ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 6. april 2017 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 30. marts 2017 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Alice Christiansen, Kjell Hansen, Johnny Vilhelmsen, Michael Kristensen Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Ryno Scheil, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Anne Schiøler Åben del Sag 8962 Godkendelse af referat Sag 8963 Revisionsprotokol Sag 8964 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8965 Udlejningsforhold Sag 8966 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8967 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8968 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 8969 Repræsentantskabsmøde den 9. marts 2017 Sag 8970 Evaluering af Repræsentantskabsmødets forløb Sag 8971 Orientering fra administrationen Sag 8972 Kredsudvalget Sag 8973 Fritidsudvalget Sag 8974 BL orientering Sag 8975 Eventuelt Sag 8976 Næste møde Sag 8977 Øvrige datoer Lukket del Sag 8978 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 8962 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 23. februar 2017 er udsendt via mail den 2. marts Godkendt. b. Referat fra ekstraordinært bestyrelsesmøde Referat fra ekstraordinært bestyrelsesmøde den 9. marts 2017 er udsendt via mail den 16. marts Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 23. februar 2017 vedrørende regnskabet for 2015/16, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 23. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret den 9. marts 2017 * Kopi af brev dateret den 9. marts 2017 til samtlige afdelingsbestyrelser vedrørende inddragelse i Styringsdialogen 2017 Udsendt den 16. marts 2017 * Opdateret mødeoversigt for bestyrelsesmøder i 2017 * Skema med angivelse af mødedatoer for afdelingsmøder i april og maj måned 2

3 8965 Udlejningsforhold a. Anvisning af permanente boliger til flygtning E-sag Der henvises til behandling af emnet på Organisationsbestyrelses møde den 23. februar Vi afventer fortsat kommunens reviderede udmeldinger. På mødet var der en status herom. Herudover var der en kort orientering om tiltag fra et andet boligselskab om forhøjelse af maksimum antal personer pr. rum Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Ny antennelov E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde den 23. februar Alle planlagte afdelingsmøder er nu afholdt, og alle steder er standardforslaget til overholdelse af den nye antennelov ved et samarbejde med YouSee stemt hjem med stort flertal. På de afholdte 37 afdelingsmøder, er der registreret stemmer for og 14 stemmer imod. Alle kontrakter er underskrevet og indsendt, og vi får løbende kontrakter retur med YouSee s underskrifter. Efter YouSee s registrering af kontrakten er der mulighed for at udnytte foreningsfordelene, der er orienteret om ved afdelingsmøderne. Vi er orienteret om, at tre kontrakter fortsat mangler registrering hos YouSee, men vi har en forventning om, at alle ville kunne udnytte foreningsfordele pr. 1. april Administrationen afklarer med YouSee, om YouSee pr. automatik giver de nuværende kunder foreningsfordele f.eks. nuværende brugere af bokse eller bredbånd - eller om det kræver at beboerne selv henvender sig. For Skoleparken 1 er der ikke afholdt møde, idet der med nedrenoveringen er en unik mulighed for at afklare de fremtidige muligheder for TV og bredbånd. Dette kigger renoveringssagens rådgivere på p.t. For de 2 punkthusafdelinger er der ligeledes ikke holdt møde. De underlægges HG modellen, der i store træk ligner aftalen for det øvrige selskab. Der orienteres om modellen i forbindelse med budgetmøderne. 3

4 På mødet var der en kort orientering om en samarbejdsaftale som KAB har indgået med YouSee, som viser, at vores samarbejdsaftale umiddelbart er mere fordelagtig. b. Afdeling 22 Torveparken optagelse af lån til kollektiv råderet B-sag Torveparken har på et ekstraordinært afdelingsmøde den 20. februar 2017 vedtaget at optage lån til forbedringsarbejder under kollektiv råderet, og der ansøges hermed om godkendelse til optagelse af 15-årigt kreditforeningslån i 3 etaper med kr. pr. etape jf. udsendte bilag. Bemærk at belåningen for alle arbejder er 15 år, selvom det fastsatte er 20 år for bad, 10 år for overdækkede terrasser og 15 år for køkkener. Dette er for at give nemmere belåning. Godkendt Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde den 23. februar Rådgiverteamet er i gang med projekteringsarbejder. Der afholdes løbende møder med afdelingens byggeudvalg, og der er også afholdt fokusgruppemøder den 13. marts Referat fra møder omkring indretning og udearealer udsendtes med dagsordenen til orientering. 4

