Odense Kommune. Notat vedrørende økonomiske overvejelser ved afholdelse af Tour de France i Danmark

Transkript

1 Notat vedrørende økonomiske overvejelser ved afholdelse af

2 1 Indledning 2 2 Økonomisk setup 2 3 Overordnet opsummering 2 4 Økonomiske overvejelser i relation til I/S et Budget Selskabsform og intern hæftelse Økonomisk beslutningsproces 5 5 Økonomiske overvejelser i relation til Odense Kommunes egne omkostninger 6 Ernst & Young P/S - Osvald Helmuths Vej 4 - Postboks Frederiksberg - CVR-nr / / _1.docx 1

3 1 Indledning Vi er af Odense Kommune blevet bedt om at kommentere på relevante økonomiske overvejelser i forbindelse med kommunens deltagelse i Tour Projektet vedrørende mulig afholdelse af Tour De France i Danmark. Projektet består af et samarbejde mellem Erhvervsministeriet og 6 kommuner i alt. Vi har baseret nedenstående notat på en gennemgang af det foreliggende udkast til samarbejdsaftale mellem projektdeltagerne inkl. tilhørende bilag, herunder særligt budgettet for projektet. Der foreligger i denne sammenhæng, på nuværende tidspunkt, ikke en detaljeret budgetredegørelse med de bagvedliggende budgetforudsætninger. Vores gennemgang af budgettet har derfor alene været af en meget overordnet karakter. Vi har i forlængelse heraf fået oplyst, at et detaljeret budget vil blive udarbejdet i forbindelse med den endelige kontraktindgåelse med ASO, og altså inden kommunen endeligt har bundet sig til projektafholdelsen. 2 Økonomisk setup Projektet forventes primært administreret gennem et interessentskab, som ejes af samarbejdsparterne omtalt ovenfor. Det samlede omkostningsbudget for interessentskabet udgør 79,45 mio. kr., hvoraf Odense Kommune skal finansiere 13,89 %, svarende til 10 mio. kr., som kommunen vil indskyde i interessentskabet. Den foreløbige finansiering af projektet beløber sig til 90 mio. kr., bestående af indskud fra interessenter på 72 mio. kr., bidrag fra regioner på 15 mio. kr. og øvrige indtægter på 3 mio. kr. Der er således pt. en buffer i finansieringen på 10,55 mio. kr. udover de budgetterede omkostninger. Foruden omkostningerne i interessentskabet, skal de enkelte interessentkommuner, i henhold til udkastet til samarbejdsaftalen, også selv afholde en række omkostninger i tilknytning til projektet. Projektet består set fra Odense Kommunes synspunkt altså af nedenstående omkostningstyper: Omkostningstype Budget (mio. kr.) Odense Kommunes hæftelsesandel Projektomkostninger (I/S et) 79,45 13,89 % Kommunens egne omkostninger 6 100,00 % Nedenfor er angivet en overordnet opsummering af vores anbefalingspunkter, som er uddybet i de efterfølgende afsnit. 3 Overordnet opsummering Baseret på nedenstående notat vil vi gerne henlede Økonomiudvalgets opmærksomhed på følgende forhold: Der er på nuværende tidspunkt alene udarbejdet et overordnet budget for projektet, hvilket alt andet lige øger risikoen for budgetoverskridelser. Vi har dog fået oplyst, at der som led i budgetudarbejdelsen for interessentskabet har været anvendt konsulenter, som bl.a. har erfaring fra Danmarks deltagelse i afholdelsen af VM i cykling og Giro de Italia i Danmark i hhv og Dette vurderes i høj grad af øge kvaliteten af budgettet. Vi har endvidere fået oplyst, at der vil blive udarbejdet et mere detaljeret budget for projektet inden kommunen endeligt binder sig til projektafholdelsen. I denne sammenhæng er det bl.a. væsentligt, at det afklares om projektet kan opnå fuldt momsfradrag, da dette alternativt kan øge de budgetterede omkostninger med op til 25%. Baseret på det foreliggende overordnede budget for interessentskabet vurderes risikoen for budgetoverskridelser, at være størst for ca. halvdelen af budgettet udgørende ca. 35,95 mio. kr. Da der i sammenhæng hermed er indarbejdet en samlet buffer i den økonomiske ramme for interessentskabet på 15,55 mio. kr. vurderes budgettet overordnet set at være robust, forudsat at der opnås fuldt momsfradrag. Det vurderes endvidere, at de overordnede rammer for styringen af projektet, som indarbejdet i udkast til samarbejdsaftalen inkl. tilhørende bilag, vurderes betryggende. 2

