Notat. Fleksibel arbejdstid. Fællesforvaltning HR & Administration

Transkript

1 Torvegade 74, 6700 Esbjerg Dato 29. juni 2017 Sagsbehandler Lene Heiberg Notat Fleksibel arbejdstid Fleksibel arbejdstid forstås traditionelt som medarbejderens indflydelse på arbejdstidens placering i løbet af arbejdsdagen under hensyntagen til at opnå balance mellem arbejde og familieliv. Typisk udnyttes fleksibiliteten i forbindelse med arbejdsdagens begyndelse og afslutning. Dette reguleres for et antal, primært administrative, medarbejdere af Retningslinjer for fleksordning. Denne forståelse rykkes der nu ved, idet der på arbejdsmarkedet i stigende grad tales om fleksibel arbejdstid ud fra en definition, der giver medarbejderen mulighed for selv at bestemme egen arbejdstid. Ved arbejdstid forstås i denne sammenhæng også selve beskæftigelsesgraden (ansættelsesnormen). Medierne udlægger det ofte således, at medarbejderen frit kan gå op og ned i tid efter eget ønske og placere arbejdstiden på egen hånd. I den kommunale virkelighed vil hensynet til borgere, drift, budgetbevillinger og overenskomstmæssige forpligtelser begrænse dette. Retlig ramme Som arbejdsgiver er Esbjerg Kommune underlagt overenskomsterne indgået mellem KL og Forhandlingsfællesskabet og de dertilhørende arbejdstidsaftaler. Overenskomsterne tager udgangspunkt i ansættelse på 37 timer. Derudover indeholder en del af overenskomsterne bestemmelser om, at der så vidt muligt skal tilbydes fuldtidsstillinger, men med den tilføjelse, at arbejdsgiver samtidig skal se velvilligt på anmodninger om deltid. Et mindre antal overenskomster, fx Kontor- og it-personale samt Akademikere, åbner mulighed for, at der for en periode kan indgås individuelle aftaler om højere arbejdstid i op til 42 timer. Derudover forpligter Aftale Aftale om deltidsansattes adgang til et højere timetal. Denne aftale sikrer deltidsansatte medarbejdere ret til at få tilbudt permanente, ledige timer, der kan give ansættelse på fuld tid eller en højere deltidsbeskæftigelsesgrad. Hvorvidt en ansøgning om et højere timetal kan imødekommes, besluttes af lederen, der konkret skal vurdere anmodningen i forhold til kvalifikationer og opgaveløsning. Telefon

2 05.13 Aftale om fravær af familiemæssige årsager (herunder barselsregler) og Rammeaftale om de sociale kapitel og Strategi for det Rummelige arbejdsmarked giver yderligere mulighed for, at der kan tages hensyn til medarbejdernes familieliv og andre private forhold. Esbjerg Kommunes praksis ift. justering af timetal Personalepolitikken har fokus på medarbejdernes trivsel. Det er fremhævet i politikken, at tilrettelæggelsen af de løbende arbejdsopgaver skal give mulighed for udfordringer og selvstændighed i arbejdet samt sikre bedst mulig balance mellem arbejde, fritid og livssituation. Derved er der givet signal til både ledere og medarbejdere om, at det er punkt, der er åbent for drøftelse og forandring. Det er Personale & Udviklings opfattelse, at spørgsmålet om arbejdstid drøftes løbende mellem ledere og medarbejdere på de forskellige arbejdspladser i kommunen. Det sker både ved den årlige PLUS-samtale, hvor sammenhængen mellem arbejde og privatliv er en integreret del af de PLUS-redskaber, der er udviklet, samt i den daglige dialog mellem leder og medarbejder, særligt ved personaleomsætning og sygefraværsopfølgning. Det er ligeledes opfattelsen, at der både blandt ledere og medarbejdere generelt er et godt kendskab til ovenstående aftale om deltidsansattes adgang til et højere timetal. Personale & Udvikling har ikke været involveret i sager, hvor denne forpligtelse er blevet forsømt, og oplever ikke, at de faglige organisationer problematiserer dette. BUPL og FOA har på et generelt plan givet udtryk for, at en stor andel af deres medlemmer har ønsker om fuldtidsbeskæftigelse, der