Referat. Dato: 14. maj 2019 Journalnr.: 16/00399 Referant: Christian Larsen

Transkript

1 Referat Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 13. maj 2019 kl Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 34 Deltagere fra RA: Kirsten Villadsen Kristmar, Mette Hall-Andersen, Jan Dalsten Sørensen, Anne Sofie Fink Kjeldgaard, Poul Olsen Eksterne deltagere: Flemming Nielsen (KL), Charlotte Voss, Peter Damgaard, Mie Andersen og Elisabeth Bloch (ODA), Jørgen Thomsen (SLA) Fraværende: Dato: 14. maj 2019 Journalnr.: 16/00399 Referant: Christian Larsen 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Drøftelse: Aktiviteter i 2019 v/alle a. Det årlige møde for 7-arkivernes medarbejdere 3. september 2019 i Odense, herunder gennemgang af udkast til program Udvalget gennemgik udkast til program, herunder hvem der skal holde de enkelte oplæg. Flemming Nielsen undersøger, om der i regi af KL s DPO-netværk er en oplægsholder til et indledende oplæg om sletning kontra bevaring. Udvalget drøftede også, om der skal være et oplæg om fysisk sletning, men konkluderede, at det nok er for tidligt endnu, idet der ikke er gjort erfaringer. Temaet tages dog op på udvalgets november-møde. b. Temadag for testere 4. september 2019 i Odense Jan Dalsten Sørensen meddelte, at planlægningen af mødet er i god proces. c. Temadage om konkrete problemstillinger v/oda Peter Damgaard fortalte, at ODA holder en temadag 25. oktober 2019 om digitalt skabte data (aflevering, test, værktøjer, søgning i arkiveringsversioner). Her vil man videndele om de projekter, som 7-arkiver arbejder med, og som kan give anledning til debat og refleksioner.

2 3. Drøftelse: Fælleskommunale it-systemer oplæg til pilotprojekt i forhold til et udvalgt datasæt/system med forskningspotentiale v/ra Anne Sofie Fink fortalte (jf. slides vedlagt referatet), at formålet med pilotprojektet er, at arkiverne får bragt data i spil som forskningsressource. Man vil begynde med en mindre case på landsdækkende data fra et fælleskommunalt system som udgangspunkt for et større projekt og som erfaringsgrundlag for Rigsarkivets Forskerservice. Der skal være tale om et datasæt, som ikke i forvejen er tilgængeligt via Danmarks Statistik eller Sundhedsdatastyrelsen. Første skridt er at få udvalgt det område, hvis datasæt skal indgå i pilotprojektet, og at få rammesat projektet. Anne Sofie Fink stiler efter at kunne præsentere projektet på 7-mødet i september og at have et færdigt produkt inden årets udgang. Peter Damgård spurgte, hvor mange kommuner der skal indgå i datasættet, før det er fælleskommunalt. Han fortalte, at han har fået forskerhenvendelse om data på små børn, der findes i sundhedsplejesystemet. Jan Dalsten Sørensen sagde, at der er to problemstillinger: Dels hvordan man samler data fra det samme KMD-system, der er splittet op i flere arkiveringsversioner, dels hvordan man får samlet data fra forskellige systemer på samme område (f.eks. forskellige omsorgssystemer) til ét datasæt. Peter Damgaard sagde, at det mest fælleskommunale datasæt vil være økonomisystemer, som anvender den samme kontoplan, og som er ensartet over tid. Mette Hall-Andersen gjorde opmærksom på, at ensartede data på aggregeret niveau bevares via Danmarks Statistik (DST), mens kommunens økonomidata indeholder posteringer, så man kan gå i dybden med data, så bevaringen af kommunale økonomidata sigter mod analyse af den enkelte kommune ikke tværgående analyser, hvor DST-registret vil være bedre egnet. Elisabeth Bloch og Charlotte Voss gav tilsagn om, at Københavns Stadsarkiv og ODA gerne vil deltage. 4. Drøftelse: Spørgeskema om den kommunale digitale bevaring (den fysiske del af bevaringen) v/ra Jan Dalsten Sørensen indledte med at sige, at spørgeskemaet har været i høring hos Peter Damgaard, der har haft flere bemærkninger. På den baggrund er der behov for at få defineret scopet på følgende områder: Hvilket digitalt materiale skal undersøgelsen omfatte materiale, der skal bevares efter de kommunale bestemmelser, eller alt digitalt materiale hos arkivet (f.eks. lokalhistorisk materiale eller ikke-bevaringspligtigt materiale)? Udvalget drøftede, om man skal dele undersøgelsen op i to dele, men enedes om, at fokus skal være på det bevaringspligtige materiale, der afleveres efter bek Informationssikkerhed omfatter fortrolighed, tilgængelighed og dataintegritet, hvor Jan Dalsten Sørensen mente, at det er dataintegritet, der skal være i fokus. Udvalget var enig heri. 2

