Udbudsbetingelser. EU-udbud med forhandling på tømningsordning for bundfældningstanke. Version 2

Transkript

1 Udbudsbetingelser EU-udbud med forhandling på tømningsordning for bundfældningstanke Version 2 Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 1

2 Indholdsfortegnelse 1 Generelt vedr. udbudsprocessen Indledning Ordregiver Materialet... 6 Prækvalifikationsfasen (Relevant for alle ansøgere)... 6 Tilbuds- og forhandlingsfasen (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) Beskrivelse af udbuddet... 6 Optioner Vejledende tidsplan Besigtigelse og adgang til information til brug ved tilbudsgivningen Formkrav til ansøgning og tilbud... 9 Sprog... 9 Ejendomsret... 9 Åbning af indkomne ansøgninger eller tilbud Prækvalifikationsbetingelser Spørgsmål til prækvalifikationen Ansøgning om prækvalifikation Udvælgelseskriterier og dokumentation Konsortier og underleverandører Konsortier Ansøger baserer sig på en anden enheds formåen Valg mellem flere kvalificerede ansøgere Ansøgningsfrist Tilbuds- og forhandlingsbetingelser Verificering af oplysninger i ESPD Verificering af ESPD ets Del III - Udelukkelsesgrunde Spørgsmål til udbuddet Skabelon og tidsplan for Tilbuds- og forhandlingsfasen Indledende tilbud Forhandlingsmøde Formål med forhandlingen Revideret udbudsmateriale Frist for afgivelse af endeligt tilbud Vedståelsesfrist Kombinationsrabatter Alternative tilbud Sideordnede tilbud Forbehold Ordregivers forbehold Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 2

3 Tilbudsgivers forbehold Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftale Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Underkriterium Pris Underkriterium Optimering i rammeaftaleperioden Underretning og standstill-periode Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 3

4 1 Generelt vedr. udbudsprocessen Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 4

5 1.1 Indledning 1.2 Ordregiver Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling i henhold til procedurerne i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 om fremgangsmåderne ved indgåelse af rammeaftale inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester og om ophævelse af direktiv 2004/17/EF (Forsyningsvirksomhedsdirektivet). Udbud med forhandling gennemføres efter denne overordnede procedure. Nærmere detaljer og informationer fremgår af senere afsnit: i. Interesserede virksomheder søger om prækvalifikation ii. Ordregiver prækvalificerer de bedst egnede iii. De prækvalificerede virksomheder indsender et indledende tilbud iv. Ordregiver vurderer de indledende tilbud som grundlag for efterfølgende forhandlinger v. Der gennemføres forhandlinger vi. På baggrund af forhandlingerne afgives endelig tilbud vii. Ordregiver vurderer de endelige tilbud og træffer beslutning om tildeling af rammeaftale Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved udbudsbekendtgørelse 2017/xxxxxxxxxx der kan findes på De ordregivende myndigheder er: Horsens Vand A/S Alrøvej Horsens CVR nr EAN nr Kontaktperson: Henning Pabst, hpa@samn.dk Odder Spildevand A/S Alrøvej Horsens CVR nr EAN nr Kontaktperson: Henning Pabst, hpa@samn.dk Udbuddet varetages af Samn Forsyning ApS. Alle henvendelser, herunder spørgsmål, aflevering af ansøgninger og tilbud mv., skal derfor rettes til: Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 5

