ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 28. juni 2018 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 21. juni 2018 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Kjell Hansen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Majbrit Jørming, Mirsad Crneta Åben del Sag 9219 Godkendelse af referat Sag 9220 Revisionsprotokol Sag 9221 De før mødet udsendte skrivelser Sag 9222 Udlejningsforhold Sag 9223 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 9224 Støtte til visse boligafdelinger Sag 9225 Styringsdialog 2018 Sag 9226 Afdelingens budgetter 2018/19 Sag 9227 Bemyndigelse for juli måned 2018 Sag 9228 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 9229 Effektiviseringspotentialer Sag 9230 Orientering fra administrationen Sag 9231 Kredsudvalget Sag 9232 Fritidsudvalget Sag 9233 BL orientering Sag 9234 Eventuelt Sag 9235 Næste møde Sag 9236 Øvrige datoer Lukket del Sag 9237 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 9219 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde 24. maj 2018 er udsendt via mail 31. maj Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 22. februar 2018 vedrørende regnskabet for 2016/17, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet 22. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Ingen udsendte skrivelser Udlejningsforhold O-sag Med hensyn til dokumentation for fremsendelse af fraflytningsmateriale til fraflytter, har PostNord afskaffet indleveringsattest til 20 kr. pr. brev, og det skal fremover fremsendes som anbefalet brev til 95 kr. pr. brev. For at imødegå denne ekstra udgift vil der på opsigelsesblanketten blive indført samtykkeerklæring til anvendelse af mailkorrespondance i fraflytningssager. 2

3 9223 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Letbane E-sag Der henvises til Organisationsbestyrelsens møde den 24. maj 2018 dagsordenspunkt 9205 c. vedrørende Letbane. Ved ekspropriationen i Buddingeparken den 23. maj tilkendegav vi, at vi ønskede ekspropriationstilbuddet på skrift. Dette tilbud er endnu ikke modtaget pr. 12. juni Ved ekspropriationen i Stationsparken 1 den 8. juni 2018 tilkendegav vi ligeledes, at vi ønskede ekspropriationstilbuddet på skrift. Dette tilbud er endnu ikke modtaget pr. 12. juni Det forventes, at tilbuddet fra kommissarius er tilsvarende de tilbud, der blev fremlagt mundtligt ved selve ekspropriationen. De er følgende: Buddingeparken Permanent ekspropriation, 6 m kr. Midlertidig ekspropriation og erstatninger kr. Stationsparken 1 Permanent ekspropriation, 880 m kr. Midlertidig ekspropriation og erstatninger kr. I denne erstatning er der indregnet en skattefordel på kr. for mindre ejendomsskat (grundskyld). På mødet var der en yderligere orientering om arbejdets omfang. Når det skriftlige erstatningsforslag er modtaget fra kommissarius har grundejeren 2 uger til at acceptere forslaget. Accepteres forslaget ikke indenfor fristen udarbejder kommissarius en kendelse. Denne kendelse kan efterprøves af taksationskommissionen ved at sende anmodning herom til kommissarius indenfor 4 uger. Det indstilles, at et skriftligt forslag fra kommissarius på ovenstående niveau for Buddingeparken og Stationsparken 1 godkendes. På mødet var der en dialog om erstatningsbeløbet ved ekstraarbejder i afdelingen kan tilfalde afdelingen, hvilket Organisationsbestyrelsen var indstillet på. b. Afdeling 22 Torveparken ansøgning om optagelse af lån B-sag På afdelingsmødet den 28. maj 2018, blev forslag om optagelse af lån på kr. til udskiftning af rør under gulve i 1-plans rækkehusene godkendt. Forslaget blev fremlagt som følger: Afdelingens henlæggelser skal, i henhold til reglerne, anvendes til vedligeholdelse. Forbedringsandelen af det nye anlæg skal finansieres ved fremmede midler. Der fremlægges derfor forslag om optagelse af trækningsret og lån hertil. 3

