Udbudsbetingelser. Udbud med forhandling på levering af brøndgods. Version 3

Transkript

1 Udbudsbetingelser Udbud med forhandling på levering af brøndgods Version 3 1

2 Indholdsfortegnelse 1 Generelt vedr. udbudsprocessen Indledning Ordregiver Materialet Prækvalifikationsfasen (Relevant for alle ansøgere) Tilbuds- og forhandlingsfasen (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) Beskrivelse af udbuddet Optioner Vejledende tidsplan Formkrav til ansøgning og tilbud Sprog Ejendomsret Åbning af indkomne ansøgninger eller tilbud Prækvalifikationsbetingelser Spørgsmål til prækvalifikationen Ansøgning om prækvalifikation Udvælgelseskriterier og dokumentation Konsortier og underleverandører Konsortier Underleverandører Valg mellem flere kvalificerede ansøgere Ansøgningsfrist Tilbuds- og forhandlingsbetingelser Verificering af oplysninger i ESPD Verificering af ESPD ets Del III - Udelukkelsesgrunde Spørgsmål til udbuddet Skabelon og tidsplan for Tilbuds- og forhandlingsfasen Indledende tilbud Forhandlingsmøde Formål med forhandlingen Revideret udbudsmateriale Frist for afgivelse af endeligt tilbud Vedståelsesfrist Kombinationsrabatter Alternative tilbud Sideordnede tilbud Forbehold Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold

3 3.15 Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftale Underretning og standstill-periode

4 1 Generelt vedr. udbudsprocessen 4

5 1.1 Indledning Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling i henhold til procedurerne i Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester og om ophævelse af direktiv 2004/17/EF (Forsyningsvirksomhedsdirektivet). Udbud med forhandling gennemføres efter denne overordnede procedure. Nærmere detaljer og informationer fremgår af senere afsnit: i. Interesserede virksomheder søger om prækvalifikation ii. Ordregiver prækvalificerer de bedst egnede iii. De prækvalificerede virksomheder indsender et indledende tilbud iv. Ordregiver vurderer de indledende tilbud som grundlag for efterfølgende forhandlinger v. Der gennemføres forhandlinger vi. På baggrund af forhandlingerne afgives endelig tilbud vii. Ordregiver vurderer de endelige tilbud og træffer beslutning om tildeling af kontrakt Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved udbudsbekendtgørelse 2017/xxxxxxxxxx der kan findes på Ordregiver De ordregivende myndigheder er: Horsens Vand A/S Alrøvej Horsens CVR nr EAN nr Kontaktperson: Henning Pabst, hpa@samn.dk Vejle Spildevand A/S Toldbodvej Vejle CVR nr EAN nr Kontaktperson: Jakob Ejskjær, jakej@vejlespildevand.dk Odder Spildevand A/S 5

6 Alrøvej Horsens CVR nr EAN nr Kontaktperson: Henning Pabst, Udbuddet varetages af Samn Forsyning Aps. Alle henvendelser, herunder spørgsmål, aflevering af ansøgninger og tilbud mv., skal derfor rettes til: Samn Forsyning ApS Att.: Henning Pabst Alrøvej Horsens Materialet Prækvalifikationsfasen (Relevant for alle ansøgere) Det samlede materiale i prækvalifikationsfasen består af: Prækvalifikationsbetingelser (afsnit 2) Bilag 1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Bilag 2 Underleverandørerklæring Bilag 3 Konsortieerklæring Ansøger er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Tilbuds- og forhandlingsfasen (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) Det samlede materiale i Tilbuds- og forhandlingsfasen består af: Tilbuds- og forhandlingsbetingelser (afsnit 3) Bilag 4 Rammeaftale Rammeaftalebilag A - Kravspecifikation Rammeaftalebilag B - Tilbudsliste Rammeaftalebilag C - Tilbudsbesvarelse Rammeaftalebilag D - Karmskitse Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. 6