6 Samn Forsyning ApS Att.: Henning Pabst Alrøvej Horsens Materialet Prækvalifikationsfasen (Relevant for alle ansøgere) Det samlede materiale i prækvalifikationsfasen består af: Prækvalifikationsbetingelser (afsnit 2) Bilag 1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Bilag 2 Støtterklæring Bilag 3 Konsortieerklæring Ansøger er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Tilbuds- og forhandlingsfasen (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) Det samlede materiale i Tilbuds- og forhandlingsfasen består af: Tilbuds- og forhandlingsbetingelser (afsnit 3) Bilag 4 Rammeaftale Rammeaftalebilag A - Kravspecifikation Rammeaftalebilag B - Tilbudsliste Rammeaftalebilag C - Tilbudsbesvarelse Rammeaftalebilag D - Optimeringsforslag Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. 1.4 Beskrivelse af udbuddet Samn Forsyning ApS samler driften og administrationen af spildevandet på vegne af Odder Spildevand A/S og Horsens Vand A/S. Ordregiver består derfor af Odder Spildevand og Horsens Vand A/S, der hver især underskriver en rammeaftale. Entreprisen omfatter tømning af bundfældningstanke omfattet af Horsens og Odder kommuners regulativer for tømning af bundfældningstanke. Derudover omhandler entreprisen startregistrering af nye tanke samt registrering af tankenes tilstand. Det er kommunerne der har tilsynspligten og kontrollen af tømningsordningen, mens Horsens Vand A/S, henholdsvis Odder Spildevand A/S er ansvarlig for driften. Opgaven omfatter i hovedtræk tilsyn med og tømning af septictanke, trixtanke og bundfældningstanke (i det følgende benævnt bundfældningstanke) primært med Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 6

7 KSA-udstyr, registrering af deres tilstand, opdateringer i driftsdatabasen, transport af slam samt kvalitetssikring. En mindre del af tankene skal tømmes med slamsuger/lille bil. I løbet af det første år af rammeaftaleperioden, søges at reducere antallet af ejendomme, der ikke tømmes med KSA. Ejendomme, hvor tømningen skal gennemføres, er typisk enkeltbeliggende ejendomme i nogle tilfælde ejendomme beliggende i mindre grupper og uden for tætte byområder. Desuden er spejderhytter og sommerhuse omfattet af ordningen. Nedenstående beskriver Ordregivers forventninger til tømningsordningen og er ikke et udtryk for mindstekrav (se Rammeaftalebilag A Kravspecifikation) og kriterier for tildeling ). Ordregiver forventer, 1. At den enkelte forbruger oplever tømningsordningen som værende effektiv, nem at håndtere og retfærdig. 2. At der via samarbejdet mellem ordregiver og leverandør opnås en god kommunikation og en løbende ajourføring af stamdata og procedurer for såvel tømningen som planlægningen heraf, til gavn for såvel forbruger, ordregiver og leverandør. 3. At tømningen og planlægningen løbende effektiviseres, eksempelvis gennem reduktion af forgæves kørsler og ekstratømninger, optimering af kørsel og slambortskaffelse mv. 4. At der løbende optimeres på arbejdsmiljøet, herunder reduktion af antal tunge dækselløft, manuelle udtræk af slanger mv. For at sikre en effektiv og miljømæssig korrekt tømning og tillige ensartethed og et højt kvalitetsniveau, er der opstillet en række krav til tømningen. Udbuddet vedrører rammeaftaler på tømningsordning med en estimeret omsætning som følger: Samlet: 1,05 mio. kr. pr. år, svarende til 8,4 mio. kr. i aftaleperioden Heraf: Horsens: 0,65 mio. kr. pr. år, svarende til 5,2 mio. kr. i aftaleperioden Odder: 0,4 mio. kr. pr. år, svarende til 3,2 mio. kr. i aftaleperioden Rammeaftalens løbetid er 6 år fra aftalens startdato med mulighed for, at Ordregiver kan forlænge rammeaftalen 2 gange i op til 12 måneder. Der vil i så fald være tale om en samlet forlængelse af aftalen, gældende for både Horsens Vand A/S og Odder Spildevand A/S. Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet rammeaftale kan opnås mere Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 7

