Evaluering af rengøringsudbud

Transkript

1 Evaluering af rengøringsudbud

2 Indhold Hovedresultater... Undersøgelsens besvarelser... Oplevelse af rengøringsstandard... Status for rengøringsplaner, mærkater og kvalitetsrapporter... 5 Tid på samarbejde med/kontrol af leverandøren... 5 Kontakt ved utilfredshed med rengøringen... Ønsker om klage over rengøringen eller samarbejdet med rengøringsselskabet... Kommunens controller... 8 Tilpasning af indretning... 9 Kendskab til egen rolle... 1 Kendskab til muligheder Anvendelse af tilbageførte midler... 1 Kommentarer til øvrigt til udliciteringen af rengøringen

3 Hovedresultater Såvel den daglige og den periodevise rengøring opleves primært som uændret eller ringere end før udbuddet. For flere træder nedgangen i normeringen af rengøringspersonalet først i kraft 1. april og har dermed ikke mærket en ændring på spørgetidspunktet. Udlevering af rengøringsplaner, opsætning af mærkater på dørene og udlevering af kvalitetsrapporter er kun gennemført fuldt hos -55% af virksomhederne. Særligt skoleområdet oplever en manglende gennemførelse af disse punkter. I 58% af besvarelserne i undersøgelsen opleves at der skal bruges mere tid på samarbejdet med eller kontrollen af rengøringen samt opfølgning på aftaler med leverandøren. Af 7% af besvarelserne fremgår det, at virksomheden vil kontakte rengøringsselskabet, hvis de er utilfredse med rengøringen. 11% vil kontakte rengøringsassistenten. I besvarelser fremgår det, at der mindst én gang har været grund til at klage eller overveje at klage over rengøringen eller samarbejdet med rengøringsselskabet. 79% af disse har ville klage over rengøringsstandarden flere over flere forhold. I 1 besvarelser tilkendegiver, at der ikke har været grund til at overveje at klage. 11 personer ud af de, der har overvejet at klage, har ikke gjort dette. Den primære begrundelse herfor er, at de afventer at se, om rengøringsstandarden skulle blive bedre. Omkring halvdelen af de virksomheder, der har klaget over rengøringen, har oplevet, at controlleren har reageret med det samme på deres henvendelse. Ingen har ikke hørt fra controlleren. Der er i dette spørgsmål stor variation mellem virksomhedsområderne. Virksomhederne på handikap- og psykiatriområdet har alle oplevet, at der blevet ageret på problemerne med det samme, mens det kun gælder % af daginstitutionerne og 5% af skolerne. Af kommentarerne fremgår det, at den manglende håndtering ikke skyldes controlleren men rengøringsselskabet. I besvarelser fremgår det, at virksomheden enten i høj eller i nogen grad har indrettet lokalerne med henblik på at lette rengøringen. Kun i virksomheder er indretningen ikke tilpasset rengøringen. I 58 besvarelser beskrives medarbejderne at have kendskab til egen rolle i forhold til at sikre en ordentlig rengøring. I 5 besvarelser vurderes over halvdelen af medarbejderne at kende til betydningen af mærkaterne på dørene. 18 ud af virksomhedsledere i undersøgelsen kender til alle tre muligheder for hhv. at tilkøbe ydelser, tilpasse tidspunkt for rengøring eller lukke enkelte lokaler mod ekstra rengøring andre steder. kender mindst én af mulighederne. Der er størst kendskab til muligheden for at tilkøbe ydelser eller serviceopgaver, men denne mulighed benyttes mindst. virksomheder vil benytte sig af mindst én af mulighederne. Langt de fleste virksomheder har endnu ikke fuldt overblik over, hvordan de tilbageførte midler anvendes. I 17 virksomheder kendes den fulde anvendelse af midlerne, og yderligere kender til forbruget af dele af midlerne. De fleste anvender midler til øvrig drift i øvrigt.