4 I relation til den estimerede størrelse af kommunens egne omkostninger på 6 mio. kr. vurderes budgetrisikoen overordnet større, da der ikke er anvendt samme eksperter til udarbejdelen heraf. Budgettets størrelse afhænger i denne sammenhæng også af hvilke events mv. kommunen ønsker at afholde i forbindelse med projektafholdelsen. Det anbefales derfor, at kommunen i forbindelse med den endelige kontraktindgåelse med ASO udarbejder en mere detaljeret plan over forventede events mv., og omkostninger (samt evt. indtægter) knyttet til afholdelse heraf. 4 Økonomiske overvejelser i relation til I/S et Baseret på ovenstående vurderer vi følgende økonomiske overvejelser som særligt relevante i forhold til kommunens deltagelse i Tour Projektet: Budget Selskabsform og intern hæftelse Økonomisk beslutningsproces 4.1 Budget Vi har fået oplyst, at der på nuværende tidspunkt alene er udarbejdet et overordnet budget for det samlede Tour-projekt. Det er vores vurdering, at den væsentligste risiko for budgetoverskridelser ligger i, at det ikke er muligt på nuværende tidspunkt at udarbejde et detaljeret budget, hvor det er muligt at udfordre underliggende budgetforudsætninger. Herigennem ville man kunne reducere risikoen for, at ikke alle omkostninger er medtaget i budgettet. Vi har i denne sammenhæng dog fået oplyst, at der som led i budgetudarbejdelsen for interessentskabet har været anvendt konsulenter, som bl.a. har erfaring fra Danmarks deltagelse i afholdelsen af VM i cykling og Giro de Italia i Danmark i hhv og Dette vurderes i høj grad af øge kvaliteten af det overordnede budget. Vi har i forlængelse heraf fået oplyst, at et detaljeret budget vil blive udarbejdet i forbindelse med den endelige kontraktindgåelse med ASO, og altså inden kommunen endeligt har bundet sig til projektafholdelsen. Såfremt kommunen vælger, at udtræde på dette tidspunkt vil man alene skulle afholde en andel af omkostningerne til selve budprocessen, hvilket forventes at være af begrænset størrelse. Projektomkostningerne relaterer sig til omkostninger, som er direkte forbundet til aktiviteter med den overordnede planlægning, koordinering og afholdelse af Tour Projektet. Budgettet udgør samlet 79 mio. kr. Herudover indgår, som omtalt ovenfor, en buffer i finansieringen på 10,55 mio. kr., hvilket medfører at den samlede økonomiske ramme for projektet reelt udgør 90 mio. kr. Såfremt projektets økonomiske ramme overskrides skal Odense Kommune iht. udkast til samarbejdsaftalen dække 13,89% heraf. Budgettet kan derfor opdeles i følgende poster: Budgetterede Budgetusikkerhed (Beløb i mio. kr.) omkostninger i I/S Budgetposter med faste betalinger 38,50 Øvrige specificerede budgetposter 35,95 Buffer indarbejdet i budgettet 5,00 Omkostningsbudget i alt 79,45 Buffer indarbejdet i finansieringen 10,55 Samlet budget inklusiv buffer i finansieringen 90,00 Budgetposter med faste betalinger består af fee til organisationen bag Tour De France (ASO) på 37,5 mio. kr. Herudover indgår budgetterede omkostninger til budmateriale m.v., som iht. aftale med Sport Event Denmark og Wonderful Copenhagen er maksimeret til at udgøre 1 mio. kr. Vi har identificeret følgende væsentlige budgetforudsætninger: Øvrige budgetposter relaterer sig f.eks. til markedsføring, administration, eventomkostninger m.v., som er afsat i større afrundede beløb uden væsentlig detaljeringsgrad. 3