7 1.4 Beskrivelse af udbuddet Samn Forsyning ApS samler driften og administrationen af spildevandet på vegne af Odder Spildevand A/S og Horsens Vand A/S. I nærværende udbud deltager også Vejle Spildevand A/S. Ordregiver består derfor af Odder Spildevand, Horsens Vand A/S og Vejle Spildevand A/S, der hver især underskriver en rammeaftale. Ordregiverne har med dette udbud et ønske om at indgå rammeaftaler om køb af brøndgods til brug ved såvel nyudstykninger som løbende renovering og vedligehold af ledningsnettet til kloak- og regnvand. Nedenstående beskriver Ordregivers forventninger til brøndgodset og ikke et udtryk for mindstekrav (se Rammeaftalebilag A Kravspecifikation) og kriterier for tildeling (se pkt ). Ordregiver forventer, at brøndgodset 1. kan holde i så mange år at udskiftning hovedsagelig skal ske pga. nedslidning af støbegodset. 2. kan åbnes og lukkes i mange år uden problemer og unødig arbejdsmiljømæssig belastning. 3. effektivt forhindrer uvedkommende vand og sand i at trænge ind i kloaksystemet. 4. er udformet på en måde der optimerer holdbarheden af den omkringsluttende vejbelægning (primært asfalt). Her tænkes især på a. forhindring af blankt vand i overgangen mellem karm og vejbelægning. b. En vedvarende jævn køreflade. Såfremt karmen synker i vejbelægningen eller karm/dæksel ikke udgør en jævn overflade medfører det slag fra dæk på brøndgodset, der igen medfører risiko for endnu større ujævnhed. 5. er optimeret mht. støj. Her henledes opmærksomheden igen på en vedvarende jævn køreflade, samt udformningen af mønstret. 6. sikrer at karmen kan løftes op til flere gange når der udlægges ny vejbelægning (slidlag). For at sikre disse ønsker og for at sikre ensartethed og et højt kvalitetsniveau, er der opstillet en række tekniske krav til materialerne. Udbuddet vedrører levering af brøndgods med en estimeret omsætning på DKK. 2,6 mio. om året. Rammeaftalens løbetid er 3 år fra rammeaftaleunderskrift med mulighed for, at Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 12 måneder. Hver af de tre Ordregivere kan forlænge individuelt. 7

8 Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delkontrakter. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet kontrakt kan opnås mere fordelagtig økonomi. Af hensyn til volumen og den smalle bredde af efterspurgte produkter i den udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet rammeaftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder herunder SMV mulighed for at afgive tilbud. Optioner Til udbuddet er der tilknyttet tre optioner: Dæksel malet med vandbaseret maling Udskiftningsgaranti på dæksel Udskiftningsgaranti på karm Optionerne tiltrædes kan enkeltvist og individuelt af Ordregiverne ved kontraktens underskrift. 1.5 Vejledende tidsplan Prækvalifikation og efterfølgende udbud gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Udbudsbekendtgørelse Den 30. juni 2017, kl. 12:00 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til prækvalifikation Den 4. august 2017, kl. 12:00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Den 11. august 2017, kl. 10:59 Ansøgningsfrist Den 18. august 2017, kl. 12:00 Underretning angående prækvalifikation Den 7. september 2017 Prækvalificerede virksomheders verificering af oplysninger i ESPD som oplyst i ansøgning Uge 36 39, 2017 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til tilbudsbetingelserne Den 27. september 2017, kl. 12:00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Den 4. oktober 2017, kl. 10:59 Tilbudsfrist for indledende tilbud Den 10. oktober 2017, kl. 12:00 Forhandlingsperiode Uge Fremsendelse af revideret materiale Den 8. november 2017 Frist for endeligt tilbud Den 23. november 2017, kl. 12:00 Forventet udsendelse af underretning og standstill Den 8. december 2017 Forventet kontraktindgåelse Den 20. december 2017 Kontrakten træder i kraft Den 1. januar

9 1.6 Formkrav til ansøgning og tilbud Sprog Ansøgning og tilbud skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal ansøger sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for ansøgers regning. Endvidere skal al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden være på dansk. Ejendomsret Ansøgnings- og tilbudsmaterialet betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af ansøgnings- og tilbudsmateriale i forbindelse med prækvalifikationen eller tilbuds- og forhandlingsfasen. Åbning af indkomne ansøgninger eller tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgninger eller tilbud. 9

