Referat. Dagsorden. Dato: 15. februar 2019 Journalnr.: 16/00399 Referent: Christian Larsen. Møde:

Transkript

1 Referat Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 6. februar 2019 kl Sted: Rigsarkivet, Rigsdagsgården 9 Deltagere fra RA: Kirsten Villadsen Kristmar, Mette Hall-Andersen, Jan Dalsten Sørensen, Poul Olsen Eksterne deltagere: Flemming Nielsen (KL), Charlotte Voss, Peter Damgaard, Mie Andersen og Elisabeth Bloch (ODA), Jørgen Thomsen (SLA) Fraværende: Anne Sofie Fink Kjeldgaard Dato: 15. februar 2019 Journalnr.: 16/00399 Referent: Christian Larsen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Pkt. 5 udskydes til næste møde, da Anne Sofie Fink ikke kan deltage i dag. 2. Drøftelse: Aktiviteter i 2019 v/alle a. Det årlige møde for 7-arkivernes medarbejdere 3. september 2019 i Odense Kirsten Villadsen Kristmar sagde indledningsvist, at udvalget havde drøftet den nye arkivlov som tema for mødet, men der fremsættes forslag først efter et folketingsvalg. Spørgsmålet er derfor, hvilket tema man skal gå efter. Charlotte Voss svarede, at man vil foreslå GDPR som tema for erfaringsudveksling med to hovedpunkter. Dels hvordan Rigsarkivet har praktisk gjort sig klar, herunder tekniske og organisatoriske foranstaltninger, risikovurderinger m.v. Dels kommunikationen med borgere, herunder hvordan man håndterer indsigtsretten efter arkivlovens 42. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at Rigsarkivet gerne holder oplæg dels om risikovurderinger, implementeringen af ISO27001, dels om hvordan Rigsarkivet giver adgang, og hvad GDPR betyder i den forbindelse. Elisabeth Bloch sagde, at NEA også gerne vil bidrage med et oplæg; man kunne også overveje et oplæg fra en DPO. Rigsarkivet laver udkast til program. Hvis resultaterne fra spørgeskemaundersøgelsen om den kommunale digitale bevaring foreligger, vil der også komme et punkt herom.

2 b. Temadag for testere 4. september 2019 i Odense Det blev aftalt, den samme planlægningsgruppe som sidste år står for arrangementet. c. Temadage om konkrete problemstillinger v/oda (jf. sidste møde) Peter Damgaard meddelte, at ODA ikke har udarbejdet oversigt over emner endnu, men den er på vej. 3. Drøftelse: Spørgeskema om den kommunale digitale bevaring (den fysiske del af bevaringen) v/ra Jan Dalsten Sørensen sagde, at spørgsmålet er dels, om der skal laves en undersøgelse, dels hvad der skal spørges om. Det overordnede formål vil være at sikre, at offentlige arkivalier bliver bevaret (og hvordan det sker), men også at afdække, om der er brug for yderligere vejledningsmateriale eller kompetenceudvikling. Han uddelte et papir med mulige spørgsmål. Han har set på 2014-undersøgelsen og taget de punkter ud, som omhandler bevaringstekniske aspekter. Der vil være tre temaer: 1) digitalt skabte data, 2) analogt materiale, der burde digitaliseres, og 3) digitaliseringsprojekter. Peter Damgaard spurgte, om der er tale om et tilsyn eller en spørgeskemaundersøgelse, for det kan påvirke spørgsmålene, og hvordan undersøgelsen forholder sig til indsamlede, private arkivalier. Elisabeth Bloch spurgte, om spørgeskemaet kun vil forholde sig til digitalt skabte arkivalier, eller om undersøgelsen også omfatter de digitaliserede dele af de analoge dele af samlingerne. Kirsten Villadsen Kristmar svarede, at der er tale om K-udvalgets fælles undersøgelse, hvor arkiverne så vidt muligt bør opdele offentlige og private data. Jan Dalsten Sørensen arbejder videre med spørgsmål, som Peter Damgaard kommenterer på. Derefter sendes spørgsmålene i skriftlig høring, inkl. tidsplan for undersøgelsen. 4. Drøftelse: Den fremtidige opdatering af vejledningsmaterialet til bk-bestemmelserne v/ra i samarbejde med ODA og SLA Mette Hall-Andersen fortalte, at hun i forlængelse af sidste møde har skrevet til ODA med forslag om en arbejdsgruppe, der mødes en gang om året for at drøfte opdatering af vejledningsmaterialet. Der bør være 2-3 medlemmer fra 7-arkiverne, som repræsenterer forskellige arkiver (både store og små), forskellig anciennitet (såvel erfarne arkivarer som nye arkivarer) og forskellige fokuspunkter (papirarkivalier og digitalt skabte data). Charlotte Voss sagde, at hun har vendt forslag med Jørgen Thomsen, og de er begge enige. De vender tilbage med navne på arkivernes repræsentanter på maj-mødet. 2

