis dokumentation udføres med det samme hos borger og ikke gemmes til senere. Deloitte anbefaler, at RKSK overvejer at igangsætte en nærmere undersøgelse af potentialerne ved dette initiativ. 21

22 5 Bilag 22

23 Bilag 1 - Ydelsesoversigt Kolonnen Som planlagt angiver, at borgerbesøg af den pågældende type er ufleksibelt og skal udføres i det tidsrum som fremgår af RKSKs planlægning, og er dermed fordelt på alle tidsintervaller. Resterende ydelser kan i simuleringen frit placeres i de angivne tidsintervaller. Vedrørende ydelsen medicingivning er det antaget, at 70% udføres som planlagt og de resterende 30% må udføres i de angivne tidsintervaller. Ydelse Som planlagt Morgen Formiddag Middag Eftermiddag Aften 1 Aften 2 Aften 3 Aften 4 Nat 1-4 Afklædning (aften) X Aftentoilette X Akut besøg X Andre praktiske opgaver X X X X X X Bad X X X X X X Badeværelse og toilet X X X X X X Behandling X Forflytning X Hjælp til robotstøvsuger X X X X X X Hjælp til indtage mad/drikke X Klippekortsydelse 2016 X X X X Klippekortsydelse 2017 X X X X Linnedskift X X X X X X Medicingivning X (X) (X) (X) (X) (X) (X) Morgentoilette X Obs Madvarer X X X X X X Påklædning (morgen) X Rengøring af hjælpemidler X X X X X X Rydde op/ vaske op efter dig X X X X X X Støttestrømper af X Støttestrømper på X Støve af X X X X X X Støvsuge/ feje X X X X X X Tilberede og anrette mad X Tilsyn / omsorgs-besøg X Toiletbesøg X Tøjvask X X X X X X Vareudbringning X X X Vaske gulv X X X X X X Værdighedspuljen faldforebyggelse X X Værdighedspuljen - sociale relationer X X X X X X 23

24 Bilag 2.1 Geografisk fordeling af borgerbesøg (mandag, uge ) 24

25 Bilag 2.2 Geografisk fordeling af borgerbesøg (tirsdag, uge ) 25

26 Bilag 2.3 Geografisk fordeling af borgerbesøg (onsdag, uge ) 26

27 Bilag 2.4 Geografisk fordeling af borgerbesøg (torsdag, uge ) 27

28 Bilag 2.5 Geografisk fordeling af borgerbesøg (fredag, uge ) 28

29 Bilag 2.6 Geografisk fordeling af borgerbesøg (lørdag, uge ) 29

30 Bilag 2.7 Geografisk fordeling af borgerbesøg (søndag, uge ) 30