4 Undersøgelsens besvarelser Undersøgelsen er besvaret af 9 personer. Heraf er 58 virksomhedsledere, er områdeledere, afdelingsledere eller tekniske serviceledere og 1 er sikkerhedsrepræsentant. 11 besvarelser er foretaget af andre personer, hvilket blandt andet dækker over dagplejekonsulenter og koordinatorer. Der er indkommet flere besvarelser fra enkelte virksomheder. I enkelte besvarelser er det ikke muligt entydigt at identificere virksomheden, eksempelvis er der skrevet SFO eller klubber. Det bedste bud på antal unikke besvarelser fremgår af nedenstående tabel. Omfanget af flere besvarelser fra samme virksomhed vurderes ikke at være så stort, at det er nødvendigt at gøre en særlig indsats i den efterfølgende databehandling i forhold til at sikre, at disse virksomheder optræder med samme vægt som de øvrige virksomheder. På grund af de få besvarelser, er resultater fra det tekniske område og administrationen generelt udeladt af figurerne i rapporten. Antal besvarelser Unikke besvarelser Ældreområdet 5 5 Sundhedsområdet 5 JOS Handikap- og psykiatriområdet 5 I alt Skoler (inkl. SFO'er) 17 Dagpasning 8 BKF Kulturområdet 1 8 I alt 7 TMF Tekniske virksomheder 1 1 Adm Administration 1 1 Total 9 8 Billedet af hvem der har besvaret spørgeskemaet for den enkelte virksomhed varierer meget på tværs af områderne. Særligt kan bemærkes, at der på skoleområdet er lidt over halvdelen af besvarelserne foretaget af områdeledere/tekniske serviceledere, mens det på dagpasningsområdet stort set kun er virksomhedsledere, der har taget sig af besvarelsen. Oplevelse af rengøringsstandard Støvsugning og vask af gulve, trapper og måtter Aftørring af borde, reoler, lamper og andet inventar Daglig rengøring Rengøring af toiletter Påfyldning af sæbebeholdere, toiletruller mv. 8 7 Tømning af affaldsspane og papirkurve Meget bedre Bedre Uændret Ringere Meget ringere

5 Der er overvejende flest, som oplever at den daglige rengøring mv. er uændret i forhold til før udliciteringen. Især i forhold til tømning af affaldsspande og papirkurve har der ikke været nogen ændring. Dette resultat kan ikke udelukkes at hænge sammen med, at der flere steder på spørgetidspunktet endnu ikke har været en reel effekt af nedgangen i normeringen af rengøringspersonalet, da den først er trådt i kraft pr. 1. april. Af dem, der har mærket en effekt af udliciteringen tilkendegiver hovedparten at de oplever rengøringen som ringere eller meget ringere end før udbuddet. Især de rengøringsrelaterede ydelser opleves som værende ringere eller meget ringere. I forhold til støvsugning og vask af gulve, trapper og måtter mener % af dagpasningsvirksomhederne og % af skolerne, at den daglige rengøring er blevet ringere eller meget ringere. Aftørring af borde mv. opleves af 8% af skolerne at være blevet ringere mens kun 5% oplever den er blevet meget ringere. For dagpasningsområdet oplever % af den er blevet ringere og 1% at det er blevet meget ringere. Rengøringen af toiletter opleves af 8% af skolerne at være blevet ringere ingen mener, det er blevet meget ringere. På dagpasningsområdet mener 9% af toiletrengøringen er blevet ringere og 1% oplever, den er meget ringere Støvsugning og vask af gulve, trapper og måtter Aftørring af borde, reoler, lamper og andet inventar Periodevis rengøring Rengøring i højderne Vinduespolering Meget bedre Bedre Uændret Ringere Meget ringere Billedet for den periodevise rengøring svarer stort set til billedet for den daglige rengøring. Der er også her en overvægt af besvarelser, der viser et uændret rengøringsniveau. Generelt er der dog en højere andel af besvarelserne, der tilslutter sig, at rengøringen er blevet ringere eller meget ringere. I forhold til vinduespolering svarer 1 virksomheder heraf skoler, dagpasningsvirksomheder og virksomheder indenfor sundhedsområdet at denne er blevet bedre end tidligere. Kommentarerne til rengøringsstandarden handler primært om: Der endnu ikke har været mærkbar effekt, da ændringen i timetallet på ikke har været effektueret (1) Der er en naturlig sammenhæng mellem nedgang i tid og nedgang i standard (11). Beskrivelser af dårlig rengøring eller meget skiftende standard (1). Andre kommentarer (1).

