Udbudsbetingelser. EU-udbud med forhandling af EOJ -SYSTEM til Vesthimmerland Kommune

Transkript

1 Udbudsbetingelser EU-udbud med forhandling af EOJ -SYSTEM til Vesthimmerland Kommune Side 1 af 30

2 Indholdsfortegnelse Generelt vedr. udbudsprocessen Indledning VHK Udbudsmaterialet Prækvalifikationsmaterialet (Relevant for alle ansøgere) Forhandlingsmaterialet (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) Udbuddets genstand Vejledende tidsplan Formkrav til ansøgningen og tilbuddet Sprog Ejendomsret Åbning af indkomne ansøgninger Prækvalifikationsbetingelser Spørgsmål til prækvalifikationen Underretning Ansøgning om prækvalifikation Udvælgelseskriterier og dokumentation Konsortier og underleverandører Generelt for konsortier og underleverandører Konsortier Ansøger baserer sig på en anden enheds formåen Valg mellem flere kvalificerede ansøgere Ansøgningsfrist Forhandlingsbetingelser Verificering af oplysninger i ESPD Verifikation af ESPD ets Del III Udelukkelsesgrunde Verifikation af oplysninger i ESPD ets Del IV Udvælgelseskriterier (hvis relevant) Side 2 af 30

3 1.3 Verifikation af Konsortier enheder som ansøger baserer sin egnethed på (hvis relevant) Spørgsmål til udbuddet De retlige rammer for forhandlingen Formål Definitioner af begreber Mindstekrav (MK) Konkurrenceparameter (KP) Indledende tilbud Frist for afgivelse af indledende tilbud Skabelon og tidsplan for forhandlingsrunden Demonstration af use case Forhandlingsnotat Afholdelse af forhandlingen Revideret udbudsmateriale Endelig tilbud Frist for afgivelse af endeligt tilbud Vedståelsesfrist Alternative tilbud Sideordnede tilbud VHKs forbehold Tilbudsgivers forbehold Underretning og standstill-periode Indgåelse af Kontrakten Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Vurdering af under- og delkriterier Tildelingskriterium Tildeling af Kontrakten Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Side 3 af 30

4 7.3 Underkriterium Pris Underkriterierne Kvalitet af Løsningen og Implementering Side 4 af 30

5 Generelt vedr. udbudsprocessen Side 5 af 30

6 1 Indledning Nærværende udbud vedrører Vesthimmerland Kommunes anskaffelse af et EOJ-system til erstatning for Vesthimmerland Kommunes nuværende systemer. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling i henhold til i LOV nr af 15/12/2015 (udbudsloven). I overensstemmelse med regler for offentliggørelse, indeholder nærværende materiale både relevant materiale vedrørende prækvalifikationen og materiale vedrørende den efterfølgende forhandlingsfase. Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED). Bekendtgørelsen findes på De virksomheder, der er prækvalificeret efter prækvalifikationsfasen i udbuddet er inviteret til at deltage i forhandlingsfasen. Der kan ikke afgives tilbud, hvis en virksomhed ikke er prækvalificeret hertil. 2 VHK Vesthimmerland Kommune (herefter VHK) Himmerlandsgade 27 Aars 9600 Danmark For information om nærværende udbud henvises til VHK s rådgivere i udbuddet: Tolstrup & Hvilsted ApS Myntevej Randers NV Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til kontakt@tohv.dk 3 Udbudsmaterialet 3.1 Prækvalifikationsmaterialet (Relevant for alle ansøgere) Det samlede prækvalifikationsmateriale består af: Nærværende afsnit relevant for prækvalifikationsfasen Udbudsbilag 1 Det fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) Side 6 af 30