ikke kan imødekommes af hensyn til de driftsmæssige forhold på fx daginstitutions- og døgnområdet. Dog accepterer organisationerne, at det er lederen, der beslutter, hvorvidt det er foreneligt med driften at give tilsagn om højere timetal. Statistik over antal deltidsbeskæftigede ved Esbjerg Kommune Esbjerg Kommunes gennemsnitlige beskæftigelsesgrad 1 er konsekvent lavere end gennemsnittet på landsplan. Tallene viser, at kommunens medarbejderne for årene i gennemsnit har en beskæftigelsesgrad, der konsekvent er 0,4-0,6 timer lavere end gennemsnittet for alle kommuner. Nedenfor ses andelen af deltidsbeskæftigede for de 10 største personalegrupper ved Esbjerg Kommune. En sammenligning med tilsvarende udtræk fra juni 2014 viser, at andelen af deltidsbeskæftigede er steget med 1-2 procentpoint i næsten alle grupper, mens andelen af deltidsbeskæftigede lærere er steget fra 13 % til 18 % i perioden. Inden for de nævnte grupper er det kun for pædagogmedhjælpere og pædagogiske assistenter samt socialrådgivere/socialformidlere, der kan konstateres et fald i andelen på hver ét procentpoint, mens antallet af deltidsbeskæftigede akademikerne uændret udgør 12 %. 1 Opgørelsen omfatter alle månedslønnede i kommunerne ekskl. fleksjobbere, ekstraordinært ansatte og elever jf. opgørelse pr. november måned Kilde: KRL - 2 -

3 Deltidsbeskæftigelse for de ti største personalegrupper i Esbjerg Kommune Antal ansatte Ansatte på deltid Ansatte på deltid % Social- og sundhedspersonale, KL % Lærere m.fl. i folkeskolen og specialundervisning Pædagogisk personale, daginstitutioner/klub/sfo % % Administration- og It mv., KL % Hjemmevejledere og pædagogisk personale, døgninstitutioner Syge- og sundhedspersonale - basis, KL % % Socialrådgivere/socialformidlere, KL % Rengøringsassistenter, KL % Akademikere, KL % Pædagogmedhjælpere og pædagogiske assistenter % Som tallene ovenfor også viser, er der personalegrupper, hvor det er undtagelsen, at der sker ansættelse på fuld tid. Personale & Udvikling vurderer, at dette i væsentlig grad kan tilskrives de driftsmæssige forhold på de pågældende områder, hvor åbningstider, spidsbelastninger i løbet af dagen og hensynet til målgruppen gør det svært at få vagtplanen til at gå op med (for mange) fuldtidsansatte. For de berørte, der ikke kan få det antal timer, de ønsker, er det selvfølgelig utilfredsstillende i forhold til både lønudbetaling og pensionsindbetaling. For lederne kan det betyde, at de har ansatte, der har ansættelser flere steder, og dermed ikke er så fleksible, ligesom der er en opgave i at sikre, at arbejdstids- og arbejdsmiljøreglerne om hviletid og fridøgn overholdes, idet man risikerer, at en ansat møder ind lige fra en vagt andet sted. Nødvendigheden af deltidsansættelser For institutionen/afdelingen kan der være flere grunde til, at man benytter ansættelse på deltid. Dels bidrager det til, at kerneopgaven kan løses, og dels skaber det en billig ekstra ressource, idet institution/afdeling kan nøjes med at udbetale merarbejde (ekstratimer op til 37 timer, der ikke giver ret til overarbejdsbetaling). Derved minimeres forbruget af eksterne vikarer og overarbejdsudgifterne. Dertil kommer, at deltidsansættelse er en nødvendighed inden for en række døgnområder og institutioner. Baggrunden er blandt andet åbningstider, i fx en daginstitution, der dækker et større tidsrum end 37 timer, og dermed strækker sig ud over en vagtplan for en fuldtidsansat. Hertil kommer, at der er en tydelig spidsbelastning på et bestemt tidspunkt af dagen, hvor hovedparten af opgaven/målgruppen skal håndteres, mens der i ydertimerne ikke opleves samme belastning. På døgnområdet er der ligeledes særligt belastede perioder i løbet af dagen, hvor der er brug for mange hænder, mens der i de mellemliggende timer er stille, og dermed ikke samme behov for personale

