Rene linjer i kontrakten

Transkript

1 Oktober 2018 Rene linjer i kontrakten undgå sort arbejde og illegal arbejdskraft, når I får gjort rent i virksomheden

2 Forord Det gode samarbejde handler om tillid Når man indgår en aftale med en leverandør, bygger den på en tillid til, at aftalen vil blive overholdt. Det gælder ikke mindst, når I som del af aftalen afleverer nøglerne til jeres lokaler. Men hvis I ikke stiller krav i jeres kontrakt, risikerer I at blive ramt af sort arbejde og illegal arbejdskraft. Sådan et brud på tilliden kan medføre negativ omtale og økonomiske konsekvenser. Sådan får I det sort på hvidt Lad os starte med at slå fast, at de fleste virksomheder i rengøringsbranchen overholder reglerne. Men vi kan se, at der er større risiko for sort arbejde og illegal arbejdskraft, hvis rengøringen bliver udført af en eller flere underleverandører. I denne folder får I inspiration til, hvilke krav I kan skrive i kontrakten, så I kan undgå overraskelser i samarbejdet med jeres leverandør og deres underleverandører. Venlig hilsen Skattestyrelsen Sådan bliver de fleste ramt af sort arbejde I kan sagtens have en god og tillidsfuld relation til jeres leverandør. Men der er større risiko for sort arbejde og illegal arbejdskraft, hvis rengøringsarbejdet ikke bliver udført af jeres leverandørs egne ansatte, men af underleverandører og deres ansatte. Jeres virksomhed Rengøringsvirksomhed Underleverandør Underleverandør Underleverandør Sort eller illegalt arbejde

3 Hvad forventer I af rengøringen Herunder kan I se en række eksempler på krav, I kan skrive ind i kontrakten med jeres leverandør for at minimere risikoen for sort arbejde og illegal arbejdskraft. Leverandøren er forpligtet til at overholde alle lov- og myndighedskrav, der gælder for virksomheden og for den ydelse, de udfører. Alle rengøringsmedarbejderne skal have fået et ansættelsesbevis efter ansættelsesbevisloven, før de må arbejde i jeres lokaler. Hvis I ønsker dokumentation for medarbejdernes ansættelse, skal leverandøren sende jer en kopi af ansættelsesbevis, arbejds- og opholdstilladelse inden for fx to hverdage. Medarbejderne skal være ansat af leverandøren eller en underleverandør, som I har godkendt. Medarbejderne skal bære synligt ID-kort med billede og identifikation (fx medarbejdernummer eller fødselsdato). Det er leverandørens ansvar at sikre, at medarbejderne har gyldig opholdsog arbejdstilladelse, og at der er sikret identifikation af medarbejdere. Identifikationen kan fx være en kopi af deres pas eller tilsvarende billede-id samt evt. arbejds- og opholdstilladelse for de medarbejdere, der kommer fra lande uden for EU. Leverandøren er ansvarlig for, at gældende regler for arbejdsgivere bliver fulgt i indberetning af løn samt A-skat og am-bidrag for det udførte arbejde. Medarbejderne skal bære ensartet og let genkendeligt arbejdstøj. Nye medarbejdere skal introduceres for en kontaktperson i jeres virksomhed. Er virksomheden registreret Før I indgår en aftale, skal I huske at bede om dokumentation for, at virksomheden er korrekt registreret efter moms- og kildeskatteloven.

4 Rene linjer over for underleverandører Jeres virksomhed Herunder kan I se en række eksempler på krav, I kan skrive ind i kontrakten for at gøre det klart, om og hvordan der må anvendes underleverandører. Leverandøren må gerne bruge underleverandører, som er godkendt af jer. Underleverandører skal kunne fremvise registreringsbeviser, serviceattest med videre. Leverandøren skal inden for fx to hverdage kunne sende kopi af underleverandørens regnskab for de seneste tre år, dog tidligst fra deres startdato. Leverandøren skal kunne dokumentere, at underleverandører lever op til samme krav og forpligtelser som leverandøren. Leverandøren skal sikre, at underleverandører fremlægger registreringsbeviser, der viser, at de er registreret hos Skatteforvaltningen efter momsloven og kildeskatteloven. Leverandøren skal sikre, at underleverandører fremlægger en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, der højst er seks måneder gammel, eller at de kan fremlægge dokumentation, der indeholder tilsvarende oplysninger. Få udleveret en ny serviceattest Overvejer I en ny leverandør, så husk at bede om en serviceattest, der højst er seks måneder gammel. Serviceattesten dokumenterer, at leverandøren: - ikke er dømt for strafbare forhold og ikke har en straffesag kørende - overholder sine betalingsforpligtelser over for det offentlige - ikke er taget under konkurs eller lignende.

5 Betaling og afregning Herunder kan I se en række eksempler på krav, I kan skrive ind i kontrakten, for at sikre at der er styr på betaling og afregning. Jeres krav til opfølgning Herunder kan I se en række eksempler på krav, I kan skrive ind i kontrakten, for at sikre at der løbende bliver fulgt op på rengøringen. Betaling kan kun ske til leverandørens konto i et pengeinstitut eller NemKonto. Fakturaen skal være korrekt og indeholde: Udstedelsesdato Fakturanummer Leverandørens cvr-nummer Leverandørens og jeres virksomheds navn og adresse Arten af det udførte arbejde Momssats, momsgrundlag og det beløb, som betales i moms. Hvis afregning sker pr. time, skal fakturaen også indeholde: Timepris Antal timer, som er anvendt. I kan forbeholde jer, at rengøringsarbejdet skal udføres af legal arbejdskraft, og at leverandøren og eventuelle underleverandører foretager korrekt indberetning og afregning af skatter, bidrag, afgifter med videre. Leverandøren skal løbende dokumentere, at dette bliver overholdt. Når I ønsker det, skal leverandøren inden for to hverdage fremlægge dokumentation for, at der er indberettet A-indkomst og A-skat for de medarbejdere, der gør rent hos jer. Dokumentation fremlægges som udskrift fra E-indkomstsystemet. Faktura Følg løbende op De fleste følger op på kvaliteten af den daglige rengøring. Men I bør også huske at tjekke, om jeres leverandør lever op til de krav, I har sat i kontrakten. Et godt råd er at sætte et mål for, hvor mange gange om året I vil følge op på kvaliteten og kravene. Et tilbud I ikke kunne afslå Vær opmærksomme på, at I kan blive straffet, hvis I tager imod et tilbud, der er for godt til at være sandt. Fx hvis det er åbenlyst, at leverandøren ikke vil leve op til sine pligter til fx at betale løn og skat efter reglerne.

6 Vil I vide mere Kontrol af momsregistrering: skat.dk/indberet-moms Søg på momsnumre Regler om opholds- og arbejdstilladelse for ikke-danske statsborgere: nyidanmark.dk Fakturakrav: skat.dk/juridiskvejledning A.B Fakturering Udgivet af Skattestyrelsen Østbanegade København Ø ISBN E nr. 245 Ver. 1.0 Tryk Rosendahls Skattestyrelsen er en del af Skatteforvaltningen