4 Budgetterede omkostninger 2018/ kr. 2020/ kr. Omkostninger i alt kr. Finansieres ved Henlæggelser Lån Trækningsret Finansieret i alt kr kr kr kr. Der foreslås optagelse af et 15-årigt realkreditlån på kr. Dette giver med en årlig ydelse på 8,1% kr./år. Eller fordelt pr. m 2 13 kr./m 2 /år, svarende til en huslejeforhøjelse på 1,54% Den nuværende husleje udgør 905 kr./m 2 pr. år. For et lejemål på 76,9 m 2 medfører dette at den nuværende leje på kr. pr måned hæves med 88 kr. til kr. pr måned. c. Afdeling 08 Borreparken Vedligeholdelsesreglement B-sag Tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement for afdeling 08 Borreparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 24. april 2018 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. d. Afdeling 09 Lyngparken 1 Husorden B-sag Husorden for afdeling 09 Lyngparken 1 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 3. maj 2018 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. 4

5 e. Afdeling 10 Tinghøjparken Husorden B-sag Husorden for afdeling 10 Tinghøjparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 14. maj 2018 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. f. Afdeling 12 Pileparken 4 - Husorden B-sag Husorden for afdeling 12 Pileparken 4 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 24. april 2018 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. g. Afdeling 15 Kongshvileparken Beboerhåndbog hæfte 2 Det er min ret og min pligt B-sag Beboerhåndbog hæfte 2 - Kongshvileparken med den ændringer der vedtoges på afdelingsmødet udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. h. Afdeling 21 Pileparken 6 Vedligeholdelsesreglement B-sag Tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement for afdeling 21 Pileparken 6 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 15. maj 2018 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. i. Afdeling 23 Lyngparken 2 Husorden B-sag Husorden for afdeling 23 Lyngparken 2 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 24. maj 2018 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. 5

6 j. Afdeling 26 Toftegården Vedligeholdelsesreglement B-sag Tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement for afdeling 26 Toftegården med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 22. maj 2018 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. k. Afdeling 31 Kiplingeparken Husorden B-sag Husorden for afdeling 31 Kiplingeparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 16. maj 2018 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. l. Afdeling 48 Stengården - Husorden B-sag Husorden for afdeling 48 Stengården med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 23. maj 2018 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. Godkendt med den bemærkning, at hvis den godkendte tilladelse til husdyrhold giver problemer, vil Organisationsbestyrelsen af egen kraft fremsætte forslag om ændring heraf på et afdelingsmøde Støtte til visse boligafdelinger B-sag Afdeling 37 Skoleparken 2 Helhedsplan Byggeskaderamte teglstens-elementfacader - Tilskud fra Dispositionsfonden Med henvisning til notat om status på helhedsplaner og støttede arbejder af 13. oktober 2017, som blev behandlet på Organisationsbestyrelsesmødet 26. oktober 2017, hvor der blev informeret følgende om Skoleparken 2: 4737 Skoleparken 2 (ny) Teglstenselementfacader er byggeskaderamte. Der er udarbejdet en byggeteknisk rapport som konstateret dette. Denne er sammen med en kortfattet helhedsplan indsendt til Landsbyggefonden. Landbyggefonden har foretaget besigtigelse 1. juni 2017, og udmeldt at de er indstillet på en støtte-sag. Rådgiverne arbejder på yderligere undersøgelser og løsningsmuligheder. Landsbyggefonden har i januar 2017 udmeldt 6

