GLADSAXE KOMMUNE NOTAT. Status på anbefalingerne på baggrund af Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommune. Regnskabsafdelingen

Transkript

1 Økonomiudvalget Punkt nr. 204, bilag 1 GLADSAXE KOMMUNE Regnskabsafdelingen Status på anbefalingerne på baggrund af Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommune NOTAT Dato: 14. august 2012 Af: Hans Martin Pape Et flertal i Byrådet tiltrådte på deres møde en række anbefalinger til håndtering af rengøringsområdet på baggrund af Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommune. Center for Økonomi har i august 2012 bedt forvaltningen redegøre for hvilke tiltag de indtil nu har iværksat på baggrund af Byrådets anbefalinger. Nedenfor er gengivet de indkomne redegørelser fra de forskellige dele af forvaltningen. Anbefaling 1 om en styrkelse af kommunens bestillerrolle og opfølgning på de indgåede rengøringskontrakter Anbefaling: Analysen har vist, at kommunens rengøring i dag er organiseret i et samspil mellem kommunen og en række mere eller mindre selvstændige leverandører, herunder Gladsaxe Rengøringsservice (GKR) og private rengøringsfirmaer. Kommunen optræder i denne sammenhæng primært som bestiller og betaler af rengøringen, mens det egentlige rengøringsarbejde udføres på kontraktbasis af de selvstændige leverandører. Analysen har ikke omfattet en egentlig undersøgelse af, hvordan kommunen varetager sin bestillerrolle, men i betragtning af bestillerrollens udbredelse anbefales det, at de enheder i forvaltningen, som optræder som bestiller af rengøringsydelser, vurderer, om de har behov for at styrke deres kompetencer som bestiller samt ser på, om kompetencerne er organiseret hensigtsmæssigt i kommunen. Det kan overvejes at indkøbe disse kompetencer, hvis de ikke på nuværende tidspunkt findes i kommunen. Endvidere anbefales det, at de samme enheder sikrer en systematisk opfølgning på de indgåede rengøringskontrakter. Opfølgningen skal sikre, at rengøringsleverandørerne leverer den aftalte ydelse, og resultere i en erfaringsopsamling på området, der kan indgå i kommunens fremtidige udbud. Forvaltningens redegørelse vedr. anbefaling 1 Kommunen anvender GKR som rengøringsleverandør på de administrative arealer, på hovedparten af institutionerne på børne- og kulturområdet, samt på en del øvrige institutioner og områder. De private rengøringsleverandører anvendes på de institutioner, som kommunen overtog og som nu er fordelt mellem Børne- og Kulturforvaltningen og Social- og Sundhedsforvaltningen. Først redegøres for bestillerrollen i forhold til GKR og derefter for bestillerrollen i forhold til de private rengøringsleverandører.

2 2 Forvaltningens redegørelse angående bestillerrollen i forhold til GKR Center for service, der varetager kommunens bestillerrolle på det administrative område, oplyser, at ordningen er velfungerende, og at der ikke er behov for at opruste denne del af bestillerfunktionen i kommunen. Centret har indgået kontrakt vedrørende rengøringsopgaverne i administrationens og bibliotekets bygninger, herunder Gladsaxe rådhus. Kontrakten består udover en beskrivelse af de overordnede forpligtelser parterne imellem, af de konkrete rengøringsplaner for lokalerne. Disse ajourføres løbende ved ændringer og sendes desuden til afdelingschefer på rådhuset. På denne måde sikres det, at der er viden om den aftalte rengøringsydelse både centralt og ude i afdelingerne. Center for service oplyser videre, at der i det daglige er kontakt mellem GKRs tilsynsassistent på området og centret, ligesom GKRs rengøringslederen inddrages løbende, særligt i forbindelse med ombygninger/ændringer, der har ressourcemæssige konsekvenser. Rengøringslederen drøfter resultatet af de kvartalsvise kvalitetskontroller med driftschef og ejendomsmester, og på disse møder drøftes også eventuelle ønsker fra brugerside. Det