Udbudsbetingelser. EU-udbud af kontrakt på elektroniske dørlåse til Skanderborg Kommune

Transkript

1 Udbudsbetingelser EU-udbud af kontrakt på elektroniske dørlåse til Skanderborg Kommune Side 1 af 18

2 1 Indledning Nærværende EU-udbud vedrører en kontrakt på elektroniske dørlåse til Skanderborg Kommune. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til proceduren i LOV nr af 15/12/2015 (udbudsloven). Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU-Tidende (TED) og kan findes på 2 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Skanderborg Kommune Adelgade Skanderborg Tlf skanderborg.kommune@skanderborg.dk Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til Skanderborg Kommunes rådgiver i forbindelse med udbuddet: Tolstrup & Hvilsted Att.: Mathias Grøn Myntevej Randers NV kontakt@tohv.dk 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende 10 dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Kontrakt o Kontraktbilag A Kravspecifikation o Kontraktbilag B Prisskema o Kontraktbilag C Tilbudsbesvarelse o Kontraktbilag D Spørgsmål & svar Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) Bilag 3 Aktindsigt Bilag 4 Erklæring vedr. underleverandørers ressourcer Side 2 af 18

3 Bilag 5 Konsortieerklæring Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit Definitioner Udbudsmaterialet arbejder med en række begreber, der defineres som følger: Løsningen Den samlede tilbudte løsning. Herved forstås både System, Nøgle og Lås. System Det af tilbudsgiveren hostede IT-baserede system, hvorfra det er muligt at administrere opsætningen af administratorer, superbrugere og brugere, overvåge system og tildele adgangsrettigheder og nøgler mv. Nøgle Den adgangsgivende enhed. Lås Den fysiske elektroniske dørlås. GSM enhed Enhed der indgår i selve låsen til styring af denne. Administratorer Administratoren kan administrere rettigheder til både superbrugere og brugere, overvåge System, foretage udtræk af log oplysninger samt tildele og fjerne adgange mv. Superbrugere Superbrugeren kan administrere rettigheder til brugere, overvåge System, tildele og fjerne adgange. Brugere Brugerne som skal have adgang til de hjemmeboende borgere, der modtager en visiteret ydelse. Disse personer kan være såvel kommunens ansatte såvel som private leverandører, som skal levere en visiteret ydelse. Arbejdsdag Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. Side 3 af 18

4 Anlægsudgift Omfatter pris for stk. låse, pris for implementering og uddannelse, pris for System, pris for opsætning af stk. låse, pris for evt. batterier til stk. låse, pris for batterier til evt stk. GSM enheder og pris for evt. fysisk adgangsgivende enheder. Anlægsudgiften angår kun initialorden på stk. låse. 5 Udbuddets omfang Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for kontrakten. Skanderborg Kommune ønsker at indgå kontrakt med én leverandør på indkøb af elektroniske dørlåse med tilhørende System til brug hos hjemmeboende borgere, der modtager en visiteret ydelse. For at kunne hjælpe disse borgere er det nødvendigt, at kunne få adgang til borgerens bolig, også i de tilfælde hvor borgeren ikke selv kan åbne døren. De elektroniske dørlåse skal erstatte den nuværende adgangsløsning, der består af nøgler, i nøglebokse, der uddeles til de ansatte efter behov. Overordnet betragtet, skal løsningen lette adgangen til borgerens hjem, være enkel at håndtere i hverdagen, brugervenligt, sikkert og mindske tidsforbruget til administration, for derved at øge trygheden og frigøre tid og ressourcer til borgernære formål. Skanderborg Kommune ønsker overordnet en løsning, der er funktionel og brugervenlig. Dette gælder både i forhold montering af låsen, den daglige anvendelse for brugere, der skal levere en visiteret ydelse samt de brugere, der beskæftiger sig med administrationen af Systemet. Skanderborg Kommune vil indledningsvis indkøbe stk. låse (initial ordre) inklusivt tilhørende System. Herudover skal Skanderborg Kommune have mulighed for at tilkøbe yderligere låse i kontraktens løbetid på samme vilkår som er gældende for initialordren. Tilbudsgiver skal forestå hosting af Systemet, implementering samt undervisning af et nærmere defineret antal personer jf. Kontraktbilag A Kravspecifikation. Endvidere skal tilbudsgiveren forestå opsætning af initialordren på stk. låse. Skanderborg Kommune vil selv forestå opsætning af efterfølgende indkøbte låse, hvorfor undervisningen skal sikre, at Skanderborg Kommune er uddannet i montering. For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til Kontraktbilag A Kravspecifikation. Side 4 af 18