8 fordelagtig økonomi. Af hensyn til volumen og den smalle bredde af efterspurgte produkter i den udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet rammeaftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder herunder SMV mulighed for at afgive tilbud. Af hensyn til gennemskuelighed af omkostningerne i den enkelte kommune er tilbudslisten dog opdelt i hhv. Horsens og Odder kommune. Optioner Til udbuddet er der tilknyttet to optioner: A. Tømningsordning inkl. aflevering af slam på Horsens Centralrenseanlæg B. Tømning inkl. bortskaffelse af slam. Se kravspecifikationen, rammeaftalebilag A, pkt. 8.9 for specifikation af optionerne Ved rammeaftalens underskrift tiltræder ordregiver enten option A eller option B. 1.5 Vejledende tidsplan Prækvalifikation og efterfølgende udbud gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Udbudsbekendtgørelse Den 25. september 2017 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til prækvalifikation Den 18. oktober 2017, kl. 12:00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Den 26. oktober 2017, kl. 10:59 Ansøgningsfrist Den 01. november 2017, kl. 12:00 Underretning angående prækvalifikation Den 09. november 2017 Prækvalificerede virksomheders verificering af oplysninger Uge 45 48, 2017 i ESPD som oplyst i ansøgning Tilbudsgivers mulighed for besigtigelse af forholdene for aflevering af slam på Horsens Centralrenseanlæg 14. november 28. november 2017 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til tilbudsbetingelserne Den 29. november 2017, kl. 12:00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Den 06. december 2017, kl. 10:59 Tilbudsfrist for indledende tilbud Den 12. december 2017, kl. 12:00 Forhandlingsperiode Uge Fremsendelse af revideret materiale Den 02. januar 2018 Frist for endeligt tilbud Den 12. januar 2018, kl. 12:00 Forventet udsendelse af underretning og standstill Den 19. januar 2018 Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 8

9 Forventet rammeaftaleindgåelse Den 1. februar 2018 Rammeaftalen træder i kraft Den 1. april Besigtigelse og adgang til information til brug ved tilbudsgivningen Ordregiver henviser til Kravspecifikationsbilag B og C Oversigtskort for de to kommuner, hvor placering og tømningsfrekvens er illustreret. Det forudsættes, at tilbudsgiver på egen hånd forinden tilbud afgives, har gjort sig bekendt med forholdene inden for de af entreprisen berørte geografiske områder, herunder viadukter og svært fremkommelige forhold. Krav på kompensation udover tilbudslisten pga. manglende kendskab til de stedlige forhold vil ikke blive honoreret. Såfremt tilbudsgiver ønsker at besigtige forholdene for aflevering af slam på Horsens Centralrenseanlæg, kan dette ske efter forudgående henvendelse til Henning Pabst, hpa@samn.dk, se også den vejledende tidsplan under pkt. 1.5 Såfremt der ifbm. tilbudsgivningen er behov for yderligere information opfordres tilbudsgivere til at stille spørgsmål til udbudsbetingelserne. 1.7 Formkrav til ansøgning og tilbud Sprog Ansøgning og tilbud skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal ansøger sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for ansøgers regning. Endvidere skal al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden være på dansk. Ejendomsret Ansøgnings- og tilbudsmaterialet betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af ansøgnings- og tilbudsmateriale i forbindelse med prækvalifikationen eller tilbuds- og forhandlingsfasen. Åbning af indkomne ansøgninger eller tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgninger eller tilbud. Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 9

10 2 Prækvalifikationsbetingelser (Relevant for alle ansøgere) Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 10

11 2.1 Spørgsmål til prækvalifikationen Ansøger opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende prækvalifikationsmaterialet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 1.2 angivne kontaktperson fra Samn Forsyning pr. , med emnet: "Spørgsmål Prækvalifikation til udbud af Tømningsordning for bundfældningstanke senest den 18. oktober Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden ansøgningsfristen udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden ansøgningsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen Det er ansøgers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. 2.2 Ansøgning om prækvalifikation Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation og information bedes vedlagt ansøgningen. Ansøger skal anvende Bilag 1 Det fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Ordregiver gør opmærksom på, at Bilag 1 er en XML-fil. Nedenfor beskrives proceduren for at downloade og udfylde Bilag 1. 1) Download XML-filen i Bilag 1 ved at højreklikke på XML-filen og vælg Gem link/destination som. Herefter gemmes XML-filen på den ønskede placering på computeren 2) Upload/indlæs XML-filen fra den valgte placering på computeren til hjemmesiden (se illustration nedenfor) Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 11