samlede resultat af GKRs kvalitetskontrol afrapporteres af rengøringschefen til direktøren for Center for Service. I forbindelse med ombygningen af fløj 1,2 og 3, udflytningen til andre lokaliteter og den efterfølgende overgang fra ombygning til indflytning/drift, har centret sørget for inddragelse af GKRs ledelse - i projektfasen med fokus på GKRs forslag til optimering af brugernes indeklima og rengøringspersonalets arbejdsmiljø- og efterfølgende med kontakt til rengøringsleder og tilsynsassistent med fokus på aftaler om rengøring i forbindelse med indflytning. Samarbejdet er forløbet fuldt tilfredsstillende og aftaler om ændring af rengøring er blevet effektueret af GKR med det samme. Beregninger af rengøringsbudgettet som følge af lukning af Rosenkæret og ændret lokaleindretning på rådhuset er udført af GKRs rengøringsplanlægger og sendt frem til centret til brug for budgetlægningen. Center for Service oplyser endelig, at der ikke har været større klagesager på området og samarbejdet er præget af fleksibilitet og professionalisme på begge sider. For så vidt angår børne- og kulturområdet vurderer Børne- og Kulturforvaltningen, at det kontraktbaserede samarbejde med GKR fungerer godt. Der er udarbejdet rengøringsplaner for hver enhed, som skaber den nødvendige indsigt i rengøringsniveau og omfang. Kvalitetsvurderingerne og samarbejdet med distriktsledere/rengøringsledere sikrer den løbende opfølgning på den bestilte og leverede service. Samarbejdet foregår i praksis mellem den tekniske serviceleder/institutionslederen og den rengøringsansvarlige i den enkelte enhed. På baggrund af oplevelsen af den daglige standard og kvartalsopfølgningen drøftes de problemer der evt. er med kvaliteten, kommunikation eller lignende det sker hurtigt og tæt på. Ved principielle eller vedvarende problemer løftes dialogen opad i begge systemer. Ved større ændringer i rengøringssystemerne eller arbejdsplanlægningen orienterer GKR de berørte ledere. Det er forvaltningens vurdering, at de eksisterende kompetencer hos bestillerne er fyldestgørende.

3 3 Forvaltningens redegørelse angående bestillerrollen i forhold til private rengøringsleverandører Børne- og Kulturforvaltningen oplyser, at de to specialskoler, der anvender eksterne rengøringsfirmaer, anvender to forskellige leverandører. Begge har dog en rengøringsansvarlig fra rengøringsfirmaet, som er skolens kontaktperson. Pedellen/institutionslederen er skolens ansvarlige på rengøringsområdet. Der afholdes månedlige møder med rengøringsfirmaet om kvaliteten. Samarbejdet og standarden/servicen opleves forskelligt på de to specialskoler. En skole er tilfreds med standarden/kvaliteten af servicen, mens den anden har oplevet midlertidige problemer. Samarbejdet opleves også forskelligt, både som vanskeligt og godt. Skolerne vurderer, at deres nuværende kompetencer er fyldestgørende. Social- og Sundhedsforvaltningen varetager bestillerrollen i forhold til rengøringen på Gladsaxe Kommunes takstfinansierede bo- og aktivitetstilbud under Forebyggelses-, Sundheds- og Handicapudvalget, der er udbudt til private leverandører. Social- og Sundhedsforvaltningen oplyser, at den på FSHU , sag nr. 21, har forelagt udvalget en sag om kvaliteten af den leverede rengøring på tilbuddene samt en beskrivelse af hvordan, der fra forvaltningens og tilbuddenes side er blevet fulgt op på kvaliteten af den leverede rengøring. Både de lokale ledelser og personalet på tilbuddene har en oplevelse af, at rengøringen efter den seneste aftaleperiode fra er blevet ringere og generelt ikke har levet op til de lovede standarder og kontrakter. Problemerne har vedrørt manglende kvalitet i rengøringen, stor personaleudskiftning hos de private rengøringsselskaber, samt at beboerne og personalet har haft vanskeligt ved at kommunikere med rengøringspersonalet på dansk. Både ledelserne