7 afsat beløb til støttede lån på 6,5 mio. kr., med forventet tilsagn i Landsbyggefonden bemærkede dog på besigtigelsesmødet 1. juni 2017, at denne sag umiddelbart er afsat i 2021, men at sagen vil blive søgt gennemført, når den er klar. Efterfølgende har Landsbyggefonden i januar 2018 udmeldt afsat beløb til støttede lån på 8 mio. kr., med forventet tilsagn i Helhedsplan Der er blevet udarbejdet Byggeteknisk Rapport maj 2016 (udsendtes med dagsordenen), hvor de byggeskaderamte teglstenselementfacader er beskrevet på side 8-12, og samlet omfang og konklusion er på side Ansøgning til Landsbyggefonden af 10. juni 2016 (udsendtes med dagsordenen), hvor beskrivelsen af renoveringsopgaven var på side 3. Der har været afholdt besigtigelsesmøde med Landsbyggefonden den 1. juni 2017, hvor referat herfra udsendtes med dagsordenen. Som det fremgår heraf, var Landsbyggefonden udmelding, at Landsbyggefonden på baggrund af ansøgningsmaterialet har prækvalificeret bebyggelsen til at indgå i Landsbyggefondens renoveringsstøtte og renoveringen dermed kan fortsættes i Landsbyggefondens regi frem mod udarbejdelse af skema A. De opståede skader vurderes af Landsbyggefonden til, at skulle løses som ansøgt ved opstilling ny ½-stens mur i tilsvarende farvevalg, som nuværende. Rådgiverne har efterfølgende arbejdet videre med helhedsplanen herunder med ændring af facadeudtrykket. Det endelige projektmateriale udsendtes med dagsordenen til orientering, og vil kort blive gennemgået på mødet. Gladsaxe Kommune er blevet ansøgt om kommunal prækvalifikation, og kommunen har meddelt, at de anbefaler projektet, og det forventes politisk behandlet ultimo august Landsbyggefonden har behandlet ansøgningen, og har bevilliget renoveringsstøtte. Renoveringsarbejder: Facaderenovering - byggeskader Tagrenovering - følgearbejder Døre og Vinduer - følgearbejder Altaner - forbedringer Udearealer og nedgravet renovation nye tiltag Diverse følgearbejder Håndværkerudgifter i alt Byggeplads og vinterforanstaltninger Omkostninger m.m. Samlet renoveringsarbejder kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr. Finansiering: Ydelse støttet lån LBF gruppe 1 Lån kr kr. Ydelse ustøttet lån LBF gruppe 2 Lån kr kr. Ydelse ustøttet lån Egne gruppe 3 Lån kr kr. Lånydelse i alt Lån kr kr. Henlæggelser - afdelingen kr kr. Driftsstøtte og eget bidrag I alt kr kr. Låneydelse i alt kr kr. 7

8 Husleje: Afdelingens husleje er forholdsvis høj og udgør kr. pr. m². Landsbyggefonden har udmeldt, at der som udgangspunkt ikke er nogen lejeforhøjelse. Afdelingen fritages for indbetaling til ABG dispositionsfond. Den samlede ydelse på afviklede prioriteter er på kr., og 1/3 heraf indbetales til ABG dispositionsfond kr. Fritagelse afviklede prioriteter - ABG dispositionsfond Huslejestøtte / Supplerende driftslån - Landsbyggefonden Varmebesparelse / huslejeforhøjelse - Afdelingen Besparelser på driften / huslejeforhøjelser - Afdelingen Husleje i alt Driftsstøtte og eget bidrag: Kapitaltilførsel 1/5 fra hver kr. / ABG dispositionsfond Fællespuljetilskud / Landsbyggefonden Selskabet eget bidrag afdelingen henlæggelser Driftsstøtte og eget bidrag i alt kr kr kr kr kr kr kr kr kr. Kapitaltilførsel fra selskabet på kr., skal dækkes af ABG dispositionsfond. Selskabets eget bidrag på kr. kan enten dækkes af trækningsretstilskud, dispositionsfonden eller af afdelingens henlæggelser. Her er der regnet med afdelingens egne henlæggelser, efter princippet hjælp til selvhjælp. Det indstilles: at godkende helhedsplanen for renoveringsarbejder i afdelingen at ABG dispositionsfond bevilliger fritagelse for indbetaling af afviklede prioriteter til ABG dispositionsfond på kr. pr. år. at ABG dispositionsfond bevilliger kapitaltilførsel 1/5 fra hver kr. at selskabets eget bidrag på kr. dækkes af afdelings henlæggelser, efter princippet hjælp til selvhjælp at gruppe 3 renoveringsarbejderne på kr. afholdes af afdelingen selv, ved henlæggelser på , samt optagelse af lån på kr. med en ydelse på kr. pr. år, som dækkes af varmebesparelser og besparelser på driften. Dette foretages også efter princippet hjælp til selvhjælp 9225 Styringsdialog 2018 E-sag Der har været afholdt Styringsdialogmøde med Gladsaxe Kommune onsdag den 30. maj 2018 og det var et rigtig godt og konstruktivt møde. 8