10 2 Prækvalifikationsbetingelser (Relevant for alle ansøgere) 10

11 2.1 Spørgsmål til prækvalifikationen Ansøger opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende prækvalifikationsmaterialet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 1.2 angivne kontaktperson fra Samn Forsyning pr. , med emnet: "Spørgsmål Prækvalifikation til udbud af brøndgods senest den 4. august Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden ansøgningsfristen udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden ansøgningsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen Det er ansøgers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. 2.2 Ansøgning om prækvalifikation Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation og information bedes vedlagt ansøgningen. Ansøger skal anvende Bilag 1 Det fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Ordregiver gør opmærksom på, at Bilag 1 er en XML-fil. Nedenfor beskrives proceduren for at downloade og udfylde Bilag 1. 1) Download XML-filen i Bilag 1 ved at højreklikke på XML-filen og vælg Gem link/destination som. Herefter gemmes XML-filen på den ønskede placering på computeren 2) Upload/indlæs XML-filen fra den valgte placering på computeren til hjemmesiden (se illustration nedenfor) 11

12 3) Herefter udfyldes ESPD et. Det bemærkes, at XML-filen udelukkende kan udfyldes på ovenstående hjemmeside 4) Når ESPD et er udfyldt gemmes XML-filen ved at trykke på knappen Eksporter og den udfyldte XML-fil vedlægges ansøgningen 5) Den udfyldte XML-fil udskrives ved at trykke på knappen Udskriv, hvorefter der anvendes genvejstasten Ctrl + P på computerens tastatur eller udskriftsfunktionen i browserens menulinje. Herefter vedlægges den udfyldte fysiske printede udgave af XMLfil ansøgningen Ansøger henvises i denne forbindelse til kapitel 3 i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning "ESPD - Sådan virker det" (September 2016), der step for step beskriver, hvordan ESPD udfyldes korrekt og videreformidles til Ordregiver. Vejledningen kan hentes under følgende link: an_virker_det.pdf For en generel forståelse af hvad ESPD et er, henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning på A. Oplysninger om ansøger: Ansøger skal i ESPD ets del ll, punkt A - C oplyse følgende: Ansøgers identitet samt generelle oplysninger om ansøger, jf. ESPD del ll, punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør Ansøgers repræsentanter, jf. ESPD del ll, punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter 12

13 Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, jf. ESPD del lll, punkt A: Grunde vedrørende straffedomme Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, jf. ESPD del III B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 136 jf. ESPD del lll, punkt C: Grunde vedrørende insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelse af erhvervet: o Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren o Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure o Ansøger har a) afgivet groft urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kræves til verifikation af, at der ikke er grundlag for udelukkelse, eller af at udvælgelseskriterierne er opfyldt, b) tilbageholdt sådanne oplysninger, c) været ude af stand til straks at fremsende den supplerende dokumentation, som en ordregivende myndighed eller en ordregivende enhed anmoder om, og d) uretmæssigt påvirket den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds beslutningsproces, indhentet fortrolige oplysninger, der kan give denne uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller uagtsomt givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, udvælgelse eller tildeling Hvorvidt ansøger er omfattet frivillig udelukkelsesgrund jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 2 vedr. konkurs, ved at besvare ESPD del lll, punkt C: Grunde vedrørende insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelse af erhvervet i følgende felter: o Konkurs o Insolvens o Tvangsakkord uden for konkurs o En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret o Aktiver, der administreres af en kurator o Erhvervsvirksomheden er indstillet B. Økonomisk og finansiel formåen Ansøger skal i ESPD ets del lv, punkt B oplyse følgende vedrørende ansøgers økonomiske og finansielle formåen: Ansøgers omsætning i det seneste afsluttede regnskabsår. 13

14 Mindstekrav: Det er et mindstekrav, at ansøger har haft en årlig omsætning på minimum DKK 5,2 millioner baseret på det seneste afsluttede regnskabsår. C. Teknisk og/eller faglig formåen: Ansøger skal i ESPD ets del lv, punkt C oplyse følgende vedrørende ansøgers tekniske og/eller faglig formåen: o o Referenceliste over de 5 betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år med beskrivelse af leverancerne, tidspunkter for udførelsen af leverancer, angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller mail-adresse samt omsætning for referencen. Se pkt. 2.6 hvorledes referencerne vurderes. Med sammenlignelig reference forstås udførelse af leverance af samme type. Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer. 2.3 Konsortier og underleverandører 2.4 Konsortier Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) bedes ansøger angive dette i ESPD del ll. A. Herudover bedes de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende prækvalifikationsbetingelser. Endvidere bedes ansøger (konsortium) udfylde og vedlægge Bilag 3 Konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter [tildeling af rammeaftale] måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. 2.5 Underleverandører Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af ansøgning endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Ansøger bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll. C. Såfremt ansøger baserer sig på en anden enheds kapacitet vedlægges et særskilt udfyldt og underskrevet ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll. A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende 14