12 3) Herefter udfyldes ESPD et. Det bemærkes, at XML-filen udelukkende kan udfyldes på ovenstående hjemmeside 4) Når ESPD et er udfyldt gemmes XML-filen ved at trykke på knappen Eksporter og den udfyldte XML-fil vedlægges ansøgningen 5) Den udfyldte XML-fil udskrives ved at trykke på knappen Udskriv, hvorefter der anvendes genvejstasten Ctrl + P på computerens tastatur eller udskriftsfunktionen i browserens menulinje. Herefter vedlægges den udfyldte fysiske printede udgave af XMLfil ansøgningen Ansøger henvises i denne forbindelse til kapitel 3 i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning "ESPD - Sådan virker det" (September 2016), der step for step beskriver, hvordan ESPD udfyldes korrekt og videreformidles til Ordregiver. Vejledningen kan hentes under følgende link: an_virker_det.pdf For en generel forståelse af hvad ESPD et er, henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning på A. Oplysninger om ansøger: Ansøger skal i ESPD ets del ll, punkt A - C oplyse følgende: Ansøgers identitet samt generelle oplysninger om ansøger, jf. ESPD del ll, punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør Ansøgers repræsentanter, jf. ESPD del ll, punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 12

13 Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, jf. ESPD del lll, punkt A: Grunde vedrørende straffedomme Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, jf. ESPD del III B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 136 jf. ESPD del lll, punkt C: Grunde vedrørende insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelse af erhvervet: o Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren o Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure o Ansøger har a) afgivet groft urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kræves til verifikation af, at der ikke er grundlag for udelukkelse, eller af at udvælgelseskriterierne er opfyldt, b) tilbageholdt sådanne oplysninger, c) været ude af stand til straks at fremsende den supplerende dokumentation, som en ordregivende myndighed eller en ordregivende enhed anmoder om, og d) uretmæssigt påvirket den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds beslutningsproces, indhentet fortrolige oplysninger, der kan give denne uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller uagtsomt givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, udvælgelse eller tildeling Hvorvidt ansøger er omfattet frivillig udelukkelsesgrund jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 2 vedr. konkurs, ved at besvare ESPD del lll, punkt C: Grunde vedrørende insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelse af erhvervet i følgende felter: o Konkurs o Insolvens o Tvangsakkord uden for konkurs o En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret o Aktiver, der administreres af en kurator o Erhvervsvirksomheden er indstillet B. Økonomisk og finansiel formåen Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 13

14 Ansøger skal i ESPD ets del lv, punkt B oplyse følgende vedrørende ansøgers økonomiske og finansielle formåen: C. Teknisk og/eller faglig formåen: Ansøger skal i ESPD ets del lv, punkt C oplyse følgende vedrørende ansøgers tekniske og/eller faglig formåen: o o Referenceliste over de 3 betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år med beskrivelse af leverancerne, tidspunkter for udførelsen af leverancer, angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller mail-adresse samt omsætning for referencen. Se pkt. 2.6 hvorledes referencerne vurderes. Med sammenlignelig reference forstås udførelse af ydelse af samme type. Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer. 2.3 Konsortier og underleverandører 2.4 Konsortier Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) bedes ansøger angive dette i ESPD del ll. A. Herudover bedes de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende prækvalifikationsbetingelser. Endvidere bedes ansøger (konsortium) udfylde og vedlægge Bilag 3 Konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter [tildeling af rammeaftale] måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. 2.5 Ansøger baserer sig på en anden enheds formåen Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af ansøgning endvidere basere sig på en anden enheds (virksomheds) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Ansøger bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Såfremt ansøger baserer sig på en anden enheds kapacitet vedlægges et særskilt udfyldt og underskrevet ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder, som ansøgeren baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som ansøgeren baserer sin egnethed på. Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 14

