ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 3. april 2014 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 27. marts 2014 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Mogens Rysgaard, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Michael Kristensen, Flemming Larsen Åben del Sag 8364 Godkendelse af referat Sag 8365 Revisionsprotokol Sag 8366 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8367 Udlejningsforhold Sag 8368 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8369 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8370 Ændring af vedtægter bestyrelsens sammensætning Sag 8371 Repræsentantskabsmøde den 17. marts 2014 Sag 8372 Evaluering af Repræsentantskabsmødets forløb Sag 8373 Orientering fra administrationen Sag 8374 Kredsudvalget Sag 8375 Fritidsudvalget Sag 8376 BL-cirkulærer Sag 8377 Eventuelt Sag 8378 Næste møde Sag 8379 Øvrige datoer Lukket del Sag 8380 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 8364 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 20. februar 2014 er udsendt den 27. februar Godkendt. b. Referat fra ekstraordinært bestyrelsesmøde Referat fra ekstraordinært bestyrelsesmøde den 17. marts 2014 er udsendt den 20. marts Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 20. februar 2014 vedrørende regnskabet for 2012/13, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 20. februar Revisionsprotokollat af 20. februar 2014 siderne knyttet til byggeregnskab for afdeling 17 Skoleparken 1 (Triumfvej 47) er godkendt på bestyrelsesmødet den 20. februar

3 8366 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt den 27. februar 2014 * Høje Gladsaxe Bladet 1/2 januar/februar 2014 Udsendt den 6. marts 2014 * Boligbladet marts 2014 * Oversigt budgetmøder 2014 * Funktionærklubbens invitation til den årlige bowlingturnering 8367 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for februar 2014 er udsendt den 6. marts Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. BEKEY digitalt nøglesystem E-sag Gladsaxe Kommune ønsker at lette sin adgang til de borgere, som kommunen udfører service for i hjemmet. Det kan f.eks. være adgang for hjemmeplejen. Hvis der er dørkaldeanlæg (dørtelefon) ved opgangen medfører det, at plejepersonalet skal have nøgle til opgangen, der skal være nøgleboks i muren med nøgle til opgangen, eller at borgeren skal lukke plejepersonalet ind ved dørkaldeanlægget. Ved montering af en lille printplade i dørkaldeanlægget kan der skabes adgang til opgangen ved f.eks. en smartphone. Det fungerer ved, at relevant plejepersonale får en digital nøgle, der så virker til dørkaldeanlægget i et bestemt tidsrum på døgnet. Èn digital nøgle virker kun til den smartphone, den er tildelt. Gladsaxe Kommune har for en 4-årig periode lavet kontrakt med firmaet BEKEY A/S om et system for adgang til opgangene, og man anmoder nu boligselskaberne om at lave 3

4 aftale med BEKEY for levering, montering og drift af adgangssystemet. Gladsaxe Kommune anmoder derfor Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe om at indgå aftale med BEKEY, hvor vi har dørkaldeanlæg. Det er BEKEY der betaler, ejer, driver og vedligeholder systemet. BEKEY-systemet ændrer ikke på, at der er den almindelige adgang til opgangen ved nøgle eller dørkaldeanlæg. BEKEY har på forhånd solgt adgange til: * Gladsaxe Kommune * FK Distribution (leverer reklamer) BEKEY kan sælge adgange til andre firmaer og myndigheder, der kan være relevante for adgange. Her tænkes på post, reklamer, Aarstiderne.dk o.s.v., men fremadrettede adgange sker kun med boligselskabets forudgående godkendelse, og her vil vi eller BEKEY naturligvis løbende høre boligafdelingerne. Der sælges ikke adgange til organisationer med politiske eller religiøse budskaber omdelt via opgangen ud over hvad der almindeligvis er i reklamestakken. Boligselskabets drift har mulighed for at abonnere på adgang via BEKEY til f.eks. håndværkere til en reduceret pris, men jf. BEKEY fungerer dette ikke optimalt p.t. Ved driftsforstyrrelser i dørkaldeanlægget eller el-slutblikket ved hoveddøren kan ansvaret ligge hos vores drift eller hos BEKEY. Vores beboere vil ofte være de første til at opleve driftsforstyrrelser, og er der tvivl om ansvaret skal afklaring og udbedring udføres i samråd med BEKEY. Aftalen er ikke gjort tidsbegrænset, men der er gensidigt en måneds opsigelse på kontrakten på BEKEY-systemet. Senest om 4 år bør kontrakten genovervejes, når Gladsaxe Kommune skal forny sin kontrakt om et adgangssystem. De umiddelbare fordele er følgende: * Bedre service af vores berørte beboere * Mulighed for med tiden selv at indgå abonnement med BEKEY og lette adgangen til op-gangene for vores samarbejdsparter. * Færre fysiske nøgler i omløb Ulemper: * Det er nyt og vi mangler driftserfaring. Systemet har dog kørt i ét af boligselskaberne i Høje Gladsaxe i 2 år uden problemer. * Ved driftsforstyrrelser kan ansvar ligge flere steder. Herudover bemærkes: * Forventet at være omkostningsneutralt * Samarbejdet kan opsiges med 1 måneds varsel gældende ved udløb af måneden, hvis forudsætningerne ikke opnås. * Det kan virke kontroversielt, at en leverandør uden udgifter skal bruge vores ejendom for at tjene penge på tredjemand Til efterretning med bemærkning om, at det er den enkelte afdelingsbestyrelse som individuelt indgår aftale med BEKEY. 4

