Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde - markvandring og budget

Transkript

1 Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde - markvandring og budget Afdeling Martins Gård Mødedato: 6. maj 2013 kl Til stede: Else Marie Petersen, Willy Døj, Connie Andersen, Verner E. Rasmussen, Kamilla Rydahl Koch, varmemester John Th. Jørgensen og driftschef Poul Erik Ottosen, Louise Karlsen (økonomi) Fra administrationen: PEO(ref.) Referatet sendt ud den 31. maj 2013 Referat Referatet af den 4. februar 2013 blev godkendt med følgende fokuspunkter: Tilbud på bevægelse- og lyd lysstyring til opgange og kælder. Tilbud på isolering af gavle + forslag til nuancering som alternativ løsning fremfor omfugning af gavle, skal foreligges beboerne på afdelingsmødet til september. Markvandring Generel beboerorientering om oprydning på altan over brystning. Oplag/potter, således at disse fremstår pæne udefra. Materielgård: Gamle plantehuller lukkes øjeblikkeligt i underlag ved ny dør til gården. Risiko for faldskader (varmemester). Reparation af rampe og trin ved Kærlundevej 18. Belægning ved de 2 bede Herlev Hovedgade 179 oprettes snarest. Jord i bedene erstattes for ny plantning i bedene. Opretning af belægningen ved garagerne Herlev Hovedgade 171 foran alle, ca. 3 meter ud. Bord/bænk sæt opstilles nu. Legeplads: Ny gulvplanke monteres inden 15. juni Bed ved Kærlundevej / Engløbet beskæres for store træer snarest. Øvrigt bed beskæres inden Kælderen: Engløbet 12, kloakdækslet er ikke tæt, fugt på kæl-

2 dergang. Skrivelse til alle lejerene i Kærlundevej 10 og 12 om cykler og barnevogne i opgange og kældergang. Kærlundevej / Engløbet - Maling af blå dør. Kærlundevej 2,st.th., kælderrum, kontakt til Herlev Kommune med mistanke om fremleje. Trinkanter ved Herlev Hovedgade repareres. Herlev Hovedgade 173: Trappe repareres i forkant. Kærlundevej 16 - plads ved boldbanen. Opsætning af afgrænsning + udlægning af slotsgrus. Afskærmning i 2,2m. højde. Træhegn på den ene side samt let pergola på 2 sider. Kærlundevej 20, ny belægning på trin. Cykelskilt opsættes på facade ved Kærlundevej Nye planker på bænk bag Kærlundevej 22. Blok C, ny bænk ved legeplads, de 2 gamle skrottes. Bed på hjørnet af Engløbet / Kærlundevej omlægges og opretning af flisemur. Reparation / udskiftning af forvitrede fliser ved Engløbet 8 (frisør). Område fremstod som altid pænt. Regnskab 2012 Driften gennemgik regnskabet for 2012, der viste et overskud på kr , som hovedsageligt skyldes besparelser på energiforbrug, vand og el, samt højere renteindtægter end forventet. Afdelingsbestyrelsen stillede diverse afklarende spørgsmål. Den samlede afdelingsbestyrelse underskrev herefter regnskabet. Budget Driften fremlagde, i samarbejde med økonomi medarbejderen, forslag til budget , der medfører et underskud på kr , som giver en huslejestigning på 2,3 % 2