15 I relation til pkt. 2.6 kan der maksimalt afleveres 3 referencer samlet for ansøger og enheden/enhederne, som ansøger ønsker at baserer sin formåen på eksempelvis 2 fra ansøger og 1 fra enheden/enhederne. I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. afsnit 3.1 skal ansøger endvidere være opmærksomme på, at vedlægge en støtteerklæring, hvormed enheden erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for ansøger i forbindelse med løsning af opgaven. Enheden skal desuden på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i Bilag 1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) i forbindelse med prækvalifikationen. Ansøger kan anvende Bilag 2 Støtteerklæring, men må anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående. 2.6 Valg mellem flere kvalificerede ansøgere Blandt de ansøgere, som opfylder ovenstående dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til 5 ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages 5 konditionsmæssige og egnede ansøgninger. Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrencesituation. Udvælgelsen sker med udgangspunkt i bedste egnethed i forhold til den udbudte rammeaftale vurderet på baggrund af de efterspurgte referencer jf. afsnit 2.2, punkt C. Ordregiver vil vurdere det positivt, at ansøger kan fremvise referencer der er sammenlignelige med de udbudte ydelser. Herved forstås referencer, der i videst mulige omfang volumen- og opgavemæssigt modsvarer nærværende udbud, samt at referencerne videst muligt omfang er sammenlignelige med ordregiver. Mht. beskrivelse af opgaven henvises til pkt. 1.4 samt til kravspecifikationen med dertil hørende bilag. Det bemærkes, at Ordregiver maksimalt vil vurdere på 3 referencer. Såfremt der oplyses flere end 3 referencer, vil Ordregiver udelukkende vurdere ansøger på de første 3 oplyste referencer. Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 15

16 2.7 Ansøgningsfrist Ansøgningen bedes mærket med emnet: "Ansøgning - Prækvalifikation til EU-udbud af Tømningsordning for bundfældningstanke. Ansøgningen skal være Ordregiver i hænde senest den 01. november 2017, kl. 12:00 på Ordregivers adresse jf. pkt Samn Forsyning ApS Att: Henning Pabst Alrøvej Horsens hpa@samn.dk Det samlede ansøgningsmateriale bedes afleveret i form af 2 digitale eksemplar (vedlagt som USB-stik, tydelig nummereret med henholdsvis nr. 1 og nr. 2). Ved uoverensstemmende oplysninger på de to USB stik, vil USB stik nr. 1 danne grundlag for udvælgelsen. Ved manglende filer eller filer der ikke lader sig åbne på USB stik nr. 1, vil USB stik nr. 2 blive anvendt for disse filer. Manglende oplysninger på enten USB stik nr. 1 eller USB stik nr., 2 anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Ansøger bærer ansvaret for, at ansøgning når rettidigt frem. Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 16

17 3 Tilbuds- og forhandlingsbetingelser (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 17