og personalet har derfor iværksat en løbende og intensiveret opfølgning i forhold til de private leverandører, og denne proces pågår fortsat. Opfølgningerne sker via indberetninger og klager/dialog med leverandørerne, ligesom kommunens Indkøbskontor har været involveret for at støtte op om ledelserne på tilbuddene. Det er forvaltningens erfaring, at møder med de private leverandører med fordel kan finde sted på et ledelsesmæssigt højt niveau, f.eks. med det pågældende firmas driftschef eller administrerende direktør. Der er herudover iværksat to hold stikprøvekontroller af rengøringskvaliteten, og resultatet af disse kontroller er også løbende blevet fulgt op. Stikprøverne er iværksat som en del af den analyse, der er bestilt af Byrådet i forbindelse med Budget , og som er afrapporteret til Økonomiudvalget henholdsvis , punkt 319, og , punkt 32. Disse kontroller har bekræftet billedet af problemer med rengøringskvaliteten i de nuværende aftaler. Social- og Sundhedsforvaltningen oplyser endelig, at det med henblik på at følge effekten af de igangsatte initiativer er planlagt at forelægge Forebyggelses-, Sundheds- og Handicapudvalget en ny opfølgning på rengøringen i september 2012.

4 4 Anbefaling 2 om tiltag forud for kommende udbud i kommunen Anbefaling: Det anbefales, at kommunen forud for kommende udbud tager kontakt til Det gode partnerskab og også udnytter de erfaringer, der er omtalt på Udbudsrådets hjemmeside. Det gode partnerskab er et projekt finansieret af Erhvervs- og Byggestyrelsen for at fremme offentligt privat samarbejde inden for serviceområdet. Det gode Partnerskab er under afvikling, men Gladsaxe Kommune deltager gerne i andre netværk, der fremmer samarbejdet og forståelsen mellem kommunen og de private virksomheder. Det skal oplyses, at Gladsaxe Kommune i dag allerede deltager i netværket FOPS (Foreningen for Offentlig-Privat Samarbejde), som er initieret af Kommunernes Landsforening, Erhvervs- og Byggestyrelsen samt en række private virksomheder. Tillige har Gladsaxe Kommunes indkøbsafdeling i 2012 deltaget i Udbudsrådets work-shop om "Kodeks for god Udbudsadfærd", med deltagelse af en lang række offentlige institutioner og private virksomheder. Ved fremtidige udbud af rengøringsområdet anbefales det videre, at der holdes 'for-møder' med potentielle leverandører, for at høre disses forslag til, hvordan kravspecifikationerne kan gøres bedre. Det vil sikre en god dialog med eventuelle leverandører, inden udbudsmaterialet færdiggøres. Endvidere anbefales det, at rengøringsopgaver udbydes i områder, der har et betydeligt arealmæssigt omfang, så der kan høstes stordriftsfordele for såvel kommunen som leverandører. Forvaltningens redegørelse vedr. anbefaling 2 Gladsaxe Kommunes indkøbsafdeling oplyser, at afdelingen holder sig ajour med de erfaringer, der kommer fra projektet om service og kvalitet i offentlig-privat samarbejde ved navn Det gode partnerskab. Frederiksberg Kommune, som indgår i vores fælleskommunale indkøbssamarbejde Spar 5 er medlem af Det gode partnerskab. Frederiksberg Kommune orienterer løbende på de månedlige møder mellem de kommunale indkøbschefer om seneste nyt fra Det gode partnerskab. Det gode partnerskab forventes afviklet i efteråret Der er fra indkøbsafdelingens side løbende dialog med andre kommuner om deres erfaringer med udliciteringer og udbud af tjenesteydelser og borger-rettede serviceopgaver, ikke mindst på rengøringsområdet. En del af de nordsjællandske kommuner har inden for de seneste år gjort sig både positive og negative erfaringer med at udlicitere rengøringen i deres kommuner. Der har fra Gladsaxe Kommunes side været løbende dialog med flere af dem om deres erfaringer med udbudsformer, kontraktopfølgning og leverandørrelationer. Tesen om stordriftsfordele ved udbud af større arealmæssigt omfang undersøges ligeledes, så