7 Udbudsbilag 2 Støtteerklæring Udbudsbilag 3 Konsortieerklæring Ansøger er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. 3.2 Forhandlingsmaterialet (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) Det samlede forhandlingsmateriale består af: Nærværende afsnit relevant for forhandlingensfasen Udbudsbilag 4 Kontrakt Kontraktbilag 0 Definitioner Kontraktbilag 1 Tidsplan Kontraktbilag 2 VHK s IT-miljø Kontraktbilag 3 Kravspecifikation Underbilag 3a til Kontraktbilag 3 Use Cases Underbilag 3b til Kontraktbilag 3 Løsningsbeskrivelse Underbilag 3c til Kontraktbilag 3 Databehandleraftale Underbilag 3d til Kontraktbilag 3 VHKs IT-sikkerhed Underbilag 3e til Kontraktbilag 3 VHKs IT-sikkerhedshåndbog Underbilag 3f til Kontraktbilag 3 Snitflader Underbilag 3g til Kontraktbilag 3 Organisationsdiagram 1 Underbilag 3h til Kontraktbilag 3 Organisationsdiagram 2 Kontraktbilag 4 Dokumentation Kontraktbilag 5 Vederlag og betalingsplan Kontraktbilag 6 VHK s deltagelse Kontraktbilag 7 Drift, support og vedligeholdelsesydelser Kontraktbilag 8 Prøver Kontraktbilag 9 Licensbetingelser Kontraktbilag 10 Servicemål Kontraktbilag 11 Samarbejdsorganisation Kontraktbilag 12 Ændringsprocedurer Kontraktbilag 13 Leverandørens identitet Kontraktbilag 14 Dokumentation i forbindelse med udbuddets gennemførelse Ovenstående dokumenter kan hentes på: Ovenstående dokumenter kan rekvireres på Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. 4 Udbuddets genstand VHK ønsker med nærværende udbud at implementere et elektroniske omsorgs- og journalsystem (EOJsystem), som efterfølgende driftes og vedligeholdes af den vindende leverandør for en fire (4) årig periode med to (2) års option på forlængelse. På nærende tidspunkt har VHK følgende IT-systemer: Side 7 af 30

8 1. KMD Care 2. EG Team online 3. KMD EKJ 4. KMD Sag (ESDH-system) VHK ønsker med dette udbud at anskaffe en Løsning, som samler VHK s behov. VHK er ansvarlig for personlig pleje, praktisk hjælp og sygepleje til ældre og/eller syge og svage borgere, støtte og hjælp for borger over 18 år i forbindelse med Psykiatri og Handicap samt sundhedstilbud til alle borgere i kommunen uanset alder. Det betyder, at VHK s Forvaltning har et meget bredt kerneområde og varetager opgaveløsning inden for en lang række underområder. Forvaltningens tilbud har afsæt i Sundhedsloven (SUL) og Serviceloven (SEL). VHK kan også visitere til enten botilbud, ældre- eller plejebolig. Borgere, der bor i botilbud, - pleje- eller ældrebolig eller er på midlertidigt ophold/tilbud, kan modtage nedenstående ydelser og forløb på lige fod med alle andre. Ligeledes varetager VHK opgaver i forbindelse med misbrugsproblemer, der organisatorisk er placeret i Børne- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. VHK har 10 definerede forretningsmæssige områder, som repræsenterer Forvaltningens arbejdsgange: 1. Sagsbehandling 2. Faglig planlægning og udfører dokumentation 3. Ressourceplanlægning 4. Håndtering af lægemidler 5. Kommunikation 6. Forebyggende hjemmebesøg 7. Magtanvendelse 8. Boligstyring 9. Hjælpemiddeldepot 10. Ledelsesinformation VHK har estimeret, at Løsningen vil have ca brugere. Antallet er dog kun et estimat, og vil blive justeret i Kontraktens løbetid. Side 8 af 30

9 En nærmere beskrivelse af VHK s kerneområde, aktører og kompleksitet er beskrevet i Underbilag 3a til Kontraktbilag 3 Kravspecifikation. De udbudte ydelser er nærmere beskrevet i Kontrakten og kontraktbilagene. I forhold til udbudslovens 49, stk. 2 har VHK valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. VHK har vurderet, at det er uhensigtsmæssigt at foretage en sådan opdeling, da det ikke konkret skønnes at give yderligere virksomheder og små og mellemstore virksomheder mulighed for at afgive tilbud. 5 Vejledende tidsplan Prækvalifikation og efterfølgende forhandlingsfase gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan, og enhver prækvalificeret ansøger skal reservere datoerne for forhandlingsfasen. Aktivitet Tidspunkt Fase Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED Den 3. februar 2017 Prækvalifikationsfasen Tidsfrist for at indsende spørgsmål til prækvalifikation Tidsfrist for endelig besvarelse af spørgsmål Den 24. februar 2017, kl Den 28. februar 2017, kl Ansøgningsfrist Den 6. marts 2017, kl Fremsendelse af underretning angående prækvalifikation Bekræftelse af indhold i ESPD af prækvalificerede virksomheder Tidsfrist for at indsende spørgsmål til forhandlingsbetingelserne Den 9. marts 2017 Uge 10-13, 2017 Den 7. april 2017, kl Forhandlingsfasen Tidsfrist for endelig besvarelse af spørgsmål Den 13. april 2017, kl Tilbudsfrist for indledende tilbud Den 19. april 2017, kl Demonstration af use case 1-6 for VHK Uge 19, 2017 Forhandling om indledende tilbud Uge 21, 2017 Den 23. og 24 maj 2017 Fremsendelse af revideret materiale Den 26. maj 2017 Side 9 af 30