6 Kommentarerne i deres fulde tekst kan ses af bilag. Status for rengøringsplaner, mærkater og kvalitetsrapporter Udlevering af rengøringsplaner Opsætning af mærkater på dørene Udarbejdelse af kvalitetsrapporter Gennemført Delvist gennemført Ikke gennemført Ved ikke 7% af virksomhederne har fuldt ud fået udleveret rengøringsplaner, 55% har fået opsat mærkater på dørene og % har fået udleveret kvalitetsrapporter. Besvarelserne af delvist gennemførte og ikke gennemførte rengøringsplaner, mærkater og kvalitetsrapporter fordeler sig på virksomhedsområderne som følgende: Helt eller delvist manglende gennemførelse Udlevering af rengøringsplaner Opsætning af mærkater Udarbejdels af kvalitetsrapporter Den manglende eller delvist manglende gennemførelse af de tre punkter opleves primært på skoleområdet. Tid på samarbejde med/kontrol af leverandøren Det generelle billede er, at virksomhederne oplever at bruge mere tid på samarbejdet med eller kontrollen af rengøringen samt opfølgning på aftaler med leverandøren. I 58% af besvarelserne i undersøgelsen opleves at der skal bruges mere tid herpå. 5

7 Antalsmæssigt er det primært på skoler og daginstitutioner, der opleves at blive brugt mere tid på samarbejdet med eller kontrol af leverandøren. Således oplever 11 skoler og 5 daginstitutioner at bruge lidt eller meget mere tid herpå. I procent i forhold til dem, der har deltaget i undersøgelsen, viser der sig et billede som i følgende figur. % % 7% 7% 5% 17% 1% % 8% % % 1% Bruger meget eller lidt mere tid Bruger meget eller lidt mindre tid Der er en høj andel skoler og daginstitutioner men også sundhedsområdet og handikap- og psykiatriområdet, der oplever at bruge mere tid på kontrol af eller samarbejde med leverandøren end tidligere. Kontakt ved utilfredshed med rengøringen Ved spørgsmålet om, hvem virksomheden mener, skal kontaktes, hvis de er utilfredse med rengøringen, vil 5 kontakte rengøringsselskabet (7%), vil kontakte controlleren (7%) fra Rådhuset og 11 (1%) vil tage kontakt til deres rengøringsassistent. Af de 11 besvarelser, der tilkendegiver at ville kontakte rengøringsassistenten kommer besvarelser fra dagpasningsområdet og fra skoleområdet. De sidste to fra kulturområdet og sundhedsområdet. Det har været muligt at angive mere end én kontaktmulighed, hvilket betyder at procentsatserne samlet overstiger 1%. Det ved jeg ikke Et medlem af direktionen 1 Controlleren fra Rådhuset Min sikkerhedsrepræsentant Min leder 5 Rengøringsselskabet 5 Rengøringsassistenten Ønsker om klage over rengøringen eller samarbejdet med rengøringsselskabet I alt tilkendegives i besvarelser (8%) at der i mindst ét tilfælde har været grund til at klage over rengøring eller samarbejdet med rengøringsselskabet. Hovedparten af disse (57 virksomheder) tilkendegiver, at de har oplevet anledning til at klage over rengøringen eller

8 samarbejdet med rengøringsselskabet mere end én gang. 1 tilkendegiver, at der ikke har været grund til at overveje at klage. Ved ikke Nej 1 En enkelt gang Ja, nogle få gange Ja, mange gange Begrundelserne for klagerne fordeler sig som følgende: Andet: Opfølgningen på aftaler Samarbejdet med rengøringsselskabet Rengøringsstandarden Hovedparten af dem, der har ønsket at klage, har som minimum ville klage over rengøringsstandarden (79%). Af de 5, der har været utilfredse med rengøringsstandarden har virksomheder også ville klage over et eller flere af de øvrige forhold. Klager over Andet dækker i besvarelserne over indkøringsvanskeligheder, manglende rengøring, planer og mærkater, arbejdsmiljøet for rengøringsassistenten grundet den manglende tid samt det ekstraarbejde, der kræves for at sikre ryddelighed og tilstrækkelig rengøring. Der er ikke den store forskel på de forskellige områder der er ikke nogle områder, hvor der særligt klages over et af de nævnte punkter. De fleste af dem, der har klaget, har henvendt sig til rengøringsselskabet og/eller kommunens controller. Enkelte områdeledere, afdelingsledere eller tekniske servicechefer har henvendt sig til egen leder. 7