5 Kontrakten er gældende fra den til og med den med mulighed for, at Skanderborg Kommune kan forlænge kontrakten med 2 x 1 år. Skanderborg Kommune forpligter sig i den angivne periode til at købe det af udbuddet omfattede hos den valgte tilbudsgiver på de i nærværende udbudsmateriale nævnte vilkår. 5.1 Option Udbuddet indeholder en option på support af Administratorer og Superbrugere uden for tidsrummet i MK 2 (kl ). Tilbudsgiver skal således afgive en pris pr. år for support på hverdage fra kl til og med kl Prisen vil indgå i beregningen af den samlede evalueringspris med en vægtning på 25 %. 5.2 Budgetramme Skanderborg Kommune har en samlet maksimal budgetramme for Anlægsudgiften på DKK 2,9 mio. ekskl. moms. Dette betyder, at Skanderborg Kommune vil afvise samtlige tilbud, som overstiger budgetrammen. I Kontraktbilag B Prisskema udregnes den samlede Anlægsudgift automatisk. 5.3 Demonstrationsmodel Sammen med tilbuddet skal tilbudsgiver uden beregning aflevere en demonstrationsmodel af den tilbudte løsning. Dette indbefatter både Systemet og Låsen. Tilbudsgiver bedes i den forbindelse vedlægge: 1) En vejledning til montering og demontering af Låsen og evt. tilhørende komponenter 2) En vejledning i tilgang til webapplikation, opsætning og brug af Systemet herunder loginoplysninger til demoversion 3) En vejledning i oprettelsen af borgere/brugere/superbrugere/administratorer i Systemet 4) En vejledning til brugen af Låsen. 5) Eventuelle nødvendige batterier for at batteridrevet lås eller GSM enhed er operativ + et ekstra sæt batterier. 6) En af hver type adgangsgivende enhed / nøgler der tilbydes Bemærk, at den fremsendte demonstrationsmodel ikke må være monteret på dør/mockup og skal være identisk med den tilbudte og pakket på samme måde som ved kommende køb. Demonstrationsmodellen kan efter udbuddets afslutning afhentes af tilbudsgiver efter aftale med Skanderborg Kommune. Side 5 af 18

6 6 Proces 6.1 Vejledende tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED Uge 27, 2016 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet Den , kl Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Den Tilbudsfrist Den , kl Vindende tilbudsgivers berigtigelse af indholdet i Bilag 2 - Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) Forventet udsendelse af underretning og standstill-periode Uge 40 - Uge 42, 2016 Uge 43-44, 2016 Forventet kontraktindgåelse Uge 45, 2016 Kontrakten træder i kraft Den Frist for montering af initialordre herunder gennemført driftsprøve Den Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes pr. til kontakt@tohv.dk med emnet: "Spørgsmål EU-udbud af elektroniske dørlåse til Skanderborg Kommune senest den , kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Skanderborg Kommune at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristens udløb vil ikke blive besvaret. Side 6 af 18