10 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til revideret materiale Den 30 maj 2017, kl Tidsfrist for endelig besvarelse af spørgsmål Den 31 maj 2017, kl Endelig tilbudsfrist Den 6. juni 2017, kl. 12:00 Forventet udsendelse af underretning og standstill Den 16. juni 2017 Forventet indgåelse af kontrakt Ultimo juni Formkrav til ansøgningen og tilbuddet 6.1 Sprog Af hensyn til ressourceforbruget hos VHK, skal kommunikation i udbuds- og kontraktperioden være på dansk. Ansøgning og tilbud må foruden dansk formuleres på engelsk. Såfremt VHK anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af ansøgning og tilbud til dansk. Oversættelsen sker i så fald for ansøgers/tilbudsgivers regning. Følgende bilag skal formuleres på dansk: Vedrørende prækvalifikationen: Udbudsbilag 1 - Det fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) Vedrørende forhandlingsfasen: Kontraktbilag 1 - Tidsplan Underbilag 3b til kontraktbilag 3 Løsningsbeskrivelse Kontraktbilag 6 VHK s deltagelse Følgende bilag skal afleveres vedrørende forhandlingsfasen: Kontraktbilag 1 - Tidsplan Underbilag 3b til kontraktbilag 3 Løsningsbeskrivelse Kontraktbilag 5 Vederlag og betalingsplan Kontraktbilag 6 VHK s deltagelse Kontraktbilag 9 Licensbetingelser Kontraktbilag 11 Samarbejdsorganisation Kontraktbilag 13 Leverandørens identitet Side 10 af 30

11 Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav, og VHK er berettiget, men ikke forpligtet til at afvise ansøger/tilbudsgiver, såfremt formkravet ikke overholdes. 6.2 Ejendomsret Udarbejdet materiale som er afleveret til VHK i forbindelse med udbudsprocessen betragtes som VHK s ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af materiale eller deltagelse i processen. 6.3 Åbning af indkomne ansøgninger Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgninger eller tilbud. Side 11 af 30

12 Prækvalifikationsbetingelser (Relevant for alle ansøgere) Side 12 af 30

13 1 Spørgsmål til prækvalifikationen Ansøger opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet. Ansøgere opfordres til for denne fase af udbuddet kun at stille spørgsmål relateret til prækvalifikationsfasen. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende prækvalifikationsfasen bedes stillet skriftligt og skal rettes til E- mail: med emnet: "Spørgsmål Udbud af EOJ-system til VHK senest den 24.februar 2017, kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for VHK at besvare spørgsmålet 6 dage inden ansøgningsfristen udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden ansøgningsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på VHK s hjemmeside på adressen Det er ansøgers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. 2 Underretning Alle ansøgere vil i overensstemmelse med udbudslovens 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til prækvalifikationen. 3 Ansøgning om prækvalifikation 3.1 Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation og information bedes vedlagt tilbuddet. Tilbudsgiver skal anvende Udbudsbilag 1 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). VHK gør opmærksom på, at Bilag 1 er en XMLfil. Nedenfor beskrives proceduren for at downloade og udfylde XML-filen i bilag 1. 1) Download XML-filen i bilag 1 ved at højreklikke på XML-filen og vælg Gem link/destination som. Herefter gemmes XML-filen på den ønskede placering på computeren 2) Upload/indlæs XML-filen fra den valgte placering på computeren til hjemmesiden (se illustration nedenfor) Side 13 af 30

14 3) Herefter udfyldes ESPD et. Det bemærkes, at XML-filen udelukkende kan udfyldes på ovenstående hjemmeside 4) Når ESPD et er udfyldt vælges knappen Eksporter/Oversigt 5) Herefter trykkes der på knappen Download as nederst på siden, hvorefter ESPD et kan downloades i XML format og/eller PDF format Tilbudsgiver henvises i denne forbindelse til kapitel 3 i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning "ESPD - Sådan virker det" (September 2016), der step for step beskriver, hvordan ESPD udfyldes korrekt og videreformidles til BLL. Vejledningen kan hentes under følgende link: For en generel forståelse af hvad ESPD et er, henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning på A. Oplysninger om ansøger: Ansøger skal i ESPD ets del ll og III oplyse følgende: Ansøgers identitet samt generelle oplysninger om tilbudsgiver, jf. ESPD del ll, punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør Ansøgers repræsentanter, jf. ESPD del ll, punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, jf. ESPD del lll, punkt A: Grunde vedrørende straffedomme Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, jf. ESPD del III B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger Side 14 af 30