4 Ovenstående skal sammenholdes med den betragtning, at delt tjeneste (hvor vagten deles i to og dermed afbrydes i fx stille midtertimer ) iht. overenskomsten så vidt muligt skal undgås, og derfor ikke kan være en vagttype, der planlægges efter. Det er en meget dyr løsning, såfremt man i enkelte tilfælde ser sig nødsaget til at dele tjenesten. For at få en vagtplan til at gå op, er man derfor nødt til at planlægge med kortere vagter end de 7,5 timer, der kendes fra det administrative område. Af hensyn til at sikre, at personaleressourcerne bruges effektivt og hensigtsmæssigt udgør en dagvagt på døgnområdet typisk 5 timer, mens vagter under 5 timer kun kan planlægges for ansatte med en beskæftigelsesgrad på mindre end 29 timer/uge. Deltidsansættelse er derfor en mere fleksibel løsning, hvor det er lettere at tilrette ift. børnetal, skiftende normering mv., men også ved sygdom mv., hvor der er mulighed for merarbejde til personer, der kender huset, målgruppen osv. Dog må der ikke aftales fast merarbejde udover 1 måneds varighed uden at beskæftigelsesgraden ændres. På andre områder og i andre funktioner findes der medarbejdere, der gerne vil på et lavere timetal, men hvor det opleves, at det enten bliver afvist, eller at der ved aftale om nedsat tid ikke i tilstrækkelig grad sker en tilsvarende reduktion af opgavemængden. Konsekvensen heraf er, at den ansatte føler sig presset, når den samme opgavemængde skal nås på et lavere timetal, hvilket resulterer i høje flekssaldi og pressede medarbejdere. Samlet set kan ovenstående forhold henføres til et ønske om at sikre optimale vilkår for løsning af kerneopgaven. Det er netop de driftsmæssige betingelser, der skal sikre, at borgerne oplever, at der tilbydes en effektiv og kvalificeret opgaveløsning, der skaber værdi hos dem. Driften må således tilrettelægges ud fra dette hensyn, hvorefter medarbejdernes ønsker om arbejdstid kan tilrettelægges ud fra dette. Såfremt medarbejdernes ønsker i forhold til deres private livsomstændigheder bliver det primære udgangspunktet for det kommunale virke, fjernes fokus fra kerneopgaven, hvilket ikke er i overensstemmelse med de kommunale formål. Andre muligheder for nedsat tid I henhold til strategi for sygefravær og de tilhørende retningslinjer for håndtering af individuelt fravær foreslås det bl.a., at der kan tilbydes eller varsles ansættelse på lavere timetal, såfremt det ikke anses for sandsynligt, at en sygemeldt medarbejder bliver i stand til at vende tilbage til det timetal, medarbejderen var ansat på forud for sygemeldingen. Dette kan ske for en midlertidig periode eller permanent som alternativ til en opsigelse. Esbjerg Kommunes overordnede seniorordning giver desuden ældre medarbejdere, uden personaleansvar, mulighed for at gå ned i tid med op til 7 timer/uge mod bibeholdelse af fuld pensionsindbetaling. Statistik over stillingsskift og tilfredshed Udtræk i SD har vist, at der i 2016 blev foretaget skift i beskæftigelsesgrad fordelt på personer. Tallene omfatter alle månedslønnede, både overenskomstansatte og tjenestemænd

5 Ændringerne i beskæftigelsesgraden kan skyldes både arbejdspladsens og medarbejderens forhold, herunder fx indgåelse af en seniorordning. I den netop gennemførte analyse af sygefraværsårsager blev der blandt andet spurgt til medarbejdernes tilfredshed med muligheden for fleksible arbejdstider. Her svarede 76 % af de adspurgte, at de var enten tilfredse eller meget tilfredse med muligheden for fleksibel arbejdstid. På spørgsmålet om, hvor vigtigt det er med fleksible arbejdstider svarede 86 %, at det er enten vigtigt, meget vigtigt eller særdeles vigtigt at have mulighed for fleksibel arbejdstid. Tallene udgør den samlede andel på tværs af forvaltningerne, og mens der er bred enighed om, at det er vigtigt, at der er