9 På mødet blev referat og aftale udleveret og kort gennemgået. Disse vil blive lagt på hjemmesiden, hvilket afdelingsbestyrelserne og medarbejderne vil blive informeret om Afdelingens budgetter 2018/19 B-sag I april og maj måned 2018 er der på de ordinære (obligatoriske) afdelingsmøder sket behandling af afdelingens budgetter for 2018/19 (pr ). Oversigt med angivelse af dato for afdelingsmøder, godkendelsesforhold samt lejereguleringsprocent og oversigt over gældende etage m² pris pr udsendtes med dagsordenen. Bemærk, at omkring 60% af afdelingerne ikke har huslejestigning. Der er ikke valgt afdelingsbestyrelse i: Afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution Afdeling 40 Buddinge Mølle Organisationsbestyrelsen er derfor afdelingsbestyrelse i disse tilfælde. Der har i henhold til gældende vedtægter været afholdt afdelingsmøde i afdeling 40 Buddinge Mølle. På afdelingsmødet for afdeling 40 Buddinge Mølle, foretoges godkendelse af budgetter. Alle afdelingsbudgetter er godkendt på de respektive afdelingsmøder, og eneste ikke godkendte afdelingsbudget er således budgettet for afdelingen 34 Stationsparkens Børneinstitution. Det indstilles således, at * budgetforslag 2018/19 for afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution godkendes samt * at øvrige afdelingsbudgetter som vedtaget på ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj 2018 ligeledes godkendes. 9

10 Indstilling om godkendelse af budgetforslag 2018/19 for afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution fulgtes. Endvidere fulgtes indstillingen om godkendelse af budgetter for 2018/19 for selskabets øvrige afdelinger, således som vedtaget på ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj Bemyndigelse for juli måned 2018 B-sag Der afholdes ikke bestyrelsesmøde i juli måned 2018, og under henvisning hertil anmodes der om bemyndigelse til formand og næstformand til at træffe beslutninger for selskabet i juli måned Bemyndigelse blev givet Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan B-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 12. marts 2018, hvor der blev informeret om annullering af licitation og nyt udbud med en forskydning på 3 4 måneder. Tidsplanen er fortsat i forhold til tilbud / kontrakt: Start maj 2018 Prækvalifikation af fem entreprenører 14. juni 2018 Licitation endeligt tilbud 29. juni 2018 Tildeling af kontrakt 12. juli 2018 Betinget kontrakt 4. februar 2019 Endelig kontrakt Der afholdtes bygherremøde 19. juni 2018, hvor rådgiverne fremlagde resultatet af tilbuddene og deres indstilling. På mødet blev der udleveret oversigt over licitationsresultatet inkl. reviderede budgetter for renoveringsrammen og nybyggeriet. Som det fremgår heraf, ligger alle tilbuddene meget tæt, så konklusionen er umiddelbart, at det er prisen. Men som det ses, er der store overskridelser, og der skal derfor spares betydelige beløb, som nok også nogle steder overskrider smertegrænsen for det ønskede kvalitetsniveau. 10

11 På mødet var der en dialog om de store overskridelser, som Organisationsbestyrelsen udtrykte meget stor bekymring over. Dette gælder især for nybyggeriet, som jo var medtaget for at give et økonomiske bidrag til renoveringssagen, men som nu viste sig at give en overskridelse. Organisationsbestyrelsen ønskede en forklaringen herpå fra rådgiverne. Rådgivernes umiddelbare køreplan er nu: at alle tilbud gennemgås med afsluttende evaluering og tildeling af kontrakt den 29. juni at tilbud fra den entreprenør, der tildeles kontrakten, sideløbende gennemgås og opstilles med økonomi for bygningsdele svarende til Landsbyggefonds arket. at tilbud fra den entreprenør, der tildeles kontrakten, sideløbende gennemgås med henblik på at vurdere omfanget af mulige besparelser, så arbejdet kan gennemføres indenfor budgetrammen dette arbejders der på til bygherremødet den 27. juni at den entreprenør der tildeles kontrakten oplyses om, at der arbejdes med at få enderne til at hænge sammen, og at vi stiler mod udkast til kontrakt til den 12. juli 2018, men at økonomi først skal endeligt afklares med bygherre august 2018 og at vi i dialog med entreprenøren forsøger at finde de nødvendige besparelser. at der hvor der er væsentlige forskelle på budget og tilbud, går vi juni/juli i dialog med Landsbyggefond om at hæve støtterammen. at vi evt. går i dialog med Gladsaxe Kommune om hvorvidt det er muligt at rette nybyggeriet ud. Administrationen anbefaler rådgivernes køreplan, og at fornyet indstilling forelægges Organisationsbestyrelsen på mødet 23. august Effektiviseringspotentialer E-sag Status på arbejdet med effektviseringspotentialer fremgår til dels af vedlagte referat fra arbejdsgruppemødet. På mødet blev der givet en yderligere orientering herom herunder om droneopmålingsforsøget og servicepakker. 11