det kan afklares hvornår der skabes de bedst mulige konkurrencemæssige vilkår. Gladsaxe Kommune har i forbindelse med nye udbud en fast praksis om at holde for-møder med leverandører inden udbud igangsættes. Som udgangspunkt kontaktes både større og mindre virksomheder for at se om der er specielle forhold vi i kommunen skal være opmærksomme på. På den måde kan udbuddet målrettes og tilpasses så der skabes de bedst mulige konkurrenceforhold. Gladsaxe Kommune har kun haft et udbud på serviceområdet siden april Det var på daginstitutionskørsel, hvor der blev holdt for-møder og telefonmøder med flere leverandører. Gladsaxe Kommune har i forsommeren 2012 tilsluttet sig OPS-netværket (OPS = Offentlig Privat Samarbejde), der er et videns- og erfaringsmæssigt netværk for offentlige og private aktører

5 5 initieret af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Netværket holder kvartalsmæssige møder og arrangementer. Gladsaxe Kommunes indkøbsafdeling oplyser desuden, at den generelt sørger for at holde sig ajour med de erfaringer, der gøres inden for OPI (Offentlig - Private Innovationspartnerskaber), hvor private virksomheder og offentlige institutioner samarbejder om at udvikle og afprøve nye måder at varetage eksempelvis kommunale serviceopgaver på. Anbefaling 3 om effektiviseringer på GKRs område Anbefaling: Analysen peger på, at GKR er en veldreven virksomhed, hvor der er en rimelig god sammenhæng mellem bevillinger og kvalitet, men at det vil være muligt at hæve GKRs ydelse med ca. 5 % på de områder, som er budget-dækkede. I kommunens budget-2012 er det besluttet, at GKRs budget reduceres med 1,5 mio. kr. i 2012 og med 3 mio. kr. fra Det anbefales, at GKR i udmøntningen af de budgetmæssige reduktioner inddrager analysens resultater, herunder sikrer at ydelsen hæves, særligt på skoleområdet. Forvaltningens redegørelse vedr. anbefaling 3 Center for Service, hvorunder GKR organisatorisk er placeret, oplyser, at GKRs MED-udvalg drøftede de endelige beslutninger vedrørende GKR, Der var enighed om, at den allerede planlagte effektivisering af GKRs ydelser, hvor GKR reducerer normeringen på rengøringsområderne, således at der fra 2013 kan realiseres en besparelse på 3 mio. kr., mere end opfylder analysens anbefalinger om at hæve GKRs ydelser. Samtidig er MED-udvalget enige om, at vi fortsat skal arbejde på at forbedre vores konkurrenceevne og fortsat udvikle samarbejdet med GKRs kunder og medvirke til at afklare kundernes eventuelle spørgsmål omkring rengøringsydelsen. I løbet af første halvår 2012 har GKR gennemført nye beregninger af samtlige 97 skole- og daginstitutionsområder. Normeringerne er blevet reduceret ved at fjerne de procenttillæg, der i 1999 blev besluttet tillagt de beregnede rengøringstider. Tillægget var på 10 % på alle områder med børn. På det administrative og kulturelle område var tillægget 5 %, og de nye beregninger på dette område, vil blive udført indenfor de næste 14 dage. Der er i forbindelse med beregningerne blevet taget hensyn til ovennævnte beslutning om, at særligt ydelserne på skoleområdet kan hæves, således at reduktionen i tid er størst på dette område. Med udgangspunkt i de nye normeringer tilpasses samtlige ansættelsesforhold for GKRs ca. 200 medarbejdere. For at undgå afskedigelser sammensættes nye rengøringsområder, således at medarbejderens hidtidige ugentlige arbejdstid bevares. Hvis medarbejderen ikke ønsker det nye tilbudte område varsles nedsat arbejdstid. Der er på nuværende tidspunkt realiseret nye tider på ca. 25 områder og planlægningen af personaletilpasningen på øvrige områder er i gang. Det forventes at alle omlægninger/varslinger er planlagt med udgangen af september, hvoraf mange kan realiseres med det samme, men nogle vil resultere i en varsling af nedsat tid og derfor først få effekt på lønforbruget ved udløb af varsling.