18 3.1 Verificering af oplysninger i ESPD I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal prækvalificerede virksomheder på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens 152 for de oplysninger, som er afgivet i Bilag 1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) i forbindelse med prækvalifikationen. 3.2 Verificering af ESPD ets Del III - Udelukkelsesgrunde I henhold til udbudslovens 135, stk. 2 skal Ordregiver udelukke en ansøger eller tilbudsgiver, når en person, der er dømt ved endelig dom eller vedtaget bødeforlæg for de handlinger, som er nævnt i udbudslovens 135, stk. 1, er medlem af tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd. Ordregiver skal ligeledes udelukke en Ansøger eller tilbudsgiver, hvis den dømte person har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger i tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd. Dokumentationen fremlægges i form af en Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvis tilbudsgiver er fra Danmark. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra Politiet (Kriminalregistret), hvorfor tilbudsgiver skal udfylde og underskrive en samtykkeerklæring, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af Serviceattesten. For oplysninger om hvordan Serviceattesten bestilles, henvises der til følgende hjemmeside: Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat Ordregiver i opfordringsskrivelsen. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. 2 uger fra bestilling af Serviceattesten er modtaget. Er tilbudsgiver ikke fra Danmark og udsteder tilbudsgivers hjemland ikke de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. 3.3 Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 1.2 angivne kontaktperson fra Horsens Vand pr. , med emnet: "Spørgsmål EU-udbud på tømning af bundfældningstanke den 29. november 2017, kl. 12:00. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 18

19 Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende og samtidigt, i anonymiseret form, blive tilsendt de prækvalificerede ansøgere. 3.4 Skabelon og tidsplan for Tilbuds- og forhandlingsfasen Forhandlingen gennemføres efter følgende tidsplan: Tilbudsfrist for indledende tilbud Den 12. december 2017, kl. 12:00 Forhandlingsperiode Uge Fremsendelse af revideret materiale Den 02. januar 2017 Frist for endeligt tilbud Den 12. januar 2018, kl. 12:00 Alle forhandlinger følger samme proces og ud fra samme skabelon for forhandlingen. Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet kort notat om evalueringen af det indledende tilbud. Notatet indeholder tilbudsgivers styrker og svagheder samt eventuelle forbehold for udbudsmaterialets indhold. Med forbehold menes beskrivelser, som kan eller skal føre til ukonditionsmæssighed, såfremt forbeholdet genfremsættes i det endelige tilbud. Ordregiver fremsender herefter dagsorden for forhandlingsmødet. Der vil blive afholdt 1 forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver, jf. dog afsnit Ordregiver yder ikke vederlag for deltagelse i udbuddet herunder forhandlingsprocessen. Ordregiver dokumenter hele forløbet i form af noter. Der vil blive givet samtidig underretning omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold. 3.5 Indledende tilbud Det indledende tilbud bedes mærket med emnet: "Indledende tilbud EU-udbud på tømning af bundfældningstanke og skal være Ordregivers rådgiver i hænde senest den 12. december 2017, kl. 12:00 på Ordregivers adresse jf. pkt Det samlede ansøgningsmateriale bedes afleveret i form af 2 digitale eksemplar (vedlagt som USB-stik, tydelig nummereret med henholdsvis nr. 1 og nr. 2). Materialet skal kunne åbnes med enten MS Word 2010, MS Excel 2010 eller seneste version Adobe Acrobat PDF viewer. Ved uoverensstemmende oplysninger på de to USB stik, vil USB stik nr. 1 danne grundlag for udvælgelsen. Ved manglende filer eller filer der ikke lader sig åbne på USB stik nr. 1, vil USB stik nr. 2 blive anvendt for disse filer. Manglende oplysninger på enten USB stik nr. 1 eller USB stik nr., 2 anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at ansøgning når rettidigt frem. Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 19