mulighed for fleksibel arbejdstid, med undtagelse af Sundhed & Omsorg, hvor 24 % mener, at det mindre vigtigt, ikke vigtigt eller ikke relevant, så er der markante forskelle på tværs af forvaltningerne ift. tilfredsheden. Fx er der i Børn & Kultur samt Sundhed & Omsorg færre, der er tilfredse eller meget tilfredse med muligheden for fleksibel arbejdstid, hvilket antageligt hænger sammen med personalegrupperne på de store driftsområder, der har den højeste andel af deltidsansatte jf. tabellen ovenfor. Erfaringer fra andre kommuner Personale & Udvikling har været i kontakt med Aarhus og Københavns Kommune, der begge har initieret forsøg med fleksibel arbejdstid i form af pilotprojekter, der omfatter en afgrænset gruppe af medarbejdere i magistraten/forvaltningen Sundhed & Omsorg. Aarhus Kommune Aarhus Kommune oplyser, at man fortsat er i en indledende fase på baggrund af det pilotprojekt, der er blevet gennemført i Sundhed & Omsorg iht. en lokalaftale. Projektet omfattede en afgrænset gruppe bestående af sygeplejersker og social- og sundhedspersonale inden for én forvaltning. Det oplyses, at Byrådet har givet tilsagn om, at der skal arbejdes videre med emnet, og at de forskellige magistrater pt. ser på, hvordan man kan udfylde det politiske signal, og hvilke ledelsesmæssige initiativer, der kan iværksættes under iagttagelse af gældende overenskomster, lokale hensyn og kulturforskelle. Pilotprojektet har udmøntet den fleksible arbejdstid således, at medarbejderne har haft ret til at forhandle deres arbejdstid hvert år i forbindelse med lønsamtalen. Dette ligger inden for overenskomstens rammer, og indebærer således ikke i sig selv en ændring af medarbejderne rettigheder. Det nye er således et politisk signal, der tilsiger, at ledelsen skal tilgodese medarbejdernes ønsker. Der er ingen fast formel eller procedure for, hvordan det skal håndteres, og det er således ikke endeligt afklaret, om der bliver tale om en rettighed for medarbejderne, som ledelsen må acceptere uanset opgaver og økonomi. Personale & Udvikling vurderer, at det vil være særdeles byrdefuld for de berørte ledere, hvis de ikke får ledelsesmæssigt rum til at sige nej. Det kan gøre det endog meget svært for lederen at opfylde de ledelsesmæssige - 5 -

6 forpligtelser, hvis eventuelle ønsker om ændret arbejdstid skal imødekommes uden skelen til opgaveløsning og budgetopfølgning. Københavns Kommune Pilotprojektet blev etableret på baggrund af kommunens ældrepolitik, hvor en af visionerne var differentieret fokus på borgerne og åbenhed i forhold til deres ønsker i kombination med ønsker fra medarbejderne om øget fleksibilitet. Det omfatter social- og sundhedspersonale og sygeplejersker i henholdsvis en hjemmeplejeenhed og en sygeplejegruppe, svarende til 76 personer i alt, og fortsætter frem til november Det skal evalueres senere i år, hvor man vil afdække muligheder og konsekvenser for bl.a.: - Ledelsesopgaven - Organiseringen af arbejdet (vagtplanlægning og brug af arbejdstid) - De ansattes balance mellem arbejde og familieliv - De ansattes motivation - Arbejdsmængde og tempo Selvom Københavns Kommune endnu ikke har evalueret det igangværende pilotprojekt, er det allerede besluttet, at retten til en årlig samtale om arbejdstid skal gælde for hele Sundheds-og Omsorgsforvaltningen efter projektets udløb i efteråret Samtidig er der iværksat andre pilotprojekter i andre dele af kommunen. De ansatte i de udvalgte enheder får mulighed for mindst én gang årligt at drøfte deres beskæftigelsesgrad. Også her bliver der lagt op til, at ønskerne, under hensyntagen til driften og borgernes behov, i videst muligt omfang skal imødekommes dette med henblik på at få afdækket konsekvenserne heraf. Der er således tale om en tydeliggørelse af de eksisterende muligheder for at bede om ændrede arbejdstider, ligesom