5 En række omkostninger i tilknytning til eventen forventes afholdt af andre aktører end ovenstående samarbejdspartnere. Dette relaterer sig f.eks. til rutetilpasning og -afspærring i de kommuner, som ikke deltager i projektet, samt lukning af Storebæltsbroen, som forventes dækket af Sund&Bælt. Det er væsentligt, at det sikres, at disse aktører er enige i at skulle betale disse omkostninger selv. Ligeledes skal det sikres, at disse omkostninger er afgrænsede i forhold til projektet. For eksempel hvis andre skal stå for afspærring, dækker disse andre så også omkostninger til, hvis der skal stå vagter ved nogle af disse afspærringer, eller skal de afholdes af projektet. De budgetterede omkostninger til organisation og sekretariat udgør 10,85 mio. kr. Der er naturligt usikkerhed forbundet hermed, f.eks. ses der kun budgetteret med advokatomkostninger ved indgåelse af kontrakt med A.S.O., men der kan komme advokatomkostninger i forbindelse med tvister o.l. Der er i budgettet forudsat omkostninger til assistance fra frivillige på 1,55 mio. kr. Det er vores erfaring, at der i denne type projekter er stor usikkerhed om størrelsen af honorering af frivillige, herunder situationer, hvor man ikke kan få nok frivillige og i stedet må ansætte medarbejdere på overenskomstmæssige vilkår. Der kan tillige være usikkerhed om, hvilke opgaver frivillige må udføre, idet f.eks. politiet kan stille krav til særlige kvalifikationer til personer, der varetager sikkerhedsopgaver. Der er i det foreliggende budgetudkast taget forbehold for afklaring af den momsmæssige behandling af omkostningerne i I/S et, som pt. undersøges af Københavns Kommune i samarbejde med egen rådgiver. Der er i budgettet for projektet taget udgangspunkt i, at der opnås fuldt momsfradrag. Såfremt dette ikke opnås, vil det alt andet lige medføre en stigning i projektbudgettet med 25 %. Denne usikkerhed må dog forventes afklaret, inden den endelige kontraktindgåelse. Som specificeret ovenfor indgår der i budgettet en buffer til diverse omkostninger på 5 mio. kr., ligesom der herudover indgår en buffer i den planlagte finansiering på 10,55 mio. kr. Den samlede buffer er derfor på nuværende tidspunkt reelt 15,55 mio. kr. Dette reducerer altså risikoen for budgetoverskridelser. Anbefaling Det er vores anbefaling, at der, som planlagt, inden kommunens endelige tilsagn om projektdeltagelsen, udarbejdes et detaljeret budget for at kvalificere de enkelte omkostningskomponenter i projektet, således at kvalitetssikring med større nøjagtighed kan gennemføres, herunder at ovenstående forhold i bedst muligt omfang afklares med henblik på at reducere budgetusikkerheden. Da det under projektafholdelsen ikke anses for sandsynligt, at projektet kan stoppes forud for eventuelle budgetoverskridelser, vurderes det særlig vigtigt, at det opstillede budget er realistisk samt indeholder en tilstrækkelig buffer til at håndtere uforudsete omkostninger. Baseret på det foreliggende overordnede budget for interessentskabet vurderes risikoen for budgetoverskridelser, at være størst for ca. halvdelen af budgettet udgørende ca. 35,95 mio. kr. Det vurderes derfor afgørende, at der i den økonomiske styring af projektet haves fokus på disse budgetposter. Da der dog i denne sammenhæng er indarbejdet en samlet buffer den økonomiske ramme for interessentskabet på 15,55 mio. kr. vurderes budgettet overordnet set at være robust. 4.2 Selskabsform og intern hæftelse Projektet forventes primært drevet gennem et interessentskab, hvilket medfører, at Odense Kommune hæfter for interessentskabets forpligtelser. I tilfælde af merforbrug vil Odense Kommune derfor hæfte yderligere, udover de oprindeligt indskudte 10 mio. kr., som omtalt ovenfor. Interessenterne har i denne sammenhæng aftalt en hæftelsesfordeling, som angiver, hvorledes et eventuelt merforbrug i interessentskabet skal fordeles mellem parterne. I henhold til udkastet til samarbejdsaftalen hæfter Odense Kommune for ca. 13,89 % (10/72-dele) af et eventuelt merforbrug i interessentskabet. Det skal bemærkes, at i interessentskabet hæfter interessenterne personligt og solidarisk for interessentskabets forpligtelser. Måtte en eller flere interessenter, imod forventning, ikke leve op til deres forpligtelser i henhold til samarbejdsaftalen, vil Odense Kommunes finansieringsandel af et eventuelt merforbrug stige. Med de deltagende interessenter er der næppe risiko for manglende betalingsevne, men 4