5 b. Tinghøjparken ansøgning om låneoptagelse B-sag Under forudsætning af godkendelse på det ordinære afdelingsmøde, som afholdes den 28. april 2014 og for at fremme processen ønskes godkendelse af låneoptagelse til udskiftning af vinduer på sydsiden, sikring af altandøre i stueplan samt etablering af ventilation gennem stuevæg i alle lejemål. De samlede udgifter budgetteres til kr. finansieret med i trækningsret, kr. realkreditlån og kr. egen midler (henlæggelser). Ydelse på realkreditlån på kr. med en løbetid på 30 år udgør en huslejeforhøjelse på 108 kr. pr. md. pr. bolig (for en bolig på 76,5 m2) svarende til en huslejeforhøjelse på 2,35 %. Det indstilles, at tilladelse til låneoptagelse som anført meddeles. Godkendt. c. Højgårdsparken ansøgning om låneoptagelse B-sag På et ekstraordinært afdelingsmøde den 27. september 2011 vedtog beboerne konvertering til fjernvarme samt nyt 2-strenget varmesystem. De samlede udgifter budgetteres til kr. finansieret med kr. trækningsret, kr. realkreditlån og egne midler (henlæggelser). Ydelse på realkreditlån på kr. med en løbetid på 20 år udgør en huslejeforhøjelse på 725 kr. pr. md. pr. bolig (for en bolig på 91,1 m2) svarende til en huslejeforhøjelse på 13,63 %. En forventet varmebesparelse på 795 kr. pr. bolig pr. md. Det indstilles, at tilladelse til låneoptagelse som anført meddeles. Godkendt Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 5

6 8370 Ændring af vedtægter bestyrelsens sammensætning B-sag På det ekstraordinære Repræsentantskabsmøde den 17. marts 2014 besluttede Repræsentantskabet, at Gladsaxe Byråd ikke længere skal udpege 3 medlemmer til Organisationsbestyrelsen jf. 10 samt at de 3 udpegede Byrådsmedlemmer erstattes med 1 beboervalgt medlem. Selskabets vedtægter 10 ændres i den forbindelse til følgende: Bestyrelsen består af 13 medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger 11 medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejer og disse myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælges 2 medlemmer af de ansatte i selskabet. Samtidig med valg og udpegning af medlemmer vælges/udpeges suppleanter for disse. Stk. 5 Af bestyrelsens øvrige medlemmer afgår 6 medlemmer i lige år og 5 medlemmer i ulige år. Formand og næstformand vælges hvert år af bestyrelsen. På det ekstraordinære Repræsentantskabsmøde blev det besluttet, at den nyvalgte bestyrelsespost besættes af 1. suppleanten. Alice Christiansen, som blev valgt som 1. suppleant på det ordinære Repræsentantskabsmøde, indtræder således i Organisationsbestyrelsen. Godkendt Repræsentantskabsmøde den 17. marts 2014 a. Bestyrelsens sammensætning B-sag På Repræsentantskabsmødet den 17. marts 2014 genvalgtes Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Carsten Petersen og Finn Sørensen På det ekstraordinære Repræsentantskabsmøde valgtes Alice Christiansen. 6