7 Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Skanderborg Kommunes hjemmeside på adressen i dokumentet Kontraktbilag D Spørgsmål & svar. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. 6.3 Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Skanderborg Kommune konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om tilbudsgiver er egnet, jf. afsnit 7, samt at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. Skanderborg Kommune er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens 151, stk Vurdering af under- og delkriterier De tilbud der vurderes at være konditionsmæssige, underlægges herefter evaluering i overensstemmelse med afsnit 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Skanderborg Kommune fastsatte under- og delkriterier. Den anvendte evalueringsmetode er beskrevet i afsnit Verificering af oplysninger i ESPD Tilbudsgiver skal på Skanderborg Kommunes opfordring og før underretning om tildeling af kontrakten fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens 152 for de oplysninger som er afgivet i Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) Verifikation af ESPD ets Del III - Udelukkelsesgrunde Verifikation af afgivne oplysninger i afsnit 7, Del III Udelukkelsesgrunde sker ved at tilbudsgiver fremlægger en serviceattest. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra Politiet (Kriminalregistret), hvorfor tilbudsgiver skal udfylde og underskrive en samtykkeerklæring, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten. For oplysninger om hvordan serviceattesten bestilles, henvises der til følgende hjemmesiden: Side 7 af 18

8 Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af serviceattesten, som fastsat af Skanderborg Kommune i opfordringsskrivelsen Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. 2 uger fra bestilling af serviceattesten er modtaget Verifikation af oplysninger i ESPD ets Del IV - Udvælgelseskriterier Verifikation af afgivne oplysninger i afsnit 7, Del IV Udvælgelseskriterier sker på følgende måde: Oplysninger om egenkapital kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om tilbudsgiverens samlede egenkapital Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres. Det følger af svar fra Konkurrence og Forbrugerstyrelsen, jf Underretning og standstill-periode Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudslovens 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakten, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudslovens 129. Kontraktindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. . Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter. 6.6 Kontraktindgåelse Indgåelse af kontrakt vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 Kontrakt (med tilhørende kontraktbilag) efter afsluttet udbud. Kontrakten regulerer udbuddets vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale Databehandleraftale I forbindelse med kontraktindgåelse underskriver Skanderborg Kommune og den valgte tilbudsgiver en databehandleraftale, der leveres af leverandøren. 7 Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation og information bedes vedlagt tilbuddet. Tilbudsgiver skal anvende Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Skanderborg Kommune gør opmærksom på, at Bilag 2 er en XML-fil. Nedenfor beskrives proceduren for at downloade og udfylde XML-filen i bilag 2. Side 8 af 18

9 1) Download XML-filen i bilag 1 ved at højreklikke på XML-filen og vælg Gem link/destination som. Herefter gemmes XML-filen på den ønskede placering på computeren 2) Upload/indlæs XML-filen fra den valgte placering på computeren til hjemmesiden (se illustration nedenfor) 3) Herefter udfyldes ESPD et. Det bemærkes, at XML-filen udelukkende kan udfyldes på ovenstående hjemmeside 4) Når ESPD et er udfyldt gemmes XML-filen ved at trykke på knappen Eksporter og den udfyldte XML-fil vedlægges tilbuddet 5) Den udfyldte XML-fil udskrives ved at trykke på knappen Udskriv, hvorefter der anvendes genvejstasten Ctrl + P på computerens tastatur eller udskriftsfunktionen i browserens menulinje. Herefter vedlægges den udfyldte fysiske printede udgave af XML-fil tilbuddet For en generel forståelse af hvad ESPD et er, henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning på Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør Vedrører Udfyldes i ESPD et i: Oplysninger om den økonomiske aktør (tilbudsgiver). Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. Del III: Udelukkelsesgrunde Del ll, punkt A Del ll, punkt B Vedrører Udfyldes i ESPD et i: Oplysninger om, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af en af de obligatoriske Del lll, punkt A udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135 vedrørende straffedomme. Oplysninger om, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af en af de obligatoriske Del lll, punkt B udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135 vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger. Oplysninger om, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af en af de obligatoriske Del lll, punkt C Side 9 af 18