20 3.6 Forhandlingsmøde Forhandlingen gennemføres på følgende adresse: Samn Forsyning Alrøvej Horsens Der er afsat op til 2 timer til forhandlingsmødet pr. tilbudsgiver. Tilbudsgiver bedes forud for mødet af praktiske årsager at fremsende information på antal deltagere, navn og titel. 3.7 Formål med forhandlingen Formålet med forhandlingen er at have muligheden for deltagerne kan optimere deres indledende tilbud. Der vil blive givet saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere til opnå optimering af de indledende afgivne tilbud. Gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår. Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor Ordregiver forhandler om forbedringer og præciseringer i tilbudsgivers indledende tilbud. Ordregiver er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er Ordregivers hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt. Ordregiver påregner, at forhandlingen vil lægge vægt på priser, jf. Rammeaftalebilag B Tilbudsliste, og vilkår omkring den tilbudte optimering i aftaleperioden, jf. Rammeaftalebilag C Tilbudsbesvarelse, pkt. B. Optimering i aftaleperioden Ordregiver forbeholder sig ret til at antage det indledende tilbud, hvor Ordregiver i så fald vil gennemføre en tilbudsevaluering i overensstemmelse med afsnit Revideret udbudsmateriale Efter gennemført forhandling udarbejder Ordregiver eventuelt revideret udbudsmateriale, hvor forhandlingens resultater i relevant omfang indskrives. Eventuelt revideret udbudsmateriale fremsendes til alle tilbudsgivere som opfordring til at afgive endeligt tilbud. Fremsendelsen afslutter forhandlingen. 3.9 Frist for afgivelse af endeligt tilbud Tilbudsgiverne skal på baggrund af revideret udbudsmateriale udarbejde endeligt tilbud, hvorom der ikke kan forhandles yderligere inden rammeaftaleindgåelse. Se dog pkt ordregivers forbehold. Det endelige tilbud bedes mærket med emnet: "Tilbud EU-udbud på tømning af bundfældningstanke Tilbuddet skal være Ordregivers rådgiver i hænde senest den 12. januar 2018, kl. 12:00 på Ordregivers adresse jf. pkt Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 20

21 3.10 Vedståelsesfrist Det samlede ansøgningsmateriale bedes afleveret i form af 2 digitale eksemplar (vedlagt som USB-stik, tydelig nummereret med henholdsvis nr. 1 og nr. 2). Materialet skal kunne åbnes med enten MS Word 2010, MS Excel 2010 eller seneste version Adobe Acrobat PDF viewer. Ved uoverensstemmende oplysninger på de to USB stik, vil USB stik nr. 1 danne grundlag for udvælgelsen. Ved manglende filer eller filer der ikke lader sig åbne på USB stik nr. 1, vil USB stik nr. 2 blive anvendt for disse filer. Manglende oplysninger på enten USB stik nr. 1 eller USB stik nr., 2 anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Indledende tilbud og endeligt tilbud skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist for henholdsvis det indledende og det endelige tilbud. Afgives endeligt tilbud anses det indledende tilbud for bortfaldet. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke førend endelig rammeaftale er underskrevet Kombinationsrabatter Der gives ikke kombinationsrabatter Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud Sideordnede tilbud 3.14 Forbehold Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Der kan afgives 1 sideordnet tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at antage det indledende tilbud, hvor Ordregiver i så fald vil gennemføre en tilbudsevaluering i overensstemmelse med afsnit Ordregiver forbeholder sig ret til at udvide forhandlingen således den omfatter mere end én forhandlingsrunde. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 21

22 Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold og leverandørens standardbetingelser, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt, og om tilbudsgiver er egnet, samt at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftale Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriterium bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvor nedenstående under- og del-kriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af Rammeaftalen: Underkriterier Vægtning i pct. Underkriterium A Pris Underkriteriet Pris vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag B - Tilbudsliste, således vil de af tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til 85 % Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 22