7 Organisationsbestyrelsen består herefter af: Ryno Scheil Steen Pedersen Mogens Rysgaard Carsten Petersen Flemming Larsen Finn Sørensen Erik Bengtsson Majbrit Jørming Palle Nielsen Lars Ulrik Hansen Alice Christiansen Anne Schiøler Michael Kristensen Valgt af de ansatte i administrationen Valgt af ejendomsfunktionærerne På Repræsentantskabsmødet den 21. april 1997 vedtoges, at valg af bestyrelsesformand og næstformand sker af bestyrelsen, dvs. bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og næstformand. Der skal således på mødet ske valg af formand og næstformand for bestyrelsen. Ryno Scheil genvalgtes uden modkandidat til formand for bestyrelsen. Endvidere genvalgtes Steen Pedersen ligeledes uden modkandidat som næstformand til bestyrelsen. Organisationsbestyrelsens sammensætning er herefter: Ryno Scheil (formand) Steen Pedersen (næstformand) Mogens Rysgaard Carsten Petersen Flemming Larsen Finn Sørensen Erik Bengtsson Majbrit Jørming Palle Nielsen Lars Ulrik Hansen Alice Christiansen Anne Schiøler Valgt af de ansatte i administrationen Michael Kristensen Valgt af ejendomsfunktionærerne b. Dagsordenens pkt. 4 bestyrelsens beretning 2012/13 E-sag Såvel bestyrelsens skriftlige som mundtlige beretning 2012/13 godkendtes enstemmigt. 7

8 c. Dagsordenens pkt. 7 indkomne forslag E-sag Der var ingen forslag fra afdelingsbestyrelserne. Fra Organisationsbestyrelsen forelå følgende forslag: 1. Ændring af 10 til Organisationsbestyrelsen udpeges 3 medlemmer af Gladsaxe Byråd skal ikke længere være gældende. 2. Hvis forslaget vedtages, skal Repræsentantskabet beslutte enten a. om de 3 udpegede Byrådsmedlemmer skal erstattes med 1 beboervalgt medlem eller b. om de 3 udpegede Byrådsmedlemmer skal erstattes med 3 beboervalgte medlemmer Ifølge vedtægterne kan vedtægtsændringer kun vedtages, hvis 2/3 af repræsentantskabsmedlemmerne er fremmødt. Hvis 2/3 af repræsentantskabsmedlemmerne ikke er mødt og mindst 2/3 af de fremmødte stemmer for, skal der indkaldes til et ekstraordinært Repræsentantskabsmøde. Fremmødt var 106 repræsentanter ud af 169 noterede der manglede således 7 stemmer for at forslaget kunne vedtages på det ordinære Repræsentantskabsmøde. For at konstatere at 2/3 af de fremmødte stemte for, var der herefter en skriftlig afstemning om ændring af 10, om hvorvidt Gladsaxe Byråd skal udpege 3 medlemmer til Organisationsbestyrelsen eller ej. For forslaget stemte Imod forslaget stemte 99 personer 5 personer Forslaget om at Gladsaxe Byråd ikke længere skal udpege 3 medlemmer til Organisationsbestyrelsen godkendtes hermed, hvorfor der i tilslutning af det ordinære Repræsentantskabsmøde indkaldtes til ekstraordinært Repræsentantskabsmøde. Dagsorden hertil var udsendt den 27. februar

9 e. Dagsordenens pkt. 8 Valg til Fritidsudvalget B-sag I henhold til udvalgets kommissorium består udvalget af 7 medlemmer samt 3 suppleanter valgt således: Udvalgsmedlemmer Suppleanter 4 2(3) Bestyrelsen (4) Som medlem af Fritidsudvalget valgt af Repræsentantskabet 2014 valgtes: Palle Nielsen Skoleparken 1 2 år (genvalg) Hans-Jørgen Jørgensen Hyrdeparken 2 år (genvalg) Endvidere valgtes som suppleanter (1-årig): Mette Petersen Mølleparken 1 Torben Jensen Lyngparken 1 Kristine Lytje Skoleparken 1 Fra bestyrelsen er tidligere udpeget: Per Helligkilde Lyngparken 1 Vakant Vakant Til mødet skal foretages udpegning af 3 udvalgsmedlemmer. Formanden for Fritidsudvalget Palle Nielsen opfordres til at undersøge muligheden for udpegning af nye udvalgsmedlemmer. Til mødet genudpegedes Per Helligkilde, Lyngparken 1. Fritidsudvalgets sammensætning er herefter: 2013 Bent Johansson Lyngparken 2 2 år (genvalg) Claus Rydstrøm Torveparken 2 år (genvalg) 2014 Palle Nielsen Skoleparken 1 2 år (genvalg) Hans-Jørgen Jørgensen Hyrdeparken 2 år (genvalg) Udpeget af bestyrelsen: Per Helligkilde Lyngparken 1 Vakant Vakant Suppleanter valgt af Repræsentantskabet: Mette Petersen Mølleparken 1 Torben Jensen Lyngparken 1 Kristine Lytje Skoleparken 1 9