3 Underskuddet skyldes hovedsageligt at henlæggelserne er øget, for at kunne dække fremtidige udgifter. Afdelingsbestyrelsen kom med diverse rettelser og forslag til reguleringer, herunder regulering af leje for garager, som hæves fra kr. 210,00 til kr. 300,00 fra Alle rettelserne blev indarbejdet under mødet af økonomi medarbejderen. Budget udkast blev herefter godkendt med nødvendige merindtægter på kr svarer til en lejeforhøjelse 2,06% Økonomi udsender en ny udgave med de aftalte rettelser. Meddelelser fra formanden ISTA varmeregnskab Der har været flere henvendelser til afdelingsbestyrelsen over meget uens varmeforbrug i afdelingen. Driften undersøger med kundeafdelingen baggrunden for udsvinget. Flere lejere har fået store efterregninger, og ønsker nye ventiler. Driften udarbejder beboerorientering om varmeregning og brug af ventiler, samt sammenhæng mellem dette. Oplæg fremsendes til afdelingens formand inden udsendelse. Trægulve Flere lejere har rettet henvendelse til afdelingsbestyrelsen om, at deres gulve er slidte og gynger. Driften udsender en beboerorientering om fremtidige initiativer for afhjælpning samt udskiftning over de kommende år. Husdyr Der blev gjort status over antallet af hunde i afdelingen efter urafstemningen. Der er pt. kun registreret 1 hund i henhold til nye de regler. Afdelingsbestyrelsen og varmemesteren følger op på, at der tilsyneladende er 3-4 andre hunde, som ikke er registreret. Opbevaring i opgange / kælder Der udsendes skrivelse til flere lejere vedrørende parkering af barnevogne og henkastning af effekter i kældere og opgange. Grønt regnskab Det grønne regnskab er udsendt til afdelingsbestyrelsen og forbruget på de forskellige forbrugsarter ligger meget fint. 3

4 Husorden Forslag til revideret husorden sendes efter mødet til udvalget, som bedes komme med kommentarer og rettelser. Udvalget mødes igen ingen sommerferien for eventuelle yderlig tilretninger, hvorefter forslag sendes til den samlede afdelingsbestyrelse, således at forslaget kan ligge færdigt til udsendelse sammen med øvrige forslag til afdelingsmødet til september. Punktet vedrørende opbevaring af gas er indarbejdet af driften efter mødet, grundet nye lovkrav. Meddelelser fra administrationen TV pakker YouSee har stadigt ikke mulighed for individuelt valg. Driften har efter mødet rykket YouSee for forslag til eventuel tekniske løsninger, der skal til for, at der kan ske individuelt pakkevalg. Driftssamarbejde Driften orienterede overordnet om de tanker, der ligger for driftssamarbejdet, Herlev Midt, fremafrettet. Møde om eventuel øget samarbejde indkaldes af områdechefen i Vedligeholdelses plan Konto 115. Der er pt. forbrugt kr af budget på kr Konto 116. Der er pt. forbrugt kr af budgettet på kr Driften gjorde opmærksom på, at ny kontoplan snart træder i kraft. Konto 119. Der er i år forbrugt kr på juridisk assistance. Energi Fremsendelse af ISTA koder til at følge eget varmeforbrug, afklares for nye lejere. Energiforbruget Vandforbruget har fulgt budgettet pænt. Elforbrug har ligget pænt omkring budgettet. Varmeforbrug har ligget pænt for hele perioden. Serviceaftalen Da driften kører godt, ønsker man ikke de store forandringer, hvorfor der i første omgang holdes et internt møde mellem varmemester, Verner og Willy fra afdelingsbestyrelsen. Tilbagemelding på eventuelle ændringer gives til driftschefen. 4

5 3B Indkaldelse til repræsentantskabsmøde 28. maj Accepter Intet Klager Henvendelse vedrørende kuldenedfald fra 1. sal, til stuelejligheden, når der udluftes på 1. sal. Drift og afdelingsbestyrelsen kan ikke gøre yderligt i sagen. Herlev Kommune Der har været afholdt møde med kommunen. Kommunen har oplyst, at afdelingen fra 2014 må forvente at skulle sortere yderligere. Mere herom fremkommer senere. Nedsatte udvalg Forskønnelsesudvalget arbejder videre i Varmemester Intet. Afdelingsbestyrelsen spurgte til afklaring af sag vedrørende stensætningen foran Engløbet 10, som har været påkørt. Næste møde 14. august 2013 kl september 2013 kl afdelingsmøde 4. november 2013 kl