15 Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 136 jf. ESPD del lll, punkt C: Grunde vedrørende insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelse af erhvervet Hvorvidt ansøger er omfattet af en af følgende frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens 137, jf. ESPD del lll, punkt C: Nr. 2: Ansøgeren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er hjemhørende NB! Ansøgere som er omfattet af udbudslovens 135, 136 eller 137, nr.2 vil blive afvist. B. Økonomisk og finansiel formåen: Der er ikke krav om økonomisk eller finansiel formåen. C. Teknisk og/eller faglig formåen: Oplysninger om, hvorvidt ansøger lever op til følgende krav, som VHK har fastsat til teknisk og/eller faglig formåen i medfør af udbudslovens 140, stk. 1, nr. 3, jf. ESPD del lv, punkt C: o Oplysning om de 3 betydeligste sammenlignelige referencer, der er udført i løbet af de sidste tre år, vedr. sammenlignelige leverancer. Ansøger beskriver referencerne (se ønsker til indholdet af beskrivelserne i afsnit 4), tidspunktet for udførelse af referencerne, angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller mail-adresse samt kontraktværdi for referencen. Med sammenlignelige leverancer forstår VHK erfaring med teknisk og organisatorisk implementering af komplekse IT-løsninger hos offentlige myndigheder eller private organisationer med mange brugere, og med efterfølgende drift og vedligeholdelse. Bemærk! Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer. Side 15 af 30

16 3.2 Konsortier og underleverandører Generelt for konsortier og underleverandører VHK forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere ansøgninger medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder VHK sig ret til at afvise sådanne ansøgere Konsortier Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) bedes ansøger angive dette i ESPD del ll. A. Herudover bedes de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende prækvalifikationsbetingelser. Endvidere skal ansøger (konsortium) være opmærksomme på i forbindelse med den endelige dokumentation, jf. afsnit 1.3 i Forhandlingsbetingelser, at vedlægge konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave Ansøger (konsortium) kan anvende Udbudsbilag 3 Konsortieerklæring, men må anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående hæftelse Ansøger baserer sig på en anden enheds formåen Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af ansøgning endvidere basere sig på en anden enheds teknisk og/eller faglig formåen. Ansøger bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll. C. Såfremt ansøger baserer sig på en anden enheds kapacitet vedlægges et særskilt udfyldt og underskrevet ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll. A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder, som ansøgeren baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som ansøgeren baserer sin egnethed på. Endvidere skal ansøger være opmærksomme på i forbindelse med den endelige dokumentation, jf. afsnit 1.3 i Forhandlingsbetingelser, at vedlægge støtteerklæring, hvormed enheden erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for ansøger i forbindelse med anskaffelse af EOJ-system til VHK. Ansøger kan anvende Udbudsbilag 2 Støtteerklæring, men må anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående råden. Side 16 af 30

17 4 Valg mellem flere kvalificerede ansøgere Blandt de prækvalifikationsansøgere, som opfylder ovenstående dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til 4 ansøgere, som opfordres til at afgive indledende tilbud i forhandlingsfasen. Udvælgelsen sker på baggrund af indholdet i ansøgernes beskrivelser af referencerne, hvor VHK vil udvælge de 4 ansøgere, som vurderes at have fremvist de mest sammenlignelige referencer ud fra den udbudte opgave. VHK vil vurdere hver reference på følgende punkter: Referencens beskrivelse af implementering og drift af applikation af en løsning inden for sundhedsog omsorgsområdet hos en offentlig myndighed, Referencens beskrivelse af teknisk og organisatorisk implementering af komplekse IT-løsninger i organisationer med mange brugere, Referencens beskrivelse af konkret og metodisk tilgang til opnåelse af en høj grad af brugervenlighed for kunden, Kontraktsummen, en kontraktsum der er minimum DKK 1,5 million pr. år vil blive tillagt en positiv vurdering, Referencens grad af erfaring med drift og vedligeholdelse af en kompleks IT-løsning og Referencens kunde, hvor kommunale myndighedsreferencer vægtes som det mest positive Der kan maksimalt angives 3 referencer pr. ansøger, uanset om der er tale om en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på en anden virksomheds formåen eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives et antal reference, der overstiger dette maksimum, vil der alene blive lagt vægt på de 3 første referencer. Referencer, der ligger herudover, vil der blive set bort fra. 5 Ansøgningsfrist Ansøgning bedes mærket med emnet: "Ansøgning om prækvalifikation vedrørende anskaffelse af et EOJsystem. Ansøgningen skal være VHK s rådgiver i hænde senest den 6. marts 2017, kl på følgende adresse: Tolstrup & Hvilsted Att.: Kristian Ax Myntevej 5 Side 17 af 30