12 9230 Orientering fra administrationen O-sag a. Dispositionsfondsoversigt Til orientering udsendtes med dagsordenen oversigt over dispositionsfonden, som blev gennemgået på mødet.. b. Persondataforordning Den nye persondataforordning trådte i kraft 25. maj I administrationen arbejdes der videre med at få den nye persondataforordning implementeret, hvor oplysningen på hjemmesiden er blevet opdateret og udsendtes med dagsordenen til orientering. Samtykkeerklæring er blevet indført, og indførsel af NemID som adgangskode arbejdes der pt. på. Der henvises tillige til artikel i Boligbladet. Med henvisning til tidligere dialog om særskilt arrangement for Organisationsbestyrelsen, som blev aflyst da oplægsholder fra BL mente, at det ikke var muligt på daværende tidspunkt, er der fortsat ikke nyt fra BL. Der blev på mødet givet en status herpå. Da ovennævnte arrangement ikke har været muligt at afholde, er der fortsat ikke endelig afklaring på den nye persondataforordnings indvirkning på afdelingsbestyrelsesarbejdet. Dog er der udmeldinger fra BL, som er meget skærpende, og dette gælder især på klagesagsbehandlingsområdet. På Organisationsbestyrelsens møde 24. maj 2018 blev der givet en orientering herom samt hvorledes administrationen håndtere dette. Der var enighed om, at udsende en kort orientering til afdelingsbestyrelserne om klagesagsbehandlingen. På mødet blev der udleveret notat om klagesagsbehandling og persondataforordning, og der var en dialog herom med enighed om at følge det, som der var beskrevet og at udsende det til afdelingsbestyrelserne til orientering. c. Referat fra møde i Virksomhedsnævnet Referat fra møde i Virksomhedsnævnet onsdag den 6. juni 2018 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen til orientering. 12

13 d. Boligbladet Boligbladet juni 2018 er blevet omdelt til beboerne. På mødet var der en kort dialog herom Kredsudvalget E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget er afholdt 12. april Referat herfra er udsendt 19. april Næste ordinære møde afholdes 13. september Fritidsudvalget E-sag a. Møder og referater Seneste møde i udvalget har været afholdt 28. maj Referat herfra er udsendt via mail 8. juni Næste ordinære møde afholdes 25. juni Husk sensommerfestival 1. september BL orientering E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 14 af 22. maj 2018 vedrørende Juridiske henvendelser til BL 13

14 * BL informerer nr. 15 af 29. maj 2018 vedrørende Status og opdatering af persondata Til orientering. Udsendt via mail 13. juni 2018 * BL informerer nr. 16 af den 8. juni 2018 vedrørende Arbejdet med De hårde ghettoer * BL informerer nr. 17 af den 8. juni 2018 vedrørende Initiativer der modvirker parallelsamfund * BL informerer nr. 18 af den 8. juni 2018 vedrørende Ændring i den kommunale grundkapital fra 1. januar 2019 Til orientering. BL-politik Udsendt via mail * BL-politik nr. 18 Særlige ghetto-repræsentanter og mere om 40 procent * BL-politik nr. 19 Slagsmålet om grundkapitalen * BL-politik nr. 20 God aftale om den kommunale grundkapital Til orientering Eventuelt O-sag Finn Sørensen fortalte om en positiv oplevelse med opfølgning på dialog på Fællesmødet med Gladsaxe Kommune, hvor der nu var handling bag P-forbud på vej. Flemming Larsen omtalte forbedret politiindsats i Høje Gladsaxe, men også om negativ omtale af Høje Gladsaxe i forbindelse med musikvideo fra en bande. 14

15 9235 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 23. august Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde 21. juni 2018 udsendes 14. juni Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde 21. juni 2018 udsendes 28. juni 2018 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest 5. juli Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres 6. juli

16 Lukket del 9237 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 16

17 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x 17