9 Rengøringsselskabet Min leder Controlleren Andre: Jeg klagede ikke 11 personer ud af de, der har overvejet at klage, har ikke gjort dette. Den primære begrundelse herfor er, at de afventer at se, om rengøringsstandarden skulle blive bedre. Kommunens controller Omkring halvdelen af de virksomheder, der har klaget over rengøringen, har oplevet, at controlleren har reageret med det samme på deres henvendelse. 15 har oplevet der gik nogen eller lang tid inden controlleren kom på besigtigelse. Ingen har ikke hørt fra controlleren. Det ved jeg ikke 1 Jeg har ikke hørt fra dem siden jeg kontaktede dem Der gik lang tid Der gik nogen tid 9 De kom med det samme/inden for kort tid Der er skrevet uddybende kommentarer til besigtigelsen af problemerne i 9 besvarelser. Kommentarerne omfatter som hovedkategorier primært utilfredshed med dårlig rengøring (5), at der har været oplevet opstartsproblemer med f.eks. uklarhed om eller skiftende kontaktpersoner (5) eller at der ikke opleves at ske noget/ændringer som følge af henvendelsen (8). Herudover er der en række øvrige kommentarer. Kommentarerne kan ses i deres fulde ordlyd i bilag. En fjerdedel af dem, der har besvaret spørgsmålene omkring kontakten med controlleren, har svaret, at controlleren eller rengøringselskabet tog hånd om de aktuelle problemer med det samme. 8

10 Vi er/var selv ansvarlige for at handle på problemerne Controlleren/rengøringsselskabet har ikke taget nogen handling Controlleren/rengøringsselskabet løste problemerne midlertidigt, 1 Controlleren/rengøringsselskabet har kun taget hånd om en del af 1 Controlleren/rengøringsselskabet tog hånd om problemerne med Der er i dette spørgsmål stor variation mellem virksomhedsområderne. Virksomhederne på handikap- og psykiatriområdet har alle oplevet, at der blevet ageret på problemerne med det samme, mens det kun gælder % af daginstitutionerne og 5% af skolerne. Fordelingen af svar på de to store områder (skoler og dagpasning) fremgår af nedenstående figur. 5% % % % 1% % 5% % 8% 1% 1% % % % % 1% Skoler (inkl. SFO) Dagpasning Tog hånd om Der er kun taget problemerne hånd om en del med det samme af problemerne Problemerne er blevet løst midlertidigt Der er ikke taget nogen handling Vi er selv ansvarlige På skoleområdet opleves primært, at der kun tages hånd om en del af problemerne eller at problemerne løses midlertidigt. På dagpasningsområdet bliver der i højere grad taget fuld hånd om problemerne med det samme. 1% af daginstitutionerne (svarende til virksomheder) mener de selv er ansvarlige for at få handlet på problemerne. 5 har uddybet deres besvarelse med kommentarer. Af kommentarerne fremgår det, at den manglende håndtering af problemerne ikke skyldes controlleren, men at rengøringsselskabet tager ikke hånd om problemerne (8) eller at problemerne ikke bliver løst fordi der ikke er afsat tid nok i rengøringsselskabet (7). Kommentarerne fremgår af bilag 5. Tilpasning af indretning I besvarelser fremgår det, at virksomheden enten i høj eller i nogen grad har handlet aktivt i forhold til at tilpasse indretningen af lokalerne således at det bliver så enkelt som muligt at få gjort ordentligt rent. Tilpasningerne omfatter eksempelvis at sætte hjul på møbler, så der hurtigt og enkelt kan gøres rent under dem samt at sikre der er ryddet på borde, reoler mv. så fladerne kan aftørres. Kun i virksomheder er indretningen ikke tilpasset rengøringen. 9