18 8920 Randers NV Det samlede ansøgningsmateriale bedes afleveret i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det digitale danne grundlag for udvælgelsen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Ansøger bærer ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem. Side 18 af 30

19 Forhandlingsbetingelser (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) Side 19 af 30

20 1 Verificering af oplysninger i ESPD I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal prækvalificerede virksomheder på VHK s opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens 152 for de oplysninger, som er afgivet i Udbudsbilag 1 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) i forbindelse med prækvalifikationen. I afsnit beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges. 1.1 Verifikation af ESPD ets Del III Udelukkelsesgrunde Hvis ansøger er fra Danmark fremlægges dokumentationen i form af en Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra Politiet (Kriminalregistret), hvorfor tilbudsgiver skal udfylde og underskrive en samtykkeerklæring, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af Serviceattesten. For oplysninger om hvordan serviceattesten bestilles, henvises der til følgende hjemmesiden: Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af Ordregiver i opfordringsskrivelsen. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. 2 uger fra bestilling af Serviceattesten er modtaget. Er ansøger ikke fra Danmark og udsteder ansøgers hjemland ikke de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. VHK er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode ansøgeren om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens 151, stk Verifikation af oplysninger i ESPD ets Del IV Udvælgelseskriterier (hvis relevant) Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres. Det følger af svar fra Konkurrence og Forbrugerstyrelsen, jf Verifikation af Konsortier enheder som ansøger baserer sin egnethed på (hvis relevant) Såfremt ansøger er et konsortium eller har baseret sin formåen på andre enheder/virksomheders ressourcer, skal der indsendes følgende som dokumentation: Hvis relevant en støtteerklæring, hvormed enheden erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud, såfremt erklæringen ikke er fremsendt i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Udbudsbilag 3 eller egen erklæring kan anvendes. Side 20 af 30

21 Hvis relevant en konsortieerklæring hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave, såfremt erklæringen ikke er fremsendt i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Udbudsbilag 2 eller egen erklæring kan anvendes. 2 Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder ved processen, Kontrakten og kontraktbilagene afklaret ved at stille spørgsmål i forhandlingsfasen. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende forhandlingsfasen og forud for afgivelse af indledende tilbud bedes stillet skriftligt og skal rettes til Tolstrup & Hvilsted pr. , med emnet: " Spørgsmål Udbud af EOJsystem til VHK senest den 7. april 2017, kl Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende det tilrettede materiale efter gennemført forhandling og forud for afgivelse af det endelig tilbud bedes stillet skriftligt og skal rettes til Tolstrup & Hvilsted pr. , med emnet: "Spørgsmål Anskaffelse af et EOJ-system til VHK senest den 30. maj 2017, kl er: kontakt@tohv.dk. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af relevant tilbudsfrist. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for VHK at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende og samtidigt, i anonymiseret form, blive tilsendt de prækvalificerede ansøgere. 3 De retlige rammer for forhandlingen 3.1 Formål Formålet med forhandlingen er at vise deltagende tilbudsgivere den rette vej. Der vil blive givet saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere til at opnå optimering af de indledende afgivne tilbud. Gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår. Side 21 af 30