5 Herudover er der blevet arbejdet med lokalplanen med kommunen, som til sidst i processen har vægtet det bevaringsværdige/oprindelige bygningsudtryk højere. Lokalplanen behandles politisk i april 2017 og sendes i offentlig høring i maj/juni Repræsentantskabsmøde den 9. marts 2017 a. Bestyrelsens sammensætning B-sag På Repræsentantskabsmødet den 9. marts 2017 genvalgtes Erik Bengtsson, Kjell Hansen, Lars Ulrik Hansen, Majbrit Jørming og Palle Nielsen Organisationsbestyrelsen består herefter af: Ryno Scheil Finn Sørensen Carsten Petersen Flemming Larsen Erik Bengtsson Majbrit Jørming Palle Juul Nielsen Lars Ulrik Hansen Alice Christiansen Kjell Hansen Johnny Vilhelmsen Anne Schiøler Michael Kristensen Valg af Repræsentantskabet Valgt af de ansatte i administrationen Valgt af ejendomsfunktionærerne På Repræsentantskabsmødet den 21. april 1997 vedtoges, at valg af bestyrelsesformand og næstformand sker af bestyrelsen, dvs. bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og næstformand. Der skal således på mødet ske valg af formand og næstformand for bestyrelsen. Ryno Scheil genvalgtes uden modkandidat til formand for bestyrelsen. Finn Sørensen genvalgtes uden modkandidat til næstformand for bestyrelsen. 5

6 b. Dagsordenens pkt. 4 bestyrelsens beretning 2015/16 E-sag Såvel bestyrelsens skriftlige som mundtlige beretning 2015/16 godkendtes enstemmigt. c. Dagsordenens pkt. 7 indkomne forslag E-sag 1. Fra Peter Lawrence Brooker afdelingsbestyrelsesformand Egeparken 1: Bestyrelsen fremlægger plan for indførsel af NemID adgang til selskabets hjemmeside, min side, herunder angivelse af de økonomiske konsekvenser. Organisationsbestyrelsens svar herpå udsendtes til Repræsentantskabet den 23. februar Forslaget blev trukket af Peter Lawrence Brooker. 2. Fra Peter Lawrence Brooker afdelingsbestyrelsesformand Egeparken 1: Det foreslås, at regningerne vedrørende YouSee tv opkræves fra YouSee. Organisationsbestyrelsens svar herpå udsendtes til Repræsentantskabet den 23. februar Forslaget blev trukket af Peter Lawrence Brooker. Herefter fremkom Peter Brooker Egeparken 1 med følgende forslag: Kunne det være en idé at få mulighed for at stille skriftlige spørgsmål på Repræsentantskabsmødet. Hertil svarede Ryno Scheil: Man kan løbende stille alle mulige spørgsmål til Organisationsbestyrelsen, hvorfor vi ikke behøver at bruge Repræsentantskabsmødet hertil. 6