der på området er tradition for, at man løbende kunne anmode sin leder om ændringer. Dog er det en forudsætning, at det skal ske inden for de eksisterende normeringer, ligesom ledelsen efter det oplyste har mulighed for at sige nej, hvis det ikke er foreneligt med planlægning og drift. Om end denne mulighed er begrænset, og der ikke er redegjort for de parametre, der kan lægge til grund for et afslag, vurderes det at være en væsentlig faktor i den ledelsesmæssige opgave, der er i projektet. Der er udarbejdet en status over de foreløbige erfaringer. Det oplyses, at projektet har bidraget positivt til arbejdsglæden, selvom kun 13 % af sygeplejegruppen og 7 % af hjemmeplejegruppen har valgt at ændre arbejdstid, mens yderligere 25 % og 34 % har svaret, at de overvejer ændringer i fremtiden. I følgende afsnit er der redegjort for de fordele og ulemper, som ovenstående modeller i henholdsvis Aarhus og København kan forårsage. Afvejning Fleksibel arbejdstid vurderes at være et gode for medarbejderne, og er samtidigt et vægtigt personalepolitisk signal til medarbejdere og omverden om, at Esbjerg Kommune er en dynamisk og attraktiv arbejdsplads, der - 6 -

7 under trygge rammer imødekommer den enkelte medarbejders skiftende behov. Det er i tråd med personalepolitikken, hvoraf det fremgår, at Esbjerg Kommune forventer, at medarbejderne er forandringsparate, samt at arbejdsopgaverne løses i en løbende og gensidig dialog mellem ledelse og medarbejdere. Fleksibel arbejdstid indebærer imidlertid også en række uhensigtsmæssigheder, der skal afklares, før det kan indføres. Først og fremmest er det afgørende, at der tages stilling til, i hvilket omfang, kommunens ledere vil opleve, at deres ledelsesrum bliver indskrænket. Dette i særlig grad, hvis lederen ikke får mulighed for at afvise ønskerne. Placering af arbejdstiden, herunder selve beskæftigelsesgraden, har historisk set udgjort en kerne i ledelsesretten. Ved indførelse af fleksibel arbejdstid, vil lederen opleve, at denne ikke uvæsentlige faktor i ansættelsesforholdet til dels placeres hos medarbejderne. Heraf udspringer en række problemstillinger, der skal overvejes: 1. Kan den fleksible arbejdstid reelt udstrækkes til alle eller vil medarbejderne få forventninger, der ikke kan blive indfriet? Fx Nøglepositioner, som ikke kan varetages, hvis medarbejderen er på nedsat tid. Stillinger, hvor det er for hårdt ift. fysiske/psykiske påvirkninger at være på fuld tid. Det er fast praksis, at en nattevagt er på fuld tid ved timers ansættelse. Ledernes muligheder for opnå balance mellem arbejde og privatliv. 2. Hvordan hindres det, at fleksibel arbejdstid fører til en uhensigtsmæssig træghed i personaleomsætningen? Vil medarbejdere på vej mod seniortiden benytte sig af denne mulighed for at få en lang, glidende overgang til seniorlivet og er det hensigtsmæssigt for opgaveløsningen og kollegerne? I den overordnede seniorordning ved Esbjerg Kommune er det besluttet, at en senioraftale max. kan være gældende i 5 år (frem til den måned, hvor medarbejderen fylder 68 år), og at medarbejderen max. kan gå 7 timer ned i tid pr. uge. 3. Hvordan skal det håndteres, hvis en overvægt af medarbejderne ønsker at komme op i tid? Accepteres en budgetoverskridelse eller kan det føre til, at andre medarbejdere må varsles ned i tid/afskedigelse? 4. Er der økonomisk råderum til, at antallet af hoveder forøges inden for en afdeling/institution og er det foreneligt med driften? Det koster ikke bare i overhead (administration, arbejdsplads, elektroniske hjælpemidler o. lign.), men også i lønudgifter, når man har 3 på 25 timer ift. 2 på 37 timer. 5. Kan Strategi for tryghed i ansættelsen bevares og udmøntes i samme form som hidtil? - 7 -