22 Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor VHK forhandler om forbedringer og præciseringer i tilbudsgivers indledende tilbud. VHK er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er VHK s hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt. 3.2 Definitioner af begreber Mindstekrav (MK) Et Mindstekrav skal opfyldes og skal indgå i tilbuddet. Opfyldes mindstekravet ikke eller tages der forbehold herfor, anses tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt Konkurrenceparameter (KP) Et Konkurrenceparameter skal ikke nødvendigvis opfyldes af tilbudsgiverne, men vil indgå i evalueringen i det oplyste underkriterium og/eller delkriterium. 3.3 Indledende tilbud Tilbudsgiverne afgiver et skriftligt indledende tilbud, som skal danne grundlag for den eventuelle efterfølgende forhandling, og som i sidste ende skal føre til afgivelse af endeligt og bindende tilbud. VHK forbeholder sig ret til at antage det indledende tilbud, hvor VHK i så fald vil gennemføre en tilbudsevalueringen i overensstemmelse med afsnit 6 7. Antages det indledende tilbud, så bortfalder aktiviteterne beskrevet under afsnit 3.5 og 3.7 til 3.9. Indledende tilbud må ikke indgives mundtligt, men skal ske i overensstemmelse med afsnit 3.4 nedenfor. 3.4 Frist for afgivelse af indledende tilbud Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Indledende tilbud Anskaffelse af et EOJ-system. Indledende tilbud skal være VHK s rådgiver i hænde senest den 19. april, kl på følgende adresse: Tolstrup & Hvilsted Att.: Kristian Ax Myntevej Randers NV Det indledende tilbud skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og det digitale eksemplar vil det digitale eksemplar danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at det indledende tilbud når rettidigt frem. Side 22 af 30

23 3.5 Skabelon og tidsplan for forhandlingsrunden Forhandlingen gennemføres efter den vejledende tidsplan beskrevet ovenfor i afsnit 5, Generelt vedrørende udbudsprocessen, side 8-9. Alle forhandlinger følger samme proces og ud fra samme skabelon for forhandlingen. 3.6 Demonstration af use case 1-6 Forud for en evaluering af det indledende tilbud vil første aktivitet være en præsentation af udvalgte dele af det indledende tilbud. Det fremgår nedenfor i afsnit 7, Tildelingskriterium, at VHK vil evaluere på underkriteriet Kvalitet af Løsningen, herunder delkriteriet Brugervenlighed/intuition. VHK evaluerer brugervenlighed/intuition ud fra tilbudsgivers skriftlige beskrivelser til use case 1-6, som er beskrevet i Underbilag 3a til Kontraktbilag 3 Use cases. Leverandøren besvarer use casene i Underbilag 3b Løsningsbeskrivelse. Tilbudsgiver skal præsentere tilbudsgivers skriftlige tilbud for use case 1-6 for brugervenlighed/intuition, dog kun inden for området sygeplejen. Sygeplejen er udvalgt af VHK, da dette favner VHK mest muligt. For at sikre principperne om ligebehandling og gennemsigtighed er der ikke mulighed for at inddrage andre aspekter under tilbudsdemonstrationen end use case 1-6, brugervenlighed/intuition inden for sygeplejen. Det skal understreges, at det ikke vil være muligt i forbindelse med tilbudsdemonstrationen at foretage nogen form for ændringer i det fremsendte skriftlige tilbud. Følgende er gældende for den praktiske gennemførelse af demonstrationen af use case 1-6: Tilbudsgiver demonstrerer en (1) dag i tidsrummet kl kl , i uge 19. Alle dage (mandag torsdag) skal reserveres, men VHK vil efter prækvalifikationen melde en fordeling ud, Demonstrationen af use case 1-6 gennemføres hos VHK, Demonstrationen skal være baseret på tilbudsgivers skriftlige tilbud, VHK stiller projektor samt internetforbindelse til rådighed for demonstrationen, Tilbudsgiver medbringer PC med nødvendigt software prækonfigureret, Der vil være mulighed for tilbudsgivers klargøring 15 minutter før demonstrationen start, VHK vil dokumentere demonstrationen. 3.7 Forhandlingsnotat VHK udsender forud for forhandlingsmødet dagsorden for forhandlingen samt et kort forhandlingsnotat om den foreløbige vurdering af det indledende tilbud. Notatet indeholder tilbudsgivers evt. svagheder samt eventuelle forbehold for udbudsmaterialets indhold. Med forbehold menes beskrivelser, som kan eller skal føre til ukonditionsmæssighed, såfremt forbeholdet genfremsættes i det endelige tilbud. Side 23 af 30