6 der kan ved uenighed opstå en situation med manglende betalingsvilje, hvorfor aftalegrundlages præcision er vigtigt. Vi har, som nævnt ovenfor, fået oplyst, at kommunen har mulighed for at trække sig fra projektet indtil tidspunktet for kontraktindgåelse med ASO. Det er altså først på dette tidspunkt kommunen formelt binder sig til ovenstående hæftelsesforhold. 4.3 Økonomisk beslutningsproces Det er ved styringen af denne type projekter afgørende, at der er en klar instruks og bemyndigelse til interessentskabets bestyrelse og daglige ledelse. Dette med henblik på at sikre en passende fleksibilitet i den daglige drift, men samtidig en tilpas stram økonomistyring, således at projektomkostningerne ikke løber løbsk. Den daglige ledelse har det daglige ansvar for styringen af projektets fremdrift og budgetoverholdelse, samt ansvar for at informere bestyrelsen om særlige forhold jf. nedenfor. Vi har i forbindelse med gennemlæsning af udkastet til samarbejdsaftalen og tilhørende bilag vedrørende Retningslinjer for projektsekretariatet foretaget gennemgang af den daglige ledelses og bestyrelses dispositionsbegrænsninger og rapporteringsansvar til hhv. overliggende ledelsesniveau (hhv. bestyrelsen og interessentskabet). Forhold Daglige ledelse Bestyrelse Dispositionsbegrænsningekendelse: Følgende kræver bestyrelsens god- Følgende kræver interessentskabets godkendelse: Rapporteringsansvar Indgåelse af aftaler med kontraktværdi mellem t.kr. (kun formand) Indgåelse af aftaler med kontraktværdi over 500 t.kr. Indgåelse af aftaler, som medfører omfordeling af budgetposter Indgåelse af hovedsponsorater Straks oplyse, såfremt der konstatereres risiko for, at det vedtagne budget overskrides Månedlig økonomisk budgetopfølgning inkl. projektets fremdrift og tilhørende risikovurdering Væsentlige dispositioner, der af bestyrelsens formandskab vurderes at være af særlig interesse for Interessenterne Dispositioner, der medfører væsentlige ændringer i de forudsætninger, der ligger til grund for samarbejdsaftalen og lign. beslutninger truffet af interessenterne. Udvidelse af budgettet i et omfang, som kræver yderligere interessentindskud Der skal løbende afholdes interessentmøder, hvor projektets status, udvikling og øvrige væsentlige forhold drøftes. Mellem interessentmøderne orienterer bestyrelsen Interessenterne om forhold, som er af væsentlige økonomisk, politisk eller strategiske betydning herunder om væsentlige ændringer af Tour Projektet. Den daglige ledelse og bestyrelsen kan, i særlige tilfælde, overskride ovenstående dispositionsbegrænsninger, såfremt udskydelse af den pågældende disposition medfører væsentlig ulempe for projektet. Dette kan være en praktisk problemstilling ved afholdelse af denne type events, da en stor del af aktiviteten og budgetomkostninger afholdes på meget kort tid under selve eventet, og der derfor kan opstå uforudsete forhold, som der straks skal handles på for at undgå, at eventet går i stå. Anbefaling Både bestyrelse og daglig ledelse spiller en afgørende rolle i at sikre projektets fremdrift og budgetoverholdelse. Med baggrund heri anbefaler vi, at der i begge ledelsesniveauer er repræsenteret medlemmer med stærke regnskabsfaglige og ledelsesmæssige kompetencer. 5

7 For at sikre rettidig gennemsigtighed i projektet er det vores anbefaling, at der op til eventen er udvidede rapporteringskrav af den økonomiske situation særligt mellem direktionen og bestyrelsen, samt at der løbende varetages stram opfølgning med leverandørers kontraktoverholdelse m.v. Det er ligeledes vigtigt, at alle, der kan få en besluttende kompetence i projektet, kender deres beføjelser, og at alle indgåede aftaler, uanset deres størrelse, samles og overvåges et centralt sted. 5 Økonomiske overvejelser i relation til Odense Kommunes egne omkostninger Foruden omkostningerne i interessentskabet fremgår det i udkastet til samarbejdsaftalen, at de enkelte interessenter også afholder en række omkostninger i tilknytning til projektet selv. Dette omfatter bl.a.: Omkostninger til egen juridisk rådgivning i processen Omkostninger til egne medarbejdere, som arbejder med projektet, herunder tid til deltagelse i interne møder, arbejdsgrupper mv. (inkl. transportomkostninger) Omkostninger til rutetilpasning, afspærring, omlægning af busruter m.v. og renholdelse i Odense Kommune Omkostninger til lokalinformation Omkostninger til sikkerhed igennem kommunalt beredskab Størrelsen af budgettet for kommunens egne aktiviteter afhænger i denne sammenhæng endvidere også af hvilke lokale events mv. kommunen ønsker at afholde i forbindelse med projektafholdelsen, samt om der kan opnås indtægter i denne sammenhæng. Der er på nuværende tidspunkt ikke udarbejdet et budget for ovenstående poster, men det er overfor Økonomiudvalget skønnet, at omkostningerne hertil vil udgøre ca. 6 mio. kr. Vi anbefaler, at der i forbindelse med den endelige kontraktindgåelse med ASO udarbejdes et detaljeret budget, således at økonomiudvalget kan vurdere Odense Kommunes samlede økonomiske forpligtelse overfor projektet. Vi deltager gerne på møde i økonomiudvalget, hvor ovenstående notat drøftes. Med venlig hilsen ERNST & YOUNG P/S Torben Kristensen statsaut. revisor 6