8 6. Flere områder oplever manglende fleksibilitet i de nuværende ansættelser, fx i lederens adgang for at bruge tidsbegrænset ansættelse til at imødegå konstante ændringer i børnetal, normering mv. Det vurderes, at denne udfordring kan blive forstærket af den fleksible arbejdstid. 7. Vil nogen spekulere i muligheden for at få højere timetal under fx barsel, for derefter at gå ned i tid igen, når arbejdet genoptages? 8. Afvikling af ferie følger den beskæftigelsesgrad, man er ansat på, og der afregnes ikke til feriepengeinfo, når man skifter stilling eller timetal inden for Esbjerg Kommune. Det vil sige, at selvom man har optjent ferie, mens man var på 37 timer, så kan man kun holde ferie svarende til det timetal, man er ansat på, når ferien skal afholdes. Der vil derfor forekomme uoverensstemmelser, hvor nogle vil miste ferietimer, som de har optjent, mens de var på fuld tid (alternativt højere timetal), mens andre vil få ferietimer, som de reelt ikke har optjent, hvilket kan forekomme urimeligt. Sammenfatning Fælles for ovenstående er, at det er afgørende, hvor vidtgående en adgang medarbejderne får til selv at bestemme, og i hvilke omfang lederen får mulighed for at sige nej af hensyn til de driftsmæssige forhold. De to oprindelige projekter i Aarhus og København har det til fælles, at de omfatter kommunale sundhedspersoner. Karakteristisk for denne gruppe er, at 1. der er en klar overvægt af kvindelige ansatte, 2. en meget stor andel af gruppen er allerede deltidsbeskæftigede 3. det er en gruppe, hvis ansættelsesforhold typisk varierer i både vagttype og beskæftigelsesgrad. Variationen består i, at medarbejderne i Aarhus Kommune har haft adgang til at justere én gang årligt, mens København Kommune har muligheden, om end begrænset, for at sige nej. Det er derfor interessant at følge forløbet. I København Kommune er det besluttet på møde i borgerrepræsentationen den 2. februar 2017 at udvide pilotprojektet, så det fremadrettet også kommer til at omfatte en arbejdsplads, hvor majoriteten af de ansatte er mænd. Som konsekvens heraf får man en gruppe medarbejdere i spil, der formodentligt alle er ansat på fuld tid, hvilket kan bidrage til en bredere referenceramme, end hvad der opnået/undervejs i de eksisterende forløb. Personale & Udvikling ser derfor to muligheder. 1. Esbjerg Kommune afventer den evaluering, der skal gennemføres i Københavns Kommune senere i år og det videre arbejde i Aarhus Kommune med at udmønte den fleksible arbejdstid. Dels fordi de nuværende erfaringer er hentet på et spinkelt grundlag - i København Kommune er det alene cirka 8 personer, der reelt har valgt at ændre arbejdstiden, og dels fordi der er en række eksisterende tiltag, der kan tydeliggøres og som måske i sig selv kan føre til øget medarbejdertilfredshed og fleksibilitet

9 Det vil forudsætte en overordnet opfordring til, at lederne åbner debatten om arbejdstid, herunder at man som decentral leder går i dialog omkring mulighederne for at tilrettelægge arbejdet på en måde, der kan skabe større fleksibilitet for medarbejderne under hensyntagen til fortsat kvalitet i opgaveløsningen. Herved bliver det også markeret over for medarbejderne, at det er helt legitimt at give udtryk for sine behov, også hvis de er begrundet i private forhold. 2. Der etableres et pilotprojekt, der skal omfatte 1-2 afgrænsede enheder, der adskiller sig fra det sundhedspersonale, der er omfattet i de andre kommuner. Personale & Udvikling foreslår i den forbindelse, at der udvælges en gruppe, hvor der er en vis andel af mandlige ansatte, fx blandt pædagoger i Social & Tilbud, specialarbejdere eller lignende. Et sådant projekt bør indeholdes inden for gældende normering, og med en mulighed for, at lederen, evt. med samtykke fra sin afdelingschef eller direktør, kan sige nej, såfremt det ikke er foreneligt med de driftsmæssige forhold, herunder særligt den økonomiske ramme