Effektivisering af det tekniske serviceområde

Transkript

1 GLADSAXE KOMMUNE Børne- og Kulturforvaltningen Den 30. marts 2009 Effektivisering af det tekniske serviceområde 1. Baggrund Byrådet besluttede i juni 2008 (BR sag nr. 106) i sagen om Analyse af hjælpefunktioner, at det tekniske serviceområde organisatorisk fortsat skulle være tilknyttet skolerne. Byrådet besluttede samtidigt, at der skal udmøntes en effektiviseringsgevinst på området på kr. årligt. Effektiviseringsgevinsten er indarbejdet i budget Skolechefen har nedsat en arbejdsgruppe, der skal komme med forslag til, hvordan effektiviseringsgevinsten kan realiseres. Denne arbejdsgruppe består af: Jakob Kaufmann, skoleleder Værebro Skole Anne Offerlin Larsen, administrativ leder Buddinge Skole Jan Villemoes Pedersen, teknisk servicemedarbejder Buddinge Skole Ole Juel Larsen, teknisk serviceleder Egegård Skole Nina E. Nielsen, souschef skoleafdelingen Jakob Thune, specialkonsulent i Børne- og Kulturforvaltningen I dette notat fremlægges resultatet af arbejdsgruppens arbejde. Notatet indeholder tre forslag til udmøntning af besparelsen. Hvert forslag indeholder en beskrivelse samt en vurdering af fordele og ulemper ved forslaget. Alle forslag lever op til målet om at effektivisere for kr. årligt. 2. Det tekniske serviceområde I dette afsnit følger en beskrivelse af det tekniske serviceområde, herunder organisering og personale, ansvar og opgaver samt forslag til nyt serviceniveau. 2.1 Organisering og personale Det tekniske serviceområde er organiseret ved at hver skole har ansat en teknisk serviceleder og en eller flere tekniske. I nedenstående skema fremgår den samlede bemanding af området: Tekniske serviceledere Tekniske Bagsværd 1 1 Buddinge 1 1 Egegård 1 1 Enghavegård 1 1 Gladsaxe 1 1 Høje Gladsaxe 1 2 Marielyst 1 1 Mørkhøj 1 1 Stengård 1 1 Søborg 1 1 J. nr P35 1

2 Søndergård 1 1 Vadgård 1 1 Værebro klasse-centret 1 0 Ungdomsskolen 1 1 Lundevang 0 1 I alt Ekstra bemanding i form af løntilskudsjob og særlige funktioner på skoler er ikke medtaget i oversigten. Den tekniske serviceleder refererer til den administrative leder og har den daglige ledelse af de(n) tekniske servicemedarbejder(e). 2.2 Ansvar og opgaver Det tekniske serviceområdes ansvar og opgaver er beskrevet i den såkaldte servicemappe (tilgængelig på FOKUS under Skoleområdet). Denne beskrivelse udgør grundlaget for de tekniske serviceområdes ansvarsområde. Servicemappen beskriver et minimumsniveau for opgaveløsning vedrørende bygninger, drift, administration og kontakt til leverandører og samarbejdspartnere. I servicemappen er det beskrevet, om opgaverne skal løses dagligt, ugentligt, månedligt, kvartalsvist eller årligt. Mappen er udarbejdet med hjælp fra Ejendomsafdelingen og er dermed et udtryk for Ejendomsafdelingens forventninger til opgaveløsningen med henblik på at sikre, at skolernes bygninger holdes i forsvarlig stand. På nogle punkter er servicemappen utidssvarende i forhold til behov, der løbende ændrer sig. Arbejdsgruppen anbefaler derfor, at der igangsættes et arbejde med at opdatere servicemappen. Målet er at servicemappen skal være en bruttoliste over de opgaver, der skal løses for at holde skolerne i forsvarlig stand. Derudover bør servicemappen på hver skole suppleres af en liste over opgaver, der har relevans for den enkelte skole. Skolerne udarbejder selv denne liste. Udover servicemappen er det tekniske serviceområdes arbejdsopgaver reguleret i stillingsbeskrivelser for teknisk serviceleder samt supplerende opgavelister på de enkelte skoler, der varierer fra skole til skole. De tekniske servicelederes hovedopgaver kan, jf. jobbeskrivelsen for teknisk serviceleder, beskrives som: Daglig ledelse af, herunder tilrettelæggelse og gennemførelse af servicemappen Tilsyn med håndværkere Opgavetilrettelæggelse, herunder bl.a. snerydning på skolens område Udarbejdelse af vagtplaner Tilsyn og vedligeholdelse af skolernes bygninger og inventar Budgetansvar for bygningsområde Administrative opgaver i forhold til funktionsområdet, herunder udfyldelse af arbejdssedler mv. Samarbejde med miljø og teknik Selvstændig arbejdstilrettelæggelse I dag løser det tekniske serviceområde desuden opgaver udover servicemappen og stillingsbeskrivelsen, der varierer fra skole til skole. Disse ekstraopgaver er kommet til løbende efterhånden som behovene er opstået. Dette betyder, at det tekniske serviceområde nødvendigvis må udvise stor fleksibilitet, fx når opgaver flyttes ud på skolerne. J. nr P35 2