10 udelukkelsesgrunde i udbudslovens 136 vedrørende grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet. Del IV: Udvælgelseskriterier Vedrører Udfyldes i ESPD et i: Oplysning om tilbudsgivers egenkapital for det senest afsluttede regnskabsår. Mindstekrav: Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver som minimum har en egenkapital på DKK 2 mio. i det seneste regnskabsår. Egenkapitalen skal af hensyn til ligebehandling af alle tilbudsgivere opgøres efter en ensartet metode. Egenkapitalen skal således beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens 31 (LBK nr af 10/12/2015) for regnskabsperioder med start eller senere: 31. Ledelsens forslag til beslutning om anvendelse af virksomhedens overskud eller dækning af underskud skal placeres i tilknytning til resultatopgørelsen. Ledelsens forslag til udbytte skal fremgå som en særlig post i egenkapitalen under»overført overskud eller underskud«[ ] Såfremt Tilbudsgiver ikke har anvendt denne metode i det seneste regnskabsår, skal der foretages en omregning efter ovenstående anvisning. Omregningen skal kunne attesteres behørigt af virksomhedens revisor. Del IV, punkt B Referenceliste over de 5 betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste tre (3) år. På denne liste bedes anført: Del IV, punkt C 1) En beskrivelse af opgaven 2) Beløb / opgavens værdi 3) Datoer for udførsel af opgaver 4) Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne Mindstekrav: Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver som minimum kan fremvise 1 sammenlignelig reference. Med sammenlignelige referencer forstår Skanderborg Kommune levering og montering af elektroniske dørlåse til brug hos hjemmeboende borgere, der modtager visiteret hjælp. Bemærk! Skanderborg Kommune henleder tilbudsgivers opmærksomhed på, at tilbudsgiver bedes underskrive den fysiske udgave af ESPD i del Vl: Afsluttende erklæringer. Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer. Side 10 af 18

11 7.1 Konsortier og underleverandører Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) bedes tilbudsgiver angive dette i ESPD del ll, punkt A. Herudover bedes de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser. Endvidere bedes tilbudsgiver (konsortium) udfylde og vedlægge Bilag 5 Konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave Underleverandører Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Tilbudsgiver bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds kapacitet vedlægges et særskilt udfyldt og underskrevet ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder/underleverandører, som tilbudsgiveren baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som tilbudsgiveren baserer sin egnethed på. Endvidere bedes tilbudsgiver vedlægge dokumentation for disse enheders/underleverandørers forpligtelse i så henseende (tilbudsgiver bedes benytte underleverandørerklæringen i bilag 4). 7.2 Forsikring Den valgte tilbudsgiver er fra rammeaftalestart forpligtet til at have etableret en produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK. 5 mio. og den valgte tilbudsgiver skal foretage genkøb af forsikringssum ved brug af forsikringen uanset tidspunkt for dette. Skanderborg Kommune kan når som helst kræve dokumentation herfor. 8 Tildelingskriterium 8.1 Tildeling af kontrakt Skanderborg Kommune vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvor nedenstående under- og delkriterier, med den anførte vægtning, lægges til grund for tildeling af kontrakten: Side 11 af 18

12 Underkriterier Vægtning i procent Økonomi 25 % Underkriteriet Økonomi vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag B - Prisskema. Således vil de af tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund. Tilbudsgiver udfylder Kontraktbilag B - Prisskema i overensstemmelse med vejledningen hertil. Den samlede evalueringssum udregnes automatisk i Kontraktbilag B - Prisskema. Optionen i afsnit 5.1 vil indgå med en vægtning på 25 % i evalueringen. Funktionalitet og brugervenlighed 65 % Delkriterium 1 Skanderborg Kommune lægger vægt på, at den tilbudte løsning giver mulighed for en enkel, effektiv og intuitiv oplåsning og aflåsning af døren, så unødig ventetid undgås. Evalueringen vil blive foretaget på baggrund af Skanderborg Kommunes afprøvning af den tilbudte løsning. Delkriterium 2 Skanderborg Kommune lægger vægt på, at montering og demontering af Lås og evt. tilhørende komponenter samt den systemmæssige opsætning af Låsen i Systemet er enkel med mindst muligt tidsforbrug. Evalueringen vil blive foretaget på baggrund af Skanderborg Kommunes afprøvning af den tilbudte løsning. Delkriterium 3 Skanderborg Kommune lægger vægt på, at oprettelsen af borgere/brugere/superbrugere/administratorer i Systemet er enkel og overskuelig. Der lægges endvidere vægt på at den daglige anvendelse af Systemet er brugervenlig, herunder at brugergrænseflade er enkel og intuitiv. Evalueringen vil blive foretaget på baggrund af Skanderborg Kommunes afprøvning af den tilbudte løsning. Side 12 af 18