15 enheder/underleverandører, som ansøgeren baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som ansøgeren baserer sin egnethed på. Endvidere bedes ansøgeren vedlægge dokumentation for disse enheders/underleverandørers forpligtelse i så henseende (benyt venligst underleverandørerklæringen i bilag 2). 2.6 Valg mellem flere kvalificerede ansøgere Blandt de ansøgere, som opfylder ovenstående dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til 5 ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages 5 konditionsmæssige og egnede ansøgninger. Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de ansøgere der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrencesituation. Udvælgelsen sker med udgangspunkt i bedste egnethed i forhold til den udbudte rammeaftale vurderet på baggrund af de efterspurgte referencer jf. afsnit 2.2.1, punkt C. Ordregiver vil vurdere det positivt, at ansøger kan fremvise referencer, der er sammenlignelige med de udbudte produkter. Herved forstås referencer, der i videst mulige omfang volumen- og produktmæssigt modsvarer nærværende udbud, samt at referencerne videst muligt omfang er sammenlignelige med ordregiver. Det bemærkes, at Ordregiver maksimalt vil vurdere på fem (5) referencer. Såfremt der oplyses flere end fem (5) referencer, vil Ordregiver udelukkende vurdere ansøger på de første fem (5) oplyste referencer. 2.7 Ansøgningsfrist Ansøgningen bedes mærket med emnet: "Ansøgning - Prækvalifikation til EU-udbud af på levering af brøndgods. Ansøgningen skal være Ordregivers rådgiver i hænde senest den 18. august 2017, kl. 12:00 på Ordregivers adresse jf. pkt Samn Forsyning ApS Att: Henning Pabst Alrøvej Horsens hpa@samn.dk Det samlede ansøgningsmateriale bedes afleveret i form af 2 digitale eksemplar (vedlagt som USB-stik, tydelig nummereret med henholdsvis nr. 1 og nr. 2). 15

16 Ved uoverensstemmende oplysninger på de to USB stik, vil USB stik nr. 1 danne grundlag for udvælgelsen. Ved manglende filer eller filer der ikke lader sig åbne på USB stik nr. 1, vil USB stik nr. 2 blive anvendt for disse filer. Manglende oplysninger på enten USB stik nr. 1 eller USB stik nr, 2 anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Ansøger bærer ansvaret for, at ansøgning når rettidigt frem. 16

17 3 Tilbuds- og forhandlingsbetingelser (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) 17

18 3.1 Verificering af oplysninger i ESPD I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal prækvalificerede virksomheder på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens 152 for de oplysninger, som er afgivet i Bilag 1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) i forbindelse med prækvalifikationen. 3.2 Verificering af ESPD ets Del III - Udelukkelsesgrunde I henhold til udbudslovens 135, stk. 2 skal Ordregiver udelukke en ansøger eller tilbudsgiver, når en person, der er dømt ved endelig dom eller vedtaget bødeforlæg for de handlinger, som er nævnt i udbudslovens 135, stk. 1, er medlem af tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd. Ordregiver skal ligeledes udelukke en Ansøger eller tilbudsgiver, hvis den dømte person har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger i tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd. Dokumentationen fremlægges i form af en Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvis tilbudsgiver er fra Danmark. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra Politiet (Kriminalregistret), hvorfor tilbudsgiver skal udfylde og underskrive en samtykkeerklæring, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af Serviceattesten. For oplysninger om hvordan Serviceattesten bestilles, henvises der til følgende hjemmeside: Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat Ordregiver i opfordringsskrivelsen. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. 2 uger fra bestilling af Serviceattesten er modtaget. Er tilbudsgiver ikke fra Danmark og udsteder tilbudsgivers hjemland ikke de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. 3.3 Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 1.2 angivne kontaktperson fra Horsens Vand pr. , med emnet: "Spørgsmål EU-udbud på levering af brøndgods den 27. september 2017, kl. 12:00. 18

