Referat. Dato: 19. februar 2018 Journalnr.: 16/00399 Referent: Christian Larsen

Transkript

1 Referat Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: Onsdag 7. februar 2018 kl Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 34 Deltagere fra RA: Kirsten Villadsen Kristmar, Poul Olsen, Mette Hall-Andersen, Jan Dalsten Sørensen, Anne Sofie Fink Kjeldgaard Eksterne deltagere: Flemming Nielsen (KL), Peter Damgaard og Elisabeth Bloch (ODA) Fraværende: Charlotte Voss, Jørgen Thomsen, Finn Guldbæk Dato: 19. februar 2018 Journalnr.: 16/00399 Referent: Christian Larsen 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 2. Aktiviteter i 2018 v/alle a. Temadag om de nye bk-bestemmelser 19. april i Harsdorffsalen Mette Hall-Andersen fortalte, at RA snart vil gå i gang med at planlægge temadagen. RA stiler mod, at 1. udgave af vejledninger til de nye bestemmelser foreligger til mødet, jf. nedenfor. b. Det årlige møde for 7-arkivernes medarbejdere 30. august på Københavns Rådhus Udvalget vil på maj-mødet planlægge indholdet af mødet, men af oplagte emner blev bl.a. nævnt persondataforordningen, herunder samspillet mellem arkiv og DPO c. Temadage for testere 3. oktober i Tårnby Jan Dalsten Sørensen så gerne 7-medlemmer til en lille arrangementskomite, der kan planlægge det faglige indhold. ODA vil derfor melde to personer fra E-arkiveringsnetværket ind i løbet af februar Jan Dalsten Sørensen opfordrede 7-arkiverne til at deltage i RA s halvårlige leverandørmøder for at høre, hvad RA fortæller, og hvad leverandør siger, ligesom møderne er vigtige som netværk/erfa: Møderne i 2018 finder sted 8. maj og 2. oktober.

2 Der er behov for en opdateret kontaktliste til relevante testpersoner i 7-arkiverne. ODA melder tilbage. d. Kursus/erfaringsudveksling om det afleveringsforberedende arbejde (ODA) Peter Damgaard sagde, at man ikke har hørt mere til arrangement siden sidst, men at det lader til, at Næstved vil stå for en temadag. Mette Hall-Andersen gav tilsagn om, at RA gerne vil holde et oplæg, hvis der er ønske herom. 3. Status på de nye bk-bestemmelser og tilhørende vejledningsmateriale v/ra (Mette Hall- Andersen) Mette Hall-Andersen fortalte, at Rigsarkivaren har underskrevet bestemmelserne, og at de nu vil blive udstedt i Retsinformation. RA vil gå i gang med udkast til vejledning, der vil foreligge i 1. udgave til bestemmelsernes ikrafttræden 1. april Vejledningsmaterialet vil også komme i høring, hvor høringssvarene vil blive behandlet i K-udvalget. 4. Arkivlovsudvalgets arbejde Flemming Nielsen fortalte i sin egenskab af eneste tilstedeværende medlem af udvalget, at udvalget næsten er klar med afrapportering til kulturministeren. Eneste udestående punkt er spørgsmålet om en kommunal/regionale anmeldelsespligt. Her er der nu enighed om, at der i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi indskrives anbefalinger til, hvilke metadata der bør registreres om sager og dokumenter, og hvordan man teknisk sikrer arkivering af data og dokumenter. Kulturministeriet er i dialog med Digitaliseringsstyrelsen. Desuden arbejdes der med en standard for it-systemoverblik til arkivformål, et arbejde, der også skal ses i sammenhæng med behovet for overblik i forhold til persondataforordningen. Endelig indgår der et punkt om at få skabt opmærksomhed om god registreringspraksis. Flemming Nielsen sagde, at en ligestilling mellem arkivlov og offentlighedslov, hvorved offentligt ejede selskaber/institutioner blev omfattet af arkivloven, er skudt til hjørne for de statslige selskaber, men han var ikke klar over status for de kommunale/regionale institutioners vedkommende. Poul Olsen svarede, at man overvejer at ændre i arkivlovens 1, stk. 1, så ægte selvejende institutioner, der er oprettet af det offentlige eller ved lov, omfattes, hvorimod de øvrige institutioner ikke vil blive inddraget under arkivloven. Elisabeth Bloch sagde, at det vil virke underligt, hvis man på den ene side gerne vil bevare børnesager, men på den anden side ikke inddrager de selvejende sociale institutioner under loven. Flemming Nielsen spurgte, om tilgængeliggørelse/offentliggørelse af arkivalier vil blive reguleret af arkivloven eller af persondataforordningen. Poul Olsen svarede, at arkivlovens bestemmelser 2