13 Delkriterium 1, 2 og 3 vægter samlet 80 %. Delkriterium 4 Skanderborg Kommune lægger vægt på, at den tilbudte løsning giver flere typer teknologiske adgangsmuligheder foruden smartphone, eks. nøglekort, chip og/eller via Systemet. Leverandøren bedes i Kontraktbilag C Tilbudsbesvarelse, punkt 4.1, beskrive den tilbudte løsnings adgangsmuligheder. Bemærk! For løsninger hvor der tilbydes en fysisk adgangsgivende enhed, eks. nøglekort, chip eller anden fysisk adgangsgivende enhed, skal prisen for denne adgangsgivende enhed oplyses på Kontraktbilag B Prisskema, for at den tilbudte adgangsgivende enhed kan tillægges værdi i nærværende delkriterium. Der kan maksimalt angives 3 fysiske adgangsgivende enheder i Kontraktbilag B Prisskema. Evalueringen af delkriteriet vil blive foretaget på baggrund af tilbudsgivers besvarelse. Delkriterium 5 Skanderborg Kommune lægger vægt på fleksibilitet i dagligdagen for de personer, der skal have adgang til borgerens hjem, herunder både medarbejdere og andre der kontraktmæssigt agerer på Skanderborg Kommunes vegne i forhold til borgeren. Leverandøren bedes i Kontraktbilag C Tilbudsbesvarelse, punkt 4.1, beskrive, i hvilket omfang den tilbudte løsning understøtter fleksibilitet i dagligdagen for Skanderborg Kommune, herunder eksempelvis, men ikke begrænset til, de situationer hvor rettigheder/adgange er ændret siden foregående arbejdsdag, i løbet af arbejdsdagen eller der sker omlægninger på ruteplanen. Evalueringen af delkriteriet vil blive foretaget på baggrund af tilbudsgivers besvarelse. Delkriterium 4 og 5 vægter samlet 20%. Implementerings- og undervisningsplan 10 % Skanderborg Kommune lægger vægt på, at Leverandøren har en skræddersyet og velafprøvet procedure for implementeringen af Systemet og uddannelse af Montører, Superbrugere og Administratorer. Bemærk i denne forbindelse, at Side 13 af 18

14 uddannelse af Montører, Administratorer og Superbrugere skal ske i perioden til den , jf. Bilag 1 Kontrakt. Leverandøren bedes i Kontraktbilag C Tilbudsbesvarelse, punkt 4.2, beskrive den tilbudte implementering- og undervisningsplan eller alternativt vedlægge denne tilbuddet, som et selvstændigt bilag. 8.2 Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Nedenfor fremgår evalueringsmetoden for underkriterierne i henhold til udbudslovens Underkriterium Økonomi De samlede evalueringssummer evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0-10 point. Laveste evalueringssum, blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. afsnit 6.3.1, tildeles 10 point. En samlet evalueringssum, der svarer til laveste tilbudspris plus 300 % tildeles 0 point. Øvrige evalueringssummer tildeles points ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter jf. formlen: Z = Tilbuddets pris laveste tilbudspris Laveste tilbudspris Tilbuddets point = Maksimumpoint maksimumpoint Z 300 % Såfremt der jf. nedenstående anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelse med den ændrede evalueringsmodel. De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet Økonomi. Alternativ model 1 Såfremt det konstateres, at de samlede evalueringssummer i mere end halvdelen af de konditionsmæssige tilbud er højere end laveste tilbudspris plus 300 %, tildeles 0 point i stedet til laveste tilbudspris plus 350 %. Samtlige evalueringssummer, der er højere end laveste evalueringssum plus 350 %, tildeles 0 point. Alternativ model 2 Såfremt det konstateres, at de samlede evalueringssummer for ingen af de konditionsmæssige tilbud er højere end laveste tilbudspris plus 250 %, tildeles 0 point i stedet til laveste tilbudspris plus 250 %. Side 14 af 18