10 f. Dagsordenens pkt. 10 Valg til Kredsudvalget B-sag Kredsudvalgets sammensætning og valg er efter overgang til valg efter BL s seneste vedtægter således: Kredsdelegerede Suppleant Lige år Ulige år Lige år Ulige år På Repræsentantskabsmødet vælges fra bestyrelsen udpeges På Repræsentantskabsmødet den 17. marts 2014 foretoges valg således: Kredsdelegerede: Mogens Rysgaard Stationsparken 1 frem til 2016 Finn Sørensen Tinghøjparken frem til 2016 John Bjarnø Petersen Pileparken 3 frem til 2016 Karin Petersen Stationsparken 1 frem til 2016 Nora Olsen (tidligere suppleant) Stengårdsparken frem til 2016 Helle Gyldaa (tidligere suppleant) Højgårdsparken frem til 2016 Suppleanter: Kredsdelegerede valgt af Repræsentantskabet i 2013 Kim Hansen Kongshvileparken frem til 2015 Hans-Jørgen Jørgensen Hyrdeparken frem til 2015 Henry Simonsen Torveparken frem til 2015 Aase Schack Simonsen Torveparken frem til 2015 Pernille Mogensen Højgårdsparken frem til 2015 Suppleanter valgt af Repræsentantskabet i 2013 Johnny Vilhelmsen Egeparken 2 frem til 2015 Vakant - frem til 2015 Vakant - frem til 2015 Vakant - frem til 2015 Fra bestyrelsen er tidligere udpeget som Kredsdelegerede: Ryno Scheil Lyngparken 1 frem til 2014 Ole Juul Larsen Kommunalt udpeget frem til 2014 Steen Pedersen Torveparken frem til 2014 Henning Juul Hovmand Administrationen frem til

11 Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2015 Majbrit H. Jørming Stengårdsparken frem til 2015 Erik Bengtsson Mølleparken 1 frem til 2015 Jesper Loose Smith Administrationen frem til 2015 Christian Jensen Ejendomsfunktionær frem til 2015 Suppleanter: Vakant - frem til 2014 Magnus Petersen Ejendomsfunktionærerne frem til 2015 Til mødet skal der ske udpegning af 4 kredsdelegerede samt 1 suppleant frem til Til mødet udpegedes: Ryno Scheil Lyngparken 1 frem til 2016 Lars Ulrik Hansen Skoleparken 1 frem til 2016 Steen Pedersen Torveparken frem til 2016 Henning Juul Hovmand Administrationen frem til 2016 Suppleant: Kredsudvalgets sammensætning er herefter: : Kim Hansen Kongshvileparken frem til 2015 Hans-Jørgen Jørgensen Hyrdeparken frem til 2015 Henry Simonsen Torveparken frem til 2015 Aase Schack Simonsen Torveparken frem til 2015 Pernille Mogensen Højgårdsparken frem til 2015 Mogens Rysgaard Stationsparken 1 frem til 2016 Finn Sørensen Tinghøjparken frem til 2016 John Bjarnø Petersen Pileparken 3 frem til 2016 Karin Petersen Stationsparken 1 frem til 2016 Nora Olsen Stengårdsparken frem til 2016 Helle Gyldaa Højgårdsparken frem til 2016 Suppleanter valgt af Repræsentantskabet Johnny Vilhelmsen Egeparken 2 frem til 2015 Vakant - frem til 2015 Vakant - frem til 2015 Vakant - frem til