24 Tilbudsgiver vil have mulighed for at kommentere på eventuelle faktuelle fejl i forhandlingsnotatet. Såfremt der er fejl, vil dette være et emne til drøftelse på forhandlingsmødet. Tilbudsgiver vil i samme ombæring have mulighed for at byde ind med såkaldte cost-drivere og valide elementer, som tilbudsgiver gerne vil drøfte, og som de mener er fordyrende eller uhensigtsmæssige for opgaven. Tilbudsgivers eventuelle kommentarer skal være modtaget senest 48 timer før datoen for forhandlingen. VHK gør opmærksom på, at forhandlingen ikke vil vedrøre forhandling om udbudsmaterialet i form af krav, som er grundlæggende eller har karakter af mindstekrav, jf. 66, stk. 2 i Udbudsloven. Kriterierne for tildelingen og deres vægtning skal forblive stabile under hele udbudsproceduren, hvorfor de heller ikke bliver genstand for forhandlingen. Der vil som udgangspunkt blive afholdt 1 forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver, jf. dog punkt VHK yder ikke vederlag for deltagelse i udbuddet, herunder forhandlingsprocessen. VHK dokumenterer hele forløbet i form af referater, som kan gengives i de efterfølgende underretninger til tilbudsgiverne. Der vil blive givet samtidig underretning omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold. 3.8 Afholdelse af forhandlingen Der er afsat op til 3 timer til forhandlingsmødet pr. tilbudsgiver. Dette kan ændres afhængig af behovet, men vil være ens for alle tilbudsgivere. Tilbudsgiver bedes forud for forhandlingsmødet af praktiske årsager fremsende information på antal deltagere, navn og titel. Praktiske informationer, herunder adresse og kontaktperson hos VHK vil blive meddelt de prækvalificerede. 3.9 Revideret udbudsmateriale Efter gennemført forhandling udarbejder VHK revideret udbudsmateriale, hvor forhandlingens resultater indskrives. Revideret udbudsmateriale fremsendes til alle tilbudsgivere som opfordring til at afgive endeligt tilbud. Fremsendelsen afslutter forhandlingen Endeligt tilbud Tilbudsgiverne skal på baggrund af revideret udbudsmateriale udarbejde endeligt tilbud, hvorom der ikke kan forhandles yderlige Frist for afgivelse af endeligt tilbud Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Endeligt tilbud Anskaffelse af et EOJ-system. Side 24 af 30

25 Tilbuddet skal være VHK s rådgiver i hænde senest den 6. juni 2017, kl på følgende adresse: Tolstrup & Hvilsted Att.: Kristian Ax Myntevej Randers NV Det samlede endelige tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og det digitale eksemplar vil det digitale eksemplar danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem Vedståelsesfrist Indledende tilbud og endeligt tilbud skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist for henholdsvis det indledende og det endelige tilbud. Afgives endeligt tilbud anses det indledende tilbud for bortfaldet. Vedståelsesfristen gælder uanset VHK s fremsendelse af underretning om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke førend endelig Kontrakten er underskrevet Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud Sideordnede tilbud Der kan ikke afgives sideordnede tilbud VHK s forbehold VHK forbeholder sig ret til at antage det indledende tilbud, hvor VHK i så fald vil gennemføre en tilbudsevalueringen i overensstemmelse med afsnit 6-7 nedenfor. VHK forbeholder sig ret til at udvide forhandlingen således den omfatter mere end én forhandlingsrunde, såfremt dette er sagligt begrundet Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Side 25 af 30

26 Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at VHK har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har VHK ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har VHK pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. 4 Underretning og standstill-periode Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudslovens 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af Kontrakten, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudslovens 129. Indgåelsen af Kontrakten vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. . Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter. 5 Indgåelse af Kontrakten Indgåelse af Kontrakten vil ske på baggrund af vedlagte Udbudsbilag 4 (med tilhørende kontraktbilag) efter afsluttet udbud. Kontrakten regulerer parternes vilkår i kontraktperioden. 6 Tilbudsevaluering 6.1 Vurdering af konditionsmæssighed VHK konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt ved at undersøge, om følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Side 26 af 30

27 Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. VHK er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens 159, stk Vurdering af under- og delkriterier De tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige, evalueres herefter i overensstemmelse med afsnit 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af VHK fastsatte under- og delkriterier. Den anvendte evalueringsmetode er beskrevet nedenfor i afsnit Tildelingskriterium 7.1 Tildeling af Kontrakten VHK vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvor nedenstående underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af Kontrakten: Underkriterier Vægtning i procent Pris 25 % Underkriteriet Pris vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag 5. Således vil de af tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger vil blive lagt til grund. Tilbudsgiver udfylder Kontraktbilag 5 i overensstemmelse med vejledningen hertil. Kvalitet af løsningen 65 % Underkriteriet består af følgende 2 delkriterier: o Brugervenlighed/intuition Vægter 25 % af underkriteriet Evalueringen foretages ud fra tilbudsgivers beskrivelser til use cases 1-6 (hovedområde 1-2) og use case - demonstration. Hovedområderne vægter begge 50 % af delkriteriet. Side 27 af 30