3 Samarbejder om den fysiske opbevaring af data (hvor får man opbevaret sine data), hvor der er behov for, at spørgsmålene bliver mere udførlige og klarere. Spørgsmål om arkiveringsversioner, afleveret efter bek. 342, og evt. migrering til bek bliver en vigtig del, så 7-arkiverne vil kunne indgå i et eller flere fælles projekter, når Rigsarkivet skal i gang med at migrere sine bek. 342-afleveringer til bek format, jf. nedenfor. Mie Andersen sagde, at der bør være et spørgsmål til, hvorvidt man har haft problemer med at genrejse eller anvende arkiveringsversioner. Jan Dalsten Sørensen sender spørgeskemaet i skriftlig høring med kort frist, så undersøgelsen kan komme ud inden sommerferien. Der sigtes mod en svarfrist i slutningen af august Orientering: Rigsarkivets, regionernes og kommunernes arbejde med Standard for beskrivelse af it-systemer v/ra Mette Hall-Andersen fortalte om baggrunden for standarden, der skal give stat, regioner og kommuner mulighed for at beskrive deres it-systemer, så myndigheden får en samlet fortegnelse, som bl.a. kan bruges til besvarelse af tilsyn. Standarden vil blive sendt i offentlig høring i indeværende uge. Arbejdsgruppen har haft møde med Datatilsynet, der havde enkelte bemærkninger. Rigsarkivet slog i den forbindelse til lyd for, at standarden også kan bruges til andet end arkivformål, således at man kan spare myndighederne for at indberette de samme forhold flere gange Orientering: Medlemmer til arbejdsgruppe om opdatering af vejledningsmaterialet til bkbestemmelserne v/oda og SLA Charlotte Voss meddelte, at ODA og SLA har udpeget Else Hansen (Københavns Stadsarkiv), Frank Bache Andersen (Vejle Stadsarkiv) og Mie Rie Jönsson (Aalborg Stadsarkiv). Rigsarkivet indkalder efter sommerferien til møde i 4. kvartal Orientering: Gensidig orientering v/alle a. ODA ved Charlotte Voss Man er i gang med at planlægge årsmødet september Der er god gænge i RETRO-projektet, hvor man retrodigitaliserer forhandlingsprotokoller fra by- og sogneråd. Det sker bl.a. som led i fejringen af 50 året for 1970-kommunalreformen. 1 Digitaliseringsstyrelsen har efter mødet oplyst, at arbejdet sættes i stå grundet valget, og at der udarbejdes ny tidsplan for projektet. 3

4 Mie Andersen: Der indledes efter sommerferien et samarbejde mellem flere 7-arkiver om håndtering af arkivalier fra kommunale selvstyrehavne, især digitalt skabte data. b. SLA ved Jørgen Thomsen SLA er ved at ansætte en ny sekretariatsleder. c. KL ved Flemming Nielsen Ved gennemgang af udbudsmateriale vedr. rammeaftale It-løsninger og -vedligehold, der også omfatter en delaftale om ESDH, er kravet om årlig arkivering ændret til femårlig arkivering. 60 leverandører er blevet godkendt i forhold til rammeaftalen, der publiceres snart. d. Rigsarkivet Kirsten Villadsen Kristmar: Rigsarkivaren har igangsat arbejdet med en ny strategi 2025, der snart publiceres, med de tre strategiske mål: Vi sikrer dokumentationen af det danske samfund for både nutiden og fremtiden, Vi sætter data i spil, så de skaber mere værdi for flere, og Vi bidrager til effektivisering af offentlige sektor. Med udgangspunkt i strategien er der indgået rammeaftale med Kulturministeriet for perioden Flere af rammeaftaleprojektet berører 7-arkiverne: Der arbejdes i regi af Privatarkivudvalget på en strategi for bevaring af dokumentation fra den private sektor, hvor et udkast skal drøftes i arbejdsgruppe og udvalg i løbet af den kommende måneds tid. Der sigtes efter at løfte udfordringer og skabe løsninger i fællesskab. Anne Sofie Fink: Der skal arbejdes med at udvide Rigsarkivets Forskerservice, så arkiveringsversioner kommer i spil som forskningsressourcer og arkiverne som leverandører af data til forskningsbrug. Jan Dalsten Sørensen: Rigsarkivet er i gang med at gentænke bevaringskonceptet for digitalt skabte arkivalier som forberedelse til ny bek. 1007, der skal komme i slutningen af rammeaftaleperioden. Der skal ses på eksisterende og nye formater, hvad man gør med formater, der ikke meningsfuldt laver sig konvertere til de nuværende arkivformater m.v. Projektet indbyder til dialog med 7-arkiverne og tages derfor op på udvalgets november-møde. Til EARK-projektets fortsættelse ( ) har man lavet forslag om at arbejde videre med at stabilisere specifikationerne, som kan indgå i en ny bek

5 Infrastrukturprojektet om modtagelse og bevaring af arkiveringsversioner skal se på følgende emner: 1) Kapacitet til at håndtere de stadig større data, 2) Personafhængighed i processer, 3) Effektivisering af processer, f.eks. ved automatisering og 4) Informationssikkerhed. Projektet kan primært få relevans for 7-arkiverne i det omfang, at der identificeres behov for videreudvikling af testværktøjet ADA. Migrering af arkiveringsversioner afleveret efter bek. 342 påbegyndes i 2020 i form af en maskinel konvertering af data. Konverteringen skal danne grundlag for det videre arbejde med at få kontekstdokumentationen af 342-afleveringerne op på bek niveau. Man er i gang med en mindre ændring af bek til at omfatte også forskningsdata, som så kan afleveres i samme struktur som arkiveringsversioner i dag. Man er ved at udvikle værktøjer til aflevering, test og genrejsning, og når værktøjerne er parate, sættes bekendtgørelsen i kraft, sikkert omkring 1. oktober Mette Hall-Andersen: Horsens Kommune har besluttet at nedlægge kommunens 7-arkiv, og kommunen er nu i gang med at overdrage papirarkivalier og digitale data til Rigsarkivet. En anden kommune med 7-arkiv, der i forvejen afleverer digitale data til Rigsarkivet, overvejer at aflevere alle papirarkivalier til Rigsarkivet. 8. Orientering: Næste møde i K-udvalget Torsdag 7. november 2019 kl (er i kalenderen) 9. Eventuelt Intet. 5