3 præciseres i lovforslag L69 (tekniske ændringer i speciallovgivning), mens arkivbehandling i lovforslag L68 (databeskyttelsesloven, 14) overlades til arkivloven. Der overvejes en eventuel ændring af arkivloven, hvor man vil tage stilling til dette spørgsmål, herunder om det er arkivloven (xx år efter sagsafslutning) eller persondataforordningen (10 år efter dødsdato), der skal gælde. Allerede offentliggjorte billeder/indtastninger kan ikke trækkes tilbage, hvorfor der bør formuleres en passus herom. Elisabeth Bloch spurgte, om der vil komme to slags regler for billeder, et for de billeder, der er afleveret til arkiv og omfattet af arkivloven, og et for de billeder, der er afleveret til museum og omfattet af persondataforordningen. Det mente Poul Olsen, at der vil komme. I forbindelse med evt. revision af arkivloven vil man også præcisere begrebet arkivenhed i retning af, at der er tale om dokumenter, når vi har med digitale data at gøre. På spørgsmål om den registreredes indsigtsret sagde Poul Olsen, at denne ret indgår i lovforslag L69 og ændres ikke. Flemming Nielsen fortalte i den forbindelse, at udvalget har arbejdet på en gebyrhjemmel i forhold til pseudonymisering efter persondataforordningen, og at man prøver at udvide den til andre arkivalier Der var enighed om, at de problemstillinger, som arkivloven ikke forventes at komme til at adressere, bør tages op på Rigsarkivarens møde med 7-lederne i foråret. 5. Tættere samarbejde om tilgængeliggørelse af digitalt skabte data v/ra (Anne Sofie Fink Kjeldgaard) Anne Sofie Fink fortalte, at hendes område Digital Service håndterer tilgængeliggørelse af både forskningsdata og myndighedsdata. Her har man haft en henvendelse fra en forsker, der ønskede data fra både statsligt og kommunalt niveau, men hvor nogle af de kommunale data er afleveret til 7- arkiver og dermed ikke findes ét sted. Hun ville derfor høre, om der kan være en business case i at kunne give adgang til datasæt fra alle kommuner på en gang, udstille på tværs af arkiverne metadata både om arkiveringsversionernes indhold og om tabeldata, så man kan bringe data i spil. Elisabeth Bloch svarede, at man har få erfaringer på dette område, og at nogle af de kommunale systemer er komplicerede, både i datastruktur og indhold, men at det er en relevant drøftelse. Det kunne også føre til, at man bliver klogere på den dokumentation, der følger med en arkiveringsversion (kontekstdokumentation). Jan Dalsten Sørensen sagde, at man kan trække de samme variabler ud af alle systemerne, men man får ikke nødvendigvis den samme form for data, da data afspejler den lokale brug. Anne Sofie Fink tager kontakt til 7-arkiverne. 3

4 6. Anden gensidig orientering a. ODA ODA meddelte, at FG er fratrådt sin stilling som stadsarkivar i Fredensborg og er udtrådt af ODA s bestyrelse. ODA holder generalforsamling 12. marts 2018, hvor man vælger nyt bestyrelsesmedlem og derefter indstiller til KL et nyt medlem af K-udvalget. b. SLA Ikke behandlet c. KL KL er i gang med at se på sletningsbestemmelser/fællesanmeldelserne. De nuværende frister på 5 og 10 år er inspireret af de gamle forældelsesfrister, men den nuværende forældelsesfrist er 3 år, hvilket er en kort frist. Man er derfor på udkig efter periodiseringer. Mette Hall-Andersen sagde, at nye sletningsfrister kan betyde, at man skal ændre på afleveringsfrekvenser. Det er ikke alene et spørgsmål om at gardere sig mod teknologisk forældelse, men også at kunne få dokumentere de data, der bliver afleveret, dvs. hvilke data er der tale om, og hvordan har de været anvendt. Elisabeth Bloch nævnte, at Københavns DPO har foreslået, at man knytter sletning og arkivering tættere sammen. Det blev i den forbindelse drøftet, om man bør invitere en DPO til at holde et oplæg på 7-mødet i august. d. RA Kirsten Villadsen Kristmar fortalte, at RA er i gang med at lave en digitaliseringsstrategi for digitalt fødte data, digitaliserede data og interne arbejdsgange, herunder også en omverdensanalyse med bidrag fra KL, ODA og SLA. Fokus er på de udfordringer, som RA står over for, bl.a. stigende mængder data, større kompleksitet i datas struktur og håndtering af forskningsdata. Størst fokus er der dog på mulighederne for at skabe værdi for det danske samfund ved at få bragt data i spil, men det forudsætter, at vi får bevaret de data, der er historisk interessante. Strategien skal være færdig i løbet af foråret og danne baggrund for forhandlingerne om den kommende rammeaftale Desuden er der udarbejdet en budgetanalyse. Den bygning på Kalvebod Brygge, hvor RA har til huse, er solgt til et finsk ejendomsinvesteringsfirma. RA skal i gang med at undersøge mulighederne for, at medarbejderne på Slotsholmen kan blive lokaliseret på Kalvebod Brygge. Mette Hall-Andersen fortalte, at udkast til vejledning om arkivalier med museal værdi har været i høring, og at der er indkommet ti høringssvar indtil nu. Når de sidste høringssvar er i hus, udarbejdes der høringsnotat, og der udsendes en endelig vejledning. 4

5 Jan Dalsten Sørensen sagde, at udkast til ny vederlagsbekendtgørelse har været i høring, og at der er kommet 11 svar. Den er nu i intern proces, idet man mangler at få formuleret en overgangsbestemmelse fra årlig betaling til engangsbetaling. 7. Nordisk Arkivportal Katrine Bartram Reinert Nielsenpræsenterede den forholdsvise nye portal: 8. Eventuelt Næste møde er 16. maj