11 Ved ikke Nej, slet ikke En smule Ja, i nogen grad Ja, i høj grad Det er særligt på dagpasningsområdet at der i høj grad er sket en tilpasning af indretningen, hvor det fremgår af % af besvarelserne, mens det samme gælder for % af skolerne og mellem 11 og % af besvarelserne på de øvrige områder. Yderligere % af besvarelserne på dagpasningsområdet har tilpasset indretningen i nogen grad mod 7% af skolerne og mellem 5 og 1% på de øvrige områder. De besvarelser, der har tilkendegivet slet ikke at have tilpasset indretningen til rengøringen omfatter en på skoleområdet, to på dagpasningsområdet og en virksomhed på det tekniske område. Kendskab til egen rolle Af langt den overvejende del af besvarelserne fremgår det, at medarbejderne på virksomheden er fuldt bevidste om, hvad de selv kan og skal gøre for at sikre en bedst mulig rengøring. Af 5 besvarelser fremgår det, at medarbejderne er bevidste omkring egen rolle, men er utilfredse med rengøringen selvom de ikke lever op til kravene. Disse besvarelser omfatter en på ældreområdet, en på sundhedsområdet, en på skoleområdet og på dagpasningsområdet. 9 har tilkendegivet at medarbejderne ikke kender til deres egne muligheder for at sikre en tilstrækkelig rengøring. Disse besvarelser fordeler sig på områderne således: en på ældreområdet, fire på skoleområdet, på dagpasningsområdet og en på kulturområdet. Det ved jeg ikke De er ikke bevidste om deres egen rolle i forhold til at sikre en ordentlig rengøring De ved en masse om det, opfylder ikke foreskrifterne, og er alligevel utilfredse med rengøringen De ved en masse om det og agerer bevidst i forhold til det (de ved, at evt. mangelfuld rengøring kan være helt eller delvist egen fejl) Kendskabet til det opsatte mærkater på dørene, der angiver hvilke dage og med hvilken hyppighed den enkelte rum bliver rengjort, fordeler sig på svarkategorierne på følgende måde: 1

12 Ved ikke Der er ikke mærkater på dørene Nej, det ved ingen Det ved de færreste 5:5 Det ved de fleste Ja, det ved alle Af 5 besvarelser fremgår det, at enten alle eller de fleste medarbejdere ved, hvad mærkaterne indikerer. Af 15 besvarelser fremgår det derimod at de færreste eller ingen af medarbejderne har kendskab til mærkatets betydning. Især på dagpasningsområdet er der kendskab til mærkaternes betydning. Forskellen mellem områderne fremgår af nedenstående figur. Én virksomhed angiver, at der ikke er opsat mærkater på dørene. Af kommentarerne til spørgsmålet fremgår at der mangler mærkater yderligere to steder på ældreområdet Ja, det ved alle Det ved de fleste 5:5 Det ved de færreste Nej, det ved ingen Der er ikke mærkater på dørene Kendskabet til egen rolle er uddybet i 19 besvarelser. Kommentarerne omhandler blandt andet en lokal aktiv indsats for at udbrede kendskabet til mærkaterne blandt medarbejderne (9), at der lokalt gøres så meget som muligt for at sikre en ordentlig rengøring () samt at mærkaterne er svære at overskue eller ikke overholdes af rengøringen (). Herudover er der en række øvrige kommentarer, der ikke falder ind under disse emner. Alle kommentarerne kan ses i deres fulde ordlyd i bilag. Kendskab til muligheder De deltagende virksomhedsledere i undersøgelsen blev stillet spørgsmål om deres kendskab til og brug af muligheder for at tilpasse rengøringen til de lokale behov og forhold. 18 ud af de virksomhedsledere (svarende til 9%), der har besvaret dette spørgsmål, har kendskab til alle tre muligheder. Flest har kendskab til muligheden for tilkøb af ydelser eller serviceopgaver. Yderligere 18 virksomhedsledere har kendskab til to af mulighederne, 7 har 11