19 Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende og samtidigt, i anonymiseret form, blive tilsendt de prækvalificerede ansøgere. 3.4 Skabelon og tidsplan for Tilbuds- og forhandlingsfasen Forhandlingen gennemføres efter følgende tidsplan: Tilbudsfrist for indledende tilbud Den 10. oktober 2017, kl. 12:00 Forhandlingsperiode Uge Fremsendelse af revideret materiale Den 8. november 2017 Frist for endeligt tilbud Den 23. november 2017, kl. 12:00 Alle forhandlinger følger samme proces og ud fra samme skabelon for forhandlingen. Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet kort notat om evalueringen af det indledende tilbud. Notatet indeholder tilbudsgivers styrker og svagheder samt eventuelle forbehold for udbudsmaterialets indhold. Med forbehold menes beskrivelser, som kan eller skal føre til ukonditionsmæssighed, såfremt forbeholdet genfremsættes i det endelige tilbud. Ordregiver fremsender herefter dagsorden for forhandlingsmødet. Der vil blive afholdt 1 forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver, jf. dog afsnit Ordregiver yder ikke vederlag for deltagelse i udbuddet herunder forhandlingsprocessen. Ordregiver dokumenter hele forløbet i form af referat. Der vil blive givet samtidig underretning omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold. 3.5 Indledende tilbud Det indledende bedes mærket med emnet: "Indledende tilbud EU-udbud på levering af brøndgods og skal være Ordregivers rådgiver i hænde senest den 10. oktober 2017, kl. 12:00 på Ordregivers adresse jf. pkt Det samlede ansøgningsmateriale bedes afleveret i form af 2 digitale eksemplar (vedlagt som USB-stik, tydelig nummereret med henholdsvis nr. 1 og nr. 2). 19

20 Materialet skal kunne åbnes med enten MS Word 2010, MS Excel 2010 eller seneste version Adobe Acrobat PDF viewer. Ved uoverensstemmende oplysninger på de to USB stik, vil USB stik nr. 1 danne grundlag for udvælgelsen. Ved manglende filer eller filer der ikke lader sig åbne på USB stik nr. 1, vil USB stik nr. 2 blive anvendt for disse filer. Manglende oplysninger på enten USB stik nr. 1 eller USB stik nr, 2 anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at ansøgning når rettidigt frem. 3.6 Forhandlingsmøde Forhandlingen gennemføres på følgende adresse: Samn Forsyning Alrøvej Horsens Der er afsat op til 2 timer til forhandlingsmødet pr. tilbudsgiver. Tilbudsgiver bedes forud for mødet af praktiske årsager at fremsende information på antal deltagere, navn og titel. 3.7 Formål med forhandlingen Formålet med forhandlingen er at have muligheden for deltagerne kan optimere deres indledende tilbud. Der vil blive givet saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere til opnå optimering af de indledende afgivne tilbud. Gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår. Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor Ordregiver forhandler om forbedringer og præciseringer i tilbudsgivers indledende tilbud. Ordregiver er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er Ordregivers hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt. Ordregiver påregner, at forhandlingen vil lægge vægt på priser, jf. Rammeaftalebilag B Tilbudsliste, og vilkår omkring den tilbudte mergaranti, jf. Rammeaftalebilag C Tilbudsbesvarelse, pkt. C - Garanti. 20

21 Ordregiver forbeholder sig ret til at antage det indledende tilbud, hvor Ordregiver i så fald vil gennemføre en tilbudsevalueringen i overensstemmelse med afsnit Revideret udbudsmateriale Efter gennemført forhandling udarbejder Ordregiver eventuelt revideret udbudsmateriale, hvor forhandlingens resultater i relevant omfang indskrives. Eventuelt revideret udbudsmateriale fremsendes til alle tilbudsgivere som opfordring til at afgive endeligt tilbud. Fremsendelsen afslutter forhandlingen. 3.9 Frist for afgivelse af endeligt tilbud Tilbudsgiverne skal på baggrund af revideret udbudsmateriale udarbejde endeligt tilbud, hvorom der ikke kan forhandles yderligere inden kontraktindgåelse. Det endelige tilbud bedes mærket med emnet: "Tilbud EU-udbud på levering af brøndgods Tilbuddet skal være Ordregivers rådgiver i hænde senest den 23. november 2017, kl. 12:00 på Ordregivers adresse jf. pkt Det samlede ansøgningsmateriale bedes afleveret i form af 2 digitale eksemplar (vedlagt som USB-stik, tydelig nummereret med henholdsvis nr. 1 og nr. 2). Materialet skal kunne åbnes med enten MS Word 2010, MS Excel 2010 eller seneste version Adobe Acrobat PDF viewer. Ved uoverensstemmende oplysninger på de to USB stik, vil USB stik nr. 1 danne grundlag for udvælgelsen. Ved manglende filer eller filer der ikke lader sig åbne på USB stik nr. 1, vil USB stik nr. 2 blive anvendt for disse filer. Manglende oplysninger på enten USB stik nr. 1 eller USB stik nr, 2 anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem Vedståelsesfrist Indledende tilbud og endeligt tilbud skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist for henholdsvis det indledende og det endelige tilbud. Afgives endeligt tilbud anses det indledende tilbud for bortfaldet. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke førend endelig rammeaftale er underskrevet. 21