23 Underkriterier grund. Den beregnede samlede evalueringssum vil indgå i beregningen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Underkriterium B Optimering i rammeaftaleperioden Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag C Tilbudsbesvarelse og i Rammeaftalebilag D Optimeringsforslag. Ordregivers vurdering af denne besvarelse indbefatter ordregivers vurdering af sandsynligheden for gennemførelse af de oplistede optimeringer. Ordregiver vil vurdere det positivt Hvis Tilbudsgiver beskriver konkrete tiltag, der i høj grad giver stor økonomisk gevinst (opnåelse af reelle netto besparelser) hos Ordregiver. Vægtning i pct. 15 % Hvis Tilbudsgiver beskriver konkrete tiltag, der med stor sandsynlighed vil give økonomisk gevinst hos Ordregiver. Hvis Tilbudsgiver beskriver hvordan den økonomiske gevinst for optimeringsforbedringer fordeles mellem parterne, og i hvor høj grad den økonomiske gevinst tilfalder Ordregiver. Ordregiver vil vurdere det positivt, hvis: Tilbudsgiver i høj grad selv initierer og deltager i eksekveringen af optimeringerne. Tilbudsgiver i høj grad har erfaring med lignende optimeringsforbedringer. Konkrete optimeringsforslag (max. 5 stk.). Det er ikke et krav at forslagene skal besluttes gennemført i forbindelse med udbudsprocessen og tilbudsgivningen, men dette skal ses som tilbudsgivers konkrete forslag til optimeringer efter at rammeaftalen er trådt i kraft: Tilbudsgivers oplistning af muligheder for at reducere omkostninger der er relateret til den Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 23

24 Underkriterier Vægtning i pct. beskrevne tømningsordning, inklusive beløb og implementerings-tidspunkt. Høj sandsynlighed for at de oplistede optimeringer kan gennemføres som beskrevet. Sandsynligheden angives af tilbudsgiver i besvarelsen Høj andel af fordelen ved reducerede omkostninger tilfalder ordregiver. o Tilbudsgiver oplyser den procentvise fordelingsnøgle som gevinsten ved eventuelt opnåede besparelser bør fordeles efter. Ordregiver vil foretage en samlet vurdering af optimeringspotentialet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Nedenfor fremgår evalueringsmetoden for underkriterierne i henhold til Bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af rammeaftaler inden for vandog energiforsyning, transport samt posttjenester 14. Underkriterium Pris Den beregnede samlede evalueringssum vil blive beregnet ud fra de angivne beløb i rammeaftalebilag B tilbudsliste. Optionerne vil indgå i beregningen i et forhold svarende til sandsynligheden for at den pågældende option bliver valgt af ordregiver: Option A: 60% Option B: 40% Den beregnede samlede evalueringspris evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0-10 point. Laveste samlede evalueringspris, blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. afsnit 3.16, tildeles 10 point. Øvrige samlede evalueringspriser tildeles points ud fra følgende formel: Pointscore = (laveste samlede evalueringspris/samlet evalueringspris) x 10 De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 24

25 Underkriterium Optimering i rammeaftaleperioden For underkriterium optimering i rammeaftaleperioden anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for under- og delkriterier vil blive vurderet på en pointskala fra 0-10 (se nedenstående pointskala). 0 point tildeles tilbuddet, som af ordregiver vurderes til ikke at give reduktion af omkostninger for ordregiver i aftaleperioden og 10 point tildeles tilbuddet, som fuldt ud opfylder under- eller delkriteriet i alle henseender. Tilbuddene evalueres således efter en [absolut/relativ] model. De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet Optimering i rammeaftaleperioden. Point Prosavurdering 0 Opfylder ikke under- eller delkriteriet i nogen henseender 1 Opfylder under- eller delkriteriet med ganske få og relativt ubetydelige positive forhold 2 Opfylder under- eller delkriteriet med få og ubetydelige positive forhold 3 Opfylder under- eller delkriteriet med nogle positive forhold 4 Opfylder under- eller delkriteriet til netop under en middel vurdering 5 Opfylder under- eller delkriteriet til en middel vurdering 6 Opfylder under- eller delkriteriet til netop over en middel vurdering 7 Opfylder under- eller delkriteriet med flere mindre mangler 8 Opfylder under- eller delkriteriet med få mindre mangler 9 Opfylder under- eller delkriteriet med ganske få og ubetydelige mangler 10 Opfylder fuldt ud under- eller delkriteriet i alle henseender 3.18 Underretning og standstill-periode Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med Forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 75 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Indgåelse af rammeaftale vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstillperiode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. . Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter. Samn Forsyning ApS Alrøvej Horsens Tlf.: Side 25