7 e. Dagsordenens pkt. 8 Valg til Fritidsudvalget B-sag I henhold til udvalgets kommissorium består udvalget af 7 medlemmer samt 3 suppleanter valgt således: Udvalgsmedlemmer Suppleanter 4 2(3) Bestyrelsen (4) Som medlem af Fritidsudvalget valgt af Repræsentantskabet 2017 valgtes: Bent Poul Johansson Lyngparken 2 frem til 2019 (genvalg) Claus Rydstrøm Torveparken frem til 2019 (genvalg) Endvidere valgtes som suppleanter (1-årige valg): Mette Petersen Mølleparken 1 frem til 2018 (genvalg) Torben Jensen Lyngparken 1 frem til 2018 (genvalg) Vakant - frem til 2018 Fra bestyrelsen er tidligere udpeget: Per Helligkilde Lyngparken 1 Karin Månsson Stationsparken 1 Vakant - Til mødet skal foretages udpegning af 3 udvalgsmedlemmer. Formanden for Fritidsudvalget Palle Nielsen opfordres til at undersøge muligheden for udpegning af nye udvalgsmedlemmer. På mødet genudpegedes: Per Helligkilde Lyngparken 1 Karin Månsson Stationsparken 1 Fritidsudvalgets sammensætning er herefter: 2017 Bent Poul Johansson Lyngparken 2 2 år (genvalg) Claus Rydstrøm Torveparken 2 år (genvalg) 2016 Palle Nielsen Skoleparken 1 2 år (genvalg) Hans-Jørgen Jørgensen Hyrdeparken 2 år (genvalg) Udpeget af bestyrelsen: Per Helligkilde Lyngparken 1 1 år (genvalg) Karin Månsson Stationsparken 1 1 år (genvalg) 7

8 Suppleanter valgt af Repræsentantskabet: Mette Petersen Mølleparken 1 1 år (genvalg) Torben Jensen Lyngparken 1 1 år (genvalg) Vakant - - f. Dagsordenens pkt. 9 Valg til Kredsudvalget B-sag Kredsudvalgets sammensætning og valg er efter overgang til valg efter BL s seneste vedtægter således: Kredsdelegerede Suppleant Lige år Ulige år Lige år Ulige år På Repræsentantskabsmødet vælges fra bestyrelsen udpeges På Repræsentantskabsmødet den 9. marts 2017 foretoges valg således: Kredsdelegerede: Kim Hansen Kongshvileparken frem til 2019 (genvalg) Henry Simonsen Torveparken frem til 2019 (genvalg) Aase Schack Simonsen Torveparken frem til 2019 (genvalg) Pernille Mogensen Højgårdsparken frem til 2019 (genvalg) Mogens Bentsen Torveparken frem til 2019 (nyvalg) Suppleanter Steen Løfqvist Torveparken frem til 2019 (genvalg) Emilce Nielsen Kildeparken 2 frem til 2019 (nyvalg) Vakant - frem til 2019 Vakant - frem til 2019 Kredsdelegerede valgt af Repræsentantskabet i 2016 Mogens Rysgaard Stationsparken frem til 2018 (genvalg) Finn Sørensen Tinghøjparken frem til 2018 (genvalg) John Bjarnø Petersen Pileparken 3 frem til 2018 (genvalg) Karin Petersen Stationsparken 1 frem til 2018 (genvalg) Johnny Vilhelmsen Egeparken 2 frem til 2018 (nyvalg) Inge Binder Kildeparken 2 frem til 2018 (nyvalg) Suppleanter: Jan Raltters Egeparken 2 frem til 2018 (nyvalg) Anne Clausen Tinghøjparken frem til 2018 (nyvalg) Sanna Schultz Egeparken 2 udtrådt frem til 2018 (nyvalg) Vakant - frem til