3 Peter Damgaard slog til lyd for, at nogle af de svar, som Rigsarkivet giver til enkelte kommuner, indarbejdes i vejledningsmateriale, idet svarene kan have interesse for flere. Mette Hall-Andersen svarede, at ønsket tages med til arbejdsgruppens første møde. 5. Drøftelse: Fælleskommunale it-systemer oplæg til pilotprojekt i forhold til et udvalgt datasæt/system med forskningspotentiale v/ra Udskudt til næste møde. 6. Drøftelse: Selvejende institutioner, der løser opgaver for kommuner, og som er omfattet af arkivlovgivningen v/københavns Stadsarkiv Elisabeth Bloch spurgte, om der findes selvejende institutioner, der løser kommunale opgaver, og som er omfattet af arkivloven. Den nye offentlighedslov har nemlig fastsat, at institutioner kun er omfattet, hvis det står nævnt i arkivloven eller speciallovgivningen. Poul Olsen svarede, at det kommer an på en konkret vurdering af den enkelte institution, herunder hvem der laver vedtægterne, hvem der udpeger bestyrelsen, hvem der skal have formuen, hvis institutionen bliver opløst. Han henviste i den forbindelse til Finansministeriets analyse Selvejende institutioner styring, regulering og effektivitet fra 2009, kapitel 3 og 4. 1 Gymnasierne er omfattet af arkivloven, fordi de er statsligt selvejende institutionen inden for den offentlige forvaltning. Derimod er private grundskoler ikke omfattet af arkivloven. På samme vis er kommunale havne omfattet, hvis kommunen ejer/driver havnen. Er havnen derimod udskilt til et aktieselskab, er den ikke omfattet. For institutioner/selskaber, der har været offentlige, gælder det, at arkivalierne fra den offentlige tid, stadig er offentlige og skal afleveres til arkiv. Kirsten Villadsen Kristmar slog til lyd for, at der bliver skabt et overblik over hvilke og hvor mange institutioner, som det drejer sig om, for at få kortlagt problemerne. Poul Olsen mente, at man bør argumentere ud fra et bevaringsperspektiv (dokumentation til vores fælles hukommelse) for at sikre arkivaliernes bevaring. Peter Damgaard mente derimod, at man skal slå på rettighedsperspektiv, nemlig borgernes lige adgang til dokumentation, uanset om borgeren har været i offentlig eller privat behandling. Charlotte Voss fortalte, at man i regi af det nordsjællandske arkivsamarbejde er ved at undersøge 60- selskaberne og håndtering af deres arkivalier