22 3.11 Kombinationsrabatter I dette udbud er der ingen kombinationsrabatter 3.12 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud Sideordnede tilbud Der kan afgives 1 sideordnet tilbud Forbehold Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at antage det indledende tilbud, hvor Ordregiver i så fald vil gennemføre en tilbudsevaluering i overensstemmelse med afsnit Ordregiver forbeholder sig ret til at udvide forhandlingen således den omfatter mere end én forhandlingsrunde. Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold og leverandørens standardbetingelser, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af 22

23 udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om tilbudsgiver er egnet samt at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftale Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriterium bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af Rammeaftalen: Underkriterier Vægtning i pct. Underkriterium A Pris 40 % Underkriteriet Pris vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag B - Tilbudsliste, således vil de af tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund. Den beregnede samlede evalueringssum vil indgå i beregningen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Underkriterium B Produktets kvalitet 50 % Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag C Tilbudsbesvarelse, og Ordregivers vurdering af den fremsendte vareprøve. Følgende vil blive vurderet meget positivt: Pakningen og dens vedhæftning til dækslet: 23

24 Underkriterier Vægtning i pct. o Evne til at fastholde dækslet i den korrekte position. Herunder pakningens form, styrke samt passende hårdhed og friktion. - Vurdering vil blive foretaget på baggrund af tilbudsgivers beskrivelse af pakningens og vedhæftningens egenskaber jf. pkt B.1, samt ordregivers vurdering af den fremsendte vareprøve. o Forventet lang levetid af såvel pakning som dens vedhæftning til dækslet. Herunder - Angivelse af forventet levetid på trafikeret vej. - Bestandighed overfor vand, frost, UV samt olie- og asfaltprodukter. - Slid som følge af trafik - Slid som følge af at brønden åbnes og lukkes Der vil blive foretaget en samlet vurdering på baggrund af - Den tilbudte forventede levetid på pakningen, jf. tilbudsbesvarelsen, pkt. B.2. - Specifikation af pakningsmaterialet (materialetype), jf. tilbudsbesvarelsen samt beskrivelse af vedhæftningsmetoden og fremstillingsprocessen, jf. tilbudsbesvarelsen, pkt. B.3. - Ordregivers vurdering af den fremsendte vareprøve Flangen: o Bærearealets størrelse. Dette vurderes på baggrund af beregning i tilbudsbesvarelsen. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontrolberegne arealet på baggrund af målinger af Dy og D1 (se vedhæftede skitse) på den fremsendte vareprøve. 24

25 Underkriterier Vægtning i pct. o Lille radius i kanten mod asfalt. Jo mindre des bedre. Vurdering vil blive foretaget på baggrund af - Angivelse af nominel radius i tilbudsbesvarelsen, pkt. B.4 og B.5. - Ordregivers vurdering af den fremsendte vareprøve Følgende vil blive vurderet positivt: Brøndsættets overflade (selve mønstret indgår ikke i denne vurdering): o Niveauforskellen mellem karm og dæksels overflade, der er i berøring med dæk på de passerende køretøjer. o Niveauforskellen på dækslets overflade, der er i berøring med dæk på de passerende køretøjer. Mønsterdybden jo dybere des bedre, indtil 8 mm. Vurdering vil blive foretaget på baggrund af - Angivelse af niveauforskelle og mønsterdybde i tilbudsbesvarelsen, pkt.b Ordregivers vurdering af den fremsendte vareprøve Underkriterium C Garanti 10 % Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag B Tilbudsbesvarelse, pkt. C. Ordregiver vil ved evalueringen af underkriteriet foretage en samlet vurdering af: Garanti (byt-til-nyt) o o På karm og dæksel På pakning Garanti (Udskiftningsomkostninger) på 25