6 6 GKRs budget er i 2012 reduceret med 1,5 mio. kr. stigende til 3 mio. kr. i Center for Service nævner desuden, at der i Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommune blev peget på, at kundernes viden om rengøringsydelsen og forventninger til rengøringsresultatet kunne optimeres. Det blev endvidere anført, at GKRs beslutning om at indføre den fælles nordiske standard for fastsættelse og kontrol med rengøringskvalitet INSTA 800, ville være et godt redskab i forhold til at skabe klarhed om målet med rengøringsydelsen. Implementeringen af INSTA 800 startede i 2011 og på nuværende tidspunkt mangler kun 21 områder at blive omlagt til det nye system. Med udgangen af november måned er alle 200 medarbejdere uddannet i INSTA 800 på Teknisk skole og 3 af GKRs ledere har bestået certificeringsuddannelse hos Dansk Standard. Der gennemføres kontrol af rengøringskvalitet efter principperne i standarden og hvert kvartal afrapporteres resultatet til kontrakthaverne i BKF og CSE. GKR har netop afrapporteret resultatet af kvalitetskontrollen for 2. kvartal 2012, på i alt 139 arbejdssteder. Kontrollen blev udført i 1087 lokaler i perioden fra april til juli. Afrapporteringen bestod af to dele, da GKR er midt i processen med overgang til den fælles nordiske standard for fastlæggelse og vurdering af rengøringskvalitet, INSTA 800. På områder som endnu ikke er overgået til INSTA 800 rengøringsplaner, blev der udført almindelige kvalitetsvurderinger. En del af INSTA 800-kontrollerne (i alt 25) i ét af kundeområderne blev udført af ekstern konsulent. På 95 arbejdssteder blev der udført INSTA 800 kontrol i alt 703 lokaler. Af disse bestod 697 lokaler, svarende til 99 %. Kontrollen afviste 6 lokaler, svarende til 1 %. Den samlede stikprøvekontrol kunne således godkendes, da der maksimalt kan tillades 4 % afviste lokaler efter principperne i INSTA 800. På 44 arbejdssteder udførtes almindelige kvalitetsvurderinger og resultatet viste, at der var 97 % tilfredsstillende niveau på gulve og 96 % tilfredsstillende niveau på inventar. På disse 44 områder vurderede samtlige kunder, at deres dialog med rengøringslederne var tilfredsstillende. Center for Service oplyser endelig, at når den fulde implementering er gennemført, skal der gennemføres en intern evaluering af de fastsatte kvalitetsniveauer. Der vil ligeledes blive afprøvet digitale løsninger til gennemførelse af kontrollerne og dermed også elektronisk udtagning af lokaler til stikprøvekontrollen. Til slut skal rengøringskontrakterne ajourføres, så det fremgår at aftalen bygger på INSTA 800 kvalitetsniveauer i stedet for de tidligere rengøringsprogrammer, og det skal fremgå, at kontrollen udføres kvartalsvis efter principperne i INSTA 800 og afrapporteres til BKF og CSE. Anbefaling 4 om institutioner som selv står for rengøringen Anbefaling: For så vidt angår de institutioner i kommunen, der selv forestår rengøring, anbefales det, at de ansvarlige forvaltninger iværksætter en gennemgang af institutionernes rengøring og opstiller forslag til forbedringer med udgangspunkt i de muligheder, som analysen påpeger. Forslagene behandles herefter i de relevante udvalg. Forvaltningens redegørelse vedr. anbefaling 4 Institutioner som selv udfører rengøringen findes primært inden for idrætsområdet og seniorområdet (seniorcentrene).