4 Elisabeth Bloch spurgte til, hvordan de andre nordiske lande håndterer selvejende institutioner og offentligt ejede selskaber. Kirsten Villadsen Kristmar svarede, at det måske fremgår af de arkivudredninger, som er sat i værk. 2 Hun sagde endvidere, at spørgsmålet om sikring af private arkivalier kan tages op i regi af det udvalg, som arbejder på den nye privatarkivstrategi. 7. Orientering: Rigsarkivets, regionernes og kommunernes arbejde med Standard for beskrivelse af it-systemer v/ra Mette Hall-Andersen orienterede om arbejdsgruppen under Digitaliseringsstyrelsen, der skal udarbejde forslag til standard for beskrivelse af it-systemer. Formålet er give stat, regioner og kommuner mulighed for at beskrive deres it-systemer, så myndigheden får en samlet fortegnelse, som bl.a. kan bruges til besvarelse af tilsyn. Standarden skal godkendes i styregruppen for fællesoffentlig digitalisering og vil blive sendt i høring i løbet af foråret. Flemming Nielsen supplerede med at sige, at standarden også kan indgå i KITOS og lignende systemer. På spørgsmål svarede Mette Hall-Andersen, at man ikke er tvunget til at anvende standarden, men at Rigsarkivet vil anvende den ved kommende tilsyn. 8. Orientering: Vejledning til kommunerne om sikring af bevaringspligtigt indhold i SkoleIntra v/ra Mette Hall-Andersen fortalte, at Rigsarkivet har på baggrund af forskellige henvendelser besluttet at udarbejde en minivejledning om SkoleIntra. Rigsarkivet har trukket det pågældende afsnit i kommunevejledningen ud til en selvstændig tekst, og derfor er der intet nyt i teksten. Peter Damgaard bad om, at der bliver indføjet, at kommunen også kan vælge at overføre dokumenter til AULA og arkivere herfra. Mette Hall-Andersen svarede, at det indføjes, men gjorde opmærksom på, at kommunerne skal sikre, at filerne også på sigt kan afleveres til arkiv. Han spurgte også til, om Rigsarkivet tillader udprint af it-systemer. Mette Hall-Andersen svarede, at Rigsarkivet i dette helt særlige tilfælde har givet en generel tilladelse til bevaring på papir. Mia Andersen spurgte til håndtering af billedmateriale, hvortil Mette Hall-Andersen svarede, at bevaringspligtige billeder m.v. arkiveres i form af en arkiveringsversion. Rigsarkivet udsender vejledningen efter vinterferien til alle landets kommuner, attention børne- og skoleforvaltningen, med kopi til 7-arkiverne. 2 Norge: Sverige: 4

5 9. Orientering: Gensidig orientering v/alle a. ODA ved Charlotte Voss ODA afholder generalforsamling 7. marts Elisabeth Bloch fortalte, at Københavns Stadsarkiv via kommunens økonomiforvaltning har fået en henvendelse fra Finansministeriet. Det foreslås i udkast til arkivlov, at kommunerne får hjemmel til at opkræve betaling for arkivundersøgelser m.v. Der er ifølge Finansministeriet tale om øgede indtægter (1,2 mio. kr.) på en allerede eksisterende opgave, og derfor skal indtægterne føres tilbage til staten. Det betyder for Københavns Kommune, at stadsarkivet skal aflevere kr. om året til staten. Elisabeth Bloch mente, at der ikke er tale om en allerede eksisterende opgave, og spurgte, hvordan situationen skal håndteres. Poul Olsen vil se på bemærkningerne herom i Arkivudvalgets betænkning og udkast til arkivlov. b. SLA ved Jørgen Thomsen Arkiv 2.0 præsenteres 7. februar SLA er i gang med at interviewe kulturordførerne til SLA s medlemsblad OmSLAget. SLA har fået 1,5 mio. kr. fra VELUX-fonden til udstyr og efteruddannelse hos lokalarkiverne. c. KL ved Flemming Nielsen SKI har publiceret udbudsmaterialet vedr. rammeaftale SaaS Cloud, hvor der i bilag C, pkt. 8.1., og bilag E.2, pkt , er indføjet et afsnit om arkivering, herunder at der betales årligt og ikke femårligt for arkivering. d. RA ved Kirsten Villadsen Kristmar Rigsarkivet afventer Kulturministeriets godkendelse af den rammeaftale, der skal danne grundlag for Rigsarkivets arbejde i de kommende år. Regeringen har fremsat forslag om en sundhedsreform, der på det arkivmæssige opgaver kan få følger for især Rigsarkivet, men også for kommunerne, der står til at modtage visse regionale opgaver. Rigsarkivet har sammen med Københavns Universitet og Københavns Stadsarkiv fået 33 mio. kr. til Link Lives-projektet, der vil samle og sammenkæde oplysninger om den danske befolkning i perioden

6 10. Orientering: Næste møder i K-udvalget Mandag 13. maj 2019 kl Torsdag 7. november 2019 kl Eventuelt Rigsarkivet sørger fremadrettet for, at endeligt referat udsendes særskilt til udvalgets medlemmer, samtidig med at det udsendes til 7-arkiverne. 6