13 kendskab til en enkelt af mulighederne og virksomhedsledere tilkendegiver slet ikke at kende noget til nogen af de tre muligheder. Har du kendskab til muligheden for Ja 5 1 Nej 19 Tilkøb af ydelser/serviceopgaver Aftale om tidspunkt for rengøring Midlertidige lukninger af lokaler mod bedre rengøring andre steder Selvom kendskab er størst til tilkøb af ydelser eller serviceopgaver, er det den mulighed, der benyttes mindst Har du benyttet dig af eller planlægger at benytte dig af muligheden for Ja, har benyttet Ja, planlægger Nej Tilkøb af ydelser/serviceopgaver Aftale om tidspunkt for rengøring Midlertidige lukninger af lokaler mod bedre rengøring andre steder I alt virksomhedsledere har eller planlægger at benytte sig af mindst en af mulighederne. 17 virksomhedsledere har eller vil benytte sig af flere end en enkelt af mulighederne. Særligt dagpasningsområdet gør sig gældende i dette spørgsmål. 15 ud af de virksomhedsledere i undersøgelsen på dagpasningsområdet har eller planlægger at benytte sig af muligheden for at aftale tidspunkt for rengøring. 1 virksomheder på området benytter sig af muligheden for at lukke lokaler midlertidigt mod at få gjort bedre rent andre steder. 1

14 Virksomheder der har eller planlægger at benytte sig af muligheden for Tilkøb af ydelser/serviceopgaver Aftale om tidspunkt for rengøring Midlertidige lukninger af lokaler mod bedre rengøring andre steder 9 virksomhedsledere har kommenteret på deres muligheder som afdeling eller virksomhed. Kommentarerne omhandler primært, at aftaler eller rengøringsstandarden ikke overholdes og at der er vanskeligheder i forhold til at få rengøringsselskabet i tale. Kommentarerne fremgår af bilag 7. Anvendelse af tilbageførte midler 58 virksomhedsledere har deltaget i undersøgelsen. har besvaret spørgsmålet omkring virksomhedens anvendelse af de tilbageførte 5% af besparelsen til virksomheden. Langt de fleste virksomheder har endnu ikke fuldt overblik over, hvordan de tilbageførte midler anvendes. ud angiver, at de slet ikke har taget stilling til anvendelsen af 1% af midlerne. Yderligere 5 er uklare i forhold til brugen af 5-8% af midlerne. I 17 virksomheder kendes den fulde anvendelse af midlerne, og yderligere kender til forbruget af dele af midlerne. De fleste anvender midler til øvrig drift i øvrigt. Her har 7 virksomheder angivet at bruge 1% af midlerne, mens yderligere 5 bruger -75% af budgettet. Blandt de virksomhedsledere, der har kendskab til brugen af enten det fulde beløb eller blot en andel af de tilbageførte midler, fordeler anvendelsen sig på områderne som det fremgår af nedenstående figur. Af figuren ses, at det primært er virksomhedsledere på dagpasningsområdet, der har kendskab til midlernes anvendelse Køb/tilkøb af ydelser eller materiel, der tidligere var en del af rengøringsaftalen Tilkøb af ekstra ydelser/serviceopgaver Øvrig drift i øvrigt Andet Blandt de uddybende kommentarer til dette spørgsmål nævnes blandt andet, at pengene dækker underskud i virksomheden, at midlerne bruges til at anskaffe materialer, som tidligere 1

15 blev indkøbt som led i rengøringsaftalen samt at der ventes med eventuelle tilkøb til standarden af den nuværende rengøring er tilfredsstillende. Kommentarerne fremgår af bilag 8. Kommentarer til øvrigt til udliciteringen af rengøringen I alt har skrevet kommentarer i øvrigt til udliciteringen af rengøringen. Kommentarerne er mangfoldige og kan ses i deres ordlyd i bilag 9. En stor del af kommentarerne omhandler en dårligere rengøring eller mindre flexibel rengøring som følge af udliciteringen. Flere nævner at de gerne ville ansætte eget personale til rengøringen igen. Desuden kommenteres den lave timenormering og den tid, som virksomheden må bruge på blandt andet kontrol af rengøringen og klargøring til rengøring. Endeligt nævnes blandt flere en utilfredshed med manglende involvering og især information om standarder mv. i såvel udbudsprocessen som i den efterfølgende indkøringsperiode. 1