3 Eksempler på ekstraopgaver på skolerne er: Servicering af andre institutioner fx Familieskolen på Bagsværd Skole eller Byøkologisk center på Enghavegård Styring af alarm i form af koder og alarmområder Snerydning i tidsrummet kl Nye ejerforpligtelser, fx snerydning af tidligere amtsveje Koncentration af opgaver vedr. tandklinikker, der er samlet på tre skoler Håndværksmæssigt arbejde i større omfang end tidligere Udlejning af kantine i forbindelse med arrangementer Ændret opgavefordeling mellem skolen og GKR om opfyldning af sæbe, håndlæder mv. Ny vagtordning medfører ekstraopgaver, hvis brugere fx har glemt nøgle Legepladsinspektør 2.3 Forslag til nyt serviceniveau En undersøgelse foretaget af Mercuri Urval skønner, at der kan ske en effektivisering af det tekniske serviceområde. Konklusionen bygger på, at opgaveløsningen skal udføres med udgangspunkt i servicemappen, og at den tekniske serviceleder på den enkelte skole skal udføre en tættere opfølgning på det udførte arbejde. For at realisere en effektivisering er det nødvendigt at præcisere serviceniveauet for det tekniske serviceområde. Ved at lade opgaveløsningen tage udgangspunkt i servicemappen vil det nuværende serviceniveau for det tekniske serviceområde ændres, fordi der i dag løses opgaver udover servicemappen, jf. beskrivelsen i afsnit 2.2. De ekstraopgaver som i dag løses af det tekniske serviceområde vil herefter defineres som liggende uden for serviceniveauet. Skal skolerne have disse opgaver løst, skal de enten engagere eksterne leverandører til at løse dem eller tilkøbe deres tekniske servicepersonale til at løse opgaverne. Der kan således argumenteres for, at når der løses ekstraopgaver udover servicemappen i dag er det udtryk for, at skolerne ønsker et serviceniveau udover servicemappen, og at dette højere serviceniveau i dag finansieres ved, at der allerede sker en mere effektiv tilrettelæggelse af opgaveløsningen. 3. Forslag til udmøntning af effektivisering I dette afsnit beskrives tre forslag til udmøntning af effektivisering af det tekniske serviceområde. Effektiviseringen sker med udgangspunkt i afsnit 2.3 om forslag til nyt serviceniveau. 3.1 Deltidsstillinger (forslag 1) Forslag 1 handler om at omdanne alle teknisk servicemedarbejderstillinger til deltidsstillinger, hvorved der kan realiseres en besparelse. En reduktion på 1 time ugentligt pr. medarbejder medfører en besparelse på ca kr. årligt. For at nå målet om en effektiviseringsgevinst på kr. årligt skal arbejdstiden for alle tekniske reduceres med ca. seks timer ugentligt. Reduktionen i arbejdstiden godtgøres ved at det tekniske serviceområdes opgaveportefølje begrænses til beskrivelsen i afsnit 2.3. Hvis skolerne ønsker et højere serviceniveau end beskrevet, kan de tilkøbe deres tekniske servicemedarbejder eller engagere en ekstern leverandør. Økonomisk udmøntes forslaget ved, at alle skoler får reduceret deres grundtilskud med en procentandel af de kr. svarende til deres andel af det samlede skolebudget. Skolerne omdanner herefter deres tekniske servicemedarbejderstillinger til deltidsstillinger. J. nr P35 3