7 7 Forvaltningens redegørelse for idrætsområdet mv. Børne- og kulturforvaltningen oplyser, at der nu er udarbejdet rengøringsplaner for idrætsområdet, og at den daglige rengøring foregår sammenhængende. Rengøringsplanen er opbygget, så den beskriver, hvad der skal gøres rent, hvor tit det skal gøres og med hvilket rengøringsmiddel. Rengøringsplanen indeholder endvidere koder, som henviser til arbejdspladsbrugsanvisning (hvordan og hvor midlet skal bruges), samt sikkerhedsdata blad. Disse informationer er samlet i en mappe, som forefindes i de respektive rengøringsdepoter. Børne- og Kulturforvaltningen oplyser videre, at der i forhold til den manglende egenkontrol nu er efterfølgende systematisk egenkontrol samt lederkontrol. Områdelederne for henholdsvis udendørs- og indendørsområdet og rengøringsmedarbejderne gennemgår områderne for at sikre kvaliteten i rengøringen. Alle rum og områder, som er beskrevet i rengøringsplanen, gennemgås og kvalitetssikres en gang om måneden. En del medarbejderes kvalifikationer er blevet opgraderet gennem uddannelse til serviceassistenter, som er en etårig merituddannelse, hvor den største del omhandler rengøring. En medarbejder har bestået, tre er under uddannelse og afslutter efteråret Flere medarbejdere forventes fremover at gennemføre uddannelsen. Områdelederne tilbydes supplerende rengøringskurser af kortere varighed. Forvaltningen oplyser desuden at en sag om rengøring på idrætsanlæggene forelægges for Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget i september Bøgestrøm Skole er en yderligere institution under Børne- og Kulturforvaltningen, der selv står for rengøringen. Her er der udarbejdet rengøringsplaner og der foregår løbende instruktion og dialog med de ansatte. Der er tale om er et almindeligt ansættelsesforhold, og hvis standarden ikke svarer til det afsatte timetal, bliver der taget hånd om det direkte og lokalt. Der foretages løbende kvalitetskontrol og en gang årligt foretages struktureret tilsyn, hvor kvaliteten vurderes. Skole og Familie gennemfører i efteråret dialog med skolen om forbedringer af rengøringsstandarden på baggrund af rengøringsanalysens anbefalinger. Forvaltningens redegørelse for seniorområdet Social- og Sundhedsforvaltningen, som blandt administrerer seniorområdet, oplyser, at rengøringen på Gladsaxe Kommunes seniorcentre (Kildegården, Bakkegården, Egegården, Møllegården og Rosenlund) varetages i eget regi af ansatte service- og rengøringsassistenter (pædagogisk rengøring). Rengøringen på Genoptræningscentret (Søborg Hovedgade) varetages i dag af GKR. Fra er den organisatoriske og ledelsesmæssige struktur på området ændret, herunder sammenlægning af Seniorcenter Kildegården og Genoptræningscentret, hvilket kan komme til at betyde ændringer i den ovennævnte organisering af rengøringen. Social- og Sundhedsforvaltningen fremhæver at det af Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommune fremgår, at rengøringen på seniorcentrene generelt vurderes at fungere hensigtsmæssigt, og at der er et løbende, ledelsesmæssigt fokus på kvaliteten i rengøringsopgaven og på eventuelle forbedringsmuligheder. Forvaltningen oplyser videre, at den eksempelvis i 2010 gennemførte en rengøringsanalyse af Kildegårdens rengøringsplaner. Analysen blev varetaget af GKR. Analysen pegede på justeringer af den daværende rengøringsplan i forhold til selve rengøringens udførelse (brug af gulvmaskiner, mikrofibersystemer mv.), men analysen viste ikke noget potentiale for væsentlige, tidsmæs-

8 8 sige besparelser. Servicepersonalet på et seniorcenter løser flere forskelligartede opgaver, udover selve rengøringsarbejdet og det er forvaltningens vurdering, at den nuværende palet af blandede opgaver er med til at skabe et godt arbejdsmiljø for servicepersonalet. Social- og Sundhedsforvaltningen oplyser endelig, at den i løbet af efteråret 2012 i forlængelse af anbefalingerne i Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommune - iværksætter en gennemgang af centrenes rengøring og forelægger Seniorudvalget forslag til forbedringer, hvis analyserne påpeger muligheder herfor.