15 Alternativ model 3 Såfremt det konstateres, at de samlede evalueringssummer for ingen af de konditionsmæssige tilbud er højere end laveste tilbudspris plus 200 %, tildeles 0 point i stedet til laveste tilbudspris plus 200 % Underkriterium Funktionalitet og brugervenlighed og Implementerings- og undervisningsplan For underkriterierne Funktionalitet og brugervenlighed og Implementerings- og undervisningsplan anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for under- og delkriterier vil blive vurderet på en pointskala fra 0-10 (se nedenstående skema). 0 point tildeles tilbuddet, som kun netop opfylder mindstekravene til under- eller delkriteriet og 10 point tildeles tilbuddet, som fuldt ud opfylder under- eller delkriteriet i alle henseender. Tilbuddene evalueres således efter en absolut model. De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriterierne. Point Prosavurdering 0 Opfylder kun netop mindstekravene for under- eller delkriteriet 1 Opfylder under- eller delkriteriet med ingen eller ganske få og relativt ubetydelige positive forhold 2 Opfylder under- eller delkriteriet med få og ubetydelige positive forhold 3 Opfylder under- eller delkriteriet med få positive forhold 4 Opfylder under- eller delkriteriet til netop under en middel vurdering 5 Opfylder under- eller delkriteriet til en middel vurdering 6 Opfylder under- eller delkriteriet til netop over en middel vurdering 7 Opfylder under- eller delkriteriet med visse mindre mangler 8 Opfylder under- eller delkriteriet med få mangler 9 Opfylder under- eller delkriteriet til fulde med ganske få og ubetydelige mangler 10 Opfylder fuldt ud under- eller delkriteriet i alle henseender 9 Tilbuds- og formkrav 9.1 Tilbuddet Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud EU-udbud af elektroniske dørlåse til Skanderborg Kommune. Tilbuddet skal være Skanderborg Kommune i hænde senest den , kl på følgende adresse: Side 15 af 18

16 Tolstrup & Hvilsted Att.: Mathias Grøn Myntevej Randers NV Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og det digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 9.2 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Skanderborg Kommune anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning. 9.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Skanderborg Kommunes ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 9.4 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 9.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Skanderborg Kommunes fremsendelse af underretning om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke førend endelig kontrakt er underskrevet. 9.6 Delkontrakter I forhold til udbudslovens 49, stk. 2 har Skanderborg Kommune valgt ikke at udbyde særskilte delkontrakter. Skanderborg Kommune har, med baggrund i økonomiske- og markedsmæssige samt tekniske hensyn, vurderet, at det ikke er hensigtsmæssigt at foretage en sådan opdeling, da dette ikke skønnes at give yderligere virksomheder og SMV mulighed for at afgive tilbud. 9.7 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. Side 16 af 18

17 9.8 Flere tilbud Der kan afgives flere tilbud fra én tilbudsgiver, men tilbudsgiver gøres i så fald opmærksom på, at disse tilbud tillige vil konkurrere indbyrdes. Endvidere gøres der opmærksom på, at alle tilbud skal opfylde samtlige mindstekrav. 9.9 Forbehold Skanderborg Kommunes forbehold Skanderborg Kommune forbeholder sig retten til at annullere udbuddet, såfremt baggrunden herfor ikke følger et usagligt formål. Det endelig omfang af antallet af Låse afhænger af byrådsbeslutning Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Skanderborg Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Skanderborg Kommune ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Skanderborg Kommune pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende Aktindsigt Tilbudsgiver udfylder Bilag 3 Aktindsigt, såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan Skanderborg Kommune udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt. Side 17 af 18

18 Det bemærkes, at det i sidste ende er Skanderborg Kommunes vurdering, hvad der udleveres ved anmodning om aktindsigt. Side 18 af 18