4 Forslaget kræver ikke afskedigelser, men teknisk set skal alle tekniske opsiges og efterfølgende tilbydes ansættelse i en deltidsstilling. Skolerne kan tilkøbe de tekniske til at løse opgaver, som ligger uden for deres opgaveportefølje, så de dermed opnår en 37 timers arbejdsuge. Det kan være vanskeligt at rekruttere og fastholde medarbejderne i deltidsstillinger. Modellen strider imod styringsmodellen for skoleområdet, hvor den enkelte skole har råderet over egne lønmidler. 3.2 Ny organisering i områdemodel (forslag 2) Forslag 2 handler om at lave en ny organisering af det tekniske serviceområde i en områdemodel, hvor skolerne i et område deles om de tekniske. Kommunen opdeles i fire områder som vist i tabel 1 med 4 skoler i hvert område. Områderne svarer til de nuværende ledelsesnetværk, der er etableret mellem skolerne. Tabel 1: Områdemodel og skolernes fordeling på områderne Område Skoler Antal tekniske serviceledere Antal tekniske i dag Antal tekniske fremover 1 Høje Gladsaxe 4 4 3,5 Marielyst 10. klasse-centret Ungdomsskolen 2 Enghavegård 3 4 3,5 Gladsaxe Mørkhøj Lundevang 3 Buddinge 4 4 3,5 Egegård Søborg Vadgård 4 Bagsværd 4 4 3,5 Søndergård Stengård Værebro I alt Bem. Servicemedarbejdere i fleks- og løntilskudsjob samt til særlige funktioner er ikke medtaget i oversigten. Fra 1. aug sammenlægges Bagsværd og Søndergård til én skole, hvorefter der vil ske en tilpasning af antallet af serviceledere og. Hver skole har som i dag en teknisk serviceleder mens de tekniske organiseres i et team og tilknyttes skolerne alt efter behov. Effektiviseringskravet realiseres ved at alle områder reduceres med 0,5 teknisk servicemedarbejderstilling i forhold til i dag. De tekniske tilknyttes en skole i den overvejende del af arbejdstiden og ledes således af den tekniske serviceleder på den pågældende skole. I området sker en løbende koordinering af teamets opgaveløsning, så den samlede opgaveløsning sker mest effektivt. Fx ved at de tekniske kan lånes ud til andre skoler, hvis der er behov for det i forbindelse med sygdom eller stort arbejdspres i en periode. Denne koordinering sker ved at de tekniske serviceledere i et område etablerer et koordineringsforum. Reduktionen i antallet af godtgøres ved at deres opgaveportefølje begrænses til beskrivelsen i afsnit 2.3. Hvis skolerne ønsker et højere serviceniveau end beskrevet, kan de tilkøbe ydelsen hos teamet af tekniske eller engagere en ekstern leverandør. J. nr P35 4

5 Økonomisk udmøntes forslaget ved, at alle skoler får reduceret deres grundtilskud med en procentandel af de kr. svarende til deres andel af det samlede skolebudget. Forslaget kræver ikke afskedigelser, men teknisk set skal alle tekniske opsiges og efterfølgende tilbydes ansættelse i en deltidsstilling. Skolerne kan tilkøbe de tekniske til at løse opgaver, som ligger uden for deres opgaveportefølje, så de dermed opnår en 37 timers arbejdsuge. Mulighed for at dele resurser på tværs af skoler og dermed udnytte de samlede personaleresurser bedre. Det kan være vanskeligt at rekruttere og fastholde medarbejderne i deltidsstillinger. De tekniske s tilhørsforhold til en arbejdsplads svækkes ved at skulle arbejde på tværs af flere skoler. 3.3 Decentral udmøntning af besparelse (forslag 3) Forslag 3 handler om at udlægge beslutningen om effektivisering til skolerne i overensstemmelse med principperne i skolernes styringsmodel. Økonomisk udmøntes forslaget ved, at alle skoler får reduceret deres grundtilskud med en procentandel af de kr. svarende til deres andel af det samlede skolebudget. Den enkelte skole kan herefter selv beslutte, hvordan det lavere grundtilskud skal udmøntes i effektivisering af det tekniske serviceområde. Er i overensstemmelse med principperne i styringsmodellen. Skolerne kan selv bestemme organiseringen af området. Der kan ikke opnås sikkerhed for, at besparelsen udmøntes som en effektivisering af det tekniske serviceområde. J. nr P35 5