28 o Funktionalitet, som vægter 75 % af underkriteriet Evalueringen foretages ud fra tilbudsgivers beskrivelser til use cases 1-22 (hovedområde 1-9), KP (hovedområde 10) samt KP Vægtningen for delkriteriet Funktionalitet fordeler sig som følgende: Sagsbehandling (hovedområde 1), vægter 11 % af delkriteriet Faglig planlægning og udfører dokumentation (hovedområde 2), vægter 11 % af delkriteriet Ressourceplanlægning (hovedområde 3), vægter 6 % af delkriteriet Lægemidler (hovedområde 4), vægter 6 % af delkriteriet Kommunikation (hovedområde 5), vægter 6 % af delkriteriet Forebyggende hjemmebesøg (hovedområde 6), vægter 6 % af delkriteriet Magtanvendelse (hovedområde 7), vægter 6 % af delkriteriet Boligstyring (hovedområde 8), vægter 4 % af delkriteriet Hjælpemiddeldepot (hovedområde 9), vægter 4 % af delkriteriet Ledelsesinformation (hovedområde 10), vægter 5 % af delkriteriet Opsamling (kp 1-38), vægter 35 % af delkriteriet Tilbudsgiver udfylder Underbilag 3b til Kontraktbilag 3 Løsningsbeskrivelse i overensstemmelse med vejledningen hertil. Implementering 10 % Underkriteriet Implementering vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af: o o Kontraktbilag 1 Tidsplan Kontraktbilag 6 VHK s deltagelse Tilbudsgiver udfylder kontraktbilagene i overensstemmelse med vejledningen hertil. Side 28 af 30

29 7.2 Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Nedenfor fremgår evalueringsmetoden for underkriterierne i henhold til udbudslovens Underkriterium Pris Underkriteriet Pris evalueres ud fra en samlet kontraktsum, jf. Kontraktbilag 5. Kontraktsummerne fra de forskellige tilbudsgivere evalueres relativt og tildeles ud fra en lineær pointmodel fra 0-5 point. Laveste samlede kontraktsum, blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. afsnit 6.1, tildeles 5 point. En samlet kontraktsum, der svarer til laveste samlede kontraktsum + 50 % tildeles 0 point. Øvrige samlede kontraktsummer tildeles points ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter jf. formlen: Z = Tilbuddets samlede evalueringpris laveste samlede evalueringspris Laveste samlede evalueringspris Tilbuddets point = Maksimumpoint maksimumpoint Z 50 % Såfremt der jf. nedenstående anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelse med den ændrede evalueringsmodel. De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet Pris. Alternativ model 1: Såfremt den samlede kontraktsum jf. Kontraktbilag 5, i minimum 1 af de indkomne tilbud, mod forventning, er højere end laveste kontraktsum + 50 %, men lavere end laveste kontraktsum % tildeles 0 point i stedet til højeste tilbudte kontraktsum. Tilbud mellem laveste kontraktsum og højeste kontraktsum tildeles point ved interpolation mellem disse punkter. Alternativ model 2: Hvis højeste kontraktsum er højere end laveste kontraktsum %, tildeles 0 point til laveste samlede kontraktsum %. Alle samlede kontraktsummer, der er højere end laveste kontraktsum % tildeles 0 point. Tilbud mellem laveste kontraktsum og laveste kontraktsum % tildeles point ved interpolation mellem disse to punkter. Side 29 af 30

30 7.4 Underkriterierne Kvalitet af Løsningen og Implementering For under- og delkriterier anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for under- og delkriterier vil blive vurderet på en pointskala fra point tildeles tilbuddet, som kun netop opfylder mindstekravene til under- eller delkriteriet, og 5 point tildeles tilbuddet, som fuldt ud opfylder under- eller delkriteriet i alle henseender. Pointskalaen: 0 point Opfylder kun netop mindstekravene til under- og delkriteriet 1 point Ikke tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet 2 point Mindre tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet 3 point Tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet 4 point Meget tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet 5 point Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet Tilbuddene evalueres således efter en absolut model. De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen som fremgår i tabellen i afsnit 7.1. Side 30 af 30