9 Fra bestyrelsen er tidligere udpeget som Kredsdelegerede: Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2017 Majbrit Jørming Stengårdsparken frem til 2017 Erik Bengtsson Mølleparken 1 frem til 2017 Jesper Loose Smith Administrationen frem til 2017 Christian Jensen Ejendomsfunktionærerne frem til 2017 Ryno Scheil Lyngparken 1 frem til 2018 Lars Ulrik Hansen Skoleparken 1 frem til 2018 Kjell Hansen Kildeparken 1 frem til 2018 Henning Juul Hovmand Administrationen frem til 2018 Suppleanter udpeget af bestyrelsen: Magnus Petersen Ejendomsfunktionærerne frem til 2017 Alice Christiansen Kongshvileparken frem til 2018 Til mødet skal der ske udpegning af 5 kredsdelegerede samt 1 suppleant frem til Mogens Bentsen, Torveparken og Emilce Nielsen, Kildeparken 2 er jf. Kredsudvalgets Kommissorium ikke valgbare som kredsdelegerede, da de er valgt som suppleanter til afdelingsbestyrelsen i deres respektive afdelinger. På mødet genudpegedes: Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2019 Majbrit Jørming Stengårdsparken frem til 2019 Erik Bengtsson Mølleparken 1 frem til 2019 Jesper Loose Smith Administrationen frem til 2019 Christian Jensen Ejendomsfunktionærerne frem til 2019 Suppleant: Magnus Petersen Ejendomsfunktionærerne frem til 2019 Kredsudvalgets sammensætning er herefter: : Kim Hansen Kongshvileparken frem til 2019 (genvalg) Henry Simonsen Torveparken frem til 2019 (genvalg) Aase Schack Simonsen Torveparken frem til 2019 (genvalg) Pernille Mogensen Højgårdsparken frem til 2019 (genvalg) Steen Løfqvist Torveparken frem til 2019 (nyvalg) Mogens Rysgaard Stationsparken 1 frem til 2018 Finn Sørensen Tinghøjparken frem til 2018 John Bjarnø Petersen Pileparken 3 frem til 2018 Karin Petersen Stationsparken 1 frem til 2018 Johnny Vilhelmsen Stengårdsparken frem til 2018 Inge Binder Kildeparken 2 frem til

10 Suppleanter valgt af Repræsentantskabet: Vakant - frem til 2019 Vakant - frem til 2019 Vakant - frem til 2019 Vakant - frem til 2019 Jan Raltters Egeparken 2 frem til 2018 Anne Clausen Tinghøjparken frem til 2018 Vakant - frem til 2018 Vakant - frem til 2018 Udpeget af bestyrelsen: Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2019 Majbrit H. Jørming Stengårdsparken frem til 2019 Erik Bengtsson Mølleparken 1 frem til 2019 Jesper Loose Smith Administrationen frem til 2019 Christian Jensen Ejendomsfunktionær frem til 2019 Ryno Scheil Lyngparken 1 frem til 2018 Lars Ulrik Hansen Skoleparken 1 frem til 2018 Kjell Hansen Kildeparken 1 frem til 2018 Henning Juul Hovmand Administrationen frem til 2018 Suppleanter: Magnus Petersen Ejendomsfunktionærerne frem til 2019 Alice Christiansen Kongshvileparken frem til 2018 g. Dagsordenens pkt. 10 Valg til bestyrelsen E-sag På Repræsentantskabsmødet den 9. marts 2017 valgtes: Erik Bengtsson Mølleparken 1 frem til 2019 (genvalg) Kjell Hansen Kildeparken 1 frem til 2019 (genvalg) Lars Ulrik Hansen Skoleparken 1 frem til 2019 (genvalg) Majbrit Jørming Stengårdsparken frem til 2019 (genvalg) Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2019 (genvalg) Endvidere valgtes som suppleanter (1-årige valg): 1. Inge Binder Kildeparken 2 76 stemmer 2. Peter Weng Skoleparken 1 (lodtrækning) 74 stemmer 3. Mogens Bentsen Torveparken (lodtrækning) 74 stemmer 4. Peter Brooker Egeparken 1 44 stemmer 10

11 Der var stemmelighed mellem Peter Weng og Mogens Bentsen, hvorfor der blev trukket lod. Peter Weng blev således 2. suppleant og Mogens Bentsen 3. suppleant. h. Dagsordenens pkt. 11 Valg af revisor E-sag Repræsentantskabsmødet den 9. marts 2017 fulgtes bestyrelsens indstilling om genvalg af Revisionsfirmaet Ri som revisor for selskabet og dets afdelinger Evaluering af Repræsentantskabsmødets forløb E-sag På mødet var der en evaluering af repræsentantskabsmødets forløb. Der var enighed om, at det var et rigtig godt møde, hvor tiden også var passende. Der er nogle tekniske udfordringer med lydanlæg og belysning, som der vil blive samlet op på og forbedret til næste år. Med dagsordenen udsendtes udkast til referat fra mødet Orientering fra administrationen a. Effektiviseringspotentialer E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde den 23. februar Konsulenterne arbejder fortsat på dataindsamling og analysefasen. Den samlede rapport vil foreligge til følgegruppemødet den 19. april 2017 og vil blive medtaget på Organisationsbestyrelsens møde den 27. april