12 Udpeget af bestyrelsen Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2015 Majbrit H. Jørming Stengårdsparken frem til 2015 Erik Bengtsson Mølleparken 1 frem til 2015 Jesper Loose Smith Administrationen frem til 2015 Christian Jensen Ejendomsfunktionær frem til 2015 Ryno Scheil Lyngparken 1 frem til 2016 Lars Ulrik Hansen Skoleparken 1 frem til 2016 Steen Pedersen Torveparken frem til 2016 Henning Juul Hovmand Administrationen frem til 2016 Suppleanter: Magnus Petersen Ejendomsfunktionærerne frem til 2015 g. Dagsordenens pkt. 10 Valg til bestyrelsen E-sag På Repræsentantskabsmødet den 17. marts 2014 genvalgtes Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Carsten Petersen, Finn Sørensen. Herudover foretoges valg af suppleanter således: 1. suppleant Alice Christiansen Kongshvileparken 2. suppleant Johnny Vilhelmsen Egeparken 2 3. suppleant Mogens Lundsberg Skoleparken 2 4. suppleant Peter Brooker Egeparken 1 På det ekstraordinære Repræsentantskabsmøde den 17. marts 2014 blev 1. suppleant Alice Christiansen valgt til bestyrelsen. Suppleanter er herefter: 1. suppleant Johnny Vilhelmsen Egeparken 2 2. suppleant Mogens Lundsberg Skoleparken 2 3. suppleant Peter Brooker Egeparken 1 h. Dagsordenens pkt. 11 Valg af revisor E-sag Repræsentantskabsmødet den 17. marts 2014 fulgte bestyrelsens indstilling om genvalg af Revisionsinstituttet A/S som revisor for selskabet og dets afdelinger. 12

13 8372 Evaluering af Repræsentantskabsmødets forløb E-sag På mødet var der en evaluering af repræsentantskabsmødets forløb. Der var en dialog om mødets afvikling og indhold. Der var tilfredshed med mødet og især det kulturelle indslag var godt. Der var tillige tilfredshed med stedet. Der var enighed om, at den mundtlige beretning skal være kortere og tilpasses så punkter fra den skriftlige beretning ikke gentages i den mundtlige. Den mundtlige beretning kunne f.eks. også indeholde emner til dialog Orientering fra administrationen a. Fremtidssikring af almene boliger O-sag Fra Gladsaxe Kommune er modtaget invitation til møde tirsdag den 8. april 2014 vedrørende fremtidssikring af almene boliger, som er en opfølgning på sidste års møde om Gladsaxe Kommunes By- og Boligpolitik. Invitation af 5. marts 2014 udsendtes med dagsordenen til orientering. Til efterretning med beslutning om at Steen Pedersen, Henning Juul Hovmand og Jesper Loose Smith deltager i mødet. b. Medarbejderseminar 2014 den 2. april 2014 O-sag Invitation til medarbejderseminar 2014 er udsendt til samtlige medarbejder den 6. marts Kopi heraf udsendtes med dagsordenen til orientering. 13

14 c. Virksomhedsnævnet O-sag Virksomhedsnævnet har afholdt møde den 4. marts Referat herfra udsendtes med dagsordenen til orientering Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 27. februar Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde i udvalget afholdes den 10. april 2014 i Stengårdsparken. Der afholdes BL Kredsvalgsmøde den 2. april 2014, hvor Kredsudvalgets medlemmer er blevet opfordret til deltagelse Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 24. februar Referat herfra er udsendt den 27. februar Næste møde i udvalget afholdes den 24. marts

15 8376 BL- cirkulærer E-sag Udleveret den 20. februar 2014 * BL informerer nr. 10 af den 17. februar 2014 vedrørende Sag i Højesteret ajourføringsgebyr * BL informerer nr. 12 af den 17. februar 2014 vedrørende Status på solcellelovgivningen Udsendt den 27. februar 2014 * BL informerer nr. 14 af den 25 februar 2014 vedrørende Arealer og efterisolering Ikke udsendt * BL informerer nr. 11 af den 17. februar 2014 vedrørende Maksimumsbeløb og energitillæg for støttet boligbyggeri pr og ungdomsboligbidrag i 2014 * BL informerer nr. 13 af den 17. februar 2014 vedrørende Lønstatistik 2013 * BL informerer nr. 15 af den 14. marts 2014 vedrørende Solceller: 20 MW-pulje for forhøjet støtte til salg til nettet 8377 Eventuelt O-sag a. Ryno Scheil 25-års jubilæum Der blev orienteret om, at der i forbindelse med Ryno Scheil s 25-års jubilæum, som formand for Organisationsbestyrelsen, afholdes jubilæumsarrangement fredag den 23. maj 2014 fra kl til kl b. Høje Gladsaxe 50-års jubilæum Høje Gladsaxe afholder 50-års jubilæum lørdag den 24. maj

16 c. Bestyrelsens sommerskovtur og julearrangement Bestyrelsens sommerskovtur afholdes lørdag den 30. august 2014 og julearrangementet afholdes fredag den 29. november Næste møde O-sag Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 24. april Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 27. marts 2014 er udsendt den 20. marts * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 27. marts 2014 udsendes den 3. april 2014 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 10. april 2014 * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 11. april

17 Lukket del 8380 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 17

18 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Fjernvarme E.ON sagen Energiaftale x x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 18