26 Underkriterier Vægtning i pct. o o Karm Dæksel incl. pakning 3.17 Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Nedenfor fremgår evalueringsmetoden for underkriterierne i henhold til Bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester 14. Underkriterium Pris De samlede evalueringspriser evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0-10 point. Laveste samlede evalueringspris, blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. afsnit 3.16, tildeles 10 point. En samlet evalueringspris, der svarer til laveste samlede evalueringspris + 40 % eller derover tildeles 0 point, dog med forbehold for nedenstående vedr. Alternativ model. Øvrige samlede evalueringspriser tildeles points ud fra følgende formel: Z = Tilbuddets samlede evalueringpris laveste samlede evalueringspris Laveste samlede evalueringspris Tilbuddets point = Maksimumpoint maksimumpoint Z X % Såfremt der jf. nedenstående anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelse med den ændrede evalueringsmodel. De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Alternativ model: Såfremt det konstateres, at den samlede evalueringspris i mere end halvdelen af de konditionsmæssige tilbud er højere end laveste samlede evalueringspris plus 40 %, tildeles 0 point i stedet til laveste samlede evalueringspris plus 60 %. Alle samlede evalueringspriser der er højere end laveste samlede evalueringspris plus 60 % tildeles 0 point. Underkriterium Produktets kvalitet For underkriterium Produktets kvalitet anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for under- og delkriterier vil blive vurderet på en pointskala fra 0-10 (se nedenstående pointskala). 26

27 0 point tildeles tilbuddet, som kun netop opfylder mindstekravene til under- eller delkriteriet og 10 point tildeles tilbuddet, som fuldt ud opfylder under- eller delkriteriet i alle henseender. Tilbuddene evalueres således efter en [absolut/relativ] model. De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet Produktets kvalitet. Point Prosavurdering 0 Opfylder ikke under- eller delkriteriet i nogen henseender 1 Opfylder under- eller delkriteriet med ganske få og relativt ubetydelige positive forhold 2 Opfylder under- eller delkriteriet med få og ubetydelige positive forhold 3 Opfylder under- eller delkriteriet med nogle positive forhold 4 Opfylder under- eller delkriteriet til netop under en middel vurdering 5 Opfylder under- eller delkriteriet til en middel vurdering 6 Opfylder under- eller delkriteriet til netop over en middel vurdering 7 Opfylder under- eller delkriteriet med flere mindre mangler 8 Opfylder under- eller delkriteriet med få mindre mangler 9 Opfylder under- eller delkriteriet med ganske få og ubetydelige mangler 10 Opfylder fuldt ud under- eller delkriteriet i alle henseender Underkriterium Garanti For underkriterium Garanti anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for under- og delkriterier vil blive vurderet på en pointskala fra 0-10 (se nedenstående pointskala). 0 point tildeles tilbuddet, som kun netop opfylder mindstekravene til under- eller delkriteriet og 10 point tildeles tilbuddet, som fuldt ud opfylder under- eller delkriteriet i alle henseender. Tilbuddene evalueres således efter en absolut model. De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet Garanti. Point Prosavurdering 0 Opfylder ikke under- eller delkriteriet i nogen henseender 1 Opfylder under- eller delkriteriet med ganske få og relativt ubetydelige positive forhold 2 Opfylder under- eller delkriteriet med få og ubetydelige positive forhold 3 Opfylder under- eller delkriteriet med nogle positive forhold 4 Opfylder under- eller delkriteriet til netop under en middel vurdering 5 Opfylder under- eller delkriteriet til en middel vurdering 6 Opfylder under- eller delkriteriet til netop over en middel vurdering 7 Opfylder under- eller delkriteriet med flere mindre mangler 27

28 8 Opfylder under- eller delkriteriet med få mindre mangler 9 Opfylder under- eller delkriteriet med ganske få og ubetydelige mangler 10 Opfylder fuldt ud under- eller delkriteriet i alle henseender 3.18 Underretning og standstill-periode Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med Forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 75 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Indgåelse af rammeaftale vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. . Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter. 28