12 Beboerundersøgelsen er blevet forelagt på Repræsentantskabsmødet den 9. marts 2017, og der har været afholdt seminar for medarbejderne den 22. marts 2017 og for afdelingsbestyrelserne den 23. marts 2017 herom. Der var på mødet en orientering og dialog herom. Der var enighed om, at beboerne hurtigst muligt skal orienteres om beboerundersøgelsen, hvorfor BoligBladet fremmes til at udkomme 25. april Den samlede orientering vil være på forsiden af hjemmesiden og der vil være en for den enkelte afdeling på afdelingshjemmesiden. Der vil blive udsendt information herom til afdelingsbestyrelserne, som må afklare, hvorledes de vil omtale den for beboerne eventuelt i deres beretning på afdelingsmødet. b. Referat fra møde i Virksomhedsnævnet den 2. marts 2017 O-sag Kopi af referat fra møde i Virksomhedsnævnet den 2. marts 2017 udsendtes med dagsordenen til orientering. b. Hjemmeside / elektroniske afdelingsrapporter O-sag De nye elektroniske afdelingsrapporter er ved at blive indført, og der har været afholdt kurser herom. På mødet var der en dialog og opsamling. Er der ønsker til dagsordenspunkter eller bemærkninger skal IT-chef John Bruun-Pedersen kontaktes Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt den 21. marts Referat herfra udsendtes via mail den 30. marts

13 Næste ordinære møde afholdes den 1. juni Status på deltagelse i Almene Boligdage, som tilbydes Organisationsbestyrelsen og Kredsudvalget. Der er pt. 10 tilmeldte Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 16. marts Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste møde afholdes efter nærmere aftale. På mødet var der en kort status på Folkefesten og det blev aftalt, at der efterfølgende tages en evaluering BL orientering E-sag Udsendt via mail den 17. februar 2017 * BL informerer nr. 2 af den 15. februar 2017 vedrørende Almene Boligdage 2017 Ikke udsendt * BL informerer nr. 3 af den 23. februar 2017 vedrørende Digital post * BL informerer nr. 4 af den 23. februar 2017 vedrørende Persondata skabeloner for administration og drift * BL informerer nr. 5 af den 2. marts 2017 vedrørende Ny pjece Boligstøtten 2017 * BL informerer nr. 6 af den 8. marts 2017 vedrørende Forslag til lægdommere ved boligretterne for perioden 1. juli 2017 til 30. juni 2021 kort svarfrist! 13

14 BL-politik Udsendt via mail den 17. februar 2017 * BL-politik nr. 3 Forhandlinger om boligskatten der skal være ligestilling Udsendt via mail den 7. marts 2017 * BL-politik nr. 4 Boligskatter: Vi fyldte Christiansborg Slotsplads på Facebook 8975 Eventuelt O-sag Arrangementsudvalg for sommerskovtur og julemiddag blev nedsat og består af Alice Christiansen, Erik Bengtsson, Lars Ulrik Hansen og Jesper Loose Smith. Sommerskovturen blev fastlagt til lørdag den 19. august 2017 og julemiddagen til fredag den 10. november Der var en opfordring til at afholde møde med den nye borgmesterkandidat for Socialdemokratiet Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes torsdag den 27. april

15 8977 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 30. marts 2017 udsendes den 23. marts 2017 Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 30. marts 2017 udsendes den 6. april 2017 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 12. april 2017 Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 18. april

16 Lukket del 8978 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 16

17